CÓDIGO: XXXXX

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS PÁGINA:

VERSIÓN: 01
1 de 31
PROCESO DOCENCIA FECHA: XXXXX
FORMATO GUIA DE ACTIVIDADES
PROGRAMAS TECNICOS LABORALES VIGENCIA: XXXX
CENTRO DE IDIOMAS

1. IDENTIFICACIÓN
MÓDULO DE FORMACION: MATEMATICA BASICA DURACIÓN CREDITOS
48 HORAS 1
NORMA DE COMPETENCIA: 210301082 Manejar valores e ingresos relacionados con la operación
del establecimiento.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE:
 Los valores se manejan según las políticas de la empresa.
 Las divisas se cambian cumpliendo normatividad legal vigente.
 Las cajillas de seguridad se entregan cumpliendo con el procedimiento establecido.
 Los reportes se elaboran según procedimientos establecidos.
 La remisión de fondos se realiza cumpliendo las normas de control establecidas
 Los consumos se registran según soportes establecidos.
 Las facturas se generan de acuerdo con los procedimientos establecidos.
 Los pagos se reciben conforme al procedimiento establecido.
 Las novedades presentadas se solucionan de acuerdo a normas establecidas.

2. EVALUACIÓN DEL APRENDIZAJE:

TECNICAS E
CRITERIOS DE EVIDENCIAS
INSTRUMENTOS DE
EVALUACION RECOLECTADAS
EVALUACIÓN
CONOCIMIENTO. TECNICA
Respuestas a preguntas Formulación de preguntas
sobre conversión de divisas
y normatividad de cambio de INSTRUMENTO
divisas Cuestionario

TECNICA
• Tipo de registros DESEMPEÑO Observación
• Divisas. Un (1) proceso del manejo
• Remisión de fondos. de valores. INSTRUMENTO
• Cierre de caja. Lista de chequeo

PRODUCTO TECNICA
1. Dos (2) registros de Valoración de producto
remisión de fondos.
2. Un (1) cierre de caja. INSTRUMENTO
Lista de chequeo
3. INTRODUCCION
Los recursos monetarios son básicos para el logro de los objetivos de las empresas, ya que
con este recurso se pueden financiar todas las operaciones que se necesitan, así como también las
inversiones en diversos activos.

Por ello, en esta guía de actividades se estudiará el manejo del efectivo, su estructura y el
ciclo que tiene, así como la toma de decisiones para lograr una administración adecuada dentro de
las organizaciones.

Dentro del ciclo financiero de tesorería que debe tener una empresa se deben analizar los
días en los que se efectúan los pagos de todas las obligaciones a corto plazo y los días de cobro de
todos los derechos a corto plazo, los cuales deben ser similares o sería mejor si a la empresa le
pagan en menos tiempo, y de esta manera no financiar las operaciones con sus recursos.

Además, se analizará la toma de decisiones en la administración financiera en caja y bancos

para la disminución del efectivo requerido, y así se puedan obtener mayores utilidades para la
empresa.

4. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD 1. Autodiagnóstico de
aprendizajes previos

1. Comprueba tus conocimientos, respondiendo a las

siguientes preguntas:

a. ¿Qué sección de la empresa se encarga de manejar

adecuadamente el efectivo en caja y bancos para pagar
normalmente los pasivos y las erogaciones imprevistas, así como
reducir el riesgo de una crisis de liquidez?
b. ¿Cómo se denominan las operaciones que se originan
dentro de una empresa de manera fortuita y que para soportarlas
es necesario contar con fondos?
c. ¿Cómo se denomina a la demorar de los pagos sin
desgastar la imagen crediticia de la empresa, es decir, tardar en
pagar sin quedar mal con los proveedores o con los acreedores?
d. ¿Cómo se calcula el plazo medio de caja?

Escribe tus respuestas y luego compártelas con tu equipo de trabajo.

2. Rellena el siguiente cuadro a partir de tus conocimientos actuales, indicando el nombre de los
soportes contables de los cuales tengas conocimiento y su finalidad:

TIPO DE SOPORTE UTILIDAD

 ACTIVIDAD 2:
Apropiación de conocimientos

MANEJO DE VALORES

1. ESTRUCTURA DE LA TESORERÍA

El concepto de tesorería se refiere al área de una empresa donde se maneja el recurso

monetario, donde se incluyen básicamente la cobranza, la gestión de los depósitos bancarios, la
ejecución de pagos a proveedores, a acreedores o deudas a corto plazo, y su función primordial es
contar con el recurso monetario suficiente para disponer y realizar las operaciones de acuerdo a la
actividad de la empresa.

Abraham Perdomo menciona que la administración financiera de tesorería tiene como objetivo
“manejar adecuadamente el efectivo en caja y bancos, para pagar normalmente los pasivos y
erogaciones imprevistas, así como reducir el riesgo de una crisis de liquidez”.

Alfonso Ortega Castro señala que la administración financiera de efectivo tiene por “objeto
coordinar los elementos de una empresa para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de una
crisis de liquidez, mediante el manejo óptimo de efectivo en caja, bancos y valores negociables en
bolsa, para el pago normal de pasivos y desembolso de imprevistos”.24

La estructura de la tesorería de acuerdo a las cuentas contables es de la siguiente manera:

Ingresos por:

 Ventas al contado.
 Intereses cobrados.
 Aportaciones de capital.
 Cobranza de clientes.
 Cobranza de cuentas por cobrar.
 Otros ingresos.

Egresos por:
 Compras de materia prima.
 Pago de sueldos y salarios.
 Gastos indirectos.
 Pago a proveedores.
 Pago acreedores.
 Impuestos.
 Además de todos los desembolsos que se relacionen con la operación normal de la empresa.
Todas estas entradas o salidas de efectivo sirven para determinar y calcular los requerimientos de
efectivo que necesita la empresa para desarrollar sus actividades sin problemas, ya que se conocen
los sobrantes y faltantes de dinero. El saldo óptimo de efectivo que requiere una empresa se puede
calcular de la siguiente forma:

Desembolsos de efectivo en el periodo

SOE =
Rotación de caja del periodo

SOE = Saldo óptimo de efectivo

Ahora bien, con el SOE se puede saber la cantidad de dinero que se necesita para cubrir las
operaciones normales, a esto se suma una cantidad como colchón financiero para cubrir gastos
imprevistos o de fuerza mayor, y es el monto necesario para tener siempre efectivo en caja y banco.
A continuación se muestra un ejemplo: La empresa “La sirenita feliz S.A.” desea calcular el saldo
óptimo de efectivo con base en los siguientes datos:

Durante el mes de octubre del 2011, la empresa tuvo desembolsos en efectivo por la cantidad
de $325,800.00 y una rotación de efectivo de cuatro veces, además se desea tener un 10% de
colchón financiero para imprevistos adicional al SOE, ¿cuál será el saldo óptimo de efectivo para el
mes de noviembre del 2011?

$325,800.00
SOE = 4 81,450.00

SOE = $ 81,450.00 + $ 8,145.00 = $ 89,595.00

De lo anterior se deduce que el saldo óptimo de efectivo es de $81,450 más el 10% de

colchón financiero que es de $8,145.00 se tiene en total un saldo para el mes de noviembre de
$89,595.00 para iniciar el periodo.

Es momento de aplicar tus conocimientos a una

situación específica, por lo tanto, realiza la actividad 1

2. DETERMINACIÓN DE FLUJOS DE EFECTIVO

Uno de los objetivos que tienen las finanzas dentro de las empresas es tener los recursos
monetarios suficientes para cubrir las diferentes necesidades en la organización, por eso se deben
contar con recursos para tres aspectos fundamentales:

 Operaciones normales: son todas aquellas operaciones que se realizan para desarrollar la
actividad primordial por la cual fue creada la organización.
  Operaciones precautorias: son aquellas operaciones que ocurren dentro de una empresa
de manera fortuita y por ello es necesario contar con los fondos necesarios para
soportarlas.
 Operaciones de oportunidad: se requieren fondos cuando se presentan situaciones en las
que se pueden obtener beneficios y que no estaban previstas.

Es muy importante conocer la actividad que realiza la empresa, ya que los desembolsos que
se realicen estarán en relación con lo que hace, esto es, en una empresa comercial por cada peso
que se invierte para comprar un producto o un artículo, cuando se vende debe retornar el peso más la
ganancia que cubran todos los demás gastos que se realizan para su venta, es por ello que es
necesario conocer los ciclos de las empresas.

El ciclo de operación se refiere al tiempo en el que se realizan todas las operaciones

necesarias de acuerdo a la actividad primordial para la que fue creada la empresa, por ejemplo, si en
una empresa comercial la actividad primordial es la compra-venta de productos, entonces su ciclo de
operación es desde que se compra el producto hasta que se vende, contando los días a partir del
tiempo en el que el proveedor surte el producto al almacén, los días que se encuentra en el almacén
hasta que sale para su venta, y si es a crédito, hasta que se recupera la cuenta por cobrar. El ciclo de
operación en las empresas industriales es más largo, ya que su actividad principal es la compra de
materias primas, su transformación y venta de productos terminados. A continuación se presenta el
ciclo financiero de una empresa industrial:

Como se observa, el ciclo operativo se determina en relación con la actividad principal de la

industria, aunque también tiene otras entradas y salidas de efectivo, las cuales debe considerar
dentro de sus operaciones o requerimientos de dinero, ya que son obligaciones y derechos que se
deben cumplir. El flujo de efectivo es un estado que presenta y determina de manera anticipada el
movimiento y las necesidades de efectivo en la empresa, y se puede realizar de manera mensual,
bimestral, trimestral, semestral o anual, entre más corto es el tiempo más se apega a la realidad. A
continuación se muestra un ejemplo:

La empresa “La poblanita S.A. de C.V.” desea conocer su flujo de efectivo del primer trimestre
del año 2012, para ello cuenta con los siguientes datos:

VENTAS
nov-11 dic-11 Ene-12 feb-12 mar-12
$300,000.00 $339,000.00 $389,850.00 $358,662.00 $448,327.00

COMPRAS
nov-11 dic-11 Ene-12 feb-12 mar-12
$180,000.00 $203,400.00 $233,910.00 $215,197.20 $268,996.20

Las ventas y las compras se realizaron de acuerdo a los siguientes porcentajes:

Al contado 60%
30 días 30%
60 días 10%

Y existen los siguientes gastos mensuales:

Sueldos $50,000.00
Comisiones 5% de las ventas del mes
Renta $8,000.00
Servicios $32,500.00
Impuestos 11% de las ventas del mes anterior

LA POBLANITA S.A. DE C.V.

Flujo de efectivo ENE-MAR 2012
CONCEPTO ENE FEB MAR
Saldo inicial $ 10,000 $ 20,962 $ 15,586
Ingresos
Ventas del mes $ 233,910 $ 215,197 $ 268,996
Cobranza a clientes de 30 días $ 101,700 $ 116,955 $ 107,599
Cobranza a clientes 60 días $ 30,000 $ 33,900 $ 38,985
Total ingresos $ 365,610 $ 366,052 $ 415,580
Total efectivo disponible $ 375,610 $ 387,014 $ 431,166
Egresos
Compras del mes $ 140,346 $ 129,118 $ 161,398
Pagos a proveedores 30 días $ 61,020 $ 70,173 $ 64,559
Pagos a proveedores 60 días $ 18,000 $ 20,340 $ 23,391
Sueldos $ 50,000 $ 50,000 $ 50,000
Comisiones $ 19,493 $ 17,933 $ 22,416
Renta $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000
Servicios $ 32,500 $ 32,500 $ 32,500
 Impuestos $ 37,290 $ 42,884 $ 39,453
Total egresos $ 366,649 $ 370,948 $ 401,717
SOE $ 15,000 $ 15,000 $ 15,000
Total efectivo requerido $ 381,649 $ 385,948 $ 416,717
Saldo efectivo -$ 6,039 $ 1,066 $ 14,449
Financiamiento
Capital $ 12,000 $- $-
Pago financiamiento
Capital $- $- $ 12,000
Intereses $- $ 480 $ 480
Total pago $- $ 480 $ 12,480
Saldo financiamiento $ 12,000 $ 12,000 $-
Saldo efectivo $ 5,962 $ 586 $ 1,969

En este caso se observa que no hay suficientes recursos monetarios para cubrir las
necesidades de la empresa, por lo que se recurrió a un financiamiento externo, el cual generó
intereses.

De la misma manera se pueden analizar todas las operaciones como se marca en el ciclo
operativo, tanto para los ingresos como para los egresos, primero se marca lo correspondiente a la
actividad principal que es la compra de materia prima, después la transformación en un producto, y
por último la venta de un artículo terminado, la cobranza de los clientes y el pago a los proveedores.

Este estado financiero ayuda a la toma de decisiones para realizar las inversiones o
financiamientos, ya que detecta los sobrantes o los faltantes de efectivo que existirán en un tiempo
determinado.

Es momento de aplicar tus conocimientos a una

situación específica, por lo tanto, realiza la actividad 2

3. ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO

Para la administración del efectivo, primero se debe conocer a la empresa en todo lo que
hace, y el tiempo en el que realiza las operaciones para poder optimizarlo. Para ello, se analizarán
diferentes estrategias para disminuir los tiempos y en consecuencia, el efectivo.

Estrategias para el manejo de efectivo

 Demora en pagos

Se refiere a demorar los pagos sin desgastar la imagen crediticia de la empresa, es decir, es
tardar en pagar sin quedar mal con los proveedores o acreedores. A continuación se presenta un
ejemplo:

Una empresa desea tomar decisiones para la disminución del efectivo en el ciclo operativo con
base en los siguientes datos:

Desembolsos anuales de efectivo $5, 860,000.00

- Una rotación de caja de seis veces anualmente.

- Un nivel de fondos de $976,667.00

- El plazo medio de caja es de 360 / 6 = 60 días

La empresa se demora en pagar a los proveedores 45 días en promedio, que se obtuvieron de

la siguiente manera:

PMP= 360 / 8 = 45 días.

Ahora, con la estrategia quedaría de la siguiente forma:

Si se supone que la empresa tiene un ciclo de 60 días, con la demora de 5 días, se reducirá a
55 días, y quedaría financieramente reflejado de la siguiente manera:

La rotación de efectivo es de 6.55

Rotación de caja = 360 / 55 = 6.55

Por lo que:

Anteriormente se necesitaban $976.667,00

Ahora se necesitan $894.656,00

 Ahorro en efectivo $ 82.011,00

 Mayor rotación de materia prima y menor plazo de consumo

La empresa cuenta con una rotación de materia prima de 8.37 veces y 43 días de plazo de
consumo, se obtuvo de la siguiente forma:

PMP = 360/8.37 = 43 días.

Si se la estrategia, es decir, mayor rotación de materia prima y menor plazo de consumo,

quedaría de la siguiente manera:

PMP= 360 / 10 = 36 días.

De lo anterior, financieramente se tienen los siguientes resultados:

Si la empresa tiene un ciclo de 60 días, con la estrategia hay un ahorro de 7 días, entonces se
reducirá a 53 días, quedando reflejado financieramente de la siguiente manera:

La rotación de efectivo es de 6.79

Rotación de caja = 360 / 53 = 6.79

Por lo que:
  Mayor rotación de productos en proceso y menor plazo de producción

La empresa cuenta con una rotación de producción en proceso de 35.98 veces y 10 días de
plazo de consumo, lo cual se obtuvo de la siguiente forma:

PMP= 360 / 35.98 = 10 días.

Al considerar la estrategia, es decir, mayor rotación de producción en proceso y menor plazo

de consumo, quedaría de la siguiente forma:

PMP= 360 / 10 = 6 días.

De lo anterior, de manera financiera se tienen los siguientes resultados:

Si se supone que la empresa tiene un ciclo de 60 días, con la estrategia se tiene un ahorro de
4 días, entonces se reducirá a 56 días, quedando reflejado financieramente de la siguiente manera:

La rotación de efectivo es de 6.43

Rotación de caja = 360 / 56 = 6.43

Por lo que:
  Mayor rotación de productos terminados y menor plazo de ventas

La empresa cuenta con una rotación de producción terminada de 35.99 veces y 10 días de
plazo de consumo, esto se obtuvo de la siguiente forma:

PMP= 360 / 35.99 = 10 días.

Considerando la estrategia, es decir, mayor rotación de productos terminados y menor plazo

de consumo, quedaría de la siguiente manera:

PMP= 360 / 10 = 7 días.

De lo anterior, financieramente se tienen los siguientes resultados:

Si se supone que la empresa tiene un ciclo de 60 días, con la estrategia hay un ahorro de 3
días, entonces se reducirá a 57 días, quedando reflejado financieramente de la siguiente manera:

La rotación de efectivo es de 6.32

Rotación de caja = 360 / 54 = 6.32

Por lo que:
  Mayor rotación de clientes y menor plazo de cobranza

La empresa cuenta con una rotación de clientes de 35.99 veces y 10 días de plazo de
consumo, esto se obtuvo de la siguiente manera:

PMP= 360 / 8.58 = 42 días.

Considerando la estrategia, es decir, mayor rotación de clientes y menor plazo de consumo,

quedaría de la siguiente manera:

PMP= 360 / 9.75 = 37 días.

De lo anterior, de manera financiera se tienen los siguientes resultados:

Si se supone que la empresa tiene un ciclo de 60 días, con la estrategia hay un ahorro de 5
días, entonces se reducirá a 55 días, quedando reflejado financieramente de la siguiente manera:

La rotación de efectivo es de 6.55

Rotación de caja = 360 / 55 = 6.55

Por lo que:
 Ahora bien, para lograr estas estrategias y la disminución del efectivo se debe trabajar de
manera cualitativa en cada uno de los departamentos involucrados.

De todas las estrategias se puede observar el siguiente cuadro:

AHORROS
COCEPTOS
Días $
Plazo medio de pagos 5 $82,011.00
Rotación de materia prima 7 $ 113,633.00
Rotación de productos en proceso 4 $ 65,314.00
Rotación de productos terminados 3 $ 49,452.00
Rotación de clientes 5 $ 82,011.00
Total 24 $ 392,421.00

Se distingue que el ciclo financiero se puede disminuir hasta en 24 días (se tenía un plazo
medio de 60 días), de este modo, con la aplicación de las estrategias quedaría en 36 días, y en lugar
de tener un nivel de fondos de $976,667.00 se tendría de $584,246.00, lo que significa menos
desembolsos de efectivo.

Es momento de aplicar tus conocimientos a una

situación específica, por lo tanto, realiza la actividad 3

Artículo anterior y sus actividades fueron tomados de: ROBLES ROMÁN, Carlos Luis. Fundamentos de
administración financiera. Unidad 4.
 DOCUMENTOS COMERCIALES
Los Documentos
comerciales son todos los
comprobantes extendidos por
escrito en los que se deja
constancia de las operaciones
que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los
usos y costumbres
generalizadas y las
disposiciones de la ley. Estos
son de vital importancia para
mantener un apropiado
control de todas las
acciones que se realizan en
una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos
queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por
ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa
o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge
de lo siguiente:
 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones por lo tanto, constituyen un medio
de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio.
 Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.

Utilidad:

 Son una constancia de las operaciones realizadas.

 Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificación de la documentación Contable

 Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
 Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos, vales.

 Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:

Documentos que se archivan y generan registración:

 Factura
 Nota de Débito
 Nota de Crédito
 Ticket
 Recibo
 Pagaré
 Cheque
 Nota de crédito Bancaria

Documentos que sólo se archivan:

 Orden de Compra
 Nota de Venta
 Remito
 Resumen de Cuenta

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos
públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamientos, depósito) y cualquier
comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de
sueldos, informes).

Obligados a emitir documentos comerciales:

 Quienes comercializan muebles e inmuebles

 Quienes comercializan o prestan servicios
 Quienes se dedican a la locación de bienes

Conservación: Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados
desde la fecha de emisión del documento.

Comprobantes que intervienen en:

1. CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN
a. Orden de compra o Nota de pedido: Es un documento mediante el cual una
persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este
documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del
que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
 b. Nota de venta: Se llama nota de venta al documento comercial en el que el
vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando,
cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la
operación.

Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la
que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en
la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a
ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por
duplicado. Este documento no origina registros contables.

2. DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA

a. Remisión: Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los

bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al
adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los
ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación para
que proceda a la emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la
sección depósito par constancia de las mercaderías salidas. Se extiende, como
mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para
que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada.
No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos
se emiten sin valores
b. Factura: Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las
mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás
condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor

del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su
contabilización queda registrado su compromiso de pago.

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder
del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la
venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella

queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y
medio de prueba legal

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

 Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).

 Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el
servicio. (preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
 Fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
 Valor total de la operación
 El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

o Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la

factura:
 Los tiquetes de máquinas registradoras
 Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
 Los tiquetes de transporte.
 Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los
establecimientos de educación reconocidos por el gobierno
 Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes
de pago
 Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos
de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores.
Fondos de pensiones y de cesantías.
 Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento
 computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación
de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado
EDIFACT de un computador a otro

o Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir

factura en sus operaciones:
 Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación
con las operaciones financieras que realicen
 Los responsables inscritos en el régimen simplificado.
 Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo
referente a estos productos.
 Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad
 Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el
valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por
el gobierno nacional
 Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con
esta actividad
 Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o
metropolitano de pasajeros

o Factura de venta de Mercancía al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al

por mayor y al por menor, si la mercancía no está gravada; si está gravada se
acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía

no está gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se
acredita bancos o caja

o Factura de venta de Mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su

organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito,
seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la
calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después
de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de
mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber,
presentado la mejor cotización.
3. CIRCULACIÓN DE VALORES

a. Cheque: Es un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”,
ordena a un banco llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a
la orden de un tercero llamado “beneficiario”.

Tipos de Cheques

Cruzado: Cheque nominativo cruzado en su adverso por dos líneas paralelas las
cuales indican que ese cheque sólo puede ser cobrado por otra institución de
crédito.

Cruzamiento General. Entre líneas no se anota la denominación de ninguna

institución de crédito y puede depositarse en cualquier banco.

Cruzamiento Especial. Entre líneas va el nombre de una institución de crédito y

solo puede cobrarse por ésta. El efecto principal de este tipo de cheque es la
imposibilidad de transmitirlo por endoso, y sólo puede ser pagado a la persona a
cuyo favor se libra.

Para abono en Cuenta: Cheque nominativo en el que se anota dicha cláusula, que
prohíbe al banco el cheque en efectivo y solo puede recibirlo para abono en cuenta.

El cheque no es negociable a partir de la inserción de la cláusula

b. Recibo: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los
ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y
las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de

acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.

c. Recibo de consignación: Este es un comprobante que elaboran los bancos y

suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en
el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora,
 sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y

cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas.

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las

necesidades de la empresa lo exijan.

d. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros: Las corporaciones de

ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en
libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de
ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo
o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la
cuantía y exigencia del cliente.

e. Nota de débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta

de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.
 Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los
siguientes:

 En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se

aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.

 En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería;

cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.

Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado

en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito.

Las causas que generan su emisión pueden ser:

 Error en menos en la facturación.
 Intereses.
 Gastos por fletes.
 Gastos bancarios, etc.

La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo

tanto es un documento registrable.

f. Nota de crédito: Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con

el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por
el motivo expresado en la misma.
 Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente,
una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de

precios devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de
facturación.

Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo

en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por
alguno de los siguientes motivos:

 Error en más en la facturación.

 Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
 Devolución de mercaderías.

La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o

deudor, por lo tanto es un documento registrable.

a. Letra de cambio: Es un documento literal que contiene una orden incondicional e

pago dada por una persona llamada girado, para que pague a la orden de un
 tercero llamado beneficiario, cierta cantidad de dinero en la fecha y lugar señalados
en el documento.

Para tener información completa de la letra de cambio, el Código de Comercio

en el Decreto 410 De 1971 explica desde el artículo 691 y hasta el 708 sus principales
características.

Plazos y obligaciones

La letra de cambio deberá presentarse para ser pagada el día de su

vencimiento o dentro de los ocho días comunes siguientes.

La presentación para el pago de la letra a la vista, (letra de cambio que no tiene

fecha de vencimiento) deberá hacerse dentro del año que siga a la fecha del título.

Cualquiera de los obligados podrá reducir ese plazo, si lo consigna así en la

letra. El girador o deudor podrá, en la misma forma ampliarlo y prohibir la presentación
antes de determinada época.

El tenedor (acreedor) no puede negarse a recibir un pago parcial de la letra de

cambio pero tampoco puede ser obligado a recibir el pago antes del vencimiento de la
letra.

El girado (la persona que acepta la letra de cambio) que paga antes del
vencimiento será responsable de la validez del pago.

Si vencida la letra ésta no se presenta para su cobro dentro de los términos

legales, cualquier obligado (acreedor o deudor) podrá depositar el importe de la misma
en un banco autorizado legalmente para recibir depósitos judiciales, que funcione en el
lugar donde debe hacerse el pago, a expensas y riesgo del tenedor y sin obligación de
dar aviso a éste. Este depósito producirá efectos de pago.
Protesto: ¿cuándo y cómo actuar?

El protesto es un proceso en el que se acredita la negativa de la aceptación o

del pago de una letra de cambio que solamente será necesario cuando el creador de la
letra o algún tenedor inserte la cláusula “con protesto”, en el anverso y con caracteres
visibles.

El protesto deberá practicarse con intervención de notario público y su omisión

producirá la caducidad de las acciones de regreso, es decir, que si existen personas
que han servido como endosantes o avalistas de la letra, no podrán ser vinculadas a
ningún proceso. Si la persona contra quien haya de hacerse el protesto no se
encuentra presente, así lo asentará el notario que lo practique y la diligencia no será
suspendida. Si se desconoce el lugar donde se encuentra la persona el protesto se
practicará en la oficina del notario que haya de autorizarlo.

El protesto por falta de aceptación deberá hacerse antes de la fecha del

fallecimiento. El protesto por falta de pago se hará dentro de los quince días comunes
siguientes al del vencimiento.

Si la letra fuere protestada por falta de aceptación, no será necesario protestarla

por falta de pago. Letra a la vista sólo se protestará por falta de pago. En el cuerpo de
la letra de hoja adherida a ella se hará constar, bajo la firma del notario, el hecho del
protesto con indicación de la fecha del acta respectiva.

Además el funcionario que lo practique levantará acta que contendrá:

1. La reproducción literal de todo cuanto conste en la letra;

2. El requerimiento al girado o aceptante para aceptar o pagar la letra, con la
indicación de si esa persona estuvo o no presente;
3. Los motivos de la negativa para la aceptación o el pago;
4. La firma de la persona con quien se extienda la diligencia, o la indicación de
la imposibilidad para firmar o de su negativa, y
5. La expresión del lugar, fecha y hora en que se practique el protesto y la
firma del funcionario que lo autorice.

El tenedor del título cuya aceptación o pago se hubiere rehusado, deberá dar
aviso de tal circunstancia a todos los signatarios del mismo cuya dirección conste en él,
dentro de los cinco días comunes siguientes a la fecha del protesto o la presentación
para la aceptación o el pago.

El tenedor que omita el aviso será responsable, hasta una suma igual al importe
de la letra, de los daños y perjuicios que se causen por su negligencia. También podrá
darse el aviso por el notario encargado de formular el protesto.

Si la letra se presenta por conducto de un banco, la anotación de éste respecto

de la negativa de la aceptación o de pago, valdrá como protesto.
 b. Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta
cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para
respaldar los créditos bancarios.

Es momento de aplicar tus conocimientos a una

situación específica, por lo tanto, realiza la actividad 4

ARQUEO DE CAJA

Se define al Arqueo de Caja como la operación de recuento y la verificación del dinero y

valores que se encuentran en ella, para comprobar si el saldo que arroja los libros están de acuerdo
con dicho conteo. El valor que arroja el arqueo se debe comparar con el libro mayor de caja.

En caso de existir diferencias debe registrarse en las cuentas 4295 si hay sobrante en caja,
pero en caso de existir un faltante, se buscará la razón que justifique el faltante, ( un gasto, una
consignación que no se registró) para hacer el ajuste correspondiente, y de no haber una justificación
del faltante este valor generalmente se registra en la cuenta 1330 como una deuda para el cajero; por
ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores; ya que el dinero que entra y sale de la caja es
responsabilidad del cajero.

Importancia del arqueo de caja

Realizando un arqueo de caja periódicamente, estamos haciendo un control interno de

efectivo en el cual se verifica la administración de todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas
y otros ingresos, así como por las salidas de éste con un programa adecuado para cancelar
proveedores de bienes y servicios, con el propósito de proteger el efectivo contra residuos, fraudes e
inconsistencias, así como controlar la adecuada contabilización de las partidas, verificar el
cumplimiento de las políticas de la empresa y el desempeño eficiente de los empleados.

Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a venta al contado, cobros a clientes,

préstamos obtenidos y ventas de activos

Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona encargada de
su administración, para gastos menores, a la que se le fijará un monto de acuerdo al movimiento de la
empresa, y deberá hacerse un reembolso por períodos breves no mayores de un mes, utilizando
comprobantes de caja menor que se elaboraran cada vez que la caja tenga movimiento.

El arqueo de caja menor se debe realizar haciendo un conteo minucioso y detallado,

separando el efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser realizado por una persona diferente a
quien realiza la documentación

Dentro de los documentos que no forman parte del efectivo pero que deben considerarse al
momento de hacer el arqueo están: Vales de cajas, Cheques posfechados y Cheques devueltos entre
otros.

ACTIVIDAD 3: Aplicación de
conocimientos

1. Investiga en alguna empresa comercial y en una industrial si cuentan con departamento de

tesorería y averigua cuáles son sus ingresos y egresos más comunes.

2. Realiza el siguiente ejercicio:

La empresa Motor’s S.A. de C.V. contrató a un nuevo administrador, quien ha persuadido a la

administración de que se elaboren presupuestos como una herramienta de ayuda para las
decisiones operativas y financieras. Debido a que es la primera vez que la compañía utiliza
presupuestos, su horizonte de planeación será de seis meses, de abril a septiembre. Las ventas
se han incrementado durante la primavera. La cobranza en ocasiones se retrasa, y el dinero es
necesario para las compras, la nómina y otros gastos operativos. En el pasado, la compañía ha
solventado sus faltantes de efectivo mediante préstamos bancarios.
A continuación se muestra el balance general de la compañía al 31 de enero del 2010:

Activo circulante
Efectivo $ 10,000
Clientes (40% de las ventas de marzo) 16,000
Inventarios de mercancías 41,000
(20,000+0.6(0.7X ventas de abril)
Seguro pagado por anticipado 1,800 68,800
Fijo
Equipo 37,000
Depreciación acumulada -12,800 24,200
Total de activos $93,000
pasivo y capital circulante
Proveedores 16,800
(0.5 X compras de marzo $33,600)
Sueldos y comisiones por pagar (1,250 + 3,000) 4,250 21,050
Capital contable 71,950
Total pasivo más capital $93,000

Las ventas de enero fueron de $40,000; las ventas mensuales pronosticadas son:

Febrero $50,000 Mayo $50,000 Julio $60,000

Marzo $80,000 Junio $40,000 Agosto $75,000
Abril $60,000

Las ventas se hacen 60% al contado y 40% a crédito. Todas las cuentas de clientes se
cobran en el mes siguiente a las ventas. Las cuentas de clientes el 31 de enero representan las
ventas a crédito efectuadas en marzo (40% de $40,000). Las cuentas incobrables no se
consideran relevantes.

Al final del mes la compañía desea mantener un inventario base (final) de $20,000 más
60% del costo de ventas del mes siguiente.

El costo de ventas representa 70% de las ventas. Por lo tanto, el inventario en enero es de
$20,000 + 60% (70% * ventas de abril $50,000) = $20,000 + $21,000 = $41,000.
El plazo de crédito que la compañía maneja con sus proveedores es neto a treinta días. El
50% de las compras de un mes se paga quincenalmente.

Se divide en dos partes: salarios fijos por $2,500 y comisiones equivalentes al 15% de las
ventas, las cuales son uniformes en todos los meses. Por lo tanto, el saldo al 31 de enero de esta
cuenta consiste en (50% x $2,500) + (50% (15% x $40,000))+ $1,250 + $ 3,000 = $ 4, 250.

Estos $4,250 se pagarán el 15 de febrero. En marzo se comprará una camioneta usada en

$3,000.

Otros gastos mensuales son:

 Gastos varios 5% de las ventas, estos gastos se pagan al contado.

 Renta $2,000 que se paga al contado.
 Seguro $200 que expira por mes.
 Depreciación, incluyendo la camioneta $500.

La compañía desea mantener un saldo mínimo de efectivo de $5,000 al final de cada mes.
 Se puede conseguir dinero prestado o pagarlo en múltiplos de $1,000 a una tasa de interés del
15% semestral. La administración no desea solicitar dinero prestado más que lo necesario y
desea pagar lo más que pueda. El interés se calcula y se paga cuando se paga el capital. Se
supone que los préstamos se toman al inicio y los pagos se realizan al final del mes.
Lo que se debe realizar es lo siguiente:

I. Con los datos anteriores prepara las siguientes cédulas:

a) Presupuesto de ventas.
b) Cédula de cobranza.
c) Cédula de compras.
d) Cédula de pagos por compras.
e) Cédula de sueldos y comisiones.
f) Cédula de pagos por sueldos y comisiones

II. Usando los datos de las cédulas calculadas prepara los siguientes estados financieros:

a) Estado de resultados proyectado acumulado para los seis meses.

b) Flujo de efectivo proyectado mensual.
c) Balance general proyectado para el 31 de julio de 2010.

III. Presenta un análisis ofreciendo soluciones para un manejo adecuado de los recursos
monetarios de la empresa que se empleen en sus diferentes departamentos.

3. Investiga qué estrategias cualitativas se pueden implementar para reducir los tiempos de las
siguientes actividades:
 Almacenamiento del producto o la materia prima.
 Tiempos de producción.
 Colocar más rápidamente el producto en el mercado
 Pagos de los clientes.

4. En una carpeta libre de ácidos, reúne los soportes contables estudiados en esta Guía, que estén
debidamente diligenciados, de acuerdo con las normas legales vigentes.

5. Elabora un arqueo de caja con base en el formato FCI-33 v.00

 Código FCI-33 v.00
Arqueo de Caja Página 1 de 1
Ordenador del Gasto
Funcionario de Manejo
Dependencia
Resolución

Siendo las __________ del día _____ de ______________ de ________ se presentó ante el
funcionario ___________________________________________________, persona
responsable del manejo del fondo de caja Menor de _________________________________;
el funcionario de la Oficina de Control Interno
___________________________________________ con el fin de proceder a elaborar el
Arqueo de Caja Menor, encontrando las siguiente situaciones:

Conteo del efectivo

Billetes Monedas
Denominación Cantidad Valor Denominación Cantidad Valor
$ 1.000,00 $ $ 50,00 $
$ 2.000,00 $ $ 100,00 $
$ 5.000,00 $ $ 200,00 $
$ 10.000,00 $ $ 500,00 $
$ 20.000,00 $ $ 1.000,00 $
$ 50.000,00 $
TOTAL BILLETES (1) $ TOTAL MONEDAS (2) $
Revisión de Soportes
Rubro Presupuestal Fecha Pagado a Concepto Valor

TOTAL (3)
Total Caja Menor
Conteo de Efectivo (1) + (2) $ Saldo según libros $
(+) Reembolsos Pendientes (+) Reembolsos Pendientes $
(+) Vales definitivos (3) $ (+) Vales definitivos (3) $
Total Arqueo de Caja $ Total Arqueo de Caja $
Valor Total Fondo Diferencia: Faltante $
Observaciones

El dinero en efectivo fue contado en presencia de

______________________________________________, funcionario responsable de manejo de la Caja
Menor y se le devolvió a entera satisfacción a las ________ horas del ______________ de __________
de ___________.

Funcionario Oficina de Control

Interno Funcionario Responsable de Manejo
5. BIBLIOGRAFIA:
 ROBLES ROMÁN, Carlos Luis. Fundamentos de administración financiera. Primera ed. Estado de
México: RED TERCER MILENIO S.C. 2012. 132 p. ISBN 978-607-733-099-8.
 PAGINA WEB: www.gestiopolis.com/soportes-contables-internos-y-externos/
 PAGINA WEB: www.contaduria.gov.co
 Contabilidad Universitaria, avanzando con las nuevas generaciones. Cuarta Edición, editorial
MCGRAWGIL, unidad 5, tema 5.1 – 5.2 páginas 67 a la 92.