PLAN DE ACCIÓN COMITÉ DE CON

AGENCIA NACIONAL PARA LA DEFENSA JURÍDICA D

Modelo Óptimo de Gestión para la defensa jurídica

Versión No. 4 - Febrero de 2018

TÉ DE CONCILIACIÓN

SA JURÍDICA DEL ESTADO - ANDJE

efensa jurídica del Estado - MOG

brero de 2018
Introducción

Antecedentes
Este instrumento se estructuró por la Subdirección de Acompañamiento a los Servicios
Jurídicos de la Agencia Nacional para la Defensa Jurídica del Estado - ANDJE a partir de
productos contractuales entregados por Ernst & Young SAS en virtud del Contrato BID
035 de 2015.

Objetivo
El propósito de este documento es proporcionar a las entidades del proyecto Modelo
Óptimo de Gestión - MOG, un instrumento permita la mejora en la gestión de los Comités
de Conciliación, facilitando la verificación del cumplimiento de las funciones que le han
sido asignadas normativamente, a partir de la planeación y programación de sus
actividades.

Alcance

Este documento relaciona las funciones que le han sido asignadas al Comité de
Conciliación con la indicación de las actividades que se deben desarrollar para su
cumplimiento. Con la formulación de dicho instrumento se pretende efectuar el
seguimiento al avance de las tareas programadas en el cronograma de tal forma que se
verifique su realización dentro de los términos establecidos para ello.

Este documento puede ser objeto de modificación por la ANDJE a medida que se avance
en la implementación del MOG en las entidades.
Instrucciones

Instructivo para diligenciar el Plan de Acción de los Comités de Conc

Este formato se desarrolló con el propósito de facilitarle a las entidades la elaboración del Plan de Acción del Co
Conciliación.

Instrucciones Generales:
* El plan de acción del Comité de Conciliación debe ser formulado anualmente y hacer parte del Plan Instituciona
entidad.
* La elaboración del plan de acción le corresponde a la Secretaría Técnica del Comité, en coordinación con su G
Las oficinas de Planeación y de Control Interno o quien haga sus veces, en cumplimiento de las funciones de as
competen, están llamados a brindar el apoyo técnico y acompañamiento que se requiera para tal efecto.
* El plan de acción debe ser presentado por
Técnico y aprobado por los miembros del Comité de Conciliación que tienen derecho a voz y voto.
*El Secretario Técnico del Comité efectuará los reportes de avance al cumplimiento del plan de acción de confor
requerimientos efectuados por las oficinas de Planeación y de Control Interno en atención a las funciones de seg
evaluación que a éstas les compete respecto del plan institucional anual de la entidad.

Instrucciones Específicas:
consultado el Protocolo para la Gestión de Comités de Conciliación (ver instructivo) y verificado el formato mode
acción, se deben consignar las actividades a realizar por el Comité de Conciliación de tal forma que se de cumpl
una de las funciones a su cargo.
* Deberán programarse en el cronograma las fechas de las distintas actividades a desarrollar teniendo en cuenta
indicada por las normas (leyes, decretos, circulares, directivas presidenciales, etc), además de las buenas prácti
derivan de la gerencia jurídica pública en beneficio de la gestión del litigio y las particularidades de cada Comité d
 Instrucciones para el Seguimiento al Avance del
Acción del Comité de Conciliación:
* Al momento de verificar el cumplimiento de la actividad programada, en la casilla de avance se deberá registra
de avance que lleva la actividad de 0 a 100%.
* Parámetros de calificación. Ac
requieren documentos ( Reglamento, designación secretario técnico).
-Si la entidad ya cuenta con la aprobación y firma del documento respectivo, el porcentaje de avance en la activ
100%.
- Si la entidad cuenta con el documento pero el mismo se encuentra en proceso de aprobación el porcentaje de a
90%.
- Si el documento se encuentra para revisión de la versión final el porcentaje de avance será del 80%.
- Si la entidad tiene un borrador o versión inicial del documento el porcentaje de avance será del 50 %.
Políticas de Prevención del Daño Antijurídico
trata de las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico cada uno de los pasos tendrá un porcentaje de avance
Directrices Ins
de Conciliación
-Si se trata de las Directrices Institucionales de Conciliación cada uno de los pasos tendrá un porcentaje de a
33.33%. Acti
realizar en periodo determinado (Plan de acción del Comité de Conciliación, gestión de archivo, medición de indicadores, criterios de se
externos para la defensa y el seguimiento a su gestión, acciones de repetición, requerir al jefe de la Oficina Asesora Jurídica para informe de sentencias, co
enviar reporte de acciones de repetición al Coordinador de Agentes del Ministerio Público, invitar a funcionarios encargados del cumplimiento y pago) .
- Si se trata de actividades que se deban desarrollar en un periodo
porcentaje de avance será del 100% una vez el Comité de Conciliación haya efectuado la actividad, estudio o tom
respectiva. Actividades a realizar periódicamente
decidir sobre procedencia o no de las solicitudes de conciliación, definir estrategias de defensa, llamamiento en garantía, gestiones previas a la celebración
estudios). -
actividades que el Comité de Conciliación deba desarrollar en forma periódica (todos los meses), el porcentaje
8.33% se registrará a medida que se vayan realizando las actividades.
 ver instructivo

Comités de Conciliación

el Plan de Acción del Comité de

arte del Plan Institucional Anual de la

n coordinación con su Grupo de Apoyo.

to de las funciones de asesoría que le
a para tal efecto.
ebe ser presentado por el Secretario
voz y voto.
plan de acción de conformidad con los
ón a las funciones de seguimiento y

* Una vez
rificado el formato modelo del plan de
l forma que se de cumplimiento a cada

rollar teniendo en cuenta la periodicidad

más de las buenas prácticas que se
idades de cada Comité de Conciliación.
nto al Avance del Plan de

vance se deberá registrar el porcentaje

Actividades que

aje de avance en la actividad será del

bación el porcentaje de avance será del

será del 80%.

será del 50 %.
- Si se
un porcentaje de avance del 25%.
Directrices Institucionales

ndrá un porcentaje de avance del

Actividades a
ción de indicadores, criterios de selección de abogados
ca para informe de sentencias, conciliaciones y laudos,
os del cumplimiento y pago) .
desarrollar en un periodo determinado el
a actividad, estudio o tomado la decisión
alizar periódicamente (sesionar, estudiar y
gestiones previas a la celebración del Comité, mesas de
- Si se trata de
meses), el porcentaje de avance
Plan de acción para el funcionamiento del Comité de Conciliación - Vigencia Fiscal 2018

Funciones comité de conciliación Actividades Responsable ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1. CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE

CONCILIACIÓN.

Si el Comité de Conciliación no esta conformado, la

1.1. Conformar el Comité de Defensa Judicial y Conciliación
entidad debe proceder a su creación a través de acto
administrativo suscrito por el representante legal. En el
Reglamento Interno del Comité de Defensa Judicial y Representante legal ###
Conciliación se establecer quienes son sus miembros y de la entidad
las funciones. En el caso de estar conformado indicar el
número y fecha del acto administrativo por el cual se
efectuó su conformación.

Si no está designado, hacerlo e indicar el acta, o acto

administrativo mediante el cual se efectuó tal Comité de
1.2 Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité. ###
designación. De estar designado indicar el acta, o acto Conciliación
administrativo en el cual consta la designación.

Si el Comité no cuenta con un reglamento se debe

expedir acto administrativo mediante el cual se conforme
y establezcan sus funciones y demás actividades.
En el
evento que se cuente con el reglamento, se debe
1.3.Dictar su propio reglamento efectuar una revisión del mismo por lo menos una vez al Comité de ###
año o cuando a ello hubiere lugar (cambios normativos, Conciliación
estructura organizacional de la entidad o de delegados)
con el propósito de adecuarlo al Protocolo de Gestión de
Comités de Conciliación y someterlo a aprobación del
Comité de Conciliación y para posterior aprobación del
comite de cociliación.

Elaboración del plan de acción de la vigencia y

someterlo a aprobacion del Comité de Defensa Secretario técnico ###
Judicial y Conciliación
1.4 Elaboración y aprobación del plan de acción anual del Comité de
Conciliación

Seguimiento al plan de acción de la vigencia Secretario técnico ###

Elaboración de la Agenda. Jefe Oficina Asesora

Citación a los intervinientes. Jurídica,Coordinador
Elaboración Ficha técnica o documento que contenga de Procesos ###
1.5 Gestión previa al desarrollo de las sesiones ordinarias y extraordinarias
el resumen del caso y la recomendación respectiva. Judiciales, Secretario
Remisión técnico, abogados de
del orden del día con sus respectivos anexos a los defensa judicial.
integrantes del Comité.
Comité de
1.6 Sesionar obligatoriamente de manera periódica Sesionar dos veces al mes ###
Conciliación
Se realizan gestiones permanentemente (indicar los
medios a tráves de los cuales se efectúa el
1.7 Cumplir y hacer seguimiento a las decisiones del Comité de Conciliación Secretario técnico ###
seguimiento al cumplimiento de las decisiones del
Comité de Conciliación).
2. COMITÉ DE CONCILIACION EN MATERIA DE GESTION DEL
CONOCIMIENTO

Esta actividad debe ser realizada permanentemente.

Se debe indicar la frecuencia o periodicidad con la cual
se remitirán los expedientes al Grupo de Gestión Grupo de soporte
2.1 Gestión del archivo de los Comités de Conciliación. ###
Documental y la periodicidad con la cual los abogados Administrativo
remitirán al encargado del trámite anterior los
expedientes para tal fin.

2.2 Entregar información a la Secretaría Técnica de los Subcomités Se efectuará cuando el Subcomité sectorial solicite
Secretario técnico ###
Sectoriales de Defensa información.
3. COMITÉ DE CONCILIACION EN MATERIA POLÍTICA DE
PREVENCIÓN
3.1 Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico
Coordinador de
Extractar el consolidado de demandas contra la Procesos y
###
entidad para la política 2019 Secretario técnico y
Grupo de apoyo.
Identificación de la actividad litigiosa
Coordinador de
Extractar el consolidado de fallos contra la entidad Procesos y ###
para la política 2019 Secretario técnico y
Grupo de apoyo.
Realizar un estudio en relación con el impacto de las Coordinador de
demandas en términos económicos para la política Procesos y ###
2019 Secretario técnico
Coordinador de
Realizar un estudio en relación con el impacto de las
Procesos y
demandas en términos reputacionales para la política ###
Secretario técnico y
2019.
Analisis de la subcausa o causa primaria Grupo de apoyo.

Coordinador de
Realizar un estudio en relación con el impacto de las Procesos y
###
demandas en términos de frecuencia para la política Secretario técnico y
2019 Grupo de apoyo.

Reuniones con el área que atienda litigios y el área Coordinador de

generadora de los mismos a efectos de establecer Procesos y ###
acciones de mejora para la política 2019 Secretario técnico
Presentar el plan de acción al Comité de Defensa
Plan de Acción Secretario técnico ###
Judicial y Conciliación para política 2019
Coordinador de
Fijar los indicadores de Gestión, impacto y resultado
Procesos y ###
para posterior aprobación del Comité.
Secretario técnico
Hacer seguimiento al área que quede como encargada
de realizar las actividades contenidas en el plan de
Seguimiento y Evaluación Secretario técnico ###
acción de las políticas de prevención del daño
antijurídico 2019.
Informe con indicadores de resultado de la política de
Informe de Resultados según circular de la ANDJE Secretario técnico ###
la anualidad anterior.
4. COMITÉ DE CONCILIACION EN MATERIA ACCIONES
PREJUDICIALES – MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE
CONFLICTOS (MASC).
4.1 Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de
1
arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación.

Determinar periodo a analizar, levantamiento de Secretario técnico y

Identificación y priorización de causas generales ###
insumos, organización y análisis de los insumos por grupo de apoyo.
causa, priorizar la causa general.
Secretario técnico y
Identificación y priorización de subcausas Identificar subcausas, agrupar por subcausas, priorizar ###
grupo de apoyo.
las subcausas por cantidad.
Evidenciar y formular el problema jurídico implícito en
la subcausa priorizada, precisar las fuentes jurídicas
Secretario técnico y
Elaboración de la directriz institucional de conciliación necesarias para responder el problema jurídico ###
grupo de apoyo.
formulado, presentar respuesta al problema jurídico,
formular la directriz.
Someter a aprobación del Comité de Conciliación las Comité de
Aprobación y divulgación de directrices institucionales de conciliación. directrices de conciliación para después proceder a su Conciliación y ###
divulgación . Secretario técnico
4.2 Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la Se realizarán los estudios de las convocatorias a
conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro conciliación por vía extrajudicial o judicial, previa Comité de ###
de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las recomendación por parte del abogado a cargo del Conciliación
audiencias de conciliación asunto.

Permanentemente se tramitarán las solicitudes de

4.3 Tramitar las solicitudes de conciliación de acuerdo con los principios de conciliación a efectos de fijar la postura de la entidad Coordinador de
Procesos y ###
la función administrativa frente al caso particular con el cumplimiento de los
Secretario técnico
principios de la función administrativa.

Establecer una formula que determine el ahorro

Comité de ###
patrimonial que se logre con ocasión de los acuerdos
Conciliación
conciliatorios aprobados por la jurisdicción.

Establecer una fórmula que determine la eficacia de la Comité de

conciliación reflejada en la disminución de procesos en ###
Conciliación
contra de la entidad
 Establecer una fórmula que determine la eficacia de la
Comité de
conciliación reflejada en la disminución de condenas ###
Conciliación
en contra de la entidad
4.4 Adoptar Indicadores
La efectividad de las decisiones del comité de Comité de
###
Conciliación traucidas en el porcentaje de Conciliación
conciliaciones aprobadas judicialmente.

Establecer una fórmula que permita hacer seguimiento a

la aplicación de la directriz o directrices de conciliación de
la entidad. Para lo anterior se determinará el número de Comité de ###
casos a los cuales se aplicó la directriz o directrices de Conciliación
conciliación sobre el número total de solicitudes de
conciliación.

5. COMITÉ DE CONCILIACIÓN EN MATERIA DE DEFENSA JUDICIAL.

Oficina Asesora
Fijar políticas para defensa de la entidad en temas Jurídica con
###
reiterados o de alto impacto aprobación del
5.1 Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los Comité
intereses de la entidad. Verificar las politicas que ya puedan existir en las Oficina Asesora
###
áreas de litigio para validarlas y/o complementarlas. Jurídica y Comité
Aplicar las líneas jurisprudenciales y lineamientos de Oficina Asesora ###
defensa que han sido fijados por la ANDJE. Jurídica y Comité
Fijar criterios mínimos para la contratación de los
abogados externos cuyos perfiles correspondan a las Oficina Asesora
###
necesidades de litigio de la entidad (experiencia, Jurídica y Comité
5.2 Definir los criterios para la selección de abogados externos que idoneidad, formación académica), entre otros.
garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos
Efectuar el seguimiento a la gestión de los apoderados
externos (determinar las condiciones bajo las cuales el Comité de
###
funcionario competente efectuará el seguimiento a su Conciliación
gestión.)
6. COMITÉ DE CONCILIACIÓN EN MATERIA DE CUMPLIMIENTO Y
PAGO DE SENTENCIAS Y CONCILIACIONES.

Para el cumplimiento de esta función se deben realizar

Dependencia
las sesiones ordinarias o extraordinarias que resulten
encargada del
necesarias, convocando para ello a los funcionarios que
cumplimiento y ###
tengan a su cargo las actividades específicas de
Comité de
6.1 Aplicar os principios de la función administrativa en el cumplimiento y cumplimiento y pago, con el propósito de generar los Conciliación
pago de sentencias, laudos arbitrales y conciliaciones. compromisos y estrategias de gestión que se requieran.

Requerir periódicamente al Jefe de la Oficina Asesora

Jurídica para la presentación de un reporte actualizado
Secretario técnico ###
de los mismos. (Esta función debe ser desarrollada
periodicamente.)
7. COMITÉ DE CONCILIACIÓN EN MATERIA DE ACCIÓN DE
REPETICIÓN Y RECUPERACIÓN DE RECURSOS PÚBLICOS.

Esta actividad deber ser efectuada periodicamente a

Comité de
7.1 Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad medida que se realiza el pago de las sentencias /
Conciliación previo ###
con el fin de determinar la procedencia de la acción de la repetición. Realizar la proyección de las fichas y el estudio de los
analisis de abogado
casos de acción de repetición cada cuatro meses.

Remitir comunicación escrita suscrita conjuntamente

7.1 Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la
Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, las decisiones adoptadas
sobre la procedencia de la acción de repetición, para lo cual deberá anexar
copia de la providencia condenatoria, así como de la prueba de su pago y
señalar el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no
instaurarla.
por el Presidente y el Secretario Técnico del Comité de
Conciliación dirigida al Coordinador de los agentes del
Ministerio Público ante la jurisdicción de lo
Contencioso Administrativo informando las decisiones
adoptadas sobre la procedencia de la acción de
Secretario técnico ###
repetición, el informe deberá contender: *los datos
correspondientes a la fecha de sesión del Comité.*la
referencia de cada uno de los casos estudiados.* el
sentido de la decisión proferida con una síntesis de los
fundamentos que la sustentan.* Anexar los soportes
documentales.

Comité de
7.2. Determinar la procedencia o improcedencia de llamamiento en garantía Esta actividad se realiza al momento de efectuar la
Conciliación previo ###
con fines de repetición contestación de la demanda.
analisis de abogado
 PLAN DE ACCION - PROTOCOLO COMITÉ DE CONCILIACIÓN

1. CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE

CONCILIACIÓN.
0%
2. COMITÉ DE CONCILIACION EN MATERIA DE GESTION DEL
CONOCIMIENTO
0%
3. COMITÉ DE CONCILIACION EN MATERIA POLÍTICA DE
PREVENCIÓN
0%
4. COMITÉ DE CONCILIACION EN MATERIA ACCIONES
PREJUDICIALES – MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION 0%
DE CONFLICTOS (MASC).

5. COMITÉ DE CONCILIACIÓN EN MATERIA DE DEFENSA JUDICIAL. 0%

6. COMITÉ DE CONCILIACIÓN EN MATERIA DE CUMPLIMIENTO Y
PAGO DE SENTENCIAS Y CONCILIACIONES.
0%
7. COMITÉ DE CONCILIACIÓN EN MATERIA DE ACCIÓN DE
REPETICIÓN Y RECUPERACIÓN DE RECURSOS PÚBLICOS.
0%

% de avance plan de accion Protocolo de comité 0%

de Conciliación