Tarea 3

Para finalizar este proceso. En esta tercera tarea dando continuidad a este ejercicio de los
resultados obtenidos de la auditoria que realizo en la tarea 2 debe redactar un informe
incluyendo las conclusiones, las NC y ser presentadas a la Gerencia presentando
las alternativas y aspectos a mejorar.
Informe de Acuerdo a los Resultados de la Auditoría Realizada
De acuerdo con la auditoría realizada, iniciamos con la identificación de las no
conformidades para que se establezcan los planes de mejoramiento por medio de las
alternativas a llevar a cabo para su seguimiento así:
No Conformidades
- En el área de Transporte se detectó una debilidad basada en el principio de la
planeación, por cuanto no se pudo comprobar la existencia de un plan de consumo
que permita determinar los requisitos y/o necesidades que se esperan para el
suministro de combustible en la entidad, teniendo en cuenta la trazabilidad de los
requerimientos del mismo de manera histórica, las capacidades, las existencias del
parque automotor, la maquinaria y los equipos de la entidad, omitiendo los
lineamientos del Numeral 7.1 de la NTCGP 1000:2009 que exige una correcta
planificación de los servicios a contratar.

- Se evidencia una falla en la planeación contractual, en la medida en que el monto

establecido en la orden de compra 5999 de 2015 no se adecua a las necesidades
institucionales, de tal manera que faltando un mes del consumo programado, falta
por ejecutar más del 60% del monto contractual, que contraviene, además de las
citada jurisprudencia del Consejo de Estado, los criterios establecidos en el artículo
13 del decreto 2170 de 2002, y el Numeral 7.1 de la NTCGP 1000:2009 que exige
una correcta planificación de los servicios a contratar.

- La pertinencia de los controles establecidos por el proceso para llevar a cabo la

provisión, distribución y consumo del combustible, tales como, el comprobante de
combustible, el control de recorridos e informe de supervisión, entre otros, son poco
efectivos en la medida en que la información a través de los documentos y registros
que tiene el proceso de control de consumo de combustible no es veraz, clara,
oportuna, precisa, confiable y es fácilmente manipulable, lo que no garantiza la
optimización del recurso físico utilizado, propósito que buscan las políticas,
procedimientos, instructivos y mapa de riesgos implementados por el Instituto para
tal fin, y de conformidad a los establecido en el Numeral 3.5 del Manual de
Supervisión e Interventoría del Instituto
Recomendaciones
 - Fortalecer los mecanismos de seguimiento y medición de los recorridos en los
vehículos utilizados por la entidad, para que la información generada sirva para una
adecuada toma de decisión y control de los recursos, entre otras, como herramientas
tecnológicas (GPS)

- Convocar el comité de contratación con el propósito de realizar la debida planeación

del consumo del combustible y garantizar la implementación de estrategias para
combatir la corrupción dentro del Instituto, en consonancia de lo establecido por el
manual de contratación.

- Revisar y ajustar los controles con que cuenta el Instituto para garantizar la
optimización de los recursos físicos y la debida prestación del servicio

- Desarrollar estrategias para fomentar la cultura de autocontrol en los conductores

que prestan sus servicios a la entidad, por cuanto tienen responsabilidad en la debida
prestación del servicio de transporte, dadas las omisiones en el desarrollo de las
funciones y/o actividades propias de su ejercicio.
Conclusiones
Como resultado de esta auditoria se puede concluir que debido a una deficiente planeación,
ejecución, seguimiento y poca confiabilidad de los controles; el suministro de combustible
en el instituto, está expuesto en un alto nivel de riesgo de afectación de los recursos
administrados por el Instituto, de tal manera, que es necesario tomar medidas pertinentes
para evitar su posible materialización, tales como, la respectiva investigación disciplinaria,
la implementación de controles más robustos, o en últimas la posibilidad de diseñar una
reingeniería a dicho proceso.
Nombre Completo Responsabilidad Firma
Jenny Fernanda Ortíz. Líder Auditor

Reunión de Cierre
Teniendo en cuenta cada una de las observaciones, hallazgos y demás encontrados durante
el proceso de auditoría, se da a conocer a la empresa Parque de Maquinaria SAS cada uno
de estos, con los responsables del proceso auditado y quiénes intervengan en él.
La auditoría se da por terminada el 11 de marzo de 2020 a las 7 pm.
 Referencias Bibliográficas

Alcaldía Mayor de Bogotá. (2016). Proceso De Apoyo Servicios Administrativos -

Suministro De Combustible. Disponible en:
http://www.idipron.gov.co/sites/default/files/docs/transparencia/control-
interno/informes/auditorias/2016/Inf-FinalEsp-Combustible-20062016.pdf