Código: PSC04

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Fecha Aprobación: : julio

PROCESO GESTIÓN DE PAGOS
28 de 2011
Fecha de modificación: julio
27 de 2011

Nro. de páginas: 6

PROCESO GESTIÓN DE PAGOS

Fecha de aprobación: julio 28 2011
Fecha de modificación: julio 27 de 2011

4.1. OBJETIVO
Implementar un conjunto de actividades ordenadas y relacionadas cuya ejecución permita el pago
oportuno a los acreedores bajo una adecuada gestión del flujo de caja de la empresa.

4.2. ALCANCE
El proceso inicia con la recepción de la factura o cuenta de cobro y termina con el pago respectivo.

4.3. CONCEPTOS
Control dual: Todos los movimientos de las cuentas bancarias de la Empresa, requieren dos firmas
autorizadas (Acuerdo 003 de mayo 27, 2009).
Principio de causación: Este principio expresa que los hechos económicos deben reconocerse y
contabilizarse en el periodo contable en que estos ocurran.

4.4. ENTRADAS
INSUMO PROVEEDOR REQUISITOS
Factura o cuenta Tercero, contratista o Factura asociada a contratos, a orden de compra
de cobro. proveedor o a orden de servicio, obligaciones, CDP, RP,
matrícula de proveedores.
Políticas y Entidades Gubernamentales Aplicables a la empresa.
normatividad y/o de control.
externa e Dirección Administrativa y
interna. Financiera

4.5 SALIDAS
PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS
Pago. Tercero, contratista o Efectivo o cheque: firma del beneficiario con
proveedor cedula y huella si es del caso en el comprobante
de egreso.
Transferencia o consignación: copia de
transferencia o consignación bancaria.

4.6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

 ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ID NOMBRE
RECIBIR Y CONTABILIZAR FACTURA
Recibir y distribuir Auxiliar, recibe facturas o cuentas de cobro, sella y relaciona
1 facturas o cuentas de en planilla control entrega de documentos, y remite al
cobro interventor u ordenador del servicio facturado.
Interventor u ordenador del bien o servicio facturado, revisa
Verificar y validar información de factura o cuenta de cobro y soportes asociados
2 factura o cuenta de contra orden de compra o servicio, si la información es correcta
cobro da Vo.Bo., en caso contrario remite al tercero, contratista o
proveedor para las correcciones pertinentes.
Interventor u ordenador del bien o servicio facturado, para
procesos de contratación u obligaciones superior a 50 SMLMV,
elabora memorando consignando, deducciones por sanciones,
multas y/o amortización de anticipos, número de contrato,
contratista, interventor, fecha de vencimiento, RP, pago
vigente a seguridad social (cuando aplique), concepto de pago.
Elaborar memorando
Remite factura o cuenta de cobro con soportes a Contador.
con relación de
3 Para procesos de contratación u obligaciones inferiores a 50
facturas o cuentas de
SMLMV y con una entrega y un solo pago, la firma de la factura
cobro
o nota de cobro por el directivo suple el memorando. Cuando
se requieran explicaciones para deducciones o
reconocimientos adicionales por cualquier concepto, o
cualquier otra circunstancia que se considere importante para
dar mayor claridad al pago, se requiere el memorando como
soporte.
Contador, realiza causación, ingresando al sistema de
información los datos de factura o cuenta de cobro en el
periodo contable correspondiente a la adquisición del bien o
Contabilizar y generar servicio, verifica que las retenciones liquidadas sean correctas y
4
cuentas por pagar genera cuenta por pagar, y remite con soportes a Tesorero.
Si el tercero, contratista o proveedor no está registrado en la
base de datos, lo ingresa al sistema con las respectivas
obligaciones fiscales.
TRAMITAR PAGO
Tesorero, revisa cuenta por pagar, clasifica por fecha de
vencimiento y por forma de pago (transferencia electrónica,
cheque o cupón-IDEA) y programa pagos, genera
comprobantes de egreso y remite a profesional DAF
5 Tramitar pago responsable de control dual.

Cupon de pago.pdf Comprobante de

egreso y Volante de

Gerente, Director DAF o Profesional responsable control dual,

dependiendo de la cuantía y si el pago es por transferencia
electrónica, ingresa información al portal del banco. Si el pago
Generar y autorizar
6 es en cheque o cupón-IDEA firma egreso y documento como
pago
segundo aprobador.
Tesorero, para pago por transferencia, ingresa a portal
bancario, autoriza pago, imprime soporte, lo adjunta al

7 Legalizar pago
comprobante de egreso y firma.
Si el pago es por cheque lo elabora, firma y remite al
responsable del control dual para firma, si el pago es por
cupón-IDEA firma y remite al responsable del control dual para
firma, remite a tesorería del IDEA para elaboración de cheque.
Tesorero, para pagos por transferencia remite al tercero,
contratista o proveedor vía electrónica el soporte de pago,
para pagos con cheque anuncia telefónicamente, entrega
cheque y legaliza con firma o sello si el caso en el comprobante
de pago.

4.7. FLUJOGRAMA DEL PROCESO

INTERVENTOR U ORDENADOR DEL BIEN CONTADOR TESORERO
O SERVICIO

Inicio

Recibe y verifica factura o

cuenta de cobro.

Elabora y adjunta
memorando autorización
de pago. Contabiliza
Programa pago, emite egreso
y elabora cheque o cupón-
IDEA

Remite para firma a

responsables Control Dual.

Realiza transferencia, avisa

pago y/o entrega cheque.

Fin

4.8. POLÍTICAS ASOCIADAS AL PROCESO:

 Comunicado Interno DAF-016 de mayo 05 de 2010 - Cierre Contable
 Acuerdo 003 de 2009 Delegaciones
 Directiva 34 de febrero 17 de 2011 Reglamentación Acuerdo 003

4.9. INSTRUCTIVO MANEJO DE CAJA MENOR

Fecha de aprobación: diciembre 11 de 2009

4.9.1 ENTRADAS
 INSUMO PROVEEDOR REQUISITOS
Necesidad de Dependencias Según Directiva No. 06 de Junio 13 de 2009y Directiva 18 de
pagar gasto, de la empresa diciembre 11 de 2009, artículo 5 y 3 respectivamente.
compra o Destinación general de las cajas menores:
servicio
 Transporte terrestre urbano, local y nacional de personas y
carga, alquiler de bestias, cargue y descargue de materiales
y bienes, parqueadero, peajes, y servicio de correo y
encomiendas.
 Gastos legales, jurídicos, impuesto predial, gastos notariales
y de registro.
 Fotocopias, copias heliográficas, impresión de documentos,
grabación y reproducción de información, recarga de
cartuchos o tonner, revelado fotográfico, útiles y papelería
cuando no estén incluidos en contratos de suministro.
 Montajes de llantas, neumáticos, materiales, combustible,
lubricantes, repuestos y mano de obra para reparaciones
menores urgentes del parque automotor, materiales,
repuestos, mantenimiento, combustibles y mano de obra
que requieran las instalaciones y equipos, reparaciones
menores en oficina y servicios en general, recarga de
extintores y, botada de escombros.
 Servicios públicos, telefonía celular y servicios de
Telecomunicaciones.
 Cafetería, alimentación y refrigerios autorizados por la
Dirección Administrativa y Financiera.
 Implementos de aseo.
 Suscripciones, afiliaciones.
 Publicaciones.
 Capacitaciones.
 Gastos de representación de Gerencia General y demás
dependencias previa autorización del Gerente General.
 Gastos que sean requeridos para la prestación del servicio en
situaciones de emergencia, en las cuales no se pueda
recurrir a los trámites normales de compra establecidos por
la Dirección Administrativa y Financiera.
 Otros conceptos que a criterio de la Dirección Administrativa
y Financiera se deban incluir para el normal funcionamiento
de la empresa.
Cuando se trate de la compra de bienes con valor superior a un
10% de un (1) SMMLV requiere de la autorización previa de la
Dirección Administrativa y Financiera.

Formato Dependencias Debe contener: fecha, nombre y cargo, especificación del gasto,
solicitud Caja Requirentes compra o servicio, centro de actividad, valor solicitado, Vo.Bo.
Menor del Jefe de la Dependencia requirente.

4.9.2. SALIDAS
PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS
Dinero para Dependencias Formato CM01 Solicitud pago por caja menor diligenciado con
pagar Requirentes anexo de soportes legales con Vo. Bo. del responsable del gasto
gasto,
compra o
servicio
Cheque para Responsable El comprobante de legalización debe tener el Vo.Bo. de:
reembolso de del Manejo Asistente Administrativa, Tesorero y Director de la dependencia
Caja Menor Caja Menor Administrativa y Financiera.

4.9.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ID NOMBRE
El empleado de la Hidroeléctrica que requiera sufragar un gasto,
diligencia formato Solicitud Pago por Caja Menor detallando:
 Fecha
 Nombre y cargo del solicitante
 Centro de actividad
 Valor solicitado
Requerimiento para  Descripción del gasto, compra o servicio
1
sufragar gastos  Justificación
 Firma del Jefe de Dependencia que autoriza el gasto
Este formato se entrega al Responsable del Manejo Caja Menor con
firma del jefe de la Dependencia.
En ausencia de responsable definido, corresponde al Gerente
General designar un responsable transitorio para el manejo de la
Caja Menor.
a. El Responsable del Manejo Caja Menor revisa solicitud y
soportes de compra o servicio, verifica si al pago de los gastos se
debe descontar de acuerdo al concepto y monto el valor de
Desembolso y retención en la fuente. Entrega dinero solicitado, actualiza
2
legalización del gasto archivo del sistema ¨Libro Caja Menor¨ y archiva solicitud y
soportes en carpeta ¨soportes desembolso Caja Menor¨
b. Si la solicitud no se ajusta a la normatividad lo devuelve al
empleado para que realice las correcciones respectivas.
El empleado requirente efectúa el gasto, compra o servicio y entrega
Realización Gasto,
3 soportes, facturas o cuentas de cobro al Responsable del Manejo
compra o servicio
Caja Menor. (ver ID 2 literal b).
El Responsable del Manejo Caja Menor revisa el archivo del sistema
¨Libro Caja Menor¨, y diligencia el Comprobante de Legalización y
Legalización y solicitud Reembolso Caja Menor por el valor gastado y lo remite con los
4 de reposición Caja soportes respectivos a la Asistente Dirección Administrativa y
Menor Financiera.
La Caja Menor debe tener disponibilidad de efectivo durante el
tiempo del trámite del Reembolso
Asistente Dirección Administrativa y Financiera revisa y valida
soportes recibidos, recoge Vo.Bo. del Director Administrativo y
Revisión y reposición
5 Financiero, y entrega al Profesional responsable de Tesorería quien
Caja Menor
verifica disponibilidad de fondos y autorizar la elaboración del
cheque.
Elaboración y entrega Con base en la programación de pago el Asistente de la Dirección
6 cheque para Administrativa y Financiera elabora, obtiene firmas y entrega
reembolso Caja Menor cheque a nombre de la Responsable del Manejo Caja Menor.
El Responsable del Manejo Caja Menor recibe el efectivo por el valor
Actualización Saldo
7 del Reembolso Caja Menor y actualiza el saldo en el archivo del
autorizado Caja Menor
sistema ¨Libro Caja Menor¨
4.9.4. POLÍTICAS ASOCIADAS
 Directiva No. 06 de Junio 13 de 2009
 Directiva No. 08 de Junio 26 de 2009
 Directiva No. 18 de diciembre de 2009
 Directiva no. 23 de febrero de 2010