RETENCIÓN EN LA FUENTE POR PAGOS LABORALES

 ¿Como se clasifican las personas naturales?

Nueva clasificación de las personas naturales para efectos de la retención en la
fuente por impuesto de renta La Ley 1607 de 2012 dispuso una nueva
categorización de las personas naturales, que se explica básicamente así
1. Empleados
2. Trabajadores por cuenta propia
3. Otros contribuyentes del régimen ordinario o general
Categoría del empleado
para efectos de retención en la fuente y del impuesto de renta, surge una
definición de “empleado”, diferente a la que, de manera común, en el arraigo
empresarial y para efectos laborales se ha conocido siempre como aquella
persona que está vinculada por medio de un contrato de trabajo. Valga precisar
que el concepto de “empleado” que se emplea a partir de la Ley 1607 de 2012
es solo para efectos tributarios, y en nada modifica las condiciones vigentes en
materia laboral, dado que el Derecho Tributario es una norma especial, y no
tiene alcance para modificar otras normas de carácter, también especial, como
son las laborales. Se entiende entonces, hechas las precisiones anteriores,
como “empleado” a la persona natural que cumpla las siguientes condiciones:
1. Que tenga la condición de residente.
2. Que el 80% o más de sus ingresos provengan de la prestación personal de
sus servicios o de la realización de una actividad por cuenta y riesgo del
empleador, bien sea a través de un contrato de trabajo, de prestación de
servicios o de cualquiera otra denominación.
3. También puede entrar en la categoría de empleado, la persona que obtiene
sus ingresos en un 80% o más por el ejercicio de una profesión liberal o la
prestación de servicios técnicos, sin que en ambos casos requiera la utilización
de materiales o insumos especializados, de maquinaria o equipo especializado.
Categoría trabajadores por cuenta propia
quedó definido en el artículo 329 del Estatuto Tributario, que la persona natural
queda categorizada dentro de este grupo, cuando ejerce alguna de las
actividades económicas señaladas en el artículo 340 del citado Estatuto.
Sumado a lo anterior, esa persona natural deberá constatar que sus ingresos,
provenientes del ejercicio de alguna de esas actividades económicas,
representan el 80% o más del total de sus ingresos, y que tiene la calidad de
residente. Por su parte, el artículo 340 del estatuto tributario describe las
siguientes actividades económicas:
• Actividades deportivas y otras actividades de esparcimiento.
• Agropecuario, silvicultura y pesca.
• Comercio al por mayor.
• Comercio al por menor.
• Comercio de vehículos automotores, accesorios y productos conexos.
• Construcción.
• Electricidad, gas y vapor.
• Fabricación de productos minerales y otros.
• Fabricación de sustancias químicas.
Industria de la madera, corcho y papel.
• Manufactura de alimentos.
• Manufactura textiles, prendas de vestir y cuero.
• Minería • Servicio de transporte, almacenamiento y comunicaciones.
• Servicio de hoteles, restaurantes y similares.
• Servicios financieros
Es importante señalar que a finales del año 2012 la DIAN expidió la Resolución
175 que modifica los códigos que identifican las actividades económicas; en
ese orden de ideas, se requiere actualizar el RUT de todos los obligados en
materia tributaria, aduanera y cambiaria. Por tanto, debe haber coherencia
entre el código de actividad económica que se informa en el RUT, con las
actividades económicas señaladas en el artículo 340 del Estatuto Tributario, a
efectos de poder clasificar a una persona natural dentro de la categoría de
Trabajador Por Cuenta Propia (TCP).
Categoría Otros contribuyentes del régimen ordinario o general
definición legal quedaron incorporados los pensionados, las sucesiones
ilíquidas, los rentistas de capital y las personas naturales que no cumplen los
requisitos para ser catalogados como empleados o trabajadores por cuenta
propia. El efecto para una persona natural de no ser considerado como
empleado ni como trabajador por cuenta propia, aplica tanto en materia de
retención en la fuente como del impuesto de renta.
En materia de retención en la fuente, no se le aplicará ninguna de las tablas de
retención propias de los empleados, y por ello la retención aplicable será la que
corresponda con el concepto del servicio prestado, en términos generales,
comisiones, servicios u honorarios, según corresponda. El efecto en materia de
impuesto de renta, será que determinan el mismo por el Sistema Ordinario
(SOR), y no están obligados a calcular el impuesto ni por el IMAN ni por el
IMAS. El impuesto de estas personas se determina con la tabla del artículo 241
del Estatuto Tributario y permite tomar los costos y deducciones de que trata el
Título I del Libro I del citado Código.
  quienes deben actuar como agentes de retención sobre pagos
laborales
Según el Artículo 383 del Estatuto Tributario, la retención en la fuente sobre
pagos laborales debe ser efectuada por toda persona natural, sucesiones
ilíquidas, personas jurídicas (de derecho privado o público), sociedades de
hecho y comunidad organizadas que llegue a efectuar dicha clase de pagos.
Hay que aclarar que cuando el pago sea efectuado por una persona natural, no
importa que dicha sea o no comerciante, ni tampoco el nivel de activos o de
ingresos que haya poseído en el año anterior.
Lo anterior por cuanto la disposición contenida en el artículo 368-2 del Estatuto
solo exige que la persona natural sea comerciante y con determinados niveles
de ingresos y patrimonio para poder actuar como agente de retención en los
pagos o abonos en cuenta mencionados en los artículos 392 (honorarios,
comisiones, servicios y arrendamientos), 395 (rendimientos financieros) y 401
(Compras en General). Y es que cuando se leen estos artículos, solo se
mencionaba como agente de retención a las personas jurídicas y sociedades
de hecho, por lo cual el artículo 368-2 fue adicionado al Estatuto Tributario para
que las personas naturales que cumplen los requisitos en él mencionado
también actuaran como agentes de retención sobre esos conceptos. Pero en el
artículo 383 sobre retención por pagos labores sí se menciona desde el
comienzo como agentes de retención a las personas naturales, que serían
personas naturales de todo tipo.
 Que obligaciones tiene los agentes de retención

ARTICULO 375. EFECTUAR LA RETENCIÓN. Están obligados a efectuar la

retención o percepción del tributo, los agentes de retención que por sus
funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa
disposición legal, efectuar dicha retención o percepción.

ARTICULO 376. CONSIGNAR LO RETENIDO. Las personas o entidades

obligadas a hacer la retención, deberán consignar el valor retenido en los
lugares y dentro de los plazos que para tal efecto señale el Gobierno Nacional.

ARTÍCULO 376-1. RETENCIÓN EN LA FUENTE A TRAVÉS DE LAS

ENTIDADES FINANCIERAS. <Artículo derogado por el artículo 376 de la Ley
1819 de 2016>
ARTICULO 377. LA CONSIGNACIÓN EXTEMPORÁNEA CAUSA INTERESES
MORATORIOS. La no consignación de la retención en la fuente, dentro de los
plazos que indique el Gobierno, causará intereses de mora, los cuales se
liquidarán y pagarán por cada mes o fracción de mes calendario de retardo en
el pago, de acuerdo con lo previsto en el artículo 634.

Expedir Certificados

ARTICULO 378. POR CONCEPTO DE SALARIOS. Los agentes de retención

en la fuente deberán expedir anualmente a los asalariados, un Certificado de
Ingresos y Retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente
anterior, según el formato que prescriba la Dirección General de Impuestos
Nacionales<1>.

ARTÍCULO 378-1. <Artículo adicionado por el artículo 12 de la Ley 1607 de

2012. El nuevo texto es el siguiente:> Toda persona jurídica o entidad
empleadora o contratante de servicios personales, deberá expedir un
certificado de iniciación o terminación de cada una de las relaciones laborales o
legales y reglamentarias, y/o de prestación de servicios que se inicien o
terminen en el respectivo periodo gravable.

El certificado expedido en la fecha de iniciación o terminación de que trata el

inciso anterior, deberá entregarse al empleado o prestador de los servicios, y
una copia del mismo deberá remitirse a la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales.

El Gobierno Nacional establecerá el contenido del certificado y determinará los

medios, lugares y las fechas en las que el certificado debe remitirse.

ARTICULO 379. CONTENIDO DEL CERTIFICADO DE INGRESOS Y

RETENCIONES. El Certificado de Ingresos y Retenciones contendrá los
siguientes datos:

a. El formulario debidamente diligenciado.

b. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
c. Apellidos y nombres del asalariado.
d. Cédula o NIT del asalariado.
e. Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.
f. Cédula o NIT del agente retenedor.
g. Dirección del agente retenedor.
h. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado,
concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.
i. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos
consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación
a favor del trabajador por el período a que se refiere el certificado y que los
pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las
normas pertinentes.
ARTICULO 380. DATOS A CARGO DEL ASALARIADO NO
DECLARANTE. Dentro del mismo formato a que se refiere el artículo anterior,
los asalariados no declarantes suministrarán los siguientes datos, garantizando
con su firma que la información consignada es verdadera:

a. Monto de otros ingresos recibidos durante el respectivo año gravable, que

provengan de fuentes diferentes a la relación laboral, o legal y reglamentaria, y
cuantía de la retención en la fuente practicada por tales conceptos.

b. Relación del patrimonio bruto poseído en el último día del año o período
gravable, con indicación de su valor, así como el monto de las deudas vigentes
a tal fecha.

c. Manifestación del asalariado en la cual conste que por el año gravable de

que trata el certificado, cumple con los requisitos establecidos por las normas
pertinentes para ser un asalariado no declarante. Dicha manifestación se
entenderá realizada con la firma del asalariado.

ARTICULO 381. CERTIFICADOS POR OTROS CONCEPTOS. Cuando se

trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación
laboral, o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir
anualmente un certificado de retenciones que contendrá:

a. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.

b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
dirección del agente retenedor.
d. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le
practicó la retención.
e. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
f. Concepto y cuantía de la retención efectuada.
g. La firma del pagador o agente retenedor.

A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá

un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las
mismas especificaciones del certificado anual.

Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir

los certificados a que se refiere el presente artículo, cuando éstos no hubieren
sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o
documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan
identificados los conceptos antes señalados.

PARAGRAFO 2o. El Gobierno Nacional podrá eliminar la obligación de expedir

el certificado de retenciones a que se refieren éste y el artículo anterior,
creando mecanismos automáticos de imputación de la retención que lo
sustituyan.

Presentar Declaraciones
ARTICULO 382. OBLIGACIÓN DE DECLARAR. Los agentes de retención en
la fuente deberán presentar declaración mensual de las retenciones que
debieron efectuar durante el respectivo mes, de conformidad con lo establecido
en los artículos 604 al 606, inclusive.

 Cuales ingresos laborales no son constitutivos de salarios

Hay pagos laborales que no constituyen salario, pero dichos pagos
no constitutivos de salario están limitados por la ley para proteger los
derechos el trabajador y evitar el fraude al sistema de seguridad social.
los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores
particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración.
Esa libertad contractual de las partes se limitó en el sentido de que los pagos
que no constituyan salario no pueden superar el 40% del total de la
remuneración percibida por el trabajador.
En esta limitación se entienden incluidos los pagos que por su propia
naturaleza no constituyen salario, como aquellos que por acuerdo entre las
partes se tratan como no constitutivos de salario.
La limitación del 40% de los pagos no constitutivos de salario predica
únicamente respecto a los aportes a seguridad social, más no a otros
conceptos.
 cuáles son los pasos a seguir para practicar la retención en la
fuente con el procedimiento 1?
se presenta un modelo básico con los pasos que debe seguir un agente de
retención durante el año 2012 para examinar, bajo el procedimiento 1 de
retención en la fuente (ver Art. 385 del E.T.), si los pagos que durante un mes
cualquiera que le efectúe a un trabajador terminarán estando sujetos o no la
respectiva retención en la fuente a título del impuesto de renta. El "Salario
mensual gravable" que se obtenga de dicha depuración se buscaría en la tabla
del Art. 383 y para ello, las UVT mencionadas en dicha tabla (al igual que en
otros puntos del proceso de depuración) se deberán tomar con el valor oficial
que del UVT durante el año 2012. Este valor ($26.049), resulta de tomar la UVT
vigente durante el año 2011 ($25.132) e incrementarla en 3.65% que es el
mismo porcentaje en que se incrementó el índice de precios al consumidor de
ingresos medios para el período octubre 1 de 2010 a octubre 1 de 2011.
 ¿Cuáles son los pasos a seguir para practicar la retención en la
fuente con el procedimiento 2?
De acuerdo con el Art. 386 del E.T., los empleadores que durante el primer
semestre del 2012 vayan a aplicar el procedimiento 2 de retenciones en la
fuente sobre los salarios que cancelen a sus trabajadores, tendrían que definir
en diciembre de 2011 cuál ha de ser el porcentaje fijo que aplicarían a los
pagos gravables de sus trabajadores durante cada uno de los meses del
semestre enero-junio de 2012. Lo anterior implica que en el mes de diciembre
de 2011 se deberán tomar los pagos laborales de los 12 meses anteriores a
dicha fecha (se tomarían los pagos de diciembre de 2010 a noviembre de
2011). Luego, se le deben hacer las depuraciones permitidas por la norma
("ingresos no gravados", "rentas exentas", etc.), para con ello obtener un
"salario mensual promedio gravable en los 12 meses". Ese "salario mensual
promedio gravable de los últimos 12 meses" se busca en la tabla del Art. 383.
Al hacer esa búsqueda se obtiene el "porcentaje fijo de retención" que se ha de
aplicar en cada uno de los 6 meses del semestre enero – junio de 2012.
Por consiguiente, en el siguiente ejemplo se establece el modelo de los
cálculos que se necesitará hacer en diciembre de 2011 para obtener el
"porcentaje fijo de retención" que se ha de aplicar a los pagos mensuales
gravables de los trabajadores durante el semestre enero-junio de 2012.