¿Qué son los Sistemas de Gestión Integrados y por qué los necesitas?

 30 enero, 2018

Cuando algo facilita el trabajo y mejora el rendimiento de una empresa ¿por qué no
implantarlo? Es lo que ocurre con los sistemas de gestión integrados, ¿Para qué tener
sistemas de gestión independientes de las distintas áreas pudiendo simplificar en uno
solo los procesos? Los beneficios de trabajar con un sistema de gestión integrado en la
empresa se notan desde el primer día.

Contenidos [ocultar]

1 Concepto de Sistema de Gestión

2 ¿Qué es un Sistema Integrado de Gestión?

3 Beneficios de los sistemas de gestión integrados

4 Cómo se consigue la integración de sistemas

4.1 Sistema de gestión integrado en una empresa con alguna norma ya implantada

4.2 Sistema de gestión integrado en una empresa sin ninguna norma implantada

5 Sistema de gestión de calidad objetivos

6 La formación, clave en el sistema integrado de gestión

6.1 Formación anterior a la integración de sistemas

6.2 Formación durante la documentación

6.3 Formación durante la implantación

6.4 Formación para auditorías internas

7 Conclusiones sobre los sistemas de gestión integrados
Concepto de Sistema de Gestión

Un Sistema de Gestión es una herramienta que establece el protocolo a seguir en el día

a día de una actividad productiva. Su implantación permitirá optimizar los recursos
disponibles, mejorar la organización, una reducción de costes y mejorar el rendimiento
de la empresa.

Adoptar un sistema de gestión en una compañía es una garantía de que el proceso

cumple los estándares estipulados por normas internacionales. Cada disciplina de la
empresa puede tener su propio sistema de gestión, de este modo nos encontramos:

➤ Sistema de Gestión de la Calidad: cumple los requisitos de la norma ISO 9001, que
velan por la calidad del producto.

➤ Sistema de Gestión del Medioambiente: cumple las directrices de la norma ISO

14001, consiguen el mínimo impacto en la naturaleza.

➤ Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral: cumple los aspectos recogidos

en la norma OHSAS 18001.

➤ Sistema de Gestión de la Responsabilidad Corporativa: se rige por los estándares

de SGE 21.

Internamente, la empresa está evitando costes innecesarios y somete a control su

proceso productivo para cerciorarse del correcto funcionamiento del sistema de gestión
implantado. De cara a los clientes o proveedores, proyecta una imagen muy positiva y
será mejor valorada frente a sus competidores al contar con la certificación pertinente.
¿Qué es un Sistema Integrado de Gestión?

Un Sistema Integrado de Gestión (SIG) aúna distintas disciplinas de un modo conjunto.

Esto simplifica el mantenimiento de los distintos sistemas de gestión e incrementa su
utilidad. Para las empresas significa una mejora notable tanto en la calidad de sus outputs
como en los programas o políticas que se aplican.

La actividad productiva de cualquier empresa está compuesta por diferentes procesos y

operaciones, es por ello que su actividad diaria mejora cuando se realiza bajo un sistema
en el cual todas las actividades estén integradas bajo el mismo sistema de gestión. Con
esto se consigue evitar que flojeen ciertas partes y que se perjudique a otras.

No es necesario realizar un sistema de gestión integrado de todas las áreas, se puede

optar por integrar solo un par de las que hemos visto en el apartado anterior.

Beneficios de los sistemas de gestión integrados

✦ Los fallos en determinadas operaciones pueden comprometer otras. Con la

implementación de sistemas integrados de gestión nos aseguramos que todas las
actividades aumenten su rendimiento de forma correlativa.

✦ El número de manuales de gestión se limita al menor número posible. Un mismo

registro puede encargarse de cumplir un requisito presente en los diferentes modelos
integrados. Como consecuencia, el mantenimiento del sistema requiere menos esfuerzo
y dedicación.

✦ Al alinear los criterios de gestión se evita la duplicidad innecesaria de procedimientos

e instrucciones a seguir en cada disciplina
✦ La puesta en marcha del sistema de gestión integrado se hace a la vez en todas las
disciplinas, por lo que suimplantación es más rápida que haciéndolo separadamente.

✦ La distribución de los esfuerzos y de los recursos es equitativa al asegurar la misma

dedicación a los distintos sistemas de gestión integrados.

✦ Las políticas y objetivos en un sistema de gestión integrado son coherentes entre sí.

✦ La formación al personal es menos densa, al tener apartados comunes ya hay mucha

materia que se ahorran, quedando solo los apartados específicos de cada sistema de
gestión.

✦ Facilidad del control de la información. La información fluye multidireccionalmente y

está interrelacionada entre sí facilitando su accesibilidad desde cualquier punto de la red
informática, independientemente del ámbito al que corresponda.

Cómo se consigue la integración de sistemas

Para lograr una implantación efectiva de un sistema de gestión integrado, es esencial

contar con el compromiso e implicación de todas las personas que participan en la
empresa, pero, de un modo más especial, de la Dirección de la misma.

Para simplificar la explicación de cómo se realiza la integración de sistemas podemos

imaginarnos un árbol. El tronco del mismo sería la parte que es común a todos los
sistemas de gestión que se van a integrar, cada una de las ramas del árbol es la parte
 específica de un sistema de gestión concreto. Este ejemplo nos sirve para hacernos una
idea de lo relevante que resulta evitar duplicidades.

Sistema de gestión integrado en una empresa con alguna norma ya implantada

Si estamos frente a una empresa que ya tiene como base la certificación de su sistema
de gestión de la calidad de acuerdo a la norma ISO 9001 o a cualquier otra, el proceso
va a resultar más sencillo al contar con una estructura base coherente.

Se pueden seguir distintas opciones en función del grado de adaptabilidad a los cambios
que presente la empresa, a la cantidad de recursos disponibles o al periodo de tiempo
del que se dispone.

o Se implanta el nuevo sistema de forma paralela y se deja en común las directrices

operativas. Más adelante, se realiza la integración completa de los sistemas restantes.

o Implantar el sistema integrado desde cero, a pesar de que significa poner todo patas para
arriba, es un modo más rápido que el anterior.

Sistema de gestión integrado en una empresa sin ninguna norma implantada

Cuando la empresa no cuenta con la implantación de ningún sistema de gestión previo,

se diseña la implantación de modo integrado desde el inicio, el desarrollo da comienzo
por la parte común de cada sistema de gestión. Para las partes que son más específicas
de cada disciplina:

o Se implantan, uno por uno, las diferentes partes concretas de los sistemas de gestión
para conseguir la integración final.

o Realizar el desarrollo de estas partes concretas por procesos.

La integración de sistemas será efectiva cuando se consiga:

➨ La designación de un único responsable del sistema de gestión integrado.

➨ La incorporación total de los sistemas integrados en todas las operaciones de la

empresa.

➨ Elaboración mínima de documentos y registros.

➨ Políticas, objetivos y metas coherentes entre sí.

Sistema de gestión de calidad objetivos

Los objetivos establecidos en un sistema de gestión de calidad, basado en la norma ISO

9004, son retos definidos a partir de la estrategia década empresa, en función de su
política de calidad.

Por norma general, esos objetivos son establecidos por la dirección de la organización,
siempre con coherencia a la hora de fijar objetivos.

Como todos los objetivos, estos han de ser medibles, claros y cuantificables, además de
fijarse en un periodo de tiempo, a elegir entre corto plazo, medio plazo o largo plazo.

Además se separarán objetivos de calidad para cada uno de los procesos, también, es
importante que estas metas estén definidas de la misma forma para cada sector,
departamento. Un ejemplo de ello puede ser disminuir el gasto de agua. Para ello se
 pueden realizar controles de calidad de contadores, y fontanería, tras los cuales se
conseguirá llegar al objetivo marcado.

Los sistemas de gestión de calidad establecen estos objetivos a través de la Norma

ISO 9004

o Necesidades actuales y futuras de la empresa

o Niveles de satisfacción de las partes interesadas

o Recursos necesarios para cumplir objetivos

o Análisis de competidores
Si no se pueden lograr los objetivos ¿Qué se debe hacer?

En caso de que estos objetivos no lleguen a cumplirse dentro del periodo de tiempo
establecido, será necesaria una revisión de los procedimientos establecidos, así como
revisar las actividades planificadas, finalmente establecer un análisis dónde poder ver por
qué no se ha cumplido el objetivo.

La formación, clave en el sistema integrado de gestión

Un aspecto muy importante para conseguir la correcta implantación de un sistema de

gestión integrado es la formación que recibe el personal de la empresa, deben ser
partícipes del proceso y por eso han de dominarlo, al fin y al cabo, el factor humano de
una empresa es el motor de la actividad económica. Para esta tarea, si la organización
no se ve capacitada, se puede recurrir a algún tipo de formación a medida para empresas.
Formación anterior a la integración de sistemas

Antes de llevar a cabo la integración de los sistemas de gestión, la plantilla debe conocer
qué es lo que se va a implantar y con qué herramientas van a contar. Se trata de dominar
aspectos como: normativas, análisis de procesos, documentación o diagnóstico. Es en
esta etapa cuando se debe designar a la persona experta en cada materia.

Formación durante la documentación

Después de haber diseñado el sistema integrado que se va a llevar a cabo, de cumplir

los requisitos para ello y de implementar los métodos en la empresa, es el momento de
configurar la documentación necesaria para la integración. Para ello, se forma al personal
en función del área en la que desempeña su trabajo, para que sean meticulosos y tengan
criterio a la hora de elaborar la documentación necesaria.

Formación durante la implantación

En este punto, los distintos niveles de la empresa ya deben estar formados en la materia
para ser capaces de desarrollar su actividad o actuar según los procedimientos
estipulados. En esta etapa se hace hincapié en las políticas adoptadas para el sistema
de gestión integrado.

Formación para auditorías internas

La auditoría interna es un paso imprescindible para conocer el grado de implantación del

sistema de gestión integrado. Debido a que ya toda la plantilla ha recibido la formación
correspondiente, la que se da en este punto solo está orientada a las personas de la
 empresa que vayan a realizar las tareas auditoras, se centra en materias como:
planificación y realización de la auditoría, análisis de resultados u opciones de medidas
correctoras. Esto les permitirá evaluar si los trabajadores están actuando de acuerdo al
sistema implantado y si está resultando eficaz.

Conclusiones sobre los sistemas de gestión integrados

La verdad es que la integración de los diferentes sistemas de gestión de una misma

empresa facilita mucho el cumplimiento de los estándares fijados en el desarrollo de la
actividad productiva. El tiempo que se ahorra al llevar a cabo las distintas actividades y
el mantenimiento que exige un solo sistema de gestión simplificado son importantes
factores a tener en cuenta.

En CTMA podemos ayudarte a disfrutar de todas las ventajas que supone la adopción de
un sistema de gestión integrado para tu empresa. No importa si ya cuentas con alguna
certificación previa como base o no, somos especialistas en este tipo de implantaciones.
Puedes realizarnos cualquier consulta para resolver tus dudas, tu empresa está en
buenas manos. ¡Infórmate!

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2 pensamientos sobre “¿Qué son los Sistemas de Gestión Integrados y por qué los
necesitas?”

1.

ANTONIO CABALLERO NUÑEZel 30 marzo, 2019 a las 14:49

Muy interesante el artículo, Mi nombre es Antonio Caballero Nuñez, soy máster en ciencia
en Ingeniería Ambiental e Ingeniero Mecánico, además soy Director de
Perfeccionamiento y Calidad, de la Empresa Astilleros del Caribe, más conocida aquí en
Cuba como asticar, nosotros tenemos implantado un Sistema Integrado de Gestión bajo
las normas NC ISO 9001:2015, NC ISO 14001:2015 y NC 18001:2015, me parece el
articulo muy interesante porque toca temas importantes en estos sistemas y nos ayuda a
mejorar el que nosotros tenemos implantado, puede que existan cosas en el artículo que
ustedes nos brindan y nosotros tener cosas que puedan ser de interés para las demás
personas y así aprendemos todos. Saludos desde Cuba.

Responder
1.

ALEJANDRO Vel 31 marzo, 2019 a las 11:15

Buenos días Antonio,

muchas gracias por tu comentario, nos alegra muchísimo saber que nuestros artículos
son interesantes y a la vez de utilidad para todos vosotros.

Un saludo