18 Inbound Logistics México

La

Saltar a importancia
través de
aros:
del
cumplimiento
los proveedores
de

Las compañías ejecutan saltos acrobáticos para

asegurarse de cumplir con las especificaciones de
envío de los clientes. Para las pequeñas empresas,
cumplir con los requisitos de los proveedores requiere
agilidad adicional.
por Merrill Douglas

S
i su empresa vende a fabricantes, minoristas o distribuidores, es probable
que esté muy familiarizado con los manuales de requisitos para provee-
dores y las guías de asignación de rutas. Las compañías publican estos do-
cumentos para asegurarse de que la mercancía que ordenan llegue en el
momento, al lugar y exactamente en la forma que esperan.
El contenido de los manuales de requisitos varía, pero la mayoría cubren te-
mas tales como la manera de empacar las cajas de envío, la forma de diseñar y pe-
gar etiquetas de envío, la información que debe figurar en una lista de empaque,
las dimensiones aceptables para los pallets, la fecha en que la mercancía debe lle-
gar y la manera de comunicar el estatus de la mercancía. Es bastante difícil para
las empresas cumplir con las diversas y detalladas demandas de cada cliente, pero
en particular, es difícil para las pequeñas empresas.
Sin un software sofisticado o una gran plantilla laboral, un proveedor podría
verse en apuros; por ejemplo, al empacar 12 de sus productos en una caja para un
cliente, 10 en una caja para otro, y 24 en otra caja, en paquetes de ocho múltiples
para un tercer cliente; y luego, colocar todos los códigos de barras y etiquetas pre-
cisamente donde deben ir.
A diferencia de las compañías que venden grandes volúmenes, los proveedores
pequeños carecen de la influencia de negociación para lograr que los clientes sean
flexibles con las reglas. “Los pequeños proveedores tienen que saltar por el aro un
poco más”, reconoce Scott Morgan, vicepresidente de estrategias de transporte de
DSC Logistics, un proveedor de logística tercero con sede en Des Plaines, Illinois.
A pesar de lo difícil que el reto puede ser, cumplir con los requisitos de los clien-
tes es esencial. “Si no cumplen con las peticiones de los clientes, no se mantie-

Inbound Logist ics México 19

 nen como proveedores por mucho tiempo”, comenta
Jim Muir, presidente de la consultora SSI Logistics en
Farmington Hills, Michigan.
Los proveedores que reciben los datos incorrec-
tos también corren el riesgo de devoluciones con
cargos, es decir las sanciones financieras que los
clientes imponen para compensar el trabajo extra
que deben hacer cuando las mercancías no llegan
en la forma que esperaban.
Ya sea que realicen el trabajo ellos mismos, lo
subcontraten o combinen estas estrategias, los pe-
queños proveedores deben satisfacer todas las de-
mandas de sus clientes, no importa cuán variados
y complejos sean.
Aun cuando un vendedor que sirve a cualquier
tipo de empresa debe cumplir con los requisitos del
cliente, a la industria minorista se le conoce en parti-
cular por sus listas detalladas de demandas. Los mi-
noristas publican manuales de requisitos, con el fin de
lograr un desempeño consistente.
¿Por qué tantas reglas?
“Los requisitos de los proveedores ayudan a ase-
gurar que toda la comunidad opere no sólo de la
misma manera, sino con los mismos estándares al-
tos”, sostiene Casey Chroust, vicepresidente ejecu-
tivo de operaciones al por menor de la Asociación
de Líderes de la Industria Minorista, con sede en
Arlington, Virginia.
Según Chroust, los requisitos de los minoristas se
dividen en cuatro categorías: 1) Rendimiento:
incluye pedidos precisos, productos sin daños y lle-
gadas a tiempo; 2) Proceso: la manera en que el
vendedor se compromete y se comunica con el mino-
rista; 3) Social: incluye la sostenibilidad ambien-
tal y la responsabilidad social en la manufactura; y
4) Jurídica: el cumplimiento de las normas gu-
bernamentales.
Los consignadores pueden requerir que las etiquetas tengan
un formato y una ubicación particulares para cumplir con
las especificaciones de los clientes. Para las pequeñas em-
presas, la administración de diversos grupos de requisitos
puede crear retos.
20 Inbound Logistics México
Para los vendedores que distribuyen el produc-
to a varios minoristas, una categoría de mandatos
molesta se refiere al empacado. Las reglas implican
tanto el número de artículos en una caja de cartón
como la manera en que están empacados dentro de
la misma. Incluso cuando dos minoristas piden 48
piezas en una caja, uno podría especificar ocho pa-
quetes de seis y el otro seis paquetes de ocho. ¿Por
qué? Porque de esta manera se complace a las tien-
das que no necesitan cajas llenas. “Pueden abrir la
caja y sacar los diversos paquetes para requisitos
de menor volumen directamente en la tienda”, co-
menta Chroust.
Los proveedores minoristas a veces trabajan con
proveedores de logística externos (3PL) que se ocupan
de hacer coincidir el número de cajas con las necesi-
dades de los clientes. “Un proveedor puede enviarnos
un producto en cajas de seis paquetes, pero si el clien-
te final lo quiere en cajas de tres paquetes, habrá que
hacer correcciones”, observa Clark Koch, director de
operaciones de Royal Logistics, un 3PL con sede en
Fife, Washington.
Listo, dispuesto y con etiquetas
Las especificaciones de etiquetas de los minoristas
también pueden ser diversas y complejas. “Algunos
quieren que la etiqueta vaya en la esquina superior iz-
quierda, por ejemplo, y otros especifican que se pon-
ga en el lado más ancho de la caja, a dos pulgadas de
la parte inferior de la misma y a dos pulgadas desde el
extremo derecho”, explica Jeffrey Schmidt, director de
operaciones de The Wheat Group, una pequeña em-
presa de San Diego que fabrica accesorios bajo marcas
autorizadas tales como Puma, Hurley y Skull Candy.
Estas especificaciones no son arbitrarias, sino que
se diseñaron para coincidir con los procesos en el cen-
tro de distribución (CD) del minorista. Un cambio en
el proceso, como el que el minorista instale un siste-
ma de bandas transportadoras nuevo, puede desen-
cadenar un cambio en los requisitos de etiquetado.
“En vez de estar a tres pulgadas de la parte inferior
derecha, el nuevo escáner de un minorista puede re-
querir que la etiqueta esté a tres pulgadas de la parte
superior izquierda”, aclara Kevin Wicks, vicepresiden-
te de desarrollo empresarial de Daryl Flood Logistics
en Coppell, Texas.
Algunos minoristas establecen reglas estrictas para
el horario en que los envíos deben llegar a sus muelles.
Walmart es un buen ejemplo. “Los proveedores tienen
que cumplir no sólo con la fecha de entrega, sino tam-
bién con el horario que Walmart especifique”, señala
Darrell Graham, presidente y director ejecutivo de FSD,
Inc., una compañía de Palmira, Indiana, que tiene una
licencia para producir la receta de chile de la cadena de
restaurantes Steak ‘n’ Shake para su venta en tiendas.
El cumplimiento de los requisitos de fecha de en-
trega de Walmart es también una gran preocupa-
 ción para Royal Logistics y algunos de sus clientes.
“Trabajamos en estrecha colaboración con el grupo de
transporte de Walmart en Bentonville, Arkansas”, aña-
de Koch. Los transportistas juntan su equipo en el CD
de Royal de manera que el 3PL pueda cargar los tráile-
res en cuanto los proveedores transmitan sus pedidos.
“Este proceso asegura que cumplamos con las fechas
en que debemos entregar a Walmart”, concluye Koch.
Los requisitos para las comunicaciones electróni-
cas, tales como la notificación de envío anticipada EDI
856, pueden colocar una carga particular en las peque-
ñas empresas, especialmente en aquellas que adminis-
tran este tipo de mensajes de manera interna.
“La mayoría de nuestros clientes más importantes
requieren la capacidad de procesamiento de EDI”, ad-
vierte Matt Hopkins, director de operaciones de King
Par, con sede en Flushing, Michigan, una compañía
que vende equipo y accesorios de golf bajo las marcas
Intech, Knight, Affinity y Orlimar. Los 65 empleados
de King Par incluyen especialistas de tecnología de la
información que actualmente manejan EDI dentro de
la compañía. Pero cuando la compañía actualice su sis-
tema informático, comenzará a utilizar un proveedor
de EDI.
“Me gustaría utilizar a un tercero si partiéramos
de cero”, comenta Hopkins. Estos proveedores de ser-
vicios ya cuentan con la infraestructura necesaria para
crear mensajes electrónicos que respondan a las nece-
sidades de muchos minoristas. “Todo lo que usted hace
es decirles que está trabajando con Walmart, para que
ellos satisfagan sus necesidades”, añade.
Las pequeñas empresas que se apoyan en 3PL para
la distribución pueden omitir la preocupación por EDI
por completo, ya que estos socios se encargan de la
mensajería electrónica. Y, afortunadamente para las
Las reglas de etiquetado de paquetes a menudo sirven para hacer coin-
cidir los procesos en el centro de distribución del cliente.
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pequeñas empresas que hacen las cosas ellas mismas
y carecen de los recursos para realizar las transaccio-
nes EDI completas, muchos minoristas ofrecen “for-
mas inteligentes” en línea para capturar los datos que
necesitan.
“Los vendedores van a ciertos sitios web e introdu-
cen la información, que se traduce en EDI mediante el
sistema de los minoristas”, explica Chroust.
A continuación se resume la forma en que cinco
proveedores pequeños saltan por el aro para satisfacer
los requisitos señalados en las guías de sus clientes.
ErgoDig: a la búsqueda de un 3PL
Cuando William Rogers lanzó ErgoDig en 2011, pensó
que los minoristas recogerían sus productos en el pun-
to de manufactura en China. Pronto descubrió que los
clientes difícilmente ampliaban los términos de Carga
a bordo a un pequeño proveedor nuevo. “Todos quie-
ren que los proveedores tengan un programa interno
implementado”, expone Rogers.
Los clientes potenciales no sólo esperaban que
ErgoDig se encargara del producto hasta entregarlo
en sus Cedis, sino que además querían una prueba
de que la compañía recién creada podía hacer bien el
trabajo. Eso significaba que Rogers tenía que subcon-
tratar. “Una de las primeras preguntas que un clien-
te formula a una empresa recién fundada es cuál 3PL
utiliza”, agrega.
Con oficinas en College Station, Texas, y Qingdao,
China, ErgoDig diseña y comercializa herramientas
de jardinería ergonómicas para uso residencial y co-
mercial. Con el fin de satisfacer los requisitos de los
minoristas para una operación de logística en Estados
Unidos, ErgoDig contrató a Daryl Flood Logistics.
A medida que ErgoDig lleve sus productos al mer-
cado en 2012, su fabricante por contrato en China or-
ganizará el transporte a Estados Unidos. Luego, Daryl
Flood se hará cargo, administrará los envíos desde su
Cedis a los clientes de ErgoDig.
El 3PL será responsable de aspectos del cumpli-
miento tales como la forma en que cada minorista
quiere que se empaquen los rastrillos, las palas y otros
productos de ErgoDig para su envío. “Los minoristas
podrían querer el embalaje de nuestros productos en
paquetes de tres o seis, o podrían quererlos en un ca-
jón”, comenta Rogers.
No es práctico embalar esos envíos en paquetes
personalizados en China, debido a que las cajas ocu-
pan demasiado espacio en un contenedor de transpor-
te. “Enviamos todos los productos que podemos meter
en el contenedor con destino a Estados Unidos, luego
el 3PL los vuelve a empacar cuidadosamente según
las especificaciones de los minoristas”, agrega Rogers.
Para ayudar a las pequeñas empresas a cumplir con
el amplio espectro de requisitos de los minoristas con
quienes se topan, Daryl Flood ha invertido más de 2 mi-
llones de dólares en tecnología de la información, in-
cluyendo un sistema de administración de almacenes
de HighJump Software, en Eden Prairie, Minnesota.
“El software permite a los clientes agregar dife-
rentes tipos de etiquetas y acomodar distintas necesi-
dades de recolección, empacado, cargas completas y
envío”, observa Chad Pack, director de soluciones de
negocios del 3PL. “Debido a que Daryl Floods ha he-
cho esta inversión en tecnología, nuestros clientes no
necesitan hacerla.”
JTD Enterprise: No tema
La variedad representa un gran desafío para los peque-
ños proveedores que tratan de satisfacer las necesidades
de varios clientes. “Los proveedores tienen que estable-
cer un sistema independiente para cada vendedor con
quien tratan”, comenta Tom Nihra, vicepresidente de
JTD Enterprise en Warren, Michigan.
JTD, un negocio familiar de segunda generación
con 2 millones de dólares en ventas anuales, vende re-
cogepelotas de golf y astabanderas portátiles a clientes
minoristas grandes como Target, Sams Club, Amazon
y Academy Sports, así como a puntos de venta peque-
ños tales como librerías universitarias.
Las etiquetas de envío plantean un reto particular
para JTD, debido a que algunos minoristas son muy
quisquillosos respecto a cómo mostrar la informa-
ción. Por fortuna, esos clientes ofrecen ayuda en la
etapa de diseño. Para probar el proceso, JTD envía una
prueba de la nueva etiqueta y el minorista la aprueba
o solicita cambios.
No todos los minoristas son quisquillosos. “Otros
clientes sencillamente dictan 10 campos que deben
aparecer en la etiqueta”, dice Nihra. “No les importa
cómo estén distribuidos, siempre y cuando todos los
campos estén presentes.”
Al igual que otros proveedores, JTD debe cumplir
con una serie de normas de embalaje. “Los minoristas
tienen requisitos respecto a la manera como un envío
debe estar marcado si contiene unidades SKU”, añade
Nihra. “Necesitamos marcar la caja de manera dife-
rente si todo el contenido es del mismo producto.” El
gerente general de JTD y el supervisor de embalaje tra-
bajan las estrategias de embalaje pedido por pedido.
Aun cuando el personal interno de JTD se enfren-
ta con los requisitos de la mayoría de los vendedores
por cuenta propia, utiliza un tercero para manejar las
comunicaciones EDI con Academy Sports y Target.
Para otros minoristas, los empleados de JTD introdu-
cen los datos necesarios en formularios en línea vin-
culados con el sistema de información del minorista.
Una clave para lograr que el vendedor cumpla co-
rrectamente es comunicarse con los clientes. “Una
empresa no debe tener miedo de pedir ayuda sólo
porque es pequeña”, dice Nihra. Debido a que los
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 pequeños proveedores suelen ofrecer productos úni-
cos, los grandes minoristas quieren que tengan éxito.
“Realmente tratan de ayudar a las pequeñas empresas
a cumplir con sus necesidades”, concluye.
King Par: El cambio es lo habitual
Junto con la administración de su propio EDI, King
Par también depende de su personal para mantener-
se al día con los requisitos de embalaje. Un gran reto
es que esos mandatos cambien en cualquier momen-
to. Por ejemplo, Academy Sports decidió a principios
de 2012, que quería cierto palo de golf en paquetes de
dos en lugar de tres.
King Par vende suficientes productos a algunos
clientes para que sea factible empacar y etiquetar los
pedidos según sus especificaciones en el extranjero,
donde la mano de obra es más barata, y luego se envíe
directamente al cliente. Pero cuando la empresa vende
el mismo producto en pequeñas cantidades a diversos
clientes, la estrategia es diferente. “Importamos el pro-
ducto en paquetes de seis, luego lo ponemos de nue-
vo en una caja y volvemos a etiquetarlo nosotros mis-
mos”, aclara Hopkins.
De vez en cuando, el equipo de cumplimiento de
King Par se encuentra con que un requisito no pue-
de cumplirse, principalmente debido a que su plata-
forma se remonta a 1998 y no ofrece la flexibilidad
de los sistemas más modernos. Esto se convirtió en
un problema, por ejemplo, cuando Walmart.com pi-
dió a King Par que empezara a ofrecer en el canal de
comercio electrónico no sólo unos cuantos artículos,
sino toda su línea.
“Un requisito era una característica propia de EDI,
la cual nuestro sistema no podía proporcionar”, re-
cuerda Hopkins. “Tuvimos que decir que no podía-
mos cumplir con ese requisito, lo cual era imposible
para Walmart.com.” Con el tiempo, el personal de TI
desarrolló una solución que permitió a King Par am-
pliar su relación con el proveedor en línea.
The Wheat Group:
Nunca se es demasiado redundante
Al igual que King Par, The Wheat Group realiza algunas
actividades de cumplimiento antes de que sus produc-
tos lleguen a territorio estadounidense. “Un minorista
como Macy’s puede querer que una etiqueta se muestre
de cierta manera, con el precio en un tipo de letra en
particular”, señala Schmidt. “Lo hacemos en las prime-
ras etapas en las fábricas siempre que es posible.”
Pero la mayoría de los requisitos de embalaje y envío
relacionados con el trabajo ocurren en el Cedis de The
Wheat Group en Otay, California. A cada uno de los 20
principales clientes de la compañía se le asigna perso-
nal específico que se responsabiliza del cumplimiento.
“Nunca se es demasiado redundante cuando se trata del
cumplimiento”, asegura Kelly Grismer, presidenta de The
Wheat Group. “Utilice todas las herramientas que pueda
para mejorar el proceso y elimine los errores potenciales.”
The Wheat Goup también cuenta con la ayuda de
UPS, su empresa de transportes exclusiva para hacer
envíos a Estados Unidos, y el transportista preferido
para hacer envíos a los clientes. La aplicación de envío
de UPS, WorldShip, permite a los vendedores configu-
rar un perfil para cada cliente, lo que ayuda a automa-

Trabajar juntos para lograr el cumplimiento

A
lgunos proveedores que venden a
minoristas creen que los manua-
les de requisitos del vendedor es-
tablecen relaciones adversas.
“Piensan que el minorista está
tratando de exprimirlos al imponer cargos por
devoluciones, con razón o sin ella, sin posibi-
lidad de impugnar dichas sanciones”, señala
Kiel Harkness, estratega del segmento mino-
rista de UPS.
Otros proveedores, sin embargo, trabajan
en estrecha colaboración con los equipos de
cumplimiento de sus clientes para asegurarse
de que la relación funcione para ambas partes.
“Consideran las guías de asignación de rutas
o los indicadores de cumplimiento como una
oportunidad para aumentar su valor y diferen-
ciarse de otros proveedores”, agrega Harkness.
Algunas compañías grandes ofrecen a los
proveedores mucha asistencia. “Los mega al-
macenes proporcionan retroalimentación para
informar a los proveedores qué tan bien están
cumpliendo”, observa Jim Muir, presidente de
la consultora Logistics SSI en Farmington Hills,
Michigan. Esa retroalimentación ofrece opor-
tunidades para mejorar.
“Los minoristas están entregados al traba-
jo con sus proveedores”, dice Casey Chroust, vi-
cepresidente ejecutivo de operaciones de ven-
ta al por menor, de la Asociación de Líderes de
la Industria Minorista, con sede en Arlington,
Virginia. Los minoristas quieren cadenas de
abastecimiento estables, por lo que se están
comprometiendo a formar sociedades más du-
raderas con los proveedores, permitíendoles
participar de su éxito.
Cuando los proveedores violan las normas
de seguridad u otros mandatos legales, los mi-
noristas muestran cero tolerancia. Pero si una
violación se refiere a un elemento menos im-
portante, como una configuración de software,
la mayoría de los minoristas reducen un poco la
holgura del proveedor y lo ayudan con mejoras.
La mayor parte de los grandes minoristas
operan programas de cumplimiento, que repre-
sentan oportunidades valiosas para los pro-
veedores. Por ejemplo, estos últimos obtienen
una ventaja al asistir a las reuniones anuales de
proveedores, donde, entre otras cosas, los mi-
noristas comparten sus planes para el futuro.
“Los minoristas están dispuestos a com-
partir una gran cantidad de información, tan-
to táctica como estratégica, acerca de hacia
dónde se dirigen sus cadenas de abasteci-
miento corporativas”, añade Chroust. “Los
proveedores necesitan ese conocimiento para
ser exitosos.”

24 Inbound Logistics México

tizar las actividades de cumplimiento.
“Si The Wheat Group envía directamente a Target,
por ejemplo, puede configurar un perfil que especifi-
que los campos requeridos para cada orden de com-
pra asociada con Target”, añade Kiel Harkness, estra-
tega de mercado minorista de UPS. “Los proveedores
pueden configurar esos perfiles para muchos mino-
ristas diferentes.”
FSD: La opción más lógica
En una ocasión, un cambio en los requisitos de envío
de Walmart casi eliminó a FSD del negocio del chi-
le. En 2004, el fabricante por contrato de la compa-
ñía Pinnacle Foods entregaba producto al almacén de
FSD en French Lick, Indiana. Desde ahí, el mayoris-
ta se lo enviaba en cajas de 12 paquetes a sus clientes.
Luego, Walmart declaró que en lugar de enviar pa-
llets cargados con cajas a un gran almacén, FSD tenía
que dirigir envíos más pequeños a numerosas insta-
laciones llamadas centros de remix, entregando cin-
co cajas aquí, 15 cajas allá.
“Cumplir con este requisito habría significado 14
entregas de carga parcial (LTL), lo cual habría sido casi
imposible logísticamente”, asegura Graham. Walmart
necesitaba que cada envío llegara en una fecha especí-
fica, en un momento determinado, y los transportis-
tas LTL no podían cumplir con requisitos tan precisos.
Graham decidió trabajar con un 3PL. Hoy en día,
Pinnacle envía cajas de chile Steak ‘n’ Shake a tres al-
macenes operados por DSC Logistics. Como parte de
su servicio Estrategia de Optimización de Múltiples
Proveedores, DSC consolida los envíos de FSD con
productos de otros vendedores pequeños y medianos,
transportándolos en camiones completos a las insta-
laciones correctas de Walmart.
La consolidación ayuda a los pequeños proveedo-
res de dos maneras. “Primero, los hace más atractivos
para Walmart, ya que no quiere manejar una gran can-
tidad de pequeños envíos LTL”, sostiene Morgan de
DSC. “Segundo, ahorra dinero al enviar la mercancía
en cargas completas.”
“El envío de un pallet de chile a Harrisonville,
Illinois, cuesta alrededor de 420 dólares”, comenta
Graham. “El envío a la misma área de DSC cuesta al-
rededor de 105.” La subcontratación es la clave para
muchas pequeñas empresas que tratan de mantener-
se al día con los requisitos.
En el largo plazo, el cumplimiento de los requisi-
tos será un procedimiento operativo estándar y una
parte del costo de hacer negocios. “Al parecer las pro-
pias compañías o sus 3PL podrán manejarlo bastante
bien”, observa Muir. n
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