CICLO PDCA

P L A NEA R, HA CE R, VE RI FI CA R Y AC T UA R

Cuando aceptamos el reto de Administrar cualquier Negocio, continuamente

nos enfrentamos a las dificultades del día a día en donde regularmente
aplicamos la célebre frase “Lo urgente desplaza a lo importante”, las continuas
actividades, diarias, semanales, mensuales y anuales, nos conducen a gestionar
sobre la marcha y a destinar muy poco tiempo a la planeación.
Reconocemos que planear es muy importante para el crecimiento sostenido del
negocio, pero así mismo el quehacer diario no se puede dejar de lado y hay que
resolver de inmediato todas las situaciones que se nos presentan.

La pregunta sería, ¿cómo podemos organizar nuestra actividad diaria en la cual

podamos resolver todas las situaciones e igualmente dediquemos tiempo a la
planeación, el control y el mejoramiento continuo?.

Existe una herramienta administrativa denominada el método Deming “PHVA”,

fundamentado en los sistemas de calidad propuestos por W. Edwards Deming,
quien combinó sus teorías de administración con la cultura empresarial
japonesa. Este método hace parte de los Sistemas de Gestión Integral que
implementan actualmente las grandes empresas en su desarrollo y
mejoramiento continuo.

Su aplicación no solo es eficiente en los planes de largo y mediano plazo, sino

que puede ser adaptada a nuestro día a día, siempre que nuestro objetivo a
alcanzar este claro y nuestro interés por la calidad orientada a satisfacer las
necesidades del cliente sea la razón de ser de nuestro negocio; estos dos
últimos garantizan que las empresas logren también sus objetivos internos de
crecimiento, mayores utilidades y posicionamiento en el mercado.
La sigla “PHVA” está compuesta por la primera letra de cada una de las acciones
que debemos tomar en un ciclo completo de planeación, llámese día a día,
proyecto, plan estratégico, etc.; y como es un ciclo este debe repetirse
continuamente como parte de una disciplina administrativa. Un ciclo termina e
inicia el otro sobre los logros del anterior esto hace que el mejoramiento sea
continuo y construido sobre logros ya alcanzados.

” P” Planear: En términos sencillos planear es organizar todas las acciones que

debemos tomar para lograr un objetivo. Organizar es darles una prioridad a
cada tarea o actividad, generar un método para medir como vamos a lograr
cada una y establecer un cronograma de cumplimiento y un responsable de su
ejecución.
Diariamente debemos destinar por lo menos una hora de nuestra jornada a la
planeación y organización de las actividades; al inicio de nuestra jornada o al
final de la anterior. Esto nos garantizará el éxito y logro durante el periodo
planeado.

”H” Hacer: Ejecutar lo planeado, entregar las acciones a los responsables de

cada una y desarrollar cada una de las tareas del cronograma y registrar sus
avances y desarrollo. Es aquí donde se desarrolla nuestra mayor actividad
diaria, pero si parte de un plan definido, organizado y con prioridades muy
seguramente se podrá realizar en los tiempos establecidos.

En el día a día desarrollamos todas nuestras tareas y las asignadas a

nuestro equipo de acuerdo al plan establecido y la prioridad definida,
cuando se presente algún imprevisto urgente, lo desarrollamos y luego
continuamos con la ejecución de nuestro plan con el objetivo claro de
cumplirlo antes de finalizar el ciclo.

” V” Verificar: Tiene que ver con el control, verificar que las tareas se
cumplan en los tiempos establecidos y de la manera requerida y medir a
través del indicador diseñado en la planeación como vamos con el logro de
los objetivos y las metas, en este punto la herramienta de Checklist en una
actividad diaria nos ayuda a medir estos cumplimientos.
Hacia el final de nuestra jornada revisamos los registros e indicadores,
chequeamos los cumplimientos y cuantificamos los resultados esto nos
ayuda a tener una radiografía de nuestra actividad diaria.

” A” Actuar, Ajustar, Asegurar: Es el paso siguiente a la verificación y la

razón de ser del mismo. Una vez revisados los resultados realizo los ajustes
necesarios para el logro de los objetivos o replanteo otras tareas para
alinear las acciones que no llegaron a su meta y registro los resultados a
fin de tener un soporte de lo ejecutado y logrado.
Al revisar como se ejecutaron nuestros planes podemos definir qué
actividades quedan pendientes y darles nuevamente una prioridad,
generar nuevas tareas para ajustar lo que no se logró o los imprevistos que
se generaron a fin de incluirlos en el plan diario y registramos todo el
resultado como soporte de nuestra gestión. En este momento inicio un
nuevo ciclo de PHVA planeando el siguiente ciclo ya sea al final de la
jornada o al principio de la siguiente.

En la gráfica adjunta podemos ver un ejemplo de un ciclo de PHVA aplicado

a la actividad diaria de administración, que nos puede servir de guía para
el diseño de nuestro propio plan de trabajo.
El ciclo de Deming (de Edwards Deming), también conocido como ciclo PDCA (del
inglés Plan-Do-Check-Act) o PHVA (de la traducción oficial al español como
Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) o espiral de mejora continua, es una estrategia
basada en la mejora continua de la calidad, en cuatro pasos, según el concepto ...