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IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN, EL CONTROL Y EL STAFF

(Jos Antonio Senz Gonzlez)


La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades
de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos
organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas para la
organizacin.
Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la administracin
como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran
sus aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas
con el propsito de alcanzar las metas que desean.
1. ORGANIZACION
Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y
responsabilidad entre las diferentes personas de una empresa.
El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra
"organismo". Este implica necesariamente:
a) Partes y funciones diversas: ningn organismo tiene partes idnticas, ni de igual
funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin comn o idntico.
c) Coordinacin: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una accin distinta,
pero complementaria de las dems: obran en vista del fin comn y ayudan a las
dems a construirse y ordenarse conforme a una teologa especfica.
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos
entre los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las
metas de la organizacin. Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder
realizarlos.
Los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas y recursos,
proceso conocido como diseo organizacional.
La organizacin produce la estructura de las relaciones de una organizacin, y estas
relaciones estructuradas servirn para realizar los planes futuros.
a) La organizacin se refiere a estructurar quizs la parte ms tpica de los elementos
que corresponden a mecnica administrativa.
b) Por lo mismo, se refiere "cmo deben ser las funciones, jerarquas y actividades".
c) Por idntica razn, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "estn por
estructurarse", ms o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.
d) La organizacin nos dice en concreto cmo y quin va a hacer cada cosa, en el
sentido de qu puesto y no cul persona.
1.1 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN

La organizacin, por ser elemento final del aspecto terico, recoge completamente y
llega hasta sus ltimos detalles todo lo que la planeacin ha sealado respecto a
cmo debe ser una empresa.
Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas ocasiones han
hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la
administracin, dando lugar a que la contrapongan a sta ltima, como si la primera
representara lo terico y cientfico, y la segunda lo prctico y emprico. Esto es
inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.
Tiene tambin gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos
tericos que Urwiek llama mecnica administrativa, y los aspectos prcticos que el
mismo autor conoce bajo la denominacin de dinmica: entre "lo que debe ser", y "lo
que es".
1.2 RAZONES PARA ORGANIZAR
Existen dos razones fundamentales por las cuales es conveniente organizar:
Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas una sola persona y por lo
tanto debe unirse con otros para ejecutarlas.
Para aprovechar los beneficios que trae la divisin del trabajo.
1.3 MANUAL DE ORGANIZACIN
Esta herramienta da a conocer qu debe hacer cada persona, cada departamento u
organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de cada persona y las
atribuciones de cada persona con respecto al grupo de personas que trabajan a su cargo.
La organizacin en la Cooperativa debe ser permanente ya que es la nica forma en que
los socios podrn conocer la marcha de la Empresa mediante la utilizacin de las
herramientas que hemos visto se puede presentar una imagen rpida, fcilmente
comprensible y fiel de la situacin de la sociedad.
2. CONTROL
Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se estn
cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa.
Todos los gerentes deben participar en la funcin de control, aun cuando sus unidades
estn desempendose como se proyect. Los gerentes no pueden saber en realidad si
sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qu actividades se han
realizado y haber comparado el desempeo real con la norma deseada. Un sistema de
control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que conduzcan a la
consecucin de las metas de la organizacin. El criterio que determina la efectividad de
un sistema de control es qu tan bien facilita el logro de las metas. Mientras ms ayude a
los gerentes a alcanzar las metas de su organizacin, mejor ser el sistema de control.
El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organizacin la
conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la funcin de control y consta de tres
elementos primordiales:

Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son iguales o parecidos a
los planes presentados, y permite bsicamente avisar en forma oportuna si algo est
fallando y adems si resulta eficaz en el uso de los recursos
Tambin podemos decir que el control consiste en la medicin y correccin de la
ejecucin con base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo planeado y
exige cuentas de las tareas y actividades asumidas.
Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:

Establecimiento de patrones de comparacin en puntos estratgicos.


Medicin de lo realizado.
Comparacin de lo que se ha realizado con lo que se ha planeado.
Correccin de las fallas encontradas.
Establecer las normas de desempeo.
Medir los resultados presentes del desempeo y compararlos con las normas de
desempeo.
Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.
2.1 IMPORTANCIA DEL CONTROL
El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las
actividades de administracin. Es la nica forma como los gerentes saben si las metas
organizacionales se estn cumpliendo o no y por qu s o por qu no.
Este proceso permite que la organizacin vaya en la va correcta sin permitir que se
desve de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las
acciones de los empleados, pero el establecimiento de normas tambin es parte inherente
del proceso. Y las medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la prctica, el
proceso administrativo no incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de
funciones interrelacionadas.
3. STAFF
No menos importante que las funciones de Organizacin y Control, se encuentra la
funcin de Staff ya que por medio de esta se articula con el proceso de la administracin
toda vez que por medio de esta se selecciona y entrena al personal adecuado para
desarrollar las tareas derivadas de las otras funciones.
La calidad de la funcionalidad de staff afecta directamente la calidad de los sistemas
producidos en la organizacin. Tomando relevancia frete a las otras funciones ya que se
encarga de evaluar, controlar y evaluar la planeacin de personal, revisando las
habilidades de Staff actual, de los requerimientos futuros, determinando la posible tasa de
rotacin de personal y determinar cmo llenar dichos puestos.

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