ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS EN LA CONSTRUCCIÓN

1. CONTRATO DE OBRA:
 DEFINICIÓN: Documento suscrito que define el alcance a ejecutar, determina
el derecho y obligaciones de las partes, también muestra los riesgos de las
actividades a realizar.

 CICLO DE VIDA: La gestión contractual debe envolver todo el ciclo de vidad de

un contrato:
Inicio de propuesta
Elaboración de la propuesta
Adjudicación de obra
Negociación del contrato
Suscripción del contrato
Ejecución de obra
Cierre de obra

 TIPOS DE CONTRATO DE OBRA:

a) Por su alcance:
-Contratos por Construcción: El contratista es responsable solo por la
construcción y no por la elaboración del proyecto.
-Contratos por ingeniería y construcción: se contrata parte o la
totalidad de la elaboración del proyecto además de la construccion, el
cliente quiere traslapar las etapas de elaboración del proyecto y de
ejecución ganando tiempo.
b) Por el manejo del presupuesto:
-Contratos a precios unitarios: Se usan cuando el proyecto no está
totalmente concluido.
-Contratos a suma alzada: Se usan cuando el proyecto está terminado.
-Contratos por administración: El cliente va desembolsando los
montos de acuerdo al uso de los recursos.
 PAUTAS DE INTERPRETACIÓN:
a) Conocer lo que estipula la ley por medio del código civil:
-Artículo 168: La intención del contrato deben respetarse, evitando
errores de redacción que puedan llevar a discrepancias entre las
partes.
-Articulo 169: El contrato debe interpretase como un sistema que
tiene un solo espíritu, y no en forma parcial.
-Articulo 170: Si existen partes del contrato que expresen sentidos
divergentes, debe prevalecer la que se adecue más a la intención a la
que se refieren.
b) Introducir mecanismos que faciliten la interpretación:
-Cualquier enumeración de conceptos donde exista “y” deberá
entenderse que incluye a todos los elementos de tal enumeración.
-Cualquier referencia a “dias” se refiere a días calendario.
c) Seguir las siguientes reglas practicas:
-leer el contrato de manera objetiva.
-Al leer ponerse en el lugar de la otra parte.
 -Leer todo el texto.
-Si existen dudas recurrir a un experto en la materia.
-Tener un conocimiento general de todo el contrato.
2. EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS:
Encargado de apoyar al Gerente de Obra en todo lo referente a la gestión contractual
con el cliente.
 ROL Y PERFIL DEL PUESTO:
a) Ante el cliente: Debe contar con el respaldo de sus superiores y
ganarse el reconocimiento del cliente mostrándose objetivo.
b) Ante la empresa contratista: Debe contribuir a la mejora de los
márgenes de utilidad proyectados.
 FUNCIONES:
a) Asesorar al Gerente de Obra.
b) Velar por el cumplimiento del contrato.
c) Revisar toda la correspondencia recibida por la supervisión y el cliente.
d) Llevar el control del cuaderno de obra
e) Llevar el control de las reuniones llevadas a cabo con la supervisión y
el cliente.
f) Revisar los reportes al cliente
g) Elaborar los expedientes por reclamos y hacer el seguimiento para su
aprobación.
 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El administrador de contratos va adjunto a la gerencia.
3. ETAPAS PREVIAS A LA SUSCRIPCIÓN:
Son las condiciones con las cuales se van a ejecutar la obra y a administrar el contrato.
 EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS EN EL PROCESO DE LICITACIÓN
Este verifica el cumplimiento de las bases de licitación, identifica riesgos y
oportunidades desde el punto de vista contractual. Debe tener experiencia en
obra, debe estudiar los expedientes de licitación y es responsable de:
a) Administrar la información durante todo el proceso de licitación
b) Verificar el cumplimiento de documentos
c) Hacer las evaluaciones de riesgos y oportunidades
d) Verificar que la propuesta guarde coherencia
 ETAPA DE LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA
a) Evaluación de los términos y Condiciones del Expediente de
licitación: El análisis de Riesgo Contractual
 Hacer un listado de clausulas
 Identificar en el texto errores de redacción
 Identificar temas donde exista un vacío, o temas a ser
aclarados por el cliente.
 Simular escenarios donde se conciban posiciones
pesimistas
 Hacer diagramas de flujo de los principales procesos del
contrato
 Elaborar un cuadro de conclusiones
b) Principales cláusulas contractuales a evaluar
  Variaciones al Contrato: Son las modificaciones al diseño,
demoras de responsabilidad del cliente, condiciones no
previstas.
 Penalidades: Si una de las partes incurre en
incumplimiento queda obligada al pago de una penalidad.
 Paralización de los trabajos: Debido a huelgas fuera de
control, demora en la entrega de la información técnica,
áreas de trabajo o recursos
 Fuerza mayor: tales como maremotos, terremotos,
inundaciones.
 Solución de controversias
 Indemnización por daños: Sucede esto si es que una de las
partes no cumple con sus obligaciones.
 Valorización y pagos
 Recepción de obra y cierre de contrato
c) Presentación de consultas: Tener en cuenta que las consultas que
no sean aclaradas por el cliente deberán convertirse en
excepciones a la hora de presentar la oferta.
 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Aquí el cliente evalúa al contratista

 ADJUDICACIÓN Y NEGOCIACIÓN DEL CONTRATO: El contratista manifiesta su

aceptación a los términos y condiciones de las bases.
4. ETAPA DE EJECUCIÓN DE OBRA
 DEFINICIÓN DE LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS EN CONSTRUCCIÓN:
Conjunto de actividades que se realizan por medio del contrato de obra.
 OBJETIVOS BÁSICOS AL CONSTRUIR:
a) Terminar la obra en el plazo contractual como máximo
b) Lograr al menos el margen de utilidad proyectado
c) Cumplir con las especificaciones contractuales de calidad y
seguridad, cuidando el medio ambiente.
 PLANEAMIENTO CONTRACTUAL:
a) Actualización del análisis de riesgo
b) Análisis de procesos contractuales críticos
c) Análisis estratégico
d) Capacitación contractual
 Actualización del análisis de riesgo: Se determinan los
temas a consultar al cliente y esto sirve de base para la
futura negociación del contrato para finalmente evaluar el
nivel de riesgo.
 Análisis de procesos contractuales críticos
 Análisis Estratégico: Se usa la metodología FODA para
identificar los factores que afectan a los resultados de la
obra y esta metodología sigue el sgt. Proceso:
o Análisis interno
o Análisis externo
o Matriz FODA
  Capacitación contractual: Es necesario capacitar al menos
al personal.
 ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES:
a) Cartas: Es necesario que el administrador de contratos revise las
cartas del cliente.
b) Cuaderno de obra: Su uso se limita a la comunicación y la
coordinación diaria en temas relacionados al trabajo en campo.
c) Reportes: Mediante el reporte el contratista informa al cliente a
cerca del avance de los trabajos y el control de la gestión.
d) Actas de reunión
e) Correos electrónicos
 GESTION DE ADICIONALES:
a) Definición: Es aquella actividad requerida por el cliente, el cual
implica un costo no considerado en el monto contratado por
ambas partes.
b) Origen de los adicionales:
 Cambios en los planos
 Cambios en especificaciones
 Cambios en el alcance
 Cambios en las condiciones de oferta
c) Tramitación de adicionales
 El contratista o la supervisión, manifiestan la ocurrencia de
la variación en un plazo determinado
 Una vez reconocida el cambio, el contratista presenta una
propuesta.
 GESTION DE RECLAMOS:
a) Definición: Solicitud hecha por el contratista al cliente por el
reconocimiento de cierta cantidad de dinero, plazo o de un
derecho que no esta considerado en su oferta, pero que esta
en lo que estipula el contrato
b) Tipos:
 Reclamos a raíz de un adicional no aceptado
 Reclamos previstos por el contrato
 Reclamos que surgen del contrato

c) Tramitación de reclamos: Al prepara un reclamo el contratista

debe de tener en cuenta lo sgt:
 La preparación del contrato debe hacerse
considerando distintas alternativas
 Todo reclamo tiene dos pilares en cual apoyarse
 El contratista debe probar que su reclamo es producto
de un evento no previsto
El reclamo tendrá la sgt. Elaboración:
o Carta
o Memoria Descriptiva
d) Negociación de reclamos
 Si el cliente no acepta el reclamo
 Si el cliente acepta el reclamo
 RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
a) Resolución por acuerdo: Esta modalidad es muy utilizada por su
simplicidad, rápido, es económica y por ser la que menor deterioro causa
en la relación de ambas partes
b) Resolución por intervención:
 Mediación
 Conciliación
c) Arbitraje

 GESTION DE SUBCONTRATOS: Es una forma de transferir riesgos en la

construcción mediante la subcontratación.
a) Cuando debe subcontratarse
 El nivel de competencia del Contratista en el proceso
 El nivel de contribución del proceso en los objetivos de la obra
b) Administración de subcontratos: Debe ser hecha por el administrador de
contrato.
 CIERRE DE UN CONTRATO: Una obra se considera concluida y cerrada cuando
se cumple con el proceso de cierre establecido en el contrato.
Los documentos que se requieren para un cierre de contrato son:
a) Para obtener el certificado final de termino de obra
 Lista de observaciones firmado por el cliente
 Planos As-Built firmados
 Relación de adicionales de obra
 Solicitudes de información
 Reportes
b) Para la liquidación de la obra:
 Ultima valorización aprobada por el cliente
 Certificado por terminación de obra
 Cartas de No Adeudo de cada uno de los proveedores
 Balance de materiales entregados por el cliente
c) Para el cierre administrativo
 Constancias de No Adeudo de Essalud, AFP´s y SUNAT
 Constancia de No conflictos laborales del ministerio de trabajo
 Copia de todos los pagos por impuestos de Solidaridad, Seguro
Complementario por trabajo de riesgo, Conafovicer y Sencico
 Libro de Planillas
d) Para devolución de garantías
 Declaración jurada de no tener reclamos
 Declaración jurada de haber cumplido con todos los beneficios
sociales de sus trabajadores