Herramientas para La Productividad EJE 4

1
Taller De Herramientas Para Plan De Mejoramiento
Ana María Martelo Díaz
Wilmer Alexander Limas
Vanessa Ocampo López
Docente: Javier Ernesto Silva Rincón
Enero 2020
Técnico profesional en Procesos Administrativos
Herramientas para la Productividad
Fundación Universitaria del Área Andina

2
Introducción.
La pretensión principal del actual trabajo no solamente tiene fines académicos si no posibles de
llevar a la realidad pues el análisis del puesto de trabajo lo estamos haciendo de una manera
detallada y objetiva que permita de verdad identificar plenamente las falencias existentes y
desarrollar estrategias de mejoramiento posibles de llevar a cabo a la espera de evaluar el desarrollo
de las mismas y continuar con estrategias de mejoramiento continuo partiendo de la solicitud del
apoyo de jefes inmediatos y directivas de la Universidad Católica de Pereira.
En cuanto al desarrollo académico de este documento nos permite asegurar que es precisamente
este tipo de contenidos los que nos animan a continuar adelante con nuestros estudios pues son el
objetivo personal y profesional que buscábamos.
2.Elijan uno de los puestos de trabajo de alguno de los integrantes.
Auxiliar administrativo en la Universidad Católica de Pereira en el área de Admisiones y

Registro Académico.
3.Presenten el manual de funciones de ese puesto de trabajo.

3
Manual de Funciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTO
Vigencia: 06 de marzo de 2019 Versión: 1 Pág. 1 SIG-SGC-F-02
IDENTIFICACIÓN
Proceso Admisiones y Registro Académico Código: FDO - ARA - CP
Procedimiento Admisión de aspirantes para programas de posgrado Código: FDO - ARA - PR 04
Objetivo Registrar los resultados de admisión para los programas de posgrado.
Alcance Inicia con la consulta de los listados de inscritos y finaliza con el registro del estado de admisión de los aspirantes.
Responsabilidad Coordinador del posgrado, auxiliar de Admisiones y Registro Académico.
DEFINICIONES
Listado de inscritos: Listado con los nombres, códigos, nombre del posgrado.
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento(s)
Flujograma Actividades Responsable(s)
Código Nombre
INICIO Inicia
Consulta listados Consulta listados de inscritos por posgrado. Coordinador del posgrado Listado de inscritos.
Notifica fecha y hora de la entrevista al

Notifica entrevista Coordinador del posgrado. Listado de inscritos.
aspirante
Realiza y registra entrevista a los aspirantes

Realizaentrevista y emite concepto de admisión por medio de Coordinador del posgrado Acta de admisión
acta de admisión.
Remite Remite documentación al área de

Coordinador del posgrado. Acta de admisión
documentación admisiones y registro
Establece resultado de admisión y cambia a

Realiza cambio de
estado del aspirante estado de matrícula financiera pendiente en Auxiliar 5 Acta de admisión
el sistema de información académico
Remite acta de Auxiliar 5 remite acta de admisión a la

Auxiliar 5 y 3 Acta de admisión
admisión auxiliar 3
Archiva acta de
admisión
Archiva acta de admisión. Auxiliar 3 Acta de admisión
FIN Finaliza
ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN
Elaboró/Actualizó: Revisó: Aprobó: IMAGEN 1
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: dd/mm/aaaa FUENTE: UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA
Fecha: dd/mm/aaaa
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción del cambio
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4
IDENTIFICACIÓN
Procedimiento Solicitudes Académicas Código: FDO - ARA - PR 05
Publicar y ejecutar las respuestas de las solicitudes académicas, dadas por los diferentes entes académicos y Organizar y archivar las solicitudes
Objetivo
académicas de acuerdo a la normatividad de archivo
Inicia con la recepción y verificación de solicitudes y finaliza con el archivo (historias academicas). Aplica para todas las solicitudes académicas
Alcance
recibidas por la Universidad.
Direcciones de Programa, Decanos de facultad, Consejo Académico, Coordinación de Admisiones y Registro Académico, Unidades Admnistrativas
Responsabilidad
Auxiliar 1, 3, 4 y 5
DEFINICIONES
Solicitud Académica: Documento en el que se solicita formalmente la intervención en un asunto académico.
Archivar: Guardar documentos o información en un archivo o mueble
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento(s)
Código Nombre
INICIO Inicia
Recibe el formato de solicitud académica Auxiliares Admisiones y Registro Formato de solicitud académica y documentos
Recibe solicitud
con respuesta del ente encargado. Académico adicionales según el caso
Revisa que las solicitudes académicas

Revisa el contenido contengan la información precisa y se Formato de solicitud académica y documentos
Auxiliar 3
de la solicitud encuentren registradas en el sistema de adicionales según el caso
información académico.
Publica solicitudes Publica la respuesta dada a las solicitudes Formato de solicitud académica y documentos
Auxiliar 3
académicas académicas adicionales según el caso
Remite las solicitudes a la Coordinación de

Admisiones y Registro Académico o a los
Remite las Formato de solicitud académica y documentos
auxiliares encargadas de cada programa Auxiliar 3
solicitudes adicionales según el caso
para ejecutar la respectiva solicitud si es el
caso
Ejecuta y remite las Ejecuta y remite las solicitudes académicas Formato de solicitud académica y documentos
Auxiliares 1,4 y 5
solicitudes a la auxiliar 3 adicionales según el caso
Organiza en orden Organiza en orden alfabético las solicitudes Formato de solicitud académica y documentos
alfabético las Auxiliar 3
académicas por programa adicionales según el caso
solicitudes
Archiva las solicitudes académicas en orden

Archiva las solicitudes Formato de solicitud académica y documentos
alfabético en las historias academicas Auxiliar 3
académicas adicionales según el caso
correspondientes
FIN Finaliza
Fecha: Fecha: dd/mm/aaaa
FUENTE: UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA
Fecha: dd/mm/aaaa
CONTROL DE CAMBIOS
IDENTIFICACIÓN
Procedimiento Matrícula Estudiantes Nuevos y Antiguos de Posgrado Código: FDO - ARA - PR 11
Objetivo Registrar la matrícula académica de los estudiantes en el sistema de información.
Inicia con la recepción de la documentación para matricula académica y finaliza con el archivo en carpetas de la hoja de vida. Aplica para todos los
Alcance
estudiantes de posgrados.
Responsabilidad Admisiones y Registro Académico, Estudiante, Coordinador del Posgrado.
DEFINICIONES
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento(s)
Código Nombre
INICIO Inicia
No Si
¿Es
estudiante
Se verifica si es estudiante nuevo o antiguo
nuevo?
Recibe y verifica del estudiante la

Recibe Auxiliares Admisiones y Registro
documentación documentación exigida por la Universidad Todos los documentos (Estudiantes nuevos).
Académico
para estudiantes nuevos.
Registra factura en
Hoja de Vida Radica factura en hoja de vida del periodo Auxiliar 5 Todos los documentos (Estudiantes nuevos).
Revisa hojas de vida de estudiantes

matriculados nuevos para posterior
Clasifica al matrícula de asignaturas, identifica en el Todos los documentos (Estudiantes nuevos).
estudiante Auxiliar 5
listado de inscritos los nuevos matriculados. Listado de inscritos.
Revisa estado de matricula de estudiantes
antiguos.
Registra seminarios a cursar por los

Registra Programación de seminarios suministrados por los
estudiantes en el sistema de informción Auxiliar 5
seminarios coordinadores de posgrado.
académico.
Organiza y archiva documentos del

Organiza y archiva estudiante nuevo. Marca con celuguía y Auxiliar 5 Todos los documentos (Estudiantes nuevos).
documentos
archiva en carpetas físicas.
FIN Finaliza
Cargo: Cargo: FUENTE:
Cargo: UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA
Fecha: Fecha: dd/mm/aaaa Fecha: dd/mm/aaaa
CONTROL DE CAMBIOS
6
IDENTIFICACIÓN
Procedimiento Asimilación Plan de Estudios Código: FDO - ARA - PR 14
Objetivo Registrar estudiantes en el Plan de Estudio vigente del programa respectivo y Relizar la homologación.
Inicia con la solicitud y/o autorización del estudiante para la asimilación, finaliza con el registro en el sistema de información académico. Aplica para los
Alcance
estudiantes que soliciten o autoricen la asimilación.
La responsabilidad en las diferentes fases del procedimiento esta a cargo de la Dirección del Programa involucrado, estudiante,Auxiliares y
Responsabilidad
Coordinación Admisiones y Registro Académico.
DEFINICIONES
Oficio: Tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de
felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc.
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento(s)
Código Nombre
INICIO Inicia
Recibe y verifica oficio y/o solicitud

académica y formato de asimilación
Revisa y verifica remitida por la Dirección del Programa y Auxiliares Admisiones y Registro Oficio/Solicitud Académica - Formato asimilación
oficio
Remiten a la Coordinación de Admisiones y Académico al nuevo Plan de Estudio
Registro Académico
Revisa el Da el visto bueno y remite a las auxiliares Coordinación Admisiones y Oficio/Solicitud Académica - Formato asimilación
formato 1,4 o 5 Registro Académico al nuevo Plan de Estudio
Cambia al plan de estudios autorizado y

registra en el Sistema de información
Registra la Oficio/Solicitud Académica - Formato asimilación
asimilación académico las asignaturas relacionadas en Auxiliares 1,4 o 5
al nuevo Plan de Estudio
el formato de asimilación y remite los
anteriores documentos a la Auxiliar 3
Archiva el formato de asimilación y Oficio/Solicitud Académica - Formato asimilación

Archiva formato Auxiliar 3
Oficio/Solicitud Académica al nuevo Plan de Estudio
FIN Finaliza
IMAGEN 4
Elaboró/Actualizó: Revisó: Aprobó:
CONTROL DE CAMBIOS
IDENTIFICACIÓN
Procedimiento Revisión de la documentación requerida para grado y publicación de respuesta a la solicitud de grado. Código: FDO - ARA - PR 17
Objetivo Validar la documentación y publiciar respuesta a las solicitudes de grado.
Inicia con la revisión de la documentación requerida y finaliza con el ingreso de la respuesta a la solicitud en el sistema de información académico.
Alcance
Aplica para todos los aspirantes a grado.
La responsabilidad en las diferentes estapas del procedimiento esta a cargo de: Auxiliares de programas, Auxiliar 5, Coordinadores de programas,
Responsabilidad
Auxiliar 3.
DEFINICIONES
Listado de graduandos: Listado generado por las auxiliares de programas de posibles graduandos.
Historia académica: Todo el informe académico de cada uno de los aspirantes a grado
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento(s)
Código Nombre
INICIO Inicia
Solicita lista de Solicita a los programas académicos los Correo electrónico y formato de listado de
Auxiliar 5
posbiles graduados listados de los posibles graduados posibles graduandos
Remite el listado digital de los graduandos

Remite listado de
a la auxiliar 5 de Admisiones y Registro Auxiliares de programas. Listado de posibles graduandos.
graduandos
Académico.
Imprime listado Imprime el listado de cada programa. Auxiliar 5 Listado de posibles graduandos.
Busca historias Busca historias académicas físicas de Historias académicas y listado de posibles
académicas Auxiliar 5
posibles graduandos graduandos
Por programa académico, realiza una base

de datos en Excel corroborando que los
Realiza base de Listado con la relación de documentos pendientes
datos en excel documentos correspondan al estudiante e Auxiliar 5
para grado
identifica los documentos pendientes para
grado.
Envía listado a Envía listado a auxiliar 3 con la relación de

Listado con la relación de documentos pendientes
auxiliar 3 documentos pendientes para la respuesta Auxiliar 5
para grado
de la solicitud de grado.
Remite a Admisiones y Registro Académico Coordinadores de programa,

Remite la respuesta Solicitudes de grado
la respuesta a las solicitudes de grado. Auxiliares de programas.
Recibe respuesta de las solicitudes de

Recibe respuesta Auxiliar 3. Solicitudes de grado.
grado.
Publica en el sistema de infomación

académico la respuesta a las solicitudes de
Da respuesta a las Solicitudes de grado, Listado con la relación de
solicitudes en el grado con la información correspondiente, Auxiliar 3
documentos pendientes para grado.
sistema teniendo en cuenta relación de documentos
pendientes, horarios de ceremonias
FIN Finaliza
CONTROL DE CAMBIOS
IDENTIFICACIÓN
Procedimiento Generación del Listado Oficial de Aspirantes a Grado Código: FDO - ARA - PR 18
Objetivo Generar el listado oficial de graduandos a partir del cumplimiento de los requisitos documentales y académicos
Alcance Inicia con la elaboración del listado de recopilación y finaliza con el envío del listado oficial a la auxiliar 3. Aplica para todos los aspirantes a grado.
Responsabilidad La responsabilidad en las diferentes estapas del procedimiento esta a cargo de: Auxiliar 5.
DEFINICIONES
Listado oficial de graduandos: Listado con nombre, documento de idenificación, nombre del programa de los aspirantes a grado y fecha de la graduaciòn.
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento(s)
Código Nombre
INICIO Inicia
Elabora listado sobre los documentos que

deben presentar los aspirantes a grado. N°
Elabora listado de de solicitud: la solicitud que se le da
documentos respuesta al grado, el número de recibo que Auxiliar 5 Formato control documentos para grado
le entregan de los derechos de grado.
Fotos, paz y salvo, Pruebas Saber PRO
(pregrado), otros documentos y firma
Recibe documentos para grado por parte Auxiliares de admisiones y registro Documentos requeridos por la Universidad y
Recibe documentos
de los aspirantes. académico Documentos pendientes del estudiante
Revisa documentos suministrados por los

Revisa Formato control documentos para grado y
aspirantes a grado y concreta los listados Auxiliar 5
documentos documentos de los aspirantes a grado.
oficiales.
Registra y verifica Registra y verifica información en formato

Auxiliar 5 y 3 Listado oficial de graduandos.
información de la empresa que elabora los diplomas
Envia formato Envia el formato diligenciado a la empresa

Auxiliar 5 Listado oficial de graduandos.
diligenciado para la elaboración de diplomas.
Envía listado oficial a la Auxiliar 3 para la

Envia listado a
elaboración de documentos oficiales de Auxiliar 5 Listado oficial de graduandos.
Auxiliar 3
ceremonia y logística de grados.
FIN Finaliza
Cargo: Cargo:
FUENTE:
Cargo:
UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA
CONTROL DE CAMBIOS
9
IDENTIFICACIÓN
Procedimiento Elaboración de las Actas Individuales de Grado Código: FDO - ARA - PR 19
Objetivo Elaborar las actas individuales que formalizan el grado.
Alcance Inicia con la asignación de los consecutivos de las actas y finaliza con la entrega de las actas en la ceremonia. Aplica para todos los graduandos.
La responsabilidad en las diferentes etapas del procedimiento esta a cargo de: Auxiliar 3, Auxiliar 5, Coordinación de Admisiones y Registro
Responsabilidad Académico, Rectoría, Secretaría General y Mesa principal (Rectoría, Vicerrectoría Académica, Vicerrectoría de Proyecto de Vida, Decanaturas,
Secretaría General).
DEFINICIONES
Actas: Documento escrito en el que se relaciona los sucedido en la ceremonia de grado
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento(s)
Código Nombre
INICIO Inicia
Asigna consecutivos de las actas de

acuerdo a los programas (especializaciones,
Asigna consecutivos
de actas tecnologías, profesionales, educación a Auxiliar 3 Documento de consecutivos de actas.
distancia y maestrías), teniendo en cuenta
el horario de las ceremonias
Remite los consecutivos a la auxiliar 5 para
Remite los realizar las actas de grado de los
Auxiliar 3 Documento con los números de acta.
consecutivos graduandos.
Elabora el acta individual del graduando

con la fecha de grado, las resoluciones
Elabora el acta aprobatorias de la Universidad, el título a
individual Auxiliar 5 Actas de grado individual.
otorgar, nombre y número de identificación
del graduando, juramento, fecha de grado y
firmas
Revisa las actas para verificar que toda la

Revisa las actas Auxiliar 5 y 3 Actas de grado individual.
información esté correcta.
Remite las actas al Coordinación de

Remite actas Admisiones y Registro Académico para dar Auxiliar 5. Actas de grado individual.
visto bueno
Da el visto bueno a las actas individuales y Coordinación de Admisiones y

Da el visto bueno Actas de grado individual.
las remite a la Auxiliar 5. Registro Académico
Remite actas a Rectoría y Secretaría

Trámita firmas Auxiliar 5. Actas de grado individual.
General
Rectoría
Firma y pone sello Firma y pone el sello a cada acta Actas de grado individual.
Secretaría General
Remite actas firmadas y con sello a

Remite actas Rectoría o Secretaría General Actas de grado individual firmadas y con sello
Admisiones y Registro Académico
Organiza las actas de cada graduando
Organiza las actas teniendo en cuenta el programa académico Auxiliar 5. Actas de grado individual firmadas y con sello
y el orden alfabético.
Mesa principal (Rectoría,
Entrega las actas a los graduandos durante Vicerrectoría Académica,
Entrega las actas Vicerrectoría de Proyecto de Vida, Actas de grado individual firmadas y con sello.
a los graduandos la ceremonia
Decanaturas, Secretaría General)
FIN Finaliza
CONTROL DE CAMBIOS
IDENTIFICACIÓN
Procedimiento Logística de Grados Código: FDO - ARA - PR 22
Objetivo Garantizar la organización de las ceremonias de grado
Alcance Inicia con la entrega del listado oficial de graduandos y finaliza con las ceremonias de grado
La responsabilidad en las diferentes etapas del procedimiento esta a cargo de: Auxiliar de Admisones y Registro Académico, Coordinación de
Responsabilidad Admisiones y Registro Académico,Auxiliares de programas, Gestión del campus, Coordinación de Comunicaciones, Gestión Tecnológica, Centro de
Medios.
DEFINICIONES
Actas de ceremonia: Documento escrito en el que se relaciona los sucedido en la ceremonia de grado y se lee publicamente
Informes de grado: Documento que da cuenta del estado actual de los aspirantes a grado
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento(s)
Código Nombre
INICIO
Inicia
Realiza la reserva de salones para las Auxiliar 5, 3 y la Coordinación de Correo Electrónico a Gestión del Campus, con los
Reserva salones actividades de la ceremonia de grado Admisiones y Registro Académico requerimientos correspondientes.
Elaboración de Documentos para Maestro

Elabora de Ceremonia (Orden del día, Orden de
documentos Auxiliar 3. Orden del día.
entrada al auditorio, Representaciones de
grado)
Solicita lavado de Solicita a la lavanderia recoger las togas

togas y arreglo para el lavado correspondiente y solicita a Auxiliar 5 y 3 Orden presupuestal
floral la floristeria el arreglo floral
Adecua espacios para logística de grado,

Adecua espacios adecuación de togas y organiza nombres Auxiliar 3 y 5
en las sillas
Organiza y separa botones por ceremonia y

Organiza botones Auxiliar 3 y 5
los adecua en la mesa principal
Solicita formalmente Solicita apoyo a dependencias para

el apoyo para los Auxiliar 3 y 5 Carta solicitud de apoyo
logistica de grados
grados
Elabora y entrega Mapas para la ubicación

Elabora mapas Auxiliar 3 Mapas de ubicación.
de los graduandos en el auditorio
FIN Finaliza
Cargo: Cargo: FUENTE:
Cargo: UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA
CONTROL DE CAMBIOS
IDENTIFICACIÓN
Procedimiento Actualización de historias académicas Código: FDO - ARA - PR 23
Objetivo Actualizar la información personal, académica y familiar del esudiante, egresados y graduado.
Inicia con la solicitud del usuario de actualizar la información y finaliza con el archivo fisico o digital de los documentos que presente el usuario para el
Alcance
fin. Aplica para todos los estudiantes matriculados, no matriculados y graduados la Universidad.
Responsabilidad La responsabilidad en las diferentes etapas del procedimiento esta a cargo de: Coordinación Admisiones y Registro Académico, Auxiliar 1.
DEFINICIONES
Resolución: Orden escrita que tiene carácter general, mediante el cual se autoriza u ordena el cumplimiento de determinadas medidas.
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento(s)
Código Nombre
INICIO Inicia
Nombre Documento de
Identidad Recibe la solicitud de actualización y
En caso de ser por nombre: Solicitud académica
verifica si es por cambio de nombre; cambio
¿Que se va a diligenciada, registro civil actualizado y copia del
de documento de T.I a C.C o actualización Auxiliares Admisiones y Registro
actualizar? documento ampliado. O escritura publica Para el
de otros documentos del estudiante e informa Académico
cambio de T.I a C.C : Copia de la contraseña o
acerca de los documentos requeridos en
cédula ampliada
cada caso.
Recibe la Recibe copia ampliada del documento de Auxiliares Admisiones y Registro

Copia ampliada de la cédula o contraseña
documentación identidad a actualizar. Remite a la auxiliar 1 Académico
Ingresa al sistema de información y realiza la

Registra modificación de los datos para los casos que Copia de la contraseña o cédula ampliada y
información apliquen y registra informacion en el Auxiliar 1 documento de cambio de documento de
documento de cambio de documento de identificacion y cambio de nombre o apellido.
identificacion y cambio de nombre o apellido
Actualiza en Actualiza la historia académica física con el Copia de la contraseña o cédula ampliada, Historia
Auxiliar 1
Historia Académica nuevo documento y archiva (si es el caso) Académica
Recibe la Recibe la documentación requerida para el Solicitud académica diligenciada, registro civil
documentación procedimiento y solicta el consecutivo para Auxiliar 1 actualizado, escritura publica y copia del documento
requerida resolución en la Rectoría ampliado.
Elabora resolución con actualización de los

Elabora resolución Auxiliar 1 Resolución Rectoral
datos en formato existente
Imprime Original y copia; remite para Visto

Bueno a la Coordinación de Admisiones y
Gestiona firmas Registro Académico y posteriormente para Auxiliar 1 Resolución Rectoral (original y copia)
firma aprobatoria de Secretaría General y
Rectoría
Comunica al estudiante que la actualización

ha sido realizada. Entrega la resolución
Comunica y entrega
rectoral aprobada al estudiante, hace firmar Auxiliar 1 Resolución Rectoral (original y copia)
al estudiante
la copia y archiva en la historia académica
del estudiante.
Ingresa al sistema de información y realiza la

modificación de los datos para los casos que Historia Académica, Resolución Rectoral,
Actualiza datos en el apliquen y registra informacion en el Auxiliar 1 documento de cambio de documento de
sistema
documento de cambio de documento de identificacion y cambio de nombre o apellido.
identificacion y cambio de nombre o apellido
FIN Finaliza
IMAGEN 8
DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTO 12
IDENTIFICACIÓN
Procedimiento Custodia de Historias académicas Código: FDO - ARA - PR 24
Custodiar las historias académicas de los estudiantes velando que la información que reposa en ellas no se entregue a entes no aurtorizados ni se
Objetivo
extravíe.
Inicia con la verificación física del espacio establecido para el archivo y finaliza con el archivo de las historias académicas de acuerdo al programa al
Alcance
que correspondan. Aplica para todos los estudiantes matriculados, no matriculados y graduados de la Universidad.
Responsabilidad La responsabilidad en las diferentes etapas del procedimiento esta a cargo de: Auxiliares 1, 3 y 5.
DEFINICIONES
Custodiar: Guardar y vigilar con cuidado las historia académica de los estudiantes.
Historia académica: Documentos de los estudiantes de la Universidad en el cual se cosigna información personal y académica.
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento(s)
Código Nombre
INICIO Inicia
Auxiliar 1
Verifica y organiza Verifica y organiza el espacio establecido
el espacio Auxiliar 3 Historia Académica
para el archivo de historia académicas
Auxiliar 5
Auxiliar 1
Clasifica y archiva la Clasifica la historia académica de acuerdo al
Auxiliar 3 Historia Académica
historia académica programa que corresponda el estudiante
Auxiliar 5
Auxiliar 1
Archiva las historias Archiva las historias académicas en el
Auxiliar 3 Historia Académica
académicas archivo correspondiente.
Auxiliar 5
FIN Finaliza
ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN IMAGEN 8

Elaboró/Actualizó: Revisó: Aprobó: UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA
FUENTE:
CONTROL DE CAMBIOS
IDENTIFICACIÓN
Procedimiento Expedición Certificados. Código: FDO - ARA - PR 27
Objetivo Expedir certificaciones con los requerimientos de los solicitantes, estructurando documentos precisos y confiables.
Inicia con la solicitud para expedición de certificado y finaliza con la entrega del certificado. Aplica para estudiante matriculado-no matriculado, graduado; entes
Alcance
externos; unidades académicas o administrativas de la Universidad.
Responsabilidad La responsabiliad en las diferentes etapas del procedimiento esta a cargo de: Coordinación de Admisiones y Registro Académico, Auxiliar 1
DEFINICIONES
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento(s)
Código Nombre
INICIO Inicia
Estudiante Entes externos;

matriculado- unidades
no académicas o
matriculado, administrativas
graduado ¿Quién es Identifica y categoriza cual es el tipo de
el solicitante.
solicitante?
Recibe factura Recibe del usuario la factura por concepto Auxiliares Admisiones y Registro
Recibo de pago.
de certificación. Académico.
Entrega al usuario formato solicitud de

Entrega formato de certificado para que sea diligenciado, en él Auxiliares Admisiones y Registro
solicitud de certificado Recibo de pago y formato solicitud de certificado.
debe marcar la opción de certificación que Académico.
requiere.
Realiza solicitud de certificado a través de Entes externos; unidades

Realiza solicitud de
certificado correo electronico o oficio con la académicas o administrativas Recibo de pago y formato solicitud de certificado.
información requerida
Verifica información Ingresa al sistema de información

Sistema de información académico, historias
académica del académico y verifica la información del Auxiliar 1
académicas, documentos académicos.
solicitante solicitante.
Elabora certificado con los datos y

Elabora certificado Auxiliar 1 Certificado
requerimientos del solicitante.
Remite a Coordinación de Admisiones y

Remite certificado Auxiliar 1 Certificado
Registro Académico para firma
Firma y Remite el Firma y Remite el certificado al auxiliar 1 Coordinación Admisiones y

Certificado
certificado para sellarlos y organizarlos Registro Académico.
Entrega el certificado al Entrega el certificado al solicitante y solicita Auxiliares Admisiones y Registro Certificado firmado, formato entrega de certificado
solicitante. que firme el formato entrega de certificado. Académico. (si es el caso).
FIN Finaliza
IMAGEN 9
14
4.Construyan la DOFA de ese puesto.
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
 Falta de sistematización  Concientización del equipo de trabajo

integral de la información. sobre las mismas necesidades.
 Procesos y procedimientos que
requieren ser reestructurados.
FORTALEZAS AMENAZAS
 Disponibilidad del equipo de  Clientes externos que requieren con mayor

trabajo para ser partícipes del celeridad la entrega de los productos o
cambio. servicios solicitados.
 Personal capacitado.  Exceso de carga laboral.
 Trabajo en equipo
5. Identifiquen estrategias, metas, actividades e indicadores.
Estrategias:
 Presentar un requerimiento con ideas claras de lo que se requiere para convertir en

fortalezas las debilidades y en oportunidades las amenazas.
Metas:
 Antes de finalizar el primer semestre este la información totalmente sistematizada e

integrada dentro de un mismo aplicativo
15
 Antes del tercer trimestre totalmente estructurado y socializado un nuevo flujograma de

procesos
Actividades:
 Elaborar un presupuesto y gestionar el mismo ante las directivas de la universidad
Indicadores:
 Inscripciones por día

 Matrículas académicas registradas día a día
 Grados y graduados por ceremonia y programa
 Expedición de certificados semanales.
6. Propongan alternativas de mejoramiento del puesto.
Reestructuración del sistema de archivo digital y físico con un índice de búsqueda simple y
oportuno.
Registro de control de solicitudes externas e internas que permitan evaluar tiempos de respuesta,
capacidad y cobertura.
Desarrollo de estrategias de relaciones interpersonales que disminuyan los roces y vinculen con
amabilidad, cariño y respeto la oficina con todos sus clientes internos y externos.
7. Consulten alternativas de herramientas para la implementación.
Actualización de equipo de cómputo.

Actualización de sistemas ofimáticos.
Capacitación permanente.
Evaluación y ajuste de procesos, procedimientos y funciones.
Planes de mejoramiento y seguimiento.
16
8. Elija el plan y la herramienta que se van a implementar.

 Actualización de sistemas ofimáticos
 Evaluación y ajuste de procesos, procedimientos y funciones.
9.Justifiquen la implementación de la herramienta y el plan de mejoramiento desde el

puesto de trabajo.
En la actualidad existen aplicaciones que manejan diferentes procesos de manera independiente y

sectorial que dificulta tener acceso de manera integral a la información de la base de datos
exigiendo que se deba consultar o realizar varios procesos en cada una de las aplicaciones para
poder generar informes de un mismo asunto que contenga toda la información requerida, es por
esta razón que se requiere la integralidad de la información en un mismo software para en un solo
proceso se pueda obtener la información requerida.
Por otro lado, la falta de integralidad de la información genera que con frecuencia se generen
informes con errores de contenido.
Se requiere entonces que una vez se tenga un solo software que maneje de manera integral toda la
información se reestructure el manual de procesos procedimientos y funciones todo esto en pro de
la oportunidad y el aprovechamiento de los recursos.
17
Conclusiones.
Se identifican de manera clara con este trabajo las debilidades y amenazas permitiendo dentro
del contexto y el desarrollo del mismo generar una serie de estrategias para mejorar y atender las
falencias.
Con las estrategias planteadas se puede generar un plan de acción para ser presentado ante las
directivas de la Universidad Católica de Pereira.
Este tipo de trabajos nos permite ver desde otra perspectiva las condiciones laborales en las que
estamos, sus limitaciones y su importancia.
18
Bibliografía.
https://www.ucp.edu.co/admisiones-y-registro/

Herramientas para La Productividad EJE 4

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Fundación Universitaria del Área Andina

2.Elijan uno de los puestos de trabajo de alguno de los integrantes.

Auxiliar administrativo en la Universidad Católica de Pereira en el área de Admisiones y

3.Presenten el manual de funciones de ese puesto de trabajo.

Notifica fecha y hora de la entrevista al

Realiza y registra entrevista a los aspirantes

Remite Remite documentación al área de

Establece resultado de admisión y cambia a

Remite acta de Auxiliar 5 remite acta de admisión a la

Revisa que las solicitudes académicas

Remite las solicitudes a la Coordinación de

Archiva las solicitudes académicas en orden

Recibe y verifica del estudiante la

Revisa hojas de vida de estudiantes

Registra seminarios a cursar por los

Organiza y archiva documentos del

Recibe y verifica oficio y/o solicitud

Cambia al plan de estudios autorizado y

Archiva el formato de asimilación y Oficio/Solicitud Académica - Formato asimilación

Remite el listado digital de los graduandos

Por programa académico, realiza una base

Envía listado a Envía listado a auxiliar 3 con la relación de

Remite a Admisiones y Registro Académico Coordinadores de programa,

Recibe respuesta de las solicitudes de

Publica en el sistema de infomación

Elabora listado sobre los documentos que

Revisa documentos suministrados por los

Registra y verifica Registra y verifica información en formato

Envia formato Envia el formato diligenciado a la empresa

Envía listado oficial a la Auxiliar 3 para la

Asigna consecutivos de las actas de

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