16/Ago/2016

Acta de acuerdos Internos

- Activos fijos - Caseta de
ventas / Módulos piloto
Interesados: Juan Carlos Izaguirre (JCI), Marcia Gonzales (MG), Catherine Chang (CC), Maria G. Olavarria
(MGO), Janeth Zelada (JZ) y Aurelia Hurtado (AH)

Acta Nº 0001-2016

Punto de la
agenda: Revisión a la activación y asignación de los bienes de activo fijo referentes a Caseta de Venta
y Módulos Piloto de la UN VIVIENDA.

- Base contable
Puntos - Metodología actual y problemática
relevantes: - Metodología propuesta
- Anexos y documentos sustento

I. Base contable:

- La política contable que norma el reconocimiento de costos y asignación de cargos por depreciación de los
activos fijos en LPSA, hasta que el bien activo se encuentre en la ubicación y condiciones necesarias para
operar de la forma prevista por la gerencia, es la Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 16.-
Propiedades Planta y Equipo.

- Las propiedades, planta y equipo son los activos tangibles que:

a. Posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para
arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y
b. Se esperan usar durante más de un periodo.

- Un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerá como activo si, y sólo si:
a. Sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo; y
b. El costo del activo para la entidad pueda ser valorado con fiabilidad.

- El costo de los elementos de propiedades, planta y equipo comprende:

a. Su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no
recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja
del precio;
b. todos los costos directamente relacionados con la ubicación del activo en el lugar y en las
condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia;
c. la estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del activo, así como la
rehabilitación del lugar sobre el que se asienta.

- Depreciación, es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida útil.
El cargo por depreciación de cada periodo se reconocerá en el resultado del periodo; el método de
depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al cual se espera que sean consumidos, por parte de la
entidad, los beneficios económicos futuros del activo. La depreciación de un activo comenzará cuando esté
disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para
operar en forma prevista por la gerencia; además, esta no cesará cuando el activo este sin utilizar o se
haya retirado del uso activo, a menos que se encuentre depreciado por completo.
- El importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de baja en cuentas:
a. Por su disposición (disponer libremente de él, ejem. Enajenación)
b. Cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su uso.

II.- Metodología actual y Problemática:

- La metodología actual y problemática a la fecha de emisión de esta acta, es como sigue:

1. La activación (reconocimiento contable de costos) de casetas de venta y módulos piloto de la UN

VIVIENDA se hace, en principio bajo la forma de Obras o Trabajos en Curso a través de
imputaciones a los elementos PEP bajo la estructura PIIN.21/XX, el cual tiene como sustento, un
formulario de creación de casetas y módulos, firmada por el jefe de proyectos de la plaza, esto
hasta Dic 2015; y a partir de Ene 2016, las imputaciones a los elementos PEP es bajo la estructura
PIVV21.XXXX.; en ambos casos sus movimientos vienen sustentados con los comprobantes de
pago y Órdenes de compra o servicio correspondientes.

2. Actualmente no existe informe de altas de estas obras en curso (transferencia al activo definitivo en
SAP, a efectos de depreciarlos); en la mayoría de casos los traspasos se realizan en función a la
información que se tienen en el formulario mencionado en el punto 1 (hasta dic-15); para el 2016
no existe dicho informe, estos activos siguen como obras en curso en la contabilidad

3. Todos los costos incurridos para construir y poner el bien en uso activo de la empresa,
según NIC 16 son reconocidos como parte del costo de estos bienes, incluidos aquellos que
no lo son, como, por ejemplo: letreros, decoraciones, mantenimientos y en algunos casos
gastos de MKT.

4. Las vidas útiles de estos bienes son estandarizadas a 60 meses (5 años), a efectos de cargar su
importe por depreciación; la cual está en función a la generación de beneficios, en el uso del bien,
que se espera obtener con el proyecto comercial; el alta se realiza al mes siguiente de poner en
uso activo el bien en SAP.

5. Todo el mobiliario y accesorios para estos bienes, en algunos casos, son activados dentro del
código de AF SAP de la caseta o modulo como un todo, y son depreciados con la misma vida útil
que el de la caseta o modulo, no existiendo a su vez control físico de los mismos por parte de la
UN y/o empresa.

6. No existe comunicación, y/o ningún informe de baja o reubicación (reasignación), de estos bienes,
de parte de la UN al área contable.

III.- Metodología Propuesta:

- La metodología propuesta para la activación de casetas de venta y módulos piloto es la siguiente:

1. Casetas de ventas propias:

 Para la creación de esta clase de activos fijos, la UN enviara el formulario de creación de

casetas de venta (anexo 1) debidamente llenado y firmado por el responsable de este
proyecto, el área de control de gastos y refrendado por la GAyC de la misma UN.

 Se activará en la contabilidad bajo IFRS (NIC 16), como Obras en curso todo lo
concerniente a construcción, remodelación y mejoras en infraestructura.

 La vida útil asignada a este activo, estará de acuerdo al tiempo de utilización que la UN
señale en el documento Anexo 1.

 Las imputaciones y control presupuestario de estos costos se realizarán desde los

 elementos PEP bajo la estructura PIVV.XXX, propuesta en el Anexo 2, por la UN en
coordinación con el área de Control de Gestión Central (CGC).

 El alta de este bien en la contabilidad, a efectos de iniciar el cargo por depreciación, será a
los 30 días calendarios después de iniciado la construcción de la misma (señalado en el
documento anexo 1); para este caso la UN debe comunicar y/o confirmar el alta de
este activo.

 Los mobiliarios, computadoras y equipos diversos, de la caseta y módulos piloto, que

según la normativa contable permita activar, se realizara en forma individualizada, dentro
de la estructura PEP dada por el área de CGC (Anexo 2), siendo la depreciación de los
mismos tratados como cualquier activo fijo de similares características que se mantenga a
nivel empresa, esto estará en función al grado de control físico que la UN y el área
contable puedan ejercer sobre estos bien activos de la empresa.

 No serán activados como activos fijos conceptos no alcanzados por la normativa

contable – NIC 16

 El cargo por depreciación de la caseta de venta (incluidos bienes muebles, computadoras

y equipos diversos) serán direccionados como gasto de venta de la plaza en donde se
ubica la caseta de venta.

 La UN informará sobre la baja de la caseta y reubicación de los muebles,

computadoras y equipos diversos que contenga la misma, con el informe adjunto
llamado Anexo 3.

2. Casetas de ventas Alquiladas:

 Solo se activará lo concerniente a muebles, instalaciones, computadoras y equipos

diversos; la creación, activación, depreciación, control físico, bajas y traslado de estos
bienes se tratará de acuerdo a lo mencionado en el Punto 1 de esta sección.

 El desembolsó por alquiler será registrado al gasto de la UN.

3. Módulos Piloto Propios – Dentro de las casetas de venta:

 Tendrá el mismo tratamiento que las casetas de venta propias, señalado en el punto 1 de
esta sección.

4. Módulos Piloto alquilados:

 Tendrá el mismo tratamiento que las casetas de venta alquiladas, señalado en el punto 2
de esta sección.

5. Módulos Piloto para la venta (en existencias):

 La infraestructura de este módulo será tratada bajo la NIC 2 Inventarios – Los costos
asociados a la construcción del módulo piloto, formaran parte del costo del
proyecto inmobiliario.

 El tratamiento de los activos movibles será similar al de las casetas alquiladas, señaladas
en el punto 2 de esta sección.
IV. Anexo y Documentos Sustento:
1. Anexo 1 – Formato de Creación y alta para Casetas de venta y Módulos Piloto:

FORMATO DE CREACIÓN Y ALATA DE CASETAS VENTA / MODULO PILOTO

I. INFORMACION GENERAL

Nom bre Caseta / Modulo : Código PEP Inversion:

Ubicación fisica / Plaza : Unidad de Negocio:

Fech_inicio de costrucción
Centro de Costo :
Fech_inicio Fech_final
Fecha de utilizacion del bien:

Tiem po de utilizacion del bien:

Descripcion breve del Proyecto

de inversion y / o eventualidades
ocurridas en el m ism o

II. FIRMAS

GERENTE / JEFE DE PROYECTOS AREA DE CONTROL DE GASTOS - UN VIVIENDA

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL

2. Anexo 2 - Estructura PEP propuesta por la UN:
Elemento PEP Nivel Descripción
PIPE.2016/20/001 1 SAC/PLAZA
PIVV.2016/001/02 1.12 Casetas/Módulo
PIVV.2016/001/02/01 1.12.1 Contrucción
PIVV.2016/001/02/01/01 1.12.1.1 Diseño Arquitectónico e Interior
PIVV.2016/001/02/01/02 1.12.1.2 Obras Civiles
PIVV.2016/001/02/02 1.12.2 Maquinaria y equipos
PIVV.2016/001/02/02/01 1.12.2.1 Equipos de climatización
PIVV.2016/001/02/02/02 1.12.2.2 Equipos de generación eléctrica
PIVV.2016/001/02/02/03 1.12.2.3 Otros equipos
PIVV.2016/001/02/03 1.12.3 Equipos Diversos
PIVV.2016/001/02/03/01 1.12.3.1 Equipos de Comunicación
PIVV.2016/001/02/03/02 1.12.3.2 Equipos de Seguridad
PIVV.2016/001/02/03/03 1.12.3.3 Otros equipos diversos
PIVV.2016/001/02/04 1.12.4 Muebles y Enseres
PIVV.2016/001/02/04/01 1.12.4.1 Muebles diversos
PIVV.2016/001/02/04/02 1.12.4.2 Enseres
PIVV.2016/001/02/04/03 1.12.4.3 Electrodomésticos
PIVV.2016/001/02/05 1.12.5 Equipos de computo
PIVV.2016/001/02/05/01 1.12.5.1 Computadoras
PIVV.2016/001/02/05/02 1.12.5.2 Laptops
PIVV.2016/001/02/05/03 1.12.5.3 Impresoras
PIVV.2016/001/02/05/04 1.12.5.4 Servidores
PIVV.2016/001/02/05/05 1.12.5.5 Otros equipos de computo
1.12.6 Instalaciones

3. Anexo 3 – Formato de baja Casetas de Venta / Módulos Piloto:

Conclusiones:

 Estos acuerdos serán gradualmente aplicados en lo que queda de este año 2016, y en forma total a partir
del 01.01.2017.

 Se enviará a la UN el detalle de casetas y módulos piloto que se tienen registrados en SAP a fin, de
regularizar: el alta que se tienen de aquellos Activos Fijos que están en curso, y el sustento físico de
activación de los mismos.  Fecha de entrega 16.08.16

 La UN enviará la información solicitada, en el punto anterior, al área contable, a efectos de realizar las
validaciones necesarias con la información contable que se tiene en SAP.  Fecha de entrega 23.08.2016

 Cualquier ajuste contable que se necesite realizar con los activos fijos de la UN, será coordinado y
oportunamente informado a la Gerencia de Administración y Control de la misma UN.

Hch/ JCC.