CLASIFICACION DE ARCHIVO SEGUN SU USO Y ORGANIZACION Estimados aprendices: CLASIFICACION DE ARCHIVOS Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar

la información en las empresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende la clasificación del archivo. Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso . En activo, semiactivo e inactivo. ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigenci a anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% de la información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivos. ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituído por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un 60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación. ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la hist oria o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semiativo o directamente del activo. La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen. Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la ORGANIZACION que la empresa opte (elija) para el manejo de la información que puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o DESCE NTRALIZADA CON CONTROL CENTRAL. ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Un archivo es descentralizado cuando toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina. Esta organización necesariamente supone también una centralización del recibo y despacho de la correspondencia.

. se requiere una definición precisa del flujo de la información y. se puede correr el riesgo de extraviar los documentos. saber exactamente dónde se encuentra un do cumento y si se le dió respuesta oportunamente. Cuando la información es de interés general. Por otra parte. archivar y conservar la documentación que a ella le compete. tiene que ver con el asunto. las siguientes ventajas: Cuenta con personal especializado y puede controlar la duplicidad de documentos y Economiza tiempo y espacio y Racionaliza la adquisición de materiales y equipos y La responsabilidad se encuentra igualmente centralizada y Facilita la unificación del sistema de archivo.El archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la tramitación de los documentos. DESVENTAJA: Uno de los mayores problemas que se presenta en el archivo descentralizado es la falta de un control que permita en un momento dado. Por último. lo que es aún más importante. en calidad de préstamo. de alguna manera. El trámite de los documentos está centralizado. de una perfecta y permanente comunicación entre las dependencias. bien sea producida o recibida. VENTAJAS: Un archivo centralizado tiene entre otra s. despa char. porque en muchos casos es necesario desplazarse al archivo central a recoger y dejar información. de velar por su conservación y de ofrecer un buen servicio de consulta. por ser información activa. guarda también copia de la información. Si en todas las dependencias no se lleva un registro de correspondencia estricto. Requiere también de personal técnicamente calificado para el manejo y control de los procesos de correspondencia y archivo. ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL: Es una combinación de los dos sistemas anteriores. TIENE ALGUNA DESVENTAJA? Una de las mayores dificultadas de este sistema radica en la pérdida de tiempo que ocasiona la consulta de la información por parte de las dependencias. Para un adecuado funcionamiento de este tipo de organización. no es fácil definir responsabilidades y la inform ación se maneja con criterios individuales. Se puede incurrir además en el riesgo de fijar demasiado control para el préstamo de los documentos. puede suceder que no llegue a todos los interesados. TAMBIEN SE CLASIFICAN EN ARCHIVO Un archivo es descentralizado cuando cada una de las dependencias es responsable de recibir. y SEGUN LA ORGANIZACION DESCENTRALIZADO. genera duplicidad de la información pues la dependenc ia que.

en cuyo caso es inviolable. por encontrarse también en el archivo central. los registros de proveedores. según la experiencia. las cuales se podrían destruir anualmente. bien porque lo determine la ley o los reglamentos institucionales. . muy especializada y de consulta permanente que necesariamente deben estar descentralizados y se les denomina archivos satélites. Su responsabilidad como poseedor de la información. Este sigilo profesional hace relación a la reserva que debe poseer una persona con la información que maneja. Es el caso de las hojas de vida de los funcionarios activos. la diferencia radica en que cada dependencia conserva únicamente las copias de la correspondencia despachada. Ésta es esencial en las personas que poseen toda la información de la institución. entre otros. puede guardarse máxim o por un año más alguna información que. como es el caso de los funcionarios que trabajan en la oficina de administración de documentos. Para ello deben sentir. documentos contables. Para efectos de facilitar la consulta. ARCHIVOS SATELITES: Exite otro grupo de archivos que conservan información técnica. es consultada significativamente. en su mayoría.Allí reposa la todalidad de la información. LA ETICA EN EL MANEJO Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION El compromiso del personal involucrado en el área de archivo es un factor decisivo. al desempeñar su trabajo es tán haciendo algo importante y que lo que hacen tiene significado. Toda persona que maneje información debe tener como cualidad primordial. supone claridad conceptual y práctica de lo que representa la ética y la honestidad. el sigilo profesional.

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