EXPOSICION REINGENIERIA

REINGENIERIA
La reingeniería es un enfoque administrativo que consiste en gestionar los
procesos en lugar de funciones, rediseñando los procesos de la organización
por completo para llevar generar una mejora continua.
Por definición, la reingeniería es el método mediante el cual se aplica un
cambio radical en continuidad a la operatividad de una organización, con el
fin de alcanzar una mejora de su competitividad y rentabilidad, mediante la
aplicación de técnicas enfocadas al negocio y al cliente, renovando los
rumbos estructurales, culturales y estratégicos, rediseñando los procesos
clave, de manera que se centren en lograr la satisfacción de sus clientes y
entorno. Dejando atrás el enfoque en las funciones organizacionales e
involucrando a todas las partes en el cumplimiento de las metas, la manera
de alcanzarlas.
Significa empezar de nuevo, arrancando de cero, es hacer lo que ya se está
haciendo, pero mejor, con menor y más inteligentemente, con un
pensamiento nuevo y rediseño imprescindible de la estructura
organizacional y los procesos operativos.
VIDEO: QUE ES LA REINGIENERIA DE PROCESOS
https://www.youtube.com/watch?v=OECcpN-djLk
¿POR QUE HACER LA REINGENIERIA?
El ritmo de vida en el mundo de los negocios se ha acelerado a tal punto que
ya no se puede ir a paso lento en las iniciativas capaces de alcanzar mejoras
incrementales en rendimiento. La única manera de igualar o superar la
rapidez del cambio es lograr avances decisivos.
Muchas veces se culpa a los empleados, a los encargados de área o a la
maquinaria cuando las cosas no marchan bien; cuando en realidad la culpa
no es de ellos sino de la forma en que se trabaja. También es importante
mencionar no es que el proceso sea malo, sino que no es adecuado para la
actualidad debido a que el proceso fue diseñado para otras condiciones de
mercado que se daban en el pasado.
Las tres fuerzas que están provocando estos cambios y que no son nuevas
(aunque si son muy distintas hoy en día) son Los Consumidores, La
competencia y el cambio.
Reingeniería significa cambio radical. La tendencia de las organizaciones es
evitar el cambio radical, la mejora continua esta más de acuerdo con la
manera como las organizaciones se entienden naturalmente con el cambio.
La mejora continua hace hincapié en cambios pequeños, increméntales, pero
se debe notar que el objeto es mejorar lo que una organización ya está
haciendo. Así, la situación ideal es afrontar una reingeniería inicial de
procesos para a partir de ahí, trabajar con los conceptos de mejora continua.
¿CUÁNDO SE DEBE APLICAR LA REINGENIERIA?
 Cuando el rendimiento de la organización está por detrás de la
competencia.
 Cuando la organización está en crisis; como una caída en el mercado.
 Cuando las condiciones del mercado cambian; como por ejemplo
nueva tecnología.
 Cuando se quiere obtener una posición de líder del mercado.
 Cuando hay que responder a una competencia agresiva.
 Cuando la empresa es líder y sabe que debe seguir mejorando para
mantener el liderazgo

¿COMO IMPLEMENTAR LA REINGENERIA?

El rumbo básico para definir la reingeniería de procesos, está compuesto de
tres fases:
 El descubrimiento: Se debe definir una visión estratégica que
determine la manera de modificación de los procesos en búsqueda de
la competitividad y domino del mercado.
 El rediseño: es la fase donde se planifica, detalla y organiza todo el
proceso de rediseño.
 La ejecución: Considerada la última fase, Se lleva a la realidad el
rediseño planteado con el fin de alcanzar la visión estratégica definida
en la primera fase.
PARA LLEVAR A CABO LA IMPLEMENTACION DE REINGIENERIA SE LLEVA UN
PROCESO QUE INCLUYE:
 División del proyecto en unidades manejables, trazar metas
alcanzables y cuantificables.
 Definición de objetivos alcanzables, dejando de lado las metas muy
ambiciosas para concentrar esfuerzos en avances pequeños, pero
seguros y constantes.
 Se debe transformar la administración intermedia para inclinar su
visión hacia la necesidad del cambio, para que fluya adecuadamente
los tratados, directrices, desde la dirección hacia los empleados de los
niveles bajos.
 Se deben acoger tecnologías de información como herramienta innata
de la empresa, de manera que se acelere la comunicación, la respuesta
y la disminución de tiempo en trámites. Concentrado mayor tiempo en
la aplicación de la estrategia.
CARACTERISTICAS
 Se sustituye la mejora continua y se lleva a cabo una mejora radical.
 El mercado tiene una marcada relevancia, buscando que el bien o
servicio ofrecido sea considerado por los consumidores como el
mejor entre los demás similares.
 Permite medir los resultados mediante factores externos como, por
ejemplo: la participación en el mercado.
 Se orienta en función de los procesos básicos de la empresa.
 Cuestiona los propósitos y principios de los negocios.
 Permite ver el incremento de los esfuerzos.
¿CUALES SON LOS FACTORES PARA QUE UNA REINGENIERIA SEA EXITOSO?
 Orientación hacia el proceso
 Rompimiento de reglas
 Creatividad en el uso de la tecnología
 Varios trabajos se comprimen o reducen en uno solo
 Los pasos del proceso siguen un orden natural
 Existen procesos en múltiples versiones
La reingeniería no trata de componer algo, la reingeniería significa que se
comienza de nuevo desde cero. Lo único que debe importar es cómo se
quiere organizar el trabajo en el presente dadas las demandas de los
mercados y el poder de la tecnología de la actualidad se debe hacer énfasis
en que no debe importar cómo se ha hecho el negocio en el pasado.
Por esto para analizar los procesos no se deben hacer preguntas como las
siguientes: ¿Cómo hacer el proceso más rápido? ¿Cómo lo podemos hacer
mejor? o ¿Cómo hacerlo a un costo más bajo? En cambio, la reingeniería
debe cuestionarse ¿por qué se hace lo que se está haciendo? Para poder
contestar esto se debe tener claro que todo proceso relevante debe llevar un
valor agregado para el cliente, esto puede ser de calidad, precio justo,
proveer excelente servicio, etc., es decir, que nunca se debe realizar un
proceso solo por satisfacer alguna demanda interna de la organización de la
empresa.
BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR LA REINGENIERIA
Algunos beneficios que puede alcanzar una empresa son:
 Cambio en los procesos actuales a procesos más eficientes.
 Cambio a procesos que requieran menor control y verificación.
 El comportamiento de los trabajadores se torna activo, aportan ideas,
opiniones y participan en la mejora y avance de los procesos.
 Combinación de tareas, convirtiendo varias en una sola integral.
 Una mejor organización del trabajo.
CAMBIOS LOGRADOS CON EL REDISEÑO
 Las unidades de trabajo dejan de ser considerados departamentos
funcionales y pasan a ser equipos de proceso.
 Los oficios dejan de ser consideradas tareas simples y pasan a ser
trabajos multidimensionales.
 Al trabajador deja de ser supervisado, pasa a ser autónomo, pues se le
dan las facultades necesarias para desempeñar su trabajo.
 La preparación muta de entrenamiento a educación.
 Las actividades ya no medirán el desempeño, se empezará a medir el
desempeño y compensación según los resultados.
  Se otorgan ascensos en base a las habilidades y no en el en base al
rendimiento.
 Se cambian los valores proteccionistas, por valores productivos.
 Los gerentes dejan de ser supervisores y asumen un papel de
entrenadores y capacitadores.
 Se transforma la estructura organizacional, se aplana, se torna menos
compleja y con mayor flexibilidad para adaptarse a determinados
requerimientos del ambiente de cambio.
TIPOS DE REINGENIERIA
Existen tres tipos diferentes de reingeniería de procesos que cualquier
empresa puede comenzar:
 Reingeniería para la mejora de costos: Este tipo de reingeniería puede
llevar a una empresa a reducciones extraordinarias de los costos de los
procesos que no son fundamentales, ya sea cambiando radicalmente
estos procesos, o incluso eliminándolos por completo. Va mucho más
allá de lo que puede lograrse con los esfuerzos habituales que se
practican para la reducción de costos.
 Reingeniería para lograr ser más competitivo: con el esfuerzo de este
tipo de reingeniería, se busca profundizar dentro de los procesos
principales producidos en el negocio. Con esto se pretende llegar a ser
el mejor de su clase, a nivel de categoría mundial, al mismo tiempo que
se alcanza la equivalencia competitiva con las empresas que en
tiempos pasados ponían las reglas y establecían las normas de la
industria.

 Reingeniería para un punto radical de innovación: con este tipo de

reingeniería se busca localizar y efectuar puntos radicales de
innovación, cambiar las reglas existentes y establecer una nueva
definición sobre el mejor de la clase para todas las empresas que están
intentando llegar a serlo.
MODELOS
MODELOS ADKAR:
El modelo se centra en el elemento de cambio de las personas,
específicamente cómo garantizar que los empleados involucrados apoyen y
crean en el cambio.
Después de hacer esto, el modelo se mueve para mirar la dimensión
empresarial, enfocándose en identificar la necesidad del cambio, los
objetivos que deben cumplirse, la forma en que cumplirán estos objetivos y
la escala de tiempo en que se completará.
Tanto la dimensión empresarial como la personal deben cuidarse
diligentemente para implementar una estrategia de cambio exitosa. Hay
cinco pasos claves para garantizar el apoyo de los empleados.
Conciencia: Los empleados deben estar conscientes sobre cuál es
exactamente el cambio que está ocurriendo y por qué es necesario. Si los
empleados no están conscientes de estas cosas, pueden perder motivación y
dirección dentro de la estrategia.
La gerencia tiene un papel crucial para garantizar que los empleados estén
plenamente conscientes de cada elemento del proceso de cambio.
Deseo: El apoyo de la estrategia de cambio debe venir naturalmente de los
empleados. En lugar de forzar el cambio a los empleados, incluirlos en la
visión y desarrollo del proyecto asegurará su apoyo para el resultado final.
Conocimiento: La reingeniería probablemente traerá un cambio en la rutina
y las habilidades de los empleados, así como un cambio general de la
organización.
Por esta razón, los empleados deben recibir un apoyo total para adquirir y
desarrollar estas habilidades.
Habilidad: Este conocimiento debe desarrollarse, pero solo podrá suceder si
los individuos tienen la habilidad necesaria.
Refuerzo: El proceso de cambio y las recompensas para los individuos que
cambian sus métodos deben reforzarse después de haberse producido el
cambio. Esto asegura que los empleados resistan la tentación de volver a
caer en viejos hábitos.
MODELO E TRANSICION DE BRIDGES:
La principal fortaleza del modelo es que se enfoca en la transición, no en el
cambio. La diferencia entre estos es sutil, pero importante.
El cambio es algo que les sucede a las personas, incluso si no están de
acuerdo con él. Por otro lado, la transición es lo que sucede en la mente de
las personas a medida que pasan por el cambio.
El cambio puede ocurrir muy rápidamente, mientras que la transición
usualmente ocurre más lentamente.
El modelo destaca tres etapas de transición que atraviesan las personas
cuando experimentan un cambio. Estos son:
 Terminación, pérdida y dejar ir.
 Zona neutral.
 Nuevo comienzo.
Bridges dice que la gente pasa por cada etapa a su propio ritmo. Por ejemplo,
aquellos que se sienten cómodos con el cambio probablemente avanzarán
rápidamente a la tercera etapa, mientras que otros se quedarán en la
primera o segunda etapa.
FASES:
La reingeniería de procesos de negocios no es una tarea fácil. A menos que se
logre realizar con éxito cada una de las fases, podrían fallar los intentos de
cambio.
Identificar y comunicar la necesidad de cambio
Se debe hacer una investigación. ¿Qué procesos podrían no estar
funcionando? ¿La competencia está mejor o peor que la empresa en algunos
aspectos?
Luego que se tenga toda la información, se deberá elaborar un plan muy
completo, con la participación de los líderes de los diferentes
departamentos.
La gerencia tendrá que desempeñar el papel de vendedor. Deberá transmitir
la gran visión del cambio y mostrar cómo afectará positivamente incluso a los
empleados de menor calificación.
Reunir equipo de expertos
Al igual que con cualquier otro proyecto, la reingeniería de procesos necesita
un equipo de personas altamente capacitadas y motivadas que llevarán a
cabo los pasos necesarios. En la mayoría de los casos, el equipo consiste en:
 Gerente senior: cuando se trata de hacer un cambio importante, se
necesita la supervisión de alguien que pueda tomar las decisiones y
con quien ponerse en contacto directamente.
 Gerente de operaciones: se necesitará a alguien que conozca las
complicaciones del proceso. Ahí interviene el gerente de operaciones,
por haber trabajado con los procesos y poder contribuir con su vasto
conocimiento.

 Expertos en reingeniería: se necesitarán los ingenieros adecuados. Los

procesos de reingeniería pueden necesitar experiencia en varios
campos diferentes, desde TI hasta manufactura.

ENCONTRAR PROCESOS INEFICIENTES Y DEFINIR INDICADORES CLAVES DE

RENDIMIENTO (KPI)
Se deberán definir los KPI correctos. Los KPI suelen variar según el proceso
que se esté optimizando.
Luego se deberán seguir los procesos individualmente. La forma más fácil de
hacer esto es haciendo un mapeo de los procesos del negocio.
Es mucho más fácil si se tiene todo por escrito paso a paso. Aquí es donde es
útil el gerente operativo, ya que hace más fácil definir y analizar los procesos.
La forma más básica de trabajar con los procesos es a través de los diagramas
de flujo. Se toma un lápiz y papel y se anotan los procesos paso a paso.
Si se tienen más conocimientos de tecnología, el uso de software para el
análisis de procesos puede hacer que todo sea mucho más fácil.
REDISEÑAR LOS PROCESOS Y COMPARAR LOS KPIs
Al llegar a este punto, no hay mucho que agregar. Lo que ahora hay que
hacer es seguir poniendo en práctica las teorías y ver cómo se mantienen los
KPI.
Si los KPI muestran que la nueva solución funciona mejor, se puede comenzar
a escalar la solución lentamente, poniéndola en acción dentro de cada vez
más procesos de la empresa.
EJEMPLOS DE EMPRESAS QUE HAN APLICADO LA REINGENIERIA
FORD MOTORS
En la década de 1980, la industria automotriz estadounidense pasaba por una
recesión. Buscando reducir costos, Ford decidió analizar a fondo los procesos
de negocios de algunos de sus departamentos, intentando encontrar
procesos ineficientes.
Notaron que más de 500 personas trabajaban en el departamento de
contabilidad. A modo comparativo, alrededor de 100 personas trabajaban en
el mismo departamento en su competidor Mazda.
A pesar que Ford era una empresa mayor, se fijó un objetivo cuantificable
que era reducir el número de empleados en ese departamento a solo 200
personas.
Lanzaron una iniciativa de reingeniería de procesos para averiguar por qué el
departamento tenía tanto personal. Analizaron el sistema actual y
descubrieron que funcionaba de la siguiente manera:
– Cuando el departamento de compras escribía una orden de compra,
enviaba una copia al departamento de cuentas por pagar.
– Luego, el departamento de control de materiales recibía la mercancía y
enviaba una copia del documento relacionado con cuentas por pagar.
– Al mismo tiempo, el proveedor enviaba un recibo por los bienes entregados
a cuentas por pagar.
PROCESO TOTALMENTE NUEVO:
El empleado de cuentas por pagar tenía que relacionar las tres órdenes, y al
emparejarlas, emitía el pago manualmente. Este proceso requería mucha
mano de obra en el departamento.
En lugar de hacer cambios menores, Ford desarrolló un proceso
completamente nuevo. La tecnología de información jugó un papel
importante en este nuevo proceso.
Desarrollaron una base de datos a la que se enviaba una notificación cuando
el departamento de compras había realizado un pedido.
Cuando se entregaban los materiales, un empleado del almacén los ingresaba
en el computador. Así podía verificar de inmediato si los materiales
entregados estaban en orden, para que luego se pagaran automáticamente.
De esta manera, se eliminó por completo que los empleados de cuentas por
pagar buscaran coincidir los pedidos, reduciendo el número de empleados
administrativos en un 75%.
OTRA EMPRESA:
TACOS BELL
Taco Bell volvió a crear su negocio, centrándose más en el aspecto del
servicio y centralizando su área de fabricación.
Con la creación del programa K-Minus, ahora la carne, el maíz, los frijoles, la
lechuga, el queso y los tomates para sus restaurantes se preparaban fuera
del restaurante. En los restaurantes, solo se ensamblaban estos ingredientes
preparados cuando un cliente los solicitaba.
Algunos de los éxitos de esta nueva forma de trabajar fue una mayor
motivación de los empleados, un mejor control de calidad, menos accidentes,
mayores ahorros y más tiempo para centrarse en el servicio al cliente.
VIDEO: EJEMPLO DE REINGENIERIA DE MCDONALS
https://www.youtube.com/watch?v=SVMNvoISbvE
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
VENTAJAS
Reducir costos y tiempos de ciclo
La reingeniería de procesos reduce los costos y los tiempos de ciclo al
eliminar las actividades improductivas y los empleados que las realizan.
La reorganización por equipos reduce la necesidad de diferentes niveles de
administración, acelera los flujos de información, elimina los errores y la
repetición del trabajo causados por múltiples transferencias.
Mejorar la calidad
La reingeniería de procesos mejora la calidad al reducir la fragmentación del
trabajo y establecer una propiedad clara de los procesos.
Los trabajadores adquieren la responsabilidad sobre su producción y pueden
medir su desempeño basándose en una rápida retroalimentación.
Aumentar la productividad
El objetivo de la reingeniería de procesos es modernizar los procesos
obsoletos y a menudo produce resultados que ahorran tiempo. Por ejemplo,
la organización puede descubrir que un proceso determinado puede ser
llevado a cabo por dos empleados en lugar de cuatro.
Orientación al cliente
Al cambiar la orientación por tareas a una orientación por procesos, se pone
el foco en el cliente. Esto tiene la ventaja que todos los procesos irrelevantes
pasan rápidamente al primer plano, después de lo cual se pueden eliminar o
modificar fácilmente.
Mejorar la posición competitiva
Normalmente, los cambios que realiza una organización solo se notan
gradualmente. Sin embargo, para mantener la competitividad y satisfacer las
necesidades del cliente, se debe actuar de manera apropiada.
Con la reingeniería de procesos los cambios radicales se implementan en un
período relativamente corto.
DESVENTAJAS
Adaptación del personal
Es posible que algunos trabajadores no se adapten a los cambios y que los
nuevos encargados asignados puedan sentirse abrumados. Otros
trabajadores se volverán obsoletos si se elimina su función principal como
parte de la revisión del proceso.
Si un empleado el lunes por la mañana escucha que se ha cambiado la
descripción completa de su trabajo, esto le podría parecer angustioso.
Por eso es muy importante que los cambios que se implementan estén bien
comunicados al empleado.
Requiere inversión
La reingeniería de procesos requiere normalmente de una inversión,
particularmente en tecnología. Los métodos obsoletos, como hacer una tarea
manualmente, se enfrentan a ser reemplazados por programas de
computación.
Los programas mejoran la eficiencia y reducen los errores, pero la empresa
debe invertir en el software y en la capacitación, una opción costosa para las
empresas que buscan reducir los gastos de inmediato.
CONCLUSION
La reingeniería es la herramienta fundamental que nos ayuda a dirigir el
proceso de negocios de una organización. En su estado actual, ayuda a
ajustar los negocios a partir de antiguos paradigmas hacia uno nuevo de
servicio e información. En el futuro continuará moviendo el negocio. La
reingeniería utiliza la mejora continua para alcanzar la ventaja competitiva.
Las oportunidades de las organizaciones continuaran creciendo si se tiene en
cuenta que, de uno u otro modo, la mayor parte del beneficio de estas
organizaciones llegará a los negocios sin mucho esfuerzo. Sin embargo, los
negocios que ganarán al máximo serán aquellos que puedan asimilar la
tecnología más reciente y tomar ventaja de las oportunidades, para que así
se preparen a sí mismos para cambiar.
FIN.