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CONCEPTOS DE PROCESO
Se denomina proceso a la consecución de determinados actos, acciones, sucesos o hechos que deben
necesariamente sucederse para completar un fin previamente establecido.
Se denomina proceso al conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un
fin
Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que, al interactuar, transforman elementos
de entrada y los convierten en resultados.
Proceso es un conjunto ordenado de actividades relacionadas entre sí, que se llevan a cabo de manera secuencial, para
alcanzar un objetivo determinado.
La cantidad de procesos es tan amplia como la cantidad de actividades humanas, e incluso mayor, si tomamos en
cuenta que existen procesos naturales, que no han sido creados por el hombre.
Todo a nuestro alrededor está lleno de procesos, basta un vistazo a nuestro entorno habitual o a nuestro propio
funcionamiento interno, para identificar centenares de procesos realizándose continuamente.
Pese a los cambios en la actividad humana, los procesos creados por el hombre siguen y seguirán siendo
indispensables
EL CLIENTE ACTUAL
El cliente y sus necesidades, constituyen el punto básico de cualquier estrategia de empresa
El cliente no tiene un solo punto o momento único de interacción con la empresa, normalmente tiene un conjunto
de interacciones y espera que cada una de ellas sea placentera
De la calidad que tengan las interacciones del cliente con la empresa, depende la fidelidad o no de ese cliente
La reputación -y por ende el éxito- de la empresa, tiene una dependencia directa de los clientes y su fidelidad a la
empresa
La tarea de construir una buena reputación de empresa requiere que los clientes digan a otras personas que se
están perdiendo de algo bueno cuando no le compran a usted.
¿CENTRADOS EN QUÉ?
Centrado en la organización Centrado en el proceso Siempre se puede encontrar un mejor empleado
Los empleados son el problema El proceso es el Siempre se puede mejorar el proceso
problema Motivar a las personas Eliminar barreras
Empleados Personas Controlar a los empleados Desarrollo de las personas
Hacer mi trabajo Ayudar a que se hagan las cosas No confiar en nadie Todos estamos en esto
Comprender mi trabajo Saber qué lugar ocupa mi trabajo ¿Quién cometió el error? ¿Qué permitió el error?
Evaluar a los individuos Evaluar el proceso Corregir errores Reducir la variación
Cambiar a la persona Cambiar el proceso Orientado a la línea final Orientado al cliente
¿QUÉ ES UN PROCESO?
Un proceso es cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor y permita suministrar
un producto a un cliente externo o interno
o En la empresa no existe producto ni servicio sin un proceso, ni existe proceso en la empresa sin un producto o
servicio
o Los procesos utilizan recursos de la empresa para suministrar un producto o servicio y lograr resultados definidos
o Una empresa tiene una gran cantidad de procesos importantes en cada área de la organización, mientras que los
procesos principales involucran a varias áreas
o Un proceso de la empresa consiste en un grupo de tareas, lógicamente relacionadas entre sí, que emplean
recursos de la organización, para obtener resultados que apoyen los objetivos de esa organización
PROCESOS EN LA EMPRESA
o Los procesos tienen una determinada vida útil, no son permanentes ni son perfectos. Si en un momento del
tiempo
o su aplicación es adecuada, no significa que lo sea en un futuro Caso de ejemplo: Los jueves de Mantenimiento
o El conocimiento del porqué de un proceso, es clave tanto para su aplicabilidad como para la decisión sobre su
permanencia en el tiempo
o El desconocimiento del porqué de un proceso, puede dañar a la empresa Caso de ejemplo: El experimento de los
o monos y el agua fría
o Cuando no se observa la totalidad del proceso, se tiene como resultado un conjunto de pequeñas empresas que
se evalúan con base en objetivos que no están necesariamente acorde con las necesidades totales de la compañía.
Lo que conduce a la suboptimización ,para aprovechar al máximo la efectividad de la empresa, es necesario
realizar cambios
Todos los procesos bien definidos y bien administrados tienen, por lo general, algunas características comunes:
o Tienen a alguien responsable de cómo se cumple el proceso
o Tienen límites bien definidos
o Tienen interacciones y responsabilidades internas bien definidas
o Tienen procedimientos documentados
Todos los procesos bien definidos y bien administrados tienen, por lo general, algunas características comunes:
o Tienen controles tanto de evaluación como de retroalimentación
o Tienen medidas de evaluación y objetivos que se relacionan con el cliente
o Tienen tiempos de ciclo conocidos
o Han formalizado procedimientos de cambio
¿QUE ES EL MPE?
El MPE es una metodología desarrollada para ayudar a la organización a realizar avances en la manera de dirigir
sus procesos
Esta metodología ataca el corazón del problema, al centrarse en eliminar el desperdicio y la burocracia
Ofrece un sistema que ayuda a simplificar y modernizar funciones, asegurando mejores productos
Un paradigma es un conjunto de supuestos fundamentales que explican cómo funciona un sistema y establece la forma
en que sus integrantes interactúan cuando un paradigma cambia, genera nuevas condiciones que traen retos y
oportunidades.
Un nuevo paradigma aparece, cuando el anterior no puede explicar algunas situaciones que se presentan. El nuevo
paradigma es incluyente, no excluyente. Es necesario replantear los problemas actuales en un nuevo contexto, con una
perspectiva más amplia.
Estas empresas han descubierto que la mejor manera de asegurar la satisfacción del cliente externo radica en satisfacer
al cliente interno en cada paso del proceso
MEJORAMIENTO EN LA EMPRESA
En manufactura, el mejoramiento puede darse en forma de:
Implementación de nueva tecnología
Mejor interacción cliente-proveedor
Uso de controles estadísticos
Mayor precisión en la línea de producción
En servicios, en cambio, está más relacionado con incrementar la efectividad y eficiencia de los procesos que
suministran productos a los clientes internos y externos.
EMPEZANDO EL TRABAJO
La aplicación de MPE requiere el apoyo de la alta gerencia
Una vez logrado esto, debe efectuarse una reunión inicial con el personal ejecutivo de la empresa, para plantear
los lineamientos principales de la labor a realizar
Es importante la participación de diferentes niveles de la organización
Aspectos a cubrir en la reunión inicial:
Costos de la mala calidad en un proceso típico
Estimación de este costo en los procesos de la empresa
Visión general del concepto de MPE
Ejemplo de los problemas en procesos que tiene la empresa
Estimación del costo de una actividad MPE
Solicitud de aprobación del concepto MPE
Sugerencias para integrar un equipo ejecutivo de mejoramiento (EEM)
Solicitud para nombrar un campeón del MPE
FORMACION DE UN EEM
La responsabilidad principal del EEM será dirigir actividades del MPE:
Comunicar la necesidad del MPE a la organización
Facilitar la documentación de apoyo necesaria
Identificar procesos para mejoramiento
Nombrar responsable de los procesos
Registrar y guiar a los equipos de mejoramiento del proceso (EMP)
Los esfuerzos de MPE involucraran a varios equipos que trabajan en procesos interfuncionales
Serán necesarias actividades de la alta gerencia, que debe realizar el EEM
Debe dirigirse, coordinarse y controlarse la totalidad del esfuerzo
Sera necesario solucionar conflictos y establecer prioridades
NOMBRAMIENTO DE UN CAMPEON
El MPE se basa en la creencia que existe una mejor manera de hacer las cosas y tenemos que encontrarla
Este concepto estimula un sentimiento de que las cosas no van bien si no se cambian En lugar de temer al
cambio, debe lograse que las personas lo acepten y lo consideren una parte normal del ambiente
Para esto es prioritario nombrar un campeón del MPE
Persona importante y respetada por el equipo gerencial y los empleados
Persona de altos estándares, que crea que la empresa puede mejorar
Persona que sea partidaria del cambio
Buen vendedor, que sepa cómo dirigir y motivar equipos
Al seleccionar el proceso sobre el cual se va a trabajar, existen aspectos que deben tenerse en cuenta:
Impacto en el cliente
Índice de cambio
Condición de rendimiento
Impacto sobre la empresa
Impacto sobre el trabajo
La calificación 1 indica que es difícil hacer algo con el proceso o que este tiene poco impacto, mientras que la calificación
5 indica que es muy fácil cambiar el proceso o que genera un gran impacto.
SUPUESTOS OPERACIONALES
Además de establecer objetivos, es conveniente que el EEM formule supuestos operacionales como guía al EMP.
Estos supuestos definen:
Restricciones
Oportunidades específicas
Expectativas existentes
Es recomendable que los supuestos generados por el EEM sean mínimos, para no restringir la creatividad del EMP.
RESPONSABILIDAD
Qué persona tiene:
¿El máximo de recursos?
¿El máximo de trabajo?
¿El máximo de molestias?
¿El máximo de capacidad para llevar adelante el cambio?
CAPACIDAD DE LIDERAZGO
La persona elegida debe ser:
Percibida como una persona de mucha credibilidad
Capaz de mantener al grupo dentro del programa
Capaz de liderar y dirigir un grupo
Capaz de respaldar y estimular al EMP
Un negociador experimentado
Una persona dispuesta a adoptar el cambio
Capaz de comunicarse con la alta gerencia
Capaz de derribar obstáculos
Capaz de ver las situaciones importantes
Capaz de correr riesgos
Capaz de cumplir con sus compromisos
Capaz de manejar a los ejecutores mediocres
ANALISIS DE CRITERIOS
Los dos primeros criterios son de suma importancia. Si el candidato no cumple uno de estos, se pone en riesgo
el éxito de las futuras actividades de mejoramiento
El tercer criterio debe emplearse con buen juicio, ya que además de la capacidad de líder, se requiere a una
persona dinámica
El cuarto criterio es deseable, aunque no es imprescindible, ya que el proceso se dará a conocer detalladamente
a los integrantes del EMP
EFECTIVIDAD
El grado hasta el cual los outputs del proceso satisfacen las necesidades y expectativas de sus clientes.
La efectividad tiene un impacto sobre el cliente
Apariencia
Puntualidad
Exactitud
Confiabilidad
Durabilidad
Rendimiento
EFICIENCIA
El punto hasta el cual los recursos se minimizan y se elimina el desperdicio en la búsqueda de la efectividad.
La productividad es una medida de eficiencia
Tiempo de procesamiento
Recursos gastados por unidad de output
% de tiempo con valor agregado
Tiempo de espera por unidad
El mejoramiento de la eficiencia requiere la eliminación de los errores que ocurren durante el proceso
El objetivo debe ser la ejecución libre de errores por parte de cada individuo involucrado en el proceso
ADAPTABILIDAD
La flexibilidad del proceso para dirigir las expectativas futuras y cambiantes del cliente y los requerimientos
especiales e individuales
El proceso tradicional ha sido diseñado para satisfacer a la mayoría de los clientes en la mayor parte de los casos
LAS CINCO P
La planeación apropiada previene el pobre desempeño
Proper Planning Prevents Poor Performance
DIAGRAMA DE FLUJO
Una imagen vale más que mil palabras
Un diagrama de flujo vale más que mil procedimientos
Es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones entre los procesos de
la empresa
La diagramación de flujo se define como un método para describir gráficamente un proceso mediante el uso de
símbolos, líneas y palabras simples, demostrando las actividades y su secuencia
¿QUE SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO?
Los diagramas de flujo representan gráficamente las actividades que conforman un proceso
La construcción de diagramas de flujo nos sirve para disciplinar nuestro modo de pensar. La comparación de
este con las actividades del proceso real hará resaltar las áreas en las cuales las normas no son claras o se están
violando
Los buenos diagramas de flujo muestran, claramente, las áreas en las cuales los procedimientos confusos
interrumpen la calidad y la productividad
DIAGRAMAS DE BLOQUE
Es el tipo más sencillo y frecuente de diagramas de flujo
Proporciona una visión rápida no compleja del proceso
Se utiliza para simplificar los procesos prolongados y complejos
Estos diagramas pueden fluir vertical u horizontalmente
Almacenamiento: Triangulo
Se utiliza cuando existe una condición de almacenamiento controlado y se requiere una orden para que el ítem
pase a la siguiente actividad
REGLAS DE DISEÑO
REGLA 1
Regla sobre el inicio y fin
Todo Diagrama de Flujo tiene un solo punto de inicio y un solo punto final
REGLA 2
Regla sobre la dirección general
Una de las primeras decisiones a tomar radica en la dirección del DF, ya que solo puede ser vertical u horizontal
REGLA 3
Regla sobre el flujo entrante y saliente
Las actividades, simples o complejas, deben tener un solo punto de entrada del flujo y un solo punto de salida
REGLA 4
Regla sobre los saltos del flujo
Si la actividad alternativa corresponde a avanzar, utilizaremos el vértice derecho del diamante
Si la actividad alternativa corresponde a retroceder, utilizaremos el vértice izquierdo del diamante
REGLA 5
Regla sobre la etiqueta de los iconos
Cada rectángulo debe incluir una etiqueta con la descripción de la actividad
El diamante debe contener el texto de la pregunta, formulada de manera que solo admita dos respuestas
posibles: SI o NO
Cuando se utilicen conectores de página, es conveniente especificar el número de página de destino o la página
de origen
Cuando se utilice el símbolo de base de datos, la etiqueta debe contener su identificación
ESTRUCTURAS
Son necesarias tres estructuras de actividades para modelar cualquier secuencia de operaciones:
Estructura Secuencial: Como su nombre indica, representa una secuencia correlativa de actividades o tareas
Estructura Alternativa: Corresponde a la disyuntiva de acción “A” o “B”, y hay que decidir en función a la
pregunta con solo dos respuestas posibles
Estructura Repetitiva: Permite presentar la repetición de una acción hasta que se cumpla una condición. Esta
puede tener una estructura de tipo “mientras” o una estructura de tipo “hasta”
ERRORES HABITUALES
Existen errores básicos como:
Hacer salir dos o más flechas de una acción (rectángulo)
Representar las decisiones con un símbolo distinto al diamante
Número de salidas de una decisión (diamante) distinto a dos
Diagramas de varias páginas, (ideal 1, máximo 2)
En diagramas verticales, situar el flujo de “retorno” en el lado derecho del diagrama
No respetar la regla sagrada de un solo inicio y un solo final