Helisa NIIF Lotes y Seriales

HELISA NIIF

LOTES Y SERIALES
Opción que se encarga de gestionar y manipular las diferentes acciones relacionadas con los artículos, Kits (Unión de
Productos) y Ensambles (Combinación de Artículos). La función que cumple los Lotes y los Seriales es llevar un mejor manejo
de los productos de una manera organizada, para tener un control de productos con las fechas de vencimiento u otra
característica en especial que define ese producto.

Para realizar la implementación de los Lotes y Seriales se necesitan realizar las siguientes parametrización:

PARAMETRIZACIÓN LOTES O SERIALES

La parametrización de los Lotes y seriales se maneja por medio de la creación de un comportamiento que defina si es para el
manejo de Lotes o Seriales la ruta para realizar la creación del comportamiento es la siguiente Exportar Importar Parámetros

Utilitarios – Parámetros Particulares – Inventarios – Parámetros de Lotes y Seriales.

1
Helisa NIIF Lotes y Seriales

Cuando se realiza la creación del comportamiento ya definido se muestra la siguiente pantalla, donde se ingresa los datos y
características del producto más relevantes.

 Descripción: Nombre con el cual desea llamar el comportamiento de Lotes o Seriales creado.

PESTAÑA DATOS DEL LOTE

En esta pestaña podrá crear los identificadores o características del producto con el cual desea trabajar Lotes y seriales donde
se encontraran los siguientes campos a llenar:

 TIPO DE DATO: Se debe seleccionar el tipo de dato que tendrá la característica del producto los cuales son:
 NUMÉRICO: Solo para ingresar valores enteros.
 ALFANUMÉRICO: Utilizado para ingresar cadena de palabras y números.
 FECHA: Utilizado para ingresar solo fechas.
 FECHA Y HORA: Utilizado para ingresar las fechas con una hora en específico.
 DECISIÓN: Para indicar si es una respuesta de Si o No.
 VALOR: Para ingresar valores de precios o de tipo moneda.
 DECIMAL: Para ingresar valores que tengan un máximo de seis (6) decimales.
 NOMBRE: Indica el nombre de la identificación del tipo de dato.
 IDENTIFICADOR: Si el campo es un identificador del Lote o Serial o No lo es. En caso de ser afirmativo deberá ser
marcado automáticamente como un campo obligatorio.
 OBLIGATORIO: Seleccionara si el campo es obligatorio o no.

2
Helisa NIIF Lotes y Seriales

 ORDENAMIENTO: Seleccionara de qué forma tiene prioridad el producto en un ordenamiento dependiendo el tipo de
dato.
 NUMÉRICO: Mayor a Menor – Menor a Mayor.
 ALFANUMÉRICO: A la Z – Z a la A.
 FECHA: Más Antigua a la Más Reciente – Mas Reciente a la Más Antigua.
 FECHA Y HORA: Más Antigua a la Más Reciente – Mas Reciente a la Más Antigua.
 DECISIÓN: Si a No – No a Sí.
 VALOR: Mayor a Menor – Menor a Mayor.
 DECIMAL: Mayor a Menor – Menor a Mayor.
 INCLUIR EN CAPTURAS: El usuario marcara si el campo será incluido en las listas que serán mostradas en las capturas de
documentos (Si el campo fue marcado como identificador deberá se marcada por defecto esta opción). Si el campo fue
incluido en la lista de captura deberá ser definida la relevancia del mismo en el ordenamiento del lote, para lo cual
deberá ser mostrada una lista con los campos incluidos para que el usuario establezca dicha relevancia.

PESTAÑA CONFIGURACIÓN
En esta pestaña cambiara si se está creando un comportamiento de Lotes o de Seriales ya que tienen diferentes características
para el comportamiento, para cada una encontrara lo siguiente:

LOTES
 DUPLICAR IDENTIFICADOR EN DIFERENTES ARTÍCULOS: El identificador del lote puede estar repetido en diferentes
artículos. El usuario marcara si el lote puede o no tener esta característica.
 DUPLICAR IDENTIFICADOR EN EL MISMO ARTÍCULO: El identificador del lote puede estar repetido en el mismo
artículo. El usuario marcar si el lote puede o no tener esta característica.
 CANTIDAD MÁXIMA DE ENTRADA: Utilizar la cantidad máxima por lote, el usuario podrá controlar la cantidad
máxima de elementos que tiene en un lote o no. En caso afirmativo deberá ser ingresada la información para indicar
la cantidad.
 PRECIO DE VENTA: Utilizar el precio de venta por lote, el usuario indicara si por cada lote ingresado tendrá definido
un precio de venta por cada una de la lista de precios que tenga definida en la empresa.
 PRECIO DE VENTA OBLIGATORIO: El precio de venta obligatorio en la entrada, si el usuario ha seleccionado la
opción le permitirá definir si el precio de venta será obligatorio en el registro de las entradas de los lotes.

SERIALES
 DUPLICAR IDENTIFICADOR EN DIFERENTES ARTÍCULOS: El identificador del lote puede estar repetido en diferentes
artículos. El usuario marcara si el lote puede o no tener esta característica.
 PRECIO DE VENTA: Utilizar el precio de venta por lote, el usuario indicara si por cada lote ingresado tendrá definido
un precio de venta por cada una de la lista de precios que tenga definida en la empresa.
 PRECIO DE VENTA OBLIGATORIO: El precio de venta obligatorio en la entrada, si el usuario ha seleccionado la
opción le permitirá definir si el precio de venta será obligatorio en el registro de las entradas de los lotes.

3
Helisa NIIF Lotes y Seriales

PESTAÑA ARTÍCULOS A APLICAR

En esta sección se mostrara una lista con los artículos posibles de añadir a este comportamiento que está creando, podrá
marcar los artículos que desee que tenga este manejo de comportamiento de Lotes o Seriales. Para que los productos puedan
tener un comportamiento de Lotes o de Seriales debe de tener las siguientes condiciones:

 No debe tener definido el método de evaluación PEPS o identificación especifica en ninguna de las dos contabilidades
(Local y NIIF).
 No debe estar asociado a ningún otro comportamiento de Lotes o Seriales.

PESTAÑA CÓDIGO DE BARRAS

En esta pestaña el usuario podrá definir la conformación del código de barras para el Lote. Para realizar esto deberá ser
definido el contenido basado en los datos básicos del artículo y en los datos definidos para el lote, de forma de un editor que
incorpora los valores constantes y los datos expresados anteriormente.

PESTAÑA SALIDAS AUTOMÁTICAS

En esta pestaña el usuario definirá los documentos que representan las salidas del inventario, si estas se realizaran
automáticamente en el orden establecido en los campos marcados como relevantes en la captura, esta definición se podrá
realizar por el usuario de modo que cada uno ellos pueda tener una configuración independiente.

PESTAÑA DOCUMENTOS DE VENTAS

Podrá definir si para los documentos de tipo cotización y pedido será solicitado un Lote o Serial especifico o no para los
productos a los cuales aplican a un comportamiento de Lotes o Seriales.

CREACIÓN COMPORTAMIENTO EN UNO YA EXISTENTE

Podrá crear un comportamiento basado en uno existente, ya que pueden ser similares los tipos de datos para solicitar si no
que solo tendrá unos ligeros cambios.

4
Helisa NIIF Lotes y Seriales

Después de seleccionar el comportamiento, aparecerá la información que esta predeterminada para este comportamiento
deberá cambiar el Nombre del Comportamiento y realizar las respectivas modificaciones para el nuevo comportamiento.

MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE COMPORTAMIENTOS

Para las modificaciones y eliminación de los comportamientos se podrán realizar si el comportamiento no tiene un
movimiento realizado, si ya hubo movimiento del comportamiento no se podrá dejar eliminar ni modificar el comportamiento
de Lotes o Seriales.

5
Helisa NIIF Lotes y Seriales

DEFINICIÓN DE UBICACIONES POR BODEGA

Esta opción podrá definir las ubicaciones en las cuales serán almacenados los productos por cada bodega existente en el
sistema de información HELISA/NIIF para poder definir las ubicaciones debe de crear lo siguiente:

LISTAS DE BODEGAS
Tendrá que tener creada las bodegas que maneja la empresa, después de esto debe de seleccionar la bodega a la cual le desea
definir las ubicaciones.

ESQUEMA DE ALMACENAMIENTOS
Aquí se podrá definir los diferentes esquemas de almacenamientos que existen en la bodega, para crear los esquemas debe
tener en cuenta lo siguiente:

 Cuando se está creando un esquema se despliega una forma, donde tendrá que definir la cantidad de filas y en cada
una de ellas las columnas que tiene cada fila que contiene el esquema (Con Clic Derecho se Realiza estas Divisiones).

6
Helisa NIIF Lotes y Seriales

 Para eliminar un esquema de almacenamiento para que este pueda ser eliminado no tendrá que estar definido en
algún mapa de ubicación de bodega, en caso contrario mostrara un mensaje.

DEFINICIÓN DE ORDEN DE RECORRIDO

El concepto de ruta, en ubicaciones de bodega, refiere al proceso de indicar una organización u orden a las ubicaciones
contenidas en una bodega de tal manera que quede definido el camino para ir, sucesivamente, de una a otra; en otras
palabras, identificar cual es la primera, y sucesivamente, hasta llegar a la última. De otra manera, este mecanismo permite
establecer, a juicio del administrador de bodega y del criterio de este, un orden de recorrido de la bodega a través del paso por
cada una de las ubicaciones dispuestas en esta, para permitir su administración y gestión.

Controles dispuestos para facilitar esta operación:

 BOTÓN LIMPIAR: Su accionamiento es interpretado como el inicio de un nuevo proceso de ordenamiento para todas
las ubicaciones contenidas en una bodega. Por tanto, es muy importante su accionamiento en el inicio de asignación
de orden a las ubicaciones, así visualmente no haya señal de existencia de orden alguno.

7
Helisa NIIF Lotes y Seriales

 BOTÓN DIRECCIÓN: Permite definir, a la ubicación actualmente seleccionada, el siguiente orden disponible de
ordenamiento siempre y cuando dicha ubicación no tenga orden asignado. En estas condiciones, su accionamiento, si
no hay ningún orden activo y habiéndose seleccionado alguna ubicación (la cual no tiene orden asignado), es
interpretada como la decisión de que dicha ubicación pase a ser la primera de todas las disponibles. Sucesivamente,
como se vayan seleccionando ubicaciones y accionando este botón, se ira asignando el siguiente orden sucesivo
disponible a la ubicación correspondiente. Así pues, tras seleccionarse un ubicación que tiene asignado ya un orden, el
accionamiento de este mecanismo no tendrá efecto alguno, es decir, no efectuara operación alguna, y por tanto, no se
verificara cambio alguno. De otro modo, de requerirse cambiar el ordenamiento de alguna ubicación que ya tiene
asignado un orden particular, no quedara otra alternativa que iniciar una nueva operación de ordenamiento.

Casos que se pueden presentar para asigna miento de orden:

 Sin existencia de ruta.

 Nuevas ubicaciones con existencia previa de ruta.

1. Supongamos la siguiente distribución de bodega para este caso:

8
Helisa NIIF Lotes y Seriales

Fijémonos que no existe orden aparente asignado y que el orden deseado es como sigue:
Ubicación sin esquema, sea la primera del recorrido (ubicación 1).
Ubicación con contenedor de esquema de 1 fila 1 columna, segunda (Ubicación 2da).
Ubicación con contenedor de esquema de 2 filas (2 compartimientos), cada cual sin división, tercera (ubicación 3ra).
Ubicación con contenedor de esquema de 3 filas (compartimientos), cada cual sin división, cuarta (ubicación 4ta).

PROCEDIMIENTO
1. Accionar Botón Limpiar.
2. Seleccionar ubicación que va ser la Primera (La Sin Esquema o con Esquema Vació).
3. Accionar Botón Dirección.
4. Seleccionar ubicación que se quiere sea la Segunda (La de Esquema Unitario, 1
Compartimiento, una División).
5. Accionar Botón Dirección.
6. Seleccionar ubicación que será la Tercera (Dos Compartimientos cada uno con solo una
División).
7. Accionar Botón Dirección.
8. Seleccionar ubicación que será la Cuarta (Tres Compartimientos sin ninguna División).
9. Accionar Botón Dirección.

Tras lo cual la bodega reflejara el ordenamiento requerido como lo ilustra la siguiente figura:

9
Helisa NIIF Lotes y Seriales

Continuando con la anterior distribución de bodega utilizada de ejemplo, asumamos que se adicionan dos nuevas ubicaciones
de la siguiente manera:

Una ubicación del lado inferior derecho con un contenedor de 2 compartimientos sin división alguna la cual queremos pase a
ser la quinta ubicación.

Y una ubicación del lado izquierdo inferior con un contenedor que utiliza un esquema de tres compartimientos sin ninguna
división el cual se le asignara el último lugar, es decir, la sexta posición u ordenamiento.

PROCEDIMIENTO
1. Seleccionar ubicación que será la quinta (dos compartimientos sin división, lado derecho e inferior).
2. Accionar botón Dirección.
3. Seleccionar ubicación que será la sexta (tres compartimientos sin división, lado inquiero e inferior).
4. Accionar botón Dirección.

Al finalizar el ordenamiento de la bodega este será como la siguiente ilustración:

10
Helisa NIIF Lotes y Seriales

NOTA
Al realizar el desplazamiento con el mouse sobre una ubicación en particular el sistema genera un aviso sobre este que
refiere el orden asignado así:

-1: No tiene orden.

0: Primer orden.
1: Segundo orden.

Y así sucesivamente de tal manera que

N-1: Orden n-simo.

ENTRADAS DE PRODUCTOS CON LOTES Y SERIALES

Las entradas de los productos que tienen un comportamiento asociado a Lotes o Seriales las entradas se hacen común y
corriente, pero cuando ingrese un producto de ese tipo se desplegara una ventana donde se ingresaran las características
previamente asignadas como identificadoras e obligatorias más la cantidad que se va a ingresar de los productos.

De igual forma se puede ingresar en forma de bloque los artículos, donde indicara un grupo secuencial en los datos
parametrizados.

11
Helisa NIIF Lotes y Seriales

Por último también se podrá ingresar por medio de la captura del comportamiento donde indicara el comportamiento y los
campos previamente parametrizados en ese comportamiento.

12
Helisa NIIF Lotes y Seriales

SALIDAS DE PRODUCTOS CON LOTES Y SERIALES

Para realizar las salidas de los productos con un comportamiento de Lotes y Seriales se realiza de la forma normal, pero
cuando el producto está asociado a un Lote o Serial se mostrara una nueva ventana para seleccionar los productos a los cuales
desea sacar, esto depende del ordenamiento establecido en la parametrización del comportamiento de los Lotes o Seriales
asociados a los productos con el comportamiento.

De igual forma se puede realizar las salidas en forma de bloque los artículos, donde indicara el grupo secuencial en los datos
parametrizados.

13
Helisa NIIF Lotes y Seriales

Por último también se podrá realizar salidas por medio de captura de comportamiento, donde indicara el comportamiento y
los campos previamente parametrizados en ese comportamiento.

14
Helisa NIIF Lotes y Seriales

LOTES Y SERIALES PROCESO DE ARMADO DE KITS Y ENSAMBLES

En la opción de Kits y Ensambles se permiten utilizar los productos que están ligados a un comportamiento de Lotes y Seriales
para realizar un Ensamble de un nuevo producto el cual la materia prima este con un Lote o Serial para mayor control de
entradas y salidas de estos productos, en un Kits sucede lo mismo de tener productos que estén asociados a un
comportamiento de Lotes y Seriales y realizar el proceso de creación de un Kit o de un Ensamble.

Al ingresar los productos que tienen un comportamiento de Lotes y Seriales tendrá que realizar lo siguiente:

 Se mostrara los productos de materia prima seleccionados a un comportamiento de lotes yo seriales.

 Tendrá que dar clic en los tres botones para seleccionar los productos, que desea sacar en el orden deseado o
establecido por el ordenamiento dado en la creación del comportamiento al cual pertenece.
 Después del anterior procedimiento podrá seleccionar de que Lote o que Serial desea utilizar este producto, y le
podrá asignar un Lote o Serial al nuevo producto terminado.
 Hay que recordar que hay un botón para que esto lo genere automáticamente, si desea utilizar esta opción lo que
tendrá en cuenta el programa será la forma de la ordenamiento que se parametriza en la creación del
comportamiento.

15
Helisa NIIF Lotes y Seriales

LOTES Y SERIALES PROCESO DE DEVOLUCION DE KIT Y ENSAMBLE

Para realizar las devoluciones de las órdenes de Kit o de Ensambles se maneja la misma captura de información, la diferencia
es que se tendrá que volver a seleccionar la materia prima a devolver con el número de Lote o Serial seleccionado con la
cantidad de la orden de producción que desee devolver.

LOTES Y SERIALES PROCESO DESARME DE KIT Y DESENSAMBLE

Para realizar este proceso se tendrá que seleccionar el producto terminado que está asociado a un comportamiento de Lote o
Serial para visualizar de que se otros productos se encuentran asociados para realizar el Desarme de Kit o el Desensamble.

16
Helisa NIIF Lotes y Seriales

AJUSTE FÍSICO DE LOTES Y SERIALES

Para el documento de ajuste de inventario físico se visualizara una nueva ventana para realizar el ingreso de la información
correspondiente al artículo que está asociado al comportamiento de Lotes y Seriales y tener la cantidad exacta en el sistema
para un mayor control de los productos que están en las bodegas.

17
Helisa NIIF Lotes y Seriales

SALDOS INICIALES PARA LOTES Y SERIALES

Para realizar el ingreso de los saldos iniciales de un producto asociado a un comportamiento de Lotes o Seriales tendrá el
mismo manejo que el documento de entradas la diferencia que tienen estos dos documentos es que en el documento de
saldos iniciales ya después de ingresado no se podrá modificar y en la consulta ya estará registrado el producto.

Este ingreso de Saldos Iniciales se podrá realizar en el módulo de Inventarios – Lotes y Seriales – Ingreso Inicial.

18
Helisa NIIF Lotes y Seriales

CAMBIO DE UBICACIÓN DE LOTES Y SERIALES

Esta opción nos permite realizar cambios de ubicación a los artículos y tener un registro de en donde realmente se encuentran
los productos en las bodegas asignadas y en qué espacio asignado en el esquema de almacenamiento previamente creado y
ubicado en la bodega.

Tendrá que seleccionar la fecha a la cual desea realizar el cambio de ubicación de los productos que desee cambiar,
seleccionar el producto con las existencias a la fecha y realizar el cambio de ubicación de los productos marcados.

De igual manera podrá asignar a la ubicación de los productos en la cartilla de productos encontrada en el módulo de
Inventarios, modificando el producto y en la pestaña Bodegas y en el campo Ubicación podrá seleccionar la bodega y asignar o
cambiara la ubicación de un producto.

19
Helisa NIIF Lotes y Seriales

PRECIO DE LOTES Y SERIALES

Para la asignación de los precios a los Lotes y Seriales se encuentra una opción en el módulo de inventarios – Lotes y Seriales –
Precios de Venta, donde se seleccionara el comportamiento al cual están los productos asociados y las existencias a la fecha
seleccionada para realizar el ingreso o cambio de los precios de venta en las lista que tenga parametrizados la empresa,
después de esto seleccionara el producto al cual desea ingresar o modificar el precio, con las respectivas lista de precios que
se encuentren, se encuentra un botón donde podrá asignar el valor para todas las listas de precios de la empresa.

20
Helisa NIIF Lotes y Seriales

CONSULTA GENERAL Y DETALLADA LOTES Y SERIALES

En esta consulta al seleccionar el comportamiento y los saldos de existencia a la fecha seleccionada podrá visualizar los
artículos que pertenecen a ese comportamiento con sus respectiva información, y podrá visualizar el movimiento que ha
tenido este artículo con su respectivo documento, fecha, hora, concepto, bodega, ubicación y la cantidad que se salió o
ingreso.

Para la consulta detallada de Lotes y Seriales tendrá que seleccionar un periodo de fechas y podrá seleccionar cualquier
comportamiento y cualquier producto que este asociado al comportamiento de Lotes y Seriales seleccionado.

Se visualizara la misma información de la consulta general pero con una información adicional.

21
Helisa NIIF Lotes y Seriales

CONSULTA GLOBAL DE INVENTARIO

Procedimiento que permite al usuario realizar una consulta de todos los artículos que se encuentren en el inventario,
desplegándolos de manera lineal y configurando un pequeño patrón de búsqueda y filtro.

Donde seleccionando un artículo que está asociado a un comportamiento de Lotes y Seriales, en la segunda pestaña Detalle
Lote o Serial, se podrá visualizar el detalle de los Lotes y Seriales que hay en existencia.

22
Helisa NIIF Lotes y Seriales

CONSULTA MOVIMIENTO DE INVENTARIO LOTES Y SERIALES

Informe diseñado para listar el movimiento de cada uno de los artículos, ensambles o kits generados mediante el módulo de
Asentar Libros. El sistema permite listar de manera ordenada el movimiento de cada registro perteneciente al inventario.

Seleccionando el producto un realizando un detalle del producto se visualizara la información de las transacciones realizadas.

23
Helisa NIIF Lotes y Seriales

INFORME DE INVENTARIO FISICO LOTES Y SERIALES

En el informe de inventario físico los productos asociados a Lotes y Seriales que se mostraran de la siguiente forma el número
de Lote o Serial, Datos complementarios al comportamiento más la ubicación del producto en la bodega con el Nombre del
producto, el tipo de unidad más el saldo actual del producto en el sistema.

24
Helisa NIIF Lotes y Seriales

PARÁMETROS DE IMPRESIÓN LOTES Y SERIALES

Se encuentra una nueva opción de Imprimir Detalle de Lotes y Seriales este activa una pestaña la cual seleccionara los Lotes y
seriales que desea que aparezcan en ese documento y los detalles que tiene parametrizado ese comportamiento con el
producto relacionado.

Y otra nueva opción de como desea ver el Orden de Impresión de este documento donde se encontrara varios ítem para
organizar de manera que se imprima en ese orden establecido.

25
Helisa NIIF Lotes y Seriales

26