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de la congregación
(Siga estas instrucciones si la congregación usa una cuenta con un banco o una entidad
similar como medio principal para gestionar sus fondos. Si la congregación utiliza una caja
de dinero en efectivo como medio principal para gestionar sus fondos, utilice la versión
para efectivo del formulario Instrucciones para la contabilidad de la congregación [S-27c]).
Índice
Introducción 1, 2
Fondos de la congregación 3-10
Cuenta principal 3-6
Cuenta secundaria 7
Saldo máximo 8-10
Donaciones 11-16
Cajas de contribuciones 11
Recogida de contribuciones 12, 13
Depósitos en la cuenta principal 14
Transferencias electrónicas de donaciones 15
Acuses de recibo de donaciones 16
Aprobación de gastos 17-22
Coordinador del cuerpo de ancianos 17
Resoluciones de la congregación 18
Donaciones aprobadas por resolución 19-21
Procedimiento para presentar resoluciones 22
Traspaso de fondos con la sucursal 23-25
Pagos 26-28
Fondos insuficientes 28
Cómo registrar transacciones y preparar informes 29-46
Hoja de cuentas (S-26) 29-34
Conciliaciones 35, 36
Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30) 37-42
Verificación de la correspondencia de la sucursal 43-45
Cómo solucionar las discrepancias 46
Archivos 47-49
Archivo actual 47
Archivo de aprobaciones vigentes 48
Archivo histórico 49
Auditorías 50-52
Apéndices
A Cómo establecer la cuenta principal
B Uso de una cuenta secundaria
C Donaciones
D Traspaso de fondos con la sucursal
E Formas de pago
F Aspectos normativos y jurídicos
INTRODUCCIÓN
1. El cuerpo de ancianos debe asignar como siervo de cuentas a un hermano capacitado,
preferiblemente un siervo ministerial. El siervo de cuentas, bajo la supervisión del
secretario, es el responsable de llevar registros exactos de las cuentas de la congregación
y mantenerlos al día. Puesto que los fondos de la congregación se han donado
voluntariamente e implican un sacrificio personal deben usarse con cuidado y
apropiadamente (1 Cor. 4:2).
2. Utilice los formularios que la sucursal provee para llevar los registros de la contabilidad
de la congregación y siga las instrucciones que se dan en este documento y en los
formularios que se suministran como modelo. En los apéndices encontrará instrucciones
adicionales que conciernen específicamente al territorio de la sucursal. Cuando dos o más
congregaciones compartan un Salón del Reino, se debe mantener aparte un conjunto de
registros para los gastos gestionados por el Comité de Mantenimiento del Salón del Reino
(vea la versión para entidades bancarias de Instrucciones para la contabilidad del Comité
de Mantenimiento del Salón del Reino [S-42b]).
FONDOS DE LA CONGREGACIÓN
3. Cuenta principal. La congregación debe tener una única forma principal de gestionar
sus fondos, que en estas instrucciones y los formularios relacionados llamaremos cuenta
principal. En este documento se explica cómo usar una cuenta bancaria (o en una entidad
similar) como cuenta principal (vea el Apéndice A con respecto a cómo crear la cuenta
principal). En el archivo histórico se guardará una copia de todos los documentos y
acuerdos que se hayan necesitado para abrir la cuenta principal (vea el párrafo 49).
4. El cuerpo de ancianos autorizará a entre dos y cinco hermanos para que puedan hacer
pagos desde la cuenta principal. El siervo de cuentas no debe estar autorizado para
efectuar pagos desde la cuenta principal. El Comité de Servicio de la Congregación
deberá firmar una lista de los hermanos autorizados que se guardará en el archivo de
aprobaciones vigentes. Si se puede usar la banca electrónica, los hermanos aprobados
tendrán acceso a las funciones de pago electrónico por internet. Si los ajustes de banca
electrónica permiten enviar notificaciones, el secretario debe recibir una cada vez que se
efectúe un pago electrónico o se haga un cambio en los ajustes de las notificaciones.
Aunque el siervo de cuentas no estará autorizado a efectuar pagos, podrá supervisar la
actividad bancaria mediante una aplicación de banca por internet.
7. Cuenta secundaria. Vea el Apéndice B con respecto a las instrucciones para usar una
cuenta secundaria.
8. Saldo máximo. El cuerpo de ancianos debe esforzarse por mantener un saldo de los
fondos de la congregación que no supere el saldo máximo establecido. Para determinar el
saldo máximo se debe sumar la posición [e] “Total de gastos de la congregación” de cada
formulario Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30) de los pasados
12 meses y dividir el resultado entre 12. No deben incluirse los gastos que aparecen en
Informe mensual de los gastos de la congregación en caso de 1) una resolución de
donación puntual de los fondos sobrantes a la obra mundial o 2) un proyecto de
reparación o renovación de un Salón del Reino financiado por la sucursal (vea el párrafo
39). El cuerpo de ancianos debe escoger una cantidad entre el doble y el triple del
promedio mensual obtenido para establecerla como el saldo máximo. En el archivo de
aprobaciones vigentes se debe guardar una anotación firmada por el Comité de Servicio
de la Congregación que especifique el saldo máximo aprobado. Dicho saldo debe fijarse
cada año, a la vez que se revisa la donación mensual para la obra mundial acordada por
la congregación (vea el párrafo 19).
9. Si la cantidad de los “Fondos de la congregación disponibles al final del mes” [k] del
Informe mensual de las cuentas de la congregación excede durante varios meses el saldo
máximo, el cuerpo de ancianos puede recomendar a la congregación aprobar mediante
una resolución hacer una donación puntual a la obra mundial. El que habitualmente la
congregación tenga muchos o muy pocos fondos puede ser un indicador de que la
cantidad mensual que se ha resuelto donar a la obra mundial tendrá que ser ajustada la
próxima vez que se revise (vea el párrafo 19).
10. Puede que la congregación decida atender un futuro gasto que requiera ahorrar
fondos durante varios meses. Dicho gasto podría deberse al alquiler de un autobús para
acudir a la asamblea o de algún local para celebrar la Conmemoración. Los fondos
destinados a propósitos especiales no cuentan como parte del saldo máximo. Dado que
normalmente la sucursal financiará las obras de construcción y renovación de Salones del
Reino, así como las obras de reparación que excedan el saldo máximo de la
congregación o del Comité de Mantenimiento del Salón del Reino, la congregación no
debe ahorrar fondos para tales proyectos a menos que la sucursal se lo indique.
DONACIONES
11. Cajas de contribuciones. En el Salón del Reino se deben instalar cajas separadas
con el fin de recoger las contribuciones para los gastos de la congregación y para la obra
mundial. Se puede usar más de una caja para cada propósito. Además de usar los rótulos
que la sucursal provee, el cuerpo de ancianos puede optar por añadir los rótulos “Gastos
de la congregación” y “Obra mundial”. En ocasiones, la sucursal puede solicitar a la
congregación que se coloque temporalmente una caja de contribuciones adicional (para
más detalles vea el Apéndice C).
APROBACIÓN DE GASTOS
17. Coordinador del cuerpo de ancianos. El coordinador del cuerpo de ancianos, u otro
anciano asignado en su ausencia, debe aprobar los gastos que se alistan más abajo. La
aprobación se indicará poniendo sus iniciales en las facturas originales o en los recibos de
compra. Si no hay facturas o recibos de compra, como al reembolsar los gastos de viaje a
un orador visitante, se usará un Registro de transacción (S-24) y se marcará la casilla
“Pago” para hacer constar que se aprueba ese gasto. Una excepción a este
procedimiento es el pago mensual de la congregación a la cuenta del Comité de
Mantenimiento del Salón del Reino, tal y como se describe en el punto 4. El siervo de
cuentas puede ayudar verificando que cada mes se reciben las facturas de los gastos
habituales, como por ejemplo los de suministros e impuestos. El siervo de cuentas no está
autorizado a aprobar gastos. Las facturas y los recibos aprobados se deben incluir en el
archivo actual, en los meses en los que se realizaron los pagos (encontrará más
información sobre documentos para justificar gastos en el Apéndice F).
19. Donaciones aprobadas por resolución. Cada año de servicio, los ancianos deben
presentar a la congregación una resolución para donar mensualmente fondos de la
congregación a la obra mundial. La sucursal indicará a los ancianos una cantidad
orientativa por publicador para ayudarlos a determinar la cantidad de la donación mensual.
Para calcularla hay que multiplicar la cantidad sugerida por el número de publicadores
activos de la congregación. El cuerpo de ancianos evaluará si la cantidad mensual
sugerida va a suponer una carga para la congregación o si por el contrario esta puede
donar dicha cantidad o incluso más. La donación mensual acordada finalmente por el
cuerpo de ancianos debe presentarse en una resolución a la congregación para que la
apruebe (vea el párrafo 22).
22. Procedimiento para presentar resoluciones. Cuando sea necesario presentar una
resolución a la congregación, el cuerpo de ancianos analizará a fondo la cuestión y
decidirá el contenido de la resolución. Un anciano la presentará en la reunión de entre
semana; explicará breve y claramente la necesidad a la congregación y la recomendación
del cuerpo de ancianos. Se permitirá hacer preguntas sobre la cuestión a los asistentes
antes de hacer la votación. La votación de una resolución se realiza a mano alzada y solo
pueden participar los publicadores bautizados de la congregación, a menos que exista un
requisito legal que especifique algo diferente. Si la resolución es aprobada por la mayoría
de los asistentes, se pondrá la fecha y la firmarán el coordinador del cuerpo de ancianos y
el secretario. Si se aprueba hacer una donación puntual en un solo pago, la resolución se
guardará en la carpeta del mes correspondiente del archivo actual, y si se aprobó un pago
o donación periódica, se añadirá al archivo de aprobaciones vigentes (vea en el
Apéndice F más requisitos para presentar resoluciones).
24. La remesa que se envía mensualmente a la sucursal debe registrarse como un pago
desde la cuenta principal en la Hoja de cuentas (S-26) del mes que acaba de terminar.
El pago debe introducirse y fecharse como la última transacción del mes. (Vea el párrafo
30, puntos 1 y punto 2). Aunque la transferencia de fondos a la sucursal tendrá lugar
durante los primeros días del mes siguiente, el formulario Registro de traspaso de fondos
debe ponerse en la misma carpeta del mes que la correspondiente Hoja de cuentas.
25. Si el banco informa que no hay fondos suficientes en la cuenta principal para enviar la
remesa a la sucursal o si se detecta que la cantidad transferida no coincide con la
indicada en el Registro de traspaso de fondos, averigüen la razón del problema, puesto
que se puede deber a un error en la contabilidad. Si es necesario, la sucursal enviará
instrucciones para que la congregación reenvíe los fondos o corrija la diferencia.
PAGOS
26. Después de comprobar que se ha aprobado el pago de un gasto y que hay suficientes
fondos en la cuenta principal para cubrirlo, el siervo de cuentas debe asegurarse de que
el total a pagar y los datos del beneficiario están indicados con claridad en la factura,
recibo de compra o Registro de transacción (S-24) del pago. Después entregará el
documento a uno de los hermanos aprobados para hacer pagos. Este hermano no debe
ser el mismo que aprobó el gasto. El hermano que realice el pago debe revisar que el
documento esté aprobado y sea exacto, procesar el pago y anotar en el documento sus
iniciales, la fecha y cualquier número de referencia del pago. A continuación, debe
devolverlo al siervo de cuentas, quien hará constar la transacción en la Hoja de cuentas
(S-26). Para obtener más detalles sobre algunos métodos concretos de pagos desde la
cuenta principal vea el Apéndice E.
27. Cuando se necesite dinero en efectivo para realizar el pago de un gasto menor de la
congregación, un hermano debe pagar el gasto aprobado con sus fondos personales y
después la congregación se lo reembolsará mediante un pago de la cuenta principal (vea
el Apéndice E para la información relacionada con el pago en efectivo de recibos).
28. Fondos insuficientes. Si no hay fondos disponibles en la cuenta principal para pagar
las facturas pendientes, el siervo de cuentas debe notificarlo inmediatamente al secretario,
quien a su vez tratará el asunto con el cuerpo de ancianos. Si no se pueden pagar las
facturas del mes, se debe informar al Departamento de Servicio. En caso de que la
congregación no pueda cumplir su obligación financiera según se haya indicado en el
acuerdo escrito del Salón del Reino, el Comité de Servicio de la Congregación debe
comunicarlo enseguida al Comité de Mantenimiento del Salón del Reino (o al
representante que corresponda si la congregación utiliza el auditorio de un Salón del
Reino de una propiedad de Betel o de un Salón de Asambleas).
30. Registre las transacciones ordenadas por fecha tan pronto se realicen. Las entradas
deben hacerse siguiendo las siguientes instrucciones para cada columna de la Hoja de
cuentas y basándose en los ejemplos que se muestran en el Modelo de hoja de cuentas
(con cuenta bancaria) (S-190b).
32. Si para registrar todas las transacciones de un mes se necesitan dos formularios Hoja
de cuentas, sume los totales de las columnas del primer formulario, anótelos en la primera
línea de transacción del segundo e indique “Totales arrastrados” en la columna
“Descripción de la transacción”.
33. Después de registrar la última transacción del mes en la Hoja de cuentas, sume y
registre los totales de las columnas “Entrada” y “Salida” de la página 1 y anótelos en el
recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” de la página 2. Para calcular el “Saldo final” de
cada sección del recuadro, súmele al “Saldo anterior” la cantidad de “Entrada” y réstele la
de “Salida”. Sume todas las cantidades de “Saldo final” y anote el resultado en la línea
“Total de fondos al final del mes”.
36. Si la congregación tiene una cuenta secundaria, concilie el saldo final del extracto de
la cuenta usando el recuadro “Conciliación de la cuenta secundaria” de la página 2 de la
Hoja de cuentas del mes que acaba de finalizar. Una vez rellenado, la cantidad del “Saldo
conciliado” debe ser igual a la de “Cuenta secundaria/Saldo final” en el recuadro
“Resumen de la hoja de cuentas” de la misma hoja. Si hay discrepancias, el siervo de
cuentas lo notificará al secretario de inmediato (vea el párrafo 46).
41. Una vez rellenada la página 1 del Informe mensual de las cuentas de la congregación
(S-30), la cantidad [i] “Fondos de la congregación al final del mes” debe ser igual a la
indicada en “Total de fondos al final del mes” del recuadro “Resumen de la hoja de
cuentas” de la página 2 de la Hoja de cuentas. Si hay alguna diferencia, es que se ha
cometido un error. Si son iguales, rellene el “Anuncio mensual de las cuentas de la
congregación” de la página 2 del Informe mensual de las cuentas de la congregación. En
el anuncio, rellene los apartados relacionados con las cajas adicionales de contribuciones
solo cuando la sucursal lo haya indicado a la congregación.
42. Una vez rellenado el informe, el siervo de cuentas debe entregar una copia al
secretario para que lo revise. Este enviará una copia del informe al coordinador del cuerpo
de ancianos para que se encargue de que se lea a la congregación el “Anuncio mensual
de las cuentas de la congregación”. En el archivo actual del mes se debe guardar el
Informe mensual de las cuentas de la congregación y la correspondiente Hoja de cuentas
junto con toda la documentación que justifique las transacciones.
44. El siervo de cuentas debe comparar cada mes el acuse de recibo de donación o el
extracto de la sucursal con el correspondiente Registro de traspaso de fondos (TO-62).
Si el acuse de recibo de donación o el extracto no contiene los fondos enviados por la
congregación, deberán aparecer en el acuse de recibo o extracto del siguiente mes.
Si no es así o existe alguna diferencia, el siervo de cuentas informará al secretario, quien
lo notificará al Departamento de Contabilidad adjuntando, si es posible, copia de los
documentos relacionados con la discrepancia.
45. Archive el acuse de recibo de donación y todos los extractos recibidos de la sucursal
con el correspondiente Registro de traspaso de fondos (vea el párrafo 24).
46. Cómo solucionar las discrepancias. Deben analizarse minuciosamente para saber
por qué se han producido. Si se ha cometido un error o la razón no puede determinarse,
el coordinador del cuerpo de ancianos y el secretario deben aprobar una entrada de
ajuste en los registros rellenando un Registro de transacción (S-24). Se indicarán la
cantidad necesaria para solucionar la discrepancia y la razón del ajuste. El siervo de
cuentas registrará este ajuste como una transacción en la actual Hoja de cuentas (S-26).
El Registro de transacción debe colocarse en el archivo del mes en que tuvo lugar el
ajuste.
ARCHIVOS
47. Archivo actual. Este archivo contiene todos los registros contables, lo que incluye el
último trimestre auditado y los meses posteriores hasta el momento. (Para obtener más
detalles acerca de los aspectos normativos y jurídicos, vea el Apéndice F). Prepare una
carpeta de registros contables para cada mes que contenga los siguientes documentos:
1) Una lista de los hermanos aprobados para realizar pagos desde la cuenta principal
(vea el párrafo 4).
2) Una anotación con el saldo máximo aprobado para los fondos de la congregación
(vea el párrafo 8).
3) Si aplica, una copia del acuerdo o acuerdos que autorizan a otra entidad a transferir
electrónicamente fondos a la cuenta principal o desde la misma.
4) Si aplica, una anotación confirmando que se aprueba hacer depósitos de las
donaciones de la congregación con una frecuencia inferior a una vez por semana
(vea el párrafo 14).
5) Si solo una congregación usa el Salón del Reino, una anotación con la cantidad
máxima que el coordinador del cuerpo de ancianos puede aprobar para gastos de
funcionamiento diferentes de los habituales (vea el párrafo 17, punto 4).
6) Si dos o más congregaciones usan el Salón del Reino, o la congregación emplea el
auditorio de una propiedad de Betel o de un Salón de Asambleas, una anotación
que registre las cantidades mensuales que la congregación aportará para el
mantenimiento del Salón del Reino según se haya indicado en el acuerdo escrito
que esté en vigor. Además, una copia de la aprobación de cualquier modificación
temporal de esa cantidad (vea el párrafo 17, punto 4).
7) Cualquier resolución para hacer pagos o donaciones periódicas.
49. Archivo histórico. Los registros contables que ya no es necesario mantener en el
archivo actual deben pasarse a un archivo histórico separado dentro del archivo de la
congregación y guardarlos durante el periodo de tiempo indicado en el Apéndice F.
Asimismo, los documentos del archivo de aprobaciones vigentes que hayan sido
actualizados deben traspasarse al archivo histórico. El archivo histórico puede
organizarse de forma similar al archivo actual o, si es más práctico, se puede utilizar un
sobre grande para los registros de cada año. También debe contener una carpeta aparte
para todos los documentos bancarios que tengan que conservarse de forma permanente
(vea el párrafo 3).
AUDITORÍAS
50. Utilice el Informe sobre la auditoría de las cuentas de la congregación (S-25b) para
que el coordinador del cuerpo de ancianos o alguien designado por él haga una auditoría
trimestral de los registros de contabilidad. No obstante, ni el secretario ni el siervo de
cuentas podrán realizar la auditoría, ni se podrá usar a la misma persona para hacer
auditorías consecutivas. Los trimestres auditados serán siempre de septiembre a
noviembre, de diciembre a febrero, de marzo a mayo y de junio a agosto. Se auditarán las
cuentas una vez se hayan recibido los siguientes documentos que muestren la actividad
de los meses de la auditoría y tras completar las conciliaciones necesarias: 1) extractos
bancarios, 2) extractos y acuses de recibo de donación de la sucursal y 3) extractos de
proveedores de servicios que procesen las donaciones electrónicas.
51. El siervo de cuentas no debe estar presente durante la auditoría, pero el auditor podrá
contactar con él si falta alguna documentación o para contestar preguntas concretas.
Cualquier problema que se detecte se analizará cuando el auditor repase su informe con
el secretario y el siervo de cuentas. Se hará un anuncio a la congregación que diga: “Se
han auditado las cuentas de la congregación del trimestre que concluyó el [fecha]”.
Después, en la carpeta del último mes auditado se incluirá el Informe sobre la auditoría de
las cuentas de la congregación rellenado.
52. Cuando se haya finalizado la auditoría, se destruirán las copias de los formularios
Registro de transacción (S-24) de las donaciones correspondientes al periodo auditado
que entregó el secretario, pero se devolverán a este las copias del Registro de
transacción que se vayan a necesitar en la siguiente auditoría.
S-27b-S Ec 5/21
APÉNDICE A CÓMO ESTABLECER LA CUENTA PRINCIPAL
1. La cuenta bancaria se debe abrir a nombre de dos o tres hermanos, preferiblemente
ancianos o siervos ministeriales, que deberán firmar un acuerdo indicando que el saldo de
esa cuenta es propiedad de la congregación. En el archivo histórico se guardará el
acuerdo firmado y se debe suministrar una copia de este a cada uno de los hermanos
involucrados.
3. Extractos. El secretario puede decidir entre tener los cheques pagados enviados por el
banco o recibir una imagen de los mismos.
APÉNDICE B USO DE UNA CUENTA SECUNDARIA
1. Fondos depositados en la sucursal. Si lo aprueba el cuerpo de ancianos, la
congregación podría depositar fondos en la sucursal. Esto permite disponer de fondos
para apoyar los intereses del Reino mientras la congregación no los utiliza. No debe verse
como un acuerdo bancario ni tampoco se pagarán intereses por depositar fondos en la
sucursal. Los fondos depositados en la sucursal se usarán como una cuenta secundaria.
1) Traspasos. El Registro de traspaso de fondos (TO-62) se utiliza para aprobar e
iniciar traspasos de fondos y depositarlos en la sucursal. El traspaso podría
efectuarse junto a la remesa mensual, o en cualquier otro momento utilizando un
Registro de traspaso de fondos aparte. Si los detalles del traspaso se introducen en
jw.org, en el formulario se anotará el número de confirmación suministrado en
jw.org una vez completado. Puesto que el cuerpo de ancianos puede tomar la
decisión de enviar fondos a la sucursal o solicitar su reintegro, no es necesario
presentar una resolución a la congregación.
2) Donaciones. Los fondos depositados en la sucursal pueden donarse a la obra
mundial. Si se aprueba por resolución, el secretario comunicará al Departamento
de Contabilidad, a través del correo de jw.org, la cantidad contribuida (vea el
párrafo 9).
3) Registro de transacciones. Los incrementos y las reducciones en el saldo de los
fondos depositados en la sucursal deben registrarse en la Hoja de cuentas (S-26)
usando las columnas “Cuenta secundaria/Entrada” y “Cuenta secundaria/Salida”.
Si las transacciones están actualizadas, el saldo existente se determina con la
cantidad indicada en “Cuenta secundaria/Saldo final” del recuadro “Resumen de la
hoja de cuentas” de la página 2.
4) Extractos. La sucursal enviará un extracto de los fondos depositados en la
sucursal si ha habido operaciones durante el mes. El secretario debe revisar los
extractos para comprobar que no haya irregularidades y entregarlos al siervo de
cuentas.
APÉNDICE C DONACIONES
1. Donaciones a la obra mundial. Las donaciones recogidas para la obra mundial deben
enviarse mensualmente a la sucursal. Los publicadores pueden decidir hacer sus
donaciones para la obra mundial directamente a la sucursal, usando donate.jw.org o de
otras maneras. No se debe desanimar a los publicadores de usar tales métodos, aunque
eso implique que las cantidades que se depositan en la caja de contribuciones para la
obra mundial en el Salón del Reino sean menores.
2. Retención de registros. Cada mes se deben sacar copias impresas de los formularios
para los archivos de contabilidad. Los documentos del archivo histórico deben guardarse
durante siete años.