INSTRUCTIVO DE DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE

ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –

MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
 INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE CÓDIGO: I-GI-6
FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 2 de 12

1. INTRODUCCIÓN

El programa Más Familias en Acción, requiere identificar a los beneficiarios de último

grado 11 que formalizaron la graduación durante la vigencia escolar con el fin de
habilitar la priorización correspondiente a los nuevos integrantes del grupo familiar en
educación siempre y cuando cumplan los criterios de verificación.

2. OBJETIVO

El presente documento define el paso a paso para el registro de aprobación de los

beneficiarios de último grado 11 que formalizaron a cargo de las instituciones
educativas durante la vigencia escolar.

3. INGRESO A LA PLATAFORMA

Para acceder al Sistema de Información del programa Más Familias en Acción –

SIFA, ingrese por el navegador de búsqueda a la siguiente

dirección electrónica masfamilias.dps.gov.co e ingrese con el usuario y contraseña
asignado por el programa.

4. DESCARGUE DE ARCHIVOS

A continuación se relacionan las actividades a realizar en el descargue de los archivos

con beneficiarios grado 11, así:

4.1 Ingresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos- Manejo de Archivos –

Descargar archivos con beneficiarios Grado 11”.

I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación

Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la
Graduación. (Versión 1)
 INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE CÓDIGO: I-GI-6
FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 3 de 12

Una vez que ingresa a la opción de descargue se habilita la siguiente pantalla:

4.2 Al desplegar el campo entidades educativas, aparecen todas las sedes adscritas al
colegio principal al cual tiene acceso el Rector de la entidad y tienen niños, niñas y
adolescentes - NNA beneficiarios del programa. El descargue de archivos debe hacerse
sede por sede.

I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación

Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la
Graduación. (Versión 1)
 INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE CÓDIGO: I-GI-6
FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 4 de 12

Una vez seleccionada la entidad haga clic sobre el botón “Generar” y el sistema
descarga el archivo correspondiente. En el siguiente ejemplo se explica la estructura
del nombre del archivo que se ha generado.

Ejemplo:

RegCumBenefGrado11: este encabezado identifica el proceso a realizar.

12: corresponde al total de registros (NNA) que se encuentra en el archivo.

271: corresponde el código SIFA de la sede, este número es el que se debe

registrar para ver el resultado de la validación del archivo posteriormente.

05001: corresponde al código del municipio.

18_3_2014: corresponde a la fecha en que se descarga el archivo

(DD_MM_AAAA)

11_53_27_497: corresponde a la hora en que se descargó el archivo

(HORA_MINUTOS_SEGUNDOS_ CENTESIMOS DE SEGUNDOS).

El archivo contiene la información de los NNA que la vigencia anterior cursaban

grado 11.

Registrar si el beneficiario curso y aprobó el grado 11, para lo cual es

importante tener en cuenta que todos los NNA bajan con S, y la institución debe

I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación

Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la
Graduación. (Versión 1)
 INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE CÓDIGO: I-GI-6
FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 5 de 12

indicar en cada caso si el menor efectivamente Curso y aprobó el grado 11, para
lo cual es preciso que:

• Si el adolecente curso y aprobó el grado 11 mantener la S para el beneficiario.

• Si el adolecente NO curso y aprobó el grado 11 cambiar la S por la N para el

beneficiario.

Adicionalmente para los NNA que la Institución Educativa ha reportado con S lo que
indica que cursó y aprobó grado 11 y se debe de registrar la fecha del acta de grado
con que se formalizó la graduación del NNA, así como se observa a continuación.

I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación

Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la
Graduación. (Versión 1)
 INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE CÓDIGO: I-GI-6
FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 6 de 12

El formato de fecha de grado debe ser AAAAMMDD por ejemplo 20150531

• A manera informativa en la columna SIMAT registra como graduado” se indica

si el menor en el SIMAT se registra como graduado, con el propósito que la
entidad educativa verifique el estado del alumno.

5. CARGAR ARCHIVOS

Una vez los archivos están debidamente registrados debe realizarse el cargue de los
archivos. A continuación se describe el proceso:

5.1 INGRESO A LA PLATAFORMA

Para acceder al Sistema de Información del programa Más Familias en Acción –SIFA,

ingrese por el navegador de búsqueda a la siguiente dirección

electrónica masfamilias.dps.gov.co e ingrese con el usuario y contraseña asignado
por el programa.

Al Ingresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos - Cargar Archivo de

cumplimiento por Entidades”.

I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación

Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la
Graduación. (Versión 1)
 INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE CÓDIGO: I-GI-6
FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 7 de 12

Se habilita la siguiente pantalla

Adjuntar el archivo en el botón seleccionar archivo y dar clic en “Cargar”

5.2 Si el archivo que ha sido cargado cumple con la estructura requerida aparecerá el
siguiente mensaje:

I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación

Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la
Graduación. (Versión 1)
 INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE CÓDIGO: I-GI-6
FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 8 de 12

Es importante que tengan en cuenta que la validación de la información

cargada NO se realiza en línea, tiempo real, es decir el archivo cargado
entra en cola y el resultado del cargue cada rector debe visualizarlo
posteriormente.

Por esto es importante que el Rector esté consultando, el estado del

proceso hasta que encuentre que ha finalizado y visualice el resultado
obtenido después de la validación realizada por el sistema.

5.3. El resultado de la validación se puede ver ingresando por opción:

“Cumplimiento de Graduados Grado 11 - Cargar Archivo de “cumplimiento graduados grado

11” y registrando en el campo Código

Sede, el código (SIFA) de la institución, que corresponde al número indicado en el

encabezado del archivo descargado:

I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación

Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la
Graduación. (Versión 1)
 INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE CÓDIGO: I-GI-6
FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 9 de 12

El código para consulta del resultado del proceso, también puede

visualizarse en el nombre del archivo tal como se muestra en el
siguiente ejemplo:

Nombre del archivo descargado

Para el ejemplo, el código Sifa de la sede es: 271. Registre este código en el campo
Código Sede:

I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación

Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la
Graduación. (Versión 1)
 INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE CÓDIGO: I-GI-6
FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 10 de 12

Al dar Buscar, el sistema presenta la siguiente información.

En el espacio “Estado de proceso” se muestran los siguientes datos:

 El estado:

• Pendiente: El archivo aún está en cola pendiente de ejecución.

• Ejecución: El archivo se está ejecutando. Si desea esperar el resultado, pueda

dar Buscar en el código para refrescar la información en pantalla.

• Finalizado: Indica que el proceso de validación del archivo finalizó.

• Finalizado con error: Indica que el proceso de validación del archivo no Terminó
presentando error por alguna de las siguientes causas: comunicación, servidor,
luz, tiempo de espera agotado o cierre de inicio de sesión por tiempo inactivo.
En este caso debe comunicarse con la mesa de ayuda, numeral 7 del presente
instructivo. En este caso el archivo debe cargarse nuevamente.

 La fecha y hora asociada al estado así:

• Pendiente: Indica la fecha y hora en el que se realizó el cargue del archivo.

• Ejecución: Indica la fecha y hora en que se está ejecutando el proceso de

validación del archivo cargado.

• Finalizado: Indica la fecha y hora en que finalizó la ejecución del proceso de

validación del archivo cargado.

I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación

Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la
Graduación. (Versión 1)
 INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE CÓDIGO: I-GI-6
FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 11 de 12

 Mensaje
Presenta el total de registros procesados, el total de registros cargados con
cumplimiento, el total de registros cargados con incumplimiento y el total de
registros inconsistentes.

En la parte inferior del mensaje se presenta la Huella Digital, la cual permite garantizar
la integridad de la información del archivo cargado. Este número debe ser conservado

por el Rector, ya que en caso de requerirse alguna revisión o reclamo por parte de la
institución debe ser suministrado.

6. CORRECCIONES AL REGISTRAR CUMPLIMIENTOS GRADO 11

Se entiende por corrección de Cumplimientos Grado 11 cuando después de haber

registrado y cargado el archivo con una “N”, se desea cambiarlo por una “S”.

En este caso se procede a descargar nuevamente el archivo de “Registro de

Cumplimientos Grado 11” siguiendo los pasos indicados en el Numeral 4.

Para realizar la corrección requerida, se debe buscar en el archivo y luego a los

menores que requieren corrección y en el campo “Curso y aprobó grado 11” cambiar la
N por S.

Luego se debe cargar nuevamente el archivo y verificar el resultado del cargue.

I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación

Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la
Graduación. (Versión 1)
 INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE CÓDIGO: I-GI-6
FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 1
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
PÁGINA: 12 de 12

7. MESA DE AYUDA

Si usted requiere asesoría, apoyo o solución a algún inconveniente presentado, puede

comunicarse con la Mesa de Ayuda del Programa, de lunes a viernes en horario de
8:00 a.m. a 5:15 p.m. enviando su solicitud al correo
soportesirc@prosperidadsocial.gov.co

CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES

FECHA DE
VERSIÓN RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN
APROBACIÓN

1 15-12-2015 Verificación de Compromisos

REVISÓ: APROBÓ:

Nombre: Andrea Paola Fernandez Guarín

Nombre: Yolima Alejandra Acosta Lobo Cargo: Coordinadora Seguimiento y

Cargo: Profesional Especializado Monitoreo – Gestión para la Inclusión
Social

I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación

Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la
Graduación. (Versión 1)