TIPOS DE ARCHIVOS

Es un sistema de almacenamiento para guardar la información de forma segura y

disponible para una futura necesidad o utilización. Es uno o más conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural, por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información
para las personas o instituciones que los produce. Existen tres tipos de archivos
generalmente hablando que son los archivos centralizados, descentralizados y
parcialmente descentralizados.

CENTRALIZADOS
Un archivo es centralizado cuando toda la información de un centro hospitalario se
haya reunido en una sola dependencia.

El archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la

tramitación de los documentos, debe velar por su conservación y de ofrecer un
buen servicio de consulta.

VENTAJAS:

-Eficacia en la gestión,

-Eficacia en organización,

-Menor coste de instalaciones y materiales.

-Menor coste de mano de obra.

DESVENTAJAS:

-Menor operatividad,

-Retrasos en la gestión,

-Mayor coste de gestión.

 DESCENTRALIZADOS
Es el tipo de archivo que a diferencia del archivo centralizado, toda la
documentación de la empresa se encuentra dispersa a lo largo de sus
departamentos, generalmente.
VENTAJAS:
-Operatividad,
-Rapidez en gestión,
-Menos coste de gestión.
-Evita los tramites de petición de documentos.
DESVENTAJAS:
-Mayor coste de gestión,
-Mayor coste general,
-Menor eficacia
- Se repiten las tareas de archivo.
-El personal que maneja los archivos, realiza también otras tareas y ni es
especialista.

PARCIALMENTE DESCENTRALIZADOS
Es el tipo de archivo que trata combinar lo mejor del archivo
centralizado con lo mejor del el archivo descentralizado

VENTAJAS:
- Concentrar la documentación de carácter general en un archivo central
- mantener archivos específicos de cada departamento o sección.
DESVENTAJAS:
-Descentraliza el archivo por departamentos en procesos vigentes,
- toda la información se traslada parcialmente a un archivo central.
- Requiere tres niveles de archivo