Guia de Aprendizaje Controlar

Capacitación para el Trabajo de Administración.
COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE

MICHOACÁN.
PLANTEL N° 15. LA HUACANA
SUBMODULO 3.- GENERAR LA COMUNICACIÓN DE LA

EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRONICA
SUBMODULO 4.- CONTROLAR LA INFORMACIÓN

DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA O
ELECTRONICA
NOMBRE DE ALUMNO(A):
GRUPO:
E-MAIL
Profa.: C.P. Claudia Ibeth Bucio

Rojas.
PRESENTACIÓN.
1
“Las masas humanas más peligrosas son aquellas en cuyas venas ha sido
inyectado el veneno del miedo.... del miedo al cambio” Octavio Paz poeta
y ensayista mexicano.
No cabe duda que para adaptarse a un mundo cambiante en todos los aspectos;
pero sobre todo en lo laboral, es necesario ser competente por que de otra forma
se corre el riesgo de quedar arrezagado.
Es por eso que para satisfacer las necesidades de formación laboral que necesita
el alumno bachiller hoy en día, las escuelas han decidido basar su formación
desde un enfoque por Competencias, diversas habilidades y destrezas que te
permitan a ti, responder de la manera adecuada a dichos requerimientos y
cumpliendo así con el perfil de egreso que esta institución pretende hacer de ti.
Por todo lo anterior se pone en tus manos la siguiente Guía de Aprendizaje de

modo que como su nombre lo indica, sirva de base para tu formación durante este
nuevo semestre.
CONOCE TU GUÍA
2
La presente guía tiene también como objetivo el que como alumno te formes un
panorama general de lo que vas a aprender. La capacitación de administración
esta formada por 3 Módulos divididos en 6 submodulos presentados a ti como
asignaturas las cuales las empezaste a recorrer desde 3° semestre y terminaras
con ellas en 6° semestre; como recordaras en 3° semestre cursaste 2 asignaturas
llamadas Planear actividades y asignar recursos y Dirección y evaluación del plan
de acción, es así como a continuación se presenta un esquema de las 6
asignaturas que cursaras en toda la capacitación:
Dando seguimiento al anterior esquema en este 4° semestre el contenido aplicable

para los dos submodulos que corresponde abarcar es el siguiente:
Submódulo 3. Generar la comunicación de la empresa de Manera

manual y/o electrónica.
Contenido:
- Elaborar la documentación administrativa interna y externa.
- Procesar información para la comunicación administrativa interna y
externa.
- Realizar la gestión de la documentación administrativa interna y
externa con las áreas correspondiente.
3
Submódulo 4: Controlar la información documental de la empresa de

manera física o electrónica.
Contenido:
-Integrar expediente de manera física y/o electrónica, de acuerdo con los
lineamientos de la empresa.
-Controlar los expedientes de acuerdo con los requerimientos y
lineamientos de la empresa de manera manual y/o electrónica.
RUBRICA DE EVALUACIÓN:
4
Para evaluar los dos submodulos que integran el semestre a cursar se realizaran
dos evaluaciones parciales y una evaluación final.
CONCEPTO 1° PARCIAL 2° PARCIAL| FINAL

Portafolio de 30% 30% 1° PARCIAL 30%
Evidencias
Examen 20% 20%
Actividad Fuera 30% 30%
de Aula
Desempeño en 10% 10% 2° PARCIAL 30%
Clase
(Participación y
Comportamiento)
.
Asistencia. 10% 10%
Proyecto Final. 40%
NOTAS:
1.- Para que surtan efectos las evaluaciones parciales se tendrá que entregar el
trabajo final.
2.- Para tener derecho a cada una de las evaluaciones se debe cumplir con el
80% de asistencias para cada evaluación.
 Portafolio de Evidencias:
o Ejercicios.
o Investigaciones.
o Tareas
El portafolio de evidencias debe estar diseñado según la creatividad del alumno

conteniendo los siguientes datos generales:
 Nombre del alumno.

 Nombre del Plantel.
 Grupo.
 Teléfono.
 E-Mail.
 Domicilio.
5
ÍNDICE
SUBMÓDULO 4
CONTROLAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA
DE
MANERA FÍSICA O ELECTRÓNICA.
4. INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA FÍSICA Y/O ELECTRÓNICA DE

ACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA.
4.1 Importancia y métodos para el manejo de documentos.

4.1.1 ¿Por que es importante conservar determinadas comunicaciones escritas?
4.1.2. Medio de prueba legal.
4.1.3. Proceso administrativo de la oficina.
4.1.4. Ciclo de vida de un documento comercial.
4.1.5. Importancia del proceso de archivar.
4.1.6. Conceptos básicos para archivar.
4.2. Equipo y materiales.
4.2.1. Archivadores de correspondencia.
4.2.2. Capacidad de las gavetas.
4.2.3. Títulos para la gaveta de un archivador.
4.2.4. Gabinetes especiales para un archivo.
4.2.5. Guías.
4.2.6. Títulos o encabezados de las guías.
4.2.7. Carpetas para archivo.
4.2.8. Preparación de títulos para expedientes.
4.2.9. Pc/gavetas.
4.2.10. Tarjeteros y función de las tarjetas.
4.2.11. Cedulas de catalogación.
4.2.12. Tipos de tarjeteros.
4.2.13. Mecanografiados de tarjetas.
4.3. Manejo de la correspondencia y conformación de expedientes.
4.3.1. Definición de correspondencia.
4.3.2. Organización de la correspondencia.
4.3.3. Recepción de la correspondencia.
4.3.4. Pasos en el procedimiento de archivos.
4.3.4.1. Inspección
4.3.4.2. Clasificación
4.3.4.3. Codificación
4.3.4.4. Distribución
4.3.4.5. Archivo
4.3.5. Conformación de expedientes
4.4. Reglas de clasificación alfabética.
4.4.1. Reglas para clasificar nombres e individuos.
4.4.2. Preferencias para nombres de individuos.
6
4.4.3. Reglas para clasificar nombres de empresas, instituciones, compañías o

sociedades.
4.4.3.1. Reglas generales.
4.4.4. Referencias necesarias en caso no mencionado.
4.4.5. Reglas para clasificación de instituciones gubernamentales, bancos,
escuelas y otros.
4.4.5.1. Instituciones gubernamentales.
4.4.5.2. Reglas generales.
4.4.5.3. Instituciones bancarias.
4.4.5.4. Nombres de escuelas, colegios y universidades.
4.4.5.5. Nombre de asuntos.
CONTROLAR LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO CON LOS

REQUERIMIENTOS Y
LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA
5. TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO

5.1 Sistema Alfabético
5.1.1 Organización
5.1.2 Guías principales
5.1.3 Guías Secundarias y Auxiliares
5.1.4 Expedientes Individuales
5.1.5 Procedimiento para archivar
5.2 Sistema Numérico
5.2.1 Organización
5.2.2 Archivo alfabético y misceláneo
5.2.3 Catálogo auxiliar o índice de tarjeta
5.3 Sistema de archivo de documentos electrónicos
5.3.1 ¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?
5.3.2 Propuesta de programa de intervención en archivo de documentos
electrónicos
5.3.3 Autentificación
5.3.4 Preservación
5.3.5 Organización
5.3.6 Acceso
5.3.7 Necesidad de un plan director
5.3.8 Ventajas de la digitalización de documentos
5.3.9 La Administración en los documentos electrónicos
5.4 Control de la Comunicación Escrita
5.4.3 Sistema de cargo
5.4.4 Solicitud de documentos
5.4.5 Registro de salidas de documentos
5.5 Clasificación de los Archivos
5.5.3 Niveles de archivo.
5.5.1.1 Archivo activo.
5.5.1.2 Archivo semiactivo.
5.5.1.3 Archivo Muerto.
7
5.5.4 Transferencia y eliminación de documentos

5.5.5 Métodos de eliminación
5.5.6 Recomendaciones finales
5.6 Sistema de archivo de documentos electrónicos
5.6.3 ¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?
NOTA: En el índice anterior se ira marcando de la forma que tu elijas los conocimientos que se
vallan abarcando en el transcurso de este semestre.
8
SUBMODULO 4. CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA

EMPRESA DE MANERA FISICA Y ELECTRONICA
4.1 IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS
4.1.1 PORQUE ES IMPORTANTE CONSERVAR DETERMINADAS

COMUNICACIONES ESCRITAS.
El comercio, la banca, la industria y en general el mundo de los negocios en

cualquieras de sus ramas precisan de la comunicación escrita, porque las
relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo
puede aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades:
• permanencia
• y constancia
a las que cabe agregar las de ser:
• medio de prueba legal y
• medio de facilitación del intercambio comercial.
Nota: se analizara cada uno de esos puntos.
ACTIVIDADES.
1.-Los estudiantes leen y analizan los diferentes conceptos
4.1.2 MEDIO DE PRUEBA LEGAL
Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia, le otorga una nueva
propiedad: ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un
testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción
ACTIVIDADES.
l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos
9
4.1.3 PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA
Todo documento comercial (carta, contrato, factura, orden de compra o

requisición) existe como parte de la operación administrativa de un negocio.
• Manejo de documentos y archivos
En una época, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la

recuperación y la protección de papeles comerciales, es decir, lo que conocemos
básicamente como el archivo (que significa custodiar; guardar). Hoy el manejo de
documentos incluye no solo el archivo, sino también el control, la utilización, la
creación y la disponibilidad final de estos. El manejo y el control de documentos,
así como el sistema adecuado para su archivo, deben estar bajo la
responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y esta consiente de la
importancia del correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección
y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza.
Nota: analizar las diferentes terminologías específicas.
ACTIVIDADES.
2.-Se hace lluvias de ideas.
3.-Se elabora un mapa conceptual.
4.1.4 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL
El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber cómo se adaptan los

documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales
establecidos; él sabe también cual es el ciclo de vida de cada documento que
emplea en su empresa y sabe qué medidas y disposiciones deben tomarse en
cuenta para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminados.
El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas:
1. Creación o recibo
2. Archivo y protección
3. Utilización
4. Transferencia
5. Eliminación
Nota: se analizara cada uno de las 5 etapas
10
ACTIVIDADES.
2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización. 3.- se
elabora mapas mentales, análisis y debates
4.1.5 IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR

Debido a que los documentos son tan importantes en cualquier empresa, el
empleado que tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos está
especialmente interesado en conocer los sistemas de archivos que le permitirán
localizarlos con rapidez y utilizarlos.
Para muchos empleados de oficina, archivar es una actividad de tiempo completo.
A medida que crece la empresa sus funciones de archivo se vuelven más
complicadas y exigentes.
Instructivo
1. Describir
2. Explicar
3. Realizar
4. Definir
5. Elegir
6. Archivar
7. Utilizar
8. Depurar
9. Hacer una guía
10. Reflexionar
Nota: analizar el concepto de cada uno de los elementos
4.1.6 CONCEPTOS BÁSICOS PARA ARCHIVAR

Cuando se buscan un nombre y un número en el directorio telefónico, se está
seleccionando información de un libro electrónico. Los nombres se encuentran en
orden alfabético, y el conocimiento del alfabeto nos ayuda a encontrar el nombre
deseado. Al clasificar los nombres y ordenarlos con la secuencia de las letras del
abecedario, se está utilizando el sistema alfabético. En una compañía de seguros,
don de los documentos se solicitan por el número de póliza, el sistema numérico
es el que se utiliza.
Nota: se analiza los diferentes sistemas para archivar.
ACTIVIDADES.
2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización.
3.-se sugiere que el alumno realice una visita a un negocio, empresa o compañía
para:
 Informarse sobre el número de departamentos que tiene.
 Saber el nombre de cada uno de ellos.
11
 Conocer cuál es su propósito.

 Informarse sobre el tipo de documentos que reciben.
 Que documentos son los que generan
NOTA: Análisis de casos en equipo.
4.2. EQUIPO Y MATERIALES

4.2.1 ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA
Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es
indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material especifico que se
utiliza (archivadores, gavetas, guías, carpetas, expedientes), as i como la
herramienta más moderna producto del avance tecnológico en el mundo de hoy.
La eficiencia de los sistemas de archivo depende en gran parte del equipo y
materiales utilizados. Para tener efectividad, el sistema debe:
• Ahorrar tiempo. Esto significa que el equipo y los materiales deben diseñarse
de tal manera que quienes manejen los documentos no hagan movimientos
innecesarios
• Proporcionar protección adecuada a los documentos. Algunos archivadores
deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser a prueba de
incendio.
• Conservar espacio. Los archivadores deben diseñar de tal manera que no
ocupen más espacio del absolutamente necesario.
ACTIVIDADES:
1.- En equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de
archivadores.
4.2.2 CAPACIDAD DE LAS GAVETAS

El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de
correspondencia es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la trasera.
La capacidad máxima es de 5000 documentos, incluyendo las guías y las carpetas
necesarias. Sin embargo, para que su funcionamiento sea más eficiente es
preferible no colocar más de 4000 documentos en cada gavetas, porque si quedan
demasiados apretados es difícil asir los expedientes y extraerlos.
4.2.3 TÍTULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR

Con el fin de que se pueda identificar rápidamente su contenido, cada gaveta debe
de estar adecuadamente rotulada. En la parte delantera del archivador hay un
porta-rotulo llamado marbete, destinado para este fin.
El titulo puede ser:
• Titulo simple: d
• Titulo doble: d-f
12
Nota: se analizara cada uno de ellos

La correspondencia también puede ser archivada en archivadores abiertos o de
estantería abierta.
4.2.4 GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO

Se consiguen archivadores para cheques, documentos legales, catálogos, tarjetas,
cintas magnéticas, pianos, microfilmes, radiografías, disquetes y huellas
dactilares.
Las carpetas del archivador electrónico están ordenadas al azar. Sin embargo, el
marcar un número clave en el tablero hace que la carpeta o expediente que tiene
ese número sea empujada automáticamente hacia adelante para extraerla
4.2.5 GUÍAS
Las guías son de cartón o fibra, lo suficientemente rígidas como para sostener
documentos y lo bastante flexibles para resistir y evitar que se rompan o se
quiebren. Son la clave para que una gaveta los documentos se puedan organizar
en forma correcta, porque sirven para dos fines:
• Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas, con el fin de facilitar la

localización de documentos específicos. Por esto se dice que sirven como postes
de señales para agilizar la búsqueda.
• Sostienen los documentos dentro de la gaveta, evitando que se arqueen y
proporcionan mayor visibilidad.
El numero de guías, la posición de la pestaña y su tamaño depende del sistema

que se utilicé.
ACTIVIDADES:
1.- De acuerdo a los temas 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 en equipo de trabajo analizara y
realizara el diseño de los tipos de archivadores.
2.- En equipo se analizaran y comentarán estudios de casos.
4.2.6 TÍTULOS O ENCABEZAMIENTOS DE LAS GUÍAS

Se les llama así porque sirven para identificar los documentos archivados detrás
de las guías. Algunas pestañas tienen los encabezamientos impresos
directamente sobre ellas.
Los títulos pueden ser: a) simples y b) dobles, lo mismo que los marbetes de las
gavetas; además, deben ser cortos para que puedan ser leídos con rapidez.
Nota: se analizara de forma específica cada uno de ellos.
ACTIVIDADES:
1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de títulos
13
4.2.7 CARPETAS PARA ARCHIVO
Estas tienen un mínimo de espesor y una superficie lisa para las gavetas
de correspondencia activa.
Para los documentos voluminosos o pesados, se deberán utilizar carpetas de fibra
o de cartón con expansión de tela en el fondo.
Hay otros tipos de carpetas que están diseñadas para las necesidades especiales,
como:
• Bolsas para archivos
• Para registros médicos y registros personales
• Para archivadores de estanterías abiertas
• Las carpetas colgantes
Nota: se analizara cada uno de ellos
ACTIVIDADES:
1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de carpetas
para archivo.
4.2.8 PREPARACIÓN DE TÍTULOS PARA EXPEDIENTES

Las cintas de papel de engomado para los títulos de los expedientes, conocidas
como membretes, se consiguen en tiras perforadas, tiras adhesivas o en rollos
continuos.
Tomen en cuenta las siguientes sugerencias cuando vayan a hacer la rotulación
de expedientes:
I. Se empieza a mecanografiar el encabezamiento

II. Las palabras del título deben escribirse a máquina y en el orden de la
clasificación de acuerdo con el sistema adaptado
III. En algunas oficinas, la totalidad de la primera palabra del título se escribe
con mayúscula compacta
IV. Si el titulo es doble, es decir, si tiene más de una línea, se prefiere el estilo
del bloque
4.2.9 PC/GAVETAS
14
La introducción de las computadoras en la oficina moderna ha modificado el

control de la información que, tradicionalmente, se hacía solo a través de
expedientes archivados dentro de gavetas.
Para el trabajo cotidiano será más eficiente simplificar la localización de

documentos tanto en gavetas como en los programas de la computadora; con ello,
se optimizara el uso del espacio y tiempo. ¿Cómo organizar esta estructura en la
computadora?
A los archivos que se crean en la computadora se les debe asignar un nombre
lógico, para ser almacenados. Si a los archivos se les asigna nombres lógicos y
apropiados, será más fácil y rápida su localización.
ACTIVIDADES:
1.- En parejas de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de archivo de

gavetas.
2.- se realizara prácticas y diseños en equipo electrónico (laboratorio de
informática)
Nota: se ampliara más el tema.
4.2.10 TARJETEROS Y FUNCIÓN DE LAS TARJETAS
Para el funcionamiento de un negocio las tarjetas de registro son

creadas, almacenadas y utilizadas de acuerdo con los principios del buen manejo
de documentos.
Ejemplos de tarjeteros de registro

a) Los archivos de directorios
b) Registro de inventario
c) Cuentas de cliente
Los tarjeteros se utilizan como índice o catalogo auxiliares para los sistemas de
archivo de correspondencia y también como registros independientes.
Aun conjunto de tarjetas de registro debidamente ordenadas se les llama tarjetero
y tiene varias ventajas.
ACTIVIDADES:
1.- En equipo de trabajo analizara las diferentes ventajas que tienen las
funciones de las tarjetas
2.- Se harán vista a empresas
4.2.11 CEDULAS DE CATÁLOGOS

Los catálogos son los medios de localización de los expedientes en estas clase de
sistemas; es la enumeración de nombres de personas físicas y morales, la
15
descripción breve de los asuntos contenidos en los expedientes, redactados en

tarjetas ordenadas numéricamente o alfabéticamente.
Las tarjetas utilizadas en los catálogos se conocen técnicamente como cedulas de

catalogación y a los datos que se anotan, asientos en cedulas
Contiene:
• Formula clasificadora
• Encabezamiento
• Síntesis o extracto
• Fecha de inicio del asunto
4.2.12 TIPOS DE TARJETEROS
Los tarjeteros se clasifican en verticales y visibles. En los primeros, las tarjetas se

sostienen verticalmente en las tarjetas, como la correspondencia; en los segundos
la información que queda cerca de los bordes de las tarjetas se puede leer sin
moverlas.
ACTIVIDADES:
1.- En equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de tarjeteros.
2.- Realizara mapa mental.
4.2.14 MECANOGRAFIADO DE LAS TARJETAS

Se debe utilizar un formato estándar para simplificar el trabajo de archivo. Así, la
información queda ubicada en cada tarjeta en el mismo lugar y da una apariencia
uniforme y profesional.
4.3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACION DE

EXPEDIENTES.
La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los
negocios. De acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la
organización de la correspondencia depende de la recepción, registro,
jerarquización y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de
archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos
los documentos que se reciben o generan en una oficina.
4.3.1 DEFINICION DE CORRESPONDENCIA.

Esta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada e
interna. Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas.
Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías
externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una copia al
carbón o fotocopia del original.
Correspondencia interna (interdepartamental) es la que incluye aquella

correspondencia entre departamentos de la misma empresa.
16
Actividad:
Por equipos de 5 integrantes investiguen vía internet 5 conceptos de
correspondencia recibida, enviada e interna realizando un ejemplo utilizando la
paquetería Word para la realización de la correspondencia exponiéndola en
plenaria.
4.3.2 ORGANIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.

¿En qué forma se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los títulos
utilizados dependerán de la información que requiere el negocio. Un médico ésta
interesado principalmente en la información sobre pacientes; por lo tanto, los
títulos serán los nombres, y los documentos que pertenezcan a ellos deberán ser
guardados.
4.3.3 RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA.

En la mayor parte de las grandes organizaciones existe un departamento central
de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a
los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los
ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o
secretarias abren este correo y lo leen, excepto aquellos sobres marcados con
“confidencial” o “personal”.
Las cartas que no están dirigidas a personas o departamentos específicos deben

ser abiertas por el Departamento receptor de correspondencia, a fin de determinar
a quién se le debe entregar la correspondencia.
Quien sea la persona que abra el correo, debe revisar en primer lugar que haya
dirección del remitente en la correspondencia. Si no existe ésta, el sobre con la
dirección del remitente debe engraparse a la correspondencia. La persona que
abre el correo debe también marcar en él la fecha y la hora en que fue recibida.
Una razón importante para registrar éstas es proporcionar un control interno de la
correspondencia. Donde se maneja un gran volumen de correo, se utilizan
máquinas automatizadas para abrir y sellar la correspondencia. En las oficinas
pequeñas se utiliza el sello fechador manual.
Las copias al carbón de cartas enviadas y documentos internos no requieren las

iniciales de autorización para ser archivadas.
La asistente ejecutiva o secretaria engrapa las copias de la respuesta al original
de la carta; si ella se ocupa de los archivos, coloca la correspondencia en su
carpeta rotulada “para archivar”. Si los archivos los manejan especialistas, ella
pone la correspondencia en su charola de archivo rotulada “salida”
Muchas notas de acuse de recibo rutinarias a las comunicaciones poco

importantes, se descartan después de que han sido leídas y contestadas.
17
4.3.4 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO.
Después de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco
etapas diferentes:
1. Inspección.
2. Clasificación.
3. Codificación.
4. Distribución.
5. Archivo.
4.3.4.1 INSPECCION.
Antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que

tiene las iniciales de autorización. Si un documento llega hasta el archivo sin las
iniciales de autorización, es costumbre devolverlo a la persona a quien estaba
dirigido.
4.3.4.2 CLASIFICACION.
La clasificación es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de

documentos semejantes, con características comunes, que pueden ser
posteriormente diferenciados según su tipología fundamental.
La clasificación de documentos es uno de los trabajos mas importantes en una

oficina, y existe el establecimiento de un plan previo y una atención minuciosa.
Se ha dicho que la identificación del nombre es el fin principal de la clasificación,
por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase
genérica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir
una clasificación.
4.3.4.3 CODIFICACION.
El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la

correspondencia recibe el nombre de codificar.
4.3.4.4 DISTRIBUCION.
Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el grupo
de una letra, un número, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificación
preliminar de los documentos, se utilizan los clasificadores.
Actividades:
18
En equipos de 5 integrantes realicen una maqueta de los diferentes tipos de

clasificadores de documentos. Uno cada equipo.
4.3.4.5 ARCHIVO.
Es la colocación de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las

gavetas.
Actividades:
En equipos de 5 integrantes realiza el procedimiento que se sigue para colocar
documentos en los expedientes y colocarlos en las gavetas.
4.3.5 CONFORMACION DE EXPEDIENTES.
También es importante que cuando estamos con la correspondencia o con los

documentos conformando un expediente, tomemos en consideración ciertos
lineamientos generales, que siempre serán de utilidad para que los expedientes
luzcan pulcros y ordenados.
Actividades:
Realizar una práctica de archivista y/o en la elaboración de expedientes, en una
institución educativa y/o empresa pública o privada, cumpliendo con un total de 10
Hrs. mensuales.
4.4. REGLAS DE CLASIFICACION ALFABETICA
En archivonomía, para cumplir con la finalidad de localizar con rapidez

expedientes y documentos, es importante que los títulos que se escriben como
encabezamiento de los expedientes estén de acuerdo con las reglas de
clasificación alfabética.
Los documentos se identifican por sus Títulos. Las reglas para determinar los
títulos correctos con que se rotularán las carpetas que posteriormente se llamaran
expedientes.
Las reglas para clasificar utilizando términos con los que nos debemos familiarizar:
Alfabetizar y unidad.
Alfabetizar es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus

letras. Ejemplo:
. López,
19
. Pardo,
. Vega.
Colocando en secuencia alfabética, también están: Pardo, Pérez y Priego, solo

que en estos nombres estamos fijándonos en la secuencia de la segunda letra.
Los apellidos Roca, Rojas y Romero están ordenados en secuencia alfabética
correcta, y aunque la segunda letra de todos modos es igual, ahora debemos fijar
nuestra atención en la tercera letra.
Es importante para ordenar las diferentes palabras de un título por medio de
unidades.
Unidad se denomina cada palabra que forma parte de un título: inicial, abreviatura,
letra separada.
El nombre de Ricardo T. Suárez contiene tres unidades:
(1) Ricardo (2) T. (3) Suárez.
Para hacer más comprensible el sistema, las reglas se dividen en tres grandes
grupos:
1. Nombres de personas.
2. Nombres de compañías, instituciones, sociedades.
3. Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales.
4.4.1 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES E INDIVIDUOS
1. Los nombres se clasifican alfabéticamente comparando la primera unidad

de cada nombre. Letra por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente
cuando la primera unidad es idéntica a la otra. Las terceras unidades se
consideran solamente cuando tanto las primeras como las segundas son idéntica,.
y así sucesivamente.
2. El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellido.
Nombre de pila Apellidos
Luis Alberto Domínguez C.
Luz del Carmen González Medellín
Alma Delia Pérez Soto
Para ordenar alfabéticamente los nombres de personas, se colocan primero los

apellidos y luego los nombres de pila, separándose con una coma; a esto se le
llama transposición.
Cada parte del nombre de una persona recibe el nombre de unidad de archivo:
aparte del apellido o apellidos principales, las demás unidades pueden estar
representadas por una abreviatura o una inicial.
Nombre Unidad1 Unidad2 Unidad3 Unidad4

L. M. Ángulo Ángulo L. M.
José C. Cedeño Cedeño Suárez José C.
20
Rocío Garay D. Garay D. Rocío
3. Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como parte del nombre de
pila.
4. Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabras nos

servirá como base para ordenar.
5. Si antes del apellido aparecen partículas; de, del, de la, de los, de las, etc.,
se principia la inversión desde el primer apellido, aun cuando las partículas
aparezcan en mayúsculas.
6. Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra o nombre o

apellido que comienza con la misma letra de esa inicial.
6ª. La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido que
comienza con la misma letra de esa inicial.
6b. Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es igual.
7. Si el nombre propio tiene, además la abreviatura de su profesión, grado

militar o eclesiástico. O la expresión padre, hijo, junior (jr.). se escribe una
abreviatura después de la inversión correcta y entre paréntesis.
8. Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Vo, Van,
Der, Fitz, D´, Da, O´, se hace la inversión a partir de dicho vocablo.
9. En países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda esta

compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposición
de o de la palabra viuda (Vda.) y por último el apellido del esposo.
Para archivarlos se invierte el nombre, tomando como base el apellido de soltera,
porque este es el que legalmente se reconoce. Solo en caso de que el apellido de
soltera este indicado con una letra, se tomará en cuenta el apellido del esposo.
10.Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerará

entonces la dirección como base para su ordenación, en el siguiente orden:
ciudad, territorio o país; calle o avenida y numero de casa o edificio. Los números
se consideran en estricto orden numérico consecutivo.
21
4.4.2 REFERENCIAS PARA NOMBRES DE INDIVIDUOS.
Los documentos pertenecientes a un individuo pueden ser solicitados de manera

distinta a como están archivados. Para facilitar la localización de los mismos se
recomienda establecer referencias, esto es, ordenar el nombre de la persona de
manera diferente a la indicada en las reglas de alfabetización.
Esta referencia se hace en tarjeta y formará parte de un índice o catálogo auxiliar.
1. Escribir en la parte superior de la tarjeta el nombre bajo el cual podría ser

solicitado el documento.
2. Escribir la palabra “Véase” en la siguiente línea.
3. Al lado, escribir el nombre bajo el cual están archivados los documentos.
4. Marcar una X en extremo superior derecho.
Se recomienda la referencia para nombres acompañados de títulos religiosos,

títulos con nombres de mujeres casadas o cuando el apellido podría confundirse
con un nombre de pila.
4.4.3 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE EMPRESAS,

INSTITUCIONES, COMPAÑIAS O SOCIEDADES.
4.4.3.1 REGLAS GENERALES
1. Cuando en el título aparece una coma, el nombre permanece igual, no sufre

ninguna alteración ni trasposición.
2. Cuando el título es el nombre completo de un individuo (nombre de pila y y
apellido) se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a
continuación.
Debe hacerse tarjeta de referencia.
3. Si en el título aparecen las conjunciones y o e o el símbolo &; o bien,
preposiciones como: de, sobre, por el contra, o bien artículos como: las, el, la, etc.,
permanece igual, no sufre ninguna trasposición.
4. Si aparece un artículo al inicio del título (the en inglés y el, la, los, las en
español), o
también la expresión compañía o su abreviatura (Cía. En español, Co. En inglés),
se coloca al final del nombre entre paréntesis.
5. Cuando en el título aparece una palabra genérica como: zapatería,
farmacia, restorán,
restaurante o restaurant, sala de belleza, etc., no sufre ninguna transposición,
siempre y cuando se tengan uno o dos expedientes dentro de la gaveta; pero si el
número de expedientes excede de los cinco, la palabra genérica se escribe al final
del nombre. En este caso se recomienda establecer una guía secundaria con el
22
título de la palabra genérica para localizar con mayor rapidez la documentación.

También se recomienda en éstos casos hacer una tarjeta de referencia.
6. El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre
raro o extranjero que no sea inglés se escribe tal como aparece y así se archiva.
7. Cuando una palabra termina en s seguida o precedida de apóstrofo (s´o´s,
posesivo en inglés) permanece tal como está la razón social.
8. Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se
considera la dirección para decidir el orden alfabético.
9. Cuando una firma o institución utiliza siglas, éstas se consideran palabras
escritas completas. Cuando no son muy usuales, para mayor claridad se
recomienda escribir el nombre completo debajo de la sigla entre paréntesis. Se
deben hacer tarjetas de referencia.
10. Cuando en el nombre de una firma o razón social aparecen dos o más
letras, cada una se considera como unidad de archivo. Se recomienda hacer
tarjeta de referencia.
Actividades:
En equipos de 5 integrantes realiza 5 ejemplos aplicando las reglas aprendidas

clasificando nombres de empresas, instituciones, compañías o sociedades.
Utilizando tarjetas de 3 x 5 pulgadas.
4.4.4 REFERENCIAS NECESARIAS EN CASOS NO MENCIONADOS.
1. Cuando en una razón social o masa elocutiva la palabra importante, la que

distingue a ese negocio de los demás (apellido o nombre geográfico) no aparece
al inicio del nombre.
2. Cuando una empresa cambia de nombre, se archiva bajo el nuevo y se
establece una referencia con el nombre anterior.
3. Cuando una empresa representa a otra en negocios o bienes, bajo poder,
síndico o apoderado.
4. Si en los nombres de empresas aparecen nombres con números, éstos se
ordenan y archivan como si los números estuviesen escritos con letra, y el número
completo se considera como una unidad.
4.4.5 REGLAS PARA CLASIFICACION DE INSTITUCIONES

GUBERNAMENTALES, BANCOS, ESCUELAS Y OTROS.
4.4.5.1 INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES.
El encargado de los archivos debe estar actualizado con respecto a los nuevos
nombres de algunas secretarías de estado y de dependencias importantes en las
organizaciones nacional y gubernamental; para saber cómo realizar la trasposición
de nombres, con base en las reglas básicas para clasificación.
23
4.4.5.2 REGLAS GENERALES.
1. En los nombres de instituciones gubernamentales se toma como base para

archivar la palabra más importante. Se recomienda hacer tarjetas de referencia.
2. En las instituciones gubernamentales, dentro de los títulos se pueden
encontrar términos como: Ministro de Dirección de, Sección de,
Subdirección de, Comisión de, Director de Junta de, etc.
4.4.5.3 INSTITUCIONES BANCARIAS.

1. Los nombres de los bancos se archivan tal como aparecen de acuerdo con
las reglas de empresas comerciales, agregando el nombre del lugar en el cual
funcionan, pues la mayor parte tiene sucursales en diferentes ciudades.
2. Cuando la palabra banco no aparece al inicio de la razón social, es
necesario hacer una tarjeta de referencia.
3. Cuando en la gaveta hay un número considerable de expedientes con
títulos de bancos con sucursales en diferentes lugares, es recomendable tomar
en cuenta el nombre importante de la institución o el nombre de la ciudad, de la
provincia o país, según sea el caso. Puede ponerse también una guía secundaria
que se rotule con la expresión bancos y colocar los expedientes por orden
alfabético.
4.4.5.4 NOMBRES DE ESCUELAS, COLEGIOS Y UNIVERSIDADES.

1. El nombre de escuela, colegio o universidad privada, se archiva como aparece,
siguiendo las reglas establecidas para empresas comerciales; se recomienda
hacer tarjeta de referencia si el nombre no aparece al inicio.
4.4.5.5 NOMBRE DE ASUNTOS.

En algunas ocasiones es necesario archivar los documentos por el asunto tratado
en éstos, debido a la importancia del mismo, o porque da una idea muy clara de lo
tratado en el documento cuando la información sobre un asunto o tema debe
conservarse reunida en un mismo sitio en las gavetas (solicitudes de empleo,
citatorios, renuncias, compras, etc.), Se recomienda establecer una referencia bajo
el nombre de la empresa o individuo.
24
5.1 TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO
Sistema Alfabético
La ordenación alfabética de los documentos y expedientes es la base del sistema

alfabético que es el más utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el
hogar. El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un
directorio de la computadora es fundamental para la localización rápida de los
documentos. Aun cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el
procedimiento para archivar correctamente.
El archivo alfabético es popular por tres razones principales:
1. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizado, el

alfabeto.
2. Es directo, lo que significa que los documentos pueden ser archivados y
localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares.
3. Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear
cualquier número de divisiones.
5.1.1 ORGANIZACIÓN
Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados

básicamente en la misma forma y la mayor parte tiene elementos comunes:
• Guías principales
• Guías secundarias o auxiliares
• Guía especial auxiliar
• Expedientes individuales
• Expediente misceláneo
5.1.2 GUÍAS PRINCIPALES:
Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Estas

guías se encuentran al comienzo de las secciones. Si un archivo es pequeño,
podría estar dividido de acuerdo con el abecedario. La guía principal “A” indica
todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos
nombres empiezan con “A”.
25
Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo,

o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha.
Cada guía debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no más de 20 tras
ella, cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una rápida localización y
adecuado sostén de expedientes.
Todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos

nombres empiezan con “A”.
Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo,

o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha.
Cada guía debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no más de 20 tras
ella, cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una localización y
adecuado sostén de los expedientes.
5.1.3 GUÍAS SECUNDARIAS AUXILIARES
En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guías especiales se utilizan

después de una guía secundaria para subdividir esta sección y destacar nombres
importantes, según el giro o por ejemplo muy frecuente o ambas cosas. Por
ejemplo, si en la gaveta se ha incluido la guía auxiliar AD –debido a que se tiene
varios expedientes cuya primera unidad de título es Adame, Admas, Adoum,- y
26
posteriormente en la práctica se repite el apellido ALFARO, es recomendable

rotular una guía especial auxiliar con este apellido para poder localizar en esta
sección expedientes con el apellido mencionado, como: Alfaro González, Manuel;
Alfaro Orueta, Estela, Alfaro Pérez, Carlos, etc.
5.1.4 EXPEDIENTES INDIVIDUALES.

Por lo general no se presentan expedientes individuales hasta que no se reciben
cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Estos
expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los
documentos dentro del expediente individual están ordenados cronológicamente,
con la última fecha al frente, de tal manera que la correspondencia reciente sea
fácil de localizar. (Véase figura 5.2).
5.1.5 EXPEDIENTE MISCELANEO.
La colocación y manejo del expediente misceláneo dependerá de dos opciones

con base en las necesidades propias de la oficina:
27
1. Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente

misceláneo que llevará el encabezamiento o título de la guía de esa sección y se
emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un
expediente individual. Naturalmente, los documentos se ordenan alfabéticamente,
fijándonos en la segunda o la tercera letra; así hay más de un documentos del
mismo corresponsal deberá ordenarse cronológicamente, como en los
expedientes individuales; el documento más reciente deberá quedar al frente.
(Véase figura 5.3.)
2. El expediente misceláneo se puede colocar al final de la gaveta y llevará un

encabezamiento doble que indique de qué letra a que letra están ahí documentos
colocados, por ejemplo: A-Z; A-L; A-P, etc.
5.1.6 PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR
Las guías y los expedientes en los archivos alfabéticos de correspondencia se

organizan de tal manera que si los documentos están bien distribuidos, pueden ser
colocados dentro de sus expedientes, rápida y eficientemente.
28
Seguir los siguientes pasos:
1. Preparación. Los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada,

se abre ésta. Si se utiliza una repisa o bandeja para archivar (Véase figura 5.4.)
ésta se fija al costado y se colocan los documentos en ella
2. localización de la guía. Se selecciona la adecuada y se mueve hacia
adelante.
3. Localización del expediente individual. Las cejillas de los expedientes
individuales con sus membretes detrás de las guías se examina cuidadosamente,
si hay expediente individual para el documento se coloca ésta.
4. Localización de los expedientes misceláneos. Si no existe un expediente
individual para el documento, se corren hacia delante los expedientes individuales,
dejando a la vista el misceláneo y se guarda el documento; todos los expedientes
relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlos en orden adecuado. No
deben utilizarse sujetadores metálicos en los documentos que son excesivamente
gruesos y tienen la tendencia a engancharse en hojas adyacentes y a deslizarse
de los documentos durante el proceso de archivo y de localización.
INSTRUMENTO DE
EVALUACIÓN CUESTIONARIO:
29
1. ¿Cuáles son las razones por las que el archivo alfabético es popular?
2. ¿Qué es una guía principal y en dónde se coloca?
3. ¿cuándo se utilizará una guía especial?
4. ¿Dónde están colocados los expedientes individuales en los archivos
alfabéticos?
5. ¿Cómo se ordenan los documentos dentro de los expedientes
individuales?
6. ¿Dónde están situados los expedientes misceláneos en una gaveta de
archivo?
7. ¿Cómo se ordenan los documentos dentro de los expedientes
misceláneos?
8. ¿Describe el procedimiento utilizado para almacenar documentos en las
gavetas?
ESTUDIO DE CASOS:
1. Rafael Parra, único empleado de una pequeña empresa, decide no utilizar

expedientes misceláneos en el archivo. Tan pronto como llega el primer
documento, de cualquier corresponsal o tema, él prepara un expediente individual.
¿Creen que este procedimiento es beneficioso para localizar los

documentos?
¿Está de acuerdo con lo que él decide?
¿Qué es lo que ustedes harían?
2. Juana Cárdena trabaja para una pequeña firma comercial. Ella cree que
sería una gran idea dejar que por lo menos diez documentos de un solo
corresponsal se acumulen en el expediente misceláneo antes de preparar uno
individual.
¿Creen que esto facilitará la localización de documentos?

_______________ ¿Por qué?______________________________
30
3. Ana Villavicencio trabaja en una oficina en donde los documentos son de

diversos tamaños y muchas veces más pequeños que las cartas. Últimamente
sean perdido documentos, y ella atribuye esto a la diferencia de tamaño.
¿Estás de acuerdo con lo que ella piensa? ¿Por qué?
¿Qué solución darías?
4. Un expediente individual de Ferretería Anáhuac, S.A. de C.V., contiene

documentos que se remontan a seis meses atrás. Aproximadamente la mitad del
contenido son cartas y la otra mitad catálogos y otros documentos de publicidad.
¿Creen que sea tiempo de preparar el segundo expediente?
¿Cómo dividirías los documentos que van a colocar en cada expediente?
¿Qué información escribirían en los títulos?
5.2 SISTEMA NUMÉRICO
31
La ordenación numérica se hace de acuerdo con una numeración codificada, que

puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tiene
cheques, pólizas y facturas. El sistema numérico tiene ventajas, pero por ser
indirecto, requiere de auxiliares como: el archivo alfabético misceláneo y el índice
de tarjetas para cumplir con su efectividad.
El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con

números de código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o
puede formar parte del mismo documento, como el número que aparece en un
cheque o en una factura. Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que
primero se requiere buscar en un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para poder
localizar rápidamente el documento.
Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le

conceden ventajas, como las siguientes:
1. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una

vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.
2. Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen límite.
3. Existen permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias

necesarias y localizar con rapidez el documento, ya que ésta es la finalidad de un
buen sistema de archivo.
El Catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia

para el archivo numérico, permite que en él se anoten todos los nombres de los
corresponsales o asuntos que se manejan en la empresa.
5.2.1 ORGANIZACIÓN.
Tiene tres partes principales que son: archivo numérico principal, archivo
alfabético misceláneo y catálogo auxiliar o índice de tarjetas. (Véase figura 6.1)
Las guías numéricas se pueden acomodar en varias formas:
a) En posición escalonada de izquierda a derecha.

b) En las posiciones 1ª y 2ª, y todos los membretes de los expedientes en la
tercera y cuarta posición. (Véase figura 6.2)
32
Figura 6.1 Gaveta que muestra parcialmente los expedientes de un archivo

numérico principal.
c) En el centro solamente, y los membretes de los expedientes en dos

posiciones hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha.
Cuando un expediente se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de

ellos se colocar en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento
con un número auxiliar. Por ejemplo, so el expediente 506 se subdivide, se
convierte en 506-2, porque en él se guarda correspondencia anterior y el nuevo se
rotulará 506-1, y así se conserva el orden cronológico. (Véase figura 6.3)
33
5.2.2 ARCHIVO ALFABÉTICO MISCELÁNEO
Éste contiene guías y expedientes que llevan encabezamientos alfabéticos. Su

objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere
todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal. Cada
expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y estos se
encuentran en estricto orden alfabético. (Véase figura 6.4)Además, cada
documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe
codificarse con una “M” en el extremo superior derecho.
Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal, se les

asigna número y se guardan en el archivo principal.
34
5.2.3 CATALOGO AUXILIAR O ÍNDICE DE TARJETAS
Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente. Contiene, como su nombre lo

indica solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la
codificación de una “M” si aún permanece en el archivo alfabético misceláneo,
para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros de que lo debemos
localizar en el misceláneo; no olvidemos que cuando se han reunido cinco
documentos y se ha asignado un número, en esa tarjeta de catálogo auxiliar, se
cambia la “M” por el numérico.
El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la

correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número (Véase figura 6.5
y 6.6.)
35
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
CUESTIONARIO.
1. ¿Por qué a este sistema se le llama numérico?
2. ¿Qué significan los términos directo e indirecto en un sistema de archivo?
3. ¿Hay expedientes misceláneos en el archivo numérico principal? ¿Por qué?
4. ¿Cómo están ordenados los documentos dentro de los expedientes
individuales?
5. ¿Cuándo se le asigna número a un corresponsal?
6. ¿Cómo se pueden colocar u organizar las guías y los expedientes en el
archivo numérico principal?
7. ¿Cuál es el objetivo del archivo alfabético misceláneo en un sistema
numérico?
8. ¿Por qué se necesita un catálogo auxiliaren el sistema numérico?
9. ¿Qué se registra comúnmente en cada tarjeta del índice de un sistema
numérico? 10.¿Con que base se ordenan las tarjetas del catálogo auxiliar?
36
PRACTICA PARA COMPROBAR EFECTIVIDAD

1. Imagina que estás trabajando en una compañía en donde se usa un sistema
numérico, y que el número que debe asignársele al siguiente corresponsal será el
1100. Con los nombres que se te proporcionan a continuación, elabora los
expedientes correspondientes, asigna el número necesario, abre las tarjetas del
catálogo auxiliar que necesites y ordénalas en forma correcta. Puedes inventar y
agregar los datos que te hagan falta.
• Emilio Fernández Osuna, cartas con fechas: mayo 14, junio 16 y 24; julio 30
y agosto 12.
• Interlingua de México, S.A de C.V., cartas con fechas: julio 2, 25 y 30;
agosto 2 y septiembre 8.
• Altos hornos de México, S.A.
• Artículos Plasti-Mex, S.A
• Medina y Cía., cartas mayo 30; julio 4, 6, 9, 22.
• Acevedo Muebles, S.A.
• Baco Papelera de México, S.A., sucursal Tepic, Nay.
• Ing. Arturo Magallanes Z.
• Dr. Ignacio de la Mora Saenz
• Lic. Eduardo Ferre y García, cartas enero 9 y febrero 23.
• Secretaría de Turismo
• Bancomer, S.A., sucursal Colima, cartas enero 7 y 25; marzo 1, 4, 28.
• Bancomer, S.A., sucursal Orizaba, cartas febrero 8 y 27; abril 12, 29; junio 8
y 30.
• Turivia Viajes, S.A. de C.V.
• Aerolíneas Argentinas, S.A., sucursal México, cartas mayo 8 y 17; julio 7,
16, 19.
• Usher de México S.A.
• Publicaciones Nacionales S.A.
• Periódico Excélsior, S.A de C.V.
• Sra. Olga Muciño de Silva, proveedora de pinturas
37
5.3. SISTEMA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
5.3.1 ¿QUÉ ES UN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?
Los archivos de documentos electrónicos Por: Miguel Ángel Esteban Navarro
Resumen: Se define el concepto de archivo de documentos electrónicos. Se

presenta una síntesis de las características más relevantes y los principales retos
de las áreas de actuación de la gestión archivística de los documentos
electrónicos: autentificación, conservación preventiva, organización y acceso. Se
concluye con la necesidad de realizar un plan director modelo que programe la
intervención técnica en este tipo de archivos.
Palabras clave: Gestión de documentos electrónicos, Archivos, Autentificación,
Conservación, preventiva, Organización, Acceso.
Delimitando el concepto
Archivos digitales, electrónicos, informatizados son términos de uso reciente pero

habitual entre documentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de recursos de
información, etc. Sin embargo, no existe un empleo preciso y uniforme ni por parte
de los diversos tipos de profesionales de la información ni dentro de un mismo
grupo.
Normalizar la terminología es una tarea urgente.
Delimitar los significados de las nuevas realidades contribuye a establecer canales

por los que fluyan sin obstáculos los actuales conocimientos y habilidades del
presente hacia el futuro y a crear puentes de comunicación seguros entre los
diversos ámbitos de la gestión de la información. De este modo se evita, durante
La aplicación de los avances tecnológicos, el riesgo de descubrir mediterráneos o
de confundir en un totum revolutum las diferentes prácticas que exige la
adecuada gestión de los diversos tipos de documentos, atendiendo a sus distintos
modos de producción y de uso.
Archivo digital o electrónico son términos de moda pero por su uso tan variopinto
no sólo resultan excesivamente genéricos, sino ambiguos. Se emplean
indistintamente para indicar la reunión de documentos creados mediante medios
informáticos, sea tanto un conjunto de ficheros generados por una aplicación como
Una colección de documentos textuales e icónicos digitalizados, en muchos casos

accesibles a través de internet. En ocasiones se usan también para denominar a
los ficheros que componen una biblioteca digital. Esto genera si cabe mayor
confusión al convertir en sinónimos unos sustantivos (biblioteca y archivo) cuyos
contenidos están bien determinados y diferenciados.
Informatización de archivos es un término que se utiliza con mayor precisión para

denotar la aplicación de las tecnologías de la información al desarrollo de las
actividades administrativas y de gestión documental en los archivos,
38
automatizando el mayor número de procesos y de tareas posibles. Sistemas

integrados para la gestión de archivos y edición electrónica de instrumentos de
descripción y de documentos son expresiones que pertenecen al mismo marco
conceptual. Pero un archivo automatizado, aunque su fondo esté completamente
digitalizado, no se debe confundir con un archivo de documentos electrónicos.
¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?
Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o

reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y
espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es
testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también
mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras
efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con
medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización
respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor
informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también
mediante las tecnologías de la información.
Electronic records management es la expresión inglesa más utilizada para

referirse a la gestión que se desarrolla en este tipo de archivo. Y los sistemas
integrados de producción y gestión documental son las principales herramientas
informáticas que intervienen tanto en su generación como en su mantenimiento.
Definido el concepto, el segundo objetivo de este artículo es presentar una

apretada síntesis de las principales áreas de intervención en la gestión archivística
De los documentos electrónicos, atendiendo a sus características más relevantes
y a los principales retos a los que se enfrenta la investigación y el desarrollo de
estrategias de intervención y de productos.
El carácter de los artículos de este número especial de EPI, los límites de

extensión impuestos a los textos y la constancia de la confusión que rodea,
muchas veces por desconocimiento, el asunto del que nos ocupamos, inclinan a
ofrecer únicamente un sumario breve, pero claro y ordenado, de una serie de
principios y actividades asumidos en el ámbito de los archivos. Poco nuevo
aportará a quienes están habituados a tratar con documentos de archivos pero sí
creemos que ofrecerá una útil guía de aproximación y de estudio de la materia a
los que se acercan desde otros ámbitos de la documentación, con el dominio de
otros métodos y técnicas, a los archivos de documentos electrónicos.
5.3.2. PROPUESTA DE PROGRAMA DE INTERVENCIÓN EN ARCHIVO DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
5.3.3 AUTENTIFICACIÓN
El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto

de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor
39
probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación,
manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante
herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores,
periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de
comunicaciones).
Esto tiene la ventaja de facilitar la separación del contenido del documento del
medio en el que se registró originalmente con el fin de facilitar la difusión y el
acceso. Sin embargo, a cambio presenta el inconveniente de que en el proceso de
separación y regrabación se puede manipular con mucha facilidad, levantando
sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad de la copia. Si a esto sumamos la
rápida obsolescencia de los instrumentos de hardware y de software que han
intervenido en su producción, y la corta esperanza de vida de los soportes
magnéticos y ópticos exigen realizar periódicas migraciones de los documentos a
nuevos medios y soportes para garantizar su legibilidad, no debe sorprender la
necesidad prioritaria de desarrollar una nueva área de acción en los archivos de
documentos electrónicos: la autentificación, que acompañe a las tres tradicionales
de preservación, organización y acceso. Su fin es identificar los elementos de los
documentos electrónicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo
largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no sólo
la integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad cuando se
almacenan y transfieren a los diversos depósitos. Su método todavía está en fase
de construcción y posiblemente dará lugar a la publicación de una norma
internacional. Presenta una estrecha relación con el proceso de reunión y captura
de los documentos, la conservación preventiva de su contenido y la identificación y
selección de las series, por lo que no es extraño que los proyectos de
investigación se ocupen simultáneamente de todas estas actividades.
5.3.4. PRESERVACIÓN
La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la

información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la
gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos
electrónicos. La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a
dos retos: en primer lugar, la creación de depósitos de conservación adecuados,
tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para
los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos
seguros, siempre en óptimas condiciones. Por otra parte, sería necesaria la
adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más
vulnerable al paso del tiempo que el papel.
Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia

menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación,
magnetismo y elementos bióticos. Además, se enfrentan a un nuevo fenómeno
más peligroso incluso que el anterior: la obsolescencia técnica tanto de los
depósitos físico-lógicos, —que debido a los avances tecnológicos se convierten en
40
inútiles aún antes de que se deterioren—, como de los elementos de hardware y

de software mediante los que se han creado, a causa de su rápida sustitución por
otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificación para la
lectura.
La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe

plasmarse, como en cualquier otro archivo, en la elaboración de un detallado
programa de intervención, que constará de tres partes: un plan de preservación,
un conjunto de medidas de conservación preventiva y un proyecto de restauración
de documentos deteriorados allí donde sea necesario.
Los principales organismos que trabajan en el ámbito de la preservación de los

documentos electrónicos publicando informes técnicos y recomendaciones, son
los siguientes: European Commission on Preservation and Access, Council on
Library and Information Resources, National Preservation Office of United
Kingdom y Research Libraries Group: the Commission on Preservation and
Access.
5.3.5. ORGANIZACIÓN
Así como el mundo digital plantea nuevos retos para la autentificación y la

preservación, su irrupción no supone una ruptura con los modos de organización y
de acceso que se llevan a cabo en los archivos actuales.
Más bien las tecnologías de la información, al tiempo que ofrecen nuevas

posibilidades y mayor eficacia y eficiencia, plantean la necesidad de seguir siendo
fieles a esas técnicas si se desea intervenir con éxito en instituciones donde
su introducción ha acarreado la producción de un mayor volumen de datos,
documentos e información a gestionar y una aparente confusión entre los límites
de éstos y las agrupaciones documentales.
Es un lugar común tanto en los textos de los investigadores de mayor rigor y

prestigio como en las recomendaciones de las principales organizaciones
archivísticas, la defensa de la validez de representar y organizar los archivos de
documentos electrónicos de acuerdo con su modo de producción. Los principios
de procedencia, integridad de los fondos y respeto a la estructura orgánica, que se
concretan en la reunión de los documentos manteniendo las agrupaciones
naturales y en la realización de una descripción multinivel según la jerarquía
documental, de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripción
Archivística, son de aplicación, por su carácter universal, en este tipo de archivos.
En los archivos electrónicos se seguirán identificando los fondos y secciones

mediante el análisis del fin, las funciones y los órganos de las instituciones
productoras, y las series documentales mediante el estudio de los tipos
41
documentales. Identificación que se plasma en el cuadro de organización del

archivo y en los cuadros de clasificación de fondos; más necesarios, si cabe, en
estos archivos que en los que albergan documentos en papel, ya que la
electrónica, al impedir un acceso directo a la información sin mediar ningún
instrumento y no permitir una instalación en el depósito según un sistema de
acotación que reproduzca el modo orgánico y seriado de producción, exige
disponer de herramientas lógicas que permitan la búsqueda y la recuperación.
Estos cuadros sirven de base del calendario de conservación y transferencias

según la edad y el valor de los documentos una vez realizada la valoración y la
selección de las series; el cual, ante la urgencia de emprender rápidas
intervenciones de preservación garantizando la autenticidad de los documentos,
por la ya indicada rápida obsolescencia que rodea a los avances tecnológicos en
la electrónica, se convertirá en el instrumento de gestión fundamental, junto con
las bases de datos que recogen los instrumentos de descripción en los archivos de
documentos electrónicos.
Tampoco hay que olvidar, si bien no es objeto de este artículo su análisis, la

necesidad de contar con una aplicación informática que ayude a la gestión de los
documentos electrónicos, la cual puede ser el mismo sistema de gestión
electrónica de archivos que se utiliza para informatizar las actividades que se
realizan en los archivos sin documentos digitales. Sin embargo, la tendencia
actual se dirige al desarrollo de sistemas integrados de gestión de la información,
que sirven tanto para la producción de datos y documentos como para la gestión
documental.
5.3.6. ACCESO
La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal

aportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos
dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la
recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción, junto
con su necesaria normalización. Por otra, el aumento del grado de difusión y uso
del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía
telemática tanto dentro de la institución productora —mediante la construcción de
intranets (que ofrecen durante la producción de los documentos también la
capacidad de intercambiar, compartir y participar en su creación por diversos
actores) como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de
internet.
Pero estos fenómenos se asientan sobre tres pilares que componen otras tantas
áreas actuales de investigación y desarrollo:
—La edición y difusión de los documentos en formatos electrónicos universales

basados en estándares abiertos,
42
—La definición electrónica de los distintos tipos de documentos creados por una
institución mediante la identificación de su origen, contenido, estructura y otros
datos de interés que se asocian como metadatos a los documentos, y
—La normalización y codificación de los instrumentos de descripción. Los
adelantos en el acceso están, por tanto, en estrecha dependencia de los avances
que se produzcan en áreas ajenas a la archivística, como la normalización de los
formatos de los documentos de texto, de datos estructurados (bases de datos,
hojas de cálculo), de imagen fija o en movimiento, de sonido, multimedia, etc.; el
desarrollo de sistemas de información abiertos; los lenguajes de etiquetas o
marcas (sgml, xml, etc.); los protocolos de comunicación, etc.
Algunos de los proyectos más destacables en acceso a los archivos de

documentos electrónicos son: Digital Heritage and Cultural Content, dentro del
programa IST (Information Society Technologies) de la CE; Padi (Preserving
Access to Digital Information); Open Archives Initiative; ISO Open Archival
Information System Standard y Encoded Archival Description.
En cuanto a las organizaciones que se dedican, de modo global, al estudio de

todas las áreas involucradas en la gestión de los documentos de archivo
electrónicos destacan: el Comité de Documentos Electrónicos del Consejo
Internacional de Archivos; US National Archives and Records Administration
mediante su Electronic Records Archives Program; la American Records
Management Association; la Biblioteca del Congreso y la Comisión Europea a
través de DLM-Forum.
5.3.7. NECESIDAD DE UN PLAN DIRECTOR
Toda intervención en un archivo de documentos electrónicos exige, como en

cualquier otro, la previa redacción de un plan director para ser eficaz. Consiste en
una planificación técnica de las acciones a realizar para la gestión de un archivo o
un sistema de archivos, acompañada de un calendario de actuación, una
estimación de costes y una distribución de las responsabilidades. Su fin es
disponer de un procedimiento de actuaciones junto con una serie de criterios
que garanticen la conservación, la organización y el acceso de los
documentos, establecidos a partir de las directrices y normas internacionales
vigentes para la gestión tanto de los documentos de archivo en general como de
los electrónicos en particular. Las directrices, a partir de la recopilación,
observación y estudio de casos donde únicamente actúa la experiencia que da la
práctica, recomiendan las actividades que se deberían realizar para conseguir, del
modo más efectivo y con la mayor eficacia posible, el objetivo propuesto con la
puesta en marcha de un proceso.
El análisis y la racionalización de los resultados obtenidos con la aplicación de

estas pautas permiten establecer reglas operativas que indican cómo se debe
realizar el proceso que tienen como objeto. Dichas reglas se denominan normas
cuando son establecidas por un organismo nacional o internacional al que la
comunidad profesional reconoce una potestad normativa. Éstas pueden dar lugar
43
a prescripciones de obligado cumplimiento cuando sirven de base para leyes y

normas de tipo jurídico.
Un plan director de archivos debe ser, por tanto, respetuoso con las directrices y
las normas que existan, ya que su función es proponer criterios de actuación
consistentes en indicaciones de cómo hacer algo de acuerdo con las normas ante
el caso concreto del que se ocupa, que se recogen en programas de acciones
técnicas destinadas a producir unos resultados determinados, previamente
establecidos. Con este espíritu y estos horizontes se debe emprender toda
intervención. Sin embargo, todavía no existe un modelo de plan director de
archivos de documentos electrónicos que pueda servir de guía para acciones
concretas, pese a su indudable interés y necesidad1.
5.3.8 VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
¿Por qué digitalizar la documentación?
La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de distribuir,

acceder y almacenar documentación importante de forma fácil, rápida, segura y
económica. Digitalización es la conversión de documentos en papel a imágenes
electrónicas por medio de un scanner, las cuales son almacenadas en una
Computadora personal.
Una vez almacenadas en su PC estas pueden ser localizadas en segundos
. Desventajas del archivo en papel
• Elaboración de Índices, gastos de almacenaje,

• Múltiples Archivos, Depuración de los documentos, Localización,
• Manipulación, Archivamiento,
• Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos,
• Retraso en firmas y autorizaciones,
• Elevados costos, Extravío de documentos, Exceso en fotocopias,
• Duplicidad de trabajo, Archivos duplicados,
• Falta de seguridad y confiabilidad, Uso cooperativo,
• Altos costos de administración, Velocidad de respuesta, Ecología,
• Seguimiento y control de documentos.
Ventajas de la digitalización de documentos
• Permite un rápido y fácil acceso a la información.
44
• Elimina el extravío de documentos.

• Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.
• Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. Firmas
digitales.
• Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos
• Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
• Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas
de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una máquina.
• Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
• Agiliza y eficientiza el servicio a clientes
• . Ordena de manera lógica los expedientes.
• Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet
• Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de
los mismos
• . Reduce costos de operación.
• Incrementa la productividad.
• Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento.
• Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos
digitales.
• Bajo costo de almacenamiento
• Elimina costos de impresión, fotocopiado de documentos2
5.3.9 LA ADMINISTRACIÓN EN LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
En las organizaciones actuales, la dispersión de la información electrónica en

documentos y archivos electrónicos, obliga a pensar en la administración
centralizada de los mismos, ya que se convierten en el acervo de la organización.
Este sistema permite organizar y clasificar los documentos digitalizados o archivos

electrónicos dentro de su organización.
El objetivo fundamental es que la información relevante a la organización no este

dispersa en los equipos personales o papel y se pueda perder y no poder
aprovecharla para los objetivos de mejorar la productividad de la organización.
A través de un sistema de administración electrónica de documentos se puede
localizar de manera rápida y sencilla cualquier dato o documento relevante para la
toma de decisiones.
45
MODELO DE INFORMACIÓN.
ESTRUCTURA: El sistema de administración de documentos electrónicos toma en

cuenta tres aspectos básicos:
• Catálogo de información
• La consolidación de documentos y archivos electrónicos
• Consulta y búsqueda de la información
46
PROCESOS: Para cada proceso dentro de la organización se deben asociar los

documentos que lo integran, de esta manera podremos definir la forma de
organización dentro de las áreas de trabajo en cada una de las unidades
organizacionales definidas.
5.4 CONTROL DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA4
Uno de los objetivos principales en el control de la comunicación escrita es evitar

la pérdida de documentos prestados, por ello, es necesario establecer un sistema
de cargos de documentos, así como el formulario especial de requisición de
documentos archivados. Con esto, se sabrá quien tiene el expediente, cuando se
le prestó, como las guías de salida, la tarjeta anunciadora octagonal, el
comprobante de ruta y la tarjeta de sustitución de archivo de seguimiento para
documentos prestados.
Este procedimiento se utiliza para el seguimiento de los documentos después de

que han sido creados o recibidos.
Los principios de control y retención suponen que ningún documento que se

archiva debe ser olvidado, que cada uno de ellos es muy valioso para el negocio, y
que si un documento deja de tener valor para la empresa, debe destruirse.
El control de los documentos empieza a un antes de que sean archivados (el sello
fechador es un control) y termina cuando son eliminados. Los documentos deben
guardarse tan pronto como sea posible después de que se reciben.
Uno de los principales problemas en el control es evitar la pérdida de documento

prestados de los archivos. Un buen sistema de cargos de documentos es la mejor
solución. Otro problema en el control de ellos es evitar que se pierdan dentro de
las gavetas.
47
5.4.1 SISTEMA DE CARGO
Se necesitan apenas 30 segundos para registrar adecuadamente el préstamo de

un documento, de no ser así podría ser necesario invertir varias horas para
encontrar uno que se prestó pero que no fue debidamente registrado.
El empleado ejecuta tres tareas en un sistema para registrar la correspondencia:
1. Atiende las solicitudes de documentos archivados.
2. Anota los documentos que salen.
3. Efectúa el seguimiento de los documentos prestados.
Con el creciente empleo de máquinas copiadoras, las oficinas están utilizando

cada vez más la técnica de copiar para controlar mejor los documentos. En vez de
prestar el documento original a la persona que lo va a utilizar, se saca una copia,
se envía y se archiva nuevamente el original.
5.4.2 SOLICITUD DE DOCUMENTOS
Es conveniente que todas las solicitudes se hagan por escrito en un formulario

especial de requisición de documentos archivados (véase figura 10.1). Los
formularios deben proporcionar la siguiente in formación:
1. Nombre o asuntos del documento.
2. Fecha del mismo.
3. Firma o nombre de la persona que solicita el documento en préstamo.
4. Fecha en que se prestó.
5. Fecha en que se debe hacer el seguimiento.
La requisición debe ser firmada por la persona que solicita el documento. (La firma
proporciona una prueba definitiva de quien lo tiene).
48
5.4.3 REGISTRO DE SALIDAS DE DOCUMENTOS
Cuando el expediente es extraído de los archivos se puede colocar en el lugar de

éste una guía de salida. Cuando se saca un solo documento del expediente, se
debe colocar una tarjeta de sustitución exactamente donde estaba el documento
(véase figura 10.2).
Estos formularios que registran la salida indican quién tiene el documento y la

fecha en que salió de los archivos.
Los formularios para registrar documentos prestados sirven para:
1. Mostrar que los documentos se están utilizando y no han sido mal

archivados o perdidos.
2. Permitir el seguimiento de los documentos prestados para asegurar de

que sean devueltos.
3. Actuar como marcadores para facilitar su devolución al sitio exacto.
49
Las guías de salida tienen en su pestaña la expresión “fuera” y están hechas del
cartón o material como las guías para archivar. Se puede conseguir de otro tipo,
como:
1. Una guía con un bolsillo en la parte delantera para comprobante de requisición

(véase figura 10.3).
Figura 10.3 Guía de salida con bolsillo para comprobante de requisición de

documento prestado.
50
Otro tipo de guía de salida “fuera” que se emplea para archivo de

tarjetas perforadas es la tarjeta anunciadora octagonal (véase figura
10.7) estas tarjetas se deslizan fácilmente en los archivas y permanecen
con un bordo expuesto, indicando que se ha sacado una tarjeta.
Figura 10.7 tarjetas hexagonal en varios colores
En empresas grandes, algunas veces se solicitan los documentos y luego se

envían por turnos a varias personas o departamento. Se perdería mucho tiempo si
estos papeles fueran devueltos al departamento de archivos después de que cada
persona hubiera terminado con ellos. Para esto se anexa al documento un
formulario que enumera, en orden, todos los individuos que desean consultarlos. A
medida que el documento pasa de un individuo a otro, cada uno coloca sus
iniciales en el formulario. Con el formulario de salida se conserva una copia de
este comprobante de ruta para que se pueda localizar el documento si se
necesita.
51
Cuando los documentos son devueltos a los archivos se saca la tarjeta de

sustitución y se anula la anotación de salida. Como la de la figura 10.9 del archivo
de seguimiento para préstamos de documentos.
52
Aun con un buen sistema para cargar documentos, éstos ocasionalmente se

pierden. Si una búsqueda organizada de papeles no tiene éxito. La información
original debe ser escrita de memoria o de otras fuentes sobre una hoja de papel
de color y guardada en el lugar del documento perdido. Este procedimiento
asegurará que nadie perderá su tiempo buscando el documento extraviado. Un
sistema de cargar correspondencia funciona adecuadamente sólo cuando todos
siguen el procedimiento adoptado.
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
Cuestionario
1. Describe el significado de control de la comunicación escrita.

2. ¿Cuáles son las tres tareas que se ejecutan en un bue sistema de
cargo?
3. Describe el formulario de requisiciones de documentos archivados.
4. ¿Cuándo se utiliza la tarjeta de sustitución?
5. ¿Con qué fin se le debe anexar una copia del
comprobante de ruta a un formulario de salida?
5.5 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Las gavetas de los archivadores deben utilizarse de manera

óptima. Por ello, es necesario saber qué documentos se guardan
en cada uno de los sectores que existen: activo, semiactivo e
inactivo. En instituciones grandes, como los bancos, es
aconsejable la microfilmación o la microfotografía para eliminar
grandes volúmenes de correspondencia. Otro proceso importante
en archivonomía es la transferencia de documentos al archivo
perpetuo y la eliminación de algunos, con base a las normas
establecidas sobre retención de documentos.
Después de tomar la decisión sobre el sistema que se establecerá

es nuestra oficina para cumplir con los propósitos que se persiguen
en archivonomía, será importante determinar cómo se utilizarán las
gavetas de archivadores con los que se cuentan.
53
Será conveniente hacerse las siguientes preguntas:
1. ¿Qué tipo de carpeta resulta conveniente para albergar estos

documentos?
2. ¿Qué fin cumple?
3. ¿Por qué debe ser conservado?
• ¿Necesidades operativas?
• ¿Exigencias legales?
• ¿Necesidades financieras o fiscales?
• ¿Exigencias históricas?
En el caso de los documentos no sean necesarios por al menos una de las

necesidades indicadas, pueden ser eliminados. No es conveniente la conservación
de documentos por razones mal definidas, como:
• Posibles eventualidades
• Nunca se sabe lo que pueda ocurrir
4. ¿Con que frecuencia se consulta?
5. ¿Qué ocurrirá en el caso de no disponer de ellos?
6. ¿Podría obtenerse la misma información de otra forma?
7. ¿Cuánto tiempo se debe conservarlos?
Es necesario tener presente que el responsable de un documento es el área de

origen del mismo o el área que recibe el original, pero no quien tiene la copia.
5.5.1 NIVELES DE ARCHIVO: ACTIVO, SEMIACTIVO, Y MUERTO
Un archivo que debe hacer frente a sus funciones institucionales de modo

apropiado debe estar repartido en varios niveles, dependiendo del grado de
actualidad de los documentos que lo componen.
Queda por ver cuáles y cuántos deben ser estos niveles.
54
La mayor parte de las empresas se han venido orientando hasta ahora hacia una
solución mínima que prevé la distribución del archivo en dos sectores bien
diferenciados:
1. Un sector llamado activo, que comprende todos los documentos cuya

frecuencia de consulta es, por término medio, bastante alta. Este primer sector del
archivo es a nivel del puesto de trabajo, en el que se conservan los documentos y
las cartas que acaban de entrar a la empresa y que requieren el inicio o la
continuación de actuaciones particulares y urgentes. Éste es el archivo activo.
2. El segundo sector vinculado al nivel de las direcciones operativas y tiene todos

los documentos que los archivos descargan en él, apenas han terminado todas las
operaciones que éstos exigen. Su dominación es la de archivo semiactivo y
recoge todos los papeles que han perdido casi todo valor operativo para pasar a
tener uno puramente documental. La fisonomía de este importante servicio de la
empresa es así más funcional, viniendo a satisfacer una de las necesidades más
importantes en la empresa moderna: una oportuna disponibilidad de información.
3. Un sector más es el llamado inactivo, el cual se caracteriza por una frecuencia

de consulta medianamente baja. En él se conservan todos los documentos que
tienen un valor permanentemente documental hasta que llega el momento de
proceder a su destrucción. También se le conoce como archivo Muerto.
5.5.1.1 ARCHIVO ACTIVO
La mayoría de los documentos que influyen a un archivo procede del correo. La

entrada de la correspondencia es controlada por las asistentes ejecutivas y las
secretarias de las distintas oficinas, que se encargan de distribuirlas entre las
secciones interesadas, según las normas recibidas de la Dirección.
A fin de ganar tiempo será conveniente que los encargados de este trabajo
efectúen una clasificación previa de la correspondencia, para lo cual se separan
las cartas que se refieren a problemas importantes o urgentes de las que tienen un
interés puramente informativo y documental.
Pueden establecerse estos cuatro grupos de cartas:
1. De gestión
55
2. De información
3. De documentación
4. Personal y confidencial.
En la figura 11.1 y 11.2 se ilustran lo que hemos comentado sobre la organización

de sectores y los documentos de archivo activo.
5.5.1.2 ARCHIVO SEMIACTIVO
Al archivo semiactivo se le ha consignado el papel de archivo a nivel de los

puestos de dirección (administrativa, comercial, etc.). En cada empresa puede
haber tantos archivos de este tipo como direcciones existan.
De cada uno de estos archivos responde, en un sentido amplio, la dirección de

que depende, y en un sentido estricto, la persona encargada del archivo
semiactivo.
56
Las tareas principales encomendadas a los responsables de la conservación y el

manejo de los archivos semiactivos deben ser las siguientes:
1. Cuidar de la perfecta conservación de los documentos.
2. Procurar que los ficheros o catálogos auxiliares estén actualizados.
3. Despachar con rapidez las consultas y vigilar el correcto cumplimiento de todas

las formalidades requeridas.
4. Aligerar el archivo mediante el envío al nivel inactivo de los documentos que

han perdido actualidad.
5. Controlar y coordinar el movimiento de documentación entre el archivo

semiactivo y los eventuales peticionarios.
El archivo semiactivo contiene documentos de muy diversa índole, cada uno de

los cuales exige una clasificación distinta. Dado que este sector del archivador
suele contener un volumen notable de documentos, es importante respetar los
criterios de ordenación que se han estudiado en cada uno de los sistemas básicos
que existen en la archivonomía. (Véase figura 11.3)
5.5.1.3 ARCHIVO INACTIVO O ARCHIVO “MUERTO”
57
El archivo inactivo representa el penúltimo eslabón de la cadena constituida por

los diversos niveles de conservación de documentos, por lo que debe demostrar la
eficacia de todo el sistema.
El archivo inactivo se nutre de:
1. El archivo activo que le envía directamente de aquellos documentos que no

estima sea necesario hacer pasar al archivo semiactivo.
2. El archivo semiactivo, que le envía la mayor parte de la documentación, según

las normas en vigor dentro de una empresa.
El archivo inactivo funcionará del siguiente modo:
a) En la fecha señalada, el responsable del archivo semiactivo extraerá de las

carpetas los documentos y las cartas que han caducado y no ofrecen utilidad
inmediata. El ahorro de espacio que así se consigue permitirá conservar por más
largo plazo la documentación más importante.
b) Los envíos de documentación al archivo inactivo se regularán de tal modo que

no se originen obstrucciones, distribuyendo gradualmente las tareas en este
servicio.
c) Para facilitar la rápida extracción de los documentos que ya no ofrece más

interés que el puramente histórico, es aconsejable marcarlos antes con
señales, caballetes, símbolos convencionales y otros medios considerados
idóneos.
Estas reglas permiten al responsable seguir día a día la marcha del archivo
semiactivo y evitan tener que revisar el archivo completo en el momento de
realizar la depuración.
El elevado volumen de algunos archivos inactivos hace aconsejable su

microfilmación, para lo que se requiere maquinaria especial, como la filmadora de
microfichas.
58
5.5.2. TRANSFERENCIAS Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Para determinar el valor de sus documentos muchas empresas los analizan y

clasifican de acuerdo con las leyes existentes, de la siguiente manera:
1. DOCUMENTOS VITALES. Incluyen documentos legales de incorporación,

escrituras, contratos importantes, planos de propiedad, informes para los
accionistas, actas de reuniones de la junta Directiva y pólizas de seguro. Estos
documentos nunca deber ser destruidos porque son esenciales para la existencia
misma de la empresa y son irremplazables.
2. DOCUMENTOS IMPORTANTES. Incluyen facturas, cuentas por cobrar,

registros de ventas, cotizaciones, estados financieros. Estos documentos pueden
ser trasladados al nivel inactivo por un periodo determinado y después se pueden
transferir al archivo muerto y se colocan en empaques especiales que los
conservan en buenas condiciones.
3. DOCUMENTOS ÚTILES. Incluyen correspondencia general, memoranda y

estados de cuentas bancarias. A menudo se destruyen hasta un año después de
la fecha en que fueron recibidos.
4. DOCUMENTOS NO ESENCIALES. Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios

y acuses de recibo. Los documentos de esta categoría nunca se deben archivar
con otros más importantes.
Una vez que se ha determinado el valor de los documentos, es necesarios decidir

la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retención.
Los factores que influyen sobre ésta decisión son: las leyes existentes al respecto,
la naturaleza del negocio, el tipo de documentos que se manejan y la información
que se deriva de ellos.
59
5.5.3 MÉTODOS DE ELIMINACIÓN
Algunos documentos se distribuyen introduciéndolos en una máquina

especialmente diseñada para éste fin, la cual los corta en tiras delgadas. Otros
métodos que se utilizan son quemarlos o venderlos como desperdicios. La
naturaleza confidencial y la cantidad de los papeles determinarán generalmente la
forma en que deben eliminarse.
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
CUESTIONARIO
1. Menciona tres de las preguntas que debe hacerse la persona que
organiza un archivo para determinar en qué gaveta debe ubicar la
correspondencia.
2. ¿Cuáles son los documentos que se sugiere sean ordenados en
el sector llamado “activo”?
3. ¿Qué documentos se descargan en el sector semiactivo?
4. En el nivel “inactivo” ¿Qué documentos se conservan?
5. ¿Qué aconseja hacerles a los documentos del sector inactivo para
cuando se realice la transferencia perpetua?
6. ¿Cuáles son las cuatro clasificaciones de los documentos de acuerdo a su
valor?
7. ¿Qué actividades se pueden ejecutar con anterioridad para facilitar la
transferencia
60
5.5.3 RECOMENDACIONES FINALES
El gran volumen de papeles que se manejan en la oficina moderna exige que los
procedimientos de archivo contribuyan eficazmente a que se pueda obtener la
información que se desea con facilidad y rapidez.6 Las siguientes sugerencias
pueden ser de utilidad para quienes deseen hacer un buen trabajo de archivo:
1. Las carpetas no se deben sobrecargar de documentos. Para evitar que se

deformen, en cada carpeta no deben guardarse más de 100 papeles; cuando se
sobrepase esta cantidad se debe abrir otra carpeta con el mismo nombre o
número.
2. El material se debe mantener ordenado y bien colocado dentro de las carpetas

para evitar que los papeles sobresalgan del borde de aquellas y se deterioren.
3. No se debe utilizar ganchos ni alfileres para sujetar los papeles.
4. Para retirar una carpeta del archivador, se la debe asir por la zona media, nunca
por la pestaña. Igual tratamiento se debe dar a las guías. Así se evita el deterioro
de las carpetas y se mantienen legibles los rótulos de las pestañas.
5. Los papeles rotos deben remendarse con cinta engomada transparente antes
de guardarlos en las carpetas; los arrugados deben aplancharse; y los bordes
rasgados se deben emparejar con tijeras.
6. Dentro de las carpetas, todos los papeles deben colocarse descansando sobre
el filo izquierdo, con el membrete hacia la izquierda.
7. Dentro de la gaveta, debe haber una guía por cada seis u ocho carpetas de
manera que en total haya unas veinte.
8. Para colocar o remover papeles de una carpeta, ésta se debe sacar

completamente de la gaveta. Así se evita colocar papeles entre carpetas y no
dentro de ellas.
9. Dentro de la gaveta, se debe dejar desocupado un espacio de cuatro a cinco

pulgadas para manipular cómodamente las carpetas.
10. Debe haber una carpeta miscelánea para cada subdivisión alfabética.
11. En la carpeta miscelánea no debe haber más de cinco documentos de un

mismo corresponsal. Cuando haya seis documentos, se debe abrir una carpeta
individual.
61
12. Dentro de las carpetas individuales los documentos deben archivarse

cronológicamente. Dentro de las carpetas misceláneas, los documentos para cada
corresponsal se ordenan primero alfabéticamente y después cronológicamente.
13. Las carpetas individuales deben tener rótulos mecanografiados nítidamente.

14. En los archivadores, las dos gavetas superiores se utilizan para ls
corresponsales activos y las dos inferiores para los documentos recién
transferidos.
15. Se deben transferir los archivos inactivos a intervalos regulares y de acuerdo

con el calendario. Esto se hace, usualmente, al inicio del año calendario o del año
fiscal, y los preparativos se comienzan un mes antes.
16. Al establecer un sistema de archivos se escoge el que ayude a encontrar los

documentos rápida y fácilmente.
17. Si se tiene que trabajar en un archivo ya organizado, no se debe comenzar

haciendo innovaciones. Primero se estudia la empresa y se procede después a
hacer los cambios que se justifiquen.
18. Se deben archivar diariamente los documentos del día.
19. Para agilizar la labor, el trabajo se dividirá siempre de la misma manera, y se

señala un periodo diario para archivar respetando el tiempo que se haya
destinado.
20. Para el buen funcionamiento de los archivos es conveniente que se redacte un

reglamento y que se divulgue entre los usuarios, incluyendo a los jefes de
departamentos. En el reglamento se debe establecer que sólo los encargados del
archivo pueden guardar documentos en los mismos.
62
BIBLIOGRAFIA
www.eduteka.org.mx
http://www.ica.org
http://www.nara.gov/era
http://www.arma.org
http://www.lc.org
http://europa.eu.int/ISPO/dlm
 Archivonomía, 2da. Edición editorial Mc Graw Hill interamericana editores SA

de CV. Alma Sámano castillo. Año 2001.
 Curso práctico de Correspondencia Editorial Ediciones ECA S.A de C.V Andrés E.
Mújica. Año 2000
63

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CONCEPTO 1° PARCIAL 2° PARCIAL| FINAL

El portafolio de evidencias debe estar diseñado según la creatividad del alumno

 Nombre del alumno.

4. INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA FÍSICA Y/O ELECTRÓNICA DE

4.1 Importancia y métodos para el manejo de documentos.

4.4.3. Reglas para clasificar nombres de empresas, instituciones, compañías o

CONTROLAR LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO CON LOS

5. TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO

5.5.4 Transferencia y eliminación de documentos

SUBMODULO 4. CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA

4.1 IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

4.1.1 PORQUE ES IMPORTANTE CONSERVAR DETERMINADAS

El comercio, la banca, la industria y en general el mundo de los negocios en

Nota: se analizara cada uno de esos puntos.

4.1.2 MEDIO DE PRUEBA LEGAL

l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos

4.1.3 PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA

Todo documento comercial (carta, contrato, factura, orden de compra o

• Manejo de documentos y archivos

En una época, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la

Nota: analizar las diferentes terminologías específicas.

4.1.4 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL

El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber cómo se adaptan los

El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas:

Nota: se analizara cada uno de las 5 etapas

4.1.5 IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR

Nota: analizar el concepto de cada uno de los elementos

4.1.6 CONCEPTOS BÁSICOS PARA ARCHIVAR

 Conocer cuál es su propósito.

4.2. EQUIPO Y MATERIALES

4.2.2 CAPACIDAD DE LAS GAVETAS

4.2.3 TÍTULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR

Nota: se analizara cada uno de ellos

4.2.4 GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO

• Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas, con el fin de facilitar la

El numero de guías, la posición de la pestaña y su tamaño depende del sistema

4.2.6 TÍTULOS O ENCABEZAMIENTOS DE LAS GUÍAS

4.2.7 CARPETAS PARA ARCHIVO

4.2.8 PREPARACIÓN DE TÍTULOS PARA EXPEDIENTES

I. Se empieza a mecanografiar el encabezamiento

La introducción de las computadoras en la oficina moderna ha modificado el

Para el trabajo cotidiano será más eficiente simplificar la localización de

1.- En parejas de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de archivo de

Nota: se ampliara más el tema.

4.2.10 TARJETEROS Y FUNCIÓN DE LAS TARJETAS

Para el funcionamiento de un negocio las tarjetas de registro son

Ejemplos de tarjeteros de registro

4.2.11 CEDULAS DE CATÁLOGOS

descripción breve de los asuntos contenidos en los expedientes, redactados en

Las tarjetas utilizadas en los catálogos se conocen técnicamente como cedulas de

4.2.12 TIPOS DE TARJETEROS

Los tarjeteros se clasifican en verticales y visibles. En los primeros, las tarjetas se

4.2.14 MECANOGRAFIADO DE LAS TARJETAS

4.3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACION DE