Gestión eficaz del tiempo.

Optimiza tu tiempo.
Mejore sus habilidades para el trabajo

Noviembre 2009
Versión: 1.1.
ProQuaMe 2005, S.L.
Gestión eficaz del tiempo.

Introducción.
¿De qué vamos a hablar?
Qué es gestionar el tiempo
Empezar a caminar
Herramientas para el tiempo
Cómo priorizar
Eternización
Delegación
Getting things done (GTD)
 Expectativas:
• ‘organizar mejor mi trabajo’
• ‘combinar trabajo de despacho e incidencias
(interrupciones)’
• ‘los planes y previsiones no se cumplen’
• ‘gestiona múltiples tareas y funciones’
• ‘organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada
laboral’
• ‘no se por donde empezar’
• ‘se me acumulan las tareas pendientes’
• ‘necesito herramientas y pautas’
• ‘quiero dar mejor servicio a mi cliente, una
respuesta ágil’
• ‘quiero optimizar mi tiempo’
• ‘necesito diferenciar mi tiempo laboral y el
personal’
Steven Covey, 7 hábitos de las
personas efectivas.
 Dinámica de grupo
Sobre las fotografías de vuestro
puesto de trabajo habitual, describir
cómo organizáis vuestro escritorio,
vuestra agenda, qué sistema seguís
para desarrollar vuestras tareas y
gestionar vuestro tiempo.
¿Qué organización?
¿Organización?
¿Organización?
¿Organización?
¿Organización?
Gestión eficaz del tiempo.

1. ¿Qué es gestionar el
tiempo?
 ¿Gestionar el tiempo?
Personas tan significadas como OBAMA tienen el
mismo tiempo que tu, es decir…

1. 60 segundos en un
minuto
2. 60 minutos en una
hora
3. 24 horas en un día
4. Y 168 horas en una
semana…

El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de

cuánto tenemos… sino de cómo lo utilizamos.
 ¿Gestionar el tiempo?
Es la gestión de nuestras propias
actividades, para asegurarnos que
se desarrollaran en el tiempo
disponible o determinado, ya que el
tiempo es un recurso escaso y
continuo.
¿Porqué organizar
mi tiempo?
Principales razones:

3. Ganar rendimiento
sobre el tiempo
(optimizarlo)
4. Motivar y promover
la iniciativa
5. Permite hacer
previsiones
6. Reduce la ansiedad
(estrés)
 Barreras para el
éxito en la gestión
de nuestro tiempo
AUTOCONOCIMIENTO Y CONOCIMIENTO DE NUESTROS
OBJETIVOS.

Sólo a través del propio conocimiento y de cuáles son nuestros

objetivos podemos mejorar.

DESARROLLAR Y MANTENER UN CALENDARIO

SUFICIENTEMENTE FLEXIBLE.

El calendario debe de trabajar para ti, no para los demás. Debe

reflejar aquello exclusivamente importante para ti.
 Dinámica de grupo
Sobre el cuestionario hacemos un
ranking para ver que no estamos
tan mal, ¿no?
 Factores de
fracaso.

1. Miedo a cambiar los propios hábitos.

2. Incertidumbre sobre cómo y cuando empezar.
3. Presión del tiempo, ya que para ahorrar
tiempo futuro debes invertir tiempo presente
(y el día a día ya sabemos como es…).
4. Falta de voluntad.
 Factores
facilitadores

1. Mejoras en la eficacia de tu trabajo

2. Incremento de tu productividad
3. Desarrollo personal (trabajo + ocio)
4. Como respuesta a un incremento de
responsabilidades
Gestión eficaz del tiempo.

2. Empecemos a
organizarnos
 La matriz de
organización
de tu tiempo…
Importante
NO SI Tenemos tendencia
a reaccionar mejor
Urgente

EVITA DECIDE frente a la urgencia

NO

HACERLO CUANDO DEBES que frente a la

HACERLO importancia:
1. Clasifica tus tareas: encuadrar
las tareas en cada uno de los
DELEGA HÁZLO bloques.
SI

EN OTROS AHORA 2. Disciplina: realizar las tareas en

el orden correcto.
MISMO

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

 Situaciones
más frecuentes
Importante
NO SI
Urgente

• Trivialidades • Prevención
• Pasatiempos • Construcción de relaciones
NO

• Tareas improductivas • Planificación y preparación

• Entretenimientos - juegos • Desarrollos de sistemas
• Cualquier otra cosa • Conocimiento profesional

• Interrupciones • Situaciones de pánico

• Algunas llamadas telefónicas o mails • Asuntos estresantes
SI

• Algunas reuniones • Fuego cruzado

• Reuniones no preparadas • Proyectos con plazos marcados
• Actividades populares

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

 Hacia una
estrategia inteligente
Importante = f (valor para empresa)
RETO = PLANIFICAR,
NO SI ANTICIPAR.
Gestionar las tareas
Visión IMPORTANTES antes
Urgente = f (tiempo)

Irresponsabilidad Perspectiva
que estas devengan
NO

URGENTES.
Dependencia de otros Equilibrio
Control

¿ QUÉ ESTRATÉGIAS
Fuera de control DEBEMOS
ADOPTAR PARA
Sentimiento de Nos estresamos VENCER NUESTRAS
SI

victimización Nos quemamos BARRERAS PERSONALES?

Enfoque al corto plazo GESTIONAR EL TIEMPO ES
GESTIONAR NUESTROS
(MALOS) HÁBITOS.

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

 Consejos para
una gestión inteligente
Algunos consejos...

3. SER ORGANIZADO: filtra tus tareas

4. PROTEGER TU TIEMPO: quemar, aislar y delegar
5. CONSEGUIR A TRAVÉS DE UN ENFOQUE SOBRE
OBJETIVOS: énfasis motivacional
6. TRABAJA SEGÚN UN ORDEN DE PRIORIDADES: pon
objetivos y prioriza
7. UTILIZA HERRAMIENTAS MÁGICAS PARA SACAR PARTIDO
DE TU TIEMPO
8. ENTRENA TUS HABILIDADES DE GESTIÓN DEL TIEMPO
9. SIGUE LA CORRIENTE: filosofía oriental, ritmos naturales
10.EVITA TUS MALOS HÁBITOS: eternización

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

 Consejos para
una gestión inteligente
Cosas a potenciar...

3. Fijar objetivos inteligentes que puedan ser

realmente desarrollados. Evita crear
situaciones imposibles.
4. Establece prioridades.
5. Asumir completamente las responsabilidades
sobre el hecho de hacer un uso o abuso de
un precioso recurso, el tiempo.

Fuente: Stretegies for Success. www.accd.edu.

Gestión eficaz del tiempo.

3. Herramientas
 Herramientas
a desarrollar
1. No crear situaciones imposibles:

3. Compatibilizar trabajo con tiempo libre.

4. Revisa tus obligaciones externas. Existen
tareas donde tu gestionas el tiempo y otras
donde el tiempo es gestionado por factores
externos.
5. Examina de forma realista estas
obligaciones.
 Herramientas
a desarrollar
2. Define prioridades:

3. Planificar, planificar, planificar…

4. Utiliza un calendario SEMANAL y una lista de
tareas DIARIA.
5. Escribe esta lista de tareas diariamente.
6. Esta lista es un recordatorio: escoge entre lo
que puede y no puede esperar.
7. Visualiza los incumplimientos para planificar
el nuevo día.
 Herramientas
a desarrollar
3. Evita distracciones (ladrones del tiempo):

• Identifica áreas de pérdida de tiempo.

• Evita la ETERNIZACIÓN: acto deliberado (y
esencial a la naturaleza humana) de posponer de
forma excesiva tus objetivos o tareas.
• Implica comportamientos perfeccionistas, pero
también esconde inseguridad para desarrollar las
tareas.

Perdida Oportunidades Baja Estrés

Eternización
de tiempo perdidas productividad galopante
 Herramientas
a desarrollar
4. Estoy sobrepasado por un objetivo o por
un plazo:

3. La gestión de crisis (o su defecto) nos dejan poco

tiempo para las rutinas o el disfrute de nuestra
vida.
4. ¿Has perdido el punto de vista respecto a tus
objetivos o enfoques principales?
5. Desarrolla lista de tareas diarias… semanales…
mensuales… y de largo plazo.
 Herramientas
a desarrollar
5. Las barreras emocionales (dispersión,
estrés, ansiedad, frustración…) afectan a
tu productividad:

3. Busca tu bienestar físico, desconecta de estas

barreras
4. El ejercicio o cualquier otra distracción que te
relaje son perfectos antídotos para ‘desconectar’
 Herramientas
a desarrollar
6. Asume la responsabilidad sobre la gestión
(o su defecto) de tu tiempo:

3. Busca ambientes de trabajo propicios

4. Limita tus distracciones o ladrones del tiempo
(revisar mails, llamar compulsivamente…)
5. Prevención frente a amigos, compañeros… que
pasan por encima de tus prioridades
 Una propuesta
de organización
del tiempo de trabajo
proyectos

objetivos

planes de
acciones

listas de
tareas
 Ladrones
del tiempo
• ¿Cuáles son tus fuentes de
interrupciones?
• Visitas inoportunas
• Llamadas telefónicas (entrantes)
• Reuniones
• Crisis, urgencias, incendios
• Dilación, dejación
• ¿Cómo podemos defendernos de
ellas?...
 Dinámica de grupo
¿Cuáles son vuestros ladrones del
tiempo? ¿Cómo os afectan?
 Ladrones
del tiempo
 Ladrones
del tiempo
 Ladrones
del tiempo
 Ladrones
del tiempo
• Reuniones:
• ¿Es necesaria la reunión? ¿Para qué
se ha convocado - objetivos? ¿Puede
resolverse de otra forma?
• Fijar una límites de duración: 1,5h es
demasiado
• Planificar (orden del día) y ceñirse al
plan.
 Ladrones
del tiempo
 Ladrones
del tiempo
 Ladrones
del tiempo
 Ladrones
del tiempo
Gestión eficaz del tiempo.

4. Cómo priorizar
 ¿Cómo establecer
prioridades?
Análisis ABC...

3. Ordenamos las tareas en grupos de prioridades:

A: más importantes, B: menos importantes, C:
menos importantes aún…
4. Sirve para listas de tareas abiertas aunque se
recomienda que se cierren para generar
motivación en su ejecución
5. Se pueden establecer los grupos que se quieran.
6. Suela combinarse con la técnica de Pareto.
 ¿Cómo establecer
prioridades?
Técnica de Pareto...

3. Se basa en la doble aplicación de la regla del

80-20.
4. El 80% de las tareas puede realizarse en el 20%
del tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos
ocupa el 80% del tiempo restante.
5. Por su parte el 80% de nuestra productividad
proviene del 20% de las tareas (previamente
priorizadas por el valor que generan al proyecto).
 ¿Cómo establecer
prioridades?
Método POSEC (Prioritize by Organizing,
Streamlining, Economizing & Contributing)
3. Sobre la analogía de la pirámide de MASLOW (jerarquia de la autorealización) es
un sistema que sugiere que un individuo está mejor posicionado si prioriza sus
responsabilidades personales, para soportar sus responsabilidades sociales.
4. En este sentido debería:
• Prioriza tu tiempo y define tus objetivos personales
• Organiza las cosas necesarias para tener éxito (familia y finanzas)
• Streamlining (racionaliza). Cosas que no te gusta hacer, pero debes
(trabajo)
• Economiza. Cosas que debes hacer pero no son urgentes (el pasado o
tareas de socialización)
• Contribuye. Prestando atención al resto de las cosas que marcan la
diferencia (obligaciones sociales).
 ¿Cómo establecer
prioridades?
Método Eisenhower... lo que es importante es en sí
mismo urgente, y lo urgente es en sí mismo
importante
Importante = f (valor para empresa)
NO SI

Fijar una
Urgente = f (tiempo)

Descartadas fecha límite

NO

y realizarlas
personalmente

Realizar
Delegarlas inmediatamente y de
SI

forma personal
 Dinámica de grupo
Fija 10 tareas a realizar en los
próximos días.
Sobre vuestra relación de tareas
(TODO list)… clasifica por urgencia
e importancia
¿Cómo ahorras tu tiempo?
Gestión eficaz del tiempo.

5. Dilación, dejación,
eternización
 DILACIÓN
= DESMOTIVACIÓN
Hazlo ya...

3. Acción deliberada de dejar las cosas

para mañana.
4. Efectos: pérdida de oportunidades,
pérdida de tiempo, baja
productividad o estrés creciente.
5. Causas de este mal hábito:
• Búsqueda del perfeccionismo,
sentimiento de que el resultado es
constantemente insuficiente, o miedo
a la disconformidad.
• Ciclo vicioso: comodidad,
insuficiencia y dilación.
 DILACIÓN
Cómo superarla...

3. Un primer paso:
aunque necesita
compromiso y
energía… es mayor la
energía necesaria para
empezar que para
continuar con el
cambio.
 DILACIÓN
Cómo superarla...

3. Algunos consejos:
1. Reconocimiento del problema:
escribe todas las excusas y
justificaciones para darte
cuenta.
2. Piensa en positivo para darle la
vuelta: cuanto antes empiece,
antes acabo…
3. Establece objetivos claros
4. Prioriza las tareas
5. Organiza tu agenda
6. Compromiso con tus tareas y
plazos
7. Premia tu rendimiento
Gestión eficaz del tiempo.

6. Delegación
 DELEGACIÓN
Algunas pautas...

• Delegar es repartir parte de

tus responsabilidades y
funciones (en el seno de un
equipo) donde quien delega
debe actuar como un coach
(entrenador) con la persona
en quien delega.
• Las responsabilidades
también se delegan.
 DELEGACIÓN
Algunas pautas...

3. Responsabilidad y delegación:
• Responsabilidad operativa, la
que se delega. Se hace por
delegación.
• Responsabilidad gerencial, la
que no se delega.
• Selección de la persona adecuada
en quien delegas
• Formación e información que le
ofreces para poder desarrollar su
propósito
• Supervisión:
• De comportamientos
(continuamente)
• De resultados (puntual y
periódicamente)
Gestión eficaz del tiempo.

7. La propuesta del GTD

 GETTING
THINGS DONE (GTD)
Consigue que las cosas se
hagan...

• Sistema impulsado por David Allen, en

su libro…
• GTD se basa en el principio de que
una persona necesita borrar de su
mente todas las tareas que tiene
pendientes guardándolas en un lugar
específico. De este modo, se libera a
la mente del trabajo de recordar todo
lo que hay que hacer, y se puede
concentrar en la efectiva realización
de aquellas tareas.
 GETTING
THINGS DONE (GTD)
Ready for Anything, David Allen.

“Mantén todo fuera de tu cabeza.

Decide qué acciones se requieren
en tus tareas cuando aparecen —
no cuando expiran. Organiza
recordatorios de tus proyectos y
sus acciones próximas en las
categorías apropiadas. Mantén tu
sistema actualizado, completo y
suficientemente revisado para
conocer las opciones de las que
dispones sobre lo que estas
haciendo (y no haciendo) en
cualquier momento."
 GTD: Fases
1. RECOPILAR...

• Depositar en "cubos" externos,

todo aquello que necesitemos
recordar, realizar o darle
seguimiento.
• Tras el procesamiento, todos
los "cubos" deberían vaciarse
al menos una vez por semana.
• Objetivo: vaciar mi mente.
• Un cubo es el soporte: Outlook,
gestor de tareas, listas de
notas, libretas…
 GTD: Fases
2. PROCESAR...

3. Regla de los dos

minutos: "Si una tarea
requiere menos de dos
minutos, hazla
inmediatamente".
4. Los 2 minutos son
orientativos.
 GTD: Fases
2. PROCESAR... ¿Cómo?

3. Empezar siempre por el principio

4. No procesar más de un elemento a la vez.
5. No enviar de vuelta al "cubo" a ningún
elemento.
6. Si un elemento requiere de una acción para
ser realizado:
• Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
• Si no es tu tarea, delégalo
adecuadamente.
• Posponlo.
7. Si un elemento no requiere una acción,
• Archívalo como referencia.
• Deséchalo si no es procedente.
• Déjalo en cuarentena si no puedes
llevarlo a cabo en ese momento.
 GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
3. Se proponen dos instrumentos:
• Agenda: sólo para tareas, citas o
reuniones con fechas bien
determinadas (hard landscape)
• Lista de tareas… TODO list.
• ¿Cómo organizamos nuestras listas de
tareas? Grupos homogéneos:
• Acciones próximas
• Proyectos
• En espera
• Algún dia/Quizás
 GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
3. ¿Qué suponen estos grupos
homogéneos?
• Acciones próximas: Para todo
elemento que requiere tu atención,
se define el próximo hito… por
ejemplo, para redactar un informe,
necesito una reunión previa con X
(hito). Se organizan según el
contexto: trabajo, hogar…
• Proyectos: Todo conjunto abierto
de tareas que no están concluidas.
Su revisión periódica genera
Acciones Próximas.
 GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
3. ¿Qué suponen estos grupos
homogéneos?
• En espera: Para acciones que has
delegado y estás en espera del
retorno.
• Algún día/Quizás: Cosas que te
interesan pero para las que no hay
tiempo, por ejemplo, mejorar mi
francés…
 Dinámica de grupo
Sobre tu lista de tareas (recopilación)
elabora las fases de PROCESA y
ORGANIZA…
 GTD: Fases
3. ORGANIZAR...

3. Punto crítico: Sistema de

revisión fácil, simple y amigable.
4. Desde a un trozo de papel hasta
un software de GTD.
5. Se propone un orden
alfabético… como sistema más
simple de acceso al
seguimiento.

SEGUIMIENTO CON GMAIL…

• …Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail“
http://spaceagewasteland.com/gtd%20with%20gmail.pdf
• …GTD Inbox extension: http://www.gtdgmail.com/
 GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
• Allen propone un sistema de 43
carpetas
• 12 carpetas MENSUALES
• 31 carpetas (representando los días
del mes)
• Cada día revisas la carpeta, la vacías y
la colocas en el mes siguiente.
• Para tareas futuras, las colocas en
forma de recordatorio, y te olvidas
hasta el día correspondiente.
 GTD: Fases
REVISAR...

3. Cualquier sistema requiere

de revisión.
4. La revisión mínima es
semanal para el sistema de
organización GTD (a
principio o final de semana).
5. Diariamente asumimos las
carpetas diarias para
revisar tareas y
recordatorios.
 GTD: Fases
HACER...

3. Malas señales… si
dedicamos mucho tiempo a
organizar, y poco a hacer
4. La organización y
planificación debe ser
sencilla, debe promover la
acción y desincentivar la
dejadez y saturación
Gracias por vuestra
atención.