¿Qué métodos se pueden utilizar para la entrada de datos al sistema, cuál es su importancia?

DEFINICION DE ENTRADA
Es el proceso mediante el cual el sistema de información toma datos de un usuario o del sistema, que
requiere para procesar la información.
La primera experiencia con los computadores por lo general es a través de los dispositivos de entrada y
salida.
Los cuales son las compuertas al sistema de cómputo, pues utilizamos para alimentar datos e
instrucciones al computador y recibir resultados de ella.

CARACTERISTICAS Y FUNCIONALIDAD
En general las empresas necesitan dispositivos de entrada para ingresar datos a un sistema de cómputo
de manera rápida.
En algunos casos las organizaciones tienen necesidades específicas de entrada y requiere de dispositivos
que efectúen determinadas funciones.
A medida que la aplicación es mas especializada, los dispositivos asociados también lo serán.
La velocidad y funciones de los dispositivos de entrada deben estar equilibrados con su costo, control y
complejidad.

CARACTERISTICAS Y FUNCIONALIDAD
LA NATURALEZA DE LOS DATOS
DATOS LEGIBLES POR EL SER HUMANO: significa la entrada de datos que las personas puedan leer y
comprender. Ej ordenes de ventas
DATOS LEGIBLES POR LAS MAQUINAS: es la entrada de datos que pueden ser leídos y comprendidos
por los dispositivos de computo ejemplo lector código de barras
DATOS LEGIBLES POR LAS MAQUINAS Y LAS PERSONAS: la gente comienza el proceso de ingreso
de datos para que las personas puedan leerlos, pero son las maquinas quienes las convierten en un
lenguaje que se almacena en bytes y que la maquina puede entender.

INGRESO Y ENTRADA DE DATOS

INGRESO: conversión de datos legibles por el ser humano en un formato comprensible para la máquina.
ENTRADA: es la transferencia de datos legibles por la maquina al sistema.
INGRESO Y ENTRADA DE DATOS
En la actualidad muchas compañías utilizan el ingreso de datos en línea, se comunican y transfieren datos
a los dispositivos conectados al sistema de cómputo.
El ingreso y entrada envían datos al sistema en cuestión de segundos y algunas organizaciones requieren
la actualización instantánea

¿Al realizar el diseño de pantallas de entrada que recomendaciones se deben tener en cuenta?

Las especificaciones de entrada describen la manera en que los datos ingresarán al sistema para su
procesamiento.  Las características de diseño de la entrada pueden asegurar la confiabilidad del sistema y
producir resultados a partir de datos exactos, o también pueden dar como resultado la producción de
información errónea.  Asimismo, el diseño de la entrada determina sí el usuario puede interactuar con el
sistema de manera eficiente.  El diseño de la entrada es el enlace que une al sistema de información con
el mundo y sus usuarios.  Algunos aspectos del diseño cambian, lo que depende si el sistema está
orientado hacia lotes o en línea.  Pero sin considerar el sistema, existen aspectos generales en la entrada
que todos los analistas deben tener en cuenta.

El diseño de la entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación

de datos, la realización de los pasos necesarios para poner los datos de una transacción en una forma
utilizable para su procesamiento, así como la entrada de éstos.  La entrada de estos los datos se logra al
instruir la computadora para que los lea ya sea de documentos escritos o impresos, o por personas que los
escriben directamente en el sistema.

Controles de la cantidad de entrada. 

Existen varias razones que explican por qué un buen diseño debe controlar la cantidad de datos en la
entrada.  Primero, las operaciones de preparación y entrada dependen de las personas.  Dado que los
costos de la mano de obra son altos, los asociados con la preparación e ingreso de los datos también lo
son altos.  Disminuir los requerimientos de datos puede reducir los costos y ocurrir lo mismo con los costos
de mano de obra.  Segundo, la fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho más tiempo
que el que necesitan las computadoras para llevar a cabo sus tareas.  De hecho, la computadora quizá
permanezca sin hacer nada durante el tiempo en que se preparan los datos y la entrada para su
procesamiento.  Al disminuir los requerimientos de la entrada, el analista puede acelerar todo el proceso
desde la captura de datos hasta que los resultados llegan a manos de los usuarios.

 Evitar Retrasos. Un retraso en el procesamiento, que es un resultado de las operaciones de

preparación o de entrada de datos, recibe el nombre de cuello de botella.  Evitar los cuellos de
botella debe ser siempre uno de los objetivos que el analista persiga al diseñar la entrada.

 Evitar errores de datos. En cierto sentido la tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya
que entre más pequeña sea ésta, menores serán las oportunidades para cometer errores.  Es
común encontrar en las operaciones de venta al por menor una tasa promedio del 3% de error en
 las operaciones de entrada de datos.  Si el volumen de datos es de 10,000 transacciones por
semana, entonces se presentarán aproximadamente 300 errores.  A pesar de lo anterior, el
analista puede reducir el número de errores al disminuir el volumen de datos que deben
ingresarse por cada transacción.  El analista también puede modificar las tasas de error de una
operación a través del diseño de la entrada, ya que la forma en que deben ingresar los datos
puede tener efectos sobre la incidencia de los errores.  Otro aspecto del control de errores es la
necesidad de detectarlos cuando éstos se presentan.  Las verificaciones y balances en los
programas para entrada de datos, denominadas técnicas de validación de entradas, también
descubren errores en la entrada.

 Evitar pasos adicionales. Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en

preparación, o en el trabajo de entrada de datos, es algo que no se puede controlar.  Cuando no
es posible reducir el volumen de transacciones, el analista debe asegurar que el proceso sea lo
más eficiente posible.  El analista experimentado también evitará diseños para la entrada que
traigan como consecuencia una mayor cantidad de pasos a seguir.  El efecto que trae consigo ya
sea añadir o quitar un paso cuando se alimentan los cheques al proceso bancario, será
multiplicado muchas veces en el transcurso de un día de trabajo.

 Mantener la sencillez del proceso. Quizá el mejor consejo para los analistas es alcanzar todos los
objetivos ya mencionados en la forma más sencilla posible.  Claro está que al incluir tantos
controles sobre los errores las personas puedan tener dificultades al emplear el sistema.  En otras
palabras. el control de los errores puede obstruir la tarea.  El sistema mejor diseñado se ajusta a
las personas que lo utilizarán y al mismo tiempo, proporcionarán métodos para el control de los
errores.  La simplicidad funciona y es aceptada por los usuarios.  En contraste, cuesta trabajo que
los usuarios acepten diseños para la entrada que sean complejos o confusos, y no existe ninguna
garantía para el éxito al instalar un sistema complejo.  En consecuencia, es aconsejable evitar la
complejidad cuando hay opciones más sencillas.

 Validación dela entrada. Los diseños de las entradas tienen como finalidad reducir la posibilidad
de cometer errores o equivocaciones durante la entrada de datos.  Sin embargo, siempre debe
suponer que se presentarán errores. Estos deben detectarse durante la entrada y corregirse antes
de guardar los datos o procesarlos.  Es mucho más difícil corregir datos equivocados después de
almacenarlos que antes de hacerlo.  De hecho, los datos equivocados se olvidan con frecuencia
hasta que alguien utilice un reporte basado en esos datos y cuestiona su exactitud y validez.

Los analistas de sistemas deciden los siguientes detalles del diseño de entradas.

1. Qué datos ingresan al sistema.

2. Qué medios utilizar.
3. La forma en que se deben disponer o codificar los datos.
4. El diálogo que servirá de guía a los usuarios para dar entrada a los datos.
5. Validación necesaria de datos y transacciones para detectar errores.
6. Métodos para llevar a cabo la validación de las entradas y los pasos a seguir cuando se presentan
errores.
Las decisiones de diseño para el manejo de entradas, especifican la forma en que serán aceptados los
datos para su procesamiento por computadora. Los analistas deciden si los datos serán proporcionados
directamente, quizá a través de una estación de trabajo, o por el uso de documentos, como talones de
venta, cheques bancarios o facturas, donde los datos a su vez son transferidos hacia la computadora para
su procesamiento.

Diseño de procedimientos: (Diseñar el sistema de procesamiento de datos)

Los procedimientos especifican qué tareas deben efectuarse al utilizar en sistema y quiénes son los
responsables de llevarlas a cabo. Entre los procedimientos importantes se encuentran:

 Procedimientos para entrada de datos. Métodos para la captura de datos de las transacciones y
su ingreso en el sistema de información.

 Procedimientos durante la ejecución. Pasos y acciones emprendidos por los operadores del
sistema y, en ciertos casos, por los usuarios finales que interactúan con el sistema para alcanzar
los resultados deseados.

 Procedimientos para el manejo de errores. Acciones a seguir cuando se presentan resultados

inesperados.

 Procedimientos de seguridad y respaldo. Acciones para proteger al sistema y sus recursos contra
posibles daños.

Diseño de las salidas:(Diseño del sistema de informes y producción de documentos)

El término salida, como es probable que el lector lo conozca, se refiere a los resultados e información
generados por el sistema. Para muchos usuarios finales, la salida es la única razón para el desarrollo del
sistema y la base sobre la que ellos evaluarán la utilidad de la aplicación. En la realidad, muchos usuarios
no operan el sistema de información y tampoco ingresas datos en él, pero utilizan la salida generada por el
sistema. Cuando diseñan la salida, los analistas deben de realizar lo siguiente:

 Determinar qué información presentar.

 Decidir si la información será presentada en forma visual, verbal o impresa y seleccionar el medio
de salida.
 Disponer la presentación de la información en un formato aceptable.
 Decidir cómo distribuir la salida entre los posibles destinatarios.

Para llevar a cabo las actividades antes mencionadas, se requieren decisiones específicas tales como el
empleo de formatos ya impresos cuando se preparan reportes, cuántas líneas planear sobre una página
impresa o si se debe emplear gráficas y colores.
 La salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarán la utilidad
de la aplicación.  En la realidad, muchos usuarios no operan el sistema de información y tampoco ingresan
datos en él, pero utilizan la salida generada por el sistema.

El diseño de la salida de la computadora debe avanzar en una forma organizada y bien pensada: tiene que
desarrollarse correctamente mientras que al mismo tiempo se garantice que cada elemento de la salida
está diseñado para que las personas encuentren que el sistema es fácil de emplear.

El termino salida se utiliza para denotar cualquier información, ya sea impresa o en una pantalla.  Cuando
los analistas diseñan la salida:

 Identifican la salida específica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de la

información.
 Seleccionan los métodos para presentar la información.
 Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información producida por el
sistema.