MATERIA:

TECNICAS DE ORGANIZACION.

FINANZAS & CONTADURÍA PÚBLICA.

SEXTO CUATRIMESTRE TURNO MATUTINO/SABATINO.

NOMBRE DEL TRABAJO:

ORGANIGRAMA (COMO ELABORAR Y TIPOS)
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
MANUAL PROCEDIMIENTOS
MANUAL ADMINISTRATIVO.

FECHA DE ENTREGA:
22 DE AGOSTO DEL 2015.

indice

1
INTRODUCCION………………………………………………….…. PAG
3
CONCEPTO DE ORGANIGRAMA……………………...………….. PAG
4
TIPOS DE ORGANIGRAM…………………………………....…. PAG 4–
9
COMO ELABORAR UN ORGANIGRAMA……………………..… PAG
10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN………………………..……… PAG 10-
14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS……………………......….. PAG 15-
18
MANUAL ADMINISTRATIVO…………………………………. PAG 19-20
CONCLUSION……………………………………………………… PAG 21
BIBLIOGRAFIA…………………………………………………….. PAG 22

2
 INTRODUCCION

EN ESTE TRABAJO QUE SE PRESENTA A CONTINUACION SE

HABLARA DE TEMAS
UN ORGANIGRAMA
EN ESTE TEMA SE HABLA DE QUE ES (SU DEFINION),
AL IGUAL QUE TIPOS DE ORGANIGRAMAS EXISTEN Y
LOS PASOS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA
DEPENDIENDO DE QUE TIPO DE ORGANIGRAMA SE
DECEO REALIZAR CADA MENCIONAR QUE CADA
ORGANIGRAMA ES DIFERENTE, PERO NO POR SER
DIFERENTE QUIERE DECIR QUE SEA MENOS
IMPORTANTE.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
EM ESTE TEMA SE EXPLICA DE MANERA DETALLADA
QUE ES PARA QUE SIRVE QUIENES LO PUEDEN
REALIZAR, QUIENES LO PUEDEN LEER E
INTERPRETAR AL IGUAL QUE HABLA DE SU
PRODECIMEINTO PARA REALIZARLO.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EN ESTE TEMA ABARCA EL PROCEDIENTO A SEGUIR
PARA LA REALIZACION DE ALGUNA ACTIVIDAD.
MARCA EL PREDECIMEINTO A SEGUIR PARA CADA
DEPARTAMENTO.
& POR ULTIMO
EL MANUAL ADMINISTRATIVO
ESTE ES UN MANUAL MUY IMPORTANTE PARA LA
EMPRESA YA QUE MENCIONA CADA PASO A SEGUIR
PARA LA ORGANIZACIÓN, TANTO LA SFUNCIONES
DETALLADAS DE LOS DEPARTAMENTOS, PUEDE SER
UTILIZADO PARA CUALQUIER PERSONA DE LA
ORGANIZACIÓN,

3
 *CONCEPTO DE ORGANIGRAMA*

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o

cualquier otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en
algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una
idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:
Desempeña un papel informativo.
Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación
entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer
cómo es la estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:
-Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
-Debe contener únicamente los elementos indispensables.

*TIPOS DE ORGANIGRAMAS*

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

 Micro administrativo: Corresponden a una sola organización, y pueden
referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la
conforman.
 Macro administrativos: Involucran a más de una organización.
 Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso
administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el
sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
 Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se
diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es
decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello,
solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de
líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate
de organizaciones de ciertas dimensiones.
 Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también
de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la
ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de
análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de
determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

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  Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento
escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad
Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el
Directorio de la S.A.
 Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo
planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
 Generales: Contienen información representativa de una organización
hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En
el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su
equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel
de departamento u oficina.
Ejemplo:

 Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la

organización.
Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

 Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades
administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales
son equivalentes.
Ejemplo:

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 Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,
además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es
de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en
forma general.
Ejemplo:

 De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a

puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad
consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan
las plazas.

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5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide
en cuatro tipos de organigramas:
 Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del
titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos
en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su
empleo.

 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al

titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma
de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por
líneas dispuestas horizontalmente.

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 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y
horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en
la base.

 De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de

integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos
niveles jerárquicos.

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 Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor
jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada
uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece
desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso,
indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual
jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas
están indicadas por las líneas que unen las figuras.

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 *COMO ELABORAR UN ORGANIGRAMA*

PASOS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA:

1. Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables;
2. Compararla con una lista de comprobación;
3. Preparar cuadros o plantillas, y
4. Diseñar el organigrama.

Todo organigrama debe contener los siguientes datos: título o descripción

condensada de las actividades, fecha de formulación, nombre del responsable de
elaboración, aprobación, explicación de líneas y símbolos especiales.

*UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN*

DESCRIPCION
De manera general se puede decir que el manual de organización, es un
instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del
personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus
responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la
correspondencia funcional entre puestos y estructura.
A fin de que el mencionado documento sea realmente un instrumento operativo,
en la presente guía, se incluye una serie de indicaciones de carácter práctico,
para orientar y ordenar los trabajos de elaboración y/o actualización de estos
documentos, que se pretende sean el resultado del estudio y análisis de la
estructura funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las
necesidades de cada institución.
Para la elaboración del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3
etapas, las cuales junto con una serie de actividades que se especifican son
fundamentales en el logro de este objetivo. Estas etapas son: recabar información,
análisis de la información recabada e integración del manual.
OBJETIVO GENERAL:
Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura
orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y
responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad
administrativa de la institución.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los
niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el
funcionamiento organizacional.
Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades
administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre
las unidades administrativas integrantes de la institución.
PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION
Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de
un conjunto de información, para obtener los elementos básicos de análisis que

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nos proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la
institución de referencia. Para tal efecto se recomienda la SIG. Metodología que
comprende una serie de actividades interrelacionadas entre sí y conformándose
en 3 fases:
1.-RECABACION DE LA INFORMACION:
Para la realización de esta fase, es necesario el contar con técnicas de
investigación que permitan recopilar un conjunto de información para obtener el
conocimiento acerca de la estructura orgánica y funcional existente, tanto en lo
formal como en lo real, de la institución de referencia. Estas técnicas para el
efecto mencionado son: La investigación documental y la investigación de campo.
1.1. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL:
El empleo de esta técnica permite captar la situación formal de la institución, esta
se obtiene a través del análisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos:
MARCO JURIDICO.
Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el
marco jurídico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas
funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos,
instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para
verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las
bases normativas de la institución.
OBJETIVO INSTITUCIONAL
A partir del análisis efectuado a los documentos legales, se contará con elementos
suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la
institución. Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo, " El propósito
a cumplir mediante el desempeño de las funciones encomendadas a la
institución”.
ANTECEDENTES
Obtener la información necesaria para efectuar la descripción de la génesis de la
institución indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la
relación de hechos sobresalientes de su desarrollo histórico. Es conveniente
incluir los datos de las disposiciones jurídicas que hayan modificado cualquier
aspecto de su organización en el proceso evolutivo de la institución.
1.2. INVESTIGACION DE CAMPO.
Es conveniente recurrir a las técnicas de obtención de información en forma
directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de
obtener la información, a través del diálogo personal con los responsables de las
distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guion o cuestionario al
respecto, en la cual se obtenga la sig. Información.
DESCRIPCION DE OBJETIVOS ESPECIFICOS POR UNIDAD
ADMINISTRATIVA.
En esta etapa de la investigación, se recabará la información relativa a los
objetivos específicos asignados a cada unidad administrativa lo cual permitirá
analizar la congruencia entre la naturaleza misma de las unidades en particular y
dichos objetivos. Para el desarrollo de este punto se señala como concepto de
objetivo específico: " El propósito a cumplir, con el desempeño de la función
correspondiente a cada área específica”.
ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL

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En este apartado se obtendrá información que permita contar con la relación de
las dependencias que conforman la institución, así como funcionarios que la
integran y la ubicación orgánica de ambos en la estructura orgánica institucional.
Lo cual permitirá efectuar una descripción ordenada de los principales puestos y
unidades administrativas.
La información anterior permitirá obtener una visión integral de la institución a
través de la elaboración de los organigramas actuales que muestren la
conformación estructural de la institución, facilitando a su vez el análisis y el
estudio correspondiente.
FUNCIONES ACTUALES
Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a través de
entrevistas directas, a modo de recabar información sobre las funciones que son
realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura orgánica vigente,
para proceder a su trascripción y análisis específico.
Para este trabajo, tomamos como concepto de función " El conjunto de
actividades, que interactúan entre sí para cumplir con el objetivo fijado a la unidad
correspondiente”. Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la
importancia que representa el conocer, las funciones que se realizan en los
distintos puestos, para establecer su adecuada interrelación y su congruencia
para con la naturaleza misma de la unidad administrativa de adscripción.
PROGRAMAS Y/O PROYECTOS
Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se
considera conveniente recabar información referente a programas y/o proyectos a
realizar o que se realizan en dichas unidades. Esta obtención de información tiene
como propósito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al
carácter funcional de cada descendencia.
2.-ANALISIS DE LA INFORMACION.
Una vez obtenida la información requerida para la elaboración del manual, se
procederá a su respectivo análisis que comprende las actividades de revisión,
identificación, o ubicación de los aspectos funcionales y estructurales de la
institución.
2.1. CLASIFICACION DE FUNCIONES.
Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se
procederá a efectuar su clasificación, atendiendo 2criteriosde forma y contenido,
lo cual facilitará una adecuada agrupación de ellas.
POR SU FORMA
-Similares -Equivalentes.
POR SU CONTENIDO
 -Operación.
 -Control. -Supervisión.
 -Coordinación. -Programación.
 -Evaluación. -Asesoría.
2.2. UBICACION DE FUNCIONES
Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, será
conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos:
 Identificación funcional de puestos y unidades con objetivos afines.

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  Agrupación y reubicación de funciones a sus puestos
correspondientes, eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de
trabajo.
 Asignación congruente de los puestos en las unidades con afinidad
funcional.
 Agrupación funcional por áreas de las unidades encargadas de
realizar funciones homogéneas.
Una vez efectuado el análisis funcional con su correspondiente clasificación y
ubicación de funciones, así como, detectadas las áreas y unidades de ejecución
se deberán conformar áreas funcionales que correspondan adecuadamente a la
instauración de una nueva estructura funcional, jerárquicamente equilibrada, para
satisfacer las necesidades de operación, control y supervisión.
2.3. ANALISIS ESTRUCTURAL.
La clasificación obtenida en base al análisis deberá permitir detectar la naturaleza
de las áreas funcionales, entendiendo como tales: " El conjunto de unidades
administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar
para el logro de un objetivo común” .
2.4. ELABORACION DE ORGANIGRAMAS
En correspondencia al análisis estructural, se deberá realizar una presentación
gráfica de la estructura orgánica en gral. y de áreas específicas de la institución.
Esta representación gráfica se mostrará a través de organigramas que deberán
contener las siguientes características.
 La ubicación funcional.
 Los niveles jerárquicos.
 Las líneas de autoridad y responsabilidad.
 La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia.
Para la elaboración de estos organigramas se recomienda considerar los
siguientes aspectos:
CONTENIDO
Se deberá elaborar un organigrama de tipo general mostrando únicamente las
principales unidades directivas, señalando la estructura de la institución en su
conjunto, tanto orgánica como funcional; presentando por separado en
organigramas específicos cada una de las áreas funcionales determinadas; en los
casos que se requiera mayor detalle, resulta conveniente elaborar el respectivo a
cada unidad directiva, para especificar sus puestos integrantes.
Para facilitar la comprensión de las líneas de autoridad y responsabilidad, se
recomienda elaborar los organigramas en forma vertical, al mostrar la forma más
apropiada para representar los distintos niveles de jerarquía existentes en la
institución.
PRESENTACION
Título.- Nombre de la institución de referencia. La indicación de ser general o
específico (De ser específico, debe indicar el nombre del área funcional o unidad
específica).
Tamaño.- Es conveniente que el tamaño de su presentación sea manuable y de
fácil lectura.
Forma (Vertical).- Se deben mostrar los principales niveles y líneas de autoridad,
en escala ascendente de jerarquía. Las unidades de asesoría, se indicarán en

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forma lateral directa, a la línea inferior que se desprende dela unidad a la cual
presta dicho apoyo.
Fecha.- Se indicará la fecha de elaboración y/o aprobación formal.
2.5.-REVISION Y AUTORIZACION
Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a
funciones, ubicación o jerarquía de las unidades, es conveniente someterlos a
revisión y autorización por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar
la aceptación y la aprobación definitiva del documento a su terminación.
3.-INTEGRACION DEL MANUAL
3.1.-CODIGO NUMERICO
Es necesario elaborar un código numérico para facilitar la identificación por áreas
funcionales y puestos. La identificación debe corresponder a la clasificación de las
áreas funcionales, así como a la estructura orgánica representada gráficamente
en el organigrama general y específico a cada área.
Por ejemplo:
1.0.-Asamblea de accionistas.
2.0.-Presidente.
3.0.-Gerente general.
3.0.1.-Área staff.
4.1.-Area de producción.
4.2.-Area de mercadotecnia.
4.3.-Area de recursos humanos.
4.4.-Area de finanzas.

3.2.-DISEÑO DE FORMAS DE PRESENTACION

Se debe elaborar una forma de presentación del contenido, que presente la
descripción delos siguientes aspectos:
El área funcional en la cual está ubicada la unidad administrativa
correspondiente.
El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto.
El objetivo de la unidad administrativa.
La dependencia orgánica de la unidad administrativa de referencia.
El puesto correspondiente con su respectiva clave numérica.
El capítulo y los artículos del estatuto o reglamentos que dan base
legal a las funciones asignadas.
Las funciones correspondientes al puesto en cuestión.
3.3.- CONTENIDO DEL MANUAL
Como referencia a esta guía para elaborar el manual de organización y
resumiendo ésta, se propone que el contenido del manual de organización de la
empresa sea la siguiente:
A.- Presentación.
B.- Instrucciones.
C.- Objetivos.
D.- Organigramas
- General
- Particular
E.- Organización.

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F.- Funciones generales.
G.- Descripción de funciones

*MANUAL DE PROCEDIMIENTOS*
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada
y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y
control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. También el manual de
procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las
actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe
registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN.
Utilidad Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de
su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y
capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de
cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de
simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para
uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por
fallas o errores. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su
evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar
duplicidades. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
CONFORMACIÓN DEL MANUAL
IDENTIFICACIÓN. Este documento debe incorporar la siguiente información:
Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Número de
revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o
autorización. Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización,
en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y,
por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un
guion o diagonal.

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ÍNDICE O CONTENIDO. Relación de los capítulos y páginas correspondientes
que forman parte del documento.
PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN. Exposición sobre el documento, su contenido,
objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede
incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el
manual.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicación del propósito que se
pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoría; la evaluación del control interno y su vigilancia;
que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando
adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de
otras ventajas adicionales.
ÁREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS. Esfera de
acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en:
procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o
sectoriales.
RESPONSABLES. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases
POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN. En esta sección se incluyen los
criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita
para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participaban en los procedimientos.
Deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los
procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben
considerarse en su planteamiento: Se definirán perfectamente las políticas y/o
normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de
que esté no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente,
a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los
aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Deberán ser lo
suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos
superiores.
CONCEPTO (S). Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el
procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren
de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al
usuario la consulta del manual.
PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en
forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en
un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y
cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando
la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias
áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada
operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad

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administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es
conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e
identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.
FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como
apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe
hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores
que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar
instructivos para su llenado.
DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se
realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o
materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento
general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada
operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos
utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y
accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que
facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos
y/o gráficos simplificados.
GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados
con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos,
que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la
elaboración de manuales administrativos
Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo
que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar
procesos específicos.
Otras normas, como son las normas que exigen diferentes procedimientos en
función del sector en el que se esté implantando; Agencias de Viajes, Hoteles,
Oficinas de Información Turística, etc., ya que existe una norma específica para
cada uno de los sectores.
DISEÑO DEL PROYECTO.
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda
vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los
consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de
sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos
los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del
trabajo.
RESPONSABLES. Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un
manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la
conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un
coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la
conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De
esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la
información.
Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que
sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la
organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal.

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Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a la persona que tenga
los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la
naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de
mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo,
puede contratar los servicios de consultores externos.
DE LIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO. Los responsables de efectuar los
manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su
universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él. Para ello es
necesario que se realice un estudio preliminar. Este paso es indispensable para
conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o
áreas donde se va a actuar. Con base en él se puede definir la estrategia global
para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma,
actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos
requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos
necesarios para efectuar el estudio.

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 *MANUAL ADMINISTRATIVO*

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones
en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación
precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado. Su elaboración depende de la
información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de
manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a
abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la
organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la
administración.
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones
periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte
en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que
dificulte el desarrollo de la organización.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las
diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y
objetivos de la dirección de la misma.
Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos

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Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos
destacan:
Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la
organización
Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones
de cada área integrante de la organización
Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las
labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando
funciones de control y supervisión innecesarias
Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en
general
Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los
lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas y procedimientos
Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así
como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y
cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de
sus elementos componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con
los demás integrantes de la organización.
Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita
los conflictos inter-estructurales
LIMITANTES EN LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también
tiene sus limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos son de menor
importancia:
Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.
Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas
ocasiones son excesivamente rígidos y formales.
Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser
muy amplios en su contenido
Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar
confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones
Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la
mayoría de los casos voluminosos en contenido
En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para
proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido
debidamente en el Manual.
CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

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La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos,
siendo los Generales aquellos que contienen información de aplicación universal
para todos los integrantes de la organización y Específicos los que su contenido
está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la
misma.

CONCLUSIÓN

PARA YA CONCLUIR CON ESTE TRABAJO, DE MANERA GENERAL

PUEDO MENCIONAR QUE UN ORGANIGRAMA ES MAS QUE UN
PAPEL ELABORADO POR EL DIRECTIVO DE LA ORGANIZACIÓN,
ESTE FORMA PARTE O TE MENCIONA LA ESTRUCTURA DE LA
ORGANIZACIÓN, COMO EST AFORMADA POR CADA EMPLEADO
& SU FUNCION EN ELLA.
QUE ESTOS TEMAS QUE SE TRATARON SON TEMAS QUE
CUALQUIER EMPRESA DEBE TENER Y LLEVAR A CABO PARA SU
FUNCIONAMIENTO GENERAL, PARA QUE LA ORGANIZACIÓN
MARCHE DE ACUERDO A CADA PROCEDIENTO ES NECESARIO
LLEVAR UN CONTROL.

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 BIBLIOGRAFIA
CONCEPTO DE ORGANIGRAMA
https://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

PASOS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA

http://www.contactopyme.gob.mx/guiasempresariales/guias.asp?s=10&g=1&sg=4

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
https://es.wikipedia.org/wiki/Manual_de_procedimientos

MANUAL ADMINISTRATIVO
http://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/

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