TUTOR

NERY MAURICIO ANZUETO BELTETON

CURSO
CREACIÓN EMPRESARIAL 1

TAREA SEMANA 3
GESTION DOCUMENTAL

ALUMNO: LUIS BAYRON AYALA LOPEZ

CARNÉ: 14005052
FECHA: 09/02/2019
Contenido
INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3
ANALISIS DE CASOS ..................................................................................................................... 4
1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia? ................................ 4
2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una
organización? .................................................................................................................................. 4
3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental? ........................................................ 5
4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización con
su entorno?...................................................................................................................................... 6
Conclusiones ..................................................................................................................................... 7
BIBILIOGRAFIA ................................................................................................................................ 8
 INTRODUCCION

La Gestión Documental es todo aquello que hacemos de forma manual o automática

para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la
reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que
entran, salen o se mueven en nuestra empresa, nos damos cuenta que la inmensa
mayoría de las tareas que realizamos todos los días en nuestra compañía conllevan
al menos un documento. Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado
con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el
cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas
 ANALISIS DE CASOS

1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia?

Si ya que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y
que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información
y, en consecuencia, ejecutamos tareas. Por tanto, es manifiesta la necesidad de la
gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la
productividad tanto de los empleados, como de la empresa.

2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una

organización?

La digitalización de los documentos con lleva una reducción drástica en los costes
de producción, distribución y conservación, que pueden variar entre el 20 al 40%
respecto al almacenamiento físico.
Mejorar la calidad del servicio al cliente. Al automatizar la gestión documental se
mejora la relación con el cliente ya que se automatiza y garantiza la entrega de la
información a mis clientes. Además de poder proporcionársela en el formato,
momento y lugar que desee.
Incremento de la eficiencia. Se aumenta la eficacia de los empleados ya a la
automatización de los procesos nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a
poder realizar tareas de mayor cualificación.
Mejora de la productividad. La productividad de las empresas se incrementa al no
tener que localizar documentos físicos que requiere de más tiempo y esfuerzo,
evitando las contingencias que pueden producirse cuando un documento se
traspapela o directamente se pierde.
 3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?

PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE Es importante determinar qué áreas del negocio

se pueden beneficiar de un sistema de gestión de imágenes. Aunque puede parecer
una tarea improbable, es necesario atender a las funciones empresariales que
pueden ser mejoradas con una solución basada en el proceso de imágenes.

PASO 2: REVISAR EL ENTORNO ACTUAL

El siguiente paso es, para cada una de las funciones, analizar cómo se realiza el
flujo de información. Se trata de generar estadísticas sobre el volumen de
documentos manejados y los requerimientos de acceso de los usuarios.

PASO 3: DESARROLLAR UN DISEÑO CONCEPTUAL

En esta fase hay que aplicar la información generada en el paso número dos para
generar un diseño de alto nivel del flujo de trabajo relacionado con documentos en
el sentido de simplificar el proceso actual,

PASO 4: ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO

En esta fase debe realizarse un análisis del diseño realizado desde el punto de vista
técnico y económico. Primero hay que revisar la arquitectura de sistemas existente,
inventariando las plataformas desktops, de servidores y de red.

PASO 5: DESARROLLAR UNA IMPLEMENTACION APROXIMADA

Se trata de un proceso en tres etapas. En la primera se debe desarrollar un prototipo
de bajo coste y con escaso riesgo, en el que se involucre poco personal del
departamento de informática y un número muy limitado de usuarios.

PASO 6: OBTENER LA APROBACION DEL PROYECTO

Para obtener el visto bueno de la dirección es necesario demostrar los beneficios y
ventajas operativas de la adopción de un sistema de gestión de imágenes.
 4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la
organización con su entorno?

La productividad, entendida como la relación que existe entre los recursos que su
empresa invierte en su operación y los beneficios que obtiene de la misma, es un
indicador fundamental al momento de analizar el estado de su compañía y la calidad
de su gestión administrativa.
Analice las opciones que tiene para modernizar su aparato productivo, maquinaria,
equipos, procesos y gestión. Modernizarse no solo implica adquirir tecnología,
también es una forma de pensar y proyectar su empresa hacia el futuro. Por medio
de la modernización su empresa puede aumentar su capacidad de adaptación al
cambio y de mantenerse vigente, a través del tiempo
Innove su competencia siempre está innovando. Por esta razón es importante que
usted también lo haga para no quedarse rezagado
 Conclusiones

 Por un lado, en la gestión de la calidad la documentación constituye la

base para entender el sistema, comunicar los procesos y sus
requisitos dentro de la organización y determinar la eficacia de su
implantación.
 Por otro lado, la gestión documental es un proceso de soporte
imprescindible para la ejecución de los procesos de realización de una
asesoría y, por tanto, debe definirse en el sistema de gestión de la
calidad.
 BIBILIOGRAFIA

Organización de Empresas Benjamín F.

www. Monografias.com
http://www.eumed.net/tesis-doctorales
http://www.mercado.com.ar/notasusar-la-estrategia-para-crear-valor