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Diseño de entradas, procesos y salidas.

Diseño de entradas:

(Diseñar el sistema de recopilación de datos)

Las especificaciones de entrada describen la manera en que los datos ingresarán al sistema
para su procesamiento. Las características de diseño de la entrada pueden asegurar la
confiabilidad del sistema y producir resultados a partir de datos exactos, o también pueden dar
como resultado la producción de información errónea. Asimismo, el diseño de la entrada
determina sí el usuario puede interactuar con el sistema de manera eficiente. El diseño de la
entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios. Algunos
aspectos del diseño cambian, lo que depende si el sistema está orientado hacia lotes o en
línea. Pero sin considerar el sistema, existen aspectos generales en la entrada que todos los
analistas deben tener en cuenta.

El diseño de la entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la


preparación de datos, la realización de los pasos necesarios para poner los datos de una
transacción en una forma utilizable para su procesamiento, así como la entrada de éstos. La
entrada de estos los datos se logra al instruir la computadora para que los lea ya sea de
documentos escritos o impresos, o por personas que los escriben directamente en el sistema.

Controles de la cantidad de entrada.

Existen varias razones que explican por qué un buen diseño debe controlar la cantidad de datos
en la entrada. Primero, las operaciones de preparación y entrada dependen de las
personas. Dado que los costos de la mano de obra son altos, los asociados con la preparación
e ingreso de los datos también lo son altos. Disminuir los requerimientos de datos puede reducir
los costos y ocurrir lo mismo con los costos de mano de obra. Segundo, la fase de entrada
puede ser un proceso lento que toma mucho más tiempo que el que necesitan las computadoras
para llevar a cabo sus tareas. De hecho, la computadora quizá permanezca sin hacer nada
durante el tiempo en que se preparan los datos y la entrada para su procesamiento. Al disminuir
los requerimientos de la entrada, el analista puede acelerar todo el proceso desde la captura de
datos hasta que los resultados llegan a manos de los usuarios.

 Evitar Retrasos. Un retraso en el procesamiento, que es un resultado de las operaciones


de preparación o de entrada de datos, recibe el nombre de cuello de botella. Evitar los
cuellos de botella debe ser siempre uno de los objetivos que el analista persiga al
diseñar la entrada.

 Evitar errores de datos. En cierto sentido la tasa de errores depende de la cantidad de


datos, ya que entre más pequeña sea ésta, menores serán las oportunidades para
cometer errores. Es común encontrar en las operaciones de venta al por menor una
tasa promedio del 3% de error en las operaciones de entrada de datos. Si el volumen
de datos es de 10,000 transacciones por semana, entonces se presentarán
aproximadamente 300 errores. A pesar de lo anterior, el analista puede reducir el
número de errores al disminuir el volumen de datos que deben ingresarse por cada
transacción. El analista también puede modificar las tasas de error de una operación a
través del diseño de la entrada, ya que la forma en que deben ingresar los datos puede
tener efectos sobre la incidencia de los errores. Otro aspecto del control de errores es
la necesidad de detectarlos cuando éstos se presentan. Las verificaciones y balances
en los programas para entrada de datos, denominadas técnicas de validación de
entradas, también descubren errores en la entrada.

 Evitar pasos adicionales. Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de


datos en preparación, o en el trabajo de entrada de datos, es algo que no se puede
controlar. Cuando no es posible reducir el volumen de transacciones, el analista debe
asegurar que el proceso sea lo más eficiente posible. El analista experimentado
también evitará diseños para la entrada que traigan como consecuencia una mayor
cantidad de pasos a seguir. El efecto que trae consigo ya sea añadir o quitar un paso
cuando se alimentan los cheques al proceso bancario, será multiplicado muchas veces
en el transcurso de un día de trabajo.

 Mantener la sencillez del proceso. Quizá el mejor consejo para los analistas es alcanzar
todos los objetivos ya mencionados en la forma más sencilla posible. Claro está que al
incluir tantos controles sobre los errores las personas puedan tener dificultades al
emplear el sistema. En otras palabras. el control de los errores puede obstruir la
tarea. El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo
tiempo, proporcionarán métodos para el control de los errores. La simplicidad funciona
y es aceptada por los usuarios. En contraste, cuesta trabajo que los usuarios acepten
diseños para la entrada que sean complejos o confusos, y no existe ninguna garantía
para el éxito al instalar un sistema complejo. En consecuencia, es aconsejable evitar la
complejidad cuando hay opciones más sencillas.

 Validación de la entrada. Los diseños de las entradas tienen como finalidad reducir la
posibilidad de cometer errores o equivocaciones durante la entrada de datos. Sin
embargo, siempre debe suponer que se presentarán errores. Estos deben detectarse
durante la entrada y corregirse antes de guardar los datos o procesarlos. Es mucho
más difícil corregir datos equivocados después de almacenarlos que antes de
hacerlo. De hecho los datos equivocados se olvidan con frecuencia hasta que alguien
utilice un reporte basado en esos datos y cuestiona su exactitud y validez.

Los analistas de sistemas deciden los siguientes detalles del diseño de entradas.

1. Qué datos ingresan al sistema.


2. Qué medios utilizar.
3. La forma en que se deben disponer o codificar los datos.
4. El diálogo que servirá de guía a los usuarios para dar entrada a los datos.
5. Validación necesaria de datos y transacciones para detectar errores.
6. Métodos para llevar a cabo la validación de las entradas y los pasos a seguir cuando se
presentan errores.

Las decisiones de diseño para el manejo de entradas, especifican la forma en que serán
aceptados los datos para su procesamiento por computadora. Los analistas deciden si los datos
serán proporcionados directamente, quizá a través de una estación de trabajo, o por el uso de
documentos, como talones de venta, cheques bancarios o facturas, donde los datos a su vez
son transferidos hacia la computadora para su procesamiento.
Diseño del proceso (procedimientos):
(Diseñar el sistema de procesamiento de datos)

Los procedimientos especifican qué tareas deben efectuarse al utilizar en sistema y quiénes son
los responsables de llevarlas a cabo. Entre los procedimientos importantes se encuentran:

 Procedimientos para entrada de datos. Métodos para la captura de datos de las


transacciones y su ingreso en el sistema de información.

 Procedimientos durante la ejecución. Pasos y acciones emprendidos por los operadores


del sistema y, en ciertos casos, por los usuarios finales que interactúan con el sistema
para alcanzar los resultados deseados.

 Procedimientos para el manejo de errores. Acciones a seguir cuando se presentan


resultados inesperados.

 Procedimientos de seguridad y respaldo. Acciones para proteger al sistema y sus


recursos contra posibles daños.

Diseño de las salidas:


(Diseño del sistema de informes y producción de documentos)

El término salida, como es probable que el lector lo conozca, se refiere a los resultados e
información generados por el sistema. Para muchos usuarios finales, la salida es la única razón
para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarán la utilidad de la aplicación.
En la realidad, muchos usuarios no operan el sistema de información y tampoco ingresas datos
en él, pero utilizan la salida generada por el sistema. Cuando diseñan la salida, los analistas
deben de realizar lo siguiente:

 Determinar qué información presentar.


 Decidir si la información será presentada en forma visual, verbal o impresa y seleccionar
el medio de salida.
 Disponer la presentación de la información en un formato aceptable.
 Decidir cómo distribuir la salida entre los posibles destinatarios.

Para llevar a cabo las actividades antes mencionadas, se requieren decisiones específicas tales
como el empleo de formatos ya impresos cuando se preparan reportes, cuántas líneas planear
sobre una página impresa o si se debe emplear gráficas y colores.

La salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarán
la utilidad de la aplicación. En la realidad, muchos usuarios no operan el sistema de información
y tampoco ingresan datos en él, pero utilizan la salida generada por el sistema.

El diseño de la salida de la computadora debe avanzar en una forma organizada y bien pensada:
tiene que desarrollarse correctamente mientras que al mismo tiempo se garantice que cada
elemento de la salida está diseñado para que las personas encuentren que el sistema es fácil
de emplear.

El termino salida se utiliza para denotar cualquier información, ya sea impresa o en una
pantalla. Cuando los analistas diseñan la salida:

 Identifican la salida específica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de la


información.
 Seleccionan los métodos para presentar la información.
 Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información
producida por el sistema.

Un sistema de información debe alcanzar uno o más de los siguientes objetivos:

1. Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o


protecciones para el futuro.
2. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
3. Iniciar una acción.
4. Confirmar una acción.

El buen diseño de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma independiente
del uso que se dará a la salida. En otras palabras, no se puede clasificar como buena una salida
estéticamente atractiva o que haga uso de una nueva tecnología, a menos que satisfaga las
necesidades de la organización y de sus usuarios. El propio proceso de diseño comienza
cuando el analista de sistemas identifica la salida que debe producir el sistema (un proceso que
se inicia durante la determinación de requerimientos).

Aspectos importantes de las Salidas.

Cuatro preguntas, a las que debe darse respuestas en forma completa y apropiada, ayudan a
los expertos de diseño de sistemas a comprender mejor lo que debe ser la salida de un nuevo
sistema:

¿Quiénes Recibirán La Salida?


El usuario, ¿forma o no parte de la organización?, Quizá los usuarios externos tengan
requerimientos específicos que no se pueden cambiar y que dictan los requerimientos de
contenido, formato y medio de presentación. Tal vez las organizaciones decidan presentar la
misma información en forma diferente cuando ésta es enviada a los usuarios tanto externos
como internos.

¿Cuántos Detalles Son Necesarios?


Pocos detalles son necesarios para indicarle a alguien que renové una licencia de manejo
(nombre, dirección, fecha de renovación, cuota y una identificación de la salida como aviso de
renovación). Sin embargo, un informe trimestral de venta de ventas contiene muchos detalles
con formatos diferentes que son de ayuda para trasmitir un mensaje (qué sucedió, cómo ocurrió
y cuál fue el resultado) a todos los usuarios. Asimismo, la cantidad de datos también sugiere si
deben emplear métodos de impresión o de presentación en una pantalla.

¿Cuántos Y Que Tan Frecuente Es La Salida?


El calendario junto con la oportunidad de la salida, son guías específicas del diseño. Algunas
salidas se producen con poca frecuencia y sólo cuando aparecen ciertas condiciones: la emisión
del aviso de renovación de licencia puede ocurrir cada 4 años, la emisión de una notificación de
pago sucede cuando el saldo de la cuenta está vencido. sin embargo, la organización puede
requerir cada mes una salida que indique todas las licencias que deben renovarse el próximo
mes, o una salida cada semana que señale todas aquellas cuentas cuyo saldo se venció durante
la semana.

¿Qué Método Utilizar?

¿Debe ser impresa o presentada en pantalla? La salida impresa se emplea con bastante
frecuencia. Sin embargo, si un sistema da respuestas del tipo sí o no a las consultas, a menudo
es apropiado presentar la respuesta en una pantalla, algunos sistemas emplean una salida de
audio para informarles sobre un nuevo número telefónico o el cambio de éste.