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PLAN DE CONTINGENCIA
Plantilla
Esta plantilla es indicada para redactar un Plan de Contingencia para
empresas, se complementa con el fichero
“Como hacer un Plan de Contingencia”
un manual muy breve que es recomendable leer.
Esperamos que te sea útil.
MyCompany S.A.
PLAN DE CONTINGENCIA
Índice
PLAN DE CONTINGENCIA
1- Propósito y alcance del plan.........................................................................1
a. Empresa y datos prácticos e identificativos.......................................2
b. Propósito del plan................................................................................ 2
c. Alcance.................................................................................................. 2
d. Obligaciones legales y regulaciones...................................................3
e. Permisos, licencias y limitaciones.......................................................3
f. Responsables del desarrollo, evaluación y prueba del plan.............3
2- Activos y procesos clave................................................................................ 4
a. Visión general....................................................................................... 5
b. Activos y procesos esenciales y tiempos ideales de recuperación...5
c. Puntos débiles a los que se debe prestar especial atención.............6
d. Factores externos a los que se debe prestar atención......................6
3- Organización de la respuesta........................................................................7
a. Dirección de la respuesta.....................................................................8
b. Comité de Crisis.................................................................................... 8
c. Alerta temprana y puesta en marcha..................................................9
d. Información, dirección y coordinación...............................................9
4- Análisis de riesgos....................................................................................................10
5- Objetivos y estrategias.............................................................................................12
a. Objetivos, estrategias y medidas.................................................................13
b. Análisis DAFO (FODA-SWOT).......................................................................14
6 – Plan de prevención..................................................................................................15
7- Plan de emergencia ante desastres........................................................................17
a. Objetivo y alcance de este plan....................................................................18
b. Coordinación de las operaciones: C.O.E......................................................18
c. Miembros del C.O.E. y responsabilidades...................................................19
d. Organización del C.O.E..................................................................................19
e. Lo primero: Plan de Evacuación...................................................................20
f. Tareas posteriores del C.O.E.........................................................................20
PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
PLAN DE CONTINGENCIA
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
Capítulo: Importante
Pon aquí los datos de la empresa, locales y domicilios, personas de contacto en
cada caso. Lo más básico y no des nada por descontado. Esto puede ser
importante en caso de emergencia.
Capítulo: no imprescindible
Explica por qué se implementará este PC, hazlo si tienes un propósito claro y específico
que quieres remarcar. Naturalmente el plan busca proteger la empresa ante desastres y
accidentes graves. ¿Cuál es el propósito de tu PC? Naturalmente, la primera prioridad
es la protección de las personas, empleados y visitantes. La segunda prioridad es
salvaguardar tu negocio, cumplir con sus obligaciones con clientes y usuarios, hacer
frente a tu responsabilidad social como empresa y contribuir con la sociedad y
economía locales.
c. Alcance
Capítulo: Imprescindible
¿En qué área de tu empresa deseas implementar el plan? Al conjunto de la empresa o
sólo a áreas esenciales. Por ejemplo, puedes decidir centrarte en el producto o la tienda
que más se vende o la planta que fabrica el producto más emblemático de la marca. Lo
normal es centrarse en los diversos aspectos esenciales para el funcionamiento de la
compañía (más adelante se definen en detalle cuáles son).
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
Capítulo: Imprescindible
Incluye aquí una relación y un breve análisis de las obligaciones legales en
relación a la seguridad u otras que deben tenerse en cuenta en la elaboración
del plan o en su aplicación.
- Obligaciones de cumplimiento de ciertas normativas (por ejemplo: medio
ambiente, privacidad, seguridad, etc. según caso).
- Obligaciones laborales (cumplimiento de la legislación laboral y en relación a
la contratación de empleados).
- Obligaciones de otro tipo que puedan afectar al plan.
Capítulo: Imprescindible
Aquí debes especificar quien lidera el proyecto, quienes han participado en la
elaboración del mismo y, sobretodo, quienes serán responsables de la
evaluación y actualización del mismo.
En el fichero anexo “ Cuadros” encontrarás un cuadro que puede serte útil.
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
PLAN DE CONTINGENCIA
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
a. Visión general
Capítulo: opcional
Aquí puedes realizar una valoración general o poner las especificidades o
indicaciones relacionadas con los activos y procesos clave que son el objeto
del plan y que son reseñados más abajo.
Capítulo: IMPRESCINDIBLE
Aquí debes detallar dos elementos clave:
(1) Los activos y actividades esenciales que quieres proteger.
(2) Los plazos ideales de recuperación que servirán de referencia para
elaborar los planes de acción posteriores.
Para decidir, puedes hacerte las siguientes preguntas:
En caso de una crisis o un desastre: ¿Cuáles son los activos más valiosos que
debemos proteger? ¿Cuáles son las actividades cuya recuperación
consideramos prioritaria? ¿Cuáles son los recursos necesarios para mantener
dichas actividades esenciales? Sin esos activos la empresa no podría
continuar. Sin esos recursos, las actividades prioritarias de la empresa no
podrían reanudarse.
Para definir los tiempos de recuperación, debes tener en cuenta el conjunto
de los procesos y las posibilidades razonables.
Recomendación:
Aquí o al final del capítulo podrías incluir el cuadro:
Activos, sistemas y procesos
clave
Haz una imagen (de buena calidad) e insértala en esta sección.
Lo encontrarás en el fichero anexo CUADROS
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
Capítulo: opcional
Si lo consideras importante, aquí puedes realizar una mención especial a los
puntos débiles o elementos críticos que merecen una atención especial.
Capítulo: opcional
Si es el caso, aquí puedes incluir una mención o una relación de factores
externos que deben ser objeto de vigilancia por su importancia; por su
importancia como desencadenantes o afectación directa a la actividad de la
empresa. Ejemplos: una factoría o una explotación ubicada cerca de un
volcán con cierto riesgo de erupción. Probabilidad de crisis social o
pandemia en alguna sede.
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
PLAN DE CONTINGENCIA
3- Organización de la respuesta
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
3. Organización de la respuesta
a. Dirección de la respuesta
Capítulo: Imprescindible
Explica aquí de forma esquemática el organigrama que se aplicará en caso de
crisis, con el responsable máximo bien definido y las dependencias
posteriores.
Este organigrama no tiene por qué coincidir con el ordinario de la empresa.
Recomendación:
Usa el fichero adjunto “Organigramas”
para hacer organigramas, diagramas y gráficos SmartArt
te facilitará mucho el trabajo
b. Comité de Crisis
Capítulo: Imprescindible
Explica aquí de forma esquemática qué es, cuándo, dónde y cómo
funcionará el comité de crisis, cuáles son sus miembros y la forma de
localización de cada uno, en caso de puesta en marcha.
Ten en cuenta que el comité de crisis no debería ser exactamente el comité
de dirección de la empresa sino la reunión de personas con los
conocimientos y la capacidad necesaria para hacer frente con éxito a una
crisis.
Puede ser el comité de dirección ampliado y un grupo específico en el que
no estén todos los directivos o un grupo variable en función de la crisis. Eso
es lo que debes definir.
Ten en cuenta también que, en caso de crisis catastrófica, es posible que no
sea posible reunirse en los locales de la empresa; contempla también la
posibilidad de que el líder o algunos otros miembros clave no estén
disponibles. Busca alternativas y ten previstas diversas opciones.
Recomendación:
Aquí o al final del capítulo podrías incluir el cuadro
Comité de Crisis
Haz una imagen (de buena calidad) e insértala en esta sección.
Lo encontrarás en el fichero anexo CUADROS
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
Capítulo: Imprescindible
Aquí debes definir muy claramente los mecanismos de alerta (lo más temprana
posible) y de convocatoria del Comité de Crisis. Prevé plan A y plan B teniendo
en cuenta el escenario razonable y el peor escenario.
Capítulo: Imprescindible
Define de forma sintética los medios de comunicación interna que se
utilizarán y de qué modo. Prevé plan A y plan B teniendo en cuenta el
escenario razonable y el peor escenario.
Por ejemplo: teléfonos habituales, teléfonos privados, grupo especial de
mensajería Signal (u otro medio más privado) con normas simples y claras,
etc.
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
PLAN DE CONTINGENCIA
4- Análisis de riesgos
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
4. Análisis de riesgos
Capítulo: Imprescindible
Aquí debes identificar claramente cuáles son los riesgos que pueden ser
una amenaza seria para tu negocio.
Debes crear una lista de estos riesgos y estudiar cuáles de dichos
incidentes son razonablemente posibles.
Después, debes analizar y estimar en qué medida, si sucedieran dichos
eventos, afectarían a tus recursos esenciales y cuánto tiempo tardarían
en recuperarse.
Finalmente, compara estos tiempos con los tiempos ideales de
recuperación que estableciste anteriormente y define qué recursos son
críticos para evitar los peores escenarios.
Importante: Es imposible prever todos eventos que puedan suceder,
hay que centrarse en los probables, aquellos que toda empresa
enfrentará al menos una vez a lo largo de su existencia y, además,
establecer una organización genérica que sea capaz de afrontar un
evento no previsto en este plan.
Recomendación:
Usa el fichero adjunto “Análisis de Riesgos”
te facilitará mucho el trabajo
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
PLAN DE CONTINGENCIA
5- Objetivos y estrategias
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
5. Objetivos y estrategias
Capítulo: Imprescindible
Hay que definir claramente cuáles son los objetivos y las estrategias
generales que se aplicarán en cada situación de riesgo probable.
Naturalmente los objetivos coinciden (aunque no sólo) con la protección y
restauración de los activos y los procesos clave.
Las estrategias incluyen los conceptos y el conjunto de medidas que se
deben aplicar en cada caso.
Ejemplos:
Proteger la marca es un objetivo, las estrategias pueden ser de prevención (registro
internacional y contratación de especialistas) de emergencia (denuncia tribunales) y de
restauración (actuación mediática).
Destrucción por incendio: Medidas de prevención (medidas antiincendios y contratación
seguro) de emergencia (medidas de protección personas y bienes) de restauración
(recuperación de los bienes y procesos).
Recomendación:
Aquí o al final del capítulo podrías incluir el cuadro
Objetivos y estrategias
Haz una imagen (de buena calidad) e insértala en esta sección.
Lo encontrarás en el fichero anexo CUADROS
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
Capítulo: no imprescindible
Incluye aquí, si lo consideras necesario, un análisis DAFO/FODA que te
permitirá visualizar las posibles estrategias globales para el negocio o para los
puntos débiles que tengas identificados.
Otras opciones interesantes a considerar son los análisis MEFI - MEFE
Recomendación:
Si lo deseas, aquí puedes incluir alguno de los siguientes cuadros
DAFO/FODA, MEFI-MEFE
Haz una imagen (de buena calidad) e insértala en esta sección.
Los encontrarás en el fichero anexo CUADROS
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
PLAN DE CONTINGENCIA
6 – Plan de prevención
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
6. Plan de prevención
Capítulo: Imprescindible.
Debido a la especificidad de las medidas de prevención, resulta más práctico
incluir aquí un listado de riesgos y medidas preventivas que mezclar dichas
medidas con los planes de acción que, en nuestra opinión, deben estar
reservados a las estrategias de urgencia y de restauración.
Recomendación:
Aquí podrías incluir el cuadro
Plan de prevención
Haz una imagen (de buena calidad) e insértala en esta sección.
Lo encontrarás en el fichero anexo CUADROS
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
PLAN DE CONTINGENCIA
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
Capítulo: Importante.
Aquí debes definir cuál es el objetivo concreto de este plan y su alcance,
aclarando qué riesgos cubre y porqué es necesario disponer de él (a partir del
análisis de riesgos anterior).
Es posible que algunas empresas por sus características (pequeñas, con
pequeños locales o espacios limitados, etc.) no requieran este plan incluso
teniendo cierto riesgo, obviamente en estos casos hay que saltarse este
capítulo.
Capítulo: Imprescindible.
Según las empresas, sus características y dimensiones, para la coordinación de
las operaciones de emergencia será preciso crear un Centro de Operaciones de
Emergencia o bien el propio Comité de Crisis actuará como tal.
El Centro de Operaciones de Emergencia (COE) de la empresa es importante
para evitar que el caos incremente los daños del propio desastre.
El COE se debe ocupar de la coordinación de todas las operaciones de
emergencia desde la posición de la empresa.
Objetivos y tareas del C.O.E. o el Comité de Crisis si hace esta función:
1- Análisis y planificación previas al siniestro.
2- Coordinación de las operaciones inmediatas in-situ:
a) Ejecución del Plan de Evacuación
b) Asegurar la atención médica
c) Atención y bienestar de los afectados
d) Rescate de bienes
3- Coordinación y ejecución de las tareas posteriores.
4- Relaciones Públicas/Comunicación: Mantener informados a los clientes,
proveedores, empleados y la población interesada.
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
Capítulo: Importante
Aquí debes incluir la lista de miembros del C.O.E. y sus responsabilidades. La
composición habrá que adaptarla a las necesidades, pero como mínimo las
funciones a cubrir son:
- Coordinador (líder): Responsable del conjunto de operaciones, es el que tomará la
mayoría de las decisiones.
- Responsable del Plan de Evacuación.
- Responsable del Personal de atención a los afectados.
- Responsable de la estabilización, rescate y protección de bienes.
- Responsable de Logística.
- Responsable de Comunicación y Relaciones Públicas.
- Responsable de obtener y compartir información
Recomendación:
Si lo deseas, puedes usar e incluir el cuadro siguiente
Centro de Operaciones de
Emergencia
Haz una imagen (de buena calidad) e insértala en esta sección.
Los encontrarás en el fichero anexo CUADROS
Capítulo: Imprescindible
Aquí debes especificar los aspectos esenciales para el buen funcionamiento del
C.O.E. son, al menos, los referidos a comunicación, coordinación y reunión.
Organización mínima que debe concretarse:
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
Capítulo: Importante.
En la mayoría de ciudades es obligatorio disponer de un plan de evacuación
según las características de los locales. Si no lo tienes, es recomendable hacerlo,
es una de las claves para minimizar los daños personales.
La empresa debe señalar un responsable de evacuación, su tarea será: lanzar el
aviso, coordinarse con los servicios de rescate y seguridad en relación al
rescate, realizar el control y recuento del personal, elaborar el plan, ocuparse
de su mantenimiento y efectuar pruebas periódicas, todo ello de acuerdo con
el COE (ver más adelante).
El plan de evacuación:
1- Marcar itinerarios de salida: Debe marcarse el itinerario de salida que debe realizar todo
el personal que esté en el local, con las consignas necesarias para asegurar una evacuación
ordenada y sin mayores riesgos.
2- Indicar punto de reunión exterior: Señalar un punto de reunión en el exterior para poder
efectuar el recuento y detectar posibles ausencias.
3- Proporcionar datos de coordinación: Define el responsable de evacuación, teléfono de
rescate y bomberos, así como del hospital correspondiente.
Muchas empresas entregan una tarjeta con estos datos e indicaciones a sus empleados
para que las lleven consigo.
4- Será preciso practicar las evacuaciones para que éstas lleguen a ser eficientes.
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
PLAN DE CONTINGENCIA
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
8. Planes de Actuación
a. Objetivo y alcance de los planes de actuación
l. Capítulo: Imprescindible
m. Aquí debes definir qué objetivo tienen los planes de actuación y cuál es
su alcance, aclarando porqué hay unos riesgos que no tendrán plan de
actuación y otros sí. Es recomendable incluir un plan genérico para
protocolizar la activación del plan de contingencia si hubiese una crisis
no prevista en el propio plan.
n.
o. Los objetivos de los planes de actuación son:
p. Definir paso a paso la actuación en una determinada contingencia:
q. Los planes de actuación definirán de manera detallada, pero de la forma más simple posible queé
actuaciones, paso a paso, deben hacer qué personas, en cuanto tiempo y con qué recursos.
r. Algunos eventos no requieren un plan de actuación:
s. Por la simplicidad o concreción algunos eventos no requerirán un plan de
actuación detallado, aunque – en la medida de lo posible – éste será siempre
recomendable por básico y simple que sea.
t.
b. Planes de actuación
Capítulo: Imprescindible
Incluir una lista de los planes de actuación que se implementan con el área y el
nombre del responsable.
A continuación o en anexo es preciso incorporar todos y cada uno de los
planes detallados.
Recomendación:
Aquí puedes incluir el diagrama
Plan de actuación - Diagrama
Haz una imagen (de buena calidad) e insértala en esta sección.
Lo encontrarás en el fichero anexo CUADROS
Recomendación:
Aquí o al final puedes incluir los cuadros detallados
Plan de actuación – Cuadros
detallados
Haz una imagen (de buena calidad) e insértala en esta sección.
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
Recomendación:
También puedes usar el fichero adjunto “Organigramas”
para hacer modelos organizativos, diagramas y gráficos SmartArt
te facilitará mucho el trabajo
c. Personal clave
Capítulo: Imprescindible.
Incluir una lista del personal clave por cada tipo de actuación y las formas de
comunicación, información y coordinación en caso necesario.
Personal clave es el personal formado, con los conocimientos necesarios y que
se considera capacitado para afrontar una situación como la indicada en el
plan.
Recomendación:
Aquí puedes incluir el cuadro con la lista detallada del
Personal clave
Haz una imagen (de buena calidad) e insértala en esta sección.
Lo encontrarás en el fichero anexo CUADROS
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
PLAN DE CONTINGENCIA
9- Prueba y actualización
periódica
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
PLAN DE CONTINGENCIA
8- Anexos
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PLAN DE CONTINGENCIA CONFIDENCIAL
8. Relación de anexos
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