funcionario y de su ubicacin mediante la codificacin de las direcciones fsicas de la empresa.

11.- Activos Fijos

A continuacin se detalla el us del mdulo Activos Fijos: Haga clic en el botn Activos Fijos de la ventana principal. Se presenta la siguiente ventana:

Este mdulo va enfocado principalmente a medianas y grandes empresas que requieren el uso intensivo de una mltiple cantidad de bienes de capital. Estas empresas requieren del control de los porcentajes, tiempos y valores de depreciacin, de su custodia a travs de la asignacin a un

generales podramos definirla como los sitios que las empresas poseen fsicamente donde se encuentran distribuidos o asignados los Activos Fijos. Desde este punto de vista, una Ubicacin puede ser una ciudad, edificio, piso, etc., Su ventana como se muestra en el siguiente grfico:

Las opciones que contiene sta barra de mens se presentan en el siguiente grfico:

Donde: Gestiones, Procesos y Consulta/ Informes presentan alternativas acorde con el mdulo en el cual e est trabajando. Las gestiones que se pueden realizar en este mdulo son las siguientes: Cdigo: Puede utilizarse una codificacin inteligente (cdigos de acumulacin y movimiento) de tal forma que se puede optimizar y especificar de mejor manera los lugares donde se encuentran situados los Activos Fijos. Utilizando esta metodologa, y las siguientes del sistema, se simplifica tambin de gran manera la codificacin del Activo Fijo, ya que en ste no se incluira su localizacin. Descripcin: Se refiere a la denominacin del sitio codificado anteriormente. Puede contener siglas o iniciales de tal forma que se conozca el nombre del cdigo de acumulacin.

GESTIONES DE ORGANIZACIN Ubicacin La Ubicacin mantiene distintas connotaciones de acuerdo a la organizacin fsica de cada empresa. Sin embargo, en trminos

Activos Fijos Clases Activos Fijos Una Clase de Activos Fijos se refiere a una agrupacin de bienes de larga duracin que tienen similares caractersticas de uso. Sin embargo, su utilizacin puede ampliarse a bienes no depreciables y/o referentes a amortizacin de diferidos (seguros especialmente), siempre y cuando utilicen el mtodo de depreciacin en lnea recta. Su ventana aparece: Una partida de propiedades, planta y equipo debe ser reconocida como un activo cuando: (a) (b) Es probable que fluyan hacia la empresa beneficios econmicos futuros asociados con el activo; y El costo del activo para la empresa puede ser cuantificado confiablemente. Los Activos Fijos, tambin conocidos, de acuerdo a las NECS, como Propiedad, Planta y Equipo, son equipos tangibles que: (a) Son retenidos por una empresa para ser usados en la produccin o abastecimiento de bienes o servicios, para rentar a terceros o para propsitos administrativos, y, (b) Se espera sean usados durante ms de un perodo.

Ahora bien, debemos explicar que el sistema funciona asignando el Activo Fijo a un Empleado el cual pertenece a una Unidad y/o rea Administrativa; por lo que es imprescindible que dichos parmetros deban estar previamente codificados. Por otra parte, debemos indicar que el procedimiento bsico de este sistema es proyectar una depreciacin mensual en lnea recta en base a la depreciacin diaria que se establece dentro de la Ficha del Activo. Como sostuvimos al principio de este captulo, se puede ampliar el concepto de utilizacin de este mdulo en varios aspectos como: 1. Amortizar activos diferidos tales como seguros, gastos de organizacin, etc., siempre que utilicen el mtodo de lnea recta. 2. Controlar la asignacin de los bienes menores que se consideraron como gasto pero que tienen Custodios, mantenindolos como activos no depreciables.

Donde: Cdigo: Refiere a la notacin con la que se ordenarn las Clases de Activos Fijos. Se sugiere formar rangos de Clases con la misma cuenta. Clase: Representa el nombre de la Clase de Activo Fijo. Cuenta de Activo: Simboliza la cuenta contable de registro del Valor de Adquisicin de los Activos Fijos. Cuenta de Depreciacin: Constituye la cuenta contable de registro de la Depreciacin del Activo

La ventana de la ficha de Activos fijos es como sigue:

Serie: Atae la serie del producto o el cdigo asignado al bien por parte del proveedor del mismo. Proveedor: Indica el cdigo y nombre del Proveedor del activo fijo. Se lo ubica haciendo doble clic en la casilla en blanco. No Factura: Revela el nmero del comprobante de venta con el cual se respald la adquisicin del activo fijo. Banco y No Cheque: Indica el Banco y nmero de cheque con el cual se cancel la adquisicin del activo fijo. En los Datos del Destino (Custodio) observamos: Oficina: Escoja la Oficina a la que pertenezca el Empleado Custodio. Funcionario: Refiere al Empleado a cuyo cargo se halla el Activo Fijo. Piso: Indica el piso o sitio donde se encuentra ubicado tanto el Empleado como el Activo Fijo.

Donde en el Encabezado vemos: Cdigo: La codificacin de activos fijos depender mucho de la organizacin y distribucin fsica de la empresa. No obstante, lo ms comn es asignar una secuencia en bloque. Nombre: Consiste en la denominacin con la que se conoce al Activo. Clase: Se refiere a la Clase de Activo Fijo a la que pertenece el bien, la cual debe estar previamente ingresada. Cantidad: Indica el nmero de unidades del Activo Fijo. En los Datos de la Compra tenemos: Fec. Compra: Indica la fecha de Compra del Activo Fijo. Correccin Monetaria: Determinamos si el activo es sujeto o no a Correccin Monetaria. Este mtodo de ajuste por inflacin en la actualidad ha cado en desuso debido a la dolarizacin. Unidad y rea: Casillas que se llenan en forma automtica al escoger el Empleado. Es decir, como es lgico, el Activo Fijo estar asignado a la misma divisin organizacional que su Custodio. Ubicacin: Escogemos de la lista definida para el Activo Fijo. En los datos de la Depreciacin vemos: Depreciacin: Escogemos si el bien y/o activo es sujeto a depreciacin o no. La segunda opcin se escoge cuando ingresamos bienes menores que se consideraron como gastos pero requieren un control de su ubicacin y custodia.

Valor adquisicin: Es la cantidad de efectivo o equivalentes de efectivo pagados o el valor justo de otra compensacin entregada para adquirir un activo en el momento de su adquisicin o construccin. Depreciacin Acumulada: Este es un campo calculado automticamente y se refiere al valor acumulado por Depreciacin hasta la ltima fecha. Al momento de crear un nuevo activo este valor deber ser necesariamente cero. Valor Actual: Es el monto con el que un activo es incluido en el Balance General, despus de la depreciacin acumulada. Su frmula es Valor de Adquisicin Depreciacin Acumulada. Correccin Monetaria: Muestra el valor acumulado debido al proceso al cual hace referencia. Fecha inicial: Indica la fecha desde donde comenzar a depreciarse el activo. Este es un punto muy importante ya que ciertas empresas llevan la depreciacin desde el da de la compra y otras lo hacen a partir del mes siguiente al de la adquisicin. Fecha final: Indica la fecha donde finalizar la depreciacin del bien. Das: Nmero de das entre la fecha inicial y final. Depreciacin diaria: Valor producto de la divisin del valor actual para el nmero de das. Maneja hasta cinco decimales. Ultima depreciacin: Indica la ltima fecha de haber corrido el proceso de Depreciacin. Observaciones: Campo para cualquier anotacin respecto de la situacin del Activo Fijo. Cuenta contable: Atae la cuenta contable de la Clase de Activo Fijo. Esta se ubica en forma automtica al escoger la Clase.

Este es un procedimiento que registran y controla histricamente la transferencia de custodia de los Activos Fijos entre Empleados. Su ventana es como aparece:

Donde: Fecha: Ubicamos la fecha de reasignacin del Activo Fijo. Cdigo: Ubicamos el cdigo del nuevo custodio. Si no lo conoce digite Espacio ms Tab y aparecer la ventana de bsqueda de Empleados. Los datos de Empresa (oficina) se importan directamente de la Ficha del Empleado y por ltimo escogeremos la Ubicacin de la tabla. Luego cierre y proceda a Imprimir. Este acceso permite la impresin, en la pantalla o papel, del Acta de Entrega - Recepcin del Activo Fijo. En el constan los datos del Activo, de los Custodios anterior y nuevo, as como el compromiso de este ltimo de cuidarlo y hacer buen uso del bien. Su formato puede variar de acuerdo a las polticas de cada empresa.

GESTIONES DE INCLUSION
Depreciacin Es proceso consiste en la distribucin sistemtica de la cantidad depreciable de un activo durante su vida til. Como se explic anteriormente, el sistema calcula los das que estn comprendidos entre los rangos de la fecha inicial y final y los multiplica por la depreciacin diaria que se ingreso cuando se cre el Activo Fijo. El sistema visualizar la siguiente pantalla:

En caso de que se requiera eliminar la depreciacin de los Activos Fijos, se deber proceder de la siguiente forma:

Haga clic en el botn Donde: Periodo: Indica el rango de das que se va a correr el proceso de Depreciacin. En caso en que se desee calcular la depreciacin de un solo activo fijo o un grupo en los campos de cdigo ingresar el cdigo del Activo Inicial y el Final. Activos: Define el activo o rango de activos que se van a depreciar dentro del periodo anteriormente establecido. Clases: Detalla las Clases de Activos Fijos a los cuales se va a depreciar. En caso de que en los campos de cdigos y clases de Activos Fijos estn en blanco, el sistema asumir el clculo de todos los Activos Fijos que estn calificados para realizar la depreciacin.

, seleccione la ultima depreciacin realizada

y luego haga clic en el botn , el sistema tardar unos segundos para eliminar las transacciones de las depreciaciones realizadas. En caso de no seleccionar la ltima depreciacin para ser eliminada el sistema emitir el siguiente mensaje:

Y no se podr realizar la eliminacin de las depreciaciones.

Correccin Monetaria La Correccin Monetaria se refiere al ajuste al costo de los activos por efectos de la inflacin, y, debido al proceso de dolarizacin esta gestin ha cado prcticamente en desuso. Sin embargo, todava consta en el sistema en vista de que pueden existir empresas que elaboren en forma atrasada sus Estados Financieros. Seleccione la opcin Correccin Monetaria del men Gestiones como se muestra en el siguiente grfico:

MEN CONSULTAS/INFORMES Listado Activos Fijos Presenta los datos de Activos fijos y su distribucin fsica.

Los cuatro primeros presentan informacin referente a: Cdigo del activo fijo, valor de adquisicin, depreciacin acumulada. Esto en modo detallado y resumido.

Donde: ndice: Denota el porcentaje de ajuste anual correspondiente al ejercicio que se va a corregir. Periodo: Corresponde la fecha de aplicacin del ajuste por Correccin Monetaria. Activos: Indica el activo o rango de activos a los cuales se va a aplicar la Correccin Monetaria. Clases: Seala la clase o rango de clases a los cuales se va a aplicar la Correccin Monetaria. En caso de dejar vacas las casillas el sistema sobreentender que se aplica a todos los activos o clases de activos fijos.

Los dos siguientes presentan la informacin de los Activos Fijos segregados por: La Empresa o Funcionario.

El ltimo informe se refiere a todos aquellos Activos Fijos cuya casilla ubicada en los Datos de Depreciacin tengan la , lo que implica que el Empleado no tiene leyenda firmado el compromiso de buen uso y custodia del Activo fijo.

Informes Cuadre Contable Facilita cuadrar los datos del Mdulo de Activos Fijos con Contabilidad.

Etiquetas Permite la impresin de etiquetas para la ejecucin de un inventario de Activos Fijos.

Informes Mensual

En la parte superior se pueden escoger rangos de Activos y/o Clases de Activos. En la parte inferior, en cambio, se pueden Insertar uno a uno los cdigos de los artculos que se desea imprimir Etiquetas. El formato de cada etiqueta lo determinar el personal responsable de su administracin y control.