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DESCRIPTIVO DEL CARGO Fecha: 01/08/2017

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CARGO: ADMINISTRADOR (A) OFICINA

1. OBJETIVO DEL CARGO

Administrar, seguir, cumplir y evaluar los recursos de la oficina, mediante la aplicación de,
políticas, procedimientos, normatividad legal en los diferentes procesos que se desarrollan en
la Cooperativa en lo administrativo, financiero, contable, tributario, legal y operativo.

2. REQUISITOS DE EDUCACIÓN, FORMACIÓN Y EXPERIENCIA

COMPETENCIAS TÉCNICAS
EDUCACIÓN FORMACIÓN EXPERIENCIA HABILIDADES
Profesional en ciencias Formación en Mínimo 2 años de Participa
Contables, Cooperativismo experiencia en temas activamente y se
Económicas, y/o relacionados. compromete con los
Administrativas. propósitos de la
organización.
. Conocimiento integral de Habilidad para
riesgos. identificar
alternativas y
estrategias
disponibles para
lograr objetivos.
Manejo de aplicativos. Cumplimiento
Conocimiento comercial, Honestidad
contable y servicio al cliente.
Poder de liderazgo y
convocatoria.
Facilidad en
Comunicación
asertiva y efectiva,
en la gestión que
realice.
Elaboración y
emisión de
reportes efectivos
y asertivos.

Responsabilidad.
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3. RELACIÓN CON OTROS CARGOS

● Con todas las áreas.

4. NIVEL DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA

● Hacer cumplir las políticas y reglamentos dados por la Cooperativa.
● Velar por el estricto cumplimiento de las metas.
● Autorización de anticipos y pagos en general de acuerdo con su facultad.
● Disponer de los recursos humanos y físicos asignados a su área.
● Solicitar la información inherente de las demás áreas relacionadas con la
parte contable.
● Elaborar arqueos de cajas, chequera, títulos valores de inversión de la
Cooperativa.
● Realizar la programación para los cierres contables.
● Seguimiento a Cobro de pólizas con las aseguradoras.
● Enviar la información requerida por la revisoría fiscal y entes de control.

5. RESPONSABILIDADES
● Administración integral de la oficina.
● Mantener la base asociada actualizada.
● Responsable de que los recursos que ingresan del portafolio de ahorro sean
de actividades lícitas.
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● Generar seguridad y confiabilidad en las transacciones financieras que se

generan en la oficina a través de los diferentes canales bancarios.
● Cumplir las metas establecidas para la oficina.
● Constitución de las garantías de acuerdo con las políticas y reglamento de
crédito.
● Soporte de contabilidad para el cumplimiento de políticas.
● Elaborar informe financiero de la oficina y enviar a Gerencia.
● Eficiencia financiera, minimizando el gasto e incrementando el excedente de
la oficina.
● En conjunto con contabilidad, consolidar, elaborar si es necesario y verificar el
pago de las diferentes declaraciones tributarias y custodio de los documentos.
● Manejo de información confidencial de la Cooperativa y sus asociados.
● Custodiar, proteger y conservar de manera organizada todos los
documentos y títulos valores generados por la Cooperativa, tanto
diligenciados como en blanco.
● Control del efectivo de caja general y realizar arqueos diarios.
● Manejo de caja menor.
● Velar por la satisfacción de los clientes internos y externos.
● Realizar el proceso de cobro administrativo, prejuridico y jurídico.
● Cumplir con el sistema integral de riesgos (LA/FT, crédito, liquidez, operativo,
reputacional, legal y de mercado).
● Generar, coordinar, ejecutar y evaluar el plan de trabajo anual de bienestar en
coordinación con Gerencia y Comités, velando por el adecuado y correcta
administración de los fondos.
● Realizar el mantenimiento preventivo de los equipos de la oficina.
● Responsable de la seguridad informática de la oficina.
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● Medir riesgo frente a las actividades del área.

● Conocer y aplicar el reglamento interno de trabajo.

6. FUNCIONES

● Cumplir y hacer cumplir los procesos, políticas y reglamentos dados

por la Cooperativa en el desarrollo del objeto social.
● Manejo de base asociada afiliaciones, retiros, crecimiento y
mantenimiento de asociados.
● Mantener de forma actualizada y ordenada la información de todos los
asociados física y sistemáticamente.
● Incentivar a Asociados potenciales a vincularse a la Cooperativa
mediante la información, asesoría y promoción del portafolio integral de
Cooindegabo.
● Hacer entrega de la carta de bienvenida a los nuevos asociados.
● Buscar convenios con empresas para incrementar la base asociada de
acuerdo con los estatutos de la Cooperativa.
● Verificar y hacer seguimiento a los recursos destinados para el
desarrollo de la Cooperativa.
● Aplicar las políticas para el uso de los sistemas de información y de
red.
● Controlar y cuidar el inventario de los activos fijos de la Oficina.
● Reporte mensual a Gerencia de gestión, resultados y administración de
la oficina.
● Realizar las visitas comerciales a las diferentes pagadurías.
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● Persuadir al asociado para que no se desvincule de la Cooperativa,

ofreciéndole las diferentes alternativas del portafolio de servicios de
Cooindegabo.
● Verificar de manera parmente que la información del portafolio de
servicios de la cooperativa, este actualizada en los diferentes canales de
comunicación.
● Brindar al asociado información clara y asertiva del estado de cuenta.
● Incentivar el portafolio de ahorros en los Asociados, a través de
jornadas de divulgación.
● Realizar jornadas de colocación del portafolio de crédito.
● Asesorar, recepcionar, tramitar, verificar y crear en el aplicativo los
diferentes productos de ahorro, cumpliendo los parámetros establecidos en el
reglamento, procedimiento de ahorro y las políticas del SARLAFT.
● Manejo integral del proceso de crédito, asesorar, recepcionar,
estudiar, tramitar, verificar y emitir concepto cumpliendo los parámetros
establecidos en reglamento, procedimiento de crédito y las políticas del
SARC.
● Verificar, elaborar, constituir, controlar, custodiar y seguimiento a las
garantías reales que se generan en la oficina.
● Realizar el proceso de cartera de crédito, para prevenir posibles pérdidas,
mediante una adecuada gestión de cobro, verificando el recaudo mensual
de la misma.
● Hacer entrega de los pagarés de las obligaciones ya canceladas y
dejar registro en el libro de pagarés.
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● Mantener comunicación y relaciones empresariales con todos los

niveles de los trabajadores de las empresas que tienen convenios asociados
con la Cooperativa.
● Realizar la logística de los diferentes eventos que organiza la
Cooperativa en actividades de bienestar y capacitación, para los Asociados y
su familia, el Consejo de Administración y Trabajadores.
● Participar en la elaboración del boletín informativo NOTIGABO, y ser
gestor en la divulgación del mismo.
● Participar activamente en las reuniones, comités, eventos y demás
actividades a las cuales sea convocado.
● Realizar los registros audivisuales de los eventos de la Cooperativa,
así como recopilar el material generado a nivel nacional y conservarlos para
cuando sean requeridos.
● Canal de comunicación gestión y respuesta entre asociados, comités,
directivos y oficinas, cumpliendo los conductos regulares.
● Comunicación directa y permanente con los jefes de nóminas de todas
las pagadurías para prestar asesoría e información sobre cambios que se
presenten en el acuerdo de servicios, con el objetivo de mantener informados
a los Asociados.
● Solicitar y coordinar la elaboración de los certificados a entregar a los
asociados por asistencia a eventos de capacitación.
● Realizar y consolidar el resultado de las evaluaciones de todos los
eventos realizados y entregarlo a mercadeo para reporte mensual.
● Recibir y revisar las propuestas presentadas de proveedores para
nuevos convenios de acuerdo con las políticas, reglamentos y normatividad
legal vigente.
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● Responder oportunamente y de manera asertiva las PQRSF del cliente

interno y externo.
● Recibir, analizar, asesorar al Asociado y presentar a Gerencia las
solicitudes de auxilios de solidaridad según lo establecido en el reglamento.
● Comunicación y promoción de todos los convenios corporativos de la
Cooperativa.
● Divulgar los beneficios fidelizadores otorgados por Cooindegabo a los
Asociados y sus familias.
● Informar a los asociados sobre resultados de los diferentes sorteos que
la Cooperativa realiza.
● Reportar a cartera oportunamente las novedades de descuentos por
cualquier concepto, sin dejar de reportar la creación o eliminación de estos,
según fechas establecidas en el cronograma dejando registro en el formato
CA-F05.
● Registrar correcta y oportunamente el pago de los asociados por la
prima de AFIANZADORAS y conciliarlo con contabilidad.
● Controlar, realizar e informar a contabilidad sobre la ejecución de los
fondos sociales a nivel nacional.
● Soportar y apoyar al área contable de la circularización de saldos de
asociados y proveedores.
● Comunicar oportunamente las campañas de mercadeo y demás temas
relacionados con el Core del negocio.
● Participar en el comité Social para velar que las actividades
programadas se ejecuten y levantar el acta correspondiente.
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● Solicitar a contabilidad registro y generación de orden de pago de las

causaciones que se generen en la oficina, enviando oportunamente los
documentos soporte de acuerdo al cronograma establecido por contabilidad.
● Conocer, aplicar, Cumplir y controlar los reglamentos, normas,
procedimientos establecidos por la Cooperativa necesarios para el
cumplimiento de los procesos.
● Realizar seguimiento mensual al presupuesto asignado a la oficina.
● Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por
su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de
generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar
soluciones.
● Revisar que las obligaciones de cartera contenidas en el archivo
mensual de reporte de las centrales de riesgos esten calificadas con la
realidad de pago del asociado.
● Expedir los estados de cuenta y paz y salvo por concepto de cartera.
● Elaborar CDAT físicos.
● Coordinar con bienestar social el cumplimiento del reglamento de
Asamblea.
● Las demás inherente a su cargo.

7. RESPONSABILIDADES DEL CARGO FRENTE AL SG-SST

● Cumplir y hacer cumplir la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
● Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
● Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en
seguridad y salud en el trabajo.
● Participar en la investigación de incidentes y accidentes de trabajo.
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● Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.

● Reportar inmediatamente todo incidente o accidente de trabajo.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha del cambio Motivo del cambio Versión que cambia

26/06/2018 Versión Inicial Versión Inicial