3.

3 Actividad de transferencia del conocimiento

Evidencia de producto
Ensayo: aplicación de tablas de retención documental

El Aprendiz deberá entregar un ensayo mediante el cual reflexione sobre la

aplicación de tablas de retención documental en el contexto institucional
colombiano.
Deberá analizar la importancia del cumplimiento de la normativa vigente y de la
política institucional para lograr el cumplimiento de los principios archivísticos.
Se debe ingresar al siguiente enlace, donde se brindan las pautas para
realizarlo:
http://www.urosario.edu.co/cienciashumanas/Documentos/Nuevas-guias académicas/Como-escribir-ensayos.pdf

Para un buen desarrollo se recomienda la lectura del material de formación 2,

del material complementario y adelantar consulta a otras fuentes mediante
Internet. Una vez culmine la fase de documentación, se debe entregar como
evidencia un escrito en formato de ensayo en Word o pdf, teniendo en cuenta
normas técnicas colombianas para elaboración de documentos y la cita de
referencias bibliográficas, siguiendo normas APA.
TRD: Listado de SERIES con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

TVD: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta

el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación
de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para
aplicar la disposición final.

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla

que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y
aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de
Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un
proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental
(TVD).
Acuerdo No. 004 de 2013  – Artículo 8.
Aprobación: Las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por
el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden
nacional y por el Comité Interno de Archivo en el caso de las entidades del
nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del
respectivo comité.
Las TRD son un instrumento archivístico resultado del proceso de valoración y
que otorga sustento a la disposición de documentos de archivos, visibiliza y
controla la producción documental de las instituciones públicas y configura las
series documentales que serán objeto de transferencias al Archivo Nacional,
institución nacional patrimonial, dependiente del Ministerio de las Culturas, las
Artes y el Patrimonio, cuya misión es “reunir, organizar, preservar, investigar y
difundir el conjunto de documentos, independientemente de su edad, forma o
soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una
persona, familia o institución en el curso de sus actividades y funciones, así
como todos aquellos documentos relevantes para la historia y desarrollo del
país” 1 .