INSTRUCCIONES PARA LA CONTABILIDAD DEL CIRCUITO

Índice
Párrafos
Instrucciones generales ................................................................................................. 2-12
Cuenta bancaria ............................................................................................................ 2
Fondos depositados en la sucursal .............................................................................. 3-6
Gastos normales de funcionamiento .............................................................................. 7
Saldo ........................................................................................................................... 8
Resoluciones ........................................................................................................... 9, 10
Transferencia electrónica de fondos a través de JW.ORG ............................................ 11
Registro de transferencia electrónica de fondos (TO-62) ............................................. 12
Asamblea de circuito ................................................................................................... 13-22
Seguridad.................................................................................................................... 13
Cajas de contribuciones .......................................................................................... 14-17
Recibos ..................................................................................................................18, 19
Informe financiero de la asamblea de circuito (S-332) ...........................................20, 21
Superávit/Déficit de la asamblea ................................................................................. 22
Viviendas del circuito ................................................................................................. 23-29
Intervención de cuentas ...............................................................................................30, 31

1. Para la contabilidad del circuito se siguen estas instrucciones y el procedimiento indicado

en las Instrucciones para la contabilidad de la congregación (S-27), y se utiliza la Hoja de cuen-
tas (S-26). El superintendente de asamblea es el responsable de las cuentas del circuito. Él o el su-
perintendente auxiliar de asamblea aprueban los gastos normales de funcionamiento.

INSTRUCCIONES GENERALES
2. Cuenta bancaria. Cada circuito, o sección del circuito, debe abrir una cuenta corriente
(cuenta de cheques) usando el nombre completo del circuito o sección del circuito (por ejemplo, Jeho-
vah’s Witnesses Circuit, New York #1-B). Se deben guardar copias en el archivo del circuito de todos
los documentos legales obtenidos para la apertura de dicha cuenta. Los estados de cuenta del banco se
enviarán directamente al superintendente de asamblea, pues él debe revisarlos antes de pasárselos al
superintendente de contabilidad. Todo cheque del circuito debe llevar dos firmas, pero no tienen por
qué ser solo dos los hermanos autorizados para firmar. El superintendente de circuito decide quiénes
firmarán los cheques, y puede incluirse entre ellos si lo desea. Uno de los hermanos autorizados debe
ser el superintendente de asamblea. El superintendente de contabilidad no debe ser uno de los autoriza-
dos a firmar los cheques. Si la cuenta corriente incluye una tarjeta de cajero automático, esta debe ser-
vir únicamente para efectuar depósitos. No se autoriza ningún otro tipo de tarjeta.

3. Fondos depositados en la sucursal. Los circuitos también pueden depositar fondos en la

sucursal mientras no los necesiten. De este modo, la sucursal tiene dichos fondos a su disposición
para promover los intereses del Reino mientras los circuitos no los usen. La sucursal no paga intere-
ses por esos fondos.

4. Para comenzar a depositar fondos en la sucursal, los ancianos del circuito deben aprobarlo
mediante una resolución, pero luego quedará a discreción del superintendente de asamblea y el su-
perintendente de contabilidad decidir qué depósitos o retiros deben hacerse. La resolución podría
decir: “Hemos decidido enviar a la sucursal los fondos del circuito que de momento no necesitamos.
Se entiende que el superintendente de asamblea y el superintendente de contabilidad podrán solici-
tar el reintegro de fondos en el momento que se necesiten”. En ese caso, bastará con que un her-
mano autorizado para transferir fondos del circuito inicie sesión en jw.org y, tras comprobar el sal-
do, solicite la devolución de la cantidad deseada.

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 5. Para donar fondos que ya se hallan en depósito con la sucursal, primero deben aprobarlo
todos los ancianos del circuito mediante una resolución. Luego el superintendente de circuito y el
superintendente de asamblea enviarán una carta al Departamento de Contabilidad de la sucursal.

6. Las transacciones de fondos enviados a la sucursal se registran bajo la columna “Otro” de

la Hoja de cuentas (S-26). Si estas columnas ya están ocupadas con otra cuenta bancaria, las
transacciones de la cuenta del circuito se anotan bajo la columna “Otro” de una Hoja de cuentas
adicional. La sucursal enviará un estado de cuentas al circuito cuando reciba contribuciones o se
realicen transacciones con los fondos depositados en la sucursal. El superintendente de circuito hará
llegar esos estados de cuentas y cualquier otro que reciba de la sucursal al superintendente de asam-
blea, quien los pasará al superintendente de contabilidad del circuito. El estado de cuentas refleja
todos los movimientos de fondos del mes, así como el saldo actual. Dicho saldo debe coincidir con
la cifra que aparece en el recuadro “Conciliación de la hoja de cuentas” como “Saldo restante” de la
sección “Otro”.

7. Gastos normales de funcionamiento. Entre estos gastos se incluyen las contribuciones

por publicador por uso de un Salón de Asambleas, los pagos de otros locales de reunión, los gastos
relacionados con viviendas del circuito, los reembolsos por gastos de viaje del representante de la
sucursal o del superintendente de circuito, y otros gastos menores no cubiertos por las congregacio-
nes que correspondan a una visita a una congregación, una asamblea de circuito, una asamblea re-
gional asignada, la Escuela del Servicio de Precursor o el traslado a una nueva asignación. No es
necesario aprobar estos gastos mediante una resolución. Para aprobarlos, solo basta con una firma
—ya sea en la factura o en el cheque—: la del superintendente de asamblea o la del superintendente
auxiliar de asamblea. Sin embargo, debe presentarse una lista detallada de todos los gastos con sus
correspondientes recibos.

8. Saldo. El superintendente de asamblea decidirá la cantidad de fondos necesaria para cubrir

los gastos de funcionamiento que deben abonarse antes del comienzo de la siguiente asamblea.
Dichos gastos podrían incluir los costos de alojamiento del superintendente de circuito, la previsión
de gastos de viaje del representante de la sucursal o el alquiler de instalaciones para la próxima
asamblea. La cantidad necesaria para afrontar estos gastos constituye el saldo de la cuenta del cir-
cuito. Los gastos en que se incurre durante el transcurso de la asamblea, como la contribución por
publicador por el uso del Salón de Asambleas, no deben incluirse en el saldo. Dado que los circuitos
no suelen recibir donaciones entre una asamblea y otra, se debe analizar con atención la cantidad
que deberá haber en la cuenta del circuito hasta que comience la próxima asamblea. Al final de cada
asamblea, se debe actualizar el saldo en función de la previsión de gastos a abonar antes del co-
mienzo de la siguiente. Si los fondos totales del circuito al final de la asamblea superan el saldo, se
debe donar el excedente a la obra mundial. Si por el contrario, los fondos son insuficientes para
cubrir la cantidad por publicador por el uso del Salón de Asambleas, se debe dar prioridad a mante-
ner el saldo. En cuanto al déficit restante para cubrir la cantidad por publicador, no hace falta que
las congregaciones del circuito lo abonen antes del siguiente evento.

9. Resoluciones. A excepción de los gastos arriba mencionados, todos los demás movimien-
tos de fondos del circuito deben ser autorizados por los ancianos del circuito mediante resoluciones
escritas, que normalmente son aprobadas en una reunión el día de la asamblea. Cada circuito o sec-
ción de circuito debe contar con una resolución fija que indique que los excedentes de fondos al
final de cada asamblea se donarán a la obra mundial. Las demás resoluciones, por ejemplo, para
apoyar a una congregación que no pueda cubrir los gastos de recibir la Escuela del Servicio de Pre-
cursor, deben indicar el monto exacto y deben tomarse cada vez que se vayan a emplear fondos del
circuito. No deben usarse fondos del circuito para ayudar a pagar la vivienda de precursores espe-
ciales. Tampoco se utilizarán para hacer regalos en efectivo a nadie, ni para sufragar gastos de
vehículos particulares, primas de seguros de vida o viajes de carácter personal.

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 10. Cuando en una reunión de los ancianos del circuito se presenten resoluciones, se debe dejar
suficiente tiempo para que los ancianos puedan plantear preguntas y analizar las resoluciones, que
serán aprobadas alzando la mano; no es necesario seguir ningún procedimiento adicional en estos
casos. Tras ser aprobada por la mayoría de los ancianos, la resolución será fechada, firmada por el
superintendente de asamblea y entregada al superintendente de contabilidad para que realice
el pago. Luego se guardará en el registro de cuentas del circuito.

11. Transferencia electrónica de fondos a través de JW.ORG. Si es posible, los envíos de

fondos del circuito a la sucursal deben hacerse mediante transferencia electrónica. Para incorporarse
al sistema, cada circuito o sección del circuito debe llenar el formulario Autorización para realizar
transacciones de fondos (TO-60), firmarlo y enviarlo al Departamento de Contabilidad de la sucur-
sal. No se podrán hacer transferencias a través de jw.org hasta que el circuito reciba una carta de
autorización de la sucursal. Si un circuito, o una sección del circuito, cambia la cuenta bancaria que
utiliza para realizar las transacciones a través de jw.org, hay que llenar un nuevo formulario TO-60
y enviarlo al Departamento de Contabilidad de la sucursal cuanto antes.

12. Registro de transferencia electrónica de fondos (TO-62). En este formulario se registran

las transferencias de fondos que se hagan mediante jw.org. Si el circuito tiene fondos en la sucursal,
dicho formulario también sirve para registrar los retiros y depósitos de dichos fondos (vea párra-
fos 3 a 6). Cuando todos los detalles de la remesa están anotados, el superintendente de asamblea, u
otro hermano autorizado a firmar los cheques del circuito, debe revisar el formulario y aprobarlo
con su firma. Entonces se puede usar el formulario completado como base para hacer la transferen-
cia electrónica.

ASAMBLEA DE CIRCUITO
13. Seguridad. La ubicación del Departamento de Contabilidad no debe revelarse al público y
tampoco se colocará un letrero de señalización a la entrada. El superintendente de contabilidad se
encargará de que haya dos hermanos en las puertas de acceso a todos los lugares donde se recoja o
cuente dinero. Se cubrirá la entrada de modo que la actividad del Departamento de Contabilidad
no esté a la vista. Siempre que se manejen fondos de la asamblea, al menos dos hermanos del De-
partamento de Contabilidad deben estar presentes en la sala.

14. Cajas de contribuciones. Se debe nombrar a un anciano responsable como capitán de todo
lo relacionado con las cajas de contribuciones, lo que incluiría cuántas utilizar, dónde colocarlas y
su seguridad. Aunque las cajas portátiles nunca deben estorbar el tránsito peatonal, deben situarse
dentro del local en sitios estratégicos de las zonas de asientos, los pasillos y cerca de las entradas y
salidas. Las cajas portátiles se guardarán fuera de la vista del público mientras no se estén usando.
Para no dar la impresión de que le damos demasiada importancia al dinero, no se deben colocar
varias cajas cerca unas de otras.

15. El letrero de las cajas de contribuciones debe decir únicamente “Contribuciones”. Todas las
cajas portátiles que se utilicen deben llevar un número único permanente escrito en su parte inferior,
en un lugar que no se vea mientras la caja esté en uso. Mientras estén en uso, las cajas portátiles
serán vigiladas por una hermana o un hermano responsable y digno de confianza.

16. Se tiene que recoger el dinero de todas las cajas cuando empiecen las sesiones de la maña-
na y la tarde. Hay que hacerlo discretamente, teniendo en cuenta donde están localizadas las cajas.
Puede ser necesario vaciarlas varias veces, dependiendo de las circunstancias. Al final del día, las
cajas de contribuciones deben estar disponibles hasta que la mayoría de los asistentes se hayan ido
de la zona donde están ubicadas. Por lo general, las cajas de contribuciones portátiles no se deben
llevar al Departamento de Contabilidad de la asamblea para vaciarlas. Si es posible, se deben vaciar
en bolsas (sin contar el dinero) en un lugar seguro y discreto y en presencia de por lo menos dos

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hermanos. Para su seguridad y protección, se recomienda que por lo menos dos hermanos lleven el
dinero al Departamento de Contabilidad, procurando no llamar la atención.

17. Hay que asignar a unos cuantos hermanos de confianza para que periódicamente comprue-
ben que las cajas portátiles están bien vigiladas y que no hay ninguna falsa. A estos hermanos se les
entregará un mapa del local con las ubicaciones de todas las cajas y los nombres de los voluntarios
asignados a cada una. Si ven necesario dar instrucciones a algún voluntario, háganlo con mucha
bondad.

18. Recibos. Cuando el Departamento de Contabilidad reciba las contribuciones, debe haber
por lo menos dos hermanos confiables que cuenten juntos el dinero y llenen un formulario Reci-
bo (CO-40) por duplicado. El superintendente de contabilidad deberá numerar previamente todos
los recibos con bolígrafo. El superintendente de asamblea se quedará con uno de los recibos nume-
rados y el otro lo guardará el superintendente de contabilidad. Si posteriormente se encuentra un
error en las cuentas, se corregirán ambos recibos, y el superintendente de contabilidad y el de asam-
blea escribirán sus iniciales en ambas copias. Nadie tomará ningún dinero de las mesas de contabi-
lidad hasta que se haya contado, revisado y registrado en recibos. No está permitido tener carteras,
monederos o artículos similares debajo o al lado de las mesas mientras se cuenta el dinero y se ano-
tan las cantidades en los formularios de recibo. Todos los recibos deben anotarse bajo “Entrada” en
la columna “Recibido” de la Hoja de cuentas (S-26).

19. Al efectuar depósitos, cada comprobante debe reflejar la suma total de los recibos, y
no solo los fondos sobrantes que haya a mano. Así será más fácil detectar discrepancias cuando se
intervengan las cuentas del circuito. A medida que se hacen los depósitos, deben marcarse los reci-
bos correspondientes. Siempre que se reciban donaciones en efectivo o en un cheque, habrá que
contarlas, llenar un recibo, registrar una entrada en la Hoja de cuentas (S-26) y, si es posible, depo-
sitarlas ese mismo día en el banco o guardarlas en un lugar seguro durante la noche. Así se evitan
sospechas o tentaciones. Al terminar la asamblea, se adjuntan los recibos en poder del superinten-
dente de contabilidad a la Hoja de cuentas del mes en curso. Al menos dos hermanos del Depar-
tamento de Contabilidad deben estar presentes cuando se depositen los fondos recogidos en la
asamblea.

20. Informe financiero de la asamblea de circuito (S-332). Antes de la asamblea de circuito,

el superintendente de asamblea, el superintendente auxiliar de asamblea y el superintendente de
contabilidad analizan el estado de cuentas del circuito. Deben analizar los gastos del circuito, que
incluyen los relacionados con la asamblea, la compra de equipo para el circuito, el mantenimiento o
pequeñas reparaciones de la vivienda del superintendente del circuito, así como sus gastos de comi-
da, transporte y material de oficina al atender sus asignaciones teocráticas (vea párrafos 23 a 29).
El superintendente de asamblea debe averiguar si el superintendente de circuito o el representante
de la sucursal desean presentar algún gasto al circuito.

21. El informe financiero se lee al auditorio en la sección de anuncios durante la sesión de la

tarde. Se agradecen las contribuciones realizadas hasta ese momento para ayudar a sufragar los gas-
tos. El superintendente de contabilidad termina el informe cuando concluya la asamblea.

22. Superávit/Déficit de la asamblea. Lo ideal es que cada asamblea cubra sus propios gas-
tos, y que los fondos sobrantes se depositen en la cuenta del circuito. Si las cuentas de la asamblea
cierran con un déficit (véase la línea 10 del Informe financiero de la asamblea de circuito [S-332])
que se puede saldar con los fondos del circuito, no será necesario escribir a las congregaciones para
cubrir la diferencia. Sin embargo, si no hay suficientes fondos en la cuenta para cubrir los gastos de
la asamblea o para alcanzar el saldo, el superintendente de circuito puede pedir que se notifique a
las congregaciones que se necesitan más contribuciones (vea párrafo 8).

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VIVIENDAS DEL CIRCUITO
23. En grandes ciudades o donde las congregaciones están muy cerca unas de otras, quizás
no haya alojamiento adecuado en hogares de hermanos para el superintendente de circuito y su espo-
sa. En dichos casos, el conjunto de ancianos del circuito tal vez decida que lo mejor es proporcionar
una vivienda modesta y a un precio razonable para uso del superintendente de circuito. Estos asuntos
conviene tratarlos el día de la asamblea en una reunión con los ancianos del circuito.

24. Si una vez analizados bajo oración todos los factores implicados, el conjunto de ancianos
del circuito determina que alquilar una vivienda es una solución rentable y práctica, la sucursal
no tiene objeción alguna a que los ancianos lo hagan. El circuito se hará cargo de las tareas de man-
tenimiento y las reparaciones que no sean responsabilidad del propietario (según estipule el contra-
to), así como de todos los gastos relacionados con la vivienda alquilada para el superintendente de
circuito.

25. Si los ancianos del circuito desean adquirir una vivienda en propiedad, construirla como
anexo a un nuevo Salón del Reino, rehabilitar una vivienda u otra instalación desocupada o añadir una
vivienda a una instalación existente para uso del superintendente de circuito, será la sucursal quién
decida. Por tanto, si los ancianos consideran que alguna de las opciones descritas en este párrafo es
necesaria, deberán consultar con el Departamento Local de Diseño y Construcción (LDC).

26. En caso de que una vivienda ubicada dentro de la propiedad de un Salón del Reino u otra
propiedad de una congregación se ofrezca para uso del superintendente de circuito, la congregación
(o, en su caso, el Comité de Mantenimiento del Salón del Reino) se hará cargo del mantenimiento
de rutina y las reparaciones menores de la vivienda. No hace falta un comité de mantenimiento
aparte para dicha vivienda. El circuito cubrirá todos los gastos de uso y conserva-
ción/mantenimiento mediante donaciones a la cuenta de la congregación o del comité de manteni-
miento correspondiente. A fin de que todos tengan claras sus respectivas obligaciones económicas,
se redactará un acuerdo escrito entre el circuito y la congregación o el Comité de Mantenimiento
implicados. Si se da alguna situación inusual y se requieren más instrucciones, pueden consultar con
el LDC.

27. Los gastos relacionados con una vivienda del circuito se consideran gastos normales de
conservación y no requieren que se haga una resolución. Si no hay suficientes fondos en la cuenta
del circuito para cubrir estos gastos, se puede pedir a las congregaciones que contribuyan algo más.
Aunque se puede sugerir una cantidad específica, es responsabilidad de cada cuerpo de ancianos
analizar el asunto y determinar cuánto puede contribuir su congregación.

28. Aunque se proporcionará mobiliario básico y electrodomésticos permanentes para las vivien-
das, no será necesario comprar muebles nuevos o reemplazar los electrodomésticos cada vez que un
nuevo superintendente de circuito se mude a una vivienda. Sin embargo, antes de su llegada, el su-
perintendente de asamblea, o un hermano que él asigne, debe revisar en qué condiciones está la vi-
vienda y comprobar que el mobiliario, los electrodomésticos y otros artículos como la ropa de cama
y el servicio de mesa están en buenas condiciones. No se deben utilizar fondos de las congregaciones
o del circuito para proporcionar decoración o accesorios personales al gusto del ocupante.

29. No sería apropiado que un superintendente de circuito sugiriera o solicitara al circuito una
vivienda alquilada, lo cual supondría una carga financiera innecesaria para los demás. Tampoco
debería sugerir que se efectuaran reformas grandes en una vivienda o presionar para que se cambia-
ran los planos de una vivienda propuesta. Si un superintendente de circuito decide buscar aloja-
miento por su cuenta, por ejemplo utilizando una caravana, tendrá que hacerse cargo de los gastos
en que incurra, lo que incluiría los de adquisición, seguros, mantenimiento, transporte y demás.
No deberán utilizarse fondos del circuito o de las congregaciones para ese fin. La sucursal deberá
aprobar cualquier excepción a esta regla.
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INTERVENCIÓN DE CUENTAS
30. El superintendente de circuito se encarga de que alguien intervenga las cuentas del circuito
después de cada asamblea de circuito. Se usa para este propósito el formulario Informe sobre la
intervención de las cuentas del circuito (S-333). El superintendente de asamblea entrega sus copias
del formulario Recibo (CO-40) al hermano responsable de intervenir las cuentas del circuito.
No debe emplearse a la misma persona para hacer la auditoría dos veces seguidas. Ninguno de los
hermanos que trabajó en el Departamento de Contabilidad en la última asamblea estará presente
durante la intervención. No se pueden intervenir las cuentas de una asamblea antes de recibir el es-
tado de cuentas bancario con todos los movimientos de esa asamblea. Una vez hecha la auditoría,
pueden destruirse las copias de los recibos entregadas por el superintendente de asamblea.

31. El informe terminado se entrega al superintendente de circuito, quien lo repasa detenida-

mente antes de enviarlo al superintendente de asamblea. Este, a su vez, repasa el informe con el
superintendente de contabilidad y comprueba que se haya corregido cualquier problema. Al final,
el informe se archiva con los documentos contables del circuito.

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