INSTRUCCIONES PARA LA CONTABILIDAD DE LA CONGREGACIÓN

(Siga estas instrucciones si la sucursal ha indicado a su congregación que use una caja de dinero en efectivo
como medio principal para gestionar sus fondos. Si la congregación utiliza una cuenta bancaria como medio
principal para gestionar sus fondos, utilice la versión para cuenta bancaria del formulario Instrucciones para
la contabilidad de la congregación [S-27b]).

Índice
Párrafo(s)
Introducción................................................................................................................... 1, 2
Fondos de la congregación ............................................................................................ 3-12
Cuenta principal ....................................................................................................... 3-7
Fondos depositados en la sucursal ............................................................................ 8, 9
Saldo máximo ....................................................................................................... 10-12
Donaciones ................................................................................................................. 13-18
Cajas de contribuciones ........................................................................................13, 14
Recogida de contribuciones ..................................................................................15, 16
Depósitos en la cuenta principal ................................................................................. 17
Acuses de recibo de donaciones ................................................................................. 18
Aprobación de gastos .................................................................................................. 19-24
Coordinador del cuerpo de ancianos ........................................................................... 19
Resoluciones de la congregación ................................................................................ 20
Donaciones aprobadas por resolución ................................................................... 21-23
Procedimiento para presentar resoluciones ................................................................. 24
Traspaso de fondos con la sucursal .............................................................................. 25-27
Pagos .......................................................................................................................... 28-31
Adelantos de efectivo ...........................................................................................29, 30
Fondos insuficientes .................................................................................................. 31
Cómo registrar transacciones y preparar informes ....................................................... 32-49
Hoja de cuentas (S-26).......................................................................................... 32-38
Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30).................................... 39-44
Verificación de la correspondencia de la sucursal .................................................. 45-47
Conciliaciones ......................................................................................................48, 49
Archivos ..................................................................................................................... 50-52
Archivo actual ........................................................................................................... 50
Archivo de aprobaciones vigentes .............................................................................. 51
Archivo histórico ....................................................................................................... 52
Auditorías ................................................................................................................... 53-55

INTRODUCCIÓN
1. El cuerpo de ancianos debe asignar como siervo de cuentas a un hermano capacitado, prefe-
riblemente un siervo ministerial. El siervo de cuentas, bajo la supervisión del secretario, es el res-
ponsable de llevar registros exactos de las cuentas de la congregación y mantenerlos al día. Puesto
que los fondos de la congregación se han donado voluntariamente e implican un sacrificio personal
deben usarse con cuidado y apropiadamente (1 Cor. 4:2).

2. Utilice los formularios que la sucursal provee para llevar los registros de la contabilidad de
la congregación y siga las instrucciones que se dan en este documento y en los formularios que se
suministran como modelo. Cada mes, se deben generar copias impresas de los formularios para los
archivos de contabilidad. Cuando dos o más congregaciones compartan un Salón del Reino, se debe
tener una caja de efectivo aparte para que el Comité de Mantenimiento del Salón del Reino pague
los gastos de mantenimiento del salón (vea Instrucciones para la contabilidad del Comité de Man-
tenimiento del Salón del Reino [S-42c]).

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FONDOS DE LA CONGREGACIÓN
3. Cuenta principal. La congregación debe tener una única forma principal de gestionar sus
fondos que en estas instrucciones y los formularios relacionados llamaremos cuenta principal.
En este documento se explica cómo usar una caja de dinero en efectivo como cuenta principal.

4. Se debe conseguir una caja de dinero en efectivo con cerradura para que la custodie un pu-
blicador confiable, preferiblemente un anciano o siervo ministerial, elegido por el cuerpo de ancia-
nos. El hermano seleccionado no debe ser el siervo de cuentas ni nadie relacionado con él. El cuer-
po de ancianos indicará un lugar seguro que los demás desconozcan donde guardar la caja de
efectivo y designará a otro publicador confiable, preferiblemente un anciano o siervo ministerial,
que no sea el siervo de cuentas como encargado suplente de la caja de efectivo. Ambos hermanos
deben firmar un acuerdo en el que se indique que son responsables de custodiar la caja de efectivo,
que solo usarán el dinero para compras aprobadas y que devolverán todo el efectivo al cuerpo de
ancianos si se lo solicitan. Además debe constar que no usarán el dinero para atender necesidades
personales, ni siquiera temporalmente. En el archivo histórico se guardará el acuerdo original fir-
mado y se entregará una copia a cada uno de los dos hermanos (vea el párrafo 52).

5. Cuando se comience a utilizar la caja de efectivo por primera vez, el siervo de cuentas y el
encargado de la caja de efectivo conciliarán el saldo inicial con la Hoja de cuentas (S-26) vigente.
Si el encargado de la caja de efectivo traspasa la caja al encargado suplente, ambos, tanto el her-
mano que la entrega como el que la recibe, deben contar el dinero, firmar dos copias de Registro de
transacción (S-24) como justificante del traspaso y quedarse con una copia cada uno. Si el traspaso
es permanente, se debe actualizar el acuerdo que se guarda en el archivo histórico (vea el párrafo
52).

6. La Hoja de cuentas es el principal libro de contabilidad para registrar las transacciones de la

cuenta principal. Si las transacciones están al día, el saldo existente se determina con la cantidad
indicada en “Cuenta principal/Saldo final” del recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” de la pá-
gina 2. Si no se usa la versión electrónica de la Hoja de cuentas, el siervo de cuentas puede optar
por copiar las entradas de las transacciones en un libro de contabilidad aparte para llevar un control
del saldo actualizado en la cuenta principal.

7. Todos los depósitos realizados en la caja de efectivo o los pagos con fondos procedentes de
ella deben justificarse utilizando un Registro de transacción marcando la casilla correspondiente
(vea los párrafos 17 y 28). El encargado de la caja de efectivo debe mantener para su control un li-
bro sencillo de contabilidad aparte con el fin de registrar los depósitos o pagos de la caja de efectivo
y mantener el saldo corriente. Deberá contar el dinero periódicamente durante el mes para asegurar-
se de que el saldo es correcto.

8. Fondos depositados en la sucursal. Si este sistema está disponible en el territorio de la su-

cursal y lo aprueba el cuerpo de ancianos, la congregación podrá depositar fondos en la sucursal
para evitar acumular una gran cantidad de efectivo. Esto permite disponer de los fondos para apoyar
los intereses del Reino mientras la congregación no los utiliza. No debe verse como un acuerdo
bancario ni tampoco se pagarán intereses por depositar fondos en la sucursal. Puesto que el cuerpo
de ancianos puede tomar la decisión de enviar fondos a la sucursal o solicitar su reintegro, no es ne-
cesario presentar una resolución a la congregación (vea el párrafo 27). Los fondos depositados en la
sucursal también se pueden donar para apoyar la construcción mundial de Salones del Reino y Sa-
lones de Asambleas. Después de recibir aprobación mediante una resolución, el secretario deberá
notificar la cantidad donada al Departamento de Contabilidad usando el correo electrónico de
jw.org (vea el párrafo 11).

9. Los incrementos y las reducciones en el saldo de los fondos depositados en la sucursal de-
ben registrarse en la Hoja de cuentas (S-26) usando las columnas “Otra/Entrada” y “Otra/Salida”.
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Si las transacciones están actualizadas, el saldo existente se determina con la cantidad indicada en
“Otra_____/Saldo final” del recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” de la página 2.

10. Saldo máximo. El cuerpo de ancianos debe esforzarse por mantener un saldo combinado
de los fondos de la congregación que no supere el saldo máximo establecido. Para determinar el
saldo máximo se debe sumar la posición (e) “Total de gastos de la congregación” de cada formula-
rio Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30) de los pasados 12 meses y dividir el
resultado entre 12. El cuerpo de ancianos debe escoger una cantidad entre una o dos veces la media
obtenida para establecerla como el saldo máximo. Si la congregación no comparte el uso del Salón
del Reino con otra congregación, se debe fijar un saldo máximo igual a la media de dos a cuatro
meses de los gastos de la congregación. En el archivo de aprobaciones vigentes se debe guardar una
anotación firmada por el Comité de Servicio de la Congregación que especifique el saldo máximo
aprobado.

11. Si la cantidad de los “Fondos de la congregación disponibles al final del mes” (k) del In-
forme mensual de las cuentas de la congregación excede durante varios meses el saldo máximo, el
cuerpo de ancianos puede recomendar a la congregación aprobar mediante una resolución una do-
nación puntual a la construcción mundial de Salones del Reino y Salones de Asambleas. El que ha-
bitualmente la congregación tenga muchos o muy pocos fondos puede ser un indicador de que la
cantidad mensual que se ha resuelto donar a la construcción mundial de Salones del Reino y Salo-
nes de Asambleas tendrá que ser ajustada la próxima vez que se revise (vea el párrafo 22).

12. Puede que la congregación decida atender un futuro gasto que requiera ahorrar fondos du-
rante varios meses. Los fondos destinados a propósitos especiales no cuentan como parte del saldo
máximo (vea el párrafo 42).

DONACIONES
13. Cajas de contribuciones. En el Salón del Reino se deben instalar cajas separadas con el
fin de recoger las contribuciones para los gastos de la congregación y la Obra mundial. Se puede
usar más de una caja para cada propósito. Además de usar los rótulos que la sucursal provee, el
cuerpo de ancianos puede optar por añadir los rótulos “Gastos de la congregación” y “Obra mun-
dial”. Las donaciones recogidas para la Obra mundial deben enviarse mensualmente a la sucursal.
En ocasiones, la sucursal puede solicitar que se coloque temporalmente una caja de contribuciones
adicional para un propósito especial.

14. Los publicadores pueden decidir hacer sus donaciones para la Obra mundial directamente a
la sucursal, usando donate.jw.org o de otras maneras. No se debe desanimar a los publicadores de
usar tales métodos, aunque eso implique que las cantidades que se depositan en la caja de contribu-
ciones para la Obra mundial en el Salón del Reino sean menores.

15. Recogida de contribuciones. Todas las donaciones se deben recoger después de cada
reunión, una vez que se haya marchado la mayoría de los asistentes. Siempre dos hermanos recoge-
rán juntos las contribuciones y ambos contarán el dinero. La cantidad recogida se debe anotar en un
formulario Registro de transacción (S-24) por duplicado y marcar la casilla “Donación”. La firma y
nombre de los dos hermanos deben constar en ambas copias. Un Registro de transacción rellenado,
junto con los fondos recogidos, debe conservarlo el —o entregarse al— siervo de cuentas y el otro
se lo dará al secretario el hermano que haya verificado la cantidad. El secretario conservará los re-
gistros que se le entreguen y los hará disponibles cuando se haga la auditoría trimestral.

16. El siervo de cuentas tiene la responsabilidad de hacer lo que razonablemente pueda para
cuidar de los fondos donados hasta que se depositen en la cuenta principal. Las donaciones nunca
deben usarse para atender asuntos personales, ni siquiera temporalmente.

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 17. Depósitos en la cuenta principal. El dinero en efectivo que se recoja de las cajas de con-
tribuciones se depositará semanalmente en la cuenta principal y después de la última recogida del
mes. Cada vez que se haga un depósito en la cuenta principal, incluida la vez que se comienza a uti-
lizar la caja de efectivo, el siervo de cuentas junto con el encargado de la caja en efectivo deben re-
llenar dos copias del formulario Registro de transacción (S-24) indicando la cantidad y marcando la
casilla “Depósito en la caja de efectivo” (vea el párrafo 7). Los originales deben guardarse en el ar-
chivo actual y el encargado de la caja de efectivo debe conservar las copias hasta que se realice la
conciliación al final del mes. El siervo de cuentas debe registrar cada depósito en la Hoja de cuentas
(S-26) (vea el párrafo 33). En el mismo Registro de transacción de depósito no se deben incluir
contribuciones que se hayan recogido en meses diferentes.

18. Acuses de recibo de donaciones. Si se les solicita un acuse de recibo de donación, el

siervo de cuentas o el secretario pueden prepararlo siguiendo el Modelo de acuse de recibo de
donación (TO-67), que será firmado por el coordinador del cuerpo de ancianos o el secretario.
El original firmado se entregará a quien hizo la donación y se guardará una copia en el archivo
actual del mes en el que se recibió la contribución. La sucursal enviará acuses de recibo a quienes
hagan donaciones directamente a la sucursal a través de donate.jw.org o por otros medios.

APROBACIÓN DE GASTOS
19. Coordinador del cuerpo de ancianos. El coordinador del cuerpo de ancianos, u otro an-
ciano asignado en su ausencia, debe aprobar los gastos que se indican más abajo poniendo sus ini-
ciales en las facturas originales o en los recibos de compra. El siervo de cuentas puede ayudar veri-
ficando que cada mes se reciben las facturas de los gastos habituales, como por ejemplo los de
suministros e impuestos. Ni el siervo de cuentas ni el encargado de la caja de dinero en efectivo es-
tán autorizados a aprobar gastos. Las facturas y los recibos aprobados se deben incluir en el archivo
actual, en los meses en los que se realizaron los pagos.
1) Gastos menores habituales. Estos gastos incluyen los gastos de viaje de los oradores
visitantes, la impresión de información en invitaciones, artículos comprados para la
predicación pública organizada por la congregación y gastos similares.
2) Cargos realizados por la sucursal. Estos cargos, que deben abonarse lo antes posible,
pueden incluir los costos asociados a los envíos urgentes de publicaciones y aparecerán
en el extracto provisto por la sucursal. Después de hacer el pago se debe anotar en “Pa-
gos por cargos a la cuenta” del formulario Registro de traspaso de fondos (TO-62).
3) Gastos del superintendente de circuito. El coordinador del cuerpo de ancianos pue-
de pedir al superintendente de circuito que presente los gastos de la semana de su visi-
ta, lo que puede incluir gastos de alimentación, artículos corrientes de oficina, trans-
porte que la sucursal no cubre y otros gastos personales moderados, como limpieza en
seco, zapatería y peluquería. El superintendente de circuito proporcionará los recibos
de las compras para que se le reembolsen los gastos. Si los gastos de una semana son
mayores de lo habitual, el superintendente de circuito podrá dividirlos entre las con-
gregaciones o presentarlos al superintendente de asamblea. En caso de que la congre-
gación o el circuito no puedan pagar el total o una parte de los gastos, incluidos los de
alojamiento, el superintendente de circuito puede solicitar su reembolso a la sucursal.
4) Gastos de funcionamiento del Salón del Reino. Estos gastos incluyen 1) los de los
consumibles, suministros y servicios relacionados con el funcionamiento, manteni-
miento y reparación del salón, 2) los gastos generados por el formador en manteni-
miento durante su visita, tales como transporte y artículos de oficina y 3) los gastos
asociados al uso y mantenimiento de apartamentos que formen parte de las instalacio-
nes del Salón del Reino. Cuando solo una congregación use el Salón del Reino, el
cuerpo de ancianos debe establecer un límite razonable por pago que el coordinador
del cuerpo de ancianos pueda aprobar, con los fondos que la congregación ya tiene en
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 su cuenta, y que no sea un gasto habitual de funcionamiento, como reparaciones o sus-
tituciones de equipos. En el archivo de aprobaciones vigentes se debe guardar un do-
cumento firmado por el Comité de Servicio que registre esta cantidad. Cuando dos o
más congregaciones compartan el Salón del Reino, en el archivo de aprobaciones vi-
gentes se deberá incluir un documento que registre las cantidades mensuales que cada
congregación aporta para el mantenimiento del Salón del Reino según se haya indica-
do en el acuerdo escrito que esté en vigor.

20. Resoluciones de la congregación. Los gastos que se indican a continuación deben ser
aprobados por la congregación mediante una resolución (vea el párrafo 24).
1) Donaciones a la sucursal. Incluyen las donaciones de los fondos de la congregación
para la Obra mundial, la construcción mundial de Salones del Reino y Salones de
Asambleas y otros programas similares creados por la sucursal.
2) Gastos de funcionamiento del Salón del Reino. Incluyen los gastos de reparación o
sustitución de equipos que excedan el límite que el cuerpo de ancianos haya estableci-
do por pago, reformas menores y el costo inicial de instalación del servicio de Internet
en el Salón del Reino. Estos gastos deben aprobarse mediante una resolución incluso
si han sido autorizados por el Departamento Local de Diseño y Construcción.
3) Gastos del superintendente de circuito. Estos gastos incluyen cualquier contribución
que la congregación haga para atender los gastos de alojamiento o del vehículo del su-
perintendente de circuito.

21. Donaciones aprobadas por resolución. La congregación recibirá periódicamente corres-

pondencia de la sucursal informando de diferentes actividades que la organización financia. Para
apoyar estas actividades, se puede pedir a la congregación que, si está dentro de sus posibilidades,
se apruebe una resolución para donar fondos de la congregación y, en algunos casos, se indicará una
cantidad sugerida por publicador. Cuando se les notifique sobre uno de estos programas, el cuerpo
de ancianos deberá analizar si la congregación puede colaborar y presentará la correspondiente re-
solución a la congregación. Aunque se puede hacer una donación grande de una sola vez para apo-
yar el programa, por lo general es más práctico hacer donaciones mensuales más pequeñas hasta
cumplir la resolución ya que el saldo de los fondos de la congregación se mantiene al mínimo (vea
el párrafo 24).

22. La congregación debe tener una resolución mensual permanente para la construcción mun-
dial de Salones del Reino y Salones de Asambleas. Cada año, durante el mes de mayo el cuerpo de
ancianos debe analizar la cantidad que se dona mensualmente para determinar si es necesario ajustar-
la para el próximo año. Se deben tener en cuenta las circunstancias económicas de la congregación,
así como su deseo de apoyar el programa. Si se ve conveniente, puede hacerse una encuesta confi-
dencial a todos los publicadores para que cada familia indique si podrá contribuir mensualmente con
el fin de cubrir los gastos de la congregación. Si el cuerpo de ancianos considera que se debe hacer
un cambio razonable en la donación mensual aprobada, deberá presentar una nueva resolución a la
congregación. Si no se recomienda ningún cambio puede mantenerse la resolución en vigor.

23. Si en un determinado mes no se recogen suficientes contribuciones como para sufragar to-
das las resoluciones aprobadas, no se deben solicitar más fondos. Los ancianos determinarán si los
fondos de la congregación disponibles al final de ese mes se podrán usar para atender la resolución
o resoluciones mensuales y si los fondos tomados para cubrir ese déficit se podrán compensar du-
rante los siguientes meses. No obstante, sería apropiado que los ancianos recordaran a la congrega-
ción los compromisos mensuales acordados. Si la congregación no pudiera seguir contribuyendo las
cantidades que se acordaron donar mensualmente, los ancianos analizarán la situación en la próxima
revisión anual de las resoluciones aprobadas.

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 24. Procedimiento para presentar resoluciones. Cuando sea necesario presentar una resolu-
ción a la congregación, el cuerpo de ancianos analizará a fondo la cuestión y decidirá el contenido
de la resolución, que se presentará en la reunión de entre semana. El anciano que presida la reunión
explicará breve y claramente la necesidad a la congregación y la recomendación del cuerpo de an-
cianos. Se permitirá hacer preguntas sobre la cuestión a los asistentes antes de hacer la votación.
La votación de una resolución se realiza a mano alzada y solo pueden participar los publicadores
bautizados de la congregación, a menos que exista un requisito legal que especifique algo diferente.
Si la resolución es aprobada por la mayoría de los asistentes, se pondrá la fecha y la firmarán el
coordinador del cuerpo de ancianos y el secretario. Si se aprueba hacer una donación puntual en un
solo pago, la resolución se guardará en la carpeta del mes correspondiente del archivo actual, y si se
aprobó un pago o donación periódica, se añadirá al archivo de aprobaciones vigentes.

TRASPASO DE FONDOS CON LA SUCURSAL

25. Utilice el Registro de traspaso de fondos (TO-62) para proporcionar los detalles y docu-
mentar la aprobación de un pago o donación transferida a la sucursal. Si la congregación tiene acce-
so a jw.org, al siervo de cuentas se le debe asignar la función “Traspasar fondos de la congrega-
ción” en el dominio de la congregación. Al final del mes, el siervo de cuentas deberá preparar el
formulario introduciendo las correspondientes cantidades en la sección “Donaciones y pagos” te-
niendo en cuenta las contribuciones recogidas durante el mes, las donaciones aprobadas mediante
resolución y cualquier otro gasto incluido en el extracto de la cuenta de la congregación que envía
la sucursal. Después de que el siervo de cuentas haya firmado el formulario, el secretario o el en-
cargado de la caja de dinero en efectivo deberán revisarlo y aprobarlo. Una vez aprobado, el encar-
gado de la caja de efectivo deberá 1) transferir la cantidad de la caja de efectivo a la sucursal ha-
ciendo un giro postal o bancario o un depósito bancario, 2) obtener el justificante de la transacción y
3) entregar el Registro de traspaso de fondos y el justificante al siervo de cuentas. Entonces, el sier-
vo de cuentas enviará el Registro de traspaso de fondos mediante uno de los siguientes métodos:
1) Cuando se introduzca en jw.org la información de “Donaciones y pagos” y los fondos
se vayan a enviar mediante un giro postal o bancario o vayan a depositarse en una
cuenta bancaria de la sucursal, el siervo de cuentas introducirá los detalles del traspaso
en jw.org, incluyendo el número de referencia del pago, a más tardar el día 6 del mes
siguiente. El número de confirmación indicado en jw.org deberá anotarse en el Regis-
tro de traspaso de fondos. El recibo del giro o del depósito deberá adjuntarse al Regis-
tro de traspaso de fondos.
2) Cuando se haga llegar a la sucursal el Registro de traspaso de fondos por correo elec-
trónico o postal y los fondos se envíen mediante un giro postal o bancario o vayan a
depositarse en una cuenta bancaria de la sucursal, el siervo de cuentas deberá escribir
el número de referencia del pago en el Registro de traspaso de fondos. Se dejará una
copia del formulario en el archivo actual y el original se enviará a la sucursal a más
tardar el día 6 del siguiente mes junto con el giro o una copia del comprobante del de-
pósito bancario. El recibo del giro o del depósito deberá adjuntarse al Registro de
traspaso de fondos.

26. La remesa que se envía mensualmente a la sucursal debe registrarse como un pago desde la
cuenta principal en la Hoja de cuentas (S-26) del mes que acaba de terminar. El pago debe introdu-
cirse y fecharse como la última transacción del mes (vea el párrafo 33, puntos 1 y 2). Aunque la
transferencia de fondos a la sucursal tendrá lugar durante los primeros cinco días del mes siguiente,
el formulario Registro de traspaso de fondos rellenado y firmado debe ponerse en la misma carpeta
del mes que la correspondiente Hoja de cuentas.

27. El Registro de traspaso de fondos se utiliza también para aprobar e iniciar traspasos de
fondos para depositarlos en la sucursal. Una vez se haya efectuado el depósito, en el formulario se
anotará el número de confirmación suministrado en jw.org (vea el párrafo 8). Aunque las donaciones
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o los pagos deben presentarse mensualmente, en cualquier momento se puede enviar o solicitar el
reembolso de fondos a la sucursal usando el formulario Registro de traspaso de fondos.

PAGOS
28. Después de verificar que la factura o el recibo de compra de un gasto ha sido aprobado y
que hay suficiente efectivo en la cuenta principal para pagarlo, el siervo de cuentas deberá poner en
el documento sus iniciales y anotar la fecha, el beneficiario y la cantidad, y después enviárselo al
encargado de la caja de efectivo, quien revisará que la factura o el recibo de compra contiene los
datos exactos y está aprobado y entonces efectuará el pago. Deberán rellenarse dos formularios Re-
gistro de transacción (S-24) marcando la casilla “Pago”, firmados por el encargado de la caja de
efectivo y el beneficiario. Si no hay una factura o recibo de compra, como cuando se atienden los
gastos de viaje de un orador visitante, el Registro de transacción lo deberá firmar también el coor-
dinador del cuerpo de ancianos para aprobar el gasto. Una vez hecho el pago, el encargado de la caja
de efectivo se quedará con una copia del Registro de transacción y entregará la otra, junto con el
resto de documentación, al siervo de cuentas, quien registrará el pago en la Hoja de cuentas (S-26).

29. Adelantos de efectivo. Cuando se necesite un adelanto de dinero en efectivo para realizar
el pago de un gasto menor de la congregación, un hermano debe pagar el gasto aprobado con sus
fondos personales y después la congregación se lo reembolsará mediante el procedimiento habitual
para realizar pagos. Sin embargo, si esto no es práctico, el secretario puede aprobar un adelanto del
dinero de la caja de efectivo firmando un Registro de transacción (S-24) marcando la casilla “Ade-
lanto de efectivo”. El Registro de transacción debe indicar la fecha, el nombre de quien realizará la
compra, la cantidad del adelanto y una descripción del artículo o artículos que se necesitan comprar.
El encargado de la caja de efectivo le entregará el adelanto al comprador a cambio del Registro de
transacción aprobado, que deberá ser firmado por el comprador indicando que ha recibido la canti-
dad de dinero en efectivo. El Registro de transacción deberá permanecer en la caja de efectivo hasta
que se liquide el adelanto de efectivo (vea el párrafo 48).

30. Una vez realizada la compra, el coordinador del cuerpo de ancianos debe aprobarla po-
niendo sus iniciales en la factura o el recibo de compra antes de que se liquide el adelanto de efecti-
vo. Para liquidar el adelanto de efectivo, el comprador debe presentar la factura o el recibo de com-
pra aprobados y todo el efectivo sobrante del adelanto al encargado de la caja de dinero en efectivo.
Después de verificar que la factura o el recibo de compra han sido aprobados y que la cantidad de la
compra sumada al sobrante es igual a la cantidad del adelanto de efectivo, el encargado de la caja de
efectivo en presencia del comprador anotará su nombre y escribirá “Pagado” tanto en la factura o el
recibo de compra como en el Recibo de transacción del adelanto de efectivo. Después, todos los
documentos deben entregarse al siervo de cuentas para que registre el gasto en la Hoja de cuentas
(S-26). Aunque el Registro de transacción del adelanto de efectivo debe archivarse junto con la fac-
tura o el recibo de compra, la transacción del adelanto de efectivo no debe registrarse en la Hoja de
cuentas.

31. Fondos insuficientes. Si no hay fondos disponibles en la cuenta principal para pagar las
facturas pendientes, el siervo de cuentas debe notificarlo inmediatamente al secretario, quien a su
vez tratará el asunto con el cuerpo de ancianos. Si no se podrán pagar las facturas del mes, se deberá
contactar con el Departamento de Servicio.

CÓMO REGISTRAR TRANSACCIONES Y PREPARAR INFORMES

32. Hoja de cuentas (S-26). Utilice la Hoja de cuentas como un libro de contabilidad de las
transacciones de la congregación. Cada mes utilice una nueva Hoja de cuentas. Introduzca la infor-
mación en la parte superior de la página 1. En el recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” de la
página 2, anote en “Saldo anterior” de cada apartado las cantidades que aparecen en “Saldo final”
de los apartados correspondientes de la Hoja de cuentas del mes que acaba de finalizar. Cuando se
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comience un nuevo mes, no hay que arrastrar los saldos a las columnas “Entrada” y “Salida” de la
primera página de la Hoja de cuentas.

33. Registre las transacciones ordenadas por fecha tan pronto se realicen. Las entradas deben
hacerse siguiendo las siguientes instrucciones para cada columna de la Hoja de cuentas y basándose
en los ejemplos que se muestran en el Modelo de hoja de cuentas (con caja de efectivo) (S-190c).
1) Columna “Fecha”. Para registrar contribuciones, anote la fecha en la que se recogie-
ron los fondos según el Registro de transacción (S-24). Para registrar depósitos reali-
zados durante el mismo mes en el que se han recogido las donaciones, anote la fecha
del depósito. Para registrar depósitos de contribuciones recogidas el mes anterior,
anote como fecha el último día del mes anterior. Los fondos enviados a la sucursal
siempre deben registrarse y fecharse como la última transacción del mes. Para el resto
de desembolsos, registre las fechas de los pagos en efectivo.
2) Columna “Descripción de la transacción”. Describa el tipo de transacción. Si se trata
de un depósito de contribuciones recogidas el mes anterior se debe indicar la fecha en-
tre paréntesis. En el caso de la remesa mensual enviada a la sucursal, incluya entre pa-
réntesis la fecha de la transacción indicada en el formulario Registro de traspaso de
fondos (TO-62).
3) Columna “CT”. Utilice los códigos de transacción indicados a continuación para iden-
tificar el tipo de transacción. Si es necesario, el secretario puede aprobar que se usen
códigos adicionales. Los códigos de transacción serán de utilidad a la hora de recopilar
la información para el Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30).
Código Categoría
OM Donaciones para la Obra mundial
C Donaciones para los gastos de la congregación
D Depósito en la cuenta principal
G Gasto de la congregación
E Fondos recibidos para un propósito especial
4) Columna “Recibido”. En la columna “Recibido/Entrada”, introduzca las cantidades
de las donaciones registradas en los formularios Registro de transacción. En la colum-
na “Recibido/Salida”, anote las cantidades de las contribuciones que se depositen en la
cuenta principal.
5) Columna “Cuenta principal”. Registre las cantidades de las transacciones que su-
men o resten fondos al saldo de la cuenta principal. En la columna “Cuenta princi-
pal/Entrada” registre las cantidades de los depósitos. Las cantidades registradas por
depósitos en esta columna deben coincidir siempre con las registradas en la columna
“Recibido/Salida” utilizando la misma línea de transacción. Las cantidades de los pa-
gos realizados desde la cuenta principal deben registrase en la columna “Cuenta prin-
cipal/Salida”.
6) Columna “Otra”. Utilice estas columnas para registrar las cantidades que haya que
sumar o restar de otras cuentas que use la congregación, como los fondos que se depo-
sitan en la sucursal (vea los párrafos 8 y 9).

34. Si para registrar todas las transacciones de un mes se necesitan dos formularios Hoja de cuen-
tas, sume los totales de las columnas del primer formulario, anótelos en la primera línea de transacción
del segundo e indique “Totales arrastrados” en la columna “Descripción de la transacción”.

35. Después de registrar la última transacción del mes en la Hoja de cuentas, sume y registre
los totales de las columnas “Entrada” y “Salida” de la página 1 y anótelos en el recuadro “Resumen
de la hoja de cuentas” de la página 2. Para calcular el “Saldo final” de cada sección del recuadro,

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súmele al “Saldo anterior” la cantidad de “Entrada” y réstele la de “Salida”. Sume todas las canti-
dades de “Saldo final” y anote el resultado en la línea “Total de fondos al final del mes”.

36. Al cerrar el mes, la cantidad de “Recibido/Saldo final” del recuadro “Resumen de la hoja
de cuentas” debe ser siempre igual a cero. Si las cantidades de “Recibido/Entrada” y “Recibi-
do/Salida” son diferentes, o no se ha registrado el depósito de la última recogida de donaciones del
mes o se ha cometido otro error.

37. Debe conciliarse la cantidad correspondiente a “Cuenta principal/Saldo final” del recuadro
“Resumen de la hoja de cuentas” contando físicamente el efectivo, utilizando el recuadro “Concilia-
ción de la cuenta principal” de la página 2 de la Hoja de Cuentas (vea el párrafo 48). La cantidad
indicada en “Cuenta principal/Saldo final” debe ser igual al saldo del último día del mes de un libro
de contabilidad aparte que se use para mantener actualizado el saldo de la cuenta principal.

38. Si la congregación tiene cualquier otra cuenta, como la de fondos depositados en la sucur-
sal, debe conciliarse la cantidad de “Otra _____/Saldo final” del recuadro “Resumen de la hoja de
cuentas” con el extracto recibido para la cuenta utilizando el recuadro “Conciliación de la cuenta
‘Otra’” de la página 2 de la Hoja de Cuentas (vea el párrafo 49).

39. Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30). Utilice el Informe mensual de
las cuentas de la congregación para resumir los ingresos y los gastos que se han registrado en la
Hoja de cuentas (S-26) del mes que acaba de terminar e informar del saldo de fondos al final de ese
mes (vea el Modelo de informe mensual de las cuentas de la congregación [con caja de efectivo]
[S-191c]). Comience cada Informe mensual de las cuentas de la congregación arrastrando la canti-
dad de la posición (i) del mes anterior (“Fondos de la congregación al final del mes”), a la posición
(a) del nuevo mes (“Fondos al comienzo del mes”).

40. En la categoría “Recibido para la congregación” de la sección “Ingresos” agrupe todas las
cantidades de las donaciones recibidas para los gastos de la congregación, lo que abarca las regis-
tradas en la Hoja de cuentas con los códigos de transacción “C” o “E”. Utilice la categoría “Otros
ingresos” para agrupar las cantidades que se hayan recogido para la Obra mundial o cualquier otro
propósito especial para el que se haya colocado una caja de contribuciones aparte (vea el párra-
fo 13), lo que abarca las registradas en la Hoja de cuentas con el código “OM”. Al agrupar las can-
tidades en la sección “Ingresos” no incluya las transacciones de depósitos, marcadas con el códi-
go “D”.

41. En la categoría “Gastos de la congregación” de la sección “Desembolsos”, agrupe las can-

tidades que se hayan registrado en la Hoja de cuentas con el código de transacción “G”, lo que
abarca los pagos de gastos de la congregación y las cantidades que se han resuelto enviar a la sucur-
sal. Utilice la categoría “Otros desembolsos” para agrupar las cantidades recogidas de las cajas de
contribuciones que se enviaron a la sucursal, lo que incluye las transacciones marcadas en la Hoja
de cuentas con el código “OM”. Al agrupar las cantidades en la sección “Desembolsos” no incluya
las transacciones de depósitos, marcadas con el código “D”.

42. Si aplica, utilice la sección “Fondos de la congregación reservados para propósitos especia-
les” para agrupar las cantidades de los fondos recogidos para propósitos especiales.

43. Una vez rellenada la página 1 del Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30),
la cantidad de la posición (i) debe ser igual a la indicada en “Total de fondos al final del mes” del
recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” de la página 2 de la Hoja de cuentas. Si hay una diferen-
cia, se ha cometido un error. Si son iguales, rellene el “Anuncio mensual de las cuentas de la con-
gregación” de la página 2 del Informe mensual de las cuentas de la congregación.

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 44. El siervo de cuentas debe firmar el informe rellenado y entregar una copia al secretario para
que lo revise. Este le dará una copia del informe al coordinador del cuerpo de ancianos para que se
encargue de que se lea a la congregación el “Anuncio mensual de las cuentas de la congregación”.
En el archivo actual del mes se debe guardar el original del Informe mensual de las cuentas de la
congregación y la correspondiente Hoja de cuentas junto con toda la documentación que justifique
las transacciones.

45. Verificación de la correspondencia de la sucursal. La sucursal enviará a la congregación

un acuse de recibo de donación cada mes. También enviará un extracto si durante el mes ha realiza-
do cargos a la congregación o se han depositado fondos en la sucursal (vea los párrafos 8 y 19, pun-
to 2). El secretario revisará estos documentos por si hay irregularidades y se los entregará al siervo
de cuentas.

46. El siervo de cuentas debe comparar cada mes el acuse de recibo de donación o el extracto
de la sucursal con el correspondiente Registro de traspaso de fondos (TO-62). Si el acuse de recibo
de donación o el extracto no contiene los fondos enviados por la congregación, deberán aparecer en
el acuse de recibo o extracto del siguiente mes. Si no es así o existe alguna diferencia, el siervo de
cuentas informará al secretario, quien lo notificará al Departamento de Contabilidad adjuntando, si
es posible, copia de los documentos relacionados con la discrepancia.

47. Archive el acuse de recibo de donación y todos los extractos recibidos de la sucursal con el
correspondiente Registro de traspaso de fondos (vea el párrafo 26).

48. Conciliaciones. A más tardar el día 6 del mes siguiente, el siervo de cuentas debe conciliar
el saldo final de la caja de dinero en efectivo usando la sección “Caja de dinero en efectivo” del re-
cuadro “Conciliación de la cuenta principal” de la página 2 de la Hoja de cuentas (S-26). El siervo
de cuentas, en presencia del encargado de la caja de efectivo, debe contar el efectivo de la caja y
determinar la suma total de las cantidades de los pagos realizados que aún no se hayan registrado en
la Hoja de cuentas y de todos los adelantos de efectivo que no se hayan liquidado. Una vez se haya
completado la conciliación, la cantidad de “Saldo de la caja de efectivo conciliado” debe ser igual a
la cantidad de “Cuenta principal/Saldo final” en el recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” de la
misma hoja. Si hay una diferencia, el siervo de cuentas lo notificará al secretario de inmediato.
La cantidad “Saldo de la caja de efectivo conciliado” también debe corresponderse con la de cual-
quier otro libro de contabilidad aparte que se use.

49. Si la congregación tiene otra cuenta, como la de los fondos depositados en la sucursal, con-
cilie el saldo final del extracto de la cuenta usando el recuadro “Conciliación de la cuenta ‘Otra’” de
la página 2 de la Hoja de cuentas del mes que acaba de finalizar. Una vez rellenado, la cantidad del
“Saldo conciliado” debe ser igual a la de “Otra_____/Saldo final” en el recuadro “Resumen de la
hoja de cuentas” de la misma hoja. Si hay discrepancias, el siervo de cuentas lo notificará al secreta-
rio de inmediato.

ARCHIVOS
50. Archivo actual. Este archivo contiene todos los registros contables, lo que incluye el últi-
mo trimestre auditado y los meses posteriores hasta el momento actual. Prepare una carpeta de re-
gistros contables para cada mes que contenga los siguientes documentos:
1) Hoja de cuentas (S-26).
2) Los formularios Registro de transacción (S-24) de las donaciones, ordenados según
aparezcan en la Hoja de cuentas.
3) Los formularios Registro de transacción de los depósitos, ordenados según aparezcan
en la Hoja de cuentas.

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 4) Toda documentación que justifique los gastos de la congregación, como facturas, reci-
bos de pagos y resoluciones de pagos o donaciones realizadas de una sola vez.
5) Registro de traspaso de fondos (TO-62).
6) Copias de los acuses de recibo de donación entregados por la congregación.
7) Acuse de recibo de donación y extractos recibidos de la sucursal.
8) Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30).
9) Informe sobre la auditoría de las cuentas de la congregación (S-25c) en el último mes
del periodo auditado.

51. Archivo de aprobaciones vigentes. Este archivo contiene una única carpeta que incluye
los siguientes documentos:
1) Una anotación con el saldo máximo aprobado para los fondos de la congregación (vea
el párrafo 10).
2) Si solo una congregación usa el Salón del Reino, una anotación con la cantidad máxi-
ma que el coordinador del cuerpo de ancianos puede aprobar para gastos de funciona-
miento diferentes de los habituales (vea el párrafo 19, punto 4).
3) Si dos o más congregaciones usan el Salón del Reino, una anotación que registre las
cantidades mensuales que cada congregación aportará para el mantenimiento del Salón
del Reino según se haya indicado en el acuerdo escrito que esté en vigor (vea el párra-
fo 19, punto 4).
4) Cualquier resolución para hacer pagos o donaciones periódicas.

52. Archivo histórico. Los registros contables que ya no es necesario mantener en el archivo
actual deben pasarse a un archivo histórico separado dentro del archivo de la congregación y guar-
darlos el periodo exigido por la ley o durante cinco años, el que sea mayor. Asimismo, los docu-
mentos del archivo de aprobaciones vigentes que hayan sido actualizados deben traspasarse al ar-
chivo histórico. El archivo histórico puede organizarse de forma similar al archivo actual o, si es
más práctico, se puede utilizar un sobre grande para los registros de cada año. También debe conte-
ner una carpeta aparte para todos los documentos contables que tengan que conservarse de forma
permanente, incluyendo el acuerdo firmado por el encargado de la caja de efectivo y el encargado
suplente (vea el párrafo 4).

AUDITORÍAS
53. Utilice el Informe sobre la auditoría de las cuentas de la congregación (S-25c) para que el
coordinador del cuerpo de ancianos o alguien designado por él haga una auditoría trimestral de los
registros de contabilidad. No obstante, ni el secretario ni el siervo de cuentas podrán realizar la au-
ditoría, ni se podrá usar a la misma persona para hacer auditorías consecutivas. Los trimestres audi-
tados serán siempre de septiembre a noviembre, de diciembre a febrero, de marzo a mayo y de junio
a agosto. Se auditarán las cuentas cada trimestre una vez se hayan recibido los extractos y los acuses
de recibo de donación de la sucursal.

54. El siervo de cuentas no debe estar presente durante la auditoría, pero el auditor podrá con-
tactar con él si falta alguna documentación o para contestar preguntas concretas. Cualquier proble-
ma que se detecte, se analizará cuando el auditor repase su informe con el secretario y el siervo de
cuentas. Se hará un anuncio a la congregación que diga: “Se han auditado las cuentas de la congre-
gación del trimestre que concluyó el [fecha]”. Después, en la carpeta del último mes auditado se
incluirá el Informe sobre la auditoría de las cuentas de la congregación rellenado.

55. Cuando se haya finalizado la auditoría, se destruirán las copias de los formularios Registro
de transacción (S-24) del periodo auditado que entregó el secretario, pero se devolverán a este las
copias de los registros que se vayan a necesitar en la siguiente auditoría.
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