Marzo 22 de 2019

Señores
Horizontal Solutions Group Synergy - HSG Synergy S.A.S
Administración Conjunto Residencial Pradera de Cajicá

Cordial saludo.
El consejo de administración en el seguimiento a la gestión realizada por la
empresa HSG Synergy S.A.S, se permite respetuosamente realizar las
siguientes observaciones y/o sugerencias, con el fin de generar acciones
oportunas hacia el mejor funcionamiento de la personería jurídica que
propenda en beneficio del conjunto.
En este sentido y en alcance a las reuniones de empalme, el Consejo de
Administración agradece se informen las gestiones realizadas en relación a
la formalización de los siguientes contratos:
 Profesional Contable
 Auxiliar de cartera
 Prestación de servicios de Aseo y Mantenimiento (actual).
 Prestación de servicio de Servicio de Empresa de Seguridad y
Vigilancia. (Actual).
 Prestación de servicio del SST.
 Gestión documental
El Consejo de Administración recomienda evaluar la calidad y oportunidad
en los servicios de los proveedores actuales, en relación a los cronogramas
de trabajo, oportunidad en la gestión, seguimiento, comunicación y
atención al cliente, lo anterior que permita generar acciones de mejora
ante las inconformidades de la copropiedad expuestas por el Consejo en
reunión del pasado 02 de marzo 2019, y en el cual se generó el
compromiso por parte HSG Synergy SAS, de allegar al correo del consejo
de administración a modo informativo el cronograma operativo y de
mantenimiento (Poda, levantamiento de elementos dañados -polines,
tapas, arreglo de Jardines, programación y ejecución de Brigada,
cronogramas de mantenimiento redes, procedimientos de actuación de la
empresa de vigilancia, contactos para reacción, entre otros), el cual a la
fecha no se ha cumplido, continuamos a la espera de esta información.
Por otra parte, agradecemos no informen el estado para la aprobación de
los pagos que están pendientes de los siguientes proveedores y/o la
gestión adelantada que permita depurarlos, aclarando la importancia de
que cada uno cumpla con los soportes de la gestión, de sus cuentas de
cobro y anexos de parafiscales, sin obviar recomendar el cumplimiento y
calidad de los productos.
 Empresa Domestico. (mes de noviembre 2018)
 Auxiliar de Cartera
 Profesional Contable (Cumplimiento de requisitos y productos
acordados)
El Consejo sugiere a la administración, generar acciones preventivas que
eviten que los proveedores presenten acumulación de pagos mayores a
un (1) mes.
Reiteramos la importancia de generar la Inscripción a la DIAN y lo
correspondiente al pago de impuestos previa personería Jurídica.
Por otro lado, y de acuerdo a las necesidades de la copropiedad, se hace
importante y urgente que la administración defina y publique los horarios
de atención al público y cartera; de igual forma agradecemos se informen
los procedimientos y/u horarios para trasteos y demás temas según
considere la administración. En este aspecto se recomienda implementar
una estrategia que conlleve a utilizar las carteleras de las torres, y a su vez
implementar una cartelera informativa que permita generar la cultura de
consulta e información en la copropiedad.
El Consejo de Administración solicita debido a la experiencia y
conocimiento de la empresa HSG Synergy SAS, el apoyo y colaboración
para que conjuntamente sean revisados los procedimientos,protocolos
y/o políticas para ser aplicadas en la copropiedad, entre ellos la
coordinación con los representantes de tesorería del consejo.
A su vez recomendamos nuevamente tener presentes los siguientes temas
socializados en el empalme y que requieren sean adelantados:
 Gestionar las acciones correspondientes al recaudo de cartera que
impliquen las unidades revisadas hasta la fecha, y que deban ser
tramitadas a través del abogado.
  Realizar el mantenimiento y puesta en funcionamiento de la puerta
de acceso ppal-Vehicular.
 Gestión para la optimización de control de acceso PINES.
 Parqueaderos-verificación de orden y cumplimiento de requisitos
de los internos, así como cumplimiento a la disposición de cada uno
(placa motos y bicis).
 Avance para el tema frente a la constructora de Zonas comunes.
 Intervención y acciones frente a las quejas reportadas al equipo de
convivencia.
 Fechas de reintegro de dinero (reclamación de empresa de aseo,
acueducto-factura periodo pasado).
Teniendo en cuenta que algunos de los temas tratados en la reunión del
pasado 2 de marzo 2019, sostenida entre el Consejo y la administración
fueron cuestionados por algunos copropietarios, aun cuando estos temas
se encuentran pendientes por algunas decisiones, el Consejo de
administración recomienda que se de un manejo asertivo a la información
que es transmitida a la copropiedad, y a su vez se tenga en cuenta que si
existen debilidades en la comunicación entre la administración y la
contabilidad, la empresa HSG Synergy SAS debe sortear este tipo de
situaciones, que no sean expuestas frente a los copropietarios, que
pueden afectar la imagen frente a la gestión de ambas partes.
Por otra parte, recomendamos para futuras oportunidades a la
representación legal documentarse más a la hora de realizar las
conciliaciones y/o negociaciones, con el fin de plantear estrategias que
minimicen impactos frente a la copropiedad y refuercen la trazabilidad de
los procesos que representan.
Por último reiteramos la disposición de los miembros del Consejo de
Administración para adelantar los procesos en beneficio del conjunto.

Atentamente

Consejo de Admnistraciòn.