INSTRUCTIVO PARA USUARIOS  SIMAT 

REFERENCIAS RÁPIDAS 

SIMAT
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INSTRUCTIVO PARA USUARIOS  SIMAT ‐ REFERENCIAS RÁPIDAS 

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CONTENIDO 

PARA INGRESAR AL PROGRAMA DE SISTEMA DE MATRÍCULA ESTUDIANTIL DE EDUCACIÓN BÁSICA Y MEDIA.... 4 

PARA MATRICULAR SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES:............................................................................... 4 

PARA PREMATRICULAR SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES.......................................................................... 5 

PARA MODIFICAR UN DATO DE UN ESTUDIANTE SE PUEDE HACER DE DOS MANERAS SIGA LAS SIGUIENTES 
INSTRUCCIONES:................................................................................................................................................ 5 

PASO PARA PERMISOS Y PRIVILEGIOS ................................................................................................................ 6 

PASOS PARA RETIRAR UN ALUMNO ................................................................................................................... 6 

PASOS PARA TRASLADAR  UN ALUMNO ............................................................................................................. 6 

PASOS PARA AMPLIAR LA CAPACIDAD DE UN GRUPO ........................................................................................ 7 

PASOS PARA CREAR UN GRUPO ......................................................................................................................... 7 

PASO PARA REVISAR DATOS DE UN ESTABLESIMIENTO EDUCATIVO................................................................... 8 

PASOS PARA REVISAR ESTRUCTURA DE UN E.E .................................................................................................. 8 

PASOS PARA REVISAR MODELOS ACTIVOS EN UN E.E......................................................................................... 8 

PASOS PARA HACER UNA MATRICULA A UN NIÑO QUE NO ESTA EN EL SISTEMA    (NUEVO).............................. 9 

PASOS PARA CONSULTA DE UN ALUMNO ........................................................................................................ 10 

PASOS PARA PROYECIONES DE CUPOS............................................................................................................. 10 

PASOS PARA INSCRIBIR UN ALUMNO............................................................................................................... 11 

PASOS PARA INSCRIBIR UN ALUMNO QUE ESTA EN ESTADO NUEVO................................................................ 12 

PASOS PARA REVOCAR UNA INSCRIPCION CUANDO EL ALUMNO DESISTE O CAMBIA DE ESTABLESIMIENTO 
EDUCATIVO ..................................................................................................................................................... 13 

PASOS PARA INSCRIBIR UN ALUMNO EN ESTADO CANCELADO ........................................................................ 13 

PASOS PARA MODIFICAR UNA INSCRIPCION .................................................................................................... 14 

PASOS PARA CAMBIAR UN ALUMNO DE GRUPO, GRADO, JORNADA................................................................ 14
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PASOS PARA CAMBIAR A UN ALUMNO DE GRADO, GRUPO, JORNADA POR LA OPCION NOVEDADES............... 15 

PASOS PARA PODER MATRICULAR A UN ALUMNO PROMOCIONADO EN UN AÑO DIFERENTE AL AÑO ACTUAL 15 

PASOS PARA MATRICULAR UN ESTUDIANTE POR NOVEDADES......................................................................... 16 

PASOS PARA IMPRIMIR UNA PROYECCION EN PAPEL ....................................................................................... 17 

PASOS PARA SOLICITAR UN TRASLADO ............................................................................................................ 17 

PASOS PARA BUSCAR UN ALUMNO TRASLADADO............................................................................................ 18 

PASOS PARA REGISTRAR REPROBADOS............................................................................................................ 18 

PASOS PARA ANULAR REPROBADO.................................................................................................................. 18 

PASOS PARA RETIRAR UN ESTUDIANTE ............................................................................................................ 19 

PASOS PARA TRANSFERENCIA.......................................................................................................................... 19 

PASOS PARA MODIFICAR DATOS DE UN ESTUDIANTES..................................................................................... 20 

GLOSARIO........................................................................................................................................................ 21
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PARA INGRESAR AL PROGRAMA DE SISTEMA DE MATRÍCULA ESTUDIANTIL DE 
EDUCACIÓN BÁSICA Y MEDIA 
Siga las siguientes instrucciones: 

1.  Ingrese el nombre del “usuario” 
2.  Ingrese la “contraseña” 
3.  Clic en “entrar” 
4.  Aparecerá la ventana de bienvenida al programa. 
NOTA: El software SIMAT solo funciona en Internet Explorer y MOZILLA FIREFOX, ingresando la 
siguiente dirección: www.sistemamatriculas.gov.co/simat/app 

PARA MATRICULAR SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES: 
1.  Ir al menú matricula 
2.  Clic en matricular 
3.  Ingrese el código DANE y el nombre de la institución ó Centro educativo 
4.  Clic en buscar institución 
5.  Aparece el nombre de la institución y se le da clic en “seleccionar” 
6.  Aparecen los nombres de todas las sedes, se le da clic en “ver _ sede” en la que desee 
matricular 
7.  Clic en “jornada” escoja en la que va a matricular, así mismo el “grado” y el “grupo” 
8.  Clic en el icono buscar 
9.  Aparecerá la lista de los estudiantes promocionados, se le da clic en “seleccionar” 
10. Una vez selecciono todos los estudiantes a matricular se le da clic en icono “guardar” 
11. Aparecerá un mensaje aprobando el procedimiento “Registro exitoso”.
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PARA PREMATRICULAR SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES 
1.  Clic en el menú Matricula 
2.  Clic en Prematricula 
3.  Ingrese el código DANE y el nombre de la institución ó Centro educativo 
4.  Clic en buscar institución 
5.  Aparece el nombre de la institución y se le da clic en “seleccionar” 
6.  Aparecen los nombres de todas las sedes, se le da clic en “ver_sede” en la que desee 
Prematricular 
7.  Clic en “jornada” escoja en la que va a Prematricular, así mismo el “grado” y el “grupo” 
8.  Clic en el icono buscar 
9.  Aparecerá la lista de los estudiantes a Prematricular, se le da clic en “seleccionar” 
10. Una vez selecciono todos los estudiantes a Prematricular se le da clic en icono “guardar” 
11. Aparecerá un mensaje aprobando el procedimiento “Registro exitoso”. 

PARA MODIFICAR UN DATO DE UN ESTUDIANTE SE PUEDE HACER DE DOS MANERAS SIGA 
LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES: 
1.  Forma: 

1.1 Clic en el menú “estudiantes” 

1.2. Clic en “consulta de alumnos” 

1.3. Ingrese el número de documento o los nombres y apellidos 

1.4. Clic en el icono “Buscar” Aparecerá una ventana con los datos del estudiante, 

1.5. Clic en “Ver alumno”. 

1.6. Aparecerá una ventana con la “Información del Alumno”, allí podrás modificar los datos de los 
estudiantes. 

1.7. Clic en el icono “Guardar”
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1.8. Aparecerá una ventana con un mensaje: “El Registro del Alumno, se realizó 
Satisfactoriamente”. 

PASO PARA PERMISOS Y PRIVILEGIOS 
­  Clic en Administración 
­  Clic en Permisos y Privilegios 

PASOS PARA RETIRAR UN ALUMNO 
­  Clic en Matriculas 
­  Clic en Novedades 
­  Buscar el Alumno ( puedes buscar digitando los apellidos y nombres ó digitando el numero de 
Documento) 
­  Clic en Buscar 
­  Clic en ver novedades 
­  Clic en nuevo estado 
­  Clic en Retirado 
­  Clic en motivo de retirado 
­  Clic  en  el  Motivo  (  Deserción,  traslado  o  otra  I.E,  eliminar  definitivamente,  eliminar 
temporalmente, liberación de cupos) 
­  Clic en Archivo 
­  Clic en Imprimir 
­  Clic en Guardar (SIMAT)

PASOS PARA TRASLADAR  UN ALUMNO 
­  Clic en Matriculas 
­  Clic en Novedades 
­  Buscar  el  Alumno  (  Lo  puedes  buscar  por  los  apellidos  y  nombres  ó    por  el  Numero  de 
Documento) 
­  Clic en Buscar 
­  Clic en Novedades 
­  Clic en Nuevo Estado 
­  Clic en Traslado
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­  Digita el código DANE de la I.E para donde va el alumno 
­  Clic en verificar 
­  Clic  en  el  Motivo  de  Traslado  (cambio  domicilio,  cambio  municipio,  traslado  a  otra  I.E,  no 
aplica) 
­  Clic en Archivo 
­  Clic en Imprimir 
­  Clic en Guardar (SIMAT). 

PASOS PARA AMPLIAR LA CAPACIDAD DE UN GRUPO 
­  Clic en Instituciones 
­  Clic en Grupo 
­  Si sabes el código DANE  del E.E digítalo en la casilla correspondiente o si sabes el nombre de la 
E.E digítalo en la casilla que corresponde 
­  Clic en Buscar Institución 
­  Clic en Seleccionar 
­  Clic en Ver Sede 
­  Clic en Jornada 
­  Clic en Grado 
­  Clic en Buscar 
­  Ahora cambia la casilla capacidad, por el dato deseado 
­  Clic en Guardar. 

PASOS PARA CREAR UN GRUPO 
­  Clic en Instituciones 
­  Clic en Grupo 
­  Digita el código DANE ó Nombre del E.E en la casilla que corresponde 
­  Clic en Buscar Institución 
­  Clic en seleccionar 
­  Clic en Ver Sede 
­  Clic en Jornada 
­  Clic en Grado 
­  Clic en Buscar 
­  Clic en Agregar.
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PASO PARA REVISAR DATOS DE UN ESTABLESIMIENTO EDUCATIVO 
­  Clic en Instituciones 
­  Clic en Directorio 
­  Buscar con el código DANE ó por el Nombre del E.E 
­  Clic en buscar Institución 
­  Clic en Ver Institución 
­  Verificar la información anexada. 

PASOS PARA REVISAR ESTRUCTURA DE UN E.E 
­  Clic en Instituciones 
­  Clic en Directorio 
­  Buscar  con el código DANE ó nombre del E.E 
­  Clic en Buscar Instituciones 
­  Clic en Ver Sedes 
­  Clic en la sede deseada (modificar sede) 
­  Verificar la información anexada. 

PASOS PARA REVISAR MODELOS ACTIVOS EN UN E.E 
­  Clic en Instituciones 
­  Clic en Modelos por Grados 
­  Buscar al E.E por el código DANE ó por el nombre 
­  Clic en Buscar Institución 
­  Clic en vinculo Grado 
­  Clic en el Grado deseado 
­  Observar en el recuadro derecho el Modelo Activo.
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PASOS PARA HACER UNA MATRICULA A UN NIÑO QUE NO ESTA EN EL SISTEMA    (NUEVO) 
­  Clic en Estudiantes 
­  Clic en Registro de Estudiantes 
­  Buscar el E.E por el código DANE ó por el Nombre 
­  Clic en Buscar Institución 
­  Clic en Seleccionar 
­  Clic en Ver Sede 
­  Clic en Jornada 
­  Clic en Grado 
­  Clic en Grupo 
­  Clic en Agregar 
­  Ahora llena los campos que te mencionaremos 
­  Clic en tipo de D.I (C.C,T.I, Cedula de Extranjería, NES, NUIP, NIP, otro) 
­  Clic en Documento(escribe) 
­  Clic en Departamento de Expedición 
­  Clic en Municipio de Expedición 
­  Clic en Verificar 
­  Si sale el siguiente anunciado (no exista ningún alumno con este documento, quiere decir que 
continúes) 
­  Digita Apellidos 
­  Digita Nombres 
­  Clic en Genero (F ó M) 
­  Digita fecha de Nacimiento 
­  Clic en Departamento de Expedición 
­  Clic en Municipio de Expedición 
­  Digita Dirección 
­  Clic en Departamento Residencia 
­  Clic en Municipio Residencia 
­  Clic en Zona 
­  Ojo Carácter y Especialidad solo Aplican para los Grados 10 y 11 para los Grados de 0 a 9 es No 
Aplica. 
­  Clic en Población Victima del Conflicto (escoger No Aplica) 
­  Clic en Estrato 
­  Clic en SISBEN 
­  Clic en Fuente de Recursos (escoger la que aplica) 
­  Clic Situación Académica Año Anterior 
­  Clic en Guardar.
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PASOS PARA CONSULTA DE UN ALUMNO 
­  Clic en Estudiante 
­  Clic en consulta de Alumno 
­  Buscar el Alumno llenando Apellidos y Nombres ó digitando Numero de Documento 
­  Clic en Buscar 
­  Aparece el Alumno 
­  Clic en Ver Estado 
­  Clic en Detalle(tenga en cuenta el año para mejor búsqueda) 

PASOS PARA PROYECIONES DE CUPOS 
­  Clic en Proyecciones 
­  Clic en Proyectar Cupos 
­  Buscar el E.E por el código DANE ó por el nombre 
­  Clic en Buscar Institución 
­  Clic en Seleccionar 
­  Clic en Ver Sede que desea Comenzar 
­  Clic en la Jornada que desea Comenzar 
­  Clic en Buscar 
­  Clic en Agregar 
­  Clic en el Modelo Educativo 
­  Clic en el corte que se asigno para el proceso 
­  Clic en Generar Proyección 
­  Ahora solo debes llenar los siguientes campos 
·  Alumnos que posiblemente reprobaron el año 
·  Oferta básica en la sociedad actual 
­  Clic en estado de la proyección (el primer estado debe ser nuevo – después cuando la verifique 
bien debe pasar a pendiente por aprobar). 
­  Clic en Guardar 
·  Continúa con otra proyección.
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PASOS PARA INSCRIBIR UN ALUMNO 
­  Clic en Inscripciones 
­  Clic en Nueva Inscripción 
­  Clic en Agregar 
­  Clic en Tipo de Documento 
­  Digitar Documento 
­  Clic en Departamento de Expedición 
­  Clic en Municipio de Expedición 
­  Clic en Verificar 
­  Clic en Genero 
­  Digitar Fecha de Nacimiento 
­  Clic en Departamento de Nacimiento 
­  Clic en Municipio de Nacimiento 
­  Digitar Apellidos y Nombres 
­  Digitar Dirección 
­  Clic en Departamento de Residencia 
­  Clic en Municipio de Residencia 
­  Clic en Zona 
­  Clic en Población Victima del Conflicto 
Nota: Si escoges una opción diferente a No Aplica llena las casillas diferentes 
·  Fecha de Expulsión 
·  Departamento Expulsor 
·  Municipio Expulsor 
·  Certificado 

Si escogió No Aplica continua 

­  Clic en Estrato 
­  Clic en Nivel del SISBEN 
­  Ahora si el alumno aplica esta variables y haga clic si aplica 
·  Alumno Madre Cabeza de Familia 
·  Beneficiaria hijos dependientes de madre cabeza de familia 
·  Beneficiario Veterano de la Fuerza Publica 
·  Beneficiario héroe de la Nación 
­  Clic en Guardar 
­  Ahora llena la ficha de Inscripción 
­  Digita numero de Formato
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­  Digita fecha de Recepción 
­  Clic en Grado 
­  Digita comentario si desea 
­  Digita si viene de Instituto de Bienestar Familiar 
­  Clic en Situación Académica Año Anterior 
­  Digita DANE ó Nombre del E.E donde se desea Inscribir 
­  Clic en Buscar Instituciones 
­  Clic en Seleccionar 
­  Digita el orden para Sede 
­  Clic en el Modelo Educativo 
­  Clic en Guardar 
­  Clic en Aceptar. 

PASOS PARA INSCRIBIR UN ALUMNO QUE ESTA EN ESTADO NUEVO 
­  Clic en Inscripciones 
­  Digitar los Nombres y Apellidos en la Ventana que tiene en Pantalla 
­  Clic en Buscar 
­  Aparece el Alumno con el Estado Nuevo 
­  Clic en el Icono del Medio que Dice Inscribir Alumno 
­  Llenar la ficha de Inscripción, te mencionamos cuales: 
­  Clic en número de Formato 
­  Clic en Fecha de Recepción 
­  Clic en Grado 
­  Digita comentario si desea 
­  Digita Institución de Bienestar se Aplica 
­  Clic en Situación Académica Año Anterior 
­  Ahora Digita el código DANE ó Nombre del E.E 
­  Clic en Buscar Institución 
­  Clic en Seleccionar 
­  Digita el Orden de la Sede 
­  Clic en el Modelo Educativo 
­  Clic en Guardar 
­  Clic en Aceptar.
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PASOS PARA REVOCAR UNA INSCRIPCION CUANDO EL ALUMNO DESISTE O CAMBIA DE 
ESTABLESIMIENTO EDUCATIVO 
­  Clic en Inscripciones 
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PASOS PARA INSCRIBIR UN ALUMNO EN ESTADO CANCELADO 
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­  Clic en Situación Académica Año Anterior 
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­  Clic en Buscar Institución 
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INSTRUCTIVO PARA USUARIOS  SIMAT ‐ REFERENCIAS RÁPIDAS 

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PASOS PARA MODIFICAR UNA INSCRIPCION 
­  Clic en Inscripción 
­  Clic en Modificar Inscripción 
­  Ahora puedes buscar utilizando cualquiera de los recuadros que tienes en pantalla 
·  Apellidos y Nombres 
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·  Tipo de Documento y Numero de Documento 
­  Clic en Buscar 
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debajo aparece una N. 
­  Clic en Seleccionar 
­  Ahora puedes modificar cualquier dato de la ficha de Inscripción 
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PASOS PARA CAMBIAR UN ALUMNO DE GRUPO, GRADO, JORNADA 
­  Clic en Matricula 
­  Clic en Cambios a Matriculados 
­  Ahora digita el código DANE ó Nombre del E.E 
­  Clic en Buscar Institución 
­  Clic en Seleccionar 
­  Clic en Ver Sede 
­  Clic en Jornada 
­  Clic en Grado 
­  Clic en Grupo 
­  Clic en Buscar 
­  Ahora aparece el Listado de Alumnos 
­  Clic en el cuadro Cambiar el Alumno que vas a modificar 
­  Clic en la Opción de la cual deseas Modificar el Alumno (Grado, Jornada ó Grupo) 
­  Clic en Guardar.
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INSTRUCTIVO PARA USUARIOS  SIMAT ‐ REFERENCIAS RÁPIDAS 

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PASOS PARA CAMBIAR A UN ALUMNO DE GRADO, GRUPO, JORNADA POR LA OPCION 
NOVEDADES 
­  Clic en Matricula 
­  Clic en Novedades 
­  Buscar el Alumno ya sea por Nombres y Apellidos ó por Numero de Documento 
­  Clic en Buscar 
­  Clic en Ver Novedades 
­  Clic en Nuevo Estado (Matriculado) 
­  Digita el código de la Sede (Consecutivo) 
­  Clic en Verificar 
­  Ahora modifique lo que desea (Jornada, Grado, Grupo) 
­  Clic en Guardar 
­  Clic en Aceptar. 

PASOS PARA PODER MATRICULAR A UN ALUMNO PROMOCIONADO EN UN AÑO 
DIFERENTE AL AÑO ACTUAL 
­  Clic en Administración 
­  Clic en Procesos Matriculas 
­  Digita el Año Actual 
­  Clic en Calendario 
­  Clic en Buscar 
­  Cierre el año Lectivo colocando un chulito a la casilla 
­  Cierre las Novedades del año Lectivo, colocando un chulito a la casilla 
­  Clic en Guardar 
­  En la casilla año digite el año en el cual encontró promocionado el alumno 
­  Clic en Calendario 
­  Clic en Buscar 
­  Retire los chulitos que tienes Novedades y año Lectivo, de igual manera modifique las fechas a 
la fecha actual. 
­  Clic en Guardar 
­  Clic en Matriculas 
­  Clic en Novedades 
­  Buscar el Alumno por Nombres y Apellidos ó por Numero de Documento 
­  Clic en Buscar 
­  Clic en Ver Novedades 
­  Clic en Nuevo Estado (Retirado)
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INSTRUCTIVO PARA USUARIOS  SIMAT ‐ REFERENCIAS RÁPIDAS 

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­  Clic en Motivo (Liberación de Cupos) 
­  Clic en Guardar 
­  Clic en Aceptar 
­  Ahora debes Activar el año que activo y colocar el año Vigente 
­  Clic en Administración 
­  Clic en Procesos Matriculas 
­  Digita el Año 
­  Clic en Calendario 
­  Clic en Buscar 
­  Cierre el año Lectivo con un chulito 
­  Cierre las Novedades con un chulito 
­  Clic en Guardar 
­  Cambie el año por el Vigente 
­  Clic en el Calendario 
­  Clic en Buscar 
­  Retire los chulitos de Novedades y Año Lectivo 
­  Clic en Guardar 
­  Ahora puedes continuar el proceso que sigue con el alumno que es Matricularlo. 

PASOS PARA MATRICULAR UN ESTUDIANTE POR NOVEDADES 
­  Clic en Matricula 
­  Clic en Novedades 
­  Buscar el Alumno por Nombres y Apellidos ó por Numero de Documento 
­  Clic en Buscar 
­  Clic en Ver Novedades 
­  Clic en Nuevo Estado (Matriculado) 
­  Digita el código DANE del E.E 
­  Clic en Verificar 
­  Digita el código DANE Sede (Consecutivo) 
­  Clic en Verificar 
­  Clic en la Jornada 
­  Clic  en el Grado 
­  Clic en el Grupo 
­  Clic en la Fuente de Recursos 
­  Clic en Repitente si Aplica 
­  Clic en el Carácter y Especialidad si Aplica
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Nota: Carácter y Especialidad Aplican para Grado 10 y 11 
­  Clic en Guardar 
­  Clic  en Aceptar 

PASOS PARA IMPRIMIR UNA PROYECCION EN PAPEL 
­  Clic en Proyección 
­  Clic en Proyectar Cupos 
­  Buscar el E.E ya sea por el código DANE ó por el Nombre 
­  Clic en Buscar Instituciones 
­  Clic en Seleccionar 
­  Clic en Ver Sede 
­  Clic en la Jornada que deseas Buscar 
­  Clic en Buscar 
­  Aparecen diferentes proyecciones escoja la que necesita con el siguiente paso 
­  Clic en el Vinculo de la Mitad que esta con el Nombre Imprimir 
­  Clic en Presione Aquí para Ver su Reporte 
­  Clic en Imprimir o Guardar de la barra PDF que se Activo 
­  Clic en atrás de la barra de Internet Explorer. 

PASOS PARA SOLICITAR UN TRASLADO 
­  Clic  en Matricula 
­  Clic en Solicitar Traslado 
­  Clic en Agregar 
­  Ahora llenar el Formulario 
­  Digitar el Numero de Formato 
­  Digitar la fecha 
­  Clic en el Grado que Solicita 
­  Clic en el Motivo 
­  Digita el código DANE ó Nombre del E.E 
­  Clic en Buscar Institución 
­  Clic en Seleccionar 
­  Digite le Orden (Sede donde desea enviar el Alumno) 
­  Clic en el Modelo Educativo 
­  Clic en Guardar
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­  Clic en Presione Aquí para  Ver su Reporte 
­  Clic en Imprima el Reporte o guárdelo haciendo clic en los Iconos de la barra PDF. 
­  Clic en atrás 
­  Clic en Aceptar 

PASOS PARA BUSCAR UN ALUMNO TRASLADADO 

‐clic en matricula 
‐Clic en solicitar traslados 
‐digitar nombres y apellidos del muchacho o documento de identidad 
‐clic en buscar 
‐clic en ver traslados 

PASOS PARA REGISTRAR REPROBADOS 
­  Clic en Matricula 
­  Clic en Registrar Reprobados 
­  Buscar el E.E ya sea por el código DANE ó por Nombre 
­  Clic en Buscar Institución 
­  Clic en Seleccionar 
­  Buscar el Alumno por Nombres y Apellidos ó por Numero de Documento 
­  Clic en Buscar 
­  Ahora aparece el Alumno 
­  Clic en el cuadro de Reprobar 
­  Clic en Guardar 

PASOS PARA ANULAR REPROBADO 
‐  Clic en matricula 
‐  Clic en anular reprobados 
‐  Buscar el alumno por los nombres y apellidos, o por el tipo de documento o grado 
‐  Clic en buscar 
‐  Clic en anular reprobados 
‐  Clic en anular reprobación
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‐  Clic en aceptar 
‐  Digitar el código dane de la institución a la cual pertenece 
‐  Clic en comprobar institución 
‐  Digitar consecutivo de la sede 
‐  Clic en confirmar sedes 
‐  Digitar el año 
‐  Digitar jornada 
‐  Digitar grado 
‐  Digitar grupo 
‐  Clic en el nuevo estado 
‐  Clic en guardar 
‐  Clic en regresar 

PASOS PARA RETIRAR UN ESTUDIANTE 
­  Clic en Matricula 
­  Clic en Retirar Estudiante 
­  Ahora busca el E.E por el código DANE ó por el Nombre 
­  Clic en Buscar Institución 
­  Clic en Seleccionar 
­  Clic en Ver Sede 
­  Clic en Jornada 
­  Clic en Grado 
­  Clic en Grupo 
­  Clic en Buscar 
­  Clic en Retirar 
­  Clic en el Motivo 
­  Clic en Guardar. 

PASOS PARA TRANSFERENCIA 
­  Clic en Matricula 
­  Clic en Transferencia 
­  Ahora buscar el E.E por código DANE ó por Nombre 
­  Clic en Buscar Institución 
­  Clic en Seleccionar
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­  Clic en Ver Sede 
­  Ahora digita el código DANE del E.E destino 
­  Clic en Verificar 
­  Clic en Seleccionar 
­  Clic en Ver Sede 
­  Digita el Año de Búsqueda (Origen) 
­  Clic en la Jornada (Origen) 
­  Clic en el Grado (Origen) 
­  Clic en Grupo (Origen) 
­  Clic en Jornada (Destino) 
­  Clic en Grado (Destino) 
­  Clic en Grupo (Destino) 
­  Ahora  dale  un  clic  encima  del  o  de  los  estudiantes  que  deseas  Transferir  (para  seleccionar 
varios estudiantes presiona la tecla Control más el Clic) 
­  Clic en la flecha roja que inclina a la derecha 
­  Clic en Guardar 
Nota:  Los  estudiantes  que  se  Transfieren  quedan  en  Estado  ASIGNADO. Debes  Matricularlos 
para completar su Proceso. 

PASOS PARA MODIFICAR DATOS DE UN ESTUDIANTES 
­  Clic en menú matriculas 
­  Clic en novedades 
­  Realiza  la  búsqueda  del  niño  digitando  los  nombres  y  apellidos  o  digitando  el  número  del 
documento no es necesario identificar si es RC, CC, TI u Otro. 
­  Clic en buscar 
­  Clic en ver alumnos 
­  Ahora puedes modificar cualquier dato del estudiante. 
­  Clic en guardar 
­  Clic en aceptar
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GLOSARIO 

SIMAT: Es el sistema integrado de matrícula, que da apoyo al proceso de matrícula estudiantil y a las 
tareas  correspondientes  en  las  diferentes  Secretarías  de  Educación  departamentales,  distritales  y 
municipales. 

Institución  educativa  oficial:  Es  un  establecimiento  que  pertenece  al  sistema  de  educación  oficial, 
donde  se  imparte  educación  formal,  desde  el  grado  de  transición  hasta  el  grado  noveno  inclusive, 
esto  es,  educación  básica  primaria  y  secundaria.  En  algunas  ocasiones  las  instituciones  educativas 
prestan el servicio de educación media: grados 10 y 11 o hasta el grado 13, como en el caso de  las 
Normales. 

Centro educativo oficial: Son establecimientos que pertenecen al sistema de educación oficial, donde 
se imparte la educación básica primaria, únicamente. 

Sede: son plantas físicas independientes que conforman una Institución educativa. Una Sede puede 
ser un centro educativo oficial. 

Sede principal: Es la Sede del centro educativo en la que se encuentra el área administrativa. 

Jornada:  Se  asimila  a  un  turno  escolar.  De  acuerdo  con  la  resolución  166,  la  jornada  puede  ser 
completa, mañana, tarde, nocturna y fin de semana. 

Grados:  Es  una  secuencia  regular  de  ciclos  lectivos  cada  uno  de  los  cuales  corresponde  a  un  año 
escolar. 

Grupos: Son los conjuntos de alumnos en que se agrupa la población estudiantil de un grado.
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Cupo: Es el lugar o puesto dentro del aula de clases en funcionamiento, en el cual se recibe el servicio 
de educación. 

Repitencia: Es la consecuencia de la reprobación del año escolar. 

Estrato: Clasificación socio económica asociada al sector donde se encuentra ubicada la vivienda  de 
residencia de la población estudiantil. 

SISBEN:  Clasificación  socio  económica  asociada  principalmente  al  tipo  y  condiciones  de  la  vivienda, 
que es utilizado como instrumento de focalización de la inversión social. 

Población víctima del conflicto: Es la población desmovilizada de los movimientos alzados en armas o 
desplazada de sus zonas de origen, como resultado de las acciones de estos grupos. 

Alumnos antiguos: Se consideran alumnos antiguos aquellos que se hayan matriculado para el año en 
curso,  en  los  establecimientos  educativos  que  prestan  el  servicio  de  educación  tradicional  o  en  los 
programas  que  conforman  el  servicio  de  educación  no  tradicional,  que  se  encuentren  registrados 
como matriculados en la base de datos de matrícula de la Secretaría de Educación Correspondiente. 
Se consideran igualmente, alumnos antiguos aquellos que se encuentren matriculados en los grados 
de  jardín  del  Instituto  Colombiano  de  Bienestar  Familiar  (ICBF)  y  de  las  entidades  territoriales  de 
bienestar  familiar  y  que  a  la  fecha  de  ingreso  a  clases  de  la  siguiente  vigencia,  prevista  en  el 
calendario escolar de la respectiva Secretaría de Educación, hayan cumplido 5 años. 

Alumnos  nuevos:  Se  consideran  alumnos  nuevos  aquellos  que  no  se  encuentran  registrados  como 
matriculados  en  la  base  de  datos  de  la  respectiva  Secretaría  de  Educación,  bien  sea  porque  no  se 
matricularon para estudiar  o porque se matricularon y se retiraron del sistema oficial, en el año en 
curso.
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Procesamiento de solicitudes de alumnos  nuevos: Este proceso permite dar trámite a los formatos 
de  inscripción,  asignando  el  cupo  escolar,  si  lo  hay,  en  las  instituciones,  centros  educativos  o 
programas de educación no tradicional. 

Jerarquías: Son cada una de las instancias por las cuales fluye la información: 
­  El sistema nacional administrativo de Educación del país tiene una estructura jerárquica. Una 
jerarquía corresponde a un nivel administrativo del sistema educativo. 
­  El  Sistema  Integrado  de  Matrícula  –  SIMAT  ofrece  varias  posibilidades  para  el  manejo  de  la 
información. Dentro de ellas se encuentra el manejo por jerarquías. Este permite el  flujo de 
información  a  través  del  sistema  de  acuerdo  a  las  diferentes  jerarquías  que  existen,  en  su 
orden: 
­  Ministerio de Educación 
­  Secretaría de Educación 
­  Núcleos 
­  Instituciones 
­  Sedes 

Estados del alumno: Existe una opción en el sistema que permite el manejo de las reglas de paso de 
un  estado  de  estudiante  a  otro.  Esta  información  es  de  acceso  restringido.  Únicamente  para  los 
Administradores del Sistema. Los estados son: 
­  Nuevo: Cuando el alumno entra al sistema educativo,  no al sistema SIMAT, por primera vez. 
­  Inscrito: Cuando ha realizado proceso de inscripción 
­  Cancelado: Cuando a cancelado la inscripción 
­  Promocionado:  Cuando  se  ha  pasado  de  un  grado  al  siguiente  para  el  siguiente  año,  no 
necesariamente ha ganado el año, lo que significa este estado es que se le esta reservando un 
cupo para el año siguiente.
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­  Reprobado:  Significa  que  el  alumno  a  perdido  el  grado  que  estaba  realizando,  si  estaba 
matriculado en quinto para el año 2004 y pierde el grado quinto, el alumno quedará en estado 
reprobado para quinto en el año 2004. 
­  Pre‐matriculado: En este estado quedan los alumnos que realicen el proceso de prematrícula y 
que deseen continuar estudiando el año siguiente, si el alumno estaba en quinto en el  2004 
quedara pre‐matriculado para el grado 2005 en grado sexto. 
­  Sin  Continuidad:  En  este  estado  quedan  los  alumnos  a  los  que  no  se  les  pueden  garantizar 
continuidad,  por  ejemplo:  una  Institución  tienen  10  cupos  y  tiene  12  alumnos  para 
promocionar,  10  de  los  alumnos  quedarán  con  estado  promocionado  y  los  dos  restantes 
quedarán sin continuidad dado que no existen más cupos en la Institución. 
­  Matriculado:  Cuando  el  alumno  se  encuentra  cursando  el  grado  y  el  año.  Si  el  alumno  es 
repitente  en  ese  año  tendrá  una  característica  más  que  será  marcado  como  matriculado 
repitente. 
­  Trasladado:  Cuando  un  alumno  desea  cambiarse  de  colegio  y  solicita  que  se  le  envíe  a  oro 
colegio, es marcado como trasladado 
­  Asignado:  Un  alumno  esta  en  este  estado  cuando  se  le  ha  definido  en  donde  debe 
matricularse.  Como resultado del proceso de asignación de traslado, cuando un alumno lo ha 
solicitado, o como resultado del proceso de asignación de alumnos que se inscribieron durante 
el  proceso  de  inscripción,  las  Secretarías  de  Educación  corren  los  procesos  de  asignación, 
como  resultado  de  estos  procesos  el  alumno  queda  en  estado  de  asignación  en  donde  se 
define  a  que  Institución  debe  ir  a  matricularse.  Un  estudiante  no  queda  matriculado  hasta 
tanto no vaya y realice el proceso de matricula en la respectiva Institución educativa. 
­  Retirado:  Cuando  un  alumno  decide  que  no  va  a  continuar  estudiando,  es  marcado  como 
retirado, el sistema pide que se coloque un motivo cuando el alumno pasa a este estado.  Un 
alumno puede también pasar a este estado por un proceso llamado de liberación de cupos. 
­  Sin asignación: Como resultado del proceso de asignación de alumnos nuevos, no es posible 
conseguir un cupo a un alumno, el alumno es marcado como sin asignación.
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INSTRUCTIVO PARA USUARIOS  SIMAT ‐ REFERENCIAS RÁPIDAS 

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­  Graduado: Una vez el alumno termine sus estudios y ha aprobado el último grado es marcado 
como graduado. 

Estados de la Institución: La Institución puede encontrarse en los siguientes estados: 
­  Activa 
­  Inactiva 

Estados de la Sede: La Sede puede encontrarse en los siguientes estados: 
­  Activa 
­  Inactiva 

Estados de la inscripción: La inscripción puede encontrarse en los siguientes estados: 
­  Activa 
­  Cancelada 
Estados del convenio: Un convenio puede encontrarse en los siguientes estados: 
­  Activo 
­  Inactivo 
­  En trámite 
Estados  de  las  etapas  del  proceso  de  matrícula:  Las  etapas  del  proceso  de  matrícula  pueden 
encontrarse en los siguientes estados: 
­  Abierta 
­  Cerrada 
­  Definida 
Estados del usuario: Un usuario del sistema puede encontrarse en los siguientes estados: 
­  Activo 
­  Inactivo 
Estados  de  un  archivo  de  importación:  Un  archivo  de  importación  puede  encontrarse  en  los 
siguientes estados:
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INSTRUCTIVO PARA USUARIOS  SIMAT ‐ REFERENCIAS RÁPIDAS 

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­  PENDIENTE: cuando se recibe el archivo y queda en lista para validar e importar. 
­  REVISADO CON ERRORES: cuando se ejecuta el proceso de importación y culmina en fracaso. 
­  IMPORTADO: cuando se ejecuta el proceso de importación y culmina con éxito. 
Estados de la solicitud de traslado: La solicitud de traslado puede encontrarse en los siguientes 
estados: 
­  Activa 
­  Asignada 
­  Negada 
­  Cancelada