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ESTRUCTURA ORGNICA

Junta General de
Socios

Presidente
Comisario

Secretaria

Gerente

Departamento
de compras

Departamento
de ventas

Departamento
de contabilidad

Bodega

ESTRUCTURA FUNCIONAL
MANUAL DE FUNCIONES

JUNTA DE ACCIONISTAS:

Designar a los consejeros principales y suplentes del Consejo de Administracin y


fijar sus retribuciones.
Designar al Comisario principal y suplente de la compaa y fijar sus retribuciones.
Conocer y aprobar el balance general, que ir acompaado del estado de prdidas
y ganancias y de los informes sobre los negocios sociales que sean presentados por
el Gerente General, el Comisario y los auditores externos en caso de existir.
Determinar la forma de reparto de los beneficios sociales, tomando a
consideracin la propuesta realizada por el Consejo de Administracin.
Determinar la amortizacin de acciones, siempre y cuando se cuente con utilidades
lquidas disponibles para el pago de dividendos.

Toma de decisiones en cuanto a prrroga del contrato social, de la disolucin


anticipada, del aumento o disminucin de capital suscrito o autorizado, y de
cualquier reforma de los estatutos sociales.
Seleccin de auditores externos en caso de ser requeridos.

PRESIDENTE:

Ejercer la representacin legal de la empresa.


Presidir las sesiones de la Asamblea y de la Junta Directiva, suscribiendo las
respectivas actas.
Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la Asamblea y la Junta
Directiva.
Apoyar las actividades de la Empresa.
Firmar cheques en forma conjunta con cualquiera de los dignatarios:
Vicepresidente y Tesorero.
Presentar a la Junta Directiva, el informe semestral de actividades.
Dirigir las labores de la coalicin Empresarial
Sugerir a la Asamblea y a la Junta Directiva los medios y acciones que considere
para la buena marcha de la gestin de la empresa.
Ejercer las dems atribuciones que le correspondan segn el Estatuto y
Reglamento correspondientes.

GERENTE:

Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente desarrollo de


las actividades de la Entidad en cumplimiento de las polticas adoptadas por la
Junta Directiva.
Presentar a la Junta Directiva los planes que se requieran para desarrollar los
programas de la Entidad en cumplimiento de las polticas adoptadas.
Someter a la aprobacin de la Junta Directiva, el proyecto de presupuesto de
ingresos y gastos de cada vigencia fiscal, as como los estados financieros
peridicos de la Entidad, en las fechas sealadas en los reglamentos.
Presentar a la Junta Directiva para aprobacin, los planes de desarrollo a corto,
mediano y largo plazo.
Someter a la aprobacin de la Junta Directiva los proyectos del presupuesto
de inversin y las operaciones comprendidas dentro de su objeto social, que as lo
requieran.
Preparar y presentar para aprobacin de la Junta Directiva, El Estatuto Interno de
la Entidad y sus modificaciones.
Celebrar todas las operaciones comprendidas en el objeto de la Entidad.

Constituir mandatos para representar a la Entidad en negocios judiciales y


extrajudiciales y ejercer las acciones a que haya lugar, en defensa de los intereses
institucionales.
Nombrar, dar posesin y remover a los empleados pblicos, de la Empresa.
Celebrar los contratos con los trabajadores oficiales.
Representar a la Empresa como persona jurdica y autorizar con su firma los actos
y contratos en que ella tenga que intervenir.

COMISARIO:

De inspeccin y vigilancia
Sobre la gestin administrativa
Sobre las operaciones econmicas y financieras de la empresa
Sobre el cumplimiento por parte de los administradores de la sociedad de los
deberes que les impone la Ley, el documento constitutivo y los estatutos
Ejercer las acciones de responsabilidad contra los administradores de la sociedad.
Actuar como rgano receptor de denuncias de los accionistas o socios, sobre
hechos los administradores que la sociedad considere censurables.
Actuar como rgano especial con facultades para convocar asambleas de carcter
informativo
Asistir a las asambleas con derecho a voz
Presentar informes escritos a la asamblea sobre los puntos anteriores

SECRETARIA:

Desarrollar y mantener relaciones productivas y respetuosas con los dems


proporcionando un marco de responsabilidad compartida.
Reconocer y aprovechar los talentos de los dems, para integrarlos y lograr mayor
efectividad en el equipo.
Coordinar el propio trabajo con el de otras personas para el logro de objetivos en
comn, a travs de la colaboracin y el intercambio de ideas y recursos.
Reconocer la interdependencia entre su trabajo y el de otras personas.
Trabajar en cooperacin con otros, ms que competitivamente.

DEPARTAMENTO DE COMPRA:

Adquisiciones:
Guarda y Almacenaje
Proveer a las dems reas
Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas,
suministros y servicios a la empresa.

Entrevistar a los proveedores o sus representantes.


Cotizar los precios, calidad y transporte.
Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de rechazo y
ajustes.
Vender los deshechos, sobrantes y artculos de desuso.
Recepcin, guarda y almacenaje.
Efectuar la clasificacin de los recursos materiales.
Realizar el control de existencias.

DEPARTAMENTO DE VENTAS:

Establecer el contacto efectivo y personal con el cliente con el fin de realizar la


venta
Elaborar pronsticos de ventas.
Establecer precios.
Identificar aquellas zonas que resultan problemticas.
Realizar promociones de ventas.
Llevar un control y anlisis de las ventas.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Llevar a cabo la recepcin y verificacin de los documentos de egresos existentes.


Llevar los registros contables con bases acumulativas para poder determinar los
costos, facilitando as la formulacin, ejercicio y evaluacin de los presupuestos y
sus programas, con objetivos, metas y unidades responsables de su ejercicio.
Disear y establecer los sistemas de contabilidad que faciliten la fiscalizacin de los
activos, pasivos, ingresos, costos, gastos y avances en la ejecucin de los
programas.
Cuadrar y reconciliar con el Mayor y generar los subsidiarios de prstamos
personales e hipotecarios.
Preparar los balances y certificaciones de Prstamos Personales, Hipotecarios y
Pronto Pago.
Recaudar pagos, abonos, cancelaciones de Prstamos Personales y devoluciones
de descuentos indebidos.
Notificar al Gerente del Departamento de Prstamos sobre prstamos con atrasos.

BODEGA:

Brindar atencin al cliente cuando se comunica para pedir los precios de los
materiales y su disponibilidad.
Envo de cotizacin a los clientes que lo soliciten.
Realizar la venta de materiales a clientes que se acercan a bodega o que solicitan
un pedido va telefnica.
Atencin al cliente que acude a bodega.
Actividades de facturacin
Es responsabilidad del bodeguero elaborar la factura correspondiente a la venta de
un proyecto realizada por el Gerente de Operaciones. Para esto el gerente enva a
bodega la proforma en base a la cual se debe facturar.
Debe hacer aprobar las facturas emitidas por una de las gerencias funcionales.
Realizar la facturacin de las ventas que se realizan va telefnica o de manera
personal.
Entregar las facturas a contabilidad.
Actividades compras
Realizar la compra de materiales.
Realizar las compras cuando existe faltante o no se puede cumplir con algn
pedido, previa aprobacin de una de las gerencias funcionales.
En el caso de requerir material elctrico solicitar cotizaciones a diferentes
proveedores. Entregar estas cotizaciones al asistente de contabilidad quien decide
a quin comprar y obtiene la aprobacin.
Al recibir el material verificar que se encuentre de acuerdo a las condiciones de la
factura y posteriormente ingresar la factura al sistema.
Enviar las facturas a contabilidad.

Por qu una organizacin debe tener auditora interna?


Piedra angular de un fuerte gobierno corporativo, la auditora interna acorta la distancia
entre la gerencia de una organizacin y su comit directivo, evala el ambiente tico y la
eficacia y eficiencia de las operaciones, y sirve como red de seguridad de la organizacin
para el cumplimiento de reglas, regulaciones y mejores prcticas de negocios en general.
La gerencia o direccin de una organizacin es la responsable de establecer y mantener un
sistema de controles internos dentro de la organizacin. Los controles internos son
aquellas estructuras, actividades, procesos y sistemas que ayudan a la gerencia a mitigar
eficazmente los riesgos que enfrenta una organizacin en el logro de sus objetivos. La

gerencia asume esta responsabilidad en nombre de todas las partes interesadas en la


organizacin, y recibe esta responsabilidad de parte de un cuerpo de supervisin (por
ejemplo, el comit de direccin o consejo de administracin, el comit de auditora, los
representantes electos).
Una actividad de auditora interna dedicada, independiente y eficaz ayuda tanto a la
gerencia como al cuerpo de supervisin (por ejemplo, el comit de direccin, el comit de
auditora) a cumplir sus responsabilidades aportando un enfoque sistemtico y
disciplinado para evaluar la eficacia del diseo y la ejecucin del sistema de control
interno y los procesos de gestin de riesgos. La evaluacin objetiva del control interno y
los procesos de gestin de riesgos por parte de la actividad de auditora interna
proporciona a la gerencia, al cuerpo de supervisin y a las terceras partes interesadas
aseguramiento independiente de que los riesgos de la organizacin han sido
apropiadamente mitigados. Dado que los auditores internos son expertos en entender los
riesgos de la organizacin y sus controles internos disponibles para mitigar esos riesgos,
ayudan a la gerencia a comprender estos temas y le aportan recomendaciones de mejora.
En consecuencia, aquellas organizaciones que no cuentan con una funcin de auditora
interna se estn privando de los valiosos beneficios que aportan los auditores internos
profesionales. Adems, corren el riesgo de confiar en la gerencia, que puede no estar en la
mejor posicin para ofrecer opiniones competentes, independientes y objetivas sobre los
controles internos.
Algunas organizaciones asignan la auditora interna a un miembro de su personal que
tiene otras responsabilidades, de modo que se ocupa a tiempo parcial de estas tareas. En
estos casos, la persona no cuenta con la capacitacin o experiencia profesional necesaria
en auditora interna que le permita lograr una eficacia ptima. Tales organizaciones corren
el riesgo de recibir auditoras y revisiones de escasa calidad. Y aquella persona, que
generalmente es nueva en la organizacin, no suele contar con el nivel y jerarqua en la
organizacin que le permitan lograr resultados positivos. En este contexto, los procesos
de alto riesgo pueden no ser identificados por las revisiones y pueden pasarse por alto
deficiencias serias de control interno.
Una leccin fundamental aprendida de las quiebras y colapsos financieros de numerosas
organizaciones es que contar con gobierno, gestin de riesgos y control interno de buena
calidad son elementos esenciales para lograr el xito y la continuidad de las
organizaciones. Dadas su perspectiva nica y objetiva, su conocimiento profundo de la
organizacin, y su aplicacin de principios slidos de auditora y consultora, una actividad
de auditora interna independiente que funcione adecuadamente y con los recursos

suficientes est bien posicionada para proporcionar apoyo y aseguramiento valiosos a la


organizacin y a sus entes de supervisin.

Requisitos para contratar una auditora externa

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa es el examen


crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica,
realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas
determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como
opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su
mejoramiento.
El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena
validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe
Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada.
La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una
organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas
generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en
forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo
cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditoria Externa a Auditoria de Estados
Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir
Auditoria Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de
Informacin Administrativo, Auditoria Externa del Sistema de Informacin Automtico etc.
La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad,
integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella
informacin producida por los sistemas de la organizacin.
Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto
del sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin
independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar
decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional
reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y
profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoria, basndose en el hecho
de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y
concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los
documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor
en su trabajo de investigacin.

Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una


combinacin de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables,
juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y
razonable.

BIBLIOGRAFA

http://www.google.com.ec/search?hl=es&newwindow=1&tbo=d&q=por+qu%C3%
A9+una+empresa+necesita+auditor%C3%ADa+externa%3F&oq=por+qu%C3%A9+u
na+empresa+necesita+auditor%C3%ADa+externa%3F&gs_l=serp.3...390712.39769
0.0.397893.47.46.0.0.0.0.275.4959.24j15j6.45.0...0.0...1c.1.ojNsmSIpSyQ
http://www.slideshare.net/anibal0/auditoria-externa-12503085
http://repositorio.utn.edu.ec/bitstream/123456789/413/2/02%20ICA%20066%20
TESIS.pdf