Actividad 3: gestión del alcance, gestión del tiempo y gestión de los costos

Andrea Isabel Ceballos Eraso

UNIVERSIDAD - ECCI

Especialización en Gerencia de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Bogotá D.C.

2020
GESTIÓN DEL ALCANCE

1 Planificar la Gestión del Alcance: Es el proceso de crear un plan de gestión del

alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del

proyecto.

Tabla.1: Plan de Gestión del Alcance

Plan de Gestión del Alcance

Nombre del Proyecto:

Implementación sistema de monitoreo y seguimiento satelital de residuos biológicos

peligrosos.

Definición del alcance:

El alcance del proyecto se socializará as las diferentes personas que involucran la gestión

del mismo, adicionalmente se invitara a los clientes a los cuales se les prestara el servicio

de monitoreo.

Donde se explicará el desarrollo y alcance del proyecto mediante los siguientes hitos

1. Se dará a conocer los perfiles profesionales del cual estará conformado el grupo

de trabajo de gestión del proyecto

2. Se definirá de manera clara y objetiva el alcance real del proyecto

3. Se dará a conocer el presupuesto ajustado de la gestión y entrega del proyecto

4. Se explicará los tiempos de recolección de datos y construcción de la gestión del

proyecto
 5. Mediante estudios de mercados se dará a conocer el retorno de la inversión tanto

de la gestión como el desarrollo del proyecto.

Validación del alcance:

A través de un delegado y un mediante cronograma establecido y aprobado, los

delegados responsables desarrollaran la entrega de los documentos para la revisión y

consolidación del proyecto definitivo, basados en una lista de chequeo la cual será

socializada desde el inicio. y una vez sea aprobado por parte del gerente se dará a

conocer a los inversionistas el proceso definitivo de nuestro proyecto.

Control y verificación del alcance:

Mediante la planificación ya se ha definido el alcance real de nuestro proyecto el cual

tiene unos tiempos establecidos en un cronograma para la recolección de datos,

investigación, formulación, desarrollo y ejecución del proyecto.

El gerente general mediante este cronograma hará el respectivo seguimiento y

control de los avances del proyecto de manera documentadas y a través de actas las

cuales serán de conocimiento público y se socializara a la junta directiva y/o

inversionistas.

De esta manera todos los documentos entregables serán verificados y aprobados

para la respectiva consolidación.

Fuente: Elaboración propia

2 recopilar Requisitos: Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las

necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del

proyecto.

Proceso recopilar requisitos

Nombre del proyecto:

Implementación sistema de monitoreo y seguimiento satelital de residuos biológicos

peligrosos.

Requisitos:

Requisitos del negocio

1. objetivos del negocio y del proyecto.

2. Para la implementación del monitoreo se debe contar con los procesos

establecidos del reciclaje para que así la empresa que los trasporta no tenga

contratiempos y demoras en la recolección y entrega de los residuos.

3. El plan de SSGT ya debe estar consolidado y establecido ya que el proceso del

transporte de residuos es un tema complejo se seguridad y salud.

Requisitos de los interesados

4. Requisitos de los inversionistas y accionistas de la empresa de transporte para que

con este nuevo proyecto del flujo de retorno de la inversión se realice de manera

ajustada al cronograma.

Requisitos de soluciones
 5. Contar con un sistema en línea en tiempo real que informe la ubicación exacta de

los vehículos los cuales están en el proceso de recolección y entrega de los

residuos y de esta manera controlar los desplazamiento, consumo de

combustibles, desgastes de maquinaria y equipos y horas hombres trabajadas

Requisitos de transición

6. Una vez sea aprobado el proyecto y de igual manera el sistema se encuentre

funcional se instalará de manera inmediata a los vehículos de la empresa

dedicados al transporte de residuos.

7. Que los perfiles del personal a emplear ya están pre establecidos en el proyecto

base y socializado en el área de talento humano la cual a su vez se dedicara a la

selección del personal idóneo.

8. El personal seleccionado debe ser capacitado el el SSGT y debe contar con toda

la dotación que se requiera y dl mismo modo se debe hacer seguimiento a que se

cumplan con los procesos detallados Enel plan de seguridad.

Requisitos de calidad:

9. Se debe realizar un proceso que permita el control de calidad del producto final.

Requisitos del proyecto.

10. Que la empresa destinada al reciclaje de los residuos tienen que ajustarse al

cronograma establecidos ´por la empresa que recoge estos productos y así

optimizar el sistema de perdidas de tiempo o stan by

Fuente: Elaboración propia

3 Definir el Alcance: Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del

proyecto y del producto. En promedio, debe ser 2 párrafos, y se puede también

aclarar qué aspectos no entran en el proyecto. Por ejemplo, se puede incluir que el

alcance NO contempla la realización de XX actividad, o que NO contempla la

ejecución en XXX ciudad o departamento, etc.

Proceso de definición del alcance

Nombre del proyecto:

Implementación sistema de monitoreo y seguimiento satelital de residuos biológicos

peligrosos.

Alcance del proyecto:

El proyecto Implementación sistema de monitoreo y seguimiento satelital de residuos

biológicos peligrosos:

1. Reducirá los tiempos de recolección, trasporte y entrega de los residuos a las

diferentes plantas de proceso

2. Garantizara en tiempo real que los residuos lleguen a su destino final y así evitara

la pérdida o distribución de manera irregular de este tipo de residuos biológicos.

3. Este proyecto de desarrollara de manera inicial en la ciudad de pasto recogiendo

todos los residuos hospitalarios y de las industrias locales que están las requieran
 y se transportaran al relleno sanitario Antanas del municipio de pasto donde se

dará la disposición final que requiera

4. El presupuesto destinado para la compra del programa en tiempo real y la compra

de los GPS que se instalaran en los carros tendrá un costo de 100 millones de

pesos por la plataforma y 1500000 por cada GPS que se instale en los vehículos

4 Crear la EDT/WBS: Es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo del

proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. En la presentación

está el detalle de cómo se construye la EDT y qué elementos debe contener. La EDT es

la explicación de hasta la más mínima tarea que se va a desarrollar en el proyecto. Se

puede desarrollar y adjuntar en un Excel, pero en el trabajo principal debe quedar la

estructura (puede ser como una especie de cuadro que se pueda visualizar la fase, la

actividad, las tareas).

 PROCESO Descripción de EDT/WBS TRANSPORTE JL
PROCEDIMIENTO Control de documentación VERSIÓ 01
N

Objetivo Implementar un sistema integral de monitoreo y seguimiento satelital a los vehículos de transportes JL que se han
designado para el transporte de residuos desechos biológicos.
Alcance 1. Personal estrictamente capacitado en el manejo de residuos biológicos.
2. Vehículos monitoreados con sistemas GPS para la vigilancia desde la recolección hasta la disposición final de
los materiales. 3. Conexión satelital en tiempo real
en monitoreo entre las autoridades ambientales del distrito y la empresa prestadora del servicio
Ámbito de Todas las fases del proyecto.
aplicación

ÍTE
M FASE ACTIVIDAD Y TAREAS
1 Investigación: Gerente de proyecto
Establece y determina las acciones requeridas para minimizar el margen de error
antes, durante y después de ejecutado el proyecto

2 Planificación: Gerente de proyecto
3 Desarrollo: Talento humano,
administrador tecnológico
4. Adquisición y compra del ganado
Organizará, revisara y aprobará las acciones preventivas, correctivas y estructurales
que informe el equipo colaborador para la ejecución del proyecto.
Capacitación del personal de acuerdo a las funciones que deba desarrollar en el
proyecto o en el hato
Desarrollan y vigilaran el control sobre cada una de las actividades desarrolladas
durante el proyecto.
5 Verificación de errores: Administrador
tecnológico
6 Corrección: Gerente de proyecto,
talento humano y administrador
tecnológico
7 Verificación, control y seguimiento de
todas las fases del proyecto
Controlará y establecerá las acciones y mecanismos requeridos para el manejo de
los errores durante las etapas del proyecto
Aplicaran y ejecutaran las acciones requeridas para el control de errores.
Procedimiento de control
 Verificación de cada fase mediante cronograma de reuniones mensuales y
verificación de porcentaje de avance en cada etapa.
 Rendición de cuentas mensuales a socios y patrocinadores del proyecto
Evaluación final del proyecto
 Verificación entregable del proyecto.
 Verificación cumplimiento del alcance del proyecto.
 Verificación ejecución del presupuesto.
 Verificación cumplimiento de los tiempos establecidos.
Verificación cumplimiento de los objetivos del proyecto.
5 validar el Alcance: Es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del

proyecto que se hayan completado. Qué formato o cómo acepto los entregables del

proyecto.

1. Personal estrictamente capacitado en el manejo de residuos biológicos: se hará la

verificación con el cumplimiento a las afiliaciones de salud, pensión y riesgo, y que las

capacitaciones conformes al SSGT se cumplan a cabalidad.

2. Vehículos monitoreados con sistemas GPS para la vigilancia desde la recolección hasta

la disposición final de los materiales: una vez realizadas la instalación en cada vehículo de

los GPS se habrán las plataformas y se realicen pruebas piloto para mayor garantía del

proceso

3. Conexión satelital en tiempo real en monitoreo entre las autoridades ambientales del

distrito y la empresa prestadora del servicio: mirar en la plataforma en tiempo real el

movimiento de los vehículos en los diferentes procesos.

 PROCESO Validación del alcance TRANSPORTE JL

PROCEDIMIENTO Elaboración y control de documentos VERSIÓN 01

y registros
NOMBRE DEL PROYECTO Implementación sistema de monitoreo y seguimiento satelital de residuos
biológicos peligrosos.

Implementar un sistema integral de monitoreo y seguimiento satelital a los vehículos de transportes JL que se
Objetivo
han designado para el transporte de residuos desechos biológicos.

1. Personal estrictamente capacitado en el manejo de residuos biológicos: se hará la verificación con el

cumplimiento a las afiliaciones de salud, pensión y riesgo, y que las capacitaciones conformes al SSGT se

cumplan a cabalidad.

Alcance
2. Vehículos monitoreados con sistemas GPS para la vigilancia desde la recolección hasta la disposición final de

los materiales: una vez realizadas la instalación en cada vehículo de los GPS se habrán las plataformas y se

realicen pruebas piloto para mayor garantía del proceso

 3. Conexión satelital en tiempo real en monitoreo entre las autoridades ambientales del distrito y la empresa

prestadora del servicio: mirar en la plataforma en tiempo real el movimiento de los vehículos en los diferentes

procesos.

Ámbito de Aplica en la Implementación sistema de monitoreo y seguimiento satelital de residuos biológicos peligrosos
aplicación

Valoración del alcance del proyecto por fases

Fases a Evaluar Aprobación

FASE DESCRIPCIÓN SI NO OBSERVACIONES

(1) Se dará a conocer los perfiles ( ) ( )

profesionales del cual estará

conformado el grupo de trabajo

de gestión del proyecto

(2) Se definirá de manera clara y ( ) ( )

objetiva el alcance real del

proyecto

(3) Se dará a conocer el presupuesto ( ) ( )

ajustado de la gestión y entrega

del proyecto

(4) Se explicará los tiempos de ( ) ( )

recolección de datos y

construcción de la gestión del

proyecto

(5) Mediante estudios de mercados ( ) ( )

se dará a conocer el retorno de
la inversión tanto de la gestión
como el desarrollo del proyecto
(6) ( ) ( )

(7) Verificación, control y ( ) ( )

seguimiento de todas las fases
 del proyecto
Firmas

DIRECTOR Andrea Isabel Ceballos C.C______________________

ES DE
PROYECT Jorge Andrés Vargas C.C: ________________________
O
PATROCIN
ADOR
INTERNO Firma del patrocinador interno C.C: __________________

PATROCIN
ADOR
EXTERNO Firma del patrocinador externo C.C: ___________________
6. Controlar el Alcance: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto y de la

línea base del alcance del producto, y de gestionar cambios a la línea base del alcance.

Es realizar Indicadores de Gestión que permitan controlar el alcance.

Control de alcance: indicadores de gestión, que permita el cumplimiento

Nombre del proyecto: Implementación sistema de monitoreo y seguimiento satelital de

residuos biológicos peligrosos.

Fase Indicador /formula Descripción

Recolección de N° de actividades y tareas Porcentaje de actividades

información con el fin de
diseñar un espacio apto
para la recolección
deseada y de acuerdo a
los estándares
normativos de calidad.
realizadas
______________________x100
N° total de actividades de la
fase
realizadas con respecto al
total de actividades
necesarias para
desarrollar la primera
fase

Personal estrictamente Porcentaje de

capacitado en el manejo
de residuos biológicos: se
hará la verificación con el
cumplimiento a las
afiliaciones de salud,
pensión y riesgo, y que las
capacitaciones conformes
al SSGT se cumplan a
cabalidad.
Vehículos monitoreados
con sistemas GPS para la
vigilancia desde la
recolección hasta la
disposición final de los
materiales: una vez
N° de actividades y tareas cumplimiento de las
realizadas actividades destinadas a
______________________x100
desarrollar la fase 2 del
N° total de actividades de la
proyecto
fase
N° de actividades y tareas Porcentaje de actividades
realizadas realizadas para obtener
______________________x100 los resultados de la fase 3
N° total de actividades de la
fase
realizadas la instalación
en cada vehículo de los
GPS se habrán las
plataformas y se realicen
pruebas piloto para mayor
garantía del proceso
Conexión satelital en N° de actividades y tareas Porcentaje de las
tiempo real en monitoreo realizadas actividades realizadas
entre las autoridades ______________________x100 para finalizar la fase 4
ambientales del distrito y N° total de actividades de la
la empresa prestadora del fase
servicio: mirar en la
plataforma en tiempo real
el movimiento de los
vehículos en los diferentes
procesos.
GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Es realizar el Cronograma de actividades, pero no simplemente hacer un cuadro con

actividades, fechas y responsables, se debe hacer una planeación, unos indicadores de

control y seguimiento, y seguir los siguientes pasos:

1. Planificar la Gestión del Cronograma: Proceso por medio del cual se establecen las

políticas, los procedimientos y la documentación para planificar, desarrollar, gestionar,

ejecutar y controlar el cronograma del proyecto. Se debe complementar la planeación que

se hizo en la Gestión de Integración (Plan para la Dirección del Proyecto).

2. Definir las Actividades: Proceso de identificar y documentar las acciones específicas que

se deben realizar para generar los entregables del proyecto.

3. Secuenciar las Actividades: Proceso de identificar y documentar las relaciones existentes

entre las actividades del proyecto.

4. Estimar los Recursos de las Actividades: Proceso de estimar el tipo y las cantidades de

materiales, recursos humanos, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada una de

las actividades.
5. Estimar la Duración de las Actividades: Proceso de estimar la cantidad de períodos de

trabajo necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados.

6. Desarrollar el Cronograma: Proceso de analizar secuencias de actividades, duraciones,

requisitos de recursos y restricciones del cronograma para crear el modelo de programación

del proyecto.

7. Controlar el Cronograma: Proceso de monitorear el estado de las actividades del

proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios a la línea base del

cronograma a fin de cumplir con el plan. (Indicadores de gestión)

Se puede adjuntar un Excel, pero en el trabajo principal debe existir un resumen del

cronograma, puede ser evidenciando las fases, y debe quedar claro la fecha de inicio y la

fecha de finalización del proyecto.

GESTIÓN DE LOS COSTOS

Es realizar el Presupuesto del proyecto, teniendo en cuenta el valor estimado en el Acta de

Constitución, y las actividades desarrolladas en el Cronograma. Se deben identificar las

siguientes pautas:

1. Planificar la Gestión de los Costos: Es el proceso que establece las políticas, los

procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y

controlar los costos del proyecto. Complementar la planeación realizada en la Gestión de

Integración: cómo se van a calcular los costos, si se van a realizar cotizaciones, si se va a

realizar estudio de proveedores, etc.

2. Estimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los

recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

3. Determinar el Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de

las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer una línea base de

costo autorizada.

4. Controlar los Costos: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar

los costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de costos. Indicadores de

gestión.
En la información adicional de la presentación, se hace una explicación completa, que

incluye conceptos de costos, conceptos básicos de matemáticas financieras, y algunas

herramientas y técnicas para estimas los costos. No es necesario realizar todos estos pasos,

únicamente hacer lo que exige.

Recursos estimados para las actividades.

Descripción Cantidad Valor unitario Valor total

Computadores 4 $1’500.000 $3’000.000

Impresoras 2 $600.000 $1’200.000

Fotocopias indefinid $100.000 $100.000

a

Resma 5 $7.000 $35.000

Lapiceros 12 $1.000 $12.000

total $4.347.000

Desarrollo global

Descripción cantidad Valor unitario Valor total

Vehículos 5 1000.000.000 500.000.000

 GPS instalación 5 150.000 750.000

Cronograma de actividades

Fecha de
Actividad Duración Fecha de Inicio
Finalización

Se dará a conocer 4 días 10/02/2020 14/052/2020

los perfiles

profesionales del

cual estará

conformado el

grupo de trabajo de

gestión del proyecto

Se definirá de 12 horas 12/02/2020 12/02/2020

manera clara y

objetiva el alcance

real del proyecto

Se dará a conocer el 6 horas 23/02/2020 23/02/2020

presupuesto

ajustado de la

gestión y entrega

del proyecto

Se explicará los 6 horas 24/02/2020 24/02/2020

tiempos de

recolección de datos

y construcción de la

gestión del proyecto

Mediante estudios 6 horas 25/02/2020 25/02/2020

de mercados se dará

a conocer el retorno

de la inversión tanto

de la gestión como

el desarrollo del

proyecto.
 Prueba piloto 6 meses 29/02/2020 25/08/2020

Gestión de Riesgos 5 horas 05/02/2020 05/02/2020

Planeación 7 días 01/03/2020 08/03/2020

Aspectos legales 20días 10/02/2020 01/003/2020

Fuentes propias

Determinación del presupuesto.

Teniendo en cuenta las fases de planteamiento y puesta en marcha del proyecto, se estima un

presupuesto aproximado de $600´000.000, para lograr el alcance, objetivos y requisitos del

proyecto.

3.4. Control de los costos.

Tabla 3. Indicadores de gestión de costos.

Gastos Presupuesto Costo Formula Cumpli Observaciones.

asignado real miento

Puesta en 2000.000.000 Presupuesto

marcha asignado -
costo real

planeación 10.000.000 Presupuesto

asignado -
costo real

Fuente: Elaboración propia.

 BIBLIOGRAFÍA

Apaolaza, U. & Oyarbide, A., (2005). La aportación de la Cadena Crítica frente a la

gestión clásica de proyectos. In IX Congreso de Ingeniería de la Organización. Gijón.

González, A.A., (2008). Cómo implantar una oficina de gestión de Proyectos (OGP) en su
organización. Una guía para mejorar el rendimiento de su organización, Visión Libros.

Gonzalez, M., (2007) Diseño de indicadores para la gestión de proyectos. Tesis doctoral,
Universidd de Valladolid.

Obregón, A., (2013) Manual para el Diseño y la Construcción de Indicadores.

Instrumentos principales para el monitoreo de programas sociales de México.