SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA

PROCESO DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO REGISTRO CALIFICADO

INSTRUCTIVO CARGUE DE INFORMACIÓN PROGRAMA EN EL SISTEMA DE

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN EDUCACIÓN SUPERIOR –SACES-

DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL

GRUPO DE GESTIÓN CURRICULAR
Abril 2019

Elaborado por: Edgar Gómez Ródriguez

Aprobado por: Claudia Rojas Rivera
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 INSTRUCTIVO CARGUE A SACES

1. OBJETIVO

1.1 OBJETIVO GENERAL

Brindar orientaciones específicas para el cargue de la información de los programas del nivel de
educación (Tecnologías y Especializaciones Tecnológicas) en el aplicativo SACES - Sistema de
Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior del Ministerio de Educación Superior –MEN-.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Reconocer los paneles con información contenidos en cada una de las pestañas del aplicativo,
relacionadas con el ingreso, manejo y cargue de solicitudes de procesos de Registro Calificado

Identificar y diferenciar el cargue de solicitudes con relación a procesos de Extensión, Ampliaciones

de Cobertura, Modificación de Registro Calificado y Nuevos programas (registros otorgamiento).

2. ALCANCE

Aplica para realizar el cargue de todas las solicitudes de procesos de Registro Calificado.

3. INTRODUCCIÓN

Según el Ministerio de Educación Nacional (Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación

Superior), el Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior –SACES-:

Es un sistema de información en el que confluyen el Ministerio de Educación Nacional, el

Consejo Nacional de Educación Superior (CESU), la Comisión Nacional Intersectorial para
el Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CONACES), el Consejo Nacional
de Acreditación (CNA), el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior
(ICFES) y las instituciones de Educación Superior. A través de este sistema, se evalúan a
las instituciones, sus programas y sus estudiantes. En el caso de las instituciones de
educación superior, éstas son valoradas en dos momentos; el primero, de carácter
obligatorio, se lleva a cabo cuando ésta se crea; el segundo, es voluntario y se da cuando
la institución está buscando la acreditación institucional o de alta calidad. Los requisitos
que evalúa el SACES cuando institución de Educación Superior se crea, están
contemplados en el Decreto 1478 de 1994 para las de carácter privado, en el caso de las
públicas, en la Ley 30 de 1992, artículos 58 al 60.

Los programas académicos por su parte, desde el momento en que son creados deben
cumplir con las quince condiciones de calidad que establece el Decreto 1075 de 2015;
requisito que es indispensable para otorgar el Registro Calificado por un período de siete
años y cuya renovación está sujeta a un proceso de verificación y seguimiento similar.

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En este mismo sentido, las condiciones de calidad del Registro Calificado:

Son la base para garantizar a la sociedad que un determinado programa tiene los requisitos y
condiciones que las comunidades académica, profesional y disciplinar han establecido como
propios de la naturaleza de dicho programa. Estas condiciones de calidad garantizan que, un
programa académico corresponde a su naturaleza en un contexto institucional que le
favorece y puede ser ofrecido a la sociedad (Consejo Nacional de Acreditación -CNA-, 2013).

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA comprometido con el aseguramiento de la calidad y de

conformidad con los dispuesto en la Ley 30 de 1992, Ley 1188 de 2008 y el Decretos reglamentarios,
tiene el deber de solicitar y obtener el registro calificado para sus programas académicos de nivel
tecnológico y especialización tecnológica, garantizando de esta manera la calidad de los procesos
formativos.

A continuación se presenta la información relacionada sobre:

 Ingreso al Sistema de Aseguramiento de la Calidad en la Educación Superior SACES

 Cargue de solicitudes de Nuevos Programas (Otorgamiento / Extensión)
 Cargue de solicitudes de Ampliación de Cobertura

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 1. INGRESO AL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN LA EDUCACIÓN
SUPERIOR –SACES-

A. Navegador a utilizar

Para ingresar al aplicativo se sugiere utilizar el navegador Mozilla Firefox:

B. Ingreso a SACES

En el buscador se incluye la palabra “SACES” y en la primera opción de búsqueda puede acceder al

sistema del Ministerio de Educación Nacional. Sin embargo, el link es
http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/propertyvalue-41698.html

Para ingresar, las credenciales de acceso son:

Usuario: snacional
Contraseña: SenaEE2019*

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 C. Aspectos generales a tener en cuenta

Para interactuar con SACES:

- Siempre lea las pestañas emergentes

- Identifique el tipo de solicitud de Registro Calificado RC (Proceso RC, Renovacion RC,
Modificación RC, Ampliación de Cobertura RC)
- La actividad de cargue a realizar corresponde a “Proceso RC”
- Identifique en el LMS el “Código de Proceso” que le corresponde a la Regional para el
programa a cargar

Con relación a las carpetas, antes de iniciar el cargue verifique:

- Que esté la plantilla SACES con la información de la solicitud del respectivo programa (Word
o pdf)
- Que estén como anexos el Acta de creación del programa (Dirección de Formación), el Acta
aprobación de la regional y el Acta de aprobación del centro de formación, y que en ellas
aparezca el respectivo programa
- Que las anteriores actas estén firmadas
- Que estén las carpetas de las 5 condiciones con anexos, de cada uno de los Centros de
Formación de la Regional . Deben estar comprimidas (cada persona que vaya a realizar el
cargue las puede comprimir en caso de que no lo estén) y que pesen máximo 9 MB

La verificación de esta información la debe consignar en el formato Registro de Cargue en SACES

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 2. CARGUE DE SOLICITUDES DE REGISTROS CALIFICADOS : PROCESOS RC (OTORGAMIENTO
O EXTENSIÓN)

Esta es la ventana principal de acceso:

En la pestaña Registro Calificado, seleccione PROCESO RC:

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En Buscar se escribe el código del proceso (seleccionado desde el LMS), y se da click en Iniciar
búsqueda:

Se visualiza la pantalla con el código de proceso, el nombre del programa y se procede a dar click
sobre el nombre del programa.
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Se deben diligenciar la totalidad de las pestañas, tomando la información del
documento FORMATO RESUMEN INFORMACION SACES.

En la segunda pestaña de denominación académica 2:

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  En la pestaña denominación académica 2 actualizar los datos:

Dirección: Calle 57 # 8-69

Teléfono: 5461500
Fax: 0
Apartado Aéreo: 0
E-mail: dir_formacionpro@sena.edu.co
Fecha registró sistema: Se registra automáticamente

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Número de créditos académicos: Tomé el dato del documento FORMATO
RESUMEN INFORMACION SACES.
Número de estudiantes en el 1er periodo: Tome el dato del documento FORMATO
RESUMEN INFORMACION SACES.
Valor de la Matricula al iniciar: 0
El programa está adscrito a: Otra
Nombre de la entidad Adscrita: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE -SENA
Finaliza con Guardar Datos

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En la pestaña Convenios se marca el botón No y se da Guardar Datos

A continuación se debe seguir diligenciando la información que se solicita en cada pestaña, teniendo
en cuenta que se copia la información que se diligenció en el documento FORMATO RESUMEN
INFORMACION SACES.
Seguidamente se describen algunas pestañas, para las cuales se considera necesario precisar
algunos elementos en su diligenciamiento.

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En la pestaña Act. De Formación

Recuerde que para el SENA todos los créditos académicos son Obligatorios.
El número de créditos electivos es 0 (cero) y se calcula de manera automática.

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En la pestaña Formación Investigativa 2 se debe tener cuidado especial y se deben diligenciar los
tres componentes que conforman la información: Áreas de Investigación; Líneas de Investigación;
Financiación de la Investigación.

Para componente se da click en Agregar Registro y se procede a su cargue.

Si esta información no está completa, se debe comunícar con los profesionales que
lideran la red de conocimiento (dinamizador – gestor) y/o equipo técnico que
construyó el programa y el documento Condiciones de Programa.

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En la pestaña Escenarios de Práctica, marque la casilla No Aplica y proceda a Guardar

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En la pestaña Cond Inst de programa, debe diligenciar los 7 cuerpos que la
conforman y que están asociados cada uno a condiciones de calidad

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En la pestaña Documentos Adjuntos se debe proceder a adjuntar la totalidad de los archivos que
soportan la presentación del programa, por tanto se debe cargar:

- Documento Condiciones de Programa

- Carpetas Anexos Condiciones de Programa
- Resolución de creación de programa, Acta del Comité Directivo Regional, Acta del comité
primario de Centro
- Documento Condiciones Institucionales
- Documento Condiciones Lugar de Desarrollo
- Carpetas Anexos de Cada una de las Condiciones de Lugar de Desarrollo

Se da click en Examinar y proceda a seleccionar y cargar cada uno de los los documentos,
dando click en Guardar documentos
Recuerde que los archivos deben pesar máximo 8 MG:
Los archivos se deben subir en formato PDF;
Las carpetas comprimidas, formato .RAR o .ZIP

Al cargar el documento, saldrá el aviso: el archivo se cargó satisfactoriamente.

En la medida que va cargando archivos en la pantalla se van visualizando los que se han
adjuntado.

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 PROCESO PARA CARGUE DE AMPLIACIONES DE LUGAR DE DESARROLLO

Para las REGIONALES donde el programa se va a solicitar para más de un Centro de Formación se
debe diligenciar la pestaña de Ampliación Cobertura.

Es importante tener claro lo siguiente:

Por el botón Solicita Ampliación de Cobertura se van a cargar los documentos y anexos del
programa, correspondiente de las Condiciones de Lugar de Desarrollo de los Centros de
Formación que se encuentran en OTROS MUNICIPIOS de la misma Regional en la que se está
presentando el Centro de Formación con el OTORGAMIENTO o la EXTENSIÓN.

Ejemplo 1:
EXTENSIÓN DEL PROGRAMA : Municipio de Bucaramanga
AMPLIACIÓN DE COBERTURA : Municipios de Girón, Floridablanca, Málaga, Piedecuesta, Velez,
San gil.

Ejemplo 2:
EXTENSIÓN DEL PROGRAMA : Municipio de Cartago – Valle del Cauca
AMPLIACIÓN DE COBERTURA : Municipios de Cali, Buga, Tuluá, Palmira

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RADICACIÓN DE LAS AMPLIACIONES DE LA MISMA REGIONAL DEL REGISTRO CALIFICADO
DE OTORGAMIENTO o EXTENSIÓN
Ingrese a la pestaña de AMPLIACIÓN DE COBERTURA
Haga clic en SI en la opción “solicita ampliación de cobertura”
Haga clic en guardar datos (aparecerá un aviso solicitando la confirmación dé clic en sí)

De clic en Agregar municipio, y seleccione el departamento y el municipio correspondiente

a la ampliación en la ventana emergente.

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Verifique que el departamento y municipio escogido se visualice en la pestaña de
ampliación de cobertura así:

Haga clic en el icono de la carpeta para adjuntar los archivos correspondientes a la

ampliación: adjunte las carpetas comprimidas y el documento maestro de 8 condiciones
(formato pdf)

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 PARA EL
CASO DE LAS REGIONALES GRANDES COMO VALLE, ANTIOQUIA Y DISTRITO DONDE
VARIOS CENTROS DE FORMACIÓN SE ENCUENTRAN EN EL MISMO MUNICIPIO, REALICE EL
SIGUIENTE PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR DICHOS CENTROS
Haga clic en “si” en la opción “programa ofrecido en CENTROS TUTORIALES”, luego haga clic
en guardar datos, aparecerá una ventana emergente solicitando la confirmación de la
acción de clic en sí.

Haga clic en agregar centro tutorial

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Busque y seleccione el nombre del centro en la ventana emergente denominada “Gestor
de lugares de ofrecimiento”, luego haga clic en guardar (la búsqueda la puede hacer por
departamento, municipio o nombre)

El centro tutorial seleccionado debe visualizarse en la opción “programa ofrecido CENTROS

TUTORIALES” Haga clic en la opción Adjuntos y cargue los comprimidos correspondientes al
centro de formación (el documento maestro debe ir en formato pdf)

Si el centro que desea registrar no se encuentra en dicha ventana emergente haga clic en
“nuevo CENTROS TUTORIALES”

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En la opción código escriba el código del centro (esta información la encuentra en el archivo
Excel denominado “directivos”
En la opción “nombre” escriba el nombre del centro de formación
En la opción descripción escriba lo siguiente: centro de formación SENA correspondiente a
un lugar de ofrecimiento del programa de formación ubicado en el mismo municipio del
otorgamiento o extensión (según corresponda)
Seleccione la ubicación en la opción denominada de la misma forma. Luego haga clic en
guardar.

Ingrese nuevamente a la pestaña de ampliación de cobertura y haga clic en agregar centro

tutorial, seleccione el centro tutorial creado y haga clic en guardar
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El centro tutorial creado debe visualizarse en la opción “programa ofrecido CENTROS
TUTORIALES” Haga clic en la opción Adjuntos y cargue los comprimidos correspondientes al
centro de formación (el documento maestro debe ir en formato pdf)

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 NOTA IMPORTANTE:
Cuando finalice de cargar la información por todas las
pestañas, estas aparecen con una marca verde al frente
del nombre de la misma y se activa en la parte superior una
nueva pestaña con el mensaje “Finalizar Proceso”.
Si se da click sobre “Finalizar Proceso” y confirma la
finalización, el proceso cambia en SACES de Estado “En
radicación” a “Radicado” y por tanto ya no será posible
modificar o o incluir algún dato.
Por lo anterior, se debe hacer una revisión detallada de la
información cargada en cada pestaña, verificando que
efectivamente la información cargada corresponda en
primer lugar con el programa, que la información de las
pestañas sea la del Centro de Formación que tiene asigando
el lugar de Otorgamiento o Extensión y que los demás
Centros de Formación y Lugares de desarrollo (Subsedes)
aparezcan registrados por la pestaña de “Ampliación de
Cobertura”.
Captura pantallas de evidencia de la revisión final realizada y
no olvide marcar el nombre como:
XXXX-Nombreprograma-Municipio-Regional
Donde XXXX es el código del proceso en SACES

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