República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Instituto Universitario de Tecnología Industrial

Semestre VI, sección “01”

El Método de las 5 ``S´´ de Toyota

Ing. Ely Peraza Alumno: Gabriel D´ Antonio

Matricula: 20073
 Índice

Introducción ___________________________________ 3

5 ``S´´ de Toyota ________________________________ 4

``Seiri´´ Clasificación y Descarte _________________ 4

``Seiton´´ Ordenación racional de lo necesario _____ 5

``Seiso´´ la Limpieza ___________________________ 7

``Seiketsu´´ Estandarización _____________________ 9

``Shitsuke´´ La Autodisciplina __________________ 10

Conclusión ___________________________________ 12

Bibliografía ___________________________________ 13
Introducción

La productividad y la eficiencia son objeto de una búsqueda constante

por parte de las empresas modernas, y su consecución es la finalidad de
la técnica japonesa de las 5 “S”. El método de las cinco “S” para
aumentar la productividad forma parte del conocido método
Toyota, cuyo origen se ubica en Japón, durante las décadas de 1950 y
1960, en plena expansión japonesa tras la Segunda Guerra Mundial.

El método de las 5 “S” es una de las herramientas que incluye el

denominado método Toyota. Su nombre proviene de las primeras letras
de las palabras japonesas que conforman los cinco puntos a seguir para
aumentar el orden y la eficiencia del lugar de trabajo con el objetivo de
incidir positivamente en la productividad empresarial.
 5 ``S´´ de Toyota

``Seiri´´ Clasificación y Descarte

Muchos amantes del mundo de la productividad hemos llegado por

unas vías o por otras a ser bastante minimalistas. Y es que el
minimalismo es productivo en sí mismo. Si te deshaces de todo lo
accesorio y te quedas solamente con lo importante, estás maximizando
tus recursos.

El primer paso de la técnica japonesa de las 5 S es la clasificación de

todos los objetos y materiales que hay en el lugar de trabajo. Esta acción
tiene por objetivo eliminar los elementos innecesarios e identificar
aquellos importantes para los procesos de trabajo. En este paso se
deberá:
 Preguntarse qué criterios regirán la purga de objetos, como su utilidad,
frecuencia de uso o cantidad. Para la clasificación puede utilizarse
etiquetas de distintos colores, para diferenciar cada tipo de objeto.
 Los artículos clasificados como innecesarios deberán almacenarse en un
área de espera, hasta que el gerente u otra persona autorizada decida
qué hacer con ellos: llevarlos a otro departamento dónde se necesiten,
venderlos o desecharlos.
 El resto de objetos deberán ser clasificados según su frecuencia de uso:
aquellos que se usan a diario, los que se usan una vez por semana o
mes y los utilizados con menor frecuencia.

Es un principio bastante obvio pero que muchas veces olvidamos.

Puede aplicarse a una empresa o un escritorio de trabajo, pero también
puede aplicarse a las aplicaciones en tu Smartphone, la forma en la que
guardas las cosas en la nevera… Llevado al ámbito del trabajo del
conocimiento puede aplicarse a la definición de procesos, flujos de
información… Sus aplicaciones son infinitas y siempre útiles.

Y, sobre todo, no tener miedo de deshaceros de aquello que no

utilizas. Si no lo usas frecuentemente os causa más perjuicio mantenerlo
cerca que beneficio el disponer de ello en los escasos momentos en los
que lo has necesitado.

Eso sí, el truco de este principio es hacer revisiones periódicas para

comprobar que lo estás cumpliendo. Es bueno no olvidarlo porque
tendemos a cargarnos de cosas innecesarias con extrema facilidad.

``Seiton´´ Ordenación racional de lo necesario

Gracias a la aplicación de Seiri ya sabemos que es lo que

necesitamos y que es lo que no necesitamos. Llega el momento de
ordenar los elementos que hemos decidido conservar siguiendo unos
principios racionales para maximizar la optimización. El objetivo de
Seiton, la segunda de las 5 S de Toyota, es acelerar lo máximo posible la
realización de tareas haciendo que discurran por un entorno ordenado.

Si hay algo que tienes que hacer varias veces al día o a la semana,
encuentra la forma más rápida de hacerlo y organiza las herramientas
que necesites para que te resulten fáciles de utilizar en ese proceso.
Existen muchas empresas (y personas) cuya mayor fortaleza es la
aplicación correcta de este principio. En realidad, tener las herramientas
racionalmente ordenadas es la forma más fácil de optimización del
tiempo que podemos encontrar. Para ello será necesario:
 Colocar los objetos de oficina que se utilizan cada hora o a diario dentro
del espacio al que podamos llegar estirando los brazos.
 En cambio, disponer los materiales usados una vez por semana o al
mes cerca del lugar de trabajo.
 Aquellos elementos que se usan con menos frecuencia deberán ubicarse
más lejos y así sucesivamente.
 Asegúrese de que en todo momento los supervisores y superiores
autorizan la reubicación de objetos, así como de que los trabajadores
están informados de las nuevas ubicaciones.

En el mundo de las empresas, Seiton llevado al extremo es todavía

más eficaz. Si hemos diseñado la disposición perfecta de los elementos
que necesita un trabajador, estandariza esta disposición haciendo que
todos los trabajadores adopten la misma disposición. Así el tiempo que
ahorramos se multiplica por el número de empleados de la plantilla.

Seguramente el ahorro de tiempo de un individuo en un instante no

sea espectacular, pero el acumulado del tiempo que ahorramos con la
aplicación de este principio seguramente si pueda suponer una cifra
significativa.

Ejemplo práctico:

Si tienes la impresora de tu oficina a 15 metros de distancia y en tu

trabajo imprimes un par de documentos cada hora, en 8 horas de trabajo
habrás recorrido unos 500 metros, multiplicado por cinco días a la
semana hacen un total de 2,5 Km o, lo que es lo mismo,
aproximadamente media hora andando. Es decir, pierdes 30 minutos
cada semana solo en ir y volver de la impresora. Es más eficiente tener
la impresora cerca, desde luego.
``Seiso´´ la Limpieza

Como hemos visto anteriormente, gracias a la aplicación de las dos

primeras de las 5 S de Toyota, ya disponemos de un entorno de trabajo
que cuenta solamente con los elementos útiles y, además, están
dispuestos de forma que nos resulta sencillo utilizarlos.

Seiso nos dice que debemos descubrir que es lo que ensucia nuestro
sistema de trabajo y deshacernos de ello. Esto implica también detectar
las anomalías que puedan producirse para evitar que se vuelvan a
reproducir.

La limpieza es una regla indispensable de la metodología de trabajo

japonesa, que debe llevarse a cabo diariamente antes de iniciar la
jornada laboral y a la hora del cierre. Según esta regla, los mismos
trabajadores deben asegurarse de que su lugar de trabajo está limpio en
estos dos periodos de tiempo, mientras que un supervisor deberá
comprobar que efectivamente se ha llevado a cabo una limpieza
adecuada.

Para ello, deberá desarrollarse un plan para evaluar todos los

elementos a limpiar (toda la empresa, tanto los espacios interiores como
exteriores) y distribuir responsabilidades.

En este sentido, también será necesario identificar los focos de

suciedad así como idear nuevas formas de prevenir la suciedad. Este
paso incluye tareas de rehabilitación, como la reparación de objetos o dar
nuevas capas de pintura y barniz.

En el mundo actual, es de especial importancia el entorno y

la ecología, por lo que las empresas modernas deberán asegurarse de
cumplir éticamente con los valores ecológicos y deshacerse de los
elementos que causen contaminación.

Es cierto que Toyota habla de buscar las fuentes de la suciedad física

en maquinaria industrial de sus fábricas, pero no hay motivo por el que
no podamos llevar esta práctica a procesos de otro tipo.

La explicación del porqué funciona es fantástica. Como ya tienes un

sistema que a priori debería resultar eficaz, podemos descubrir que es lo
que falla en el sistema simplemente con observación y medición. O mejor
dicho, podemos descubrir el motivo del fallo en las ocasiones en las que
falla y no debiera. En el caso de la maquinaria industrial de la que estaba
preocupado Taichii Ono, el origen de estos fallos solía ser siempre la
suciedad. Una vez detectado el origen de la anomalía, se toman medidas
para que no se vuelvan a repetir desde la misma raíz.

Un ejemplo en la gestión de infraestructuras:

Si somos responsables del mantenimiento de una autopista en la que

la gente puede circular a 120 Km por hora sin trabas y un día detectamos
un atasco, podemos descubrir con relativa facilidad que el motivo es que
ha habido un accidente en un tramo poco habitual.

Conocido el origen del problema, podremos tomar medidas para que

no se vuelva a reproducir mejorando la seguridad de la vía o creando
escapatorias para vehículos averiados.
 ``Seiketsu´´ Estandarización

Seiketsu es la cuarta de las 5 S de Toyota y nos habla de la

estandarización de las soluciones que hemos desarrollado gracias a las
tres primeras S, Seiri, Seiton y Seiso.

Después de los primeros pasos hemos conseguido disponer de

entornos de trabajo que cuentan solamente con lo imprescindible, están
ordenados de forma que funcionan de forma óptima y sabemos cómo
mantenerlos limpios y libres de anomalías.

En la fase de estandarización se pretende que las fases anteriores se

conviertan en hábito, de forma que se lleven a cabo naturalmente. Para
lograr que las prácticas anteriores se conviertan en un estándar va a ser
indispensable:
 Crear procedimientos para evaluar periódicamente el seguimiento de la
clasificación, el orden y la limpieza en el lugar de trabajo.
 Plasmar la nueva configuración de los objetos, así como las normas que
rige la clasificación y el orden de los mismos, en un documento claro y
conciso, visible para todos los trabajadores, por ejemplo, colocándolo en
un panel central.
 Asimismo, se deberá elaborar un documento con el horario, las reglas y
las responsabilidades de la limpieza de la organización.
 Una de las claves para fomentar el cumplimiento y estandarización de las
reglas se centra en incentivar la competición entre departamentos de la
empresa, mediante premios o reconocimientos.
 Por desgracia, la implantación de nuevas soluciones es una de las
batallas más complejas que se pueden librar dentro de una organización,
han corrido libros de tinta acerca de la resistencia al cambio.

Un gran aliado a la hora de implantar este tipo de soluciones en

cualquier entorno es el mostrar sus beneficios. No sirven de nada los
números, tenemos que mostrar los beneficios concretos que obtendrá
cada individuo en particular para que este truco tenga efecto.

Ejemplo:

El día que estandarizas la forma en la que escribes un blog utilizando

el proceso que uso para generar documentación en el trabajo, mi forma
de auto convencerme no fue pensar que así escribo más deprisa. Mi
argumento fue que así me puedo concentrar mejor y pasármelo mejor
creando contenido de calidad.

``Shitsuke´´ La Autodisciplina

Gracias a la aplicación de los pasos anteriores, disponemos de un

sistema óptimo y monitorizado que utiliza todo el mundo. Debemos
mantener la disciplina para que las cosas sigan funcionando así de bien
durante mucho tiempo y que nadie se relaje.

Se trata el comportamiento y actitud adecuada en el trabajo, con el

objetivo de asegurar el buen cumplimiento de las 5 “S”. A continuación,
se mencionan los pasos aconsejados:
 Los trabajadores deben tratar el lugar de trabajo como si fuera su propia
casa e integrar a los 5 pasos como una tarea más de su jornada laboral y
no como una imposición absurda.
 Todos los integrantes de la organización deberán velar por el
cumplimiento de las 5 “S”, por lo que deberá aplicarse valores como
la dedicación, el compromiso y la sinceridad.
 Los propietarios y gerentes de la empresa deberán participar activamente
en el método de las 5 “S”, dando ejemplo con la puesta en práctica
personalmente. Asimismo, deberán incentivar siempre la mejora y la
eficiencia exponiendo periódicamente los resultados y evaluaciones de
las tareas.

La consecución de cada una de las fases irá conformando la

denominada cultura de empresa y determinará en gran medida, el
crecimiento de la productividad y eficiencia empresarial.

Esto es especialmente importante en los procesos en los que el

impacto de la tecnología puede ser mayor. Es importante estar siempre
al día e introducir nuevas mejoras cuando detectemos una oportunidad.

Estas ramas son extrapolables al ámbito de la productividad

personal. Para hacer que nuestra forma de hacer las cosas mejore día a
día debemos sentirnos motivados a hacer que mejore y debemos revisar
periódicamente el cómo hacemos lo que hacemos para optimizar
nuestros recursos.

De nada sirve invertir esfuerzo en mejorar algo y no invertirlo en

mantenerlo en buenas condiciones.
Conclusión
Las 5 S es otro de los maravillosos legados que nos ha dejado la
revolución en la forma de gestionar empresas que se dio en Toyota el
siglo pasado. Se trata de un conjunto de buenas prácticas para llevar un
sistema de trabajo a su estado más eficiente y mantenerlo así en el
tiempo. Él nombre de 5 S viene dado por las iniciales de cinco palabras
japonesas que describen los 5 pasos de este sistema.

Como muchos de los principios que hemos aprendido con

Toyota, constituye más una filosofía en sí misma que simplemente un
conjunto de prácticas para aplicar en la empresa, por lo que resulta
sencillo extrapolar estos principios a otras facetas de nuestra vida.

La mayor ventaja de este conjunto de prácticas es que constituye una

especie de guía paso a paso sobre qué acciones debemos emprender
para mejorar algo siguiendo unos principios que resultan bastante obvios
pero que muchas veces no aplicamos precisamente por no disponer de
un sistema.
Bibliografía

http://danielgrifol.es/

http://comunidad.iebschool.com/