Naturaleza de las cuentas contables

En la publicación anterior ya les había mencionado las diferentes cuentas contables y su

clasificación, pero faltó mencionar algo fundamental que es la explicación de cuándo una cuenta
contable es de naturaleza deudora o cuando es acreedora. Conocer esta información es de vital
importancia al momento de realizar un registro contable, ya que de esta forma podemos entender
el por qué una cuenta aumenta o reduce su saldo.

Cuentas de activos:
Las cuentas de activos son de naturaleza deudora. Esto quiere decir que aumentan su saldo
cuando se les da un débito y por el contrario se reduce su saldo al acreditarse. Veamos un ejemplo
práctico sobre esto para quede aún más claro…

Vamos a suponer que un negocio vende mercancías al contado por un valor de $20,000.00 y
necesitamos asentar esa transacción en el libro Diario General. Al analizar la transacción podemos
observar que están sucediendo dos cosas: 1) Está entrando dinero al negocio. 2) Ese dinero está
entrando por algún motivo, en este caso por ventas de mercancías.

Como nos está entrando dinero entonces le damos un débito de $20,000.00 a la cuenta de
efectivo ya que este está aumentando y como mencioné más arriba las cuentas de activos
aumentan su saldo con débito. Además de eso damos un crédito por la misma cantidad a la cuenta
de venta de mercancías, cumpliendo así con el principio de partida doble de la contabilidad.

Cuentas de pasivos:
Las cuentas de pasivos son de naturaleza acreedora, lo que significa que aumentan su saldo con
crédito y disminuye cuando se les da un débito. Veamos otro ejemplo ilustrativo…

Una empresa compra un equipo de transporte a crédito por un valor de $ 75,000.00 y necesitamos
registrar esa transacción también en el libro Diario General. Ahora vamos a analizar lo que está
pasando: El negocio está adquiriendo un activo, que en este caso es un equipo de transporte, por
lo tanto se le da un débito. Pero no lo está pagando inmediatamente, así que ahora tiene una
deuda u obligación con el vendedor – Un pasivo. Esta deuda se registra dándole un crédito
a cuentas por pagar. La razón por la que se le da un crédito es porque las deudas de la empresa
(los pasivos) están aumentando y como dije anteriormente los pasivos aumentan su saldo con
crédito.

Capital o patrimonio:
La cuenta de capital o patrimonio son de origen crédito y por lo tanto el saldo de la cuenta
aumentará cada vez que se acredite a esta cuenta y disminuirá cada vez que se haga un débito.
Algunas de las cuentas de capital que disminuyen el mismo son: los retiros y dividendos, los cuales
se debitan ya que como mencioné, el capital disminuye con débito y cuando se habla de retiros es
obvio que el capital de la empresa está disminuyendo. Algunas de las cuentas que aumentan el
capital son las ganancias netas del negocio o las aportaciones de los dueños. Cuando se va a
realizar el registro contable éstas se acreditan para así indicar que el capital está aumentando.
Cuenta de ingresos:
Los ingresos son de origen crédito, aumentan su saldo cuando se acredita la cuenta y disminuye
cuando hay algún débito. Si un negocio funciona, esta es una de las cuentas con más movimientos
y las ganancias de la empresa suben cada vez que hay alguna venta de mercadería (en caso de ser
una empresa comercial), por lo tanto estas transacciones se acreditan para indicar que el saldo ha
incrementado. Pero también puede darse el caso en el que un cliente decide devolver mercancías
y esa devolución se considera como una reducción a los ingresos, por lo que hay que darle un
débito para indicar que el saldo ha disminuido.

Costos y Gastos:
Tanto los costos como los gastos son de naturaleza deudora y por lo tanto aumentan su saldo cada
vez que se le da un débito y disminuye su saldo cuando se acreditan. No es muy común que las
cuentas de gastos se reduzcan, aunque no pasa lo mismo con la de costos ya que en una empresa
comercial puede darse el caso en el que luego de comprar mercancías, decidimos devolver una
parte. En un caso como este el asiento contable se debe de registrar dándole un débito
a devolución de mercancías y un crédito a compra de mercancías para que así se reduzca.

Acá te dejo una imagen ilustrativa del origen de las cuentas:

Naturaleza de las cuentas contables

Como puedes ver, entender la naturaleza de las cuentas contables es bastante sencillo y es una de
las cosas que todo contador necesita saber. Ya para finalizar debo mencionar que la naturaleza de
las cuentas también es conocida como la teoría del cargo y el abono.
Catálogo de cuentas contables de una empresa: Definición y ejemplos

Qué es un catálogo de cuentas

El catálogo de cuentas de una empresa es un listado de cada cuenta que utiliza la organización
para registrar las diferentes transacciones contables que ocurren debido a sus operaciones.
Dependiendo del país, las compañías tienen cierta flexibilidad para elaborar el catálogo de cuentas
de acuerdo a sus necesidades y a lo que mejor su ajuste a su realidad. El listado estará ordenado
de acuerdo a la clasificación de las cuentas contables, es decir, que se listarán de la siguiente
manera: activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos.

Cada cuenta del catálogo debe de estar acompañada de un identificador único que puede ser
numérico, alfa o alfanumérico, dependiendo de la preferencia del encargado de preparar el
catálogo y las disposiciones legales de cada país. Para resumir la definición, el catálogo de cuentas
es una herramienta en la cual se establece la estructura de la empresa para contabilizar las
actividades del negocio.

El tamaño del catálogo de cuentas dependerá siempre de la complejidad del negocio, así pues en
una empresa manufacturera será normal que el catálogo sea mucho mayor que en una del rubro
comercial.

Cómo se elabora un catálogo de cuentas

Lo primero que se debe hacer al momento de realizar el diseño de un catálogo es un análisis de las
diferentes transacciones que componen las operaciones del negocio, de tal forma que el formato
provea de suficientes datos para la administración adecuada de la compañía, mientras se cumplen
con las reglamentaciones requeridas por los agentes reguladores. Hay que tener en mente que un
catálogo de cuentas básico debe poder modificarse fácilmente para su expansión. Básicamente, en
el análisis debe identificarse si se desean recopilar datos para satisfacer las siguientes necesidades
administrativas:

Información financiera por departamento

Datos por proyectos

Datos regionales

Requerimiento de la autoridad tributaria

Principales fuentes de ganancias

Otros factores importantes identificados por la administración para el catálogo

Una vez que se ha hecho el análisis, lo siguiente es tener en consideración el orden. Por lo general
un catálogo de cuentas sencillo utiliza la siguiente codificación:

Activos 1-0001

Pasivos 2-0001

Capital 3-0001

Ingresos 4-0001

Costos 5-0001

Gastos 6-0001

Este sistema de numeración ayuda a los contadores y a los tenedores de libros a registrar las
operaciones de tal manera que pueda evitarse la ambigüedad cuando el nombre de una cuenta no
sea lo suficientemente descriptivo. Tomemos por ejemplo la cuenta Seguros Compensados, la cual
a simple vista no queda claro si se trata de un activo o de un gasto de seguro. Con el sistema de
numeración se puede identificar claramente a qué grupo de cuentas corresponde.

Ten pendiente que cada grupo de cuenta inicia con un número diferente y que cada subcuenta o
auxiliar debería iniciar con el número de la cuenta control a la que pertenece.

Ejemplo catálogo de cuentas de una empresa comercial

La principal característica en el catálogo de cuentas de una empresa comercial está en la parte de

los costos, pues a diferencia de una industrial no se incluyen inventario de materiales o productos
en proceso.

Número Descripción

1 Activo

11 Activos Corrientes

11-10 Efectivo

11-20 Cuentas por Cobrar

11-30 Inventario

11-40 Gastos Pagados por Adelantado

12 Propiedad, Planta y Equipos

12-10 Terrenos

12-20 Edificaciones
12-21 Depreciación Acumulada Edificaciones

13 Otros Activos

13-10 Patentes

2 Pasivos

21 Pasivos a Corto Plazo

21-10 Cuentas por Pagar

21-20 ITBIS por Pagar

21-30 Intereses por Pagar

22 Pasivos a Largo Plazo

22-10 Documentos por Pagar

22-20 Hipoteca por Pagar

3 Capital

30-10 Capital Social

30-20 Utilidades Acumuladas

30-30 Utilidad Neta

30-40 Reserva Legal

4 Ingresos

40-10 Venta de Mercancía

40-11 Devoluciones en Ventas

40-20 Otros Ingresos

5 Costos

50-10 Compras de Mercancías

50-20 Devolución en Compras

6 Gastos

61 Gastos de Ventas

61-10 Sueldos
61-20 Publicidad

61-30 Comisiones

62 Gastos Generales y Administrativos

62-10 Sueldos

62-20 Electricidad

62-30 Seguro

62-40 Depreciación Edificaciones

62-50 Cuentas Incobrables

63 Gastos Financieros

63-10 Gastos de Intereses

Este he utilizado algunas cuentas que son comúnmente utilizadas en los catálogos de cuentas de
República Dominicana, pero tú puedes adaptarlo al de tu país teniendo presente el nombre de los
diferentes impuestos que aplicarían.

Catálogo de cuentas de una empresa de servicios ejemplo

Catálogo de cuentas de una empresa de servicios Catálogo de cuentas de una empresa de

servicios

Como puedes ver, este es básicamente el mismo que el que te mostré anteriormente, pero con
algunas modificaciones. Por ejemplo, en el grupo de ingresos se utiliza una cuenta denominada
ingresos por servicios, aunque bien esto podría estar subdividido en otras subcuentas como
publicidad, diseño web, etc. Otra diferencia entre el catálogo de una empresa de servicios y una
comercial es que la primera no suele utilizar inventario, aunque hay que tener en cuenta que hay
compañías que por la naturaleza del servicio ofrecido es necesario contar con un inventario, como
podría ser el caso de un negocio que se dedique a ofrecer servicios de pintura.

Catálogo de cuentas de una empresa industrial

El catálogo de cuentas de una empresa industrial tiene algunas diferencias fundamentales

respecto a los que se usan en el sector servicio y comercio. Las cuentas que se incluyen en el
sector industrial y que no se encuentran en las otras son las siguientes:

En la parte del inventario:

Materiales en transito

Inventario de materiales
Inventario de productos en proceso

Inventario de productos terminados

En la parte de los costos:

Los costos relacionados con la producción se diferenciarán de los costos generales y

administrativos, al igual que los costos de venta. Ejemplo:

Costo de depreciación de edificaciones – fabrica

Costo mano de obra

Costo de alquiler – fabrica

Esta separación de los costos es esencial, pues con esto se logra medir de manera eficaz el costo
real de lo producido y a partir de esa información se pueden establecer precios, conocer el punto
de equilibrio, etc.

Análisis de transacciones

Antes de comenzar con este tema, es necesario que ya hayas visitado los temas de las
Transacciones comerciales y Movimiento de las cuentas, debido a que para analizar las
transacciones comerciales debes conocer los diferentes cambios que las cuentas experimentan,
cuándo se dan estos cambios y por qué se dan estos cambios. Si tienes problemas para recordar
los puntos analizados en estos temas, la información que te presentaré a continuación puede
darte la guía que necesitas.

Para que el análisis de transacciones te resulte más sencillo, te mostraré el siguiente cuadro. Se
divide en cuatro columnas:

Nombre de la cuenta: título contable de las cuentas afectadas.

Clasificación: si es activo, pasivo, capital, ingresos costo o gastos.

Cambios: movimientos de las cuentas, aumenta (+) o disminuye (-)

Lados: pueden ser débito o crédito

El formato para realizar una cuenta T es muy sencillo, porque se hacen en forma de una T
mayúscula, como su propio nombre lo indica. Así:

Importante:

Lado izquierdo débito y lado derecho crédito.

Poner los débitos primero y luego los créditos.

El documento que aparece al final de cada transacción es para efectos del Diario General,
Mayores, etc.

Los números de la transacción representan el día en que se llevó a cabo; por eso notarás que no
siguen una secuencia definida.

Utilizar el cuadro para que el análisis sea más sencillo.

Veamos algunos ejemplos.

- La compañía Rodríguez y Asociados le pide que realice el análisis en cuentas de las siguientes
transacciones correspondientes el mes de enero del año 2011.

1. Se recibió efectivo del dinero depositado en cuenta corriente por 250.00. Factura N°2

3. Se compró mercancías (pintura) en 325.00, licores en 97.89 y frijoles y arroz en 65.75 al

crédito a Supermercados El Pollón. Factura N°3.

Notas para ésta transacción: cuando se realizan transacciones que involucran la compra de todos
tipos de artículos, es común encontrarse con mercancías que pagan ITBMS; en estos casos, antes
de realizar las cuentas "T", debes sacar el total del impuesto de la mercancía y de esta manera ya
tienes el total que pondrás en la cuenta de Tesoro Nacional, ITBMS. Si hay más de un artículo
gravado con ITBMS, como en esta transacción, sacas los totales de forma individual y luego los
sumas, teniendo en cuenta que sus porcentajes pueden variar (7%, 10% ó 15%). En las Compras
exentas se anotan las mercancías que no pagan ITBMS, como el caso de los alimentos. Para las
Cuentas por Pagar, sumas el total de la compra, es decir, la cantidad de la mercancía más su
ITBMS.

6. Se compró un escritorio en 275.95 y una computadora en 635.99 al contado. Cheque N°31.

7. Pagamos valla publicitaria por 98.00. Cheque N°32.

12. Pagamos 500.00 a Supermercados El Pollón como un abono parcial a la deuda. Cheque N° 33.

12. Elvin Rodríguez, propietario del negocio, hizo una inversión adicional por los siguientes
insumos: una computadora por 658.90, un camión para el traslado de mercancías por 10500.00,
efectivo por 5000.00, papel bond, lápices y bolígrafos por 15.59. Memo 0021.

Notas: En ésta transacción no se toma en cuenta el ITBMS. Cuando el dueño del negocio invierte
cualquier recurso para el uso del mismo no se toma en cuenta el impuesto, solo debemos colocar
el costo de la mercancía, bien, efectivo, etc., que el o los propietarios inviertan.

13. El propietario del negocio retiró para su uso personal mercancías (licores) por 53.20 y un
escritorio por 300.25. Memo 0022.

Notas para esta transacción: A diferencia de las inversiones adicionales por parte del dueño, en el
caso de los retiros, en donde se afecta la cuenta Personal de..., sí se toma en cuenta el ITBMS.
 ¿Qué son los asientos contables?

Los asientos contables son los registros que se realizan sobre todas las actividades financieras que
se producen en los negocios. Cada vez que se produce un cambio en el patrimonio de una
empresa, se debe de realizar una anotación contable sobre dicho cambio. Por ejemplo, cuando
una empresa realiza una venta al contado se debe de realizar un asiento para que quede
registrado el ingreso que hubo por dicho movimiento o transacción.

Los asientos contables se realizan en el llamado Libro Diario General, que corresponde al segundo
paso del ciclo contable para que luego dicho movimiento pueda pasar al Mayor General y así
sucesivamente.

Hay que recordar que para realizar un asiento contable, primero debemos de analizar la
transacción que se ha producido y además conocer la naturaleza de las cuentas que se estén
afectando. De este modo no cometeremos errores al momento de realizar una anotación.

En la contabilidad por partida doble, cada asiento está compuesto por lo menos de dos
anotaciones, donde una será el débito y otra será el crédito, pero también podría ser un asiento
compuesto en donde se ven afectadas múltiples cuentas contables.

¿Cómo está compuesto un asiento contable?

Ejemplo de asientos contables

Los elementos esenciales al momento de realizar un registro contable son los siguientes:

La fecha en la que se produjo el hecho económico.

Las cuentas afectadas con sus respectivos débitos y créditos.

Una descripción breve sobre el movimiento.

La suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.

Diferentes tipos de asientos contables:

Hay diferentes tipos de asientos, siendo los más comunes los mencionados a continuación:

Asientos de apertura: Son aquellos realizados al comienzo de un negocio o cuando realizamos un

cambio de software contable y debemos llevar los saldos de cada cuenta al nuevo sistema.

Asientos operativos: A medida en que el negocio se mantiene en marcha, se van efectuando

transacciones y cambios en las cuentas diariamente. Dichos cambios deben de quedar registrados
en la contabilidad.
Asientos de ajuste: Hay varias razones por las que debemos de realizar ajustes en nuestra
contabilidad, siendo las más comunes el registro de la depreciación de activos fijos, el registro de
acumulaciones por pagar, así como las amortizaciones y provisiones.

Asientos de cierre: Estos se realizan para que los saldos de las cuentas nominales (ingresos, costos
y gastos) queden en cero al finalizar un período contable.

En resumen, realizar un asiento contable significa contabilizar un hecho económico que ha

sucedido en la empresa.

Libro Diario General

El libro Diario General es uno de los más básicos que se utilizan en contabilidad en el día a día. En
este se registran de forma cronológica todas las operaciones económicas que se realizan en un
negocio para su posterior pase al mayor. Al momento de registrar un asiento contable en el libro
diario es necesario entender qué es lo que vamos a registrar y siempre recordar que la suma de
todos los débitos debe ser igual a la suma de todos los créditos para cumplir con el principio de
partida doble. Esto quiere decir que cada vez que demos un débito a una cuenta, también hay que
darle un crédito por el mismo valor a la otra cuenta afectada.

Partes del libro Diario General:

 Fecha de la transacción
 Código de la cuenta contable que se está modificando
 Nombre de la cuenta y una pequeña explicación
 Columna de cuenta auxiliar
 Columna del Débito
 Columna del Crédito
En una empresa se pueden presentar diferentes tipos de operaciones, unas más complejas que
otras, y es por esta razón que en el libro diario aparecen asientos simples y asientos compuestos.
Un asiento contable es simple cuando solo tiene un débito y un crédito. En cambio un asiento es
compuesto cuando incluye más de un débito y/o más de un crédito. Veamos un ejemplo de esto
para entenderlo mejor…

Ejercicio de asiento compuesto: El día 5 de julio del 2014 la empresa X vende mercancías a un
cliente por el valor de 25,000 pesos. El cliente le paga 5,000 como inicial y acuerdan que le pagará
el resto en 3 meses.

Para realizar el registro de esta operación empezamos anotando la fecha de la transacción,

colocamos el código de la cuenta contable que modificaremos – en este caso Caja, Caja General,
Clientes y Venta de Mercancías, colocamos el nombre de la cuenta y anotamos el
valor mencionado en la columna correspondiente. En la imagen de abajo puedes ver un formato
del libro diario general.
Libro Diario General

Diferentes tipos de asientos que se registran en el Diario General:

Libro Diario General

Asientos de apertura o balance inicial: Este es el primer asiento de cada período contable. En este
se registran los activos, pasivos y el patrimonio con el que se constituye una empresa. Para que un
negocio empiece a funcionar es necesario contar con ciertos activos como maquinarias, equipo de
transporte, equipo de oficina, etc, y estos pueden ser financiados ya sea con la aportación de los
dueños del negocio (capital) o a través de deudas (pasivos).

Asientos normales: En el diario se van registrando las operaciones que se realizan en el negocio de
forma cronológica. Esto es de gran importancia ya que si se pasara directamente al mayor se
podrían producir errores muy fácilmente, como puede ser la falta de un débito o un crédito en una
cuenta.

Asientos de ajustes: Los negocios tienen una naturaleza dinámica y por ello se hace necesario
mantener actualizados los valores de las cuentas constantemente. Los asientos de ajustes se
realizan ya sea por motivo de la depreciación de los activos fijos, el pago de intereses de una
deuda, el gasto de activos pagados por adelantado, entre otros.

Asientos de cierre: Al finalizar cada período contable es necesario cerrar las cuentas nominales
(ingresos, costos y gastos) pues su valor debe de comenzar en cero para el nuevo ciclo. Además de
las tres cuentas mencionadas anteriormente, se debe de cerrar la cuenta de inventario para
reabrir dicha cuenta con el valor actualizado (inventario final).