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Ciencia Unisalle
Maestría en Gestión Documental y Administración
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
de Archivos
1-1-2019
Citación recomendada
Medina Villani, I., & Pantoja Ospina, I. A. (2019). Guía de buenas prácticas para la digitalización de historias laborales, en el servicio
nacional de aprendizaje Sena regional – Cauca. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/53
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GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS
LABORALES EN EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
REGIONAL - CAUCA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
2019
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS
LABORALES, EN EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL -
CAUCA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
2019
Dedicatoria
Este trabajo de grado se dedicada primero a Dios por darnos la sabiduría, compromiso y
paciencia para superar todos los obstáculos presentados, a nuestras familias, profesores,
amigos y compañeros por haber sido un pilar fundamental para el logro de este trabajo, con
A Dios, que con su infinita bondad nos dio vida, salud, sabiduría, paciencia y compromiso
A nuestras familias quienes nos animaron y fortalecieron para que pudiéramos dedicar
A nuestros profesores Adalgiza Abdala, Luis Fernando Sierra, Germán Torres, Jhon Jairo
Vargas, por sus conocimientos, en especial a Juan de Jesús Cardona, Freddy Jaramillo por
sus valiosos y enriquecedores aportes para que este trabajo tuviese éxito.
valioso e incalculable apoyo brindado para el desarrollo de nuestra formación y del trabajo
de grado.
maestría.
A nuestros amigos y compañeros de trabajo quienes de una u otra forma nos brindaron
Pág.
Introducción 9
Bibliografía 80
Anexos 83
Lista de figuras
Pág.
Pág.
Pág.
Gráfica 1. Pregunta 1. Considera que la frecuencia con que se consultan las historias
laborales de la entidad es alta? 54
Gráfica 2. Pregunta 2. Considera que la organización de la serie documental HLS está de
acuerdo con normativa? 54
Gráfica 3. Pregunta 3. ¿Considera que la entidad presta un buen servicio de información y
consulta en temas de HL a quienes lo requieren? 55
Gráfica 4. Pregunta 4. Considera eficiente y oportuno el trámite de respuesta a las
solicitudes de información en relación con las HLS? 55
Gráfica 5. Pregunta 5. Considera que el estado físico de los tipos documentales que
reposan en las HL es bueno? 56
Gráfica 6. Pregunta 6. Considera que un proceso de digitalización de las HL optimizaría los
procesos de consulta, trámite y gestión de la información? 56
Lista de tablas
Pág.
Pág.
Este trabajo de investigación cuyo título se denomina: “Guía de buenas prácticas para la
Regional Cauca.”, se realiza con el propósito de dar valor agregado al proceso de la gestión
una de las más importantes de la Entidad ya que en ella reposa la historia de sus empleados.
manipulación de los tipos documentales, se han generado factores de deterioro, causados por
agentes de tipo físico, biológico y químico en los documentos, lo que ha generado en algunos
Este trabajo presenta una guía para desarrollar el proceso de digitalización de la serie
Primer capítulo: Planteamiento del problema; en este capítulo se plantea de forma breve
SENA Regional Cauca, y que a partir del problema presentado actualmente en la entidad,
éste, se realizó el estado del arte de la serie documental, igualmente, los marcos de referencia
que sirvieron como insumo para identificar la normativa a aplicar en desarrollo del trabajo
Capítulo I.
series documentales para entidades del Estado mediante la Ley General de Archivos; estos
se sustentan en que los documentos son un recurso vital para el apoyo institucional no sólo
por su carácter informativo y comunicativo, sino también porque tienen un gran valor desde
los centros de historia (archivos) con la seguridad y la certeza de la buena fe, “en el carácter
Pese a la importancia que tiene el tema de las Historias Laborales, existen algunas
entidades del Estado que no cumplen con los lineamientos indicados en la normativa, ya sea
las historias laborales pertenecientes a funcionarios activos del SENA, regional Cauca, así
entidad. Lo que se evidencia es que la organización de esta serie documental no está acorde
con los lineamientos institucionales y normativos que para las entidades del Estado ordena,
de acuerdo con los principios archivísticos, de tal forma que en la actualidad se consideran
Algunos tipos documentales que reposan en la serie HL, son solicitados directamente
por los usuarios o sus familiares por razones de tipo administrativo, legal o jurídico
(dependiendo cuál sea la necesidad que se tenga), esto conlleva a que por una no adecuada
tanto de los expedientes como de los tipos documentales que los conforman.
propuesta investigativa es que con la aplicación de la guía se pueda llevar a cabo el proceso
información que contienen los expedientes de las HL, desde una perspectiva técnico–
intervención será novedosa, toda vez que las HL no están debidamente organizadas ni
digitalización, donde se encontrarán una serie de pautas que, al ser seguidas, paso a paso,
permitirán subsanar esta problemática que actualmente enfrenta el SENA, regional Cauca.
Una vez realizado este programa piloto, se pretende adelantar los ajustes pertinentes a
herramienta susceptible de ser aplicada en cualquier regional del SENA a nivel nacional, que
Para tal efecto es necesario, reiterar a los Secretarios Generales o quien haga sus
veces de la entidades u organismos destinatarios de la presente circular, la obligación
de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de
los documentos de archivo y que además son responsables de su organización y
debida conservación física, así como de la prestación de los servicios archivísticos
(Circular 07, 2002, parr.2).
de la Función Pública.
manejo de los archivos, con el ánimo de preservar los fondos documentales de todas las
entidades al interior de sus procesos de reforma institucional, dando especial prioridad a las
historias laborales, las nóminas y las historias clínicas. Lo que se detectó fue que las entidades
funcionarios que desarrollan las actividades que le son propias al área del talento humano.
Es por esta razón que la idea de implementar una guía de buenas prácticas para la
digitalización, dará lugar a una nueva visión técnica y holística del proceso de conservación
Finalmente, cabe mencionar que dentro de la política cero papel, y de las políticas
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Cauca, será una herramienta importante
gestión, manejo, conservación, el deterioro estructural de los documentos así como ofrecer
1.2 Justificación
una manera artesanal y empírica, razón por la cual se puede presentar pérdida de tipos
índice de deterioro estructural de los mismos, lo que es un factor de riesgo para que se dé
Desde una perspectiva académica, el proyecto aportará una nueva iniciativa al proceso
a una gestión con mayor transparencia en la administración, contrarresta los posibles actos
proteger, conservar y preservar tanto los expedientes como los tipos documentales que los
integran, la presente investigación busca elaborar una guía de buenas prácticas para realizar
el proceso de digitalización de las HL, por medio de la cual se pueda brindar información
confiable, veraz y oportuna para el usuario final y, al mismo tiempo, evitar la pérdida de
que se construye una herramienta práctica, activa, moderna y de fácil implementación para
permite hacer un aporte a la institución en la cual laboramos y dejar un legado a los relevos
16
Pregunta de investigación
1.3 Objetivos.
Regional Cauca.
17
Capítulo II.
2 Marco Teórico
Los antecedentes de la investigación, indican que revisadas las bases de datos y los
repositorios de las Universidades, son pocos los artículos científicos o tesis de grado que se
Sin embargo, existen algunos referentes que para la Entidad toman valor, como; trabajo
de Historias Laborales, Análisis de caso SENA Regional Tolima”. Mediante el cual plantea,
Williams. L. Elvia. (2010). “Propuesta para la digitalización del fondo documental del
Dr. Belisario Porras”. Que pretende reducir el tiempo entre la producción documental y la
Los proyectos de digitalización son cada vez más comunes en bibliotecas, instituciones
Es importante tener en cuenta que, para el caso que nos ocupa, existe la guía No.5 Cero
documento en soporte análogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen
18
A pesar de que no existe una norma que determine con exactitud el tiempo en que se
deben conservar las HL, en Colombia sí se cuenta con una normativa constitucional y legal
la certificación del contrato, y en el artículo 151 las autorizaciones especiales por escrito.
Se considera pertinente esta norma para los propósitos de esta guía debido a que de
una empresa..
A su turno, en el artículo 264 del mismo Código hace referencia a los archivos de las
empresas, señalando que éstas están obligadas a efectuar el pago de la jubilación al trabajador
en retiro, razón por la cual deben conservar en sus archivos todos los datos que permitan
establecer de manera exacta el tiempo de prestación del servicio de sus trabajadores y los
Documental donde la serie historias laborales tiene un tiempo de retención de 100 años,
tiempo este que empieza a contarse a partir del retiro del funcionario y/o trabajador.
En Colombia la práctica ha mostrado que el tiempo mínimo que debe tenerse en cuenta
para la conservación de las historias laborales en el archivo central debe estar entre un periodo
Por otra parte, en el desarrollo del presente trabajo se destaca que en la ponencia
expuesta por el Doctor Armando Garnica (2011), Archivos de Historias Laborales, se dio a
artículos, normativa, memorias y escritos, se dio inicio al desarrollo del estado del arte en el
Regional Cauca. Con el fin de cumplir con dicho propósito se procedió a adelantar una
revisión bibliográfica desde los últimos 17 años para las HL, atendiendo a lo planteado en la
Ley 594 de 2000 -en adelante Ley General de Archivos-, mediante la cual se establece para
Colombia los lineamientos que deben seguir las entidades del Estado en la organización de
series documentales como la de HL, consideradas éstas como un activo vital para el apoyo
organización.
Este trabajo pretende mostrar los principales hallazgos acerca del contexto
tema de la organización y digitalización de dicha serie documental son escasos, sin embargo,
existen una serie de autores, los cuales trabajan en torno a la responsabilidad de salvaguardar,
Nación, este es el caso del documento de Cortez Cecilia (2002), quien indica que la “[…]
Para el desarrollo de este capítulo, se hace necesario conocer la definición del estado
define como una forma de la investigación documental que va a permitir efectuar una revisión
sistemática sobre los documentos existentes en un área específica el estudio del conocimiento
acumulado.
Remonta sus orígenes a los años ochenta del siglo XX, cuando la investigación
con mucha relevancia en las ciencias sociales, no obstante, indica Molina Montoya (2005)
que “en la medida en que estos estudios se realizaron con el fin de hacer balances sobre las
ha ido posicionando al estado del arte como una modalidad de investigación dentro de la
investigación.
Contextualización,
Clasificación y
Categorización
Pasos estos que se complementarán con una fase adicional que permitirá relacionar el
estado del arte en forma estructural o analítica como si fuese un sinónimo de la investigación.
Se observa entonces que la creación de estados del arte, como lo indica Molina
ofreciendo diferentes posibilidades de comprensión del problema tratado, puesto que brinda
Con base en ello, se puede entender que el estado de arte es un sistema articulado de
realidad. Este tópico lo refuerza Jiménez Becerra (2006), al acotar que “[…] en los procesos
de investigación existen varios pasos fundamentales para asumir cualquier problema o tema
investigativo; uno de ellos es el estado del arte o marco referencial, cuya elaboración es un
paso necesario para lograr la formulación del problema o tema investigativo” (p.29).
Siguiendo la línea de Jiménez Becerra (2006), se puede comprender el estado del arte
como un producto creado en lo actual, derivado de lógicas investigativas que, según Jiménez
(2005), “precedieron nuestro trabajo y que, mediante distintos abordajes y metodologías, han
Así las cosas, en concordancia con Jiménez la creación de estados del arte permite el
Empero, antes de continuar con el presente Estado del Arte se hace necesario explicar
Retención, puesto que de la comprensión que tenga el lector de estos elementos dependerá el
de Rojas (1985), quien hace referencia a la importancia del rescate “de las historias laborales
como patrimonio documental jurídico, histórico y como insumo básico para la investigación
23
en el campo del bienestar social y en estudios de tipo socioeconómico para los organismos
cuenta los esfuerzos que ha venido realizando la academia especialmente de carácter privado,
se tiene que los documentos se organizaron en legajos que se componen de los documentos
cesantías.
parte de la oficina administrativa del talento humano, y, como lo indica Jiménez (2006), es
en esta oficina “en donde se conservan cronológicamente todos los documentos de carácter
entidad” (p.83).
En esta línea Molina (2005), aporta que la historia laboral está referida a una sola
persona lo que nos indica que es un documento de utilización individual el cual consta de
(p.23).
En esta definición se aclara también que la historia laboral única obliga incluir en un
solo archivo o carpeta toda aquella información que sea concerniente a todas las actuaciones
“independientemente del lugar donde se realicen o lleven a cabo las actividades o funciones
que hacen parte de las situaciones administrativas pertinentes” (Molina, 2005, p.24).
24
Sobre esta misma línea Molina (2005), indica dos características importantes del
archivo de la HL. La primera es que cada una de las que van a conformar el archivo histórico
deben organizar de manera uniforme dentro de un archivo o carpeta estandarizada, para que
permita al funcionario encargado visualizar e identificar su contenido, de manera tal que así
escrito poco, aunque existen trabajos de grado que se ocupan tanto del tema de las Historias
los documentos físicos a un formato digital a través del proceso denominado como
(p.1).
conjunto de sus puntos o muestras, el resultado se denomina imagen digital del documento.
terminan las líneas o cambio de dirección de los trazos del documento” (p.12).
cuando éste procedimiento corresponda con una decisión al interior de la política de gestión
Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 y el cual fue aunado por el Decreto 1080 del 2015,
por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y
25
Sin embargo, la normativa indica que los documentos de carácter histórico no pueden
ser destruidos o eliminados de forma física después de que sean reproducidos con algún
De igual manera, la circular 005 (2005), se genera con la finalidad de brindar una serie
electrónicas que permitan coadyuvar con la iniciativa presidencial cero papel, con el
de información.
para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos”, entre las cuales se
elaboración de la Guía.
Tomando como referencia la Circular 005 (2012), se tienen tres tipos de digitalización:
Tipo de Descripción
digitalización
Sistemática Genera una copia del uso interno del documento recibido y se puede convertir en
una copia original y autentica para sustituir el original mediante un sello o firma
del responsable. Se utiliza en aquellas organizaciones que tiene el Sistema de
Gestión de Documentos Electrónicos.
Según Zuleta (2012), se genera la pregunta acerca de ¿por qué digitalizar? y ante esto
se tiene que la gestión de documentos es un tema que se torna más que crítico al interior de
las organizaciones cuando se toman en cuenta las variables de la localización de los archivos,
el manejo de la información y los criterios para la toma de decisiones, entre otras, que
requieren de una manera imperiosa adoptar una solución que permita a la empresa estructurar
la información con documentos de diferentes formatos colocándolos dentro de una sola base
solo repositorio virtual de tal manera que se pueda acceder a su contenido de forma fácil,
A esto se le suma adicionalmente los llamados costos ocultos que están asociados con
el costo de almacenamiento (Bodegaje), toda vez que por temas de servidores estos se
incrementan cuando la empresa cuenta con medios electrónicos dispersos (varios archivos en
varios equipos de cómputo) y, por consiguiente, se origina su distribución tardía por las
los objetos son piezas de madera en forma de cubo, cada vez que se entrega un archivo nuevo
al local donde se guardan se les asigna un número consecutivo, así como la fecha y hora de
28
ingreso para llevar un registro cronológico y ordenado. De esta manera, siempre que se
requiera revisar un cubo determinado bastará saber el número consecutivo y su fecha y hora
de ingreso para darle rápida localización dentro de los anaqueles que se han dispuesto para
su bodegaje.
documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona
o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.” (parr.5).
Indica la misma Ley que los archivos resultan ser un subproducto documental de todas
aquellas actividades que desarrolla la institución a través de sus funcionarios y que deben ser
En el sentido estricto de la Ley 594 (2000), se entiende por Archivo Central “En el que
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto
de consulta por las propias oficinas y particulares en general. (par.73). Es precisamente este
tiempo prolongado el cual deberá permitir las consultas en cualquier tiempo para garantizar
cualquiera que sea su forma o el medio utilizado” (parr.7). Debe por tanto contener datos que
29
permitan la identificación del documento, de los hechos y/o las circunstancias que lo llevaron
a materializarse para comprobar una determinada información, según el criterio con el que
Banco de protección de datos y series documentales. Esta sistematización que efectúan las
Documental, las cuales se utilizan y se actualizan conforme a todos los cambios que se
lo indica el AGN, se deben manejar tablas de retención documental “cuando la entidad sufra
normativo del país, cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos, cuando
se generen nuevas series o tipos documentales” (Acuerdo 4, 2013, parr.21).Así pues, las
Tablas de retención, frente al concepto de digitalización de las historias laborales que está
apenas proyectándose en Colombia, siguen siendo una herramienta invaluable que establece
información. Esta deberá realizar un esfuerzo por suministrar la solicitado de acuerdo con los
archivos que tiene bajo su custodia, y si fuere el caso deberá intentar reconstruir el expediente
31
(Giraldo, 2001, p. 4), es la organización documental la que debe reflejar una transparencia
total en su administración y dar precisión a los procesos documentales que tiene que ver con
el empleado desde que se vincula hasta que se desvincula a la vez que va capacitando a los
En esta propuesta, se destaca que una vez organizados los documentos se evita
duplicidad, se toman las decisiones de una manera ágil y oportuna, y se mejora la calidad del
cumplimiento de las funciones del archivo en el momento de satisfacer una consulta en forma
inmediata
Ante esto el AGN se manifestó indicando que: […] por tanto, con la visión de la
de archivos Nacionales, optan por la idea que se puede también evidenciar estos logros en
se toman las decisiones de una manera ágil u oportuna, y se mejora la calidad del
manera inmediata.
Otro ejemplo de esto se puede leer en Cortez (2002), cuando explica el tema de la
control de documentos y datos, procesos que direccionan y son los ejes fundamentales
del Sistema de Gestión de Calidad pues son transversales a todos los procesos de la
misma.
33
y series documentales, menciona que para la organización de los expedientes se tienen unas
pautas delimitadas en la primera fase del ciclo vital del archivo de gestión de la historia
Con base en lo que se ha expuesto hasta este momento, se indica que la “legislación
organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del
Estado, en servicio de los particulares y como fuente de historia laboral” (Ley 594, 2000,
parr.62).
Tobar (2013), plantea que “los archivos (gestión, central, histórico), tienen la finalidad
General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás
Así pues, el objetivo fundamental de los expedientes, estando de acuerdo con Cortez
respectiva actualización, donde el trabajador podrá adjuntar los escritos que estime
Armonizado a Cortez está la apreciación de Rojas (2004), cuando afirma que “en los
archivos se debe formular la petición individual de los documentos que se deseen consultar
con el derecho de obtener copias o certificados del expediente, salvo que los documentos
Otro aspecto muy importante a tener en cuenta es el que menciona Giraldo (2001),
cuando señala que “dentro del proceso de archivo es muy importante que las copias de los
documentos se confronten con los originales antes de ser incorporadas, y que se haga constar
documento sea retirado deberá dejarse la respectiva constancia en el expediente con la fecha
y la firma de quien efectúa el movimiento del documento, lo que convertiría esta anotación
sobre la historia laboral de la persona. Por tanto, los funcionarios encargados del trámite y
gestión de los documentos de archivo deben tener conocimiento y aplicación de todos los
procesos archivísticos.
Ahora bien, tanto para la Institución como para los trabajadores, “la Historia
Laboral es un documento que hace parte fundamental de la vida privada de cada trabajador
y, por consiguiente, no pueden ser usadas sino por el Estado o por particulares en
35
eventos estrictamente señalados y definidos por la ley y por las directrices de la institución o
empresa y, por ende, deben ser totalmente protegidas” (Rojas, 1985, p.175).
Los datos personales involucran toda información concerniente a una persona física
identificada o identificable, independiente del medio que se utilice para captarla, transmitirla,
archivos de historias laborales debe ofrecer las garantías para la protección de datos y de la
Con base a lo anterior, los trabajadores deberían tener acceso a todos sus datos
se conserven en un expediente manual o en cualquier otro fichero que comprenda sus datos
un derecho fundamental que presenta dos modalidades; derecho activo y pasivo. El primero
En este orden de ideas, destaca el hecho que el individuo hoy en día no está
consciente del suministro de datos personales que tiene que informar cuando solicita
servicios tales como solicitudes de empleo y registros de aptitud médica. El otro hecho que
relaciona y la vida privada entra en juego cuando los datos son recopilados, procesados y
consultados.
encargado, debidamente identificado, tal y como lo manda el AGN, y es él quien debe aplicar
el margen de error.
[…] las historias laborales son un insumo fundamental para modelos de proyecciones
actuariales y financieras con el desarrollado en la Secretaría de Seguridad Social. Es
decir, la información del cesionario quedará sujeta a las mismas obligaciones legales
y reglamentarias del cedente y éste responderá solidaria y conjuntamente por la
observancia de las mismas ante el organismo de control y el titular de los datos de
que se trate (Archivo General de la Nación 2001, p. 22)
Las historias laborales requieren un especial cuidado cuando los tipos documentales
que las conforman reflejan el desarrollo de los procesos de las dependencias de Recursos
Aplicado al contexto de las historias laborales los anteriores artículos, significa que la
etapa del archivo de gestión debe conservarse en la dependencia de recursos humanos del
unidad respectiva. Los archivos no deben reposar en ningún lugar diferente a los archivos de
determinar los tipos documentales que ameriten la digitalización. El estudio técnico permite
primordial establecer los documentos que habrán de conformar este “file”, los cuales se
identificar los tipos documentales para medir el impacto en la valoración documental tanto
primaria y secundaria.
La diferencia entre estos tipos de documento radica en que los documentos primarios
tienen el objetivo de hacer referencia a cualquier texto, revista, mientras que en los
38
la conservación y testimonio de relaciones laborales, con el fin de que hagan parte del
legislación archivística ya que el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho
naturaleza jurídica de los documentos, es decir, por el valor probatorio y testimonial que se
les ha reconocido a lo largo de los siglos, en virtud de lo anterior, Giraldo (2001), sugiere
que:
Nación la necesidad de una legislación archivística fue más evidente y sentida. “El principio
de libre acceso a los archivos públicos que definiera la Asamblea Nacional Francesa en
los archivos para la sociedad en su conjunto” (Archivo General de la Nación, 2009, parr.6)
un medio para lograr propósitos administrativos y sociales de rango superior. “El Estado,
papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la normativa que
resulta indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y
a las estructuras políticas y administrativas del Estado desde sus propios orígenes, que se
de archivos públicos que deviene del concepto mismo del poder público. En este sentido, el
tomando decisiones que quedan registradas en documentos de diverso soporte, por lo que la
En relación con la serie documental Historias Laborales, se evidencia las memorias del
seminario sobre archivos de historias laborales, realizado en el 2003 por el Archivo General
de la Nación en adelante AGN, en el cual autores como José Alberto Giraldo y Álvaro
laboral como herramienta para reconstruir la historia de las personas entre otros.
La organización de historias laborales del SENA se pretende que, con el uso de buenas
estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema (Ley 594 de 2000, Art. 19).
le ha dado la relevancia e importancia que, por su carácter normativo, razón por la cual
amerita y apunta que, con el apoyo de las NTIC, los procesos archivísticos tanto de las
Entidades del Estado como de las organizaciones privadas con funciones públicas,
consideren esta alternativa como un activo vital para el apoyo institucional, no solo desde el
De acuerdo con Giraldo (2002), hay un ejemplo por mencionar y es el del país vasco,
anteriormente referida, por lo que al día de hoy existen procesos que no están integrados con
utilización del Archivo Digital, como repositorio único de documentos electrónicos y, como
Por tanto, es muy habitual que en los archivos los usuarios soliciten la digitalización
cuando el trabajador solicita la digitalización de una fracción de serie o de una serie completa
tanto, a la hora de entregar al trabajador una copia digital del documento solicitado, habrá
para uso interno del personal o de autoservicio, como sustituto de la fotocopia. Estos
Lo que se propone con esta investigación, es que las HL del SENA Regional Cauca,
el proceso de digitalización deberá coadyuvar con minimizar estos riesgos además de ser un
al usuario final.
dirección y al control de todos los recursos con que cuenta la organización para el “eficiente
administrativa” (Acuerdo 027, 2006, p.2). Por ello, dicha modalidad de archivo se constituye
En la misma línea el concepto de buenas prácticas tiene estrecha relación con el término
documentos de archivo” (Acuerdo 027, 2006, p.4), que soporta una de las ideas principales
de este trabajo investigativo la cual es lograr la conservación de las serie y tipos documentales
de las HL.
información.
El término de historia laboral, indica que: “es de manejo y acceso reservado por parte
los cuales deben estar soportados y definidos de acuerdo con la ley 1581 de 2012 de
información pública.
d) Documentos de identificación
g) Acta de posesión
etc.
consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación
investigación, por pertinencia con el tema propuesto, se tuvo como referente lo siguiente:
2.4.1 Leyes
disposiciones.
Ley 527 del 18 de agosto de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso
y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
Ley 594 de julio 14 de 2000, expedida por el Congreso de Colombia y por medio de la
Ley 1581 de 17 de octubre de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones para
Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia
2.4.2 Decretos
tiempo.
2.4.3 Acuerdos
Acuerdo 06 de 15 de octubre de 2014, Por medio del cual se desarrollan los artículos
2.4.4 Circulares
General de la Nación en donde se indica que las entidades del Estado están en la obligación
004 de 2003, (Organización de las Historias Laborales) que no ofrece herramientas concretas
sobre el particular.
La norma técnica, NTC 5985 de ICONTEC, por medio de la cual se trazan directrices
2.4.6 Guías/otros
de Valencia en donde mencionan que apostar por la digitalización de los documentos en las
herramientas que instrumentalizan el espíritu de las normas, y que no solo buscan una
histórica de la Nación.
49
3 Capítulo III.
Metodología
3.1 Enfoque
Teniendo en cuenta que se realizó el análisis del estado natural de la serie documental
Historias Labores del SENA Regional Cauca, el enfoque que se aplicó es cualitativo, el
trabajo se fundamentó con entrevistas abiertas realizadas a la persona encargada del manejo
usuarios potenciales, además de la observación directa que se hizo al archivo donde reposan
Esta investigación es de tipo Descriptiva, puesto que con la misma se busca reseñar y
especificar las características o rasgos de las situaciones o fenómenos objeto de estudio. Para
reproducir, o figurar personas o cosas y agrega “[…] se debe describir aquellos aspectos más
Regional Cauca, por consiguiente, en este capítulo se procederá a describir los procesos y
procedimientos que se manejan en dicha institución, con el fin de plantear el proceso a seguir
Laborales.
viable sería el experimental prospectivo, debido a que se tomó las HL de años anteriores para
su digitalización en un futuro.
3.3 Método
documental Historias Laborales del SENA Regional Cauca, este método fue una herramienta
conservación entre otros, intervenir, comprender y tener claridad sobre el manejo de la serie
Lo anterior tomando como referencia el concepto que sobre estudio de caso único, que
dice:
tema o aspecto teórico concreto, o indagar un fenómeno, una población o una condición en
da a la HL.
Diagnóstico documental del estado natural de las HL, con el fin de evidenciar si
Observación
Esta técnica permitió a corto plazo, observar directamente los procesos y procedimientos
realizados por los responsables del manejo de la serie documental en mención y de esta
(Lerma, 2016).
Entrevista
Esta técnica referencia una situación cara a cara que permite una conversación íntima
Por otra parte: “En la entrevistaa, a través de preguntas y respuestas, se logra una
(Janesick,1998)
estudio fue la estructurada para la cual se realizó una guía de entrevista con preguntas
específicas. (Grinnell,1997).
Relaciones Laborales, quien es la persona que maneja constante mente las Historias
Laborales.
Guía de observación directa: Formato que permitió obtener información sobre los
procesos y procedimientos que realizan los funcionarios del SENA Regional Cauca, como
cerradas cuyo propósito fue identificar la calidad del servicio de información y consulta de
Se realizó una observación directa a corto plazo, para cual se elaboró una guía de
Laborales, para ser tenidas en cuenta por el observador, éstas determinaron cómo se realizan
Historias Laborales.
de la entrevista aplicada.
significado para la propuesta del diseño de la Guía de Buenas Prácticas para la digitalización
3.7.1 Gráficos
Gráfica 1. Pregunta 1. Considera que la frecuencia con que se consultan las historias
4 TOTAL
5 SI
15
NO
6 NS/NR
Gráfica 5. Pregunta 5. Considera que el estado físico de los tipos documentales que
TOTAL
12 SI
15
NO
3 NS/NR
El estudio se realizó teniendo en cuenta las siguientes fases las cuales se articularon
Este es un proceso que permite identificar todos y cada uno de los pasos que se
desarrollan en la actualidad con el manejo de las HL, información que constituye la materia
de los procesos que se generaron al interior de la Regional, con el fin de conocer lo que allí
Consulta de normativa
profesionales de las áreas de TIC y de relaciones laborales del SENA Regional Cauca.
la información, de manera tal que garantice la aplicación de la “Guía de buenas prácticas para
SENA, y teniendo en cuenta que las historias a digitalizar son de 1976, no aplican las TRD
actualizadas en 2013.
Por lo anterior, se elaboró una lista de chequeo tomando como base la organización de
Esta lista de chequeo de series y subseries, contiene los tipos documentales que conforman
de cada expediente.
Procedimiento
Capítulo IV.
4.1 Introducción
realización del proceso de digitalización de esta serie documental. Proporciona una directriz
documentales.
Objetivo
consulta
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Al presentar en este capítulo una guía de buenas prácticas como apoyo al proceso de
digitalización de las HL en el SENA, Regional Cauca, se determina que dicho proceso puede
ser ajustado de acuerdo con las necesidades de núcleo de trabajo y del personal a cargo,
siempre con miras al mejoramiento continuo y a ofrecer a los clientes internos y externos una
Previo al inicio de la digitalización de las HL, se debe tener en cuenta que existen unas
Fase legal: Cumplimiento de la normativa aplicada a todas las fases del proceso de
expedientes que debe abrir para cada serie, con el fin de reservar el espacio, proyectando el
crecimiento de cada uno de ellos, y evitar así que al agregarse los correspondientes tipos
200 folios.
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1. Clasificar
2. Ordenar Organizar
3. Describir
Clasificación
estructura orgánico-funcional del SENA para ubicar, dentro de dicho organigrama, la oficina
respectivas.
Se clasificarán los tipos documentales teniendo en cuenta cada uno de los capítulos que
Ordenación
documentales complejas y que permanecen abiertos por lapsos grandes como las HL del
SENA Regional Cauca, y se tendrá en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo
apellido, nombres.
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manera secuencial, la producción de los documentos correspondientes a las HL. Para ello se
Pese a que la normativa indica cómo deben ordenarse las historias laborales según
de la siguiente manera:
expediente. Así mismo, se realizará el respectivo índice con el fin de facilitar la búsqueda de
Descripción
3 Este caso de organización de las HL es atípico en la entidad, toda vez que la norma refiere que la organización de las historias laborales
se debe hacer por expedientes y no por capítulos, teniendo en cuenta el principio de orden original.
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Para la identificación de las unidades de conservación que para este caso es la caja, se tendrá
número de identificación.
Las cajas se ubicarán en los muebles rodantes que la entidad ha dispuesto para la
• Lógico:
ejecutar cada uno de los pasos aplicando normativa, específica para tal fin.
Regional Cauca.
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Con la ayuda de los tiempos de escaneo de una página se podrá determinar la cantidad
cantidad de hojas que puede cargar el alimentador del escáner, lo que da el indicador de las
veces de carga.
respectivas carpetas que van a contener los documentos escaneados a fin de que sea
La estructura básica recomendada es que cada carpeta será descrita con el número de
Cada descripción llevará el número de cédula de cada funcionario, una clave que
Ejemplo:
Variable Dato
Número de cédula del expediente 34571867
Documento a escanear Historia Laboral
Código del documento a escanear HL
Fecha de expedición documento de Si no cuenta con fecha de expedición del documento de
identidad identidad, se le asigna la de vinculación del funcionario.
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34571867HL19950227
carpetas.
las capacidades del hardware, software, experticia en digitación del o los funcionarios a cargo
servidor.
ser distribuidos de acuerdo con normativa, según las solicitudes de las áreas interesadas en
dicha información y que cuenten con la autorización de acceso en los casos previstos por el
custodia de las HL, podrá autorizar el acceso a las carpetas, a través de la intranet.
área en custodia de acuerdo a las necesidades del servicio y los lineamientos del SENA en
parámetros para continuar con la digitalización de todas las demás Historias Laborales de
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acuerdo con las necesidades del servicio orientadas por la Dirección del SENA – Regional
Cauca.
Tomando como referencia Las pautas para utilización de la digitalización (AGN, 2009
Actualizada el 2 de mayo de 2017). Los siguientes son los parámetros técnicos mínimos para
Alistamiento
Captura
Identificación
Control de calidad
Almacenamiento
Tiempo de ejecución
Metadatos
Técnicas de escaneo
certificada).
Tapabocas
Guantes de látex
Gorro
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Bata blanca
desinfectante en cara y manos, quitarse la bata, el gorro, las gafas y el tapabocas al momento
de salir del recinto de trabajo para cambiar de actividad o consumir algún tipo de alimento.
prevenir contagio con los documentos por tratarse de material almacenado y archivado de
tiempo atrás.
4.8 Hardware
- Velocidad de escaneo
o Color de 45 ppm
- Capacidad del papel ADF (alimentador automático de documentos) hasta 100 hojas
- Escaneo Dúplex
- Formatos de papel: A4, A5, A6, B5, B6, carta, legal, ejecutivo.
- Formato de salida: JPEG, TIFF, TIFF Múltiple, PDF, PDF con opción de búsqueda,
- Software incluido.
cambio de garantía se genere por un tiempo igual o superior al inicial, el proveedor debe dar
garantía por defecto de fábrica y o mal funcionamiento por el mismo término o superior a la
Para el proceso de digitalización es importante que el software del scanner cumpla con
digitalizados.
Permitir Compresión
configurable
facilidad
Se establece una lista de chequeo donde se detallan los pasos sugeridos así:
descripción
Todas las Historias Laborales deben contener el mismo orden en sus documentos sin
importar la cantidad de documentos que contenga cada Historia Laboral. Véase el Anexo 2
Lista de Chequeo
Nota: Los datos de indexación deben ser cédula, nombres y apellidos completos, fecha
relaciones laborales o quien haga sus veces, las personas responsables quienes deberán
definirlos previamente al inicio del proceso con el fin de garantizar la idoneidad de los datos
Los archivos físicos se deben ir revisando por lotes que en todo caso no vayan a
mesones amplios que permitan la adecuada manipulación de las cajas de los archivos y sus
contenidos.
personal autorizado por contener documentos sensibles y de uso restringido de acuerdo a los
contar con tiempos para ir a abastecerse según sus necesidades en los sitios indicados en la
Regional.
velar por que el proceso de gestión documental sea llevado a cabo paso a paso a fin de
documentos, bien por no estar presentes o bien por estar más deteriorados de lo normal
por el paso del tiempo o por accidentes que hayan podido sufrir durante el tiempo de
Para esto se efectuará una revisión periódica aleatoria para validar la concordancia de
los documentos, su facilidad en la obtención digital al interior del servidor y que la cantidad
las correcciones de manera inmediata con el fin de garantizar la calidad del proceso y no
a. El equipo de trabajo deberá socializar las normas legales sobre la materia a fin de
anexos para ser analizadas por el Coordinador del equipo de trabajo o quien haga sus veces
Las estadísticas a ser obtenidas en cada anexo deberán ser socializadas por el equipo
de trabajo de manera anticipada, con el fin de contar con los preliminares de análisis y
5 Capitulo V.
Conclusiones y Recomendaciones
5.1 Conclusiones
Regional Cauca.
conforman el expediente, ya que estas son de mucho valor para la entidad como para el
exfuncionario.
Los documentos digitalizados permiten que la labor de consulta sea más sencilla y su
5.2 Recomendaciones
laborales y de los diversos formatos de los tipos documentales que maneja esta serie
documental, con el fin de establecer cuáles serían las posibles prioridades para la
El acceso a los documentos que reposan en cada H.L. deberá ser para los interesados
directos y/o quien tenga su debida autorización y su responsabilidad deberá ser de quienes
humano especializado.
Para llevar a cabo el proceso de digitalización, es importante contar con talento humano
del proceso.
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Recuperado de: https://goo.gl/SEuajM
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Anexos
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A. Guía de observación
GUÍA DE OBSERVACIÓN
Proyecto: Guía de Buenas Prácticas para Observador: Ileana Medina Villani
la digitalización de Historias Isabel Alicia Pantoja
Laborales, en el Servicio
Nacional de Aprendizaje
SENA Regional – Cauca.
Lugar: Oficina Relaciones Situación: Real
Laborales SENA Cauca
Objetivo de la Obtener datos sobre procesos y procedimientos de la gestión y
observación: administración de la información de la serie documental Historias
Laborales del SENA, Regional Cauca.
TEMAS PREGUNTAS
Consulta de Información sobre HL por parte de ¿Son frecuentes las consultas a la serie
usuarios documental HL?
¿La calidad en el servicio de
información que se ofrece por parte de
la entidad es adecuada?
¿Se permite la manipulación de los
expedientes de HL?
Organización de la serie documental ¿Los expedientes de HL se encuentran
organizados aplicando los principios
archivísticos?
Estado de conservación de los expedientes ¿Los medios de conservación (carpeta)
de los tipos documentales es el
adecuado de acuerdo con normativa?
¿Los medios de conservación (cajas)
de los expedientes cumplen
especificaciones técnicas?
¿Los tipos documentales conservan
característica físicas de conservación?
Espacio físico de almacenamiento ¿La estantería cumple con condiciones
técnicas de acuerdo con normativa?
¿Las áreas asignadas para la custodia
de la serie documental cuentan con los
elementos de control y aislamiento que
garanticen la seguridad de los
archivos?
¿Las condiciones ambientales de
temperatura, humedad relativa y luz,
cumplen con normativa?
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Objetivo: Identificar la calidad del servicio de información y consulta de la serie HLS del
2. ¿Considera usted que la organización de la serie documental HLS está de acuerdo con
normativa?
SI ____ NO ____ Ns/Nr____
5. ¿Considera que el estado físico de los tipos documentales que responsan en las HL son
buenos?
SI ____ NO ____ Ns/Nr____
Versión: 1.0
Formato de solicitud de acceso a servidor de
Fecha: 01.10.2017
Historias Laborales
Página
Motivo de la solicitud
Justificación del ingreso al servidor de HL
Fecha de autorización
NOTAS:
presentarlo
Teniendo en cuenta que las Historias Laborales son de años anteriores al 2005 fecha en
cual se elaboraron las TRD de la entidad y 2013 fecha en la cual dichas TRD fueron
chequeo.
Esta lista de chequeo parte de lo expuesto en la circular 03 del 2004 del AGN, y se
complementa con los tipos documentales que contienen las HL
Versión: 1.0
Lista de chequeo para preparación de documentos Fecha: 01.10.2017
originales Páginas 4
Identificación de la Carpeta
Nombre: Cédula:
Ítems a verificar
Capítulo I. Trayectoria Laboral
Solicitud de Empleo
Formato Único de Hoja de Vida
Copia de la Cédula de Ciudadanía
Fotocopia de Libreta Militar
Constancias de Trabajo
Antecedentes Disciplinarios
Resultados Concurso
Solicitud Examen Médico
Resultado Examen Médico
Resolución de Elegibilidad
Contrato o Resolución de Nombramiento
Comunicación de Aceptación de Nombramiento
Adición a Contrato
Inscripción en Carrera Administrativa
Resolución Inscripción Carrera Administrativa
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Versión: 1.0
Lista de chequeo para preparación de documentos Fecha: 01.10.2017
originales Páginas 4
Notificación de Resolución Inscripción
Felicitaciones
Resoluciones de ascenso
Resoluciones SSEMI
Notificación Resolución SSEMI
Solicitudes de traslado
Notificación del traslado
Resoluciones de encargo
Acta de posesión de encargo
Resolución de terminación de encargo
Resolución terminación nombramiento provisional
Resoluciones de traslado
Actualización carrera administrativa
Comunicación y resolución de sanciones
Llamados de atención
Resolución insubsistencia
Notificación resolución de insubsistencia
Aceptación renuncia
Resolución de aceptación renuncia
Examen Médico de Egreso
Paz y Salvo Administrativo
Capítulo II. Educación- Capacitación-Evaluación del Desempeño
Certificados de Estudio y Diplomas
Fotocopia de Tarjeta Profesional
Solicitudes Inscripción Cursos de Capacitación
Notificaciones de Resultados de Evaluación
Puntaje Acumulado Individual para SSEMI
Permisos de Capacitación
Resoluciones de Apoyo de Capacitación Pregrado Postgrado
Resoluciones de Comisiones de Estudio
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Versión: 1.0
Lista de chequeo para preparación de documentos Fecha: 01.10.2017
originales Páginas 4
Evaluación del desempeño
Notificación resultado evaluación
Recursos contra evaluación del desempeño
Acta de notificación
Capítulo III. Vacaciones-Licencias y Permisos
Resoluciones de vacaciones
Modificaciones resoluciones
Notificación resoluciones
Autorizaciones por vacaciones anticipadas
Solicitudes licencias
Resoluciones de licencias
Solicitud de permisos
Autorización de permisos
Solicitud de vacaciones pendientes
Resolución de Interrupción de Vacaciones
Notificación de Resoluciones
Capítulo IV. Pagos y Deducciones
Autorizaciones de descuento sindical
Declaración de bienes y rentas
Solicitud de cesantías
Liquidaciones de cesantías
Resolución de pago de cesantías
Formularios declaraciones de renta
Libranza servicio médico
Afiliación y retiro seguro social o EPS
Afiliación fondo de vivienda
Afiliación fondo de cesantías
Afiliaciones cajas de compensación
Afiliación Fondo de Pensión
Afiliación Fondo Nacional del Ahorro de Vivienda
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Versión: 1.0
Lista de chequeo para preparación de documentos Fecha: 01.10.2017
originales Páginas 4
Resolución Pago por Bonificación y Prima de Antigüedad
Resolución y Pago Fondo Nacional de Vivienda
Autorizaciones embargo
Solicitudes de embargo
Descuentos por embargo
Levantamientos de embargo
Solicitud de cuota parte Pensional
Certificados DIAN
Respuesta a Solicitud de Cuota Parte Pensional
Capítulo V. Bienestar Social e Incapacidades
Recomendaciones Médicas y Tratamientos Especiales
Informes Accidentes Laborales
Incapacidades Laborales
Auxilios Educativos
Registros Civiles Funcionarios, Matrimonio e Hijos
Solicitudes Préstamo de Vivienda
Resoluciones Préstamo de Vivienda
Formato de Auxilio Educativo
Reembolso Servicio Medico
Resoluciones Auxilio Funerario
Resoluciones Préstamos Calamidad Doméstica
Total de folios:
Revisado por
Nombre completo y cargo
Versión: 1.0
Formato de no conformidades Fecha: 01.10.2017
Página
Identificación de la Carpeta analizada
Descripción de las no conformidades
Registre brevemente las no conformidades de la carpeta indicando claramente el o los documentos a
que hace referencia y el número de folio
Total de folios:
Reportado por:
Nombre completo y cargo