NOMBRE DEL GRUPO:

INTEGRANTES:

TALLER

1. Con base en la reseña histórica de la entidad, elabore la línea del tiempo, identificando el año con el cual dará inicio a la elaboración de la TRD.
2. De acuerdo con el acto administrativo suministrado, ubique en el esqueleto de la estructura orgánica las dependencias.
3. Del mapa de procesos de la entidad, escoja tres dependencias que ejerzan procesos misionales y de apoyo, y diligencia la Encuesta.
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica:

____________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________

2. Fecha de última asignación de funciones: ___________________________________________

3. Acto administrativo: ____________________________________________________________
4. Funciones:
____________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
5. Unidades documentales que tramita:
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________
6. ¿Realizan selección y descarte documental? _________________________________________
7. Sistema de organización de los archivos de gestión: ___________________________________
8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? ________ (metros lineales)

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina productora: _____________________________________________________________________________
2. Nombre la unidad documental:
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
 _________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________
3. Función de la oficina que la genera o la tramita:
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________
4. Caracteres externos:
Soporte: Formato:
Papel Expediente
Cinta Magnética Libro
Microfilme Documento simple
Otro_________________

4.3 Ordenación:________________________________________________________________
4.4 Estado de conservación:______________________________________________________
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación:
_________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________
6. Trámite:
Original: _________________
Número de copias: _______________________
7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra: Si o No
¿En Cuál o cuáles?______________________________________________________________
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
______________________
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite:
_________________________________________________________________________________________________________________________
 _________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________
10. ¿Con qué periodicidad se produce?
Diario Semanal Mensual
Otra___________________________
11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión, y quién lo establece?
_____________________________________________________________________________
12. En el archivo de gestión, la consultan
La misma oficina Otras oficinas Cuáles?______________________
12.3 Otras entidades Cuáles?_________________________________________
12.4 Personas naturales Por qué?________________________________________
13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?
Central Histórico Otros _____________________________________
13.1 Con qué periodicidad se realiza? _______________________________________________
14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?________________
14.1 Con qué frecuencia:_________________________________________________________
14.2 Qué años:_________________________________________________________________
15. Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite, y conservación de esta unidad
documental?_________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
16. Observaciones:
____________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________
Funcionarios entrevistados:
Nombre y cargo: __________________________________________________________________
Funcionario responsable del archivo:__________________________________________________
Ciudad y fecha:____________________________________________________________________