Tipos de comunicación escrita

La comunicación escrita es la más usual de las formas de comunicación formal entre los seres
humanos entre sus usos se utiliza para documentar varios tipos de hechos y para llevar a cabo
interacciones interpersonales.
Además, otra de sus particularidades más relevantes es que no requiere de la presencia del
emisor y receptor por otro lado, la comunicación escrita es esencialmente una actividad
creativa que requiere un esfuerzo consciente.
Una de las características de la comunicación escrita es la relativa al factor tiempo. En una
situación de comunicación cara a cara, los mensajes codificados del remitente son recibidos
instantáneamente por el receptor.
La comunicación escrita debe tener una planificación previa, se busca una comunicación
efectiva, es preciso tener claro el contenido del conjunto del mensaje y su articulación interna.
Para ello, el emisor debe disponer de un esquema de organización del texto. En la medida en
que el texto vaya progresando, todos los elementos del mensaje se concatenan hasta obtener
ideas pertinentes con sentido.
Tipos
En cuanto a los tipos de comunicación escrita, existen tantos como los múltiples y diversos
ámbitos de la acción humana. De este modo, cada vez van desapareciendo algunos
(telegramas) y apareciendo otros (el correo electrónico, por ejemplo). A continuación, se
describirán solo algunos de estos.

Memos
Un memo es un medio popular de comunicación escrita interna entre los miembros de una
organización. Es una forma una forma abreviada de carta con mínimas formas de cortesía y
de inmediato acceso al tema específico del mensaje.
En este tipo de comunicaciones generalmente, existen formatos preestablecidos. La principal
regla a cumplir incluyen la correcta redacción y el respeto personal y jerárquico. El modo de
redacción debe ser directo y sin familiaridades de ningún tipo.

Informes
Los informes son otro tipo de comunicación escrita. Pueden ser usados con fines comerciales,
educativos, legales o cientìficos.
Dependiendo de su naturaleza y objetivo del informe, pueden existir formatos ya
preestablecidos. Sin embargo, en términos generales, un informe debe llevar una breve
introducción, objetivos claves y resultados.
En algunas ocasiones, se incluyen gráficas y tablas para facilitar la comprensión de los
resultados. De igual manera, mucho informes contienen una lista de recomendaciones.

Folletos
Los folletos son publicaciones en las que las empresas presentan sus productos y servicios.
Ellos también son publicados para ayudar como material informativo o promocional.
Por otro lado, se caracterizan por ser muy coloridos y con abundancia de imágenes en sus
principales productos o servicios. Los textos son pocos y con mucho espacio en blanco para
que el folleto se pueda leer con facilidad.

Correos electrónicos
Los correos electrónicos son, en la actualidad, una forma muy común de comunicación. Se
usan para enviar documentos, organizar reuniones, confirmar citas y contactar a candidatos
de trabajo. Además, son empleados para tratar asuntos personales.
Es una herramienta muy importante en la actualidad para la comunicación laboral.
Incluso si se utilizan con fines no comerciales, existen ciertas convenciones que deben ser
respetadas para evitar reacciones negativas. Entre ellas, se pueden mencionar la correcta
escritura de nombres y títulos, el uso adecuado de signos de puntuación y la correcta
conformación de las oraciones y los párrafos.

Propuestas
Las propuestas son documentos que describen futuros proyectos, propuestas o iniciativas.
Estas suelen tener solo una o dos páginas. En ellas se incluyen los costos asociados de cada
tarea específica del proyecto.

Cartas
Las cartas son una de las más antiguas formas de comunicación escrita. El tema de las cartas
puede ser personal o comercial. Antes de la llegada de las formas electrónicas, estas eran un
medio de comunicación muy popular. A igual que en los correos electrónicos, a nivel
comercial se utilizaban formas de cortesía sobrias y mensajes concisos.
No obstante, las cartas personales mostraban menos convencionalismos en su redacción..

Telegramas
El telegrama es una versión corta y simplificada de una carta. Aquí las fórmulas de cortesía
son mantenidas al mínimo y en ocasiones omitidas. El texto del mensaje se redacta omitiendo
la mayor cantidad de vocablos y manteniendo el mínimo necesario para darle sentido.
Asimismo, las formas de cortesía generalmente eran formas estándares y abreviadas (Sr. por
señor, Sra, por señora y otras similares). Al igual que en las cartas, su uso ha ido
disminuyendo con el avance de los medios electrónicos.

Faxes
Esta fue la forma pionera de la transmisión de mensajes escritos por vía electrónica. A pesar
de que tanto su redacción como su lectura se hacían sobre un papel escrito, su transmisión se
hacía por medios electrónicos. Su uso ha decaído por el creciente uso de medio electrónicos.

Elementos de la comunicación escrita

En líneas generales, se considera que los tres elementos principales de la comunicación
escrita son la estructura (forma del contenido), el estilo (redacción) y el contenido (tema).
En lo que respecta a la estructura, esta ayuda a los lectores a entender el tema. Por eso se
recomienda estar claro en los propósitos antes de empezar a escribir.
En relación al estilo, este está relacionado con el emisor en primera instancia. Sin embargo,
también es importante tomar en cuenta los posibles destinatarios del material escrito. En
ocasiones, se requiere el uso de oraciones o párrafos cortos, con un vocabulario simple.
Algunas veces, el mensaje debe ser un poco más largo y elaborado.
Finalmente, en cuanto al tema, este puede ser de una gran variedad. Todos los ámbitos de
interacción humana pueden ser objeto de una comunicaciòn escrita. Esto incluye desde temas
científicos hasta personales, pasando por leyes y procedimientos.

Ventajas
Permanencia en el tiempo
La comunicación escrita es un medio permanente de información. Por lo tanto, es útil cuando
se requiere mantener registros. De igual modo, es muy importante en la correcta delegación
de responsabilidades y en la fijación de normas y procedimientos. Por otro lado, permite la
consulta repetitiva de los mensajes.
Mecanismo de control
Gracias a su posibilidad de permanencia en el tiempo, la comunicación escrita es ideal como
herramienta de control. Hojas de control o resultados, leyes, acuerdos, entre otros, son los
documentos que más comúnmente se procesan a través de este modo de comunicación.

Preservación
La comunicaciòn escrita tiene un alto nivel de preservación. Esto permite que sea seguro y
perdurable. Los avances tecnològicos han hecho posible otros medios de preservaciòn de la
informaciòn. No obstante, hasta los actuales momentos, el documento escrito en original
sigue siendo la prueba final de su existencia y originalidad.

Mayor nivel reflexivo

Las personas que usan de manera eficiente este medio, reflexionan antes de escribir. La
acción de escritura de un mensaje siempre es precedida por un proceso de pensamiento y
definición de lo que se quiere expresar. Incluso la redacción en sí misma es un proceso de
reflexión. Por ello, este modo comunicativo es ideal para transmitir exactitud y precisión.

Menor posibilidad de distorsión e interpretación

En los mensajes transmitidos por medio de la comunicación escrita, existe menos posibilidad
de distorsión. En este sistema de comunicación, la información queda registrada de forma
permanente y puede ser verificada en cualquier momento. Así pues, hay menos posibilidad
de distorsión o alteración de la información.
Por otro lado, existe una menor posibilidad de malinterpretar los mensajes. En caso de
cualquier duda, el mensaje puede ser releído tantas veces como sea necesario hasta lograr la
comprensiòn total.
Asimismo, la velocidad de lectura o relectura puede ajustarse al nivel de comprensiòn del
receptor del mensaje. De esta manera, puede garantizarse que si tanto el emisor como el
receptor manejan los mismos còdigos, el mensaje llegarà segùn lo deseado.

Costos
La comunicación escrita no es económica. Existen costos relacionados con el material (papel
y tinta, entre otras cosas) y la mano de obra empleada para escribir y entregar los escritos.
Estos costos pueden incrementarse dependiendo de la distancia física entre el emisor y el
receptor.
Habilidad para la comprensión efectiva
El uso de la comunicación escrita amerita grandes habilidades y competencias en el uso del
lenguaje y el vocabulario. Las carencia de habilidades de escritura y la mala calidad de los
textos tienen un impacto negativo en el mensaje y ponen en riesgo su comprensión efectiva.

Retroalimentación
La retroalimentación del mensaje en la comunicación escrita no es inmediata. En este tipo de
comunicación, el proceso de codificaciòn y decodificación es lento.
Desventajas
Dificultad para expresar emocionalidad
Siendo un medio reflexivo, es más difícil expresar emocionalidad en la comunicación escrita.
De hecho, los poetas y artistas que usan este medio para expresar belleza y emociones, usan
técnicas de difícil manejo. En algunas ocasiones son exitosas, pero en otras no cumplen el
objetivo de transmitir la emocionalidad del artista.
Este tipo de comunicación es conocida como fría, impersonal y contrasta con otras formas
de comunicación que pueden incluir rasgos verbales y gestuales. Por ello se usa más
frecuentemente en transmisión de informaciones en las que la exactitud de los hechos sea lo
importante.
Acuse de recibo retardado o incierto
El método de comunicación escrita dificulta la inmediata confirmación de la recepción del
mensaje. En algunos casos, incluso, no es posible determinar si el mensaje llegó al
destinatario previsto.

Falta de flexibilidad
La falta de flexibilidad es otra de las desventajas de la comunicación escrita. Una vez que un
mensaje original ha sido emitido, no hay la posibilidad de una rápida corrección de contenido.
La comunicación asertiva es una habilidad social de gran valor, que está asociada a la
inteligencia emocional y a la capacidad para comunicarse de manera armoniosa y eficaz con
los demás.

Comunicación asertiva
En este tipo de comunicación no es necesario recurrir a la agresividad para comunicar
nuestras ideas, pero tampoco implica que nos retraigamos o nos encerremos en una actitud
pasiva o dócil que nos impida comunicar lo que sentimos.
Así, en la comunicación asertiva ha de privar siempre el equilibrio: se trata de comunicar de
manera clara y objetiva nuestro punto de vista, nuestros deseos o nuestros sentimientos, con
honestidad y respeto, sin menoscabar, ofender o herir al otro o a sus ideas u opiniones.

En este sentido, la comunicación asertiva trata de evitar errores frecuentes en la

comunicación, como los ataques personales, los reproches o las ofensas, que no hacen sino
dificultar la comunicación, hacerla inefectiva o, simplemente, invalidarla.
Por ejemplo, en una situación incómoda, como pedirle a un amigo que te devuelva el dinero
que le prestaste, podría procederse de tres maneras distintas:
Agresiva: se le exige que pague el dinero lo antes posible sin escuchar o admitir excusas o
justificaciones, incluso se puede echar mano de insultos o de motes desagradables.
Pasiva: se le dice que no importa si no puede pagar todavía, y se le insiste en que no se
preocupe.
Asertiva: se le recuerda que aún no ha pagado el dinero, se escuchan sus razones, y se busca
redefinir una fecha en que sea posible el pago.
En la comunicación asertiva se procede de este modo porque este tipo de comunicación se
basa, fundamentalmente, en el respeto: se respeta al otro y a lo que este quiera o necesite
expresar. Pero también se construye sobre la empatía por el otro, pues esto permite que haya
acercamientos y confianza mutua entre las personas y sus diferentes posturas.
Otro aspecto muy importante en la comunicación asertiva es la interlocución constante y la
voluntad de negociar en algunas cuestiones o ceder en ciertas posturas y, sobre todo, de
cooperar con el fin de poder llegar siempre a una solución.
La comunicación asertiva influye positivamente en nuestra relación con los otros tanto a nivel
personal, con nuestra familia, pareja y amigos, como laboral, con nuestros compañeros de
trabajo, nuestro jefe, o con nuestros clientes o proveedores. Se trata, en general, de mantener
una comunicación positiva, respetuosa, armoniosa, productiva y eficaz con los demás.
Referencias

https://www.lifeder.com/comunicacion-escrita/

https://10tipos.com/tipos-de-comunicacion-escrita/