Diagnóstico Administrativo

• El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito
fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la
finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y
proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.

Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas

que ocasionan crisis dentro de la empresa, así como las necesidades
de adaptación del presente al futuro.

Deben adaptar su
Se fundamenta en que todas
mentalidad y acciones a los Su campo de aplicación no
las organizaciones deben
cambios que se le presentan tiene límites ni barreras,
adecuar y modernizar su
y aceptar, enfrentar como un puede aplicarse a todo nivel
aparato estructural y
reto y encontrar soluciones a dentro de cualquier área,
funcional para enfrentar y
los problemas particulares y departamento, función o
estar acorde con la evolución
generales en cualquier proceso.
de los mercados actuales
momento.
Debe realizarse en forma integral sobre el
problema detectado y todos aquellos aspectos
administrativos que se encuentran relacionados
directa o indirectamente con él.

es necesario realizar análisis periódicos sobre

las áreas objeto de estudio para retroalimentar
las soluciones y mejorarlas permanentemente.

El Diagnóstico Administrativo no es más que el

análisis de los siguientes aspectos:
• Estructura administrativa
• Funciones
• Procesos Generales
 De las
De facultades
funciones de Recopilar e
delegadas
cada uno de los De los procesos interpretar
dentro del De
órganos generales y adecuadamente
personal, así comunicación y
administrativos, descripción * Para realizar la información,
De la estructura como la coordinación
que comprende gráfica de la adecuadamente cumplir con los
administrativa y relación entre dos o más
al conjunto de secuencia de el Diagnóstico objetivos
orgánica, líneas existente entre áreas para
actividades las funciones Administrativo, deseados,
de autoridad y la ejecución de determinar la
relacionadas que se llevan a es necesario utilizando
tramos de las funciones relación
entre sí que se cabo para llevar un orden parámetros de
control específicas de existente entre
necesitan llevar cumplir con lógico evaluación que
los puestos y el cada una de
a cabo para cada uno de indiquen los
proceso de ellas.
lograr con los ellos. aspectos que se
toma de
objetivos de la deben evaluar.
decisiones
misma.
 ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO
ADMINISTRATIVO

ANALISIS
RECOPILACION DE ORGANIZACIONAL OBTENCION DE
PROPUESTA Y
INFORMACION O CONCLUSIONES
PLAN DE ACCION
ADMINISTRATIVO
 Recopilación
de información
Es necesario indicar que cada fuente de
La información que
información es variada y diferente en
se recoge debe ser
relación a la fuente original y que cada
lo más exacta
una de ellas agrega valor al analizarla y
posible.
contribuye a la solución final.

Es vital tener a disposición una

lista de posibles funciones a
La información deberá ser
examinar, un listado de problemas
procesada y analizada con mucho
Representa la base para las para iniciar un autodiagnóstico
cuidado pues de ella dependerán
futuras conclusiones preliminar, tomando en cuenta la
las posibles soluciones a los
información registrada o de los
problemas detectados.
elementos pertenecientes a la
empresa.
 En todo proceso de recolección de datos existe la información a substituir, si se tiene a mano se
procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes
personales con información verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos
del área afectada, para realizar en forma breve y rápida el análisis de lo recolectado que facilite la
finalización del diagnóstico en el menor tiempo posible.

También es necesario analizar la información proveniente de fuentes externas, pues indicará las
características, las posibilidades y la situación particular del medio de cada elemento, sus funciones o
actividades que puedan desarrollar en consonancia con el análisis del problema. Esta información es
necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio.

El marco normativo gubernamental y el crecimiento de los mercados internacionales que limita el

volumen de productos y/o servicios, anula la demanda, surge la competencia imperfecta, dependencia
económica y tecnológica, implican desequilibrio orgánico y funcional y alientan a la expansión,
restricción o desaparición de las empresas.

Lo anterior obliga a cualquier empresa a estudiar las organizaciones mediante la investigación administrativa como función
permanente, para que con sus productos y/o servicios se adecúe a lo que el medio ambiente requiere.

La información interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el estudio y se puede obtener de dos
fuentes que son los registros de la empresa y experimental a través de la información que proveen las personas que pertenecen
a la unidad afectada recolectada con base en entrevistas y conversaciones debidamente planificadas y ejecutadas
ordenadamente, esta información debe ser verificada por lo subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para su
análisis de calidad y cobertura o amplitud, su actualización es necesaria para obtener datos fidedignos, debe verificarse y
comprobar el costo de su obtención tomando en cuenta la utilidad que prestará al estudio.
 Análisis
Administrativo
Esta fase del Diagnóstico
Administrativo tiene como
objetivo comparar la
información registrada en la
etapa de análisis y los aspectos
Dentro de sus principales objetivos están:
técnicos establecidos, a efecto
de enumerar los hallazgos y
determinar los puntos críticos
que afectan al buen desempeño
del área evaluada.

Determinar con datos reales la

evolución de la empresa en un
período más o menos largo, en
lo referente a capital, ventas o
Recolectar datos que permitan Investigar al personal, sus
servicios, recursos, etc. para
obtener una idea general de la actividades, funciones,
analizar sistemáticamente si ha
empresa. relaciones, etc.
existido crecimiento o se ha
desarrollado tanto en sus
aspectos administrativos como
también en los operativos.
 Análisis
Administrativo

Se realiza a través del análisis de los

siguientes aspectos organizacionales:

Análisis de
Análisis de la Análisis de Análisis de Obtención de
las
Estructura las Funciones los Procesos Conclusiones
Relaciones
ANÁLISIS DE LAS ESTRUCTURAS ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES
•Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la •Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de
estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se estudio, así como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir
encuentran organizados ayuda a cumplir con la misión, visión y objetivos para el desempeño del trabajo.
de la misma y de la empresa en general. •La base para este tipo de análisis la representa cada uno de los puestos
•Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes: de trabajo que integran la estructura organizacional, por lo tanto es
•Organigrama estructural importante verificar:
•Niveles jerárquicos •Funciones principales del área objeto de estudio.
•Tipo y líneas de autoridad •Relación existente entre las funciones que se desempeñan en cada
•Tramos de control puesto de trabajo con los objetivos del área y si se encuentran normadas
adecuadamente o simplemente se realizan en forma empírica.
•Recursos existentes
•Duplicidad u omisión de funciones dentro del área en relación a los
•Dependencia y relación con otras áreas
objetivos de la misma.
•Grado de complejidad y especialización que se necesita para realizar
cada una de las funciones.
•Descripción y perfiles de los puestos de trabajo
ANÁLISIS DE LOS PROCESOS
•Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del
área objeto de estudio, así como el aporte que ofrecen parcialmente a
los procesos generales de la organización en los cuales se ve
involucrada.
•La base para este tipo de análisis la representa la secuencia de cada
una de las actividades que se desarrollan dentro del área objeto de
estudio.
•Procesos principales
•Sub-procesos
•Procesos contingentes
•Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de
otras áreas.
•Es de mucha utilidad para realizar este análisis basarse en el Manual
de Normas y procedimientos que se desarrollan dentro del área.
ANÁLISIS DE RELACIONES
•Comprende el estudio de la coordinación, comunicación y
dependencia que existe entre los elementos integrantes de la
organización en general y que se relacionan con el área objeto de
estudio.
•Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los
siguientes:
•Entre los niveles jerárquicos que integran la estructura
organizacional del área objeto de estudio.
•Entre el personal en general del área objeto de estudio con las otras
áreas.
•Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el área.
•Entre los procesos generales de la organización en los cuales
dependencia del área en por lo menos una de sus actividades
componentes.

DE CONCLUSIONES
Para realizar un análisis
más completo es
Todas las etapas del
importante revisar sobre
diagnóstico
la evolución y desarrollo
administrativo están
que han sufrido a través
íntimamente ligadas,
del tiempo y
cada una de ellas puede
comparación de esos
producir conclusiones,
datos con otros
aún antes de finalizar la
similares, ya sean de
recolección de los datos,
otras áreas o
y por simple observación
departamentos dentro
al inicio del estudio
de la empresa o bien con
dando resultados
otras empresas similares
comprobados
y finalmente verificar o
posteriormente por
comprobar si se ha
medio de la información
logrado el objetivo fijado
obtenida.
mediante un control
efectivo de la situación.
OBTENCIÓN
Siguiendo las etapas o
fases anteriores es justo
indicar que también se
deben analizar tanto la
organización del área Es necesario también el
afectada como las análisis de la
técnicas de dirección información, sus
empleadas para su necesidades, su fuente, Por último se debe
funcionamiento, su calidad y cantidad, sus elaborar un listado de las
actividades y relaciones procedimientos de cosas que están mal y
entre sus elementos, obtención y registro, así producen fallas dentro
crecimiento del área y la como el uso adecuado de la organización, para
etapa en la que se del procesamiento obtener conclusiones
encuentra determina electrónico de datos, si parciales de los
que objetivos persigue, existe un sistema problemas y la forma de
que políticas y integrado de resolverlos en
procedimientos emplea información o un simple importancia relativa a la
cuál es su estructura sistema general; con solución final,
formal y que todo esto se desarrollará seleccionar las posibles
reglamentos la el análisis funcional que soluciones y establecer o
establecen, cuáles son no es más que la forma estructurar un plan de
los canales de operativa en la que se acción.
comunicación y realizan las actividades
distribución utilizados, inherentes al problema
en que manera se objeto de estudio.
motiva o incentiva al
personal y si se ha
considerado el eventual
retiro de alguno de ellos.
 Inexistencia de misión,
visión y objetivos definidos
claramente.
Inexistencia de estrategias,
metas y políticas
Insuficiencia de calidad
administrativas que
profesional y técnica en los
orienten sobre los objetivos
diferentes puestos de
de la organización, para no
trabajo.
confundir autonomía con
independencia.

Falta de estructura
Obsolecencia de
organizacional acorde a los
procedimientos, método y
objetivos del área de
técnicas de trabajo.
estudio

Algunos ejemplos de
problemas organizacionales
que se puede llegar a
detectar a través de la
aplicación del Diagnóstico
Existencia de burocracia Administrativo son los
dentro de los procesos que Dualidad de mando y abuso
se desarrollan dentro de la siguientes: de autoridad.
empresa.

Incapacidad o falta de
interés gerencial de los
Falta de información
mandos medios para dirigir
oportuna para la adecuada
a sus subordinados y
toma de decisiones.
cumplir eficientemente con
los objetivos de la empresa.

Falta de comunicación y
coordinación entre el
Improvisación en el trabajo
personal a todo nivel o
como consecuencia de la
entre las diferentes áreas o
inexistencia de planes y
departamentos que
programas administrativos.
integran la empresa (línea
jerárquica).
 Falta de programas
de inducción y
capacitación para el
personal que realiza
Inadecuada las diferentes
utilización de actividades.
Duplicidad de
habilidades y
funciones
destrezas del
personal.

Resistencia al
cambio y actitudes
conformistas del Cuellos de botella.
personal

Algunos ejemplos de
problemas
organizacionales que se
puede llegar a detectar a
través de la aplicación del
Excesivo tramo de Diagnóstico Instalaciones
Administrativo son los inadecuadas a las
control
tareas que se
siguientes: realizan.

Falta de controles
Falta de delegación
para la adecuada
de autoridad y
utilización de los
responsabilidad.
recursos
disponibles.

Inadecuada
distribución del
trabajo, que no
permite delimitar
responsabilidades.
Exceso de papelería
y formularios en
general.
 Proceso lento y
complejo para la
toma de decisiones,
concentrándolas y
congestionándolas en
la alta dirección aún
aquellas que son
rutinarias.

Exceso de mandos
Falta de líderes o
medios o puestos
líderes inadecuados.
innecesarios
Algunos ejemplos de
problemas
organizacionales que se
puede llegar a detectar a
través de la aplicación del
Diagnóstico
Administrativo son los
siguientes: Baja productividad
Especialización del
como consecuencia
trabajo en una sola
de problemas
persona o área (no
técnicos, humanos y
substitutos)
organizacionales.

Crecimiento no
programado, cuando
no se prevé
 PRESENTACIÓN

• El listado de conclusiones se
representa a través del FODA
ADMINISTRATIVO, el cual incluye
las Fortalezas y Debilidades
como factores internos y las
Oportunidades y Amenazas
como factores externos, así
•Diagnóstico
como la interrelación entre los
Administrativo
•Autor: Haroldo Herrera
•Título: Mejores
cuatro factores.
prácticas

Fuente
Consultada
 Propuesta y
Plan de Acción
Es la sincronización del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en orden la investigación, el
análisis de la información y para tener la facilidad de soluciones posibles en la organización o
reorganización que determina cuales fases son necesarias para una investigación real, que áreas son
afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cuáles recursos son necesarios para el análisis,
obtener conclusiones que permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor
resultado, evaluando el tiempo necesario, sus costos de y para la operación y la metodología a
adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio.

Cómo aprovechar las

La propuesta y plan de acción
en términos muy generales
debe describir:
Cómo minimizar las
fortalezas de la organización,
debilidades de la organización,
para hacer frente a las
para contrarrestar a las
oportunidades detectadas.
amenazas detectadas.