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ÍNDICE
1. Cómo medir tu “inteligencia del tiempo”
y por qué es importante

2. Cómo administrar tus recursos

eficientemente

3. Formas de asegurar la rentabilidad de

tus proyectos gracias al uso de
herramientas

4. Por qué son tan importantes los

informes de los proyectos

5. Cómo motivar a tus empleados para

que registren su tiempo

1
1. Cómo medir tu “inteligencia del tiempo”
y por qué es importante

Cuando se trata de hacer cosas, muchos de nosotros

usamos herramientas de gestión del tiempo como
temporizadores de Pomodoro o listas de tareas pendientes.
Si bien estos métodos tradicionales pueden ayudarte a
enfocarte en tus prioridades, hay un paso que debes tener
muy en cuenta:

Antes de intentar planear cómo hacer más cosas,

necesitas descubrir cómo estás gastando tu
tiempo realmente

2
En lugar de crear una lista de prioridades y luego
programarlas en tu semana, deberías revertir el proceso
para maximizar la cantidad de tiempo que tienes que
invertir.

Al igual que una pulsera deportiva Fitbit mide tu movimiento

y te muestra dónde estás para que puedas realizar mejoras,
necesitas realizar una auto-medición cuantificada del
tiempo. La medición es el paso más importante, no solo en
la gestión de proyectos sino en cualquier proceso o tarea
personal y profesional. Puede ser tan simple como apuntar
las cosas que tienes que hacer en un papel, en una hoja de
cálculo o a través de una herramienta de seguimiento de
tiempo que te permitan recoger datos de forma
automatizada. Una vez que mides tu tiempo, se crea una
"inteligencia de tiempo" que te proporciona un punto de
partida. Luego viene el aprendizaje, y luego, con suerte, la
mejoría. Sólo puedes entender mejor cómo usar el tiempo
cuando previamente lo tienes medido y cuantificado.

Cómo empezar a medir tu tiempo y el de tus

proyectos

Del mismo modo que el control y medición de la

alimentación, del ejercicio y del sueño de un atleta tiene un
impacto cuantificable sobre sus resultados, los informes de
tiempo revelarán áreas en las que acometer cambios en
busca de un mejor rendimiento y productividad. Busca

3
actividades que te consumen mucho tiempo y te reportan
poco beneficio.

Sólo necesitas definir categorías como, por ejemplo, trabajo,

desplazamiento, familia, ocio y medir cuánto tiempo
inviertes en cada una de ellas. Una vez, tengas tu mapa de
tiempo decidirás si necesitas hacer ajustes. "Por ejemplo,
puedes darte cuenta que estás pasando demasiado tiempo
conduciendo cada día para ir al trabajo. Ese tiempo perdido,
lo tienes que recuperar en la categoría trabajo por lo que lo
restas de la categoría familia. Podrías decidir usar medios de
transportes alternativos (Uber, taxis, etc.) y aprovechar los
trayectos para realizar tareas productivas, y así no tener que
restar el tiempo con la familia". Es un concepto es más
amplio que la gestión del tiempo; es medición, aprendizaje y
optimización del ciclo.

Seguimiento y gestión del tiempo para las empresas

Si bien el seguimiento del tiempo como base para tu propia

gestión del tiempo puede ayudarte a ser más productivo,
también se debería aplicar en el ámbito empresarial. Las
empresas deberían hacer un mejor seguimiento del tiempo
de sus empleados y de los proyectos de trabajo que llevan
en marcha. Una compañía con 1.000 empleados dispone
aproximadamente de 2 millones de horas de trabajo al año,
pero ¿Saben estas empresas a dónde van estas horas?

4
Cuantificar y medir cómo los empleados gestionan su
tiempo puede ayudar a identificar áreas para maximizar la
productividad en la empresa. Toda la organización debería
estar involucrada en el proceso empezando por los
empleados que necesitan controlar sus tiempos de trabajo.

Existen ahora aplicaciones que permiten medir

automáticamente las actividades de los empleados,
brindando a los dirigentes más información, pero ¿es Big
Brother? No, si el proceso de medición es transparente y
compartido. El seguimiento del tiempo puede revelar la
eficiencia de un equipo de trabajo, así como la productividad
en proyectos o tareas específicas. El seguimiento también
puede identificar áreas donde los esfuerzos se duplican o
donde se generan atascos de productividad.

Es útil compartir los objetivos de la empresa o del proyecto,

y luego mostrar cómo todos participan en el logro de los
objetivos a través del mejor uso de su tiempo. Ten un
objetivo en mente. Todos disponemos de las mismas 24
horas de tiempo que tiene un día. Depende de uno mismo
escoger la forma en que lo utiliza y elige invertir esas 24
horas.

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2. Cómo administrar tus recursos
eficientemente

Cada empresa tiene que preocuparse por los resultados, y

una gran parte de la ecuación, por no decir el más
importante, es el coste de los recursos humanos (es decir, la
mano de obra), por lo que es natural que las empresas se
preocupen por la eficiencia y la productividad.

Ya acabamos de ver, la importancia de utilizar un software

de seguimiento del tiempo de proyectos, procesos y tareas
para optimizar el reparto del tiempo.

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 Los empleados de una empresa son el activo más
importante que tiene y a la vez el más difícil de
gestionar

Veamos ahora, algunos de los beneficios que aporta el

seguimiento del tiempo y por qué las empresas lo aplican en
la gestión de proyectos, procesos y tareas.

Administración de recursos

Las empresas deben equilibrar las necesidades de los

clientes con los recursos disponibles para garantizar que los
proyectos se entreguen a tiempo y cumplan con los
estándares de calidad esperados. Por esta razón, los
softwares de seguimiento del tiempo juegan un papel
fundamental en la gestión de sus recursos.

Las empresas que utilizan programas de seguimiento del

tiempo, disponen de datos históricos y pueden predecir los
recursos adecuados que necesitan según el proyecto a
realizar. Por ejemplo, si se necesitan más recursos para los
próximos proyectos, las empresas pueden decidir si
expandir y crear puestos internos y permanentes o, si por el
contrario tiene más sentido, subcontratar o externalizar el
trabajo temporal.

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El software de seguimiento del tiempo de proyectos permite
también garantizar una facturación por horas correcta,
calcular los costes de forma precisa y estudiar la
rentabilidad de cada uno de los proyectos.

El concepto del Lean Time Management

Aumentar el valor y minimizar el esfuerzo son las claves

sobre las que se asientan los principios de la producción
industrial que Toyota comenzó a aplicar con éxito hace
décadas y que hoy se han extendido a muchas otras ramas
de la gestión bajo el término Lean Management o Lean Time
Management.

Toda esta cultura se puede aplicar sin problemas a la

gestión de proyectos que se realiza en cualquier empresa.

Las claves de esta forma de proceder son:

 Identificar los consumos innecesarios y desperdicios:

detectar las actividades que consumen recursos y no
aportan valor.

 Eliminarlos: excluyéndolos sistemáticamente de todos

y cada uno de los procesos de trabajo de la empresa.

 Comprobar resultados y practicar ajustes: para lograr

que el valor fluya lo más rápido posible y de manera
uniforme.

8
  Continuar midiendo y ajustando: la única forma de
alcanzar la excelencia.

Gestión de equipos y proyectos

Dentro de cada compañía y de cada departamento

encontramos personas con perfiles, proyectos y
competencias totalmente diferentes. Algunos individuos
tendrán más facilidades que otras a la hora de resolver
conflictos y encarar problemas. La empresa deberá detectar
e identificar a las personas que se adapten mejor al
proyecto requerido.

Además, los conocimientos y las competencias de las

personas van evolucionando con el paso del tiempo ya que
generalmente estas continúan adquiriendo y desarrollando
nuevas habilidades. La gestión de los recursos humanos
debe tener esto en cuenta, no solo para ubicarlo en los
proyectos donde pueda ser más eficiente sino también para
fomentar esta necesidad de seguir formándose como
persona y facilitarte, en la medida de lo posible, la mejora
continua en su formación.

Por último, a la hora de crear los equipos y proceder a la

gestión de un proyecto adecuadamente, ya no sólo se
tendrán en cuenta a las mejores personas de ese
departamento, sino que se buscarán a aquellos
profesionales con mayor experiencia en la gestión de
proyectos similares. No se ponen límites por departamento,

9
la gestión por proyectos y equipos abarca a toda la
organización y si la mejor forma de encararlo es hacer
equipos multidisciplinares, ¡ADELANTE!

10
3. Formas de asegurar la rentabilidad de
tus proyectos gracias al uso de
herramientas

Uno de los mayores beneficios del seguimiento del tiempo

de proyectos es garantizar la precisión financiera. Cuando
las horas facturables se reportan correctamente, el cálculo
es más fiel y preciso, la facturación se completa de una
manera más eficiente y el flujo de caja es más estable, lo
cual garantiza que la rueda de producción sigue
funcionando de forma eficiente para la compañía. Esto
ayuda a reducir el desperdicio financiero.

11
Sin un seguimiento del tiempo estandarizado, las empresas
podrían estar perdiendo el rumbo de sus horas facturables y
perder dinero debido a la falta de control de los tiempos.

Imagina el impacto que podrían tener miles o decenas de

miles de euros en ingresos perdidos cada mes para tu
empresa debido a una mala planificación y cuantificación de
tiempos. Esto podría ser la diferencia entre utilizar un
software de medición del tiempo de proyectos o no tenerlo.

Además, llevar un seguimiento del tiempo de tus proyectos

con un software empresarial puede reducir
significativamente la duración del ciclo de facturación. Si en
muchos casos se necesitan 30, 60 o incluso 90 días para
facturar a los clientes, y mucho más solo para recibir el
pago, un software de Project Management adecuado podría
agilizar el ciclo de facturación y garantizar un flujo de caja
mejorado. Esto, a su vez, permite a las empresas pagar a los
empleados a tiempo y alinear recursos adicionales según
sea necesario.

Las previsiones de proyectos resultan claves

Un software de Project Management puede mejorar las

estimaciones de proyectos futuros si tiene datos históricos
objetivos.

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Por ejemplo, digamos que finalizas un proyecto que tardó
un 5% más de tiempo de lo esperado en completarse. Esto
ya son 100 horas más en un proyecto de 2.000 horas. Si
continúas subestimando proyectos futuros en un 5%,
transcurrido el año, eso podría tener repercusiones
financieras muy negativas para tu compañía.

Imaginemos que si facturamos la hora de trabajo a 120€,

entonces dejamos de ingresar 12.000€ por proyectos.

Si no dispones de datos históricos objetivos que te permitan

evaluar las horas necesarias para completar un proyecto,
seguirás presupuestando tus proyectos a la baja por lo que
tu rentabilidad se verá afectada. De la misma forma, si
presupuestas tus proyectos al alza serás menos competitivo
que competidores tuyos con el riesgo que perder encargos.

Otro factor que se podría ver afectado por no disponer de

datos históricos: los tiempos de entrega. Una infra
valoración del tiempo que le llevará a tu equipo completar el
proyecto de trabajo puede traducirse por retrasos y la
incapacidad de cumplir con los plazos de plazos de entrega.

La estimación no necesita ser un arte; puede ser una

ciencia

Gracias a la utilización de herramientas de Project

Management, los Project Managers pueden disponer de
informes sobre el estado de los proyectos en tan solo un

13
click. Pueden analizar todo el tiempo invertido, entender
dónde se ha invertido y compararlo con lo que tenían
originalmente planeado. Con toda esta información se,
pueden identificar áreas de mejora la próxima vez.

Ahora los datos del proyecto son visibles y procesables.

Tienes una comprensión mucho más profunda de hacia
dónde va tu esfuerzo.

Implementar estratégicamente el seguimiento del

tiempo preparará a tu equipo para el éxito

Exigir que tu equipo haga un seguimiento del tiempo de sus

proyectos puede resultar una carga para su día a día, salvo
si lo comunicas de forma correcta y se implementa con
desde una perspectiva estratégica.

A menos que las personas trabajen el 100% de su tiempo en

un mismo proyecto, tu equipo debe controlar su tiempo a
diario. Sí, es una tarea aburrida y poco reconocida,
¡imposible, incluso puedes decir! Pero las horas reportadas
son la mejor fuente de datos reales sobre el rendimiento y
control de tus proyectos.

Para tener éxito, no debes pedirle a tu equipo que informe

más detalles de los necesarios. Como mínimo, el empleado
deberá imputar horas aproximadas para proyectos y tareas.
Idealmente, también podrá agregar notas descriptivas que

14
ayuden a entender los procesos y sirvan de ayuda al resto
de sus compañeros y managers.

Recomendamos tareas de seguimiento del tiempo que sean

lo suficientemente específicas para comprender a dónde se
va el tiempo, pero también lo suficientemente generales
como para que sus segmentos de tiempo no estén
excesivamente fragmentados. Por ejemplo, algunas tareas
potenciales podrían ser investigación, propuestas, creación
de prototipos, solución de errores, reuniones con clientes,
llamadas telefónicas o viajes.

Mantener el nivel de detalle bajo control también será

beneficioso cuando se ejecuten informes más adelante para
comprender cómo se ha distribuido el tiempo de su equipo
desde un punto de vista más global, en lugar de adentrarse
en el detalle del tiempo empleado en tareas más puntuales
y específicas.

15
4. Por qué son tan importantes los
informes de los proyectos

Un informe de proyecto es un documento que comunica el

progreso de los aspectos del proyecto, que contiene datos
relevantes para esa parte del mismo y el público al que va
dirigido.

Para mejorar, las empresas necesitan controlar y analizar su

rendimiento año tras año. En el mercado, existen
herramientas de software para la administración de
proyectos que incluyen el seguimiento de los tiempos
invertidos, costes y previsiones que facilitan en análisis y la
generación de informes.

16
Además de reducir gastos y aumentar la eficiencia, el uso de
herramientas tecnológicas para gestionar proyectos permite
obtener adecuados informes que ayudarán a las empresas a
revisar los procesos de trabajo durante un período de
tiempo o entre proyectos con el fin de adelantarse y
detectar áreas problemáticas, realizar ajustes y mejorar su
operativa.

Informar sobre tus proyectos va a permitir

involucrar al resto del equipo con los avances y
contar con datos históricos para calcular futuras
previsiones

¿Por qué los informes de proyectos son importantes?

Los informes de gestión de proyectos son algo que debes

hacer regularmente durante el transcurso del proyecto. A
veces pueden resultar tediosos por el esfuerzo que
requieren, pero ten en cuenta que son muy necesarios para
compartir información sobre el proyecto con los miembros
de tu equipo y el resto de managers. Aunque es muy posible
que no te guste escribir informes, puedes aprender a
hacerlos de una manera más eficiente.

Los informes de gestión de proyectos son una de las formas

en que te comunica con el equipo de proyecto y las partes
interesadas. Ya sea con una frecuenta diaria, semanal o
mensual, es una manera rápida y fácil de mantener

17
informados a los miembros del equipo sobre las tareas y
roles de cada uno. Esto significa menos microgestión e
interrupciones.

Un informe de progreso del proyecto te va a servir para

documentar el proyecto. Gracias a él, tendrás un historial
con el que mirar hacia atrás y te ayudará a tomar mejores
decisiones También te dan un precedente al hacer esos
cambios que respaldarán tu razonamiento.

Un informe de proyectos mantiene un flujo de información

entre varias personas. Esto genera transparencia, algo
especialmente importante entre los miembros del equipo y
managers que necesitan feedback periódico para no alejarse
delos objetivos finales.

4 tipos de informes para la gestión de proyectos

1. Informe de estado: este es el tipo más común de

informe de proyecto y en el que probablemente se
dediquen más horas de trabajo. La frecuencia de este
informe puede ser mensual o semanal. Sería bueno
tener una plantilla de informe de estado estándar
donde se indique cómo avanza el proyecto, las nuevas
tareas, quién se incorpora o lo abandona, etc. y utiliza
la información de tu gestor de proyectos para
completar dicha plantilla.

18
2. Informe de riesgos: su frecuencia suele ser mensual y
debe incluir un resumen del perfil de riesgo del
proyecto, aunque la forma en que presente dependerá
de ti. Un buen enfoque sería incluir solo los detalles de
los riesgos que tienen mayor potencial de crear
problemas en tu proyecto. Luego, puedes incluir notas
sobre los riesgos de nivel más bajo, quizás con un
resumen de cómo se están administrando todos estos.

3. Informes de junta o ejecutivos: este informe tendrá

un nivel de detalle diferente a la actualización de
estado semanal que le corresponderá a su equipo de
proyecto. Piense en un nivel alto, pues los interesados
querrán leer sobre las cosas que son importantes para
ellos, como los problemas que pueden ayudar a
resolver, un resumen de la posición del presupuesto, y
si estás enfocado para alcanzar los objetivos clave del
proyecto.

4. Informes de recursos: este tipo de informes mostrará

el desglose de qué miembro del equipo del proyecto se
asigna a qué tarea y qué día. También se pueden usar
para identificar problemas de asignación, donde un
miembro tenga asignada más de una tarea. Si
comparas la disponibilidad de tus recursos con la línea
de tiempo del proyecto, puedes planificar de manera
más eficiente. Este tipo de informes es de los más útiles
que se pueden hacer como administrador de
proyectos, aunque al principio pueden ser un poco

19
difíciles de interpretar. Realmente vale la pena dedicar
tiempo a saber leer los informes para poder realizar
cambios en el cronograma del proyecto según
corresponda.

20
5. Cómo motivar a tus empleados para
que registren su tiempo

Por norma general, a los empleados no les gusta rellenar

sus hojas de asistencia. Diferentes estudios y encuestas han
revelado que conseguir que los empleados controlen su
tiempo y su productividad es el mayor desafío al que se
enfrentan los directivos al adoptar un sistema de registro
del tiempo.

¿Por qué? Porque el tiempo perdido cuesta tiempo y dinero.

Cada minuto de tu tiempo y el de tus empleados

tienen un impacto real en los beneficios de tu
empresa

21
Según Harvard Business Review, las horas de trabajo que no
se registran podrían estar costando a la economía
estadounidense 7.4 billones de dólares cada día. Cuando
cada minuto tiene un valor real, el seguimiento de las horas
de los empleados puede tener un gran impacto en tu
negocio.

El tiempo es una métrica comercial tan importante como

cualquier otra, y para ello es importante conseguir que tu
equipo perciba el registro del tiempo como una actividad
productiva en lugar de como una tarea rutinaria y sin valor.

Para ayudarte a resolver este problema, te vamos a contar

unos breves consejos sobre cómo convencer a tus
empleados de que registren su tiempo correctamente. Los
consejos que compartimos aquí se basan en las experiencias
de nuestros clientes, así como las de nuestro propio equipo.

22
Comunica los beneficios de registrar sus tiempos de
trabajo

La confianza es crucial para una cooperación exitosa.

Obligar a tus empleados a rastrear su tiempo sin ninguna
explicación generará una cultura de sobre control y
sospechas que pueden tener el efecto contrario y llevar a
que las personas hagan “trampa” con sus registros de
tiempo.

Para evitar esto, asegúrate de que todos en tu equipo

comprendan para qué necesitas datos de registros del
tiempo y qué beneficio les aporta a ellos, a la empresa y a
los clientes. La honestidad y una clara comunicación
contribuyen en gran medida a establecer confianza y, si lo
haces bien, es posible que ni siquiera necesites los
siguientes consejos.

Recuerda que la productividad de los empleados a menudo

se reduce simplemente a buenas prácticas de gestión, por lo
tanto, mantén una comunicación abierta y fluida con las
personas.

Asegúrate de tener claras las directrices de tu plan

Si deseas que el seguimiento del tiempo funcione

necesitarás herramientas. De lo contrario, tus informes se
volverán inútiles si las personas no hacen un registro
correcto de su tiempo. Antes de que tu equipo comience a

23
registrar, explica a todos los involucrados cuál es la forma
correcta de rastrear los tiempos.

Al igual que con el primer punto, explicar por qué algo debe
hacerse de una manera específica facilitará la adopción del
sistema.

Ayuda a cada empleado con la configuración inicial

de la herramienta

Según la herramienta a utilizar, la configuración inicial puede

ser extremadamente simple y apenas requiere orientación o
tremendamente compleja. Pero ten en cuenta que, si deseas
que tus empleados hagan un registro de sus tiempos
mediante la herramienta que hayas decidido implementar,
es importante que se sienten arropados por los mandos
intermedios ante cualquier tipo de duda o ayuda que
necesiten.

Además, ten en cuenta que cuantos menos obstáculos haya

entre el usuario y la herramienta, mayor será la probabilidad
de que lo adopten con éxito. Si las personas no entienden
algo, no lo usarán.

24
Comparte los informes en la TV de la sala de
reuniones

A menos que los registros de tiempo deban ser privados,

compartir los informes con tu equipo es una excelente
forma de generar confianza.

Si tiene una televisión en tu oficina o sala de reuniones,

úsela para mostrar los datos de seguimiento del equipo. De
esta forma, las personas pueden ver el impacto de su
trabajo en tiempo real e incluso podrían pensar en formas
nuevas y más eficientes de hacer las cosas.

Lo único que debes tener en cuenta aquí, es no utilizar los

datos en público si no estás satisfecho con los hábitos de
trabajo de un empleado concreto. Recuerda que la
confianza es difícil de construir y fácil de romper.

Ten muy en cuenta la opinión de los empleados

Tus empleados son los mayores expertos en tu negocio.
Debido a que trabajan con los puntos más delicados día tras
día, sus comentarios son muy valiosos para tomar buenas
decisiones y realizar ajustes.

Sigue hablando con ellos para ver cómo se están adaptando

a la idea de registrarlos tiempos. Si tienen algún problema,
inquietud o sugerencia, usa esa información para mejorar el
sistema. ¡Cuánto más fácil sea para ellos, más probable es
que se queden con el hábito!

25
Esta es también una gran oportunidad para mostrarle a tu
equipo que sus opiniones son valoradas por la dirección de
la compañía. Además, cuando comiences a analizar los
datos del tiempo, incluye a tus empleados en el proceso.
Juntos, tendréis más posibilidades de descubrir cosas que
podrían hacerse de manera diferente.

Ofrece recompensas por el esfuerzo

El uso de recompensas es una forma poderosa de modificar
el comportamiento de las personas. El concepto clave aquí
es lo que los psicólogos llaman "refuerzo positivo":
recompensar a alguien por mostrar un comportamiento
deseado, facilita que se repita ese comportamiento en el
futuro.

Es más probable que las personas adopten un nuevo hábito

cuando sienten que su progreso está vinculado a
recompensas específicas. Si no tienes recursos económicos
para pagar este tipo de bonificaciones a los empleados en
función de sus registros de tiempo, puedes usar otros tipos
de beneficios, como días libres, teletrabajo un día a la
semana u otro tipo de ventajas intangibles.

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