Gerencia de Proyectos PMI 1 CLASE 1

CONCEPTOS BÁSICOS
Los proyectos están presentes en todos los niveles de las organizaciones, pueden involucrar
desde una sola persona hasta miles, requerir menos de 100 o millones de horas para alcanzar
sus objetivos, pueden ser desarrollados por una sola unidad de la organización o pueden
incluir a todos los departamentos, formar alianzas con organizaciones externas, etc.

Los proyectos incluyen, desde la construcción de un edificio para oficinas, el desarrollo e

implementación de un sistema de información o el lanzamiento de un nuevo producto en el
mercado, en cualquiera de estos casos se hace imprescindible tener claridad respecto a ¿Qué
es un proyecto? ¿Qué es la dirección de proyectos? y las relaciones entre la dirección de
proyectos, la dirección de programas y la gestión del portafolio, lo cual veremos en este primer
capítulo.

¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo
1
para crear un producto, servicio o resultado único. Por
naturaleza los proyectos tienen un principio y un final
definidos, el final se logra cuando se cumplen los “Un proyecto es un
objetivos, un proyecto también se puede terminar cuando esfuerzo temporal que se
los objetivos no se pueden cumplir o cuando ya no existe lleva a cabo para crear
la necesidad que originó el proyecto. un producto, servicio o
resultado único.”
Generalmente los proyectos se desarrollan para brindar
un resultado duradero, por ejemplo la construcción de un
edificio se espera que perdure durante décadas. Estos
proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y
ambientales, los cuales se deben tener en cuenta desde
el inicio del mismo.

Un proyecto busca la creación de un producto, servicio o

resultado único, pero puede haber elementos repetitivos
en los entregables del proyecto, esta repetición no altera
la unicidad fundamental del trabajo del proyecto. Por
ejemplo, los apartamentos de un conjunto cerrado son
construidos con materiales similares y por la misma
constructora, pero su ubicación es única: con un diseño,
acabados y condiciones diferentes.

Por su naturaleza única, los proyectos pueden tener

incertidumbres respecto a los productos, servicios o
resultados que genera, especialmente si las tareas son
nuevas para el equipo del proyecto, por lo que es
necesario planificar con mayor detalle que si se tratará del
trabajo de costumbre.

Recordemos que los proyectos se llevan a cabo en todo

tipo de organizaciones, en diferentes niveles, además un
proyecto puede implicar a una persona, una unidad o
múltiples unidades dentro de la organización.

1
Tomado de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos - PMBOK® Project Management Body of Knowledge. Cuarta edición.

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Un proyecto puede generar:

 Un resultado: por ejemplo un proceso de
investigación que desarrolla conocimientos que
beneficien la sociedad.
 Un producto: que constituye un componente de
otro elemento o el objetivo mismo.
 Un servicio: una función que apoye varios
departamentos o áreas de una organización.

Ejemplos de proyectos:
 Implementar un sistema de información en la
organización.
 Rediseñar un producto existente.
 Desarrollar un nuevo producto tecnológico.
 Implementar una nueva área de negocio.
 Construir un edificio o una infraestructura.

¿Qué es la dirección de proyectos?

La dirección de proyectos se puede definir como la “La dirección de proyectos

aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y es la aplicación de
técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con conocimientos, habilidades,
2
los requisitos del mismo . Esto se logra con la aplicación herramientas y técnicas a
e integración de 42 procesos de la dirección de proyectos, las actividades del proyecto
agrupados lógicamente que conforman los 5 grupos de para cumplir con los
procesos:
requisitos del mismo”
• Iniciación
• Planificación
• Ejecución
• Seguimiento y Control
• Cierre

Dirigir un proyecto implica:

 Identificar requerimientos necesarios.
 Analizar las necesidades, y expectativas de los
interesados de acuerdo a las condiciones dadas.
 Reconocer los aspectos relacionados con el
alcance, la calidad, el cronograma, el
presupuesto, los recursos y el riesgo del
proyecto.

Las restricciones del proyecto deben ocupar una

concentración especial, la relación entre estos factores es
tal que si alguno de ellos cambia, es probable que al
menos otro se vea afectado. Por ejemplo, un retraso en el
cronograma puede implicar un aumento del presupuesto,
para añadir recursos adicionales para completar la misma
cantidad de trabajo en menos tiempo, también se puede
reducir el alcance o la calidad, para entregar un producto
en menos tiempo por el mismo presupuesto.

2
Tomado de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos - PMBOK® Project Management Body of Knowledge. Cuarta edición.

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Cuando los interesados del proyecto tienen opiniones

diferentes sobre los factores más importantes, nos
estamos enfrentando a un gran desafío, porque al
modificar los requisitos del proyecto se pueden generar
riesgos adicionales, en este caso el equipo del proyecto
debe evaluar la situación y equilibrar las demandas a fin
de entregar un proyecto exitoso. Cuando se presentan
cambios en un proyecto, dado que el plan para la
dirección del proyecto es iterativo y su elaboración es
gradual, es posible mejorar y detallar constantemente el
plan durante el ciclo de vida, en la medida en que se va
contando con información más detallada y específica, y
con estimados más precisos. Esto permite al equipo de
dirección del proyecto dirigir el proyecto con un mayor
nivel de detalle y control a medida que éste avanza.

Relaciones entre la dirección de proyectos, la

dirección de programas y la gestión del portafolio “Las prioridades y las
estrategias de una
La dirección de proyectos se orienta hacia un contexto organización se relacionan
más amplio regido por la dirección de programas y la permanentemente,
gestión del portafolio. Las prioridades y las estrategias estableciendo relaciones
de una organización se relacionan permanentemente, entre portafolios y
estableciendo relaciones entre portafolios y programas, y programas, y entre
entre programas y proyectos. programas y proyectos”

La planificación de la organización logra un gran impacto

en los proyectos, pues permite establecer prioridades
basadas en los riesgos, el financiamiento y el plan
estratégico de la organización. La planificación de la
organización guía el financiamiento y el apoyo a los
proyectos que hacen parte del portafolio apoyándose en
las categorías de riesgo, líneas de negocio específicas o
tipos de proyectos y la mejora de los procesos internos.

Recuerde siempre que los proyectos, los programas y los

portafolios tienen diferentes enfoques, en el cual se
presenta una comparación entre las perspectivas de los
proyectos, programas y portafolios según aspectos como
el cambio, el liderazgo y la gestión.

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Gestión del portafolio

El portafolio se define como un conjunto de proyectos o

programas y otras tareas que se agrupan para facilitar
la dirección eficaz de un trabajo, con el objetivo de “El portafolio se define
cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. como un conjunto de
proyectos o programas y
Los proyectos o programas del portafolio pueden o no ser otras tares que se agrupan
interdependientes o estar directamente relacionados. Por para facilitar la dirección
ejemplo, una empresa industrial que tiene el objetivo eficaz de un trabajo, con el
estratégico de “maximizar el rendimiento de su capital” objetivo de cumplir con los
puede incluir en un portafolio de proyectos en el ámbito objetivos estratégicos del
del petróleo y gas, la energía, el agua etc. Con esta negocio”
combinación, la compañía puede optar por gestionar
como un solo programa los proyectos relacionados, así
los proyectos energéticos pueden ser agrupados como un
programa de energía, y todos los proyectos hídricos
pueden ser agrupados como un programa hídrico.

La gestión del portafolio consiste en la gestión

centralizada de uno o más portafolios, con ella es posible
identificar, establecer prioridades, delegar, coordinar y
controlar proyectos, programas y otras tareas
relacionadas para alcanzar los objetivos específicos y
estratégicos del negocio. La gestión del portafolio se
centra en asegurar que los proyectos y programas se
revisen a fin de establecer prioridades para la asignación
de recursos, y en que la gestión del portafolio sea
consistente con las estrategias de la organización y esté
alineada con ellas3, Veamos la propuesta del PMI donde
diferencias proyectos, programas y portafolios de
proyectos.

3
Tomado de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos -PMBOK® Project Management Body of Knowledge. Cuarta edición.

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Ver gráfico 1.1.

Gráfico 1.1. Presentación comparativa de la dirección de proyectos, la

dirección de programas y la gestión del portafolio. PMBOK®

Dirección de programas

Un programa está conformado por un grupo de proyectos

interrelacionados de forma coordinada para obtener “La dirección de programas
algunos beneficios que no se obtendrían si se gestionaran es la dirección coordinada y
de forma individual. Los programas pueden contener centralizada de un conjunto
elementos de trabajo relacionados que están lejos del de proyectos para lograr los
alcance de los proyectos específicos del programa. Un objetivos y beneficios
proyecto puede o no formar parte de un programa, pero estratégicos de la
un programa siempre contiene proyectos. organización”

La dirección de programas consiste en dirigir de manera

coordinada y centralizada un grupo de proyectos para
lograr los objetivos y beneficios estratégicos de la
organización. Al interior de un programa, los proyectos se
corresponden mediante un resultado común o la
capacidad colectiva, si la relación entre los proyectos se
da únicamente por el cliente, el vendedor, la tecnología o
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el recurso en común, el esfuerzo se debe gestionar como

un portafolio de proyectos.

La dirección de programas enfatiza en las

interdependencias entre los proyectos y permite
determinar el enfoque óptimo para gestionarlas. Según la
Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos
- PMBOK® Project Management Body of Knowledge las
acciones relacionadas con estas interdependencias son:

 Resolver restricciones de los recursos y/o

conflictos q u e afectan a múltiples proyectos
dentro del sistema
 Ajustar la dirección estratégica/de la organización
que afecta las metas y los objetivos de los
proyectos y del programa
 Resolver problemas y cambiar la gestión dentro
de una estructura de gobernabilidad compartida.

Un ejemplo de un programa sería un nuevo sistema de

televisión digital con proyectos para el diseño y
construcción de redes y estaciones terrestres,
instrumentos para la decodificación de señales e
integración del sistema.

Proyectos y planificación estratégica

Los proyectos se utilizan como medio para cumplir con el

plan estratégico de una organización, por lo general, los
proyectos se autorizan como resultado de una o más de
las siguientes consideraciones estratégicas:
“Las organizaciones
• Demanda del mercado: cuando una compañía gestionan los portafolios
automotriz autoriza un proyecto para construir más basándose en su plan
automóviles de bajo consumo en respuesta a la escasez estratégico, lo que puede
de combustible. dictar una jerarquía al
• Necesidad comercial/Oportunidad estratégica: cuando portafolio, programa o
un centro de capacitación que autoriza un proyecto de proyectos implicados”
creación de un curso nuevo, para aumentar sus
ganancias.
• Solicitud de un cliente: por ejemplo una empresa
eléctrica que autoriza un proyecto para construir una
nueva subestación con el fin de abastecer un nuevo
parque industrial.
• Avances tecnológicos: cuando una empresa de
productos electrónicos que autoriza un proyecto nuevo
para desarrollar una computadora portátil más pequeña,
más económica y más veloz, a partir de adelantos en
materia de memorias de computadoras y tecnología
electrónica.
• Requerimientos legales: cuando un empresario de
productos químicos autoriza un proyecto para sentar las
pautas para la manipulación de un nuevo material tóxico.

De este modo, las organizaciones gestionan los

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portafolios apoyándose en su plan estratégico, lo cual

dicta una jerarquía al portafolio, programa o proyectos
implicados. Entre los objetivos de la gestión del portafolio
está maximizar el valor del portafolio por medio un
examen de sus componentes: los programas, proyectos y
otras tareas relacionados. Los componentes cuya
contribución a los objetivos estratégicos del portafolio es
minúscula, pueden ser excluidos, así el plan estratégico
de una organización se convierte en el factor clave para la
inversión estratégica.

Al mismo tiempo, los proyectos retroalimentan los

programas y portafolios mediante informes de estado y
solicitudes de cambio que pueden lograr un impacto sobre
otros proyectos, programas o portafolios. Cuando se
acumulan necesidades de proyectos o recursos, y esto se
comunica al nivel del portafolio, esto marca a su vez la
dirección para la planificación de la organización.

Oficina de dirección de proyectos

Una oficina de dirección de proyectos es una entidad

dentro de la organización que posee varias
responsabilidades asignadas en relación a la dirección
centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se
encuentran bajo su jurisdicción. La responsabilidad de
una oficina de dirección de proyectos puede abarcar
desde proveer funciones de apoyo para la dirección de
proyectos hasta dirigir proyectos directamente.

Los proyectos a cuales la oficina brinda apoyo o dirige

pueden o no estar relacionados, salvo porque están
dirigidos juntamente. La forma, función y estructura “La responsabilidad de una
propias de una oficina de dirección de proyectos oficina de dirección de
dependen de las necesidades de la organización. proyectos puede abarcar
desde proveer funciones de
Una función fundamental de esta oficina es brindar apoyo apoyo para la dirección de
a los directores del proyecto de diferentes formas, la Guía proyectos hasta dirigir
de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos - proyectos directamente.”
PMBOK® Project Management Body of Knowledge
destaca algunas de las funciones que debe cumplir la
oficina de dirección de proyectos:

 “Gestionar recursos compartidos por todos los

proyectos dirigidos por la oficina de dirección de
proyectos.
 Identificar y desarrollar una metodología, mejores
prácticas y normas para la dirección de proyectos.
 Instruir, orientar, capacitar y supervisar.
 Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas,
procedimientos y plantillas de la dirección de
proyectos mediante auditorías del proyecto.
 Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos,
plantillas y otra documentación compartida del
proyecto (activos de los procesos de la

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organización)
 Coordinar la comunicación entre proyectos.”

Las oficinas de gestión de proyectos y los directores del

proyecto y siguen objetivos diferentes y, por ello,
responden a necesidades diferentes. Aunque todos estos
esfuerzos deben estar alineados e integrados con las
necesidades estratégicas de la organización.

Según la Guía de los Fundamentos para la Dirección de

Proyectos - PMBOK® las diferencias entre el rol de los
directores del proyecto y una oficina de dirección de
proyectos pueden incluir lo siguiente:
“Los directores del
• “El director del proyecto se concentra en los objetivos proyecto y las oficinas de
específicos del proyecto, mientras que esta oficina gestión de proyectos
gestiona cambios importantes relativos al alcance del persiguen objetivos
programa que pueden considerarse oportunidades diferentes y, por lo tanto,
potenciales de alcanzar mejor los objetivos de negocio. responden a necesidades
diferentes”
• El director del proyecto controla los recursos asignados
al proyecto a fin de cumplir mejor con los objetivos; por su
parte, la oficina de dirección de proyectos optimiza el uso
de los recursos de la organización que son compartidos
entre todos los proyectos.

• El director del proyecto gestiona las restricciones

(alcance, cronograma, costo y calidad, entre otras) de los
proyectos individuales, mientras que la oficina de
dirección de proyectos gestiona las metodologías,
normas, oportunidad/riesgo global e interdependencias
entre proyectos a nivel empresarial.”

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