INDICE

Contenido
INTRODUCCION.......................................................................................................4
1. TIPOS DE INVENTARIO QUE PUEDE TENER EL NEGOCIO.........................5
1.1. Según el momento en el que se realice..........................................................5
1.2. Según la periodicidad con la que se hace.....................................................5
1.3. Según su forma..............................................................................................6
1.4. Según su función............................................................................................6
1.5. Según el punto de vista logístico...................................................................6
1.6. Otras clases de inventarios.............................................................................6
2. DEFINICIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO QUE PARTICIPAN EN EL
INVENTARIO Y DE LAS PERSONAS QUE SUPERVISARAN CADA EQUIPO...11
2.1. Papel del auditor............................................................................................12
3. ELABORACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LAS INSTRUCCIONES DE
INVENTARIO A LOS EQUIPOS DE CONTEO.......................................................14
4. ORDENAMIENTO PREVIO DEL INVENTARIO...............................................16
5. IDENTIFICACION DEL INVENTARIO OBSOLETO, DAÑADO O DE LENTO
MOVIMIENTO..........................................................................................................17
5.4. Principales causas de los inventarios obsoleto, dañado o de lento
movimiento...........................................................................................................18
5.5. Procedimiento si existen inventario obsoleto, dañado o de lento movimiento
..............................................................................................................................18
6. CODIFICACION DEL INVENTARIO POR UBICACIÓN...................................19
6.1. Objetivo de la codificación.............................................................................19
6.2. Ventajas de codificar y etiquetar los productos............................................20
6.3. Tipos y estándares de codificación de artículos...........................................21
7. VERIFICACIÓN FÍSICA DE LA UBICACIÓN DEL INVENTARIO, DE
ACUERDO A SU CODIFICACIÓN..........................................................................21
7.1. El control físico de inventarios......................................................................21
7.2. Objetivo.........................................................................................................22
7.3. Requisitos según la NIA 501.........................................................................22
7.4. Codificación...................................................................................................22
 7.5. Pasos básicos para la toma física de inventarios.........................................23
8. EMISIÓN Y COLOCACIÓN DE TARJETAS DE CONTEO FÍSICO.................25
8.1. Kardex físico..................................................................................................25
8.2. Responsabilidad............................................................................................26
8.3. Conciliación con los libros contables............................................................26
8.4. Procedimientos del auditor............................................................................26
8.5. Procedimientos durante la ejecución del inventario......................................26
9. VERIFICACIÓN DE COLOCACIÓN DE LAS TARJETAS DEL INVENTARIO 27
10. CORTE DE DOCUMENTOS...........................................................................30
CONCLUSIÓN.........................................................................................................32
BIBLIOGRAFIA........................................................................................................33
 INTRODUCCION

La presente investigación está enfocada en las partes de la auditoria dentro de los

inventarios, el cual podemos definir que es el conjunto
de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de
volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser
transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.

Al realizar los conteos físicos para el control de los inventarios, las

técnicas estadísticas nos ofrecen gran confiabilidad y precisión. El muestreo es
una de estas técnicas, y consiste en el estudio de las relaciones existentes entre
la población y las muestras obtenidas de ésta.

Un principio establecido en auditoria plantea que el dictamen del auditor debe

basarse en evidencia, y la evidencia en auditoria se obtiene mediante el muestreo.
Normalmente el muestreo se emplea para reunir evidencia de auditoría
relacionada con áreas tales como control interno, resultados de operaciones y
situaciones financieras.

Dada la importancia de los inventarios en el éxito económico de las empresas, es

indispensable conocer de forma amplia aspectos relacionados con su
administración, métodos de costeo y control, aspectos que se esbozarán en la
presente investigación.
 1. TIPOS DE INVENTARIO QUE PUEDE TENER EL NEGOCIO

Todo buen emprendedor sabe que la base de toda empresa comercial es la

compra y ventas de bienes y servicios. De aquí viene la importancia del manejo de
inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa
mantener el control en forma oportuna, así como también conocer al final del
periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de

materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del
proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.

Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas
responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material.
Los inventarios tienen un valor, particularmente en los negocios dedicados a las
compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en
el Balance General.

De acuerdo a las funciones y necesidades de una empresa existe una variedad

muy amplia de inventarios, en algunos casos se pueden clasificar de la siguiente
forma:

1.1. Según el momento en el que se realice

Inventario inicial: estos inventarios se realizan al principio de iniciar las diferentes
acciones y operaciones.

Inventario final: se realizan al final del ejercicio económico o de 12 meses.

1.2. Según la periodicidad con la que se hace

Conforme las veces que se hace durante el ejercicio económica encontramos:

Inventario intermitente: este inventario se hace varias veces al año por diferentes
causas.

Inventario perpetuo: se realiza de forma continuada en la empresa a través de un

control detallado de los productos, materias y existencias de la empresa.
1.3. Según su forma
En función de la forma del inventario podemos dividirlos en:

Inventarios de materias primas

Inventario de productos en proceso de fabricación

Inventarios de productos terminados

Inventario de suministros de fábrica

Inventario de mercancías

1.4. Según su función

Dependiendo de la función que posee el inventario podemos encontrar:

Inventario en tránsito

Inventario de ciclo

Inventario de seguridad o de reserva

Inventario de previsión o estacional

1.5. Según el punto de vista logístico

En referencia a la logística de la empresa podemos diferenciar diferentes
inventarios:

Inventarios de existencias para especulación

Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas

Inventario en ductos.

Inventario de existencias de seguridad

Inventarios de existencias de naturaleza regular o cíclica

1.6. Otras clases de inventarios

Inventario físico

Inventario mínimo

Inventario máximo

Inventario disponible

Inventario en línea
Inventario agregado

Inventario en cuarentena

 Inventario Perpetuo
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por
medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A
intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y
se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de
acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los
estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El sistema perpetuo
ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre
actualizados.

 Inventario Intermitente
Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones
diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable
permanente, al que se trata de suplir en parte.

 Inventario Final
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico,
generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación
patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones
mercantiles de dicho periodo.

.
 Inventario Inicial
Corresponde al que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

 Inventario determinado por observación y comprobado con una lista

de conteo.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído.
La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores
de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo
principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro
fases: Manejo de inventarios (preparativos), Identificación, Instrucción y
Adiestramiento.

 Inventario en Transito.
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos
que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente.
Existen porque el material debe moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario
se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los
clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

 Inventario de Materia Prima.

Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de
incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.

 Inventario en Proceso.
Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros
materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a
conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado;
mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.

 Inventario en Consignación.
Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad
lo conserva el vendedor.

 Inventario Mínimo.
Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

 Inventario Disponible.
Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

 Inventario en Línea.
Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
  Inventario Agregado.
Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un
alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario,
los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de
materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.

 Inventario de Previsión.
Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se
diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a
la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto,
involucra un menor riesgo.

 Inventario de Mercaderías.
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea
comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para
la Venta.

 Inventario de Fluctuación.
Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no
pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta
pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios
existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse
completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de
manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las
variaciones aleatorias de la demanda.

 Inventario de Anticipación.
Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a
programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta.
Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-
máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de
producción.
  Inventario de Lote o de tamaño de lote.
Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico
hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo,
puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir
en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener
descuentos en los artículos adquiridos.

 Inventarios Estacionales.
Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más
económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para
satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar
el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan
que contratarse o despedirse frecuentemente.

 Inventario Permanente.

Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general

representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento
con el valor de los stocks.

 Inventario Cíclico.
Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según
tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o
transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes,
de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro
del sistema.

 Inventario de máximos.

Permite conocer la cantidad máxima de mercancía que una empresa puede

almacenar, con el fin de evitar aumento en los costes de almacenamiento y
manejo, así como el deterioro de tus activos.
  Inventario Físico

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha
del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista
detallada y valorada de las existen

2. DEFINICIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO QUE PARTICIPAN EN EL

INVENTARIO Y DE LAS PERSONAS QUE SUPERVISARAN CADA
EQUIPO.

Las empresas invierten gran parte de sus recursos económicos en su inventario,

por lo que resulta clave para el que se designe a una persona capacitada para
gestionarlo, alguien con el conocimiento y experiencia suficiente para tomar
decisiones estratégicas que sirvan para optimizar su control. Nos referimos al Jefe
o Gerente de inventarios.

Este Gerente o Jefe de Inventario con su  equipo de trabajo, se encargaran de

diferentes funciones que tendrán que desempeñar de manera coordinada para
que su labor resulte eficiente, dentro de las funciones principales que tiene este
equipo están:

 Control de entradas y salidas, inventarios a través de programas de

software dependiendo del tamaño del almacén e incluso inventarios físicos

 Aprovisionamiento del almacén.

 Distribución.

 Selección y clasificación de productos, entrada de materiales, muestras,

etc.
  Mantenimiento del almacén, supervisión de las instalaciones, limpieza,
correcto funcionamiento de la maquinaria.

 Almacenamiento y paletización de mercancías.

2.1. Papel del auditor

El Equipo auditor puede estar formado por un número de personas que depende
del tipo y tamaño de la empresa a auditar, frecuentemente entre 2 y 5 personas,
que en caso necesario se apoyarán en los expertos necesarios en cada tema
puntual y concreto.

Si el inventario es un rubro significativo en los estados financieros, el auditor

deberá obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la
existencia y condición del inventario por medio de:

 Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible,

para:
 Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para
registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario.
 Observar la realización de los procedimientos de conteo de la
administración.
 Inspeccionar el inventario e identificar inventario dañado, obsoleto
y/o de lenta rotación.
 Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la
compañía; y

 Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros

finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de
manera exacta los resultados reales del conteo del inventario.

En caso de que el inventario sea realizado por la compañía con un corte diferente
al de los estados financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le
permitan verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados entre la
fecha del conteo y la fecha de los estados financieros.

En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a

circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en
una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoría de los movimientos del
periodo intermedio.

Si no es factible la asistencia del auditor al inventario físico, el auditor deberá

planear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionen evidencia valida y
suficiente respecto a la existencia y condición del inventario. En el caso en donde
el auditor vea limitado su trabajo, deberá informarlo en su dictamen de acuerdo
con la NIA 705.

El auditor deberá estar atento a identificar inventario en poder de terceros y cuyo

monto sea significativo en los estados financieros. Para estos casos, el auditor
deberá planear y ejecutar procedimientos que le proporcionen evidencia valida y
suficiente respecto a la existencia y condición del inventario, realizando ambos o
alguno de los siguientes procedimientos:

 Solicitar confirmación al tercero que tiene bajo su custodia y responsabilidad el

inventario, en cuanto a las cantidades y condición del inventario.
 Efectuar una inspección de las cantidades y condición del inventario que está
en poder del tercero.

El factor humano es siempre clave. El jefe de inventarios no solo es la figura de

autoridad para todos los demás empleados en el área de almacenes, sino que
también es en quien recaen labores relacionadas con la contratación, desarrollo,
resolución de conflictos y la capacitación para toma de los inventarios que se
realicen en la empresa.

También deberá planificar al personal con suficiente antelación. Además, es muy

probable que tenga que contratar a asistentes para que echen una mano con el
inventario, con las ventajas e inconvenientes que esto entraña. Por un lado,
supondrá un aumento de los costes y del tiempo, ya que estos trabajadores no
conocen tu empresa y seguramente nunca antes hayan realizado un recuento de
existencias. La ventaja es que el tiempo y los costes pueden traducirse en rapidez
a la hora de llevar a cabo el inventario. Cuando más personal trabaje en el
inventario, más rápido se efectuará.

Además, necesitarás formar equipos y establecer áreas de trabajo. De esta

manera, conseguirás que no se pase nada por alto. Si no vas a llevar a cabo tú
mismo esta tarea, es aconsejable que determines qué persona será la encargada
de la gestión del inventario. Esta coordinará el proceso, asignará tareas,
supervisará los tiempos y llevará a cabo el control de verificaciones.

Desde el punto de vista de los trabajadores, puede ser beneficioso formar equipos
de dos personas. Esto tiene dos ventajas: primero, porque mientras una persona
cuenta la otra puede anotar, acelerando así el trabajo; en segundo lugar, porque
los empleados pueden alternarse entre sí para aliviar el cansancio. Si puedes
pagarlo, tiene sentido que cada elemento sea rastreado por dos equipos
separados, y así minimizar los errores.

El inventario físico anual no debe contemplarse como una obligación legal sino
como la oportunidad de controlar, medir y mejorar la gestión de inventarios. La
realización de un inventario anual conlleva la paralización de la actividad normal
de la empresa y costes extraordinarios.

Es importante que el recuento físico se planifique minuciosamente con el fin de

evitar imprevistos y conseguir que su resultado facilite a la dirección la toma de
decisiones sobre la situación de sus activos.

3. ELABORACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LAS INSTRUCCIONES DE

INVENTARIO A LOS EQUIPOS DE CONTEO

El manejo de inventarios es uno de los principales problemas de la administración

de empresas debido a que es un componente fundamental de la productividad. Si
se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa a
tener problemas de liquidez financiera, ya que un inventario "parado" inmoviliza
recursos que podrían ser mejor utilizados en funciones más productivas de la
organización. Además, el inventario "parado" tiende a tornarse obsoleto, a quedar
fuera de uso y corre el riesgo de dañarse. Por otro lado, según (Fillet, 2003) “si se
mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no atenderse a los clientes de
forma satisfactoria, lo cual genera reducción de ganancias y pérdida de mercado”. 
Es vital para toda empresa, industria y comercio llevar inventarios sanos, ya que
esto garantizará una mayor confiabilidad en el proceso diarios de movimiento de
sus productos dentro de los almacenes. Hay varios riesgos que amenazan los
inventarios, los más significativos pueden ser: Catástrofes naturales, incendios,
accidentes de tránsito y otros accidentes; mala manipulación; deterioro y mermas;
pérdidas por hurto, malos envíos, derrame o vencimiento; desarrollo de nuevas
tecnologías entre otros.

 Conozca el área  y los tipos de productos del inventario

  No es posible hacer un buen coteó físico  con los ítems desordenados sin su
ubicación física debida, con una escasa iluminación, sin perchar y su respectiva
identificación

 Conozca  lo procesos  de entrada, movimiento y salida de inventarios

trazabilidad y sistemas
Al final del conteo físico de inventarios usted debe validar la confiabilidad de su
sistema de trazabilidad. Antes de empezar debe conocer qué sistema de control
de inventarios existe y cuan complejo es. También que documentos utiliza para
realizar la trazabilidad guía de remisión, comprobantes de ingreso y egreso
transferencia etc.

 Identifique riesgos inherentes y control 

No todos los rubros de inventarios son iguales  por lo tanto usted debe conocer los
riegos inherentes de control relacionados con el producto por ejemplo
  Volatilidad Que cambia o varía con facilidad y de forma poco previsible 
 Perecibidad Calidad de poco duradero, perecible, que se deteriora con
facilidad. 
 Caducidad   Pérdida de la validez o efectividad de un documento, ley,
derecho o costumbre, generalmente por el paso del tiempo. 
 Alto volumen escribir al grosor o tamaño que posee un determinado objeto. 
 Alto costo unitario el valor promedio que, a cierto volumen de producción,
cuesta producir una unidad del producto.
 Toxicidad  La toxicidad es la capacidad de una sustancia química de
producir efectos perjudiciales sobre un ser vivo 
 Dispersión del inventario distribución de mercancía o producto

 Prepare instrucciones precisas y capacitación de personal 

Se debe repartir la funciones a cada persona todas deben saber a quién reportar,
que reportar, y como reportar las situaciones que se presenten. A qué hora se
inicia, que elemento se necesita para un corte de documento integral. 
Si se realiza uno, dos o triple conteo con el mismo equipo o diferentes. Quien
definirá los sobrantes o faltantes que queden todos los temas deberán ser objetos
de una capacitación 

4. ORDENAMIENTO PREVIO DEL INVENTARIO

 Acondicionar y organizar el espacio donde se ubican los artículos:
debes asegurarte que el espacio este limpio, seco e iluminado para
cada producto.
 Define el sistema y formato de almacenamiento: Esto dependerá del
tipo de articulo (perecible o no) y de la rotación que cada uno posee.
 Define la codificación de los artículos: Para esto contempla variables
como numero, modelo color de estilo, proveedor entre otros.
 Elige una herramienta del control de stock: La herramienta más
adecuada dependerá de nuestro negocio y de la complejidad o
cantidad de artículos que manejemos. En el mercado, hay todo tipo de
 opciones desde planillas prediseñada en excel hasta diversos software
de gestión a la medida
 Registra todos los movimientos: Debes registrar la entrada y salida de
los productos en herramientas que utilices para el control de stock.
Esto te permitirá contar con información precisa al momento de la
venta.
 Realiza el inventario físico Real: el conteo físico inicial es la clave .Si
este no exacto, será imposible hacerlo coincidir con conteo del
inventario final.
 Programa el inventario: Agenda un día para realizar el inventario se
puede realizar en forma mensual, trimestral o anual 

5. IDENTIFICACION DEL INVENTARIO OBSOLETO, DAÑADO O DE

LENTO MOVIMIENTO

El inventario se refiere a los bienes y materiales del stock de una empresa que
están listos para ser vendidos. Es uno de los activos más importantes de la
operación empresarial, ya que representa un gran porcentaje de los ingresos de
una empresa. Si las existencias se mantienen durante demasiado tiempo, los
bienes pueden llegar al final de su vida útil y quedar obsoleto o dañados.

 Identificación del inventario de lento movimiento

El inventario de lento movimiento es aquella fracción del inventario total que no
rota o requiere de un tiempo prolongado para su consumo o venta.
Los inventarios de lento movimiento corresponden generalmente con repuestos,
insumos y consumibles que fueron adquiridos con base en sugerencias de
"seguridad" para las operaciones o adquiridos para el soporte productivo de
maquinaria que salió de operación por reemplazo tecnológico.   

 Identificación del inventario obsoleto

Inventario obsoleto es un término que se refiere al inventario que se encuentra al
final de su ciclo de vida del producto. Este inventario no se ha vendido ni utilizado
durante un largo período de tiempo y no se espera que se venda en el futuro. Este
tipo de inventario tiene que ser amortizado y puede causar grandes pérdidas para
una empresa. El inventario obsoleto también se denomina inventario muerto o
inventario excedente.

 Identificación del inventario dañado

En ocasiones, los productos se dañan durante las operaciones normales de
oficina. Algunas industrias tienen un riesgo mayor de productos dañados que
otros. Las industrias con bienes muy dañados establecen políticas de control de
inventarios para minimizar los daños. Por ejemplo, con el fin de reducir el riesgo
de cajas aplastadas, un fabricante de camisas podría requerir una altura máxima
de la pila de cuatro filas de cartones por palet, a pesar de que el palet puede
contener significativamente más peso.

5.4. Principales causas de los inventarios obsoleto, dañado o de lento

movimiento
 Regularmente corresponden a la mercancía que fueron incorporados al
inventario mediante un proceso rutinario de abastecimiento, es decir, fueron
suministrados y facturados por el proveedor.
 Puede ser mercancía que se compro en virtud de las necesidades del
negocio con criterios que se consideraron válidos en el momento de la toma
de decisiones.
 Igualmente, uno de los orígenes se identifica en compras en exceso
realizadas sin tener en cuentas históricas de consumo o solicitadas por una
inadecuada parametrización de los sistemas.
 Los inventarios de lento movimiento ocasionan gastos adicionales
innecesarios a las compañías para garantizar su sostenimiento, puesto que
aparecen fiscalmente en los libros contables, incrementan el valor total del
 inventario para el cálculo de primas de seguro, ocupan espacio físico en
estantería y demandan cuidado por parte de los almacenistas.

5.5. Procedimiento si existen inventario obsoleto, dañado o de lento

movimiento
 Si ya existe una fracción del inventario clasificado como obsoleto o de lento
movimiento (es decir, el problema ya está), se debe realizar una
clasificación inicial entre Inventario obsoleto e inventario de lento
movimiento.   Lo anterior se sugiere por asuntos de organización y reportes
a la gerencia general.  Es claro que el inventario obsoleto no rota y hace
parte de la clasificación como lento movimiento, pero su identificación es
importante para la toma de decisiones
 Cumplido lo anterior, es conveniente solicitar la generación de una provisión
financiera tendiente a absorber el proceso "de baja" del inventario de lento
movimiento.   Esto es necesario para que los estados de resultados no se
vean afectados de manera abrupta en caso que la compañía decida realizar
los inventarios en el mercado, lo cual regularmente implica ventas por
valores que están por debajo del valor en libros.
 Para los efectos prácticos, y dependiendo del tipo de inventario de lento
movimiento existente, es conveniente pensar en ayuda por parte de
compañías que se dedican a buscar compradores para lotes completos y/o
fracciones.  Las relaciones con dichas compañías implican la suscripción de
acuerdos de comisiones para las ventas que se puedan realizar y avanzar
de manera ágil en la realización de los inventarios.   

6. CODIFICACION DEL INVENTARIO POR UBICACIÓN

La codificación del inventario en el área de bodega permite una buena
organización de las existencias, lo que influye positivamente en todas las
actividades que se desarrollan en la instalación. De ahí que cada producto deba
estar identificado desde su recepción. 
El proceso de codificación de mercancías consiste en identificar los productos de
modo inequívoco con un código o signo. Este código se asocia a una etiqueta
adherida al producto, que permitirá acceder a él electrónicamente. Los etiquetados
más consolidados en el mundo de la logística son los códigos de barras.

6.1. Objetivo de la codificación 

Es identificar la mercancía de manera unívoca (no puede haber dos productos con
el mismo código). Hoy en día, tendencias como las entregas ultrarrápidas o el
almacenamiento de mercancías de menor tamaño han añadido complejidad a los
procesos de codificación. Por ese motivo, establecer un control exhaustivo de los
artículos y registrar todos sus movimientos es vital para estudiar con precisión los
flujos de mercancía y poder optimizarlos.

6.2. Ventajas de codificar y etiquetar los productos

La codificación es de gran utilidad en todos los eslabones de la cadena de
suministro, desde el fabricante hasta el consumidor final.
A los fabricantes les ayuda a estar al corriente del estado de sus existencias y a
localizar y expedir los artículos con rapidez.
Los consumidores, por su parte, se benefician de las buenas prácticas logísticas
que implementan las empresas y, por tanto, de que haya productos en stock
cuando van a comprar o de recibir pronto y sin errores sus pedidos.
Así pues, codificar los artículos y tenerlos debidamente identificados aporta las
siguientes ventajas:
 Agilidad en las recepciones. Si todos los productos que llegan al almacén
están etiquetados, pueden identificarse más rápido. En el momento en que
se lee su etiqueta mediante un terminal, el artículo queda registrado
automáticamente en el sistema.
 Trazabilidad. Al tener todos los productos identificados, es fácil hacer un
seguimiento de las distintas etapas por las que transita la mercancía. 
 Control del stock en tiempo real. Se puede conocer en todo momento el
número exacto de existencias en bodega.
 Conocimiento más profundo del negocio. Cuantos más datos se tengan,
más sencillo será tomar decisiones sobre cómo perfeccionar las operativas
 y anticiparse a las nuevas demandas de los clientes. Gracias a la
codificación, se pueden analizar multitud de variables: desde cuándo y en
qué cantidad se vende cada producto, hasta qué espacio se necesita para
alojarlo en el área de bodega.
 Preparación de pedidos eficiente. El picking es una de las operativas que
requiere más tiempo y recursos. Disponer de todos los artículos controlados
e identificados aporta rapidez.
 Sin errores. Contar con el género identificado evita extravíos y
equivocaciones en cualquier operativa, lo que redunda en un mejor servicio
logístico, una mayor satisfacción del cliente y una considerable rebaja de
costes. 

6.3. Tipos y estándares de codificación de artículos

Existen distintas formas de codificar la mercancía del almacén, en función de los
símbolos utilizados. Las empresas elegirán el sistema más apropiado para ellas.
Los tipos más comunes son:

 Codificación numérica.
Solo se emplean números (ni letras, ni signos).
 Codificación alfabética.
Se compone  únicamente de letras.
 Codificación alfanumérica.
El código es una combinación de letras, números y signos.
 Codificación con código de barras.
Este tipo de codificación es empleado en almacenes que tienen, al menos,
una de las características siguientes:
 Una elevada rotación y/o elevado número de referencias.
 Una necesidad rigurosa de cometer el mínimo de errores en la
identificación y preparación de los productos que distribuye.
 7. VERIFICACIÓN FÍSICA DE LA UBICACIÓN DEL INVENTARIO, DE
ACUERDO A SU CODIFICACIÓN.

7.1. El control físico de inventarios

Se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las
existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como
una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final.

7.2. Objetivo
De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la
International Federation of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de
2010, el objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y
apropiada respecto de la existencia y condición del inventario.

7.3. Requisitos según la NIA 501

Si el inventario es un rubro de importancia relativa en los estados financieros, el
auditor deberá obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la
existencia y condición del inventario por medio de:

a. Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible

para:

1. Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para

registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario
2. Observar la realización de los procedimientos de conteo de la
administración
3. Inspeccionar el inventario
4. Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la compañía; y

b. Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales

del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los
resultados reales del conteo del inventario.

7.4. Codificación
Es evidente la necesidad de administrar técnicamente un proceso de codificación
y nomenclatura dentro de la empresa, que permita clasificar los inventarios
acordes a características comunes o propias de los materiales y su
comportamiento en los flujos de distribución de los materiales durante todas las
fases de recepción, almacenaje, producción y expedición.

La introducción de un artículo de las existencias en la nomenclatura elegida,

necesita un examen preciso de su naturaleza y denominación, debiendo
considerar como imprescindibles sus elementos de identificación que tienen que
verse representados en la codificación alfa-numérica a emplear

La clasificación debe hacerse de tal modo que cada familia de material ocupe un
lugar específico, que facilite su identificación y localización en el almacén.

Se prefiere la numeración decimal a los sistemas nemotécnicos generalizados. El

empleo de cifras permite toda clase de combinaciones y ayuda a recordar y
memorizar la identificación del material en cuestión.

7.5. Pasos básicos para la toma física de inventarios

Realizar un inventario supone contar todos los artículos de una bodega, aunque
también pueden hacerse recuentos parciales de un sector o sección. Es una tarea
laboriosa, en la que se procede de la siguiente forma:

 Elección del momento del inventario:

Para hacer recuentos, cuantas menos operaciones se realicen en la bodega
mejor. Se deben elegir fechas con poca actividad, ya que se reducirá el número
de unidades a contar.

En cuanto a la hora, deben elegirse los momentos en los no haya nadie

trabajando. En empresas con turnos de mañana, tarde y noche, la elección del
momento adecuado es más complicada.

 Organización del inventario:

En esta fase se debe organizar el personal y los recursos con que se realizará el
inventario. El personal puede ser de la propia empresa, o acudir a la
subcontratación de trabajadores de trabajo temporal.
En cuanto a los medios materiales, se pueden emplear medios para registrar las
unidades que se van contando. Impresos de inventarios en los que se van
anotando las referencias y unidades. Lectores de códigos de barras, en este
caso, se lee el código de barras del artículo con el escáner, y se teclea la cantidad
de cada referencia que se ha contado.

 Preparación de la bodega:
Una vez seleccionado el personal y los medios materiales, se procede a
colocar la bodega. El fin de esta tarea es facilitar la labor del personal, y reducir el
nivel de errores.

 Recuento físico:
Antes de comenzar en recuento, es preciso organizar al personal. Se suelen
asignar zonas de la bodega a cada trabajador, también se debe instruir a cada
persona en la tarea que le corresponda, antes de comenzar a contar.

El recuento físico consiste en ir anotando en las hojas de inventario todas las

unidades que se encuentran en la bodega. Cuando es preciso elevar al personal
para acceder a las existencias, puede hacerse mediante montacargas elevadoras,
siempre y cuando estén dotadas de la jaula de seguridad correspondiente.

 Toma de muestras:

Esta tarea la realizan los auditores de la empresa o bien los responsables de la

bodega. Consiste en seleccionar una serie de referencias representativas del
surtido y contar el número de existencias de cada una. Con esta labor se decide
si el inventario se ha realizado correctamente o no.

 Ingreso del inventario en el ordenador:

Una vez contadas todas las existencias de la bodega, se junta toda la información
recogida en las hojas de inventario e introduce en el ordenador.

 Análisis de muestras:
En esta fase se imprime el listado de referencias y se comprueban con las
muestras que se tomaron durante el inventario. Para que el inventario sea dado
por bueno, deben coincidir al menos el 90% de las muestras. En caso que no
coincidan deben analizarse los posibles errores que se hayan producido, tales
como:

 Se cuentan como referencias iguales, productos distintos.

 Se producen errores al contar las existencias de cada referencia.
 Algunos artículos no son contados. Puede deberse a que no son visibles
en la bodega, o están en lugares de difícil acceso.
 Algunos artículos se cuentan dos veces. Puede deberse a una mala
planificación del inventario, o a un error del encargado del recuento en la
zona.

 Actualización del stock registrado:

Una vez el inventario ha sido validado y dado por bueno, se sustituye el stock
registrado en los ordenadores por el nuevo inventario según el recuento realizado.

La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer

procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los
ajustes que surjan del conteo. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar
los procedimientos físicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la
efectividad del inventario físico.

8. EMISIÓN Y COLOCACIÓN DE TARJETAS DE CONTEO FÍSICO

El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar en

forma confiable que las existencias físicas existentes en Almacén sean iguales a
las del Sistema de Kardex Físico, lo cual permitirá:

 Una adecuada planeación para la reposición de stocks, evitando su

obesidad.
  El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
 La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los
estados financieros.

8.1. Kardex físico

El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de
la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con este
registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las
existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta.

8.2. Responsabilidad
Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias,
normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus
saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que
tiene sobre el Balance General y los Resultados del año. Obviamente la
responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia de Administración y
Finanzas.

8.3. Conciliación con los libros contables

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues,
debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta
fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de
las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo
utilizado por la Empresa.

8.4. Procedimientos del auditor

Es necesario para el Auditor estar presente en el momento del conteo, y que
mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse
satisfecho en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para
realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario serán
ajustados los estados financieros con corte a 31 de diciembre y sobre los cuales el
Auditor emitirá su opinión.

8.5. Procedimientos durante la ejecución del inventario

 Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones
  Verificar la correcta supervisión de los equipos de conteo
 Verificar que no existan espacios vacíos entre los ítems que se están
contando
 Cuando el inventario está empacado, el Auditor puede solicitar la apertura
de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque
se encuentra el ítem referenciado
 Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de
las existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El
tamaño de la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo
evaluado por el auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamaño
de la muestra
 Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su
conteo, puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la
bodega y verificar que está registrado en el Kárdex
 Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas
ubicaciones dentro de la bodega
 Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.
 Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado,
discontinuado o de lenta rotación

9. VERIFICACIÓN DE COLOCACIÓN DE LAS TARJETAS DEL

INVENTARIO

Kárdex – Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben

implantar un procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el
movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se
requiere un kárdex. El kárdex o fichero de mercancías está formado por tarjetas
que permiten controlar las cantidades y los costos de las entradas y salidas de un
artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin
necesidad de realizar un inventario físico. Cada tarjeta de kárdex constituye un
auxiliar de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, en la que la suma
de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a
precio de costo.

Kárdex – manejo. Para establecer el control de las mercancías por medio del
kárdex, la empresa puede utilizar los métodos ponderados, PEPS o UEPS. El
kárdex tiene un manejo específico de acuerdo con el método escogido.

Kárdex – partes. Una tarjeta de kárdex o auxiliar de inventario de mercancías

consta de las siguientes partes:

 Encabezamiento:
 Fecha en que se efectúa la transacción.
 Descripción del movimiento de acuerdo con el soporte.
 Número del comprobante del cual se trasladan los movimientos.
 Entradas: se registra la cantidad y el costo total de los artículos comprados y
las devoluciones. Al final del periodo esta columna informa el valor total de las
mercancías almacenadas durante el periodo.
 Salidas: se registra la cantidad y el costo de la mercancía vendida, las
devoluciones en ventas. Al final del periodo esta columna informa el costo total
de la mercancía vendida.
 Saldos: se registra la cantidad y el costo de las mercancías en existencia.
 Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en
existencia. Al final de cada periodo, también se utiliza para liquidar el inventario
final de mercancías.
 Ubicación: Se registra el sitio de almacenamiento de la mercancía.
 Proveedor: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o empresa
a quien se le compra el artículo.

Kárdex por el método PEPS o FIFO. Por este método la tarjeta de kárdex se
maneja así:

 En entradas: se registra, igual que en el método del promedio ponderado,

cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito
por devolución en compras.
 En salidas: para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero
se traza una línea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores;
luego se registra el movimiento teniendo en cuenta que la primera mercancía
que entró, es la primera que sale.
 En saldos: a diferencia del método de promedio ponderado, en esta columna
no se agrupan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el
mismo costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo,
el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. El valor de la existencia
se obtiene al sumar los niveles del último saldo.
 Costo unitario: se determina de igual forma que en el método de promedio
ponderado (dividiendo el costo total por la cantidad total de la columna de
saldos); se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan
generalmente varios costos unitarios correspondientes al último saldo; es decir,
un costo unitario diferente por cada nivel.

Kárdex por el método UEPS o LIFO. La tarjeta de kárdex por este método se
registra así:

 En entradas: se registra de igual forma que en los métodos promedio

ponderado y EPS.
 En salidas: igual que en el PEPS, se traza una línea para determinar el costo
de las mercancías que se van a registrar en el movimiento. Por este método se
da salida a los últimos artículos que entraron hasta agotar su existencia; luego
se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de
mercancía vendida en cada operación.
 En saldos: igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los
distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo
nivel.
 Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizado en los métodos anteriores.

Kárdex por promedio ponderado. Los movimientos de la tarjeta de kárdex por este
método se registran así:
 En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la
devolución.
 En salidas: se registra la cantidad de la mercancía vendida, y en la columna del
costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del renglón
anterior.
 En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo
anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas.
 Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y
se divide el costo total entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario
varía siempre que se compran mercancías a precio diferente; cuando se
registran las salidas, se mantiene el último costo unitario.

10. CORTE DE DOCUMENTOS

Al comenzar la toma de inventario físico, el auditor responsable procederá a
realizar el corte documentario, el cual deberá contener los últimos documentos
que, de origen a ingresos y salidas de existencias, firmando en cada documento
en señal de haberlo tomado como base. Cuando por cualquiera circunstancia el
contribuyente no presentará los documentos para efectuar el corte documentario
el auditor emitirá un requerimiento solicitándolos expresamente y advirtiéndoles de
la infracción que corresponde.

Realizado el corte documentario, el auditor responsable de cada almacén

coordinará con el encargado para que durante el inventario físico no haya
movimiento de existencias. Si el encargado se negara a paralizar (según sustento)
el movimiento del almacén durante la toma del inventario físico, se solicitará los
documentos generados a partir del corte documentario hasta la fecha en que
finalice el inventario.

Una vez culminado el inventario físico se efectuará el retroceso desde el corte

documentario hasta los registros del Inventario Permanente en Unidades, de la
siguiente forma:
 Se deducirá del saldo físico según la Administración los ingresos o
adquisiciones de existencias de los ítems seleccionados entre el último
ingreso en el registro y el corte documentario.
 Se adicionará el saldo físico según la Administración las salidas o entregas
de existencias de los ítems seleccionados comprendidos entre el último
ingreso en el registro y el corte documentario.
 Se denominará el saldo físico a la fecha del último en los registros de
Inventarios Permanentes en Unidades.
 CONCLUSIÓN

La realización de este trabajo nos permite arribar las siguientes conclusiones:

 La auditoría de inventarios es un conjunto de procedimientos cuya finalidad

son el comprobar el correcto registro, flujo y valuación de los inventarios,
así como la correcta aplicación de los métodos y técnicas de administración
de inventarios definidas por una compañía.

 Una correcta auditoría de inventarios permite: determinar si estos son

suficientes para las necesidades de la empresa, si los métodos de
valuación empleados son los indicados y si son correctamente
implementados, si existe una adecuada determinación de costos, entre
otros fines.

 La obtención de evidencia en auditoria ha tenido como finalidad que el

auditor cuente con los elementos de juicio suficientes que le permitan
fundamentar sólidamente su opinión. 

 Las mejores auditorías de inventario constan de tres fases, las cuales son;
la planificación, la ejecución y el análisis.
 BIBLIOGRAFIA

Manene, Luis Miguel. (2012, 8 de agosto). Gestión de Existencia de Inventarios.

http://www.luismiguelmanene.com/2012/08/08/gestion-de-existencias-e-
inventarios/

Zelaya Mejía, Alfredo Enrique. (s.f.) Toma física de inventarios. Consultado el

27 de septiembre 2020.
https://alfredoenriquezelayamejia.blogspot.com/2016/11/guia-para-auditar-la-toma-
fisica-de.html

Mecalux Esmena. (2020, 5 de mayo). Codificación de la mercancía en el

almacén. https://www.mecalux.es/blog/codificacion-mercancias-almacen

Como realizar una correcta auditoria de inventario. (2019, 10 de mayo). Analítica

de Retail. http://analiticaderetail.com/auditoria-de-inventarios/