Secretaría de Seguridad Alimentaria Y Nutricional

Presidencia de la República

TIEMPOde

solidaridad

Actualización, septiembre de 2008

Gobierno de Álvaro Colom
GUATEMAL A

CAJA CHICA

Manual de

2008

conforme a la descripción siguiente: 211 241 267 291 292 298 Alimentos para personas Papel de escritorio Tintes. DEBERÁ SOLICITAR AUTORIZACIÓN A LA DIRECCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL ANALISTA DE PRESUPUESTO. exclusivamente para fines de la Entidad. Este fondo no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que exceden los límites establecidos en el presente Manual. en lo relativo a la creación y manejo de fondos fijos de Caja Chica. .10 de las Normas de Control Interno de Tesorería. GRUPO 2: MATERIALES Y SUMINISTROS NORMAS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA 1. Se autorizan compras y/o pagos en efectivo hasta un máximo de SETECIENTOS QUETZALES (Q 700. con el objetivo de fortalecer la estructura de control interno y como herramienta de apoyo 111 112 113 114 122 142 151 162 165 Energía eléctrica Agua Telefonía Correos y telégrafos Impresión. NOTA IMPORTANTE: PARA EJECUTAR EN RENGLONES DEL GRUPO 1 Y 2 QUE NO FIGUREN EN EL LISTADO ARRIBA IDENTIFICADO. Reproducción y Encuadernacion Fletes Arrendamiento de edificios y locales Mantenimiento y reparación de equipo de oficina Mantenimiento y reparación de medios de transporte DEFINICIÓN DE CAJA CHICA La Caja Chica constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores.00) en una sola compra y/o pago de servicio. de los grupos 1 y 2 del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.CAJA CHICA 2 3 CAJA CHICA MANUAL DE CAJA CHICA GRUPO 1: SERVICIOS NO PERSONALES Con el propósito de atender una serie de pagos menores por medio de los fondos asignados y de conformidad con lo que estipula el Acuerdo A-15-98 de la Contraloría General de Cuentas por medio del cual se aprueban las Normas Generales de Control Interno y específicamente el contenido del numeral 4. pinturas y colorantes Útiles de oficina Útiles de limpieza y productos sanitarios Accesorios y repuestos en general 2. se emite el presente Manual para regular los procedimientos a seguir en el manejo de las mismas. Únicamente podrán efectuarse compras y/o pagos que estén comprendidos en los renglones presupuestarios autorizados para el ejercicio fiscal vigente.

La persona que solicita el vale tiene la obligación de tramitar la Solicitud de Compra de Materiales y Suministros (Pedido y Remesa). . 3. quién debe caucionar la respectiva fianza de fidelidad y presentar ante la Contraloría General de Cuentas su Declaración Jurada Patrimonial conforme al Decreto 89-2002 (Ley de Probidad). por parte del encargado(a) de caja chica y/o quién hace uso de los fondos. así como anticipos de viáticos y proveedores. debe estar autorizado por la Autoridad Superior de la Dependencia. podrá solicitar vale al encargado de caja chica. no cuente con los materiales. Firma del Solicitante. documento que será emitido por la Sección de Tesorería al momento de solicitar efectivo. Visto Bueno del Director Administrativo. suministros. en los casos que la Sección de Almacén. indicando el monto que estime necesario para la creación del mismo. Para el manejo del fondo de Caja Chica. así como otras sanciones legales aplicables. Únicamente el personal comprendido en los renglones 011. bienes. En casos de compras de materiales. 4. y accesorios debe tener la Factura Sello de Ingreso a Almacén. debe tenerse el cuidado de detallar todos los documentos que integran cada liquidación. el vale debe llenarlo con letra clara. así como sus respectivas visas. DISPOSICIONES GENERALES La creación del Fondo de Caja Chica. No es permitido que el Encargado(a) de Caja Chica emita vales para préstamos personales y cambio de cheques con el fondo. Solicitud de vale. alimentos para reuniones y otros. dará lugar a las sanciones disciplinarias que las Autoridades Superiores establezcan. Para llenar un vale. mediante Acuerdo o Resolución interna. se nombrará a la persona responsable por medio escrito. SANCIONES El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual. el concepto de gasto que sea el mismo de la Solicitud de Materiales y Suministros. debe tomarse en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. en orden cronológico de fechas. 021. El Encargado(a) de Caja Chica deberá llevar un libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas para el registro y control del fondo.CAJA CHICA 4 5 USO DE VALES CAJA CHICA FISCALIZACIÓN Y REGISTRO La fiscalización del fondo de caja chica está a cargo de la Contraloría General de Cuentas de la Nación y de la Auditoria Interna de la Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidencia de la República. 022 y 029 pagados por SESAN. USO DE VALES 2.

Bo. 4. debe acompañar factura(s) a nombre de SESAN con número de NIT de la Institución 4125567-4. vales pendientes de liquidar y los documentos de legítimo abono. la integración del Fondo asignado. están obligados a liquidar el vale dentro de setenta y dos horas siguientes al recibo del efectivo.CAJA CHICA 6 7 VALE DE CAJA CHICA CAJA CHICA LIQUIDACIÓN DE VALES Los empleados que soliciten dinero de caja chica. para la respectiva liquidación del vale. Cuando se realice compra de alimentos para reuniones oficiales. del Director Financiero Recomendaciones sencillas y claras que se solicitan. para Numeración Correlativa 2. Lugar y Fecha Cantidad en Números Cantidad en Letras Concepto de gasto. que sea el mismo de la solicitud 3. Al liquidar el vale. El Monto del vale debe liquidarse en un término de (setenta y dos horas y no se autorizará un segundo vale sin antes haberse liquidado el primero. y observando los siguientes aspectos: 1. adjuntar listado de participantes con firmas incluidas. adjuntando los documentos contables con la visa de Presupuesto. USO DE VALES Firma del solicitante Firma de Tesorería Vo. Debe realizarse como mínimo una vez por semana. el valor del gasto en números y letras y comprobar los gastos efectuados. . A todo vale deberá acompañarse el pedido y remesa (Solicitud Compra de Materiales y Suministros). en la que incluirá el saldo bancario del libro autorizado.

el cual se colocará en la parte superior derecha. Bo. por lo que cada formulario tendrá un número de orden secuencial. Anotar correlativamente del número uno (1) hasta el último comprobante de la liquidación en el Cuadro de detalle. Los comprobantes deben foliarse o numerarse del No. El encargado de Tesorería revisará en forma previa la liquidación presentada. así mismo las fechas de los documentos que se liquidan deben corresponder al periodo indicado. para cada liquidación o solicitud de reintegro. conteniendo como mínimo la siguiente información: 1. llenado a máquina cumpliendo con sus requisitos como se describe a continuación: El encargado de caja chica solicitará el reintegro del fondo cuando se haya utilizado el 50% como mínimo y máximo 80%. El reintegro de liquidaciones parciales se solicitará en formulario previamente elaborado.CAJA CHICA 8 9 REINTEGRO DEL FONDO DE CAJA CHICA CAJA CHICA A cada vale es necesario adjuntar el Pedido y Remesa (Compra de Materiales y Suministros). DE JEFE DEL DEPARTAMENTO.Bo. 4. . 1 en adelante en forma independiente. Deberá existir un control correlativo interno de liquidaciones. se completará con las fechas inicial y final de la liquidación. 3. 2. del Director Financiero. NOTA : EL SOLICITANTE NO PUEDE FIRMAR COMO Vo. previo a su reintegro con Vo. así como documentación de soporte adjunta. El Período. para delimitar la liquidación.

. 7. Se anotará la fecha del documento que ampara el gasto. presentando el formato usual de liquidación de caja chica con la documentación de soporte correspondiente. Fondo asignado: se anotará el monto total asignado. 6. 10. Valor de la reposición: se completará con el número de la presente liquidación y su valor. deberá registrarse dentro del sistema formulario FR-03. dicha liquidación deberá realizarse antes del 30 de noviembre de cada año o la fecha que se les comunique. LIQUIDACIÓN FINAL La caja chica deberá ser liquidada totalmente y entregada al Departamento Financiero. Se registrará el número de factura que ampara el gasto. afectando las estructuras presupuestarias correspondientes. Reposición de fondos en trámite: se anotará el número de las liquidaciones que se encuentran en trámite y su valor total. del Jefe Inmediato Superior. 8. donde se consignará documento por documento. Firma del responsable de la Caja Chica y Vo.CAJA CHICA 10 11 FORMATOS A UTILIZARSE: CAJA CHICA 5. OPERACION DENTRO DEL SISTEMA DE SICOIN OPERACIÓN DENTRO DEL SISTEMA DE SICOIN: Adicional al formato de liquidación para reintegro de caja chica. 9. tipo de gasto y el valor total de la factura. Formato FR-03 registrado en el sistema y deposito de sobrante si existiere a la fecha. nombre de la empresa.Bo.

El precio total de la operación. Número de Identificación Tributaria del contribuyente emisor.CAJA CHICA 12 13 CAJA CHICA REQUISITOS IMPORTANTES PARA LAS FACTURAS Al hacer efectivo el pago por bienes y/o servicios. con inclusión del impuesto. Número de resolución por la Administración Tributaria donde autorizó la emisión de las facturas y rango autorizado. Toda factura debe ir identificada en que régimen se encuentra. ENMIENDAS O TACHADURAS Y LAS QUE SE PRESENTEN DE ESTA FORMA SERÁN DEVUELTAS Y SE SANCIONARÁ AL RESPONSABLE. (Colocar después del número) TODA LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA DEBERÁ CONTENER LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE. la información siguiente: 1 2 La denominación “factura”. Artículo 36. debe exigirse factura legalmente autorizada a nombre de la Institución. si es persona jurídica. FACTURAS. LAS CUALES DEBERÁN ESTAR RAZONADAS Y FIRMADAS POR: LA PERSONA QUE REALIZÓ EL GASTO Y VISTO BUENO DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO. (Reformado por el artículo 4 del Acuerdo Gubernativo 500-2001 del 27 –12-2001). Ley del Impuesto al Valor Agregado. Las facturas emitidas por máquinas o cajas registradoras autorizadas de forma mecánica o computarizada. deberán contener. Número de Identificación Tributaria de la Institución es 4125567-4 Descripción de la venta o del servicio prestado y de sus respectivos valores. como se define a continuación: 3 4 NOTA IMPORTANTE: 5 6 Número de la factura Factura a nombre de la Institución en forma completa SECRETARIA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONALDE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA ó abreviado SESAN. si es persona individual. Nombre y apellidos completos y nombre comercial del contribuyente emisor. LAS FACTURAS NO DEBEN CONTENER BORRONES. 7 8 9 10 . razón o denominación social y nombre comercial. Lugar y Fecha de la emisión. como mínimo y en forma claramente legible. así como la indicación de descuentos si los hubiere.

CAJA CHICA 14 15 HABILITACION Y OPERACION DEL LIBRO PARA MANEJO DE CAJA CHICA Los movimientos diarios de la Caja Chica (ingresos y egresos) deben ser procesados oportunamente. con la finalidad que en cualquier momento se muestre el saldo correcto y con ello realizar las programaciones correspondientes. Los datos que debe contener como mínimo el libro de control de caja chica son los siguientes: • • • • • • • Fecha Número y serie de Factura Nombre del Proveedor Descripción del gasto Ingresos Egresos Saldo CAJA CHICA Manual de 2008 . EL libro debe estar habilitado y autorizado por la Contraloría General de Cuentas. enmiendas o tachaduras debido a que puede ser objeto de reparo de parte de la Contraloría General de Cuentas. este no debe contener borrones.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful