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INFORME N° ……………………..
A :
Gerencia Municipal.

De :
Jefe de la Unidad de Abastecimiento

Asunto : SOLICITO APROBACIÓN DE EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN

REF : Informe N° ……………………..

Fecha: ………………………..

Me dirijo a Ud. para saludarlo cordialmente al mismo tiempo para hacer de su

conocimiento lo siguiente:

I. ANTECEDENTES

a) Que, mediante documento la referencia, se solicita realizar diversas actividades para

la Participación en el concurso del gran corso temático por la Feria Regional del Arroz,
a realizarse en el Distrito de ……………… el día …………………...
b) Que, tal como lo indica acotado informe, solicita se le consigne un gasto por encargo,
para cumplir sus actividades.
c) Cabe resaltar que por el tipo de necesidad que solicita el área usuaria, son ellos mismos
quien deberán hacerse cargo del gasto.

II. BASE LEGAL

a) Que, mediante Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15, se aprueba la Directiva de
Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, estableciéndose el procedimiento para los pagos en
efectivo y encargos;
b) Que, el Art. 40° de la Directiva de Tesorería, faculta utilizar la modalidad de Encargo
para atender necesidades de acuerdo a la naturaleza de determinadas funciones para
el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, el cual textualmente indica
lo siguiente:

40.1 Puede utilizarse, excepcionalmente, la modalidad de “Encargo” a personal

expresamente designado para la ejecución del gasto que haya necesidad de
realizar, atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, al adecuado
cumplimiento de los objetivos institucionales, a las condiciones y características
de ciertas tareas y trabajos o a restricciones justificadas en cuanto a la oferta local
de determinados bienes y servicios. En este último caso, con previo informe del
órgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces.
40.2 El uso de esta modalidad debe regularse mediante Resolución del Director
General de Administración o de quien haga sus veces, estableciéndose que, para
cada caso, se realice la descripción del objeto del “Encargo”, los conceptos del
gasto, sus montos máximos, las condiciones a que deben sujetarse las
adquisiciones y contrataciones a ser realizadas y el tiempo que tomará el
desarrollo de las mismas, señalando el plazo para la rendición de cuentas
debidamente documentada, la que no debe exceder los tres (3) días hábiles
después de concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de
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actividades desarrolladas en el exterior del país en cuyo caso puede ser de hasta
quince (15) días calendario.

III. ANÁLISIS

1. El Encargo consiste en la entrega de dinero mediante cheque o giro bancario al

servidor de la entidad para el pago de obligaciones, que por la naturaleza de
determinadas funciones o características de ciertas tareas o trabajos indispensables
para el cumplimiento de los objetivos institucionales no pueden ser efectuados de
manera directa por la oficina de Administración, a través de la oficina de
abastecimiento. Su utilización debe guardar concordancia con los criterios de
austeridad, racionalidad y la disciplina del gasto.
2. El trabajador de la entidad que recibe, bajo responsabilidad, fondos públicos para
ejecución de actividades por encargo, debe efectuar la rendición de cuentas
documentada, dentro de los plazos previstos en la Directiva y/o en la Resolución
administrativa.
3. El jefe de la Oficina de Administración, o el que haga sus veces, autoriza el desembolso
de fondos públicos, bajo la modalidad de Encargo, a través de una Resolución
Administrativa, indicando el nombre del responsable de ejecutar los gastos
correspondientes.

III. CONCLUSIONES
1. Luego de un análisis al requerimiento solicitado, se concluye que es muy complicado
atender con el aparato logístico por las siguientes razones:
a. La adquisición de lo solicitado debe efectuarse por constitución de encargo ya que
por el tipo de actividades a realizar, se verifica que son ellos mismos quienes
deberán hacerse cargo del gasto, por la premura del tiempo, por la falta de
especificaciones técnicas debido al tipo de necesidad.
b. Es por ello que se solicita por la naturaleza y características del pedido, se deberá
enmarcar dentro del ámbito de las disposiciones contenidas en la Directiva de
Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, en lo que respecta a encargos para personal de
la institución, y la Directiva N° 02-2019-MDSJ.
c. Dicho ello, en caso se proceda a cubrir el gasto mediante un anticipo por la
modalidad de encargo, se sugiere hacer una resolución de Autorización de
Constitución del Encargo con los montos y condiciones que se detallan en la
certificación de crédito presupuestario, a nombre del Sr……………………………, Jefe
de Educación, Cultura, Deporte y Recreación.

Atentamente;

CC/ Archivo