Procedimiento administrativo para farmacias con sistema automatizado y manual

1. Objetivos

1.1 Establecer las actividades para regular la operación de las farmacias de unidades de
atención médica de primero y segundo nivel, así como de las Unidades Médicas de Alta
Especialidad (UMAE), del Instituto Mexicano del Seguro Social, para establecer un control y
resguardo adecuado de los bienes terapéuticos que permitan una atención al suministro de
los medicamentos, lácteos, estupefacientes, psicotrópicos, en si todos los insumos
terapéuticos que maneja la unidad médica, de manera oportuna y suficiente a la población
derechohabiente del Instituto.

1.2 Proporcionar al personal de las Farmacias de unidades de atención médica de primero y

segundo nivel, así como a las Unidades Médicas de Alta Especialidad del Instituto, los
elementos técnicos-administrativos para realizar las actividades de solicitud, recepción,
guarda, control, surtido y las inherentes para la operación y funcionamiento de las
Farmacias.

2.Ámbito de aplicación

2.1 El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal de la

Coordinación de Control de Abasto, Coordinación Técnica de Bienes y Servicios, Direcciones
y Subdirecciones (médica y administrativa) de Unidad Médica, Coordinaciones de
Abastecimiento y Equipamiento Delegacional, Personal responsable del abasto de la unidad
médica, Departamentos de Suministro y Control del Abasto Delegacional, Direcciones
Administrativas de Unidad Médica de Alta Especialidad, Departamentos de Abastecimiento
de Unidad Médica, personal de farmacia y almacén en el Instituto Mexicano del Seguro
Social, de las Delegaciones Estatales, Regionales y del Distrito Federal dentro de sus
respectivas circunscripciones.

3. Políticas

3.1 La Unidad de Administración, a través de la Coordinación de Control de Abasto, será la

responsable de establecer las políticas de operación para el funcionamiento de las farmacias
del Instituto Mexicano del Seguro Social, bajo la supervisión de las Coordinaciones
Delegacionales de Abastecimiento y Equipamiento para las unidades médicas y de los
Departamentos de Abastecimiento en las UMAE.

El Coordinador de Control de Abasto

3.2 Actualizará y difundirá el presente Procedimiento.

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3.2.1 Vigilará permanentemente el funcionamiento de los programas de cómputo que
sostienen la operación del Subsistema de Farmacias (SAIF), a través de la División de
Sistemas de Operación para resolver, optimizar y mejorar los procesos automatizados del
Sistema de Abasto Institucional.

3.3 El responsable del almacén Delegacional, suministrará medicamentos a las farmacias,

con fecha de caducidad no menor a 9 meses y por excepción, podrán suministrar artículos
que sean de consumo inmediato con una vigencia menor, previo acuerdo entre el director y/o
subdirectores de la unidad médica con el Jefe de Prestaciones Médicas de la Delegación o
Director de Prestaciones Médicas de la UMAE.

3.4 El personal del Departamento de Suministro y Control del Abasto Delegacional, será
responsable de establecer las frecuencias de suministro al inicio de cada año, para abastecer
a las Unidades Médicas, considerando invariablemente que la distribución sea semanal,
quincenal, mensual, bimestral o semestral, esta frecuencia de suministro debe estar
sustentado en la capacidad instalada, la demanda, la ubicación geográfica, la eficiencia y
efectividad en la logística de transportes. Lo anterior debe apegarse al procedimiento para la
generación de órdenes de suministro de almacén a unidades médicas y órdenes de reposición
con entrega en unidad médica, clave 1494-003-005.

3.5 Las adecuaciones a las frecuencias señaladas en el numeral anterior, deberán garantizar
el mantener abastecidas a las Unidades en los niveles establecidos por la autoridad
competente.

3.6 Los Directores, los Subdirectores de Unidades Médicas, con apoyo de la Jefatura
Delegacional de Prestaciones Médicas y Directores Administrativos de Unidades Médicas de
Alta Especialidad, serán los responsables de verificar que las farmacias cuenten con Licencia
Sanitaria vigente para el manejo de Biológicos, psicotrópicos y estupefacientes, así como
Responsable Sanitario.

Responsable sanitario con licencia de la SSA

3.7 Será la persona autorizada, para atender las visitas de verificación sanitaria federal
ordenadas por la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios de la
Secretaría de Salud.
3.8 Deberá revisar como principales puntos: la recepción de estupefacientes, de substancias
psicotrópicas, así como los bienes que requieren de refrigeración, lo anterior con base en la
Norma que establece las disposiciones para mantener y controlar los equipos de la red de frío
en el manejo de insumos para la salud en el Instituto Mexicano del Seguro Social”, clave
1000-001-008.
3.9 Deberá tramitar semestralmente el Aviso de Previsión para el consumo de
estupefacientes, de medicamentos controlados del grupo I, en cumplimiento a lo establecido
en el artículo 114 fracción III, del Reglamento de Insumos para la Salud.

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3.10 Deberá presentarse físicamente en la farmacia para verificar el cumplimiento de las
actividades que establece la Secretaria de Salud. En un lapso no mayor a 2 meses.
3.11 Implementará en coordinación con el responsable de la farmacia, el sistema de
seguridad para la custodia de estupefacientes y psicotrópicos, asegurándose que las
actividades correspondientes a los registros, tanto de entradas, como salidas, y demás
controles se realicen conforme a lo que establece la Secretaría de Salud.

El responsable de la farmacia en las unidades médicas

3.12 Será el Coordinador de Farmacia o en ausencia de éste, será la persona con la categoría
más alta.
3.13 Será el responsable de verificar y supervisar permanentemente el correcto
funcionamiento del sistema SAI-Farmacia, así como de cualquier otro equipo y/o programa de
computo que el instituto implemente para un mejor control de entradas y salidas de los
insumos para la salud.
3.14 Dará cumplimiento a las leyes, reglamentos, normas y demás disposiciones que se
emitan o hayan emitido las autoridades gubernamentales y/o institucionales en materia de
administración de farmacias o abasto.
3.15 Será el personal responsable que opere el Sistema SAIF en las Unidades Médicas que
cuenten con dos consultorios y una pequeña farmacia y adecuará a las necesidades de dicha
unidad las políticas.
3.16 Es el responsable de organizar, dirigir, y controlar las cargas de trabajo del personal de
categorías inferiores de farmacia, por lo cual tendrá que aplicar los perfiles de puesto,
profesiograma y relaciones de mando por categoría, autorizados según el Contrato Colectivo
de Trabajo y Reglamento Interior de Trabajo vigente, para el buen desempeño de las
funciones del personal, y de todas aquellas labores administrativas inherentes a las
actividades de operación de una farmacia, en cumplimiento a las leyes, reglamentos, normas
y demás disposiciones que se emitan o hayan emitido las autoridades gubernamentales y/o
institucionales en materia de administración de la farmacia o abasto.
3.17 Deberá mantener actualizados los Catálogos de operación en SAIF en unidad médica o
UMAE, además será el responsable de que el personal a su cargo descargue en el sistema
SAIF, así como en los demás programas de cómputo implantados por la autoridad
institucional, todas las recetas y/o cualquier otro documento para tener el control de las
existencias de bienes de consumo actualizadas, con la finalidad de que se surtan con
oportunidad, calidad, suficiencia a las áreas de servicio, como a los derechohabientes.
3.18 Deberá comunicar por escrito a los jefes de servicio y jefa de enfermeras,
Inmediatamente que detecte la carencia de claves para la elaboración de recetas individuales
o colectivas de medicamentos, con la finalidad de que se implementen estrategias de abasto.
3.19 Asignará los espacios físicos para el acomodo de medicamentos en las farmacias,
partiendo de los pasillos principales, en secciones, estantes, anaqueles y casilleros, utilizando

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al máximo la superficie disponible a través de la formación de estibas.
3.20 Distribuirá los espacios de acuerdo a la capacidad instalada de la farmacia, es decir
considerando la superficie, la demanda, los inventarios determinados como óptimos, la
frecuencia de suministro, las condiciones bajo las cuales se debe de custodiar cada insumo,
así como la clasificación de los mismos como por ejemplo los: medicamentos controlados, de
alta especialidad, peligrosos, de fácil sustracción, de alto costo, y en proceso de canje o
devolución etc.
3.21 Se asegurará de que la farmacia opere bajo las mejores condiciones de seguridad, en
cuanto a resguardo (almacenamiento) de los insumos, que garanticen la calidad, la
oportunidad y la cantidad para el suministro de las recetas individuales o colectivas.
3.22 Solicitará por escrito al Coordinador o Jefe de Abastecimiento y/o al Subdirector
Administrativo, los insumos de materiales o adecuaciones físicas al inmueble que son
indispensables para la correcta operación de una farmacia, con base en la NOM protección
civil a fin de reducir los riesgos, agilizar las operaciones de inventario, suministro, control y
rotación de los bienes por número de clave dentro de cada subgrupo y por fecha de
caducidad, esterilización o fabricación.
3.23 Garantizará que el almacenamiento de medicamentos y lácteos se efectué conforme a la
Norma que establece las Disposiciones Generales para la Administración y Operación de
Almacenes en el IMSS 1000-001-007 folio 16.
3.24 Ubicará los medicamentos y lácteos en cuatro líneas de almacenamiento que
comprenden: 1) sólidos, 2) líquidos, 3) ampolletas y 4) estupefacientes y psicotrópicos.
3.25 Deberá colocar a los medicamentos y lácteos, marbetes que contengan la clave,
presentación y el nombre genérico correspondiente, para facilitar su localización
3.26 Almacenará los lácteos en el subgrupo de sólidos.
3.27 Se asegurará de que el personal de categorías inferiores de farmacia, realice el acomodo
de los medicamentos de conformidad al orden secuencial según el catálogo operativo de
artículos y que su acomodo y surtido se realice conforme al sistema “Primeros en Entrar,
Primeros en Salir” (PEPS), a excepción de los artículos sujetos a caducidad, donde el
acomodo se hará para surtir “Primeros en Vencer, Primeros en Salir” (PVPS). Esta política
también se observará en los bienes que requieren de refrigeración o congelación.
3.28 Deberá garantizar en ccoordinación con el responsable sanitario, que los estupefacientes
y psicotrópicos se resguarden en áreas específicas, con una sola entrada, sin ventanas, bajo
llave en estantes de metal o madera, además de un estricto control de las entradas y salidas.
3.29 Generará las estadísticas de consumo para la integración de información de la
prescripción razonable conforme al Cuadro Básico Institucional y deberá presentarlo para
análisis y autorización del Comité de Farmacia y Terapéutica de la unidad médica o la
autoridad competente.
3.30 Deberá solicitar autorización al director o subdirector de la unidad médica para
suministrar él o el personal de una categoría inferior de farmacia las recetas individuales o
colectivas que estén fuera de los parámetros definidos para la prescripción razonada. Se
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entenderá por autorizada que contenga el nombre, firma, puesto, y matricula en la receta.
3.31 Deberá solicitar el resguardo de las recetas individuales y colectivas que se generen,
durante un plazo no menor de cinco años al Coordinador o jefe de abastecimiento de la
unidad médica o bien al superior jerárquico en la unidad médica, por lo que deberá contar con
la evidencia documental de la entrega, codificada y foliada de las recetas.
3.32 Tendrá que verificar que todas y cada una de las recetas individuales o colectivas que
presenten alteraciones, anomalías o cualquier dato que genere incertidumbre en la cantidad
y/o descripción del insumo terapéutico a suministrar, estén canceladas el original y la copia.
3.33 Solicitará la reexpedición de las recetas individuales o colectivas señaladas en el numeral
anterior, al médico tratante o responsable de servicio
3.34 Supervisará diariamente, que la información contable, los cierres diarios, las entregas de
fin de turno, el enlace diario, la reposición de inventarios (consumos y existencias que tenga el
SAIF), y el reporte consolidado de Solicitud de medicamentos de Pacientes con Transcripción,
Control de Medicamentos de Alta Especialidad, se realice conforme al Manual del Usuario del
Subsistema de Farmacias (SAIF).
3.35 Realiza con sistema manual el formato OCE-99, 1082-009-001 (anexo 1), únicamente en
las unidades que no cuenten con sistema automatizado SAIF y con la periodicidad que defina
la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o el Jefe del Departamento
de Abastecimientos de la UMAE.
3.36 Solicitará invariablemente la validación de los requerimientos extraordinarios que
elaboren por casos fortuitos o de fuerza mayor al coordinador de abastos de la unidad médica.
3.37 Deberá justificar el requerimiento extraordinario de medicamentos, y especificar si la
necesidad es temporal o permanente, a efecto de que el almacén actualice sus registros.
3.38 Deberá buscar la opción de traspaso de otra farmacia, mediante formato de Movimientos
Varios en los casos en los que el número de claves y cantidades del requerimiento
extraordinario de medicamentos no sean significativas,
3.39 Vigilará que el surtimiento de estupefacientes o psicotrópicos y fórmulas magistrales
debidamente requisitadas, se presenten por separado en receta individual, sin mezclarlos en
la misma receta con otro tipo de artículos.
3.40 Ejecutará diariamente el respaldo de las operaciones efectuadas en el SAIF.
3.41 Actualizará el calendario de días feriados al inicio de año.
3.42 Deberá garantizar que el personal que opera o tiene acceso el sistema SAIF cuente con
el código de acceso y password unipersonal e intransferible y que cuenta con la capacitación
suficiente para manejar el SAIF.
3.43 Capacitará al personal de categoría inferior que no esté capacitado ó de nuevo ingreso ó
en su caso podrá solicitar que proporcione la capacitación a la persona asignada como
monitor delegacional del SAI, con base en el Manual del Usuario del Subsistema Farmacias
3.44 Generará de acuerdo a la frecuencia solicitada por las áreas normativas, los reportes

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establecidos en el Manual del Usuario del Subsistema Farmacias.
3.45 Enviará la información de los consumos históricos por servicio de la unidad médica, de
forma mensual y anual por cada número de clave, conforme al cuadro básico Institucional, al
Director y/o subdirectores de la Unidad Médica o Director Administrativo de UMAE.
3.46 Será responsable durante su jornada laboral, de salvaguardar los insumos para la salud
existentes en la farmacia, mantener un estricto control en el inventario y distribución de los
mismos, para lo cual se apoyará con el personal de categoría inferior.
3.47 Deberá garantizar que no haya variaciones de temperatura en los refrigeradores Para
medicamentos y vacunas que requieren refrigeración, y deberá anotar la temperatura de
arribo y la temperatura interior del equipo de la red en frío cada dos horas durante las 24
horas del día, así como todos los días del año de los equipos asignados para la red de frío.
3.48 Realizará los cierres de turno, los cierres diarios, hará la transmisión diaria de consumos,
existencias y demás transmisiones que le soliciten, con la periodicidad que defina la
Coordinación de Control de Abasto, de igual manera deberá acatar las instrucciones para
realizar los respaldos de información y Cierre mensual.
3.49 Se asegurará que las existencias de medicamentos y lácteos sujetos al régimen de
caducidad con fecha impresa en el marbete que no puedan ser consumidos por los
derechohabientes antes de su vencimiento, deberán ser reportadas al Almacén Delegacional o
Departamento de Abastecimiento de UMAE, cuando menos con tres meses de anticipación a
la fecha de caducidad para promover su consumo.
3.50 Deberá informar por escrito a la CDAE o Departamento de Abastecimiento de UMAE al
momento de su recepción, los bienes que presenten defectos o vicios ocultos atribuibles al
proveedor, a efecto de que se aplique la Guía Práctica de Actividades de Control de Calidad
de Insumos Terapéuticos para el Sistema Nacional de Almacenes.
3.51 Será responsable de conservar toda la documentación generada en la farmacia, por un
período no menor de 5 años, en cumplimiento a la Ley de Fiscalización Superior de la
Federación, Titulo Quinto, de la Determinación de Daños y Perjuicios y del Fincamiento de
Responsabilidades. Considerando que si la farmacia no cuenta con espacio suficiente,
deberá solicitar un lugar adecuado para la conservación de los mismos al coordinador o jefe
de abastecimiento o en su lugar al subdirector o director administrativo.
3.52 Deberá vigilar que los medicamentos estén protegidos contra el calor, humedad, así
como de otros factores que puedan modificar su calidad.
3.53 Establecerá la coordinación necesaria con el personal de seguridad de la Unidad médica
para la apertura y cierre de farmacias, además de cualquier eventualidad que se presente en
la misma, lo que deberá quedar asentado en la bitácora respectiva.
3.54 Deberá informar de inmediato al Coordinador o jefe de abastos, al jefe de conservación o
a la persona que éste designe en ausencia de él, cuando se presente un accidente en la red
de frío y proceder al resguardo de los insumos, durante el tiempo necesario para restablecer
el funcionamiento del equipo.
3.55 Las categorías de Oficial de Farmacia, Ayudante de Farmacia y Auxiliar de Farmacia;
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constituyen conjuntamente con el Coordinador de Farmacia, el personal que opera el
Subsistema de Farmacias (SAIF), quienes darán cumplimiento a las leyes, reglamentos,
normas y demás disposiciones que se emitan o hayan emitido las autoridades
gubernamentales e institucionales en materia de abasto y administración de las farmacias.
3.56 Garantizará que la recepción de medicamentos o cualquier otro insumo para la salud que
directamente realice el proveedor, cuente con las fechas de caducidad establecidos en la
Norma o bien en las Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones,
Arrendamiento y Prestación de Servicios vigente, podrá designar al personal de categoría
inferior de farmacia a su cargo.
3.57 Garantizará que la recepción de medicamentos y lácteos, estén amparados
invariablemente con la documentación comprobatoria correspondiente.
3.58 Verificará que los bienes de consumo recibidos en las áreas almacenarias, entregados
en empaques colectivos o secundarios, estén identificados con la clave del artículo, nombre
genérico, número de lote, cantidad, fecha de caducidad y en su caso fecha de fabricación, así
como las instrucciones para su conservación, podrá designar al personal de categoría inferior
de farmacia a su cargo para que realice este numeral.
3.59 Garantizará que los bienes de consumo recibidos en las áreas almacenarias, entregados
en empaques colectivos o secundarios estén identificados con la clave del artículo, nombre
genérico, número de lote, cantidad, fecha de caducidad y en su caso fecha de fabricación, así
como las instrucciones para su conservación, esta actividad podrá asignarla al Oficial de
farmacia, auxiliar de farmacia, ayudante de farmacia.
3.60 Garantizará la recepción de estupefacientes y psicotrópicos, con base en los registros y
controles específicos establecidos en el presente procedimiento, esta actividad podrá
asignarla al Oficial de farmacia, auxiliar de farmacia, ayudante de farmacia.
3.61 Serán los responsables de salvaguardar la existencia de los insumos para la salud que
se custodien en la farmacia.
3.62 Garantizará que los bienes que requieren de refrigeración, se custodien y almacenen de
conformidad con la Norma que establece las disposiciones para mantener y controlar los
equipos de la red de frío en el manejo de insumos para la salud en el Instituto Mexicano del
Seguro Social, clave 1000-001-008” folio 23, noviembre 2005, y demás disposiciones que
señale el responsable sanitarios, para esta actividad podrá asignarla al Oficial de farmacia,
auxiliar de farmacia, ayudante de farmacia.
3.63 Garantizará el cumplimiento de las actividades de control de inventarios conforme al
oficio generado por la Coordinación de Control de Abasto.
3.64 Garantizará en las farmacias con sistema manual, el tener actualizado en el Control de
Inventarios manual: El cuadro básico, calendario de máximos y mínimos y Pronóstico de
consumo mensual (PCM), información de medicamentos con transcripción, prescripción
razonable y dotación de servicios.
3.65 Garantizará el registro oportuno en el kardex, así como la documentación que ampare las
entradas, consumos y otros movimientos de medicamentos y lácteos, del día y mensualmente
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en el formato OCE-99, 1082-009-001 (anexo 1).
3.66 Garantizará la elaboración correcta del formato OCE-99, 1082-009-001 (anexo 1)
anotando los consumos y existencias del mes que reporta para su posterior reposición, así
como responsabilizarse de dirigir oficio al Jefe del Departamento de Abastecimiento
Delegacional, en original y copia, anexando el formato OCE 99, 1082-009-001 (anexo 1),
obteniendo acuse de envió en la copia de los mismos.
3.67 Las cantidades de medicamentos y lácteos que adeude el Almacén Delegacional a la
Farmacia por el formato OCE-99, 1082-009-001 (anexo 1), por solicitudes ordinarias o
extraordinarias, deberán ser canceladas a la fecha de la generación del siguiente kardex.

El Oficial de farmacia, auxiliar de farmacia, ayudante de farmacia

3.68 Serán los responsables de registrar oportunamente conforme al Subsistema de

Farmacias (SAIF), la documentación que ampare todos los movimientos de recepción de
medicamentos y lácteos, para emitir el alta correspondiente, de conformidad con las
actividades y tiempos que le asigne el responsable de Farmacia.
3.69 Realizarán la recepción de estupefacientes y psicotrópicos, con base en los registros y
controles específicos establecidos en el presente procedimiento, de conformidad con las
actividades y tiempos que le asigne el responsable de Farmacia y las políticas dictadas por el
responsable sanitario.
3.70 Darán cumplimiento al control de caducidades a efecto de evitar el vencimiento de
medicamentos, lácteos y demás insumos para la salud que se almacenen en farmacia, por lo
que deberán informar por escrito al responsable de farmacia con tres meses de anticipación
para que continúe con el procedimiento establecido.
3.71 En unidad médica y de UMAE, deberá obtener cifras control (en las funciones que lo
requieren), obteniendo el total de la suma de específicos y cantidades, antes de ser registrado
en el SAIF.
3.72 Darán atención a los derechohabientes y servicios a través de la ventanilla y de forma
amable, respetuosa y con calidez, además de asegurarse de todo el registro de las salidas de
recetas individuales, como colectivas en el SAIF, deberán capturarse diariamente para evitar
reaprovisionamiento.
3.73 Identificarán las diferentes “Recetas individuales”, y las “Solicitudes de medicamentos
para hospitalización y servicios auxiliares” (colectivas), con sello de la clasificación
presupuestal vigente en el Catálogo de unidades.
3.74 Recibirán todas las recetas que se presenten en la farmacia, incluyendo las que deban
ser negadas por falta de existencias, tanto la primera vez como las subsecuentes que sea
presentada por el Derechohabiente en la farmacia al solicitar sus medicamentos. En el caso
de la individual, no importando la unidad médica en donde haya sido expedida, con excepción
de las recetas resurtibles, de transcripción, especiales y vales de lácteos; con objeto de que el
gasto sea asignado correctamente a los diferentes servicios autorizados para consumir

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medicamentos.
3.75 Surtirán las recetas individuales y colectivas, con base en la “existencia disponible” que
reporte el SAIF al momento de registrar la receta, con los medicamentos o insumos para la
salud solicitados.
3.76 El oficial de farmacia garantizará que las recetas individuales o colectivas que se
suministren, no presenten alteraciones, anomalías, o cualquier situación que presuma la
modificación de algún dato que se registra en la receta.
3.77 Vigilarán que el registro de vales a la farmacia por lácteos sea a través de la función de
recetas individuales de la unidad médica con cargo al Servicio de Salud Materno Infantil.
3.78 Identificarán la “Receta resurtible”, misma que sólo se podrá surtir en la farmacia de la
unidad médica que la genera hasta por tres meses, con vigencia de cinco días hábiles a partir
de la fecha programada. Si el paciente no acudiera en la primera o segunda entrega, se
cancelará automáticamente.
3.79 Serán los responsables, previa notificación, de registrar en el SAIF, las diferentes recetas
individuales o colectivas extraviadas; así como retener en el momento aquellas recetas que se
llegaran a presentar para su surtimiento y que se encuentren reportadas como extraviadas.
3.80 Son los responsables de revisar que las recetas en las que se prescriban medicamentos
fuera de Cuadro Básico Institucional de medicamentos, así como los de protocolo especial,
deberán contener la firma de autorización del Subdirector médico o Director médico de UMAE.
3.81 Son los responsables de vigilar que las recetas electrónicas contengan la firma del
médico, exclusivamente con tinta azul.
3.82 Son los responsables de suspender la entrega de los medicamentos o lácteos, cuando
detecte que estos se encuentran presumiblemente defectuosos, así como de notificar por
escrito al responsable de farmacia.
3.83 Son los responsables de vigilar que aquellos medicamentos y lácteos suspendidos por
instrucción superior o por el responsable del servicio, además de los determinados como
deteriorados, rotos, con fecha de caducidad vencida, mojados, manchados, etcétera; se
consideren como existencias no disponibles, en tanto no se autorice la baja, efectúe canje con
el proveedor o se reciban instrucciones por escrito y precisas para su liberación o
concentración en el almacén delegacional.
3.84 Son los responsables de vigilar que las existencias de medicamentos y lácteos sujetos al
régimen de caducidad con fecha impresa en el marbete, que no puedan ser consumidos por
los derechohabientes antes de su vencimiento, deberán ser reportadas por escrito al
responsable de farmacia, cuando menos con tres meses de anticipación a la fecha de
caducidad, para promover su consumo.

El Soporte Técnico Especializado y/o administrador del SAI del Departamento de

Suministro y Control del Abasto Delegacional y del Departamento de Abastecimiento de
UMAE,

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3.85 Recibirá de la División de Sistemas de Abasto dependiente de la Coordinación de
Tecnología y Administración de Recursos Institucionales, los archivos actualizados del
catálogo operativo de artículos que incluyen las claves de los bienes de consumo, de los
grupos de suministro 010 medicinas, 020 medicina preventiva (vacunas), 030 lácteos y 040
estupefacientes y sustancias psicotrópicas, así como los precios unitarios uniformes por
partida presupuestal.
3.86 Enviará al responsable de farmacia los archivos conjuntamente con las instrucciones
para su instalación y actualización en el SAIF manual y automatizado.

El administrador del SAI del Departamento de Suministro y Control del Abasto

Delegacional y del Departamento de Abastecimiento de UMAE y el monitor
Delegacional,
3.87 Brindará asesoría de apoyo, capacitación promocional o en el puesto y realizará
supervisiones en las farmacias del ámbito delegacional, respecto a la normatividad vigente,
procedimientos de registro de información en el sistema de cómputo o de registros manuales.
3.88 Serán los responsables de otorgar las cuentas de usuarios a los perfiles autorizados
para farmacia (Director, Administrador, Responsable de Farmacia y Operador) la primera vez,
y deberán recibir acuse de recibo de los usuarios dados de alta en el sistema.
3.89 Conjuntamente con los usuarios registrados en el perfil Administrador, serán los
encargados y responsables de operar y actualizar dentro de las unidades médicas el sistema
SAIF, en el menú de seguridad de usuarios los movimientos de: (Altas de usuarios, Bajas de
usuarios, cambios de perfiles, etc.)
3.90 La entrada en vigor del presente documento, actualizará y dejará sin efecto el
“Procedimiento administrativo para farmacias con sistema automatizado y manual”, clave
1082-003-001 y registrado en la Unidad de Organización y Calidad, el 31 de diciembre de
2009.

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4. Definiciones

4.1 almacén Institucional: Área facultada para la recepción, custodia, resguardo,

almacenamiento, control y despacho de bienes de consumo terapéutico, destinados a
mantener una existencia óptima para ser distribuidos a todas las unidades de la
Institución que los requieran para su operación y adecuado funcionamiento, dentro de las
condiciones de uso y con la calidad requerida

4.2 almacén delegacional: Área facultada en la Delegación, para la recepción, custodia,

control, despacho y distribución de bienes de consumo e inversión, así como la
expedición de altas por la recepción de los mismos.

4.3 almacenamiento: Es la acción de guardar de manera ordenada los bienes considerando

su identificación según su tipo y grupo de suministro, número de lote y fecha de
caducidad en su caso. El acto de almacenar o de estar un bien resguardado o
custodiado, en un lugar designado para su protección

4.4 alta: Es el trámite por el cual se da entrada oficial a los bienes en un almacén
institucional, otorgando sello oficial con número, fecha y firma del responsable de
farmacia en las Remisiones de Pedidos, Remisiones de Almacén y despachos por
concepto de entradas de bienes.

4.5 alta (parcial): Es el trámite por el almacén institucional da entrada oficial de bienes al
IMSS, cuando esta es por cantidades inferiores a las estipuladas en el contrato y/o
pedido. El alta parcial puede corresponder a una entrega parcial programada o por
excepción fuera del programa.

4.6 archivo: Conjunto de expedientes o documentos organizados, con el fin de integrar una
fuente de información en razón de las actividades de una institución.

4.7 artículo: Es todo bien mueble que satisface parcial o totalmente una necesidad. El
término indicado para el Instituto será el de bienes, de acuerdo a la Ley General de
Bienes Nacionales.

4.8 autorización de compra: Es el documento oficial expedido por la Coordinación de

Control de Abasto o Coordinación Delegacional de Abastecimiento, a las Unidades
Médicas circunscritas al mismo, en donde autoriza comprar localmente los bienes de
consumo no surtidos por el nivel central o por la propia farmacia.

4.9 baja de bienes: Trámite por medio del cual los bienes patrimonio del Instituto son
descargados del inventario debido a que fueron retirados del servicio por obsolescencia,
rotura, caducidad, pérdida de los mismos, incosteabilidad de mantenimiento, reparación
o recuperación, sin menoscabo de sus atributos que los hacen utilizables o para la venta
o donación. Disminución o descenso, cese, vacante u orden, acto y trámite que se
efectúa para destruir, vender o donar los bienes propiedad del Instituto, los cuales por
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 sus defectos, caducidad o por haber sido considerados rotos, en mal estado y obsoletos,
no es posible utilizarlos en la operación del Instituto.

4.10 CADIT: Centro Automatizado de Distribución de Insumos Terapéuticos. Es el Área

encargada de la distribución de insumos terapéuticos a los servicios hospitalarios, dentro
de las Unidades Médicas de segundo y tercer nivel de atención, que se abastece de la
Farmacia de la Unidad a través de solicitudes de medicamentos para hospitalización y
servicios auxiliares y que se apoya para su operación en un sistema informático y en un
sistema de correo neumático para el envío de los insumos.
4.11 caducidad: Fecha de vencimiento impresa en el marbete del producto. Característica
que tienen los insumos para perder en un lapso su actividad inmunogénica o terapéutica
para ser consumidos, tales como: medicinas, vacunas, lácteos, reactivos, químicos,
materiales de curación y otros.

4.12 calendario de días festivos: Calendario que tienen las farmacias del Instituto Mexicano
del Seguro Social, de días inhábiles para suministro de medicamentos y lácteos a los
servicios, actualizado en el Subsistema de Farmacia (SAIF), al inicio de año.

4.13 calendario de resurtido: Instrumento mediante el cual se informan las fechas de

solicitud, de surtido, de embarque y recepción de un medicamento a las unidades de
servicio de conformidad con el grupo de suministro y frecuencia del mismo.

4.14 canje: Intercambio de algo. Negociación que realiza el Instituto con sus proveedores,
para cambiar bienes en mal estado que no pueden ser utilizados, por bienes nuevos del
mismo tipo o por notas de crédito.

4.15 catálogo general de artículos: Es una relación detallada de claves con descripciones y
tipos de presentación, por grupo y subgrupo de suministro (bienes de consumo y bienes
de inversión); si están dentro o fuera de cuadro básico o en proyecto; si son del Sector
Salud o del IMSS y otros datos normativos.

4.16 ciclo de abastecimiento: Período determinado para cubrir las etapas de identificación y
determinación de necesidades, consolidación, adquisición, suministro, control de calidad,
distribución y consumo de los bienes de insumos para la salud que requiere el Instituto,
para garantizar los servicios que presta a la población derechohabiente.
4.17 clave del artículo: Es la expresión codificada y asignada a cada bien que adquiere el
Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un número único de
identificación.
4.18 clave 5000: Claves de artículos del grupo de medicamentos de alta especialidad,
comprendidas dentro de los grupos de suministro 010 Medicinas ó 040 Estupefacientes y
sustancias psicotrópicas, con un especifico mayor o igual a 5000, tienen un control
especial de acuerdo a las características del producto, desde un punto de vista
presupuestario tienen como partida presupuestal asignada la 0320.
Página 13 de 82 Clave: 1082-003-001
4.19 COCTI: Coordinación de Control Técnico de Insumos.

4.20 código de barras: Es un sistema patrón de signos organizados en barras de codificación

y simbolización, el cual permite acceder a información específica sobre los productos
que lo portan, garantizando la identificación automática, única y no ambigua de cualquier
artículo en el momento de sus movimientos en cualquier lugar del mundo y que sirve de
regla para la recopilación de datos que se requiere cubran en particular mediante
codificaciones.

4.21 compra local: Es la acción que efectúa las Delegaciones del Instituto para adquirir
mediante el pago correspondiente, bienes considerados como desconcentrados.
También se efectúan compras de los bienes considerados como concentrados, siempre
y cuando exista autorización expresa del nivel normativo o delegacional.

4.22 compra urgente o inmediata: Procedimiento para obtener el suministro inmediato de

claves desabastecidas.

4.23 concentración de bienes: Son los envíos de bienes de una unidad almacenaria inferior
a una superior la cual es responsable de concentrar los bienes para proceder al canje
con el proveedor por parte del área responsable correspondiente. También son los
bienes rechazados por instrucciones de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento
y Equipamiento y/o Coordinación de Control Técnico de Insumos.

4.24 consumo: Dentro de las farmacias de unidades médicas y UMAE, es considerado en la

salida, uso y utilización de los bienes de insumos para la salud, adquiridos y
suministrados por el Instituto. Pueden ser registrados a partir del surtimiento de recetas
individuales y colectivas.

4.25 consumo mensual (PCM): Es el consumo mensual pronosticado, por artículo. Se

obtiene de la aplicación de modelos estadísticos a los consumos, llevada a cabo en
unidades médicas y UMAE.

4.26 CCA: Coordinación de Control de Abasto.

4.27 CDAE: Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento.

4.28 control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una

dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones,
ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, procurar el cumplimiento de
la normatividad que las rige y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de
recursos.

4.29 control de existencias: Registro físico y valorizado, tanto de los movimientos de

entradas y salidas reales, como de los movimientos de la misma naturaleza, pero
motivados por ajustes contables en valores o sobre ajustes en lo físico, por faltantes y
Página 14 de 82 Clave: 1082-003-001
 sobrantes de inventario, de acuerdo a las normas establecidas por la Coordinación de
Control de Abasto, para los bienes de consumo.

4.30 CTV: Control de Tráfico Vehicular.

4.31 cuadro básico Institucional: Documento que relaciona los bienes de insumos para la
salud por grupo de suministro, determinados como fundamentales e indispensables en la
operación del Instituto. Útil para el inicio del ciclo del abastecimiento, para la adquisición,
recepción y distribución. Herramienta necesaria para planear, programar, presupuestar,
adquirir, suministrar e inventariar los insumos para la salud. Deberá estar autorizado por
el Comité Específico correspondiente, dependiente de la División Institucional de
Cuadros Básicos de Insumos para la Salud.

4.32 DAD: Departamento de Abastecimiento Delegacional.

4.33 DAUMAE: Departamento de Abastecimiento de UMAE

4.34 demanda no atendida: La cantidad de artículos demandados por los derechohabientes

de consulta externa y hospitalización, que no pueden ser suministrados de forma
inmediata por la farmacia por falta de existencia.

4.35 derechohabiente: Asegurado o pensionado y sus beneficiarios legales que tienen

derecho a estar protegidos en los términos de la Nueva Ley del Seguro Social y sus
reglamentos.

4.36 despacho: Es el documento elaborado manualmente que formaliza los envíos que
realizan las unidades almacenarías.

4.37 devolución de bienes: Es el acto de enviar para su concentración aquellos bienes

excedentes, caducos, con alteración de la calidad y que por instrucciones superiores
serán devueltos, canjeados, donados o dados de baja. La devolución puede efectuarse a
proveedores o a los almacenes delegacionales en su caso, previamente rechazados por
instrucciones de la CDAE y/o por la COCTI.

4.38 diagrama: Representación gráfica de un proceso, un sistema, un hecho, movimiento,

función o fenómeno cualquiera, dentro de una organización, el cual se presenta para su
análisis y evaluación o mejoramiento por medio de símbolos convencionales.

4.39 diferenciador: Se establece mediante dos dígitos en la clave del artículo, por medio de
los cuales en el Módulo de Farmacia en el Catálogo de Artículos del SAI, se distinguen
los que tienen las mismas funciones, pero con características sensiblemente diferentes.
4.40 DSO: División de Sistemas de Operación

4.41 DSCAD: Departamento de Suministro y Control de Abasto Delegacional.

Página 15 de 82 Clave: 1082-003-001

4.42 empaque colectivo: Preparación o embalaje de un bien en cajas rectangulares bajas,
con las leyendas: número de clave, marca registrada, país de origen, descripción,
nombre del fabricante y/o distribuidor.

4.43 específico: Es la parte de la clave del artículo que corresponde a las características
particulares del mismo, permitiendo la identificación única, entre otros bienes del mismo
genérico, dentro del Catálogo general de artículos. Se utiliza en el Instituto en los
Cuadros básicos Institucionales.

4.44 existencia disponible: Volumen de artículos que reporta el SAIF, que se tienen en
disponibilidad inmediata para su abastecimiento o consumo en unidades de servicio.

4.45 existencia no disponible: Es la cantidad de artículos que se encuentra comprometida al

haberse generado una receta electrónica, vigentes y pendientes de surtir, más todas las
cantidades de artículos fuera de uso, congelados o suspendidos por instrucciones de la
Coordinación de Control Técnico de Insumos.

4.46 factura: Documento oficial, aprobado por las autoridades hacendarías que muestra el
tipo, la cantidad, el precio unitario, importe total, impuestos, los términos, clase, forma de
entrega y otras particularidades de la mercancía vendida o de los servicios prestados. Es
una cuenta por pagar. Es una declaración detallada de la mercancía embarcada o de los
servicios prestados a un comprador o consignatario y es la base por la cual el vendedor
espera que se pague por los bienes o servicios proporcionados.

4.47 farmacia IMSS: Unidad Almacenaría del IMSS especializada en proporcionar el

suministro de los medicamentos que prescriben los médicos del mismo y cumple con las
funciones de solicitar, recibir, almacenar y entregar los medicamentos controlados y
sustantivos a los derechohabientes y servicios de hospital.

4.48 frecuencia de suministro: Atributo por unidad de servicio, grupo de suministro y partida
presupuestal que indica la periodicidad con que se suministran los bienes a ésa unidad.
La periodicidad podrá ser semanal, quincenal, mensual o bimestral, teniendo como
parámetro por artículo el factor máximo, mínimo y óptimo asignado.

4.49 genérico: Se utiliza en la clave del artículo para señalar el agrupamiento de bienes con
características iguales o funciones semejantes, de acuerdo con el grupo o subgrupo de
suministro.

4.50 grupo de suministro: Es una clasificación administrativa señalada por la Coordinación

de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera que permite el control de los
bienes de consumo a través de las diferentes fases del proceso del abastecimiento y
está relacionado con la partida presupuestal.

4.51 inventario: Cantidad de propiedad disponible en cualquier momento. Una lista

desglosada por artículo de las cantidades de propiedad indicada como disponible en un
Página 16 de 82 Clave: 1082-003-001
 momento determinado. Anotación ordenada de los bienes de una persona o de una
entidad. Registro llevado en conexión con las actividades diarias de una empresa.

4.52 inventario físico: Acción de certificar físicamente por medio de recuentos las existencias
de artículos, verificación periódica en unidades almacenarias a efecto de comprobar el
grado de eficiencia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los
materiales, el método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén.
Por lo regular se practica anualmente la toma o levantamiento físico de inventario de los
bienes de consumo del Instituto.

4.53 inventario rotativo: Método que consiste en efectuar recuentos por partes, de bienes
debidamente programados por etapas periódicas, hasta lograr en el lapso establecido,
tener la comprobación física de todas las existencias.

4.54 inventario selectivo: Por este método se efectúan recuentos en determinadas líneas de
bienes escogidos al azar, con el objeto de evaluar de inmediato la confiabilidad de los
registros que se tengan de dichas líneas de bienes.

4.55 LAASSP: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

4.56 manual: Que se ejecuta con las manos o relativo a ellas. Libro o documento que
contiene el conjunto de maniobras, prácticas o abreviadas de las nociones de una
ciencia. Se consideran instrumentos normativos a los manuales de organización, manual
del usuario, instructivos, procedimientos, etcétera.

4.57 medicamento: Agente, sustancia o mezcla de substancias de origen natural o sintético

(simple o compuesto) que tenga efecto terapéutico, preventivo o rehabilitatorio (se
administre al exterior o al interior), que se presente en forma farmacéutica y que se
identifique como tal, por su actividad farmacológica, características físicas, químicas y
biológicas. En el IMSS, se consideran dentro del grupo de suministro de medicamentos
a las medicinas, productos de medicina preventiva (vacunas), lácteos y a los narcóticos
y estupefacientes.

4.58 medicamento con transcripción: Corresponde a todo aquel medicamento que no forma
parte del Catálogo local de Medicamentos de una unidad médica determinada.

4.59 monitor delegacional: Es la persona responsable de supervisar, apoyar en la

implantación, operación y procedimientos, recurrente de sistemas automatizados en
farmacia, así como trasmitir y capacitar al personal de farmacias en unidades médicas y
UMAE del Instituto, con los diferentes temas relacionados.

4.60 movimientos varios: Documento mediante el cual se efectúan movimientos de ajustes,

bajas, concentración, congelación devolución, traspaso, excedentes, por caducidad, por
apoyo, etcétera.

Página 17 de 82 Clave: 1082-003-001

4.61 nivel de servicio: Es el grado de efectividad con que se proporcionan los servicios de
suministro de los bienes, en el Instituto.

4.62 orden o solicitud de reposición: Documento oficial institucional, mediante el cual se le

solicita al proveedor la reposición de los bienes sujetos a las condiciones establecidas en
un contrato abierto y que han sufrido movimiento en los Almacenes Delegacionales y/o
Almacén central.

4.63 objetivo: Aquello hacia lo cual se dirige un acto intencionado. Finalidad, meta. Fin último
que se pretende alcanzar a corto, mediano o largo plazo, mediante la realización de sus
funciones, actividades y tareas.

4.64 orden de compra de unidad médica: documento oficial mediante el cual se le solicita al
proveedor suministre directamente en las unidades de atención médica, de acuerdo a las
condiciones establecidas en el contrato de suministro.

4.65 paciente con transcripción: Es el derechohabiente que después de un tratamiento

específico regresa de una unidad de 3er ó 2º nivel a su unidad de origen para la
continuación del mismo con base en el “Formato de Referencia-Contra referencia 4-30-
8/98” o su equivalente “Notas Médicas 4-30-128”.

4.66 parámetros de máximos y mínimos: Son las cantidades representadas en días de

consumo.

4.67 partida presupuestal: Elemento presupuestario en que se subdividen los conceptos y

que clasifica las erogaciones de acuerdo con el objetivo específico del gasto.

4.68 período de resurtido: Número de días que se asigna a la unidad de servicio por la
unidad almacenaría, de conformidad con el grupo de suministro y frecuencia del mismo.

4.69 PBLS: Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamiento y

Prestación de Servicios.

4.70 prescripción razonable: Claves de medicamentos previamente seleccionadas por un

Comité integrado por las autoridades médicas y responsables de los servicios de cada
Unidad de Atención Médica, conforme al Cuadro Básico Institucional, que incluye la
cantidad máxima a surtir por tratamiento médico.

4.71 primeros en entrar primeros en salir (PEPS): Proceso mediante el cual las unidades
almacenarías deberán suministrar los insumos para la salud, tomando en consideración
la fecha de entrada de los mismos y surtiendo los primeros que entraron seguidos por los
de fecha posterior.

4.72 primeros en vencer primeros en salir (PVPS): Proceso mediante el cual las unidades
almacenarías deberán suministrar los insumos para la salud tomando en consideración
Página 18 de 82 Clave: 1082-003-001
 la fecha de caducidad de los mismos y surtiendo primero los más próximos a su
vencimiento y posteriormente los de vencimiento más alejado.

4.73 prescripción razonable: Claves de medicamentos previamente seleccionadas por un

Comité integrado por las autoridades médicas y responsables de los servicios de cada
Unidad de Atención Médica, conforme al Cuadro Básico Institucional, que incluye la
cantidad máxima a surtir por tratamiento médico.

4.74 procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se

constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea
específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento
involucra actividades y tareas del personal, determinación de tiempos de realización, uso
de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de
control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

4.75 programa de entrega: Tiempo requerido o convenido para un período futuro. Proporción
de entrega de los bienes adquiridos.

4.76 proveedor: Persona física o moral, nacional o extranjera, que celebre contrato de
adquisiciones y/o servicios con el IMSS, derivado de licitaciones por invitación restringida
a cuando menos tres proveedores o adjudicación directa.

4.77 receta: nota que prescribe el médico tratante, en la que indica el medicamento, cantidad,
administración y tiempo de tratamiento.

4.78 receta individual manual: Documento oficial de la Institución, en la que el médico

prescribe el o los medicamentos sustantivos, de trascripción, alta especialidad y fórmula
magistral (hasta dos medicamentos por receta), en cantidad, dosis y vía de
administración.

4.79 receta individual electrónica: Documento oficial de la Institución, en la que el médico

prescribe el o los medicamentos (hasta ocho medicamentos por receta), al paciente en
cantidad, dosis y vía de administración.

4.80 receta especial de la Secretaría de Salud: Existen dos tipos de estas recetas:
Receta Especial con código de barras de la Secretaría de Salud, es la que se utiliza para
medicamentos del grupo I Estupefacientes (para tratamientos no mayores de 30 días. La
cantidad máxima de unidades prescritas por día, deberá ajustarse a las indicaciones
terapéuticas del producto). Requieren para su adquisición receta médica que contenga
impresos (imprenta) nombre, dirección, número telefónico, número de cédula profesional
del médico que la expide, con fecha y firma autógrafa del mismo, autorizado por la
Secretaría de Salud a un profesionista titulado en la licenciatura de Médico Cirujano,
Odontólogo, Homeópata y Anestesiólogo. Únicamente se puede surtir una vez en
cantidad suficiente para 24 horas. La receta se recoge en la farmacia, se descargan
los datos en el libro foliado autorizado por la Secretaría de Salud. Debe mostrarse y
Página 19 de 82 Clave: 1082-003-001
 entregarse cuando lo solicite el personal autorizado de la Secretaría de Salud
(Departamento de Control de Estupefacientes y Psicotrópicos para el Distrito Federal y
en los Estados del interior de la República, a Jurisdicción correspondiente).

4.81 medicamentos del grupo II y III Psicotrópicos, requieren para su adquisición receta
médica que contenga impresos (imprenta) nombre, dirección, número telefónico, número
de cédula profesional del médico que la expida, con fecha y firma autógrafa del mismo.
La receta deberá retenerse en la farmacia que la surta, sellarla y registrarla en los libros
de control autorizados por la Secretaria de Salud, que al efecto se lleven. Sella y archiva
en orden alfabético y número progresivo. Podrán prescribir dos medicamentos del mismo
grupo como máximo, especificando su contenido y tendrá vigencia de treinta días a partir
de la fecha de elaboración.

4.82 receta resurtible: Documento oficial de la Institución, en la que el médico prescribe el o

los medicamentos (hasta ocho por receta), hasta por tres meses al derechohabiente con
enfermedades crónicas, en cantidad, dosis y vías de administración

4.83 reclasificación: Cambio en la agrupación de las partidas presupuestales que integran

los estados financieros, modificaciones a los saldos de las cuentas contables cuando
dejan de ser representativas de la realidad.

4.84 red de frio: Proceso logístico que comprende al personal, equipo y procedimientos para
la recepción, almacenamiento, conservación, manejo, transporte y distribución de las
vacunas y otros productos biológicos, sangre y componentes sanguíneos,
medicamentos, material de curación y agentes de diagnóstico en condiciones óptimas de
temperatura de refrigeración o congelación, desde su recepción hasta el momento de su
utilización, y que por sus características especiales deben mantenerse dentro del rango
de temperatura controlado.

4.85 registro contable: Afectación contable que se realiza en los libros de contabilidad de un
ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar
información financiera del mismo.

4.86 remisión de almacén: Documento oficial y base para contabilizar las entradas y salidas
de medicamentos y lácteos, mediante el cual el almacén superior abastece al
subalmacén de unidades médicas del Instituto, así como de salida por apoyo de una
farmacia a otra. Invariablemente se deberá recabar el sello de alta en el almacén
receptor para que tenga validez.

4.87 responsable sanitario: Es el profesionista autorizado por la Secretaria de Salud para

supervisar las buenas prácticas de almacenamiento, distribución y manejo de los
insumos en las áreas almacenarías.

4.88 responsable de farmacia: Será el Coordinador de Farmacia o en ausencia de éste, será

la persona con la categoría más alta de la rama de Farmacia. Para aquellas unidades
Página 20 de 82 Clave: 1082-003-001
 médicas que no cuenten con personal de Farmacia, será el responsable la persona que
opere el Sistema SAIF.

4.89 SAI: Sistema de Abasto Institucional.

4.90 SAIF: Sistema de Abasto Institucional de Farmacias.

4.91 sistema de inventario automatizado: Conjunto de elementos interconectados, acciones

y eventos relacionados que interactúan unos con otros para ejecutar una tarea, en un
todo interrelacionado y complejo. Comprende la entrada, proceso y salida de
información.

4.92 sistema de inventario manual: Es aquel que no cuenta con registros electrónicos y
comúnmente se utilizan tarjetas kardex para asentar los movimientos.

4.93 SM: Subdirector Médico

4.94 solicitud de abastecimiento: Es el documento oficial mediante el cual las unidades de

servicio de una delegación, solicitan a su almacén delegacional los bienes de consumo
necesario para satisfacer las necesidades por un período determinado.

4.95 solicitud de compra: Documento oficial Institucional mediante el cual se le solicita al

proveedor suministre bienes directamente en las Unidades de Atención Médica o UMAE,
de acuerdo a las condiciones establecidas en el contrato abierto de suministro

4.96 solicitud de medicamentos para hospitalización y servicios auxiliares: Formato

oficial Institucional, que emplea el CADIT y/o el Hospital o los servicios auxiliares, con el
objeto de solicitar medicamentos a la farmacia, para atender necesidades de los
pacientes en los Servicios Hospitalarios por períodos de 24 horas.

4.97 suministro: Es la función sustantiva del abastecimiento que consiste en la solicitud,

recepción, guarda, custodia, distribución y entrega oportuna de los bienes de consumo e
inversión que, en forma programada, demandan las unidades de la Institución.

4.98 suministro complementario: Surtimiento adicional al suministro ordinario de bienes a

los almacenes delegacionales o a los almacenes de unidades médicas o de servicios por
arribos posteriores de bienes al suministro ordinario, por parte del Almacén Delegacional.

4.99 suministro extraordinario: Surtimiento que se da por situaciones especiales no

consideradas en el surtimiento ordinario o fuera de programa, por parte de las unidades
médicas.

4.100 suministro ordinario: Surtimiento programado de bienes a los almacenes

delegacionales o a los almacenes de unidades médicas o de servicios, de acuerdo a un
calendario de suministro establecido.
Página 21 de 82 Clave: 1082-003-001
4.101 supervisión: Actividad o conjunto de actividades que desarrolla una persona al asignar
o dirigir el trabajo de un grupo de subordinados sobre quien ejerce autoridad, para lograr
de ellos su máxima eficiencia con satisfacción mutua. Es vigilar que se cumpla lo
encomendado.

4.102 transportista: Persona física o moral, autorizada por el estado, dedicada al negocio de
transportar una propiedad privada de un lugar a otro, por una compensación. El que
presta un servicio público o privado de autotransporte de pasajeros, turismo o de carga.

4.103 traspaso: Movimiento de bienes de consumo, materiales y equipos entre unidades

médicas, que se originan como consecuencia de un reordenamiento y optimización de
las existencias disponibles.

4.104 UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad que de acuerdo al Reglamento de

Organización Interna del Instituto cuentan con autonomía de gestión, sujeta a las
disposiciones que emitan el Consejo Técnico y los demás órganos normativos del IMSS,
constituida por una o varias unidades médicas que otorga servicios para la atención de
patologías de alta complejidad diagnóstica y terapéutica, con calidad conforme a los
conocimientos médicos y principios éticos, con equipamiento de tecnología compleja;
que forma y desarrolla personal, y genera conocimiento a través de la investigación
científica y el desarrollo tecnológico.

4.105 unidad de atención médica: Establecimiento de un sistema de atención a la salud, en

el cual se integran diversos recursos materiales, humanos, técnicos y económicos, de
acuerdo con el nivel de atención médica y el nivel de operación requerido en cada uno
de ellos, para lograr un sistema de servicios que permita proporcionar a la población una
atención integral en el cuidado de la salud.

4.106 unidad de contra referencia: Unidad de Atención Médica de menor complejidad a la

cual se envía un paciente para continuar su tratamiento en forma integral, de acuerdo a
su condición clínica y necesidades de cuidados de su salud con base a los criterios
técnicos médicos y administrativos.

4.107 unidad de presentación: Término que se utiliza para designar la forma con la cual se
identificará un bien. Tipo o variedad con la que se fabrica y entrega un bien. Para la
Institución es la unidad de adquisición. Ejemplo: caja con 5 supositorios, frasco con 12
tabletas, caja con 50 ampolletas, etcétera.

4.108 unidad de referencia: Unidad de Atención Médica de mayor complejidad o capacidad

resolutiva, a la cual se envía transitoriamente un paciente para el tratamiento de un daño
específico de salud.

4.109 usuario: Persona física o moral que recibe el servicio de algo.

Página 22 de 82 Clave: 1082-003-001

4.110 vale de lácteos: Documento oficial Institucional, requisitado y expedido por la
enfermera especialista en atención materno infantil, para la entrega de leche a los
menores de un año, en la farmacia de las unidades médicas del Instituto.

4.111 variante: Se identifica mediante dos dígitos en la clave del artículo que emite el Módulo
del Catálogo de Artículos en el SAI, para distinguir de un mismo artículo, cuando se
entrega por el proveedor con diferentes presentaciones.

Página 23 de 82 Clave: 1082-003-001

5. Procedimiento administrativo para farmacias con sistema automatizado y manual

Responsable Actividad Documentos

Involucrados

ETAPA I
Recepción de medicamentos en
farmacia

Recepción de documentación

Responsable de 1. Recibe los medicamentos y lácteos en la

Farmacia, farmacia, de la CDAE con la
Personal de documentación correspondiente y procede
farmacia de acuerdo al caso:

a) A través del transportista subrogado o Remisión de almacén

propio, la Remisión de Almacén en CTV
copia y original, copia de CTV y Talón de Talón de embarque
Embarque, amparando número de
claves y cantidades de medicamentos.
b) Directamente del proveedor, la remisión
de pedido para las entregas directas del Remisión de pedido
mismo, y coteja con el calendario de
resurtido, los bienes recibidos en la
farmacia.
c) Recibe del distribuidor la orden de Orden de compra
compra y factura correspondientes en Factura
original y copia; coteja con los bienes
entregados en la farmacia, cuya unidad
médica no cuenta con el sistema de
control de compromisos.
d) De otras unidades médicas (farmacias) Formato de
traspasos por apoyo y devolución de movimientos varios
servicios de la propia unidad, de 1082-009-002
medicamentos y lácteos a través de
Formato de movimientos varios 1082-
009-002 (anexo 2), en el que deberá
marcar el tipo de movimiento.

Página 24 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

a) Recibe de la CDAE a través de

transportista.

Responsable de 2. Verifica que el número de cajas Talón de embarque

farmacia, (empaques individuales o colectivos) o CTV
Personal de bultos recibidos, y/o termos conteniendo
farmacia insumos del sistema de la red de frío (que
requieren control de temperatura),
recibidos y marcados en talón de
embarque y CTV coincidan.

3. Verifica que la cantidad física coincida Remisión de almacén

con lo señalado en la remisión de
almacén.
No coincide
4. Aclara con el transportista o persona que
entrega los artículos, las diferencias
detectadas en el momento de la
recepción.

5. Realiza las actividades de los numerales

29 a 35

Si coincide
6. Aplica de forma inmediata, sello al talón Talón de embarque
de embarque y CTV con fecha, hora y CTV
firma de recibido, en aquellas unidades
donde la recepción se lleve a cabo por
bultos, anota número de cajas o bultos
recibidos con bolígrafo y devuelve original
al transportista, conservando copias.

7. Verifica que los medicamentos y lácteos

con caducidad estén dentro de los límites
establecidos para su consumo.

Caducidad fuera de límite

8. Señala en el original y copia de la remisión Remisión de almacén

de almacén, remisión de pedido o factura, Remisión de pedido
las cantidades de los bienes con Factura

Página 25 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

caducidad fuera de límites establecidos,

anotando la leyenda: caducidad fuera de
límites.

Responsable de 9. Separa los medicamentos y lácteos que

Farmacia, se encuentran fuera de los límites de
Personal de caducidad establecidos, para ser
farmacia devueltos al almacén delegacional o
proveedor.

10. Entrega al transportista o encargado de la Remisión de almacén

distribución, el original de la remisión de Remisión de pedido
almacén o remisión de pedido o factura, Factura
según sea el caso, y los medicamentos y Acuse
lácteos con caducidad fuera de los límites
establecidos y recaba acuse de recibo en
la copia de la remisión de almacén,
remisión de pedido o factura.
Reinicia en la actividad 1

Caducidad dentro de límite

11. Aplica de forma inmediata, sello con fecha, Remisión de almacén

hora y firma de recibido en el original y Remisión de pedido
copia de la remisión de almacén, remisión Factura
de pedido o factura.

12. Efectúa registro y actualiza en el SAIF

<proceso> Entradas <función>
Remisiones.

13. Archiva cronológicamente los documentos, Remisión de almacén

en el expediente correspondiente. Remisión de pedido
Factura
b) Recibe de proveedor

14. Recibe del proveedor la remisión de Remisión de Pedido

pedido en original y copia, y coteja con el Calendario de resurtido
calendario de resurtido que coincidan las
fechas de entrega de artículos.

Página 26 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable de 15. Revisa, verifica y coteja que coincida la Remisión de Pedido

Farmacia, Remisión con el número de cajas
Personal de colectivas y/o bultos recibidos.
farmacia
Si coincide
16. Realiza las actividad del numeral 6

No coincide
17. Realiza las actividades de los numerales
29 a 34

c) Recibe de distribuidor
(compra emergente)

18. Recibe original y copia de la orden de Orden de compra

compra y factura debidamente requisitada Factura
por el distribuidor los artículos con base en Procedimiento para la
el Procedimiento para la compra compra emergente de
emergente de bienes de consumo en las bienes de consumo en
unidades médicas 1493-003-006, y verifica las unidades médicas
que el número de artículos amparados 1493-003-006
coincidan con la cantidad recibida.

19. Verifica que la factura corresponda con Factura

las claves y las cantidades requeridas en la Orden de compra
orden de compra.

No coincide

20. Rechaza la factura por no corresponder Factura

con las claves y cantidades requeridas,
indica al distribuidor las diferencias y solicita
su corrección actividad 29.

Si coincide
21. Acepta la factura que contiene igual o Factura
menor número de piezas o claves a las
solicitadas y que el número de artículos
amparados, coincidan con la cantidad
recibida.

Página 27 de 82 Clave: 1082-003-001

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Involucrados

Responsable de 22. Verifica que los artículos se encuentren Orden de compra

farmacia, dentro del límite de caducidad y sella de Factura
Personal de recibido en original y copia de la factura y
farmacia orden de compra, firma de conformidad y
anota nombre y matrícula.

23. Devuelve al proveedor copia de la Orden Orden de compra

de compra y factura, con sello de recibido, Factura
firma de conformidad, anotando nombre y
matrícula.

24. Registra en el SAIF <proceso> Entradas Reporte solicitud de

<función> Registro de Fuente Alterna compra
Inmediata, obteniendo el Reporte solicitud 1082-014-001
de compra, 1082-014-001 (anexo 3).

25. Archiva en orden cronológico la orden de Orden de compra

compra, factura y Reporte solicitud de Factura
compra, clave 1082-014-001 (anexo 3). Reporte solicitud de
compra
1082-014-001

d) Recibe de otras unidades médicas

traspasos por apoyo y devolución
de servicios de la propia unidad, de
medicamentos y lácteos

26. Verifica físicamente al momento de la Formato de

recepción de medicamentos o lácteos, por movimientos varios
devolución o traspasos, que el empaque 1082-009-002
esté en buenas condiciones, que no estén
caducos, que las claves y cantidades
coincidan con el Formato de movimientos
varios 1082-009-002 (anexo 2).

Si coincide
27. Recibe los artículos de otra unidad
continua en la actividad 45
No coincide
28. Aclara con el transportista o persona que
entrega los artículos, las diferencias
detectadas en el momento de la recepción.
Página 28 de 82 Clave: 1082-003-001
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Involucrados

Responsable de 29. Circula con bolígrafo en el original y copia Remisión de almacén

farmacia, de la remisión de almacén, remisión de Factura
Personal de pedido o factura, las cantidades incorrectas
farmacia y anota las correctas.

30. Proporciona al transportista o persona que Remisión de almacén

entrega los artículos, el original de la Remisión de pedido
remisión de almacén, remisión de pedido o Factura
factura, recabando acuse de recibo en las Acuse
copias.

31. Genera en el SAIF <proceso> Entradas, Reporte de remisiones

<función> Remisiones, Reporte de de almacén
remisiones de almacén (con información de (con información de
diferencias) 1082-014-002 (anexo 4) con diferencias)
base en los datos de la Remisión de 1082-014-002
almacén. Remisión de almacén

32. Envía el reporte de remisiones de almacén Reporte de remisiones

(con información de diferencias) 1082-014- de almacén
002 (anexo 4), adjuntando la copia del (con información de
remisión de almacén, para autorización del diferencias)
Subdirector Administrativo o Administrador
de Unidad Médica o Encargado de la 1082-014-002
Unidad Médica o Director Administrativo de Remisión de almacén
UMAE.

33. Recibe reporte de remisión de almacén Reporte de remisiones

autorizado por el Subdirector Administrativo de almacén (con
o Administrador de Unidad Médica o información de
Encargado de la Unidad Médica o Director diferencias)
Administrativo de UMAE.

34. Elabora y envía, en original y copia Oficio Oficio (aclaración de

de aclaración de diferencias, y el Reporte diferencias)
de remisiones de almacén autorizado (con Reporte de remisiones
información de diferencias) 1082-014-002 de almacén
(anexo 4), a más tardar tres días después (con información de
de la fecha de recepción de los artículos, a diferencias)
la Coordinación Delegacional de 1082-014-002
Abastecimiento y Equipamiento o Acuse oficio
Departamento de Abastecimiento de UMAE Acuse de reporte
Página 29 de 82 Clave: 1082-003-001
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Involucrados

y obtiene acuse de recibo en copia.

Responsable de 35. Archiva en orden cronológico copia del Oficio (aclaración de

farmacia, Oficio (aclaración de diferencias), y copia diferencias)
Personal de del Reporte de remisiones de almacén (con Reporte de remisiones
farmacia información de diferencias) 1082-014-002 de almacén
(anexo 4), adjuntando la copia de Remisión (con información de
de almacén. diferencias)
1082-014-002
Remisión de almacén

CDAE o 36. Recibe en original y copia oficio Oficio (aclaración de

Departamento de (aclaración de diferencias), y del Reporte de diferencias)
Abastecimiento de remisiones de almacén (con información de Reporte de remisiones
UMAE diferencias) 1082-014-002 (anexo 4). de almacén
(con información de
diferencias)
1082-014-002

37. Investiga y determina procedencia de la Oficio (aclaración de

aclaración y acciones a realizar, tanto de diferencias)
procedencia como de improcedencia de la Oficio de resultados
reclamación y comunica a la farmacia de reclamación
reclamante, mediante oficio, los resultados
obtenidos.

Si procede la reclamación

Responsable de 38. Recibe original del oficio donde le Oficio de procedencia

farmacia, comunican la procedencia de la Oficio (aclaración de
Personal de reclamación y anexa copia del Oficio diferencias)
farmacia (aclaración de diferencias), copia de la Remisión de almacén
remisión de almacén y el Reporte de (copia)
remisiones de almacén (con información de Reporte de remisiones
diferencias) 1082-014-002 (anexo 4). de almacén
(con información de
diferencias)
1082-014-002

Página 30 de 82 Clave: 1082-003-001

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Involucrados

No procede la reclamación

CD AE o 39. Elabora y envía oficio a la farmacia Oficio de

Departamento de reclamante notificándole la improcedencia improcedencia
Abastecimiento de de su reclamación
UMAE

Responsable de 40. Recibe oficio de notificación de Oficio de

farmacia, improcedencia de la reclamación e informa improcedencia
Personal de de la situación al Subdirector Administrativo,
farmacia Administrador, Contador, de la unidad
médica o Director Administrativo de UMAE,
para dejar constancia del proceso de
aclaración de diferencias no reconocido por
la Coordinación Delegacional de
Abastecimiento y Equipamiento o
Departamento de Abastecimiento de UMAE.

41. Elabora expediente especial de no Oficio de

aclaración de diferencias y archiva en orden improcedencia
cronológico oficio de improcedencia, copia Remisión de almacén
de la remisión de almacén y copia del (copia)
Reporte de remisiones de almacén (con Reporte de remisiones
información de diferencias) 1082-014- de almacén
002(anexo 4). (con información de
diferencias)
1082-014-002

42. Turna al área de contabilidad de unidad Oficio de

médica o de UMAE, copia de oficio de improcedencia
improcedencia y del Reporte de remisiones Reporte de remisiones
de almacén (con información de diferencias) de almacén
1082-014-002 (anexo 4), para la Contraloría (con información de
Interna Delegacional le instruya lo diferencias)
procedente. 1082-014-002

Página 31 de 82 Clave: 1082-003-001

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Involucrados

Responsable de 43. Recibe oficio de respuesta y realiza Oficio con

farmacia, acciones conforme a las instrucciones que instrucciones
Personal de le indique el área de contabilidad de unidad
farmacia médica o área de contabilidad de UMAE
para concluir el trámite y archiva en
expediente especial correspondiente.

44. Recibe los artículos y continúa con la

Etapa II Almacenamiento y control de
inventarios de medicamentos en la
farmacia.

ETAPA II
Almacenamiento y control de inventarios de
medicamentos en la farmacia

Responsable de 45. Acomoda en anaqueles, refrigeradores,

farmacia, estantes, despachadores de gravedad,
Personal de gavetas o en muebles especiales
Farmacia y destinados para la guarda, custodia, manejo
Responsable y surtido de los medicamentos y lácteos
Sanitario según su manejo específico, conforme al
sistema “Primeros en vencer, Primeros en
Salir” (PVPS) o “Primeras Entradas,
Primeras Salidas” (PEPS), considerando:

• Por tipo de presentación (sólidos, líquidos,

ampolletas y lácteos) por orden alfabético,
por su nombre genérico, salvo los que
requieran de condiciones especiales de
temperatura, luz, etcétera.
• Por nombre y clave hacia el frente, de
izquierda a derecha, de arriba hacia abajo
y en paquetes de 10 ligados. Los
medicamentos y lácteos que por su

Página 32 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

volumen no se puedan acomodar en los

anaqueles, deberán ser estibados sobre
tarima y separados de muros, por grupo
de presentación, número progresivo de
clave y en su caso por fecha de
caducidad.
• Revisa y separa los estupefacientes y
psicotrópicos, los de refrigeración o
congelación y medicamentos de claves
5000, del resto de los medicamentos.

46. Actualiza saldos en la Libreta control de Libreta control de

Responsable de
estupefacientes y psicotrópicos, 1082-009- estupefacientes y
farmacia,
003 (anexo 5), en el Formato de control psicotrópicos
Personal de
diario de medicamentos, claves 5000, 1082- 1082-009-003
Farmacia y
009-004 (anexo 6), en el Formato de Formato de control
Responsable
control diario de medicamentos en diario de
Sanitario
refrigeración, 1082-009-005 (anexo 7), medicamentos,
conforme a los que se manejen en cada claves 5000
Unidad y en el Formato de relación de 1082-009-004
medicamentos psicotrópicos 1082-009-006 Formato de control
(anexo 8). diario de
medicamentos en
refrigeración
1082-009-005
Formato de relación
de medicamentos
psicotrópicos
1082-009-006

CONTROL DE CADUCIDADES

47. Revisa y actualiza mensualmente el Formato de registro

Formato de registro de control de de control de
caducidades, 1082-009-007 (anexo 9), e caducidades
identifica las claves de artículos y números 1082-009-007
de lote cuyas fechas de caducidad sean
dentro de los tres meses siguientes.

Página 33 de 82 Clave: 1082-003-001

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Involucrados

Responsable de 48. Efectúa recuento físico de los artículos y

farmacia, lotes que caduquen dentro de los siguientes
Personal de tres meses.
Farmacia y
Responsable 49. Determina con base en los promedios de
Sanitario consumo, si las cantidades en existencia de
cada artículo y lote, pueden ser consumidos
dentro de la vida útil de los mismos.

No pueden ser consumidos

50. Concentra medicamentos, con base en el Procedimiento para la

Procedimiento para la concentración y canje concentración y canje
de bienes, 1482-003-017. de bienes
1482-003-017

Si pueden ser consumidos

51. Conserva existencias para el surtido de

medicamentos y lácteos.

52. Actualiza el Formato de registro de control Formato de registro

de caducidades, 1082-009-007 (anexo 9), de control de
cuando se agoten las existencias de cada caducidades
clave y lote e Identifica los que requieren 1082-009-007
control específico.

No requieren de control específico

53. Conserva existencias para el surtido de

medicamentos y lácteos.

Si requieren de control específico

54. Actualiza registros en los siguientes Libreta de control de

formatos para los medicamentos de control estupefacientes y
específico y/o mediante libretas, de acuerdo
psicotrópicos
a los que se manejen en cada unidad: 1082-009-003
Formato de control
• Libreta de control de estupefacientes y diario de
psicotrópicos, 1082-009-003 (anexo 5) medicamentos claves
5000
Página 34 de 82 Clave: 1082-003-001
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Involucrados

Responsable de • Formato de control diario de 1082-009-004

farmacia, medicamentos claves 5000, 1082-009- Formato de control
Personal de 004 (anexo 6). diario de
Farmacia y medicamentos en
• Formato de control diario de
Responsable refrigeración
medicamentos en refrigeración, 1082-
Sanitario 1082-009-005
009-005 (anexo 7).
Formato de relación
• Formato de relación de medicamentos de medicamentos
psicotrópicos 1082-009-006 (anexo 8), psicotrópicos
1082-009-006

55. Registra, consulta diariamente y analiza los Libreta de control de

movimientos manteniendo actualizados los estupefacientes y
controles en las libretas de control de psicotrópicos
estupefacientes y psicotrópicos 1082-009- 1082-009-003
003 (anexo 5) o en el formato de control de Formato de control
medicamentos claves 5000, 1082-009-004 diario de
(anexo 6); en el caso de encontrar medicamentos claves
diferencias las registra en sus controles y 5000
realiza las aclaraciones que correspondan 1082-009-004
físicas o contables.

Responsable de 56. Informa mediante oficio y formato de Oficio

Farmacia registro de control de caducidades 1082- Formato de registro
009-007(anexo 9), al Departamento de de control de
Suministro y Control del Abasto caducidades
Delegacional de unidad médica o al 1082-009-007
Departamento de Abastecimiento de UMAE, Minuta
los artículos que estén próximos a agotarse,
caducarse o no presenten movimiento y
obtiene acuse de recibo en minuta.

57. Archiva minuta y copia del formato. Minuta

Formato de registro
de control de
caducidades
1082-009-007
Responsable de SUSPENSIÒN DE USO PARA SUMINISTRO
Farmacia y
Responsable 58. Recibe oficio de la Secretaría de Salud, Oficio de la Secretaria
Sanitario Dirección de Prestaciones Médicas, de la de Salud
Página 35 de 82 Clave: 1082-003-001
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Involucrados

Responsable de Unidad de Administración o Coordinación de Oficio de la Dirección

Farmacia y Control de Abasto, donde se informa sobre de Prestaciones
Responsable las claves y números de lote de bienes a Médicas
Sanitario suspender. Oficio de la Unidad
de Administración
Oficio de la
Coordinación de
Control de Abasto

Responsable de 59. Revisa físicamente si tiene existencia de los Oficio

farmacia y medicamentos a suspender, con base en la
Personal de información recibida en el oficio.
Farmacia

Si hay existencias a suspender

Responsable de 60. Separa físicamente los medicamentos a

farmacia, suspender, identificándolos con la leyenda
Personal de “No tocar suspendidos”.
Farmacia y
Responsable 61. Conserva en orden cronológico circulares, Circulares
Sanitario oficios-circulares, oficios, faxes etcétera, Oficios circulares
para la afectación del registro de existencias Oficios
disponibles y no disponibles. Faxes

Responsable de 62. Registra en el SAIF <proceso> Salidas Reporte de

Farmacia <función> Internos <opción> a no movimientos a no
disponibles, obtiene el Reporte de disponibles de artículos
movimientos a no disponibles de artículos suspendidos
suspendidos, 1082-014-003 (anexo 10). 1082-014-003

63. Comunica a la Coordinación Delegacional Oficio

de Abastecimiento y Equipamiento, o al Procedimiento para
Departamento de Abastecimiento de UMAE, la concentración y
vía Oficio, que hay existencias suspendidas canje de bienes
de artículos reportados y realiza las 1482-003-017
actividades del Procedimiento para la
concentración y canje de bienes 1482-003-
017.

64. Archiva en orden cronológico circulares, Circulares

Página 36 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable de oficios-circulares, oficios, faxes etcétera, y Oficios circulares

Farmacia y Reporte de concentraciones de artículos Oficios
Personal de suspendidos, 1082-014-004 (anexo 11). Faxes
Farmacia Reporte de
concentraciones de
artículos
suspendidos
1082-014-004
No hay existencias a suspender

65. Conserva en orden cronológico circulares, Circulares

oficios-circulares, oficios, faxes, etcétera. Oficios-circulares
Oficios
Faxes

Responsable de 66. Elabora oficio mediante el cual informa a la Oficio

Farmacia Coordinación Delegacional de Minuta
Responsable Abastecimiento y Equipamiento, o al
Sanitario Departamento de Abastecimiento de UMAE,
al siguiente día de haber recibido la
comunicación, a través de oficio, que no hay
existencias en la farmacia de la unidad
médica o UMAE, para suspensión de
acuerdo a su comunicado, obtiene acuse de
recibo en minuta.

67. Archiva la siguiente documentación: Circulares

Circulares Oficios-circulares
Oficios-circulares Oficios
Oficios Faxes
Faxes

Responsable de 68. Recibe de la Coordinación Delegacional de Circulares

farmacia, Abastecimiento y Equipamiento o del Oficios-circulares
Personal de Departamento de Abastecimiento de la Oficios
Farmacia y UMAE, circulares, oficios-circulares, oficios, Faxes
Responsable faxes, etcétera, donde se informa sobre los
Sanitario artículos y números de lote de claves de
medicamentos a liberar.

Responsable de 69. Revisa físicamente si se tiene existencias Circulares

Farmacia de artículos suspendidos con base en la Oficios-circulares
Página 37 de 82 Clave: 1082-003-001
 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable de información recibida. Oficios

Farmacia Faxes

No hay artículos suspendidos

70. Elabora oficio mediante el cual informa a la Oficio

Coordinación Delegacional de Minuta
Abastecimiento y Equipamiento o al
Departamento de de Abastecimiento de
UMAE, que no hay artículos suspendidos en
la farmacia de la unidad médica, o de Unidad
Médica de Alta Especialidad, de acuerdo a su
comunicado y obtiene acuse de recibo en
minuta.

Responsable de 71. Archiva en orden cronológico circulares, Oficio

farmacia, oficios-circulares, oficios, fax, etcétera. Circulares
Personal de Oficios-circulares
Farmacia Faxes

Si hay existencias a liberar

Responsable de 72. Separa y acomoda los medicamentos

Farmacia liberados para su consumo.

73. Conserva en orden cronológico circulares, Circulares

oficios-circulares, oficios, faxes, etc. para la Oficios-circulares
afectación del registro de existencias no Oficios
disponibles y disponibles. Faxes

74. Registra en el SAIF <proceso> Entradas, Reporte de

<opción> Liberación de artículos, la liberación de
información de artículos a liberar, obtiene el artículos
Reporte de liberación de artículos suspendidos
suspendidos, 1082-014-005 (anexo 12). 1082-014-005

75. Elabora oficio e informa de la liberación de Oficio

artículos suspendidos a la Coordinación
Delegacional de Abastecimiento y
Equipamiento, o al Departamento de
Abastecimiento de UMAE, a través de Oficio.

Página 38 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable de 76. Archiva en orden cronológico documentos Circulares

Farmacia, recibidos y Reporte de liberación de artículos Oficios-circulares
Personal de suspendidos, 1082-014-005 (anexo 12). Oficios
Farmacia Faxes
Reporte de liberación
de artículos
suspendidos
1082-014-005
SUSPENSION DE ARTICULOS POR MEDIO DE
LA UNIDAD MEDICA

Responsable de 77. Detecta mediante observación, queja de los

Farmacia servicios o de los derechohabientes, los
medicamentos que presentan defectos en su
calidad.

78. Separa las existencias del lote de

medicamentos que presente defectos en su
calidad y los identifica con la leyenda: "No
tocar suspendidos".

79. Elabora en original y copia, el Reporte de Reporte de queja por

queja por defectos de calidad de los bienes defectos de calidad
adquiridos en el IMSS, 1082-014-006 (anexo de los bienes
13), conforme a su instructivo de llenado del adquiridos en el
Procedimiento para la concentración y canje IMSS
de bienes 1482-003-017. 1082-014-006
Procedimiento para
la concentración y
canje de bienes
1482-003-017

80. Recaba firma del responsable médico del Reporte de queja por
área usuaria que realiza el Reporte de queja defectos de calidad
por defectos de calidad de los bienes de los bienes
adquiridos en el IMSS, 1082-014-006 (anexo adquiridos en el
13). IMSS
1082-014-006

81. Separa muestra de los artículos que

presentan defectos de calidad, previa
consulta con la Coordinación Delegacional de
Página 39 de 82 Clave: 1082-003-001
 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable de Abastecimiento y Equipamiento o con el

Farmacia Departamento de Abastecimiento de UMAE,
para que le indique el tamaño de la muestra.

82. Elabora oficio mediante el cual envía a la Oficio

Coordinación Delegacional de Reporte de queja por
Abastecimiento y Equipamiento o al defectos de calidad de
Departamento de Abastecimiento de UMAE, los bienes adquiridos
el original del Reporte de queja por defectos en el IMSS
de calidad de los bienes adquiridos en el 1082-014-006
IMSS 1082-014-006 (anexo 13), y la muestra Minuta
del medicamento o lácteo, obtiene acuse de
recibo en minuta.

83. Conserva temporalmente la copia del Reporte de queja por

Reporte de queja por defectos de calidad de defectos de calidad de
los bienes adquiridos en el IMSS 1082-014- los bienes adquiridos
006 (anexo 13). en el IMSS
1082-014-006

84. Registra la salida de las unidades y efectúa Reporte de bajas de

el movimiento de existencias disponibles a no artículos deteriorados
disponibles, en el SAIF <proceso> Salidas, 1082-014-007
<función> Internos, <opciones> Muestras y
a no disponibles y obtiene el reporte de bajas
de artículos deteriorados 1082-014-007

85. Recibe oficio con instrucciones de la Oficio

Coordinación Delegacional de Abastecimiento
y Equipamiento o Departamento de
Abastecimiento de UMAE, para realizar las
siguientes acciones para los medicamentos:
• Liberación
• Concentración
• Baja

Responsable de 86. Registra en el SAIF la instrucción y emite Reporte de liberación

farmacia, reporte según corresponda: de artículos
Personal de suspendidos
Farmacia • Liberación de artículos, <proceso> 1082-014-005

Página 40 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable de Entradas <función> Liberación de Reporte de

farmacia, artículos y emite el Reporte de Liberación concentraciones de
Personal de de artículos suspendidos 1082-014-005 artículos
Farmacia (anexo 12). suspendidos
• Concentración <proceso> Salidas, 1082-014-004
<función> Internos <opción> Reporte de Bajas de
Concentraciones y emite el Reporte de Artículos
concentraciones de artículos suspendidos deteriorados
1082-014-004 (anexo 11). 1082-014-007
• Bajas <proceso> Salidas, <función>
Internos <opción>
Bajas y emite el Reporte de Bajas de
Artículos deteriorados 1082-014-007
(anexo 14).

87. Archiva cronológicamente en el expediente Reporte de

correspondiente según sea el caso, la liberación de
documentación artículos
suspendidos
1082-014-005
Reporte de
concentraciones de
artículos
suspendidos
1082-014-004
Reporte de Bajas de
Artículos
deteriorados
1082-014-007
ACCIDENTES DE REFRIGERACIÒN

88. Detecta mediante observación, fallas Norma que

Responsable de mecánicas en el refrigerador que alteren las establece las
Farmacia y temperaturas de conservación y observa disposiciones para
Responsable que los productos no presenten mantener y controlar
Sanitario escurrimientos, roturas o fugas en los los equipos de la red
medicamentos ahí guardados y procede de de frío en el manejo
acuerdo a la Norma que establece las de insumos para la
disposiciones para mantener y controlar los salud en el IMSS
1000-001-008

Página 41 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable de equipos de la red de frío, en el manejo de

Farmacia y insumos para la salud en el IMSS clave
Responsable 1000-001-008.
Sanitario
89. Separa físicamente los artículos e identifica
con la leyenda: “No utilizar, artículos
suspendidos”.

90. Elabora en original y copia Formato de Formato de control

control de accidentes de refrigeración 1082- de accidentes de
009-008 (anexo 15). refrigeración
1082-009-008

91. Recaba firma en el Formato de control de Formato de control

accidentes de refrigeración 1082-009-008 de accidentes de
(anexo 15), del Director Administrativo o refrigeración
Administrador de unidad médica y Director 1082-009-008
Administrativo de UMAE, según sea el caso.

Responsable de 92. Registra en el SAIF los artículos no

Farmacia disponibles en el <proceso> Salidas,
<función> Internos, <opción> A no
disponibles.

93. Envía, mediante Oficio, el original del Oficio

Formato de control de accidentes de Formato de control
refrigeración 1082-009-008 (anexo 15), a la de accidentes de
Coordinación Delegacional de refrigeración
Abastecimiento y Equipamiento o 1082-009-008
Departamento de Abastecimiento de la Minuta
UMAE, e informa al Departamento de
Conservación de la unidad médica o de
UMAE sobre el desperfecto, obtiene acuse
de recibo en minuta.

94. Conserva temporalmente la copia del Formato de control

Formato de control de accidentes de de accidentes de
refrigeración 1082-009-008 (anexo 15), en refrigeración
espera de que la Coordinación Delegacional 1082-009-008
de Abastecimiento y Equipamiento o
Departamento de Abastecimiento de UMAE,
envíen instrucciones, y que el Área de
Página 42 de 82 Clave: 1082-003-001
 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable de Conservación acuda para la reparación del

Farmacia desperfecto.

95. Procede según la notificación del Área Notificación del

Médica Delegacional, recibida a través de la Área Medica
Coordinación Delegacional de Delegacional
Abastecimiento y Equipamiento o del
Departamento de Abastecimiento de UMAE,
sobre las siguientes acciones para los
medicamentos:

A) Liberación
B) Concentración
C) Baja

A) Liberación de medicamentos

96. Registra en el SAIF <proceso> Entradas, Manual del Usuario

<opción> Liberación de artículos, la del Subsistema de
información con base en el Manual del Farmacias
usuario del Subsistema de Farmacias, Reporte de
obteniendo el Reporte de liberación de liberación de
artículos suspendidos 1082-014-005 (anexo artículos
12) y archiva. suspendidos
1082-014-005

B) Concentración de medicamentos

97. Registra en el SAIF, concentración de Reporte de

artículos en el <proceso> Salidas, función concentraciones de
<internos>, <opción> Concentraciones, artículos
obteniendo el reporte de concentraciones de suspendidos
artículos suspendidos 1082-014-004 (anexo 1082-014-004
11) y archiva.

C) Baja de medicamentos

98. Registra en el SAIF, las bajas de artículos en Reporte de bajas de

el <proceso> Salidas, <función> Internos artículos
<opción> Bajas, obteniendo el Reporte de deteriorados
Bajas de Artículos deteriorados 1082-014- 1082-014-007
007 (anexo 14) y archiva.
Página 43 de 82 Clave: 1082-003-001
 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable de NOTA: en el caso de bajas de artículos, conforme a

Farmacia las indicaciones que sean emitidas por la Coordinación
Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o
Departamento de Abastecimiento de UMAE.

ARTICULOS FUERA DE RANGO

99. Registra en el SAIF, <proceso> Estadísticas Reporte de

<Función> Artículos Fuera de Rango, agotados,
generando según sea el caso, los siguientes 1082-014-009
reportes: Reporte de baja
• Reporte de agotados, clave 1082-014- existencia
009 (anexo 16). 1082-014-010
Reporte con sobre
• Reporte de baja existencia, clave1082-
existencia
014-010 (anexo 17)
1082-014-011
• Reporte con sobre existencia, clave
1082-014-011 (anexo 18)
Reporte de
100. Revisa, actualiza mensualmente y entrega
agotados,
los reportes según el caso, al Subdirector
1082-014-009
Administrativo o Administrador de unidad
Reporte de baja
médica o al Departamento de Abastecimiento
existencia
de UMAE, para su análisis. Para que
1082-014-010
determine las acciones a seguir en caso de
Reporte con sobre
faltante y archiva acuse de reportes.
existencia
1082-014-011
Acuse agotados
Acuse baja
Acuse sobre
existencia
MANEJO DE INFORMACIÓN

101. Genera las estadísticas establecidas en

Responsable de
SAIF de acuerdo a la frecuencia solicitada
farmacia,
por la Coordinación Delegacional de
Personal de
Abastecimiento y Equipamiento o
Farmacia
Departamento de Abastecimiento de UMAE
o Coordinación de Control de Abasto, en las
siguientes funciones, según corresponda:
Página 44 de 82 Clave: 1082-003-001
 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

<proceso> Estadísticas <Función>:

• Estado del inventario
• Inventario valorizado
• Artículos fuera de rango
• Estadísticas de consumo mensual y
anual
• Suministro superior
• Consumo proyectado
• Receta individual, consumo por médico
y por artículo
• Estado de receta individual

<proceso> Cierre <Función>:

• Informe directivo
• Movimientos valorizados
• Transmisión contabilidad/presupuesto
• Indicadores de desempeño

Cierre diario

Responsable de 102. Ejecuta en el SAIF el <proceso> Cierre,

farmacia, <función> Cierre Diario, al finalizar la jornada
Personal de del día.
Farmacia
Cierre mensual

103. Ejecuta cierre mensual, el último día hábil de

cada mes, en el SAIF <proceso> Cierre,
<función> Cierre mensual.

Enlaces

Responsable de 104. Efectúa continuamente en el SAIF Enlace

Personal de Diario, con información de existencias y
Farmacia consumos, así como de medicamentos con
transcripción, para su posterior reposición.

Página 45 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Inventario

Responsable 105. Realiza inventario físico de bienes de Oficio-circular

Personal de consumo anual, conforme al Oficio-circular
Farmacia emitido por la Coordinación de Control de
Responsable de Abasto.
Farmacia
Responsable NOTA: El inventario rotativo y muestreo físico
Sanitario (selectivo), se realiza por etapas periódicas hasta lograr
la comprobación física de todas las existencias en el
lapso de un año.

Continúa con la Etapa III

ETAPA III
Surtido de medicamentos a los CADIT y/o
servicios auxiliares de las unidades médicas
y al derechohabiente, por parte de la
farmacia

Responsable de 106. Recibe de la enfermera o paciente el original Receta individual

farmacia, y copia de alguno de los siguientes (manual)
Personal de documentos: Receta individual
Farmacia (electrónica)
a) Receta individual (manual) Receta
b) Receta individual (electrónica) Transcripción
c) Receta de transcripción Receta (resurtible)
d) Receta resurtible Vale a la farmacia
e) Vale a la farmacia por lácteos por lácteos

Del responsable sanitario autorizado por la Receta especial

Secretaría de Salud recibe original de: (estupefacientes o
psicotrópicos)
f) Receta especial (estupefacientes o
psicotrópicos) controlado por la Secretaría
de Salud.

Del CADIT del hospital y/o los servicios Solicitud de

auxiliares, recibe original de: Medicamentos para
g) Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y
Hospitalización y Servicios Auxiliares Servicios Auxiliares,
Página 46 de 82 Clave: 1082-003-001
 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable de transferida a SAIF e impresión de la misma

farmacia, en original
Personal de Formato de
Farmacia De farmacia de Unidad Médica o UMAE que movimientos
solicita apoyo por traspaso, recibe: varios
1082-009-002
h) Formato de movimientos varios (traspasos
por apoyo) 1082-009-002 (anexo 2).

107. Revisa y verifica que las recetas señaladas Receta individual

con los incisos a) b) c) y d) correspondan a la (manual)
misma Unidad Médica, UMAE o unidades de
Receta individual
otra delegación, contengan los siguientes
(electrónica)
datos para su atención:
Receta
• Número de afiliación y nombre del paciente. Transcripción
Clave y nombre del medicamento o lácteo. Receta (resurtible)
Clave y nombre del medicamento o lácteo.
• Dosis
• Cantidad solicitada.
• Periodicidad.
• Nombre, matrícula y firma del médico que
prescribe.
Nombre, matrícula y firma de la enfermera
materno infantil. (vale de lácteos).
• Clasificación presupuestal.
• Dirección y nombre completo de la persona
que recibe los medicamentos.

No contiene los datos o no son correctos

108. Regresa receta al Derechohabiente para que Receta individual

acuda con su médico o al personal del (manual)
CADIT y/o los servicios auxiliares para el Receta individual
adecuado llenado. (electrónica)
Receta
Reinicia en la actividad 106 Transcripción
Receta (resurtible)
Vale a la farmacia
por lácteos
Página 47 de 82 Clave: 1082-003-001
 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Receta especial
(estupefacientes o
psicotrópicos)
Solicitud de
Medicamentos para
Hospitalización y
Servicios Auxiliares
Si contiene los datos y son correctos

Responsable de 109. Valida mediante las herramientas Receta Individual

farmacia, electrónicas o manuales que la receta
Personal de individual no esté reportada como
Farmacia extraviada.

Receta reportada como extraviada

Responsable de 110. Retiene y cancela el original y la copia de la Receta individual

Personal de receta reportada como extraviada,
Farmacia presentada por el derechohabiente, anota la
leyenda: “Esta receta está boletinada”, y
orienta al derechohabiente para que regrese
con su médico tratante a efecto de que la
receta individual le sea sustituida.

Reinicia en la actividad 106

No está reportada como extraviada

111. Verifica que la receta o vale este bien

requisitado.

112. Devuelve la receta al derechohabiente, para Receta Individual

que éste la presente al médico que la expidió
y/o el vale de lácteos a la enfermera de
materno infantil solicitante.

113. Archiva original y copia cancelada de la

receta individual.
Página 48 de 82 Clave: 1082-003-001
 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Continúa en la actividad 106

Receta o vale bien requisitado

Responsable 114. Surte los artículos conforme a la existencia Receta individual

Personal de disponible en el SAIF, realizando las Vale Lácteos
Farmacia actividades de surtido de medicamentos a
derechohabiente.

Continúa en la actividad 154

RECETA CON MEDICAMENTOS DE

ESTUPEFACIENTES O PSICOTRÓPICOS

115. Recibe del derechohabiente la receta Receta especial

especial y turna al responsable sanitario (estupefacientes o
autorizado por la Secretaria de Salud. psicotrópicos) de
la Secretaría de
NOTA: la “receta especial” (estupefacientes o Salud
psicotrópicos) de la Secretaría de Salud, deberá ser
proporcionada a la farmacia a través del químico
responsable o personal registrado y autorizado por la
Secretaría de Salud.

Responsable 116. Verifica que la receta especial Receta especial

Sanitario (estupefacientes o psicotrópicos) controlados (estupefacientes o
por la SSA, contenga los siguientes datos: psicotrópicos) de
• Nombre la Secretaría de
• Matrícula Salud
• No. de folio
• Domicilio del médico
• Número de días del tratamiento,
prescripción y dosificación.
• Nombre, domicilio y diagnóstico del
paciente
• Fecha
• Clasificación presupuestal
• Número de cédula profesional y período
de prescripción para claves controladas
por la Secretaría de Salud.

Página 49 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Si contiene los datos

Responsable 117. Registra la receta en la libreta sanitaria y Receta

Sanitario verifica si hay existencia de medicamentos. Libreta Sanitaria

No hay existencia de medicamentos

118. Registra en el sistema SAIF la demanda no Receta especial

atendida y le informa la fecha en que debe (estupefacientes o
regresar por su medicamento. psicotrópicos) de
la Secretaría de
Reinicia en la actividad 106 Salud

Si hay existencia de medicamentos

119. Surte los artículos conforme a la existencia

disponible en el SAIF.

Continúa en la actividad 154

No contiene los datos

120. Devuelve la receta especial (estupefacientes Receta especial

o psicotrópicos) al responsable personal de (estupefacientes o
farmacia. psicotrópicos) de
la Secretaría de
Salud

Responsable 121. Recibe receta especial y regresa al

Personal de Derechohabiente para que acuda con su
farmacia médico o al personal del CADIT y/o los
servicios auxiliares para el adecuado llenado.

Reinicia en la actividad 106

RECETA DE MEDICAMENTOS CON

TRANSCRIPCIÓN

Página 50 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable 122. Recibe del paciente la Receta de Receta

Personal de transcripción y el Formato de Referencia- transcripción
farmacia Contra referencia 4-30-8/98 o Nota Médica Formato de
4-30-128 documentos externos. Referencia- Contra
referencia
4-30-8/98
Nota Médica
4-30-128

123. Verifica en el SAIF que el paciente esté Catálogo de

registrado y vigente en el Catálogo de pacientes
pacientes con transcripción.

No se encuentra registrado

124. Orienta al paciente para que acuda con el Formato de

Subdirector, Administrador o encargado de la Referencia-Contra
unidad médica y solicita la validación del referencia
Formato de Referencia-Contra referencia 4- 4-30-8/98
30-8/98 o su equivalente Nota Médica 4-30- Nota Médica
128 para su correspondiente registro en el 4-30-128
SAIF.

Continúa en la actividad 122

Si se encuentran registrados

125. Verifica en el SAIF que los datos de la receta Receta

sean correctos. Transcripción
No son correctos los datos

126. Devuelve la Receta Transcripción y orienta al Receta

derechohabiente para que consulte a su Transcripción
médico tratante.

Reinicia en la actividad 106

Página 51 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Si son correctos los datos

Responsable 127. Verifica que se realice el registro de Reporte de

Personal de pacientes con transcripción en el SAIF para Pacientes con
Farmacia emitir el reporte de pacientes con transcripción
transcripción con clave 1082-014-012 (anexo 1082-014-012
19), y garantizar la dotación de los
medicamentos prescritos para el siguiente
mes.

Responsable 128. Registra en el SAIF el Formato de Formato de

Personal de Referencia-Contra referencia 4-30-8/98 y Referencia-Contra
farmacia verifica si hay medicamentos disponibles. referencia
Responsable de 4-30-8/98
farmacia No hay medicamentos

129. Registra en el SAIF la demanda no atendida

e informa al derechohabiente la fecha en que
debe acudir nuevamente por su
medicamento.
Reinicia en la actividad 122

Si hay medicamentos

130. Realiza las actividades de entrega de

medicamentos al derechohabiente.

Continua en la actividad 154

SURTIDO DE MEDICAMENTOS SUBSECUENTE

131. Revisa mensualmente el catalogo de Catálogo de

pacientes de transcripción e identifica que los pacientes de
pacientes que no acudieron por su transcripción
medicamente en el mes.

132. Conserva el medicamento en la farmacia por

treinta días.

133. Concentra como traspaso al almacén

delegacional o de UMAE.

Página 52 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable 134. Entrega el reporte Solicitud de Solicitud de

Personal de medicamentos de pacientes con medicamentos de
Farmacia transcripción, medicamentos de alta pacientes con
especialidad, 1082-014-013 (anexo 20), transcripción,
emitido por el SAIF, al Subdirector medicamentos de
Administrativo o Administrador de unidad alta especialidad
médica o Director Administrativo de UMAE, 1082-014-013
para cubrir necesidades con base a Acuse
lineamientos establecidos, obtiene acuse y
archiva en expediente.

RECETA RESURTIBLE (HASTA POR TRES

MESES)

135. Recibe del derechohabiente la receta Receta resurtible

resurtible y verifica que corresponda la receta
al número de entrega correspondiente y se
encuentre en la fecha programada.

Datos incorrectos

136. Devuelve al derechohabiente la receta Receta resurtible

resurtible, le aclara y orienta para que acuda
con su médico para el adecuado llenado.

Continúa en la actividad 106

Datos correctos

137. Realiza las actividades de surtido de Receta resurtible

medicamentos e indica al paciente que
deberá acudir para el siguiente surtido de su
Receta resurtible, en la fecha programada en
la copia de su receta y le recuerda que el
período de vigencia de los resurtidos de la
receta es de cinco días hábiles.

Continúa en la actividad 154

Página 53 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

ETAPA IV
Solicitud de medicamentos para hospitalización
y servicios auxiliares para abastecer el CADIT
y/o los servicios de la unidad medica

Responsable 138. Recibe de la enfermera o persona Solicitud de

Personal de responsable del CADIT y/o servicios Medicamentos
Farmacia auxiliares de la unidad médica o UMAE para
solicitante, la Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y
Hospitalización y Servicios Auxiliares, en Servicios
forma impresa y/o manual, según sea el Auxiliares
caso; original y copia (enfermera o persona
responsable).

139. Revisa que la Solicitud de Medicamentos Solicitud de

para Hospitalización y Servicios Auxiliares, Medicamentos
se encuentre debidamente requisitada. para
Hospitalización y
Servicios
Auxiliares
Mal requisitada

140. Devuelve al CADIT y/o servicio solicitante a Solicitud de

través de la enfermera o persona Medicamentos
responsable, la Solicitud de Medicamentos para
para Hospitalización y Servicios Auxiliares, Hospitalización y
para su correcto llenado. Servicios
Auxiliares
Reinicia en la actividad 138

Debidamente requisitada

141. Verifica existencias de los medicamentos en

el SAIF.

Si hay existencia

142. Surte los artículos conforme a la existencia

disponible y a la dotación autorizada.

Continúa en la actividad 162

Página 54 de 82 Clave: 1082-003-001
 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

No hay existencias o son insuficientes

Responsable 143. Investiga en las farmacias de otras Unidades

Personal de Médicas o Unidades Médicas de Alta
farmacia que solicita Especialidad, si éstas pueden proporcionarle
apoyo apoyo por las cantidades de los artículos que
aún hacen falta de surtir.

NOTA: Esta actividad se realiza en los casos que

no hay existencia del medicamento solicitado.

No recibe apoyo

144. Informa a la enfermera o persona solicitante Solicitud de

del CADIT o servicios auxiliares, que no hay Medicamentos
existencias e los medicamentos y solicita para
formato de nueva solicitud de medicamentos Hospitalización y
sustitutos en los casos que aplique el Servicios
Despacho Sustituto en la Solicitud de Auxiliares
Medicamentos para Hospitalización y
Servicios Auxiliares.

Reinicia en la actividad 138

Si Recibe apoyo

145. Elabora en original y copia, Formato de Formato de

movimientos varios 1082-009-002 (anexo 2). movimientos
varios
1082-009-002

146. Recaba firma en solicitud del Formato de Formato de

movimientos varios, 1082-009-002 (anexo 2), movimientos
del Director o Subdirector Administrativo de varios
Unidad Médica, o Director Administrativo de 1082-009-002
UMAE, para solicitar apoyo.

147. Envía original y copia del Formato de Formato de

movimientos varios, 1082-009-002 (anexo 2), movimientos
a la farmacia de la Unidad Médica o Unidad varios
Médica de Alta Especialidad que otorgará el 1082-009-002
apoyo.

Página 55 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable 148. Recibe de la farmacia de Unidad Médica o de Formato de

Personal de UMAE solicitante, original y copia del Formato movimientos
farmacia que de movimientos varios 1082-009-002 (anexo varios
proporciona apoyo 2). 1082-009-002

149. Separa los medicamentos solicitados por Formato de

número de lote y fecha de caducidad, movimientos
anotándolos con bolígrafo en el Formato de varios
movimientos varios, 1082-009-002 (anexo 2). 1082-009-002

150. Obtiene firma de la persona que recibe los Reporte de Salida

medicamentos en original y copia del Reporte de
de salida de remisiones de traspasos por traspasos por
apoyo, clave 1082-014-014 (anexo 21) y el apoyo
Formato de movimientos varios (anexo 2). 1082-014-014
Formato de
movimientos
varios
1082-009-002
151. Archiva y conserva cronológicamente copia Reporte de Salida
de Reporte de Salida de traspasos por apoyo de traspasos por
1082-014-014, (anexo 21) y original del apoyo
Formato de movimientos varios 1082-009- 1082-014-014
002, (anexo 2).
Formato de
movimientos
varios
1082-009-002

Responsable 152. Recibe medicamentos y registra en el SAIF, Reporte de

Personal de emite el Reporte de Entrada de traspasos por Entrada de
farmacia que solicita apoyo, clave 1082-014-015 (anexo 22). traspasos por
apoyo apoyo
1082-014-015

153. Surte los artículos faltantes al CADIT y/o los Solicitud de

servicios de la unidad conforme a la Solicitud Medicamentos
de Medicamentos para Hospitalización y para
Servicios Auxiliares. Hospitalización y
Continúa en la actividad 162 Servicios
Auxiliares
Página 56 de 82 Clave: 1082-003-001
 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

ETAPA V
Surtido de medicamentos a derechohabientes

Responsable 154. Efectúa registro en el SAIF <proceso> Catálogo de

Personal de Salidas <función> Receta individual, de los artículos vigente
Farmacia medicamentos a despachar y de los Receta individual
medicamentos negados por falta de (manual)
existencias, así como, mediante el código de Receta individual
barras o manualmente, la serie y el número (electrónica)
de los siguientes tipos de recetas: Receta
(transcripción)
a) Receta individual (manual) Receta (resurtible)
b) Receta individual (electrónica) Vale a la farmacia
c) Receta de transcripción por lácteos
d) Receta resurtible Receta especial
e) Vale a la farmacia por lácteos (estupefacientes o
f) Receta especial (estupefacientes ó psicotrópicos)
psicotrópicos)

En su caso, durante este registro, efectúa

conversión a unidades de presentación de
medicamentos prescritos, conforme a lo
indicado en el Catálogo de Artículos vigente.

155. Obtiene los medicamentos de los anaqueles

y los ordena, para entregar al
derechohabiente.

156. Surte medicamentos al derechohabiente, Receta individual

conforme a las cantidades amparadas en las (manual)
recetas presentadas y de acuerdo a la Receta individual
relación de la actividad 154. (electrónica)
Receta
(transcripción)
Receta (resurtible)
Vale a la farmacia
por lácteos
Receta especial
(estupefacientes o
psicotrópicos)

Página 57 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable 157. Aplica de forma inmediata, sello fechador, Receta individual

Personal de clasificación presupuestal y anota con (manual)
Farmacia bolígrafo la cantidad despachada en el Receta individual
original y copia de las recetas solicitadas y el (electrónica)
vale de lácteos, entregando la copia al Receta
derechohabiente. (transcripción)
Receta (resurtible)
Vale a la farmacia
por lácteos
Receta especial
(estupefacientes o
psicotrópicos)

158. Archiva en orden cronológico el original de Receta individual

las diferentes recetas atendidas. (manual)
Receta individual
(electrónica)
Receta
(transcripción)
Receta
(resurtible)
Vale a la farmacia
por lácteos
Receta especial
(estupefacientes
o psicotrópicos)

Responsable 159. Actualiza los saldos de medicamentos Libreta control de

Sanitario surtidos por tratamiento especial en la Libreta estupefacientes y
control de estupefacientes y psicotrópicos psicotrópicos
1082-009-003 (anexo 5), en el Formato de 1082-009-003
relación de medicamentos psicotrópicos Formato de
1082-009-007 (anexo 8), en el Formato de relación de
control diario de medicamentos en medicamentos
refrigeración 1082-009-005 (anexo 7) y en el psicotrópicos
Formato de control diario de medicamentos, 1082-009-007
claves 5000, 1082-009-004 (anexo 6). Formato de
control diario de
medicamentos en
refrigeración
1082-009-005

Página 58 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable 160. Conserva en gaveta, estante o vitrina bajo Libreta control de

Sanitario llave la Libreta control de estupefacientes y estupefacientes y
psicotrópicos, 1082-009-003, (anexo 5) y psicotrópicos
verifica si hay existencia. 1082-009-003

No hay existencias

Responsable 161. Indica al derechohabiente que no hay Receta

Personal de existencia del medicamento, conserva la copia
Farmacia y devuelve el original de la receta e indica la
fecha de cuando puede pasar a surtirla.

Reinicia en la actividad 143

Si hay existencias

162. Realiza las actividades de surtido de

medicamento.

Continua en la actividad 154

ETAPA VI
Surtido de medicamentos al CADIT y/o a los
servicios auxiliares

163. Accede al SAIF <proceso> Salidas Receta

<función> Receta Colectiva, y verifica la Solicitud de
existencia de los medicamentos. Medicamentos
para
Hospitalización y
Servicios
Auxiliares
No hay existencias

164. Anota en el renglón de la Solicitud de Solicitud de

Medicamentos para Hospitalización y Medicamentos
Servicios Auxiliares, la leyenda Despacho para
Negado, registra en el SAIF los Hospitalización y
medicamentos negados por falta de Servicios
existencia. Auxiliares

Continúa con la actividad 143

Página 59 de 82 Clave: 1082-003-001
 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Si hay existencias

Responsable 165. Obtiene los medicamentos de los anaqueles y

Personal de los ordena, para entregar al CADIT y/o los
Farmacia servicios auxiliares.

166. Entrega a la enfermera o persona Solicitud de

responsable del CADIT y/o los servicios Medicamentos
auxiliares, los medicamentos y lácteos y la para
copia de la Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y
Hospitalización y Servicios Auxiliares, recaba Servicios
con bolígrafo en el original de dicha solicitud, Auxiliares
nombre y firma autógrafa de la enfermera o
persona responsable que recibe y en su caso
Informa de cuál o cuáles artículos no se tiene
existencia.

167. Conserva original de la Solicitud de Solicitud de

Medicamentos para Hospitalización y Medicamentos
Servicios Auxiliares. para
Hospitalización y
Servicios
Auxiliares

168. Ordena y archiva por fecha las Solicitudes de Solicitud de

Medicamentos para Hospitalización y Medicamentos
Servicios Auxiliares, por fecha. para
Hospitalización y
Servicios
Auxiliares
ETAPA VII
Salidas por concentración

169. Recibe comunicado (oficio), por parte de la Oficio

CDAE, la cual emite la solicitud de canje.

170. Registra en el SAIF los artículos y cantidades Reporte de

amparadas en el documento, en el <proceso> Concentraciones
Salidas, <función> Internos, <movimiento> de artículos
Concentraciones, seleccionando el tipo de suspendidos
motivo (artículos disponibles, artículos 1082-014-004

Página 60 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

deteriorados, artículos suspendidos o Reporte de

artículos caducos), emitiendo el reporte Concentración de
correspondiente en original y copia: artículos
disponibles
1082-014-016
● Reporte de Concentraciones de artículos
suspendidos 1082-014-004 (anexo 11). Reporte de
Concentraciones
● Reporte de Concentraciones de artículos de artículos
disponibles 1082-014-016 (anexo 23). deteriorados
● Reporte de Concentraciones de artículos 1082-014-017
deteriorados 1082-014-017 (anexo 24). Reporte de
● Reporte de Concentraciones de artículos Concentraciones
caducos 1082-014-018 (anexo 25). de artículos
caducos
1082-014-018

Responsable 171. Envía los reportes de concentración de Reporte de

Personal artículos, de los señalados en la actividad Concentraciones
de Farmacia anterior para firma del Subdirector de artículos
Administrativo o Administrador de unidad suspendidos
médica y Director Administrativo de UMAE. 1082-014-004
Reporte de
Concentración de
artículos
disponibles
1082-014-016
Reporte de
Concentraciones
de artículos
deteriorados
1082-014-017
Reporte de
Concentraciones
de artículos
caducos
1082-014-018
172. Empaca medicamentos a concentrar e informa Reporte de
al administrador o responsable de la unidad Concentraciones
para que contacte al almacén delegacional y de artículos
adjunta original del reporte de concentración. suspendidos
Página 61 de 82 Clave: 1082-003-001
 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

1082-014-004
Reporte de
Concentración de
artículos
disponibles
1082-014-016
Reporte de
Concentraciones
de artículos
deteriorados
1082-014-017
Reporte de
Concentraciones
de artículos
caducos
1082-014-018

Responsable 173. Conserva cronológicamente copia de los

Reporte de
Personal Reportes de Concentración de los artículos
Concentraciones
de Farmacia señalados en la actividad 170.
de artículos
suspendidos
1082-014-004
Reporte de
Concentración de
artículos
disponibles
1082-014-016
Reporte de
Concentraciones
de artículos
deteriorados
1082-014-017
Reporte de
Concentraciones
de artículos
caducos
1082-014-018

Página 62 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

ETAPA VII
Salidas por trámite de baja

Responsable 174. Identifica los artículos para trámite de baja por Reporte de
Personal los conceptos (rotos, mojados, en mal estado, Concentraciones
de Farmacia deteriorados, suspendidos por la autoridad de artículos
competente, caducos) y verifica que estén suspendidos
relacionados en los reportes de la actividad 1082-014-004
170. Reporte de
Concentración de
artículos
disponibles
1082-014-016
Reporte de
Concentraciones
de artículos
deteriorados
1082-014-017
Reporte de
Concentraciones
de artículos
caducos
1082-014-018

175. Requisita en original y dos copias del formato Relación de

Relación de bienes de consumo susceptibles bienes de
de baja 1082-009-009 (anexo 26), anexa consumo
documentación complementaria de acuerdo al susceptibles de
tipo de baja. baja
1082-009-009
Documentación
complementaria

176. Envía a la Coordinación Delegacional de Relación de

Abastecimiento y Equipamiento o al Jefe de bienes de
Abastecimiento de UMAE, original y copia de consumo
la Relación de bienes de consumo susceptibles de
susceptibles de baja, 1082-009-009 (anexo baja
26) y obtiene acuse de recibo en minuta 1082-009-009
(segunda copia). Minuta

Página 63 de 82 Clave: 1082-003-001

 Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Responsable 177. Archiva en forma temporal la minuta, en Minuta

Personal espera del dictamen de baja respectivo o del
de Farmacia desahogo previo de las diligencias a las que
haya lugar.

178. Recibe el Dictamen de baja correspondiente, Dictamen de Baja

autorizado.

179. Procede a la baja de los artículos de acuerdo Dictamen de Baja

con el Dictamen de baja y al Procedimiento Procedimiento
para la clasificación, separación, destino final para la
y afectación contable de la baja de bienes de clasificación,
consumo 1400-09-107-004 separación,
destino final y
afectación
contable de la
baja de bienes de
consumo
1400-09-107-004

180. Registra en el SAIF la baja de medicamentos Bajas de artículos

y genera reportes de acuerdo a los suspendidos,
documentos según corresponde: clave
1082-014-019,
● Bajas de artículos suspendidos, clave anexo 27
1082-014-019, anexo 27. Bajas de artículos
● Bajas de artículos deteriorados, clave deteriorados,
1082-014-020, anexo 28. clave
● Bajas de artículos caducos, clave 1082-014-020,
1082-014-021, anexo 29. anexo 28
Bajas de artículos
caducos, clave
1082-014-021,
anexo 29

181. Archiva cronológicamente Dictamen de baja y Dictamen

documentación que se genere sobre el Documentación
particular, para la afectación del registro de
salida.

Página 64 de 82 Clave: 1082-003-001

Responsable Actividad Documentos
Involucrados

Ajustes

182. Presenta documentación comprobatoria para Documentación

autorización del director de la unidad, con Comprobatoria
base en conteos físicos contra existencia en
sistemas, y por errores generados en las
cantidades capturadas contra el documento de
entrada.

183. Registra en el SAIF en ajustes, los Reportes

correspondientes y así mismo emite los
reportes asignados.

184. Archiva la documentación comprobatoria y Documentación

reportes. Reportes

Fin del procedimiento

Página 65 de 82 Clave: 1082-003-001

6.Diagrama de flujo del procedimiento administrativo para farmacias con sistema
automatizado y manual.

INICIO 1

Etapa I
Recepción de
medicamentos en NO ¿Coincide Número
farmacia de cajas y cantidad
4 física?

RESPONSABLE Aclara
PERSONAL DE
FARMACIA SI
5 6
1

Recibe los medicamentos y 29-35 Realiza actividades Aplica sello, hora y

10 CDAE 17
lácteos y procede firma
Talón de
Remisión de embarque
almacén Transportista
CTV
CTV
7
Talón de
embarque. Verifica caducidad
Remisión de
periodo Proveedor
Orden de
compra Distribuidor
Factura 8
NO
¿Caducidad dentro
1082-009-002 Unidades Señala cantidades de limite
Medicas establecido?
A) Recibe de la CDAE a O,C
través de transportista. Remisión de
almacén O,C
Remisión de
periodo O,C
2
Factura
Verifica
Talón de SI
embarque
9
CTV
Separa los
medicamentos y lácteos
3

Verifica cantidad física

Remisión de 10
Almacén
1 Entrega
O
Remisión de Transportista
almacén
Remisión de
1 pedido
Factura

Acuse

Página 66 de 82 Clave: 1082-003-001

 A 2

11 C) Recibe del distribuidor

(com pra emergente)
Aplica sello, hora y
firma
18
Remisión de
almacén Recibe O,C
Remisión de Orden de
pedido compra
O,C
Factura Factura
12 1493-003-006

Efectúa registro y 19
actualiza en el SAIF
Verifica
Factura

13 Orden de
compra
Archiva
Remisión de
almacén
NO SI
Remisión de ¿Coincide factura
pedido con las claves y las
cantidades ?

Factura 20

29 Rechaza
Factura

Cronológico
B) Recibe del Proveedor 21

Acepta
14
Factura
Recibe y coteja Proveedor
Remisión
Calendario 22
Verifica y sella
15 Orden de
compra
Revisa, verifica y coteja
Factura
Remisión de
pedido
23
Devuelve con sello
de recibido
Orden de
SI NO compra
¿Coincide Numero
16 de cajas y /o bultos?
17 Factura

6 Realiza actividades Realiza actividades 29-34 24

Registra en el SAIF
1082-014-001

25

Archiva
Orden de
2 compra
Factura

1082-014-001

Cronológico
B

Página 67 de 82 Clave: 1082-003-001

 B 3

32
D) Recibe de otras unidades
medicas traspasos por apoyo
Envia y Adjunta
y devolución de servicios de
la propia unidad, de
1082-014-002 Sub Admv. ó Admr.
medicamentos y lácteos.
UM ó E. UM ó DA
26 Remisión de
almacén
Verifica físicamente los
medicamentos o lácteos
y que coincidan 33
1082-009-002
Recibe
Reporte de
remisión de
almacén
SI NO
¿Coincide clave,
cantidad y están
27 dentro de limite de 34
caducidad?
Recibe los artículos Elabora y envía
45
de otra unidad
Oficio
(aclaración de CDA, E, DA
diferencias)
28
1082-014-002
Aclara con el
transportista Acuse de oficio

Acuse de reporte
29
35
Circula con bolígrafo las
20 Archiva
cantidades incorrectas
O,C Oficio (aclaración
Remisión de de diferencias)
almacén O,C
Factura 1082-014-002
30
Remisión de
5 almacén
Proporciona y el
recaba
17 O
Remisión
CDAE o DEPTO.
de almacén Transportista
O ABASTECIMIENTO
Cronológico
Remisión de UMAE
pedido O
Factura
36
Acuse
Recibe
O,C
Oficio (aclaración
31 de diferencias)
O,C
1082-014-002
Genera en el SAIF, con
base en los datos
1082-014-002 37
Remisión de Investiga y
almacén determina
procedencia
Oficio (aclaración
de diferencias) Oficio de
resultados de
reclamación

3
C

Página 68 de 82 Clave: 1082-003-001

 C
4

43

SI NO Recibe y realiza
Oficio con
RESPONSABLE
¿Procede la instrucciones
PERSONAL DE reclamación?
FARMACIA

Expediente
38 44 especial

Recibe Artículos
Recibe y anexa 39
O
Oficio de Elabora y envía
procedencia C a la farmacia
Oficio reclamante
(aclaración de Oficio de Etapa II
diferencias) improcedencia Almacenamiento y
C control de inventarios de
Remisión de medicamentos en la
almacén farmacia
C
RESPONSABLE
1082-014-002
PERSONAL DE
FARMACIA
RESPONSABLE
PERSONAL DE
Cronológico FARMACIA
40 RESPONSABLE
SANITARIO
Recibe e informa
Oficio de
improcedencia 45
Acomoda en
muebles destinados
27 para su guarda, por
(PVPS) o por
(PEPS)
41
46
Elabora y archiva
O
Oficio de Actualiza saldos
improcedencia C
1082-009-003
Remisión de
almacén 1082-009-004
C
1082-014-002 1082-009-005
1082-009-006

Cronológico CONTROL DE CADUCIDADES

Expediente
42 Especial
47
Turna al Área de
Contabilidad de la Revisa y actualiza
unidad medica o de mensualmente
UMAE. C 1082-009-007
Oficio de
improcedencia 48
C
1082-014-002 Efectúa recuento
físico

4 D

Página 69 de 82 Clave: 1082-003-001

 5
D

56
49
Informa los artículos
Determina si los próximo a agotarse,
bienes pueden ser caducarse y sin
consumidos movimiento CDEA
Oficio
1082-009-007
Minuta
NO SI
¿Pueden ser
50 consumidos? 57
Archiva
Concentra Minuta
Medicamentos C
1082-003-017 1082-009-007

51

Conserva existencias SUSPENSION DE USO PARA

SUMINISTRO

52 RESPONSABLE DE
FARMACIA
Actualiza RESPONSABLE
1082-009-007 SANITARIO

58
NO ¿Requiere control
especifico? Recibe
53
Oficio SS DPM
Conserva UA CCA
existencias
SI
RESPONSABLE DE
54 FARMACIA Y PERSONAL
DE FARMACIA
Actualiza registros

1082-009-003 59
1082-009-004 Revisa físicamente
con base
1082-009-005
Oficio
1082-009-006

55
SI NO
Registra, consulta
¿Hay existencia a
diariamente y analiza suspender?
movimientos
1082-009-003
1082-009-004
RESPONSABLE
PERSONAL DE
FARMACIA 65
RESPONSABLE
RESPONSABLE DE SANITARIO
Conserva
FARMACIA
Circulares

60 Oficios
Circulares
Separa Oficios
5 físicamente los
medicamentos Faxes

F
E Cronológico

Página 70 de 82 Clave: 1082-003-001

 E F

61

Conserva en orden RESPONSABLE DE

FARMACIA
Circulares RESPONSABLE
Oficios SANITARIO
Circulares
Oficios
66
Faxes
Elabora e informa
que no hay
existencias
Oficio CDAE
Cronológico Minuta

RESPONSABLE DE
67
FARMACIA
Archiva
Circulares

62 Oficios
Circulares
Registra en el Oficios
SAIF y obtiene
reporte Faxes
1082-014-003 Minuta

63

Comunica y Cronológico
68
realiza actividad
Oficio CDAE Recibe
DA UMAE
1082-003-017 Circulares
Oficios
Circulares CDAE
RESPONSABLE Oficios
PERSONAL DE
Faxes
FARMACIA

64 RESPONSABLE DE
FARMACIA
Archiva
Circulares
Oficios
Circulares
Oficios

Faxes

1082-014-004

G
Cronológico

Página 71 de 82 Clave: 1082-003-001

 6
G
75
69 Elabora e informa la
Revisa si tiene liberación de
artículos artículos Oficio
suspendidos suspendidos
Circulares
Oficios Responsable de
Circulares Farmacia
Oficios Personal de Farmacia

Faxes
76
Archiva
NO SI Circulares
¿Hay artículos Oficios
70 suspendidos?
Circulares
Oficios
Elabora e informa
Oficio CDAE Faxes
UMAE
Minuta 1082-014-005
71

Archiva

Oficio Cronológico

Circulares SUSPENSION DE ARTICULOS POR

MEDIO DE LA UNIDAD MEDICA
Oficios
circulares
Faxes
RESPONSABLE DE
FARMACIA

72
77
Separa y acomoda
Detecta
medicamentos que
presenten defectos
73

Conserva 78

Circulares Separa existencias

de lote con defectos
Oficios
Circulares
Oficios 79
Faxes
Elabora
O,C
1082-014-006
1482-003-017
Cronológico
74 80

Registra en el SAIF Recaba firma

1082-014-005 1082-014-006

6 H

Página 72 de 82 Clave: 1082-003-001

 7
H

81
ACCIDENTES DE REFRIGERACION
Separa y acomoda

RESPONSABLE DE
FARMACIA
82 RESPONSABLE
SANITARIO
Elabora
Oficio
88
1082-014-006
Minuta Detecta y procede
83

1000-001-008
Conserva
C
1082-014-006
89
84
Separa artículos
Registra afectados
1082-014-007

90
85

Recibe Elabora

Oficio CDAE 1082-009-008

91

Recaba firma
RESPONSABLE
PERSONAL DE 1082-009-008
FARMACIA

RESPONSABLE DE
86 FARMACIA
Registra en el
SAIF
1082-014-005
92
1082-014-004
Registra en el
1082-014-007 SAIF los artículos
no disponibles

87 93

Archiva Envía y obtiene

1082-014-005 Oficio

1082-014-004 1082-009-008
1082-014-007 Minuta

Cronológico
7 I

Página 73 de 82 Clave: 1082-003-001

 8
I

100
94
Revisa, actualiza y
Conserva entrega.
temporalmente
C 1082-014-009
1082-009-008
1082-014-010

95 1082-014-011
Acuse
Procede según
agotados
notificación del
Área medica Notificación Área Acuse baja
delegacional Medica Acuse sobre
Delegacional existencia

A) LIBERACION DE MEDICAMENTOS MANEJO DE INFORMACION

96
Responsable de
Registra Farmacia
Manual de
Usuario Personal de Farmacia

1082-014-005
101
Genera las
B) CONCENTRACION DE estadísticas
MEDICAMENTOS establecidas en el
SAIF
97

Registra en el CIERRE DIARIO

SAIF y obtiene 102
reporte
1082-014-004
Ejecuta cierre
diario.

C) BAJA DE MEDICAMENTOS CIERRE MENSUAL

103
98

Registra Ejecuta cierre

mensual.
1082-014-007

Nota: RESPONSABLE
PERSONAL DE
FARMACIA
ARTICULOS FUERA DE RANGO

99 ENLACES
104
Registra en el
Efectúa enlace
SAIF y genera
1082-014-009 diario.
reportes
1082-014-010

1082-014-011

Página 74 de 82 Clave: 1082-003-001

 9
J

INVENTARIO NO SI
¿Contiene los
108 datos?
RESPONSABLE PERSONAL
DE FARMACIA 106 Regresa receta al
RESPONSABLE DE FARMACIA derechohabiente
RESPONSABLE SANITARIO Receta Individual
manual 109
Receta Individual Valida que la
105 electrónica receta no este
Realiza inventario reportada como
Receta de
físico de bienes de extraviada Receta
transcripción
consumo anual Oficio circular Individual
Nota:
Receta resurtible

Etapa III Vale de lacteos

Surtido de medicamentos a los
servicios y al derechohabiente por Receta especial
parte de la farmacia
Solicitud de
medicamentos para
Hosp. Y Servs. Aux.
RESPONSABLE
PERSONAL DE 1082-009-002
FARMACIA SI NO
¿Esta reportada
como extraviada?

108 106
Recibe de la 110
110 enfermera o
paciente O,C
Receta 106 Retiene y cancela
O,C
113 Individual
Receta 111
manual O,C
Individual
Receta
118 Individual Verifica la receta
electrónica O,C
Receta de
121
transcripción O,C
Receta
resurtible O,C
126
Vale de NO SI
lacteos O,C ¿Esta bien
112 requisitado?
Receta
136
especial O,C
Devuelve la receta
Solicitud de
la derechohabiente
medicamentos O,C
107 para Hosp. Y Receta
Servs. Aux. Individual
Revisa y verifica 1082-009-002
Receta
Individual 106
113
manual Receta
Individual
electrónica
Receta de 114
transcripción
Receta Surte los artículos
resurtible conforme a la
154
existencia disponible
en el SAIF Receta
Individual
9 Vale de
lácteos

Página 75 de 82 Clave: 1082-003-001

 10
K

RECETA CON MEDICAMENTOS DE

RECETA DE MEDICAMENTOS CON
ESTUPEFACIENTES O
TRANSCRIPCION
PSICOTROPICOS
115 122

Recibe del Recibe del

124
derechohabiente Receta paciente
especial Receta de
Nota: 129 transcripción
Formato
4-30-8/98
Nota medica
RESPONSABLE 4-30-128
SANITARIO

123

116 Verifica en el SAIF

Catálogo de
Verifica
Receta pacientes
especial

NO SI
¿Se encuentra
SI NO registrado?
¿Contiene los
datos? 124

117 120 Orienta y solicita

122
Devuelve al al paciente
Registra y verifica responsable Formato
personal de 4-30-8/98
Receta
farmacia Receta Nota medica
Libreta especial 4-30-128
Sanitaria

125

NO SI Verifica en el SAIF
Receta de
¿Hay existencia?
transcripción

118

Registra en el 119
106
SAIF e informa
NO SI
154 Surte los artículos ¿Son correctos los
datos?
126
127
RESPONSABLE
Verifica se realice
PERSONAL DE 106 Devuelve
registro en el SAIF
FARMACIA
Receta de 1082-014-012
transcripción
121

Recibe y regresa al
106 RESPONSABLE
derechohabiente
PERSONAL DE
FARMACIA
RESPONSABLE
FARMACIA

128
Registra en el
10
SAIF
Formato
4-30-8/98

Página 76 de 82 Clave: 1082-003-001

 11
L

Etapa IV
Solicitud de medicamentos para
NO SI Hospitalización y servicios auxiliares
¿Hay
para abastecer el CADIT y/o los
medicamentos? servicios de la Unidad Medica
129
Registra en el 138
122 SAIF la demanda
no atendida 140 Recibe del
responsable del
130 CADIT O,C
144 Solicitud de
Realiza las medicamentos para
154
actividades Hosp. Y Servs. Aux.
139

SURTIDO DE MEDICAMENTOS Revisa

SUBSECUENTE Solicitud de
medicamentos para
131 Hosp. Y Servs. Aux.
Revisa e identifica
los pacientes que Catálogo
no acudieron pacientes
transcripción

132 NO SI
¿Esta bien
Conserva el requisitada?
medicamento 140

Devuelve al
133 138
CADIT
Concentra como Solicitud de
traspaso medicamentos para
Hosp. Y Servs. Aux.

RESPONSABLE
PERSONAL DE 141
FARMACIA
Verifica en el SAIF
134

Entrega, obtiene
acuse y archiva
1082-014-013
Acuse
SI
¿Hay existencias?
142
RECETA RESURTIBLE HASTA POR Expediente
TRES MESES 162 Surte artículos
135
RESPONSABLE
Recibe PERSONAL DE
Receta FARMACIA QUE
resurtible SOLICITA APOYO

143

NO Investiga en las
¿Los datos son
SI 161 farmacias de otras
136 correctos? unidades medicas
de alta
164 especialidad
106 Devuelve
Nota:
Receta
resurtible

137
Realiza
actividades de M
154
surtido de
medicamentos Receta
resurtible

11

Página 77 de 82 Clave: 1082-003-001

 12
M

152

Recibe
NO SI
1082-014-015
144 ¿Recibe el apoyo?
153

138 Informa al CADIT Surte al CADIT

Solicitud de
medicamentos para
Solicitud de
Hosp. Y Servs. Aux.
medicamentos para
Hosp. Y Servs. Aux.

Etapa V
145 Surtido de medicamentos a
derechohabientes
Elabora
O,C
1082-009-002
RESPONSABLE
PERSONAL DE
FARMACIA
146

Recaba firma 114 154

1082-009-002 Efectúa registro
119 en el SAIF Receta
147 Individual
130 manual
Envia
O,C Receta
1082-009-002 137 Individual
electrónica
162 Receta de
RESPONSABLE transcripción
PERSONAL DE Receta
FARMACIA QUE resurtible
PROPORCIONA Vale de
APOYO lácteos
Receta
148 especial
155
Recibe
O,C Obtiene los
1082-009-002 medicamentos

149 156
Separa los Surte
medicamentos medicamentos al
1082-009-002 derechohabiente Receta
Individual
manual
150
Receta
Obtiene firma Individual
O,C electrónica
1082-014-014
Receta de
1082-009-002 transcripción
Receta
resurtible
151 Vale de
Cronológico lácteos
RESPONSABLE Receta
PERSONAL DE especial
FARMACIA QUE
SOLICITA APOYO

12

Página 78 de 82 Clave: 1082-003-001

 13
N

157
Etapa VI
Surtido de medicamentos al CADIT
Aplica sello y clas ptal
O y/o a los servicios auxiliares
Receta
163
Individual
manual O
Accede al SAIF
Receta
Individual Receta
electrónica O Solicitud de
Receta de medicamentos para
transcripción Hosp. Y Servs. Aux.
O
Receta
resurtible
O
Vale de NO SI
lácteos
O ¿Hay existencias?
Receta
especial 164
Anota y registra en
143
158 el SAIF
Solicitud de
Cronológico medicamentos para
Hosp. Y Servs. Aux.
RESPONSABLE
SANITARIO
165
Obtiene
159 medicamentos y
Actualiza los entrega al CADIT
saldos de
medicamentos 166
surtidos
Entrega al
1082-009-003 responsable del
CADIT Solicitud de
1082-009-007 medicamentos para
Hosp. Y Servs. Aux.
1082-009-005
160 167

Conserva
Conserva
Solicitud de
1082-009-003 medicamentos para
Hosp. Y Servs. Aux.

RESPONSABLE 168
PERSONAL DE
FARMACIA Ordena y archiva
Solicitud de
medicamentos para
Hosp. Y Servs. Aux.

NO SI
¿Hay existencias?
Etapa VII
161 Salidas por concentración
Indica al 169
143
derechohabiente
Receta Recibe por parte de
la CDAE Oficio
162
142 Realiza actividades
de surtido de 154
153 medicamentos

13 O

Página 79 de 82 Clave: 1082-003-001

 14
O

170
178
Registra en el SAIF
Recibe
O,C
1082-014-004
O,C Dictamen de baja
1082-014-016
O ,C
1082-014-017
O,C 179
1082-014-018
Procede a la baja de
171
los artículos
Envía para firm a Dictamen de baja
O,C
1082-014-004 1400-09-107-004
O,C
1082-014-016
O ,C 180
1082-014-017
O,C
1082-014-018 R egistra en el SAIF
172 1082-014-019
Em paca e informa la
1082-014-020
responsable
O
1082-014-004 1082-014-021
O 181
1082-014-016
O
1082-014-017 Archiva
O
1082-014-018 Dictam en
173
Docum entación
Conserva
C
1082-014-004
C
1082-014-016 Cronológico
C
1082-014-017 AJUSTES
C
1082-014-018
182
Presenta para
Etapa VIII autorización del
Salidas por tram ite de baja Director de la
Unidad
Documentación
174
com probatoria
Identifica los artículos 183
para tramite de baja
R egistra en el SAIF
1082-014-004
Reportes
1082-014-016
184
1082-014-017
1082-014-018 Archiva
175 Docum entación
reportes
Requisita
O ,2C
1082-009-009
Docum entación
complementaria
176

Envía FIN
O ,1C
1082-009-009
1C
M inuta

177

14

Página 80 de 82 Clave: 1082-003-001

Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento Administrativo para
farmacias con sistema automatizado y manual

Clave Título del documento Observaciones

1082-009-001 Formato 0CE-99 anexo 1

1082-009-002 Formato de movimientos varios anexo 2

1082-014-001 Reporte solicitud de compra anexo 3

1082-14-002 Reporte de remisiones de almacén (con anexo 4

información de diferencias)

1082-009-003 Libreta control de estupefacientes y psicotrópicos anexo 5

1082-009-004 Formato de control diario de medicamentos, anexo 6

claves 5000

1082-009-005 Formato de control diario de medicamentos en anexo 7

refrigeración

1082-009-006 Formato de relación de medicamentos anexo 8

psicotrópicos

1082-009-007 Formato de registro de control de caducidades anexo 9

1082-014-003 Reporte de movimientos a no disponibles de anexo 10

artículos suspendidos

1082-014-004 Reporte de concentraciones de artículos anexo 11

suspendidos

1082-014-005 Reporte de liberación de artículos suspendidos anexo 12

1082-014-006 Reporte de queja por defectos de calidad de los anexo 13

bienes adquiridos en el IMSS

1082-014-007 Reporte de Bajas de Artículos deteriorados anexo 14

1082-014-008 Formato de control de accidentes de refrigeración Anexo 15

Página 81 de 82 Clave: 1082-003-001

 Clave Título del documento Observaciones

1082-014-009 Reporte de agotados anexo 16

1082-014-010 Reporte de baja existencia anexo 17

1082-014-011 Reporte con sobre existencia anexo 18

1082-014-012 Reporte de Pacientes con transcripción Anexo 19

1082-014-013 Solicitud de medicamentos de pacientes con anexo 20

transcripción, medicamentos de alta especialidad

1082-014-014 Reporte de Salida de remisiones de traspasos anexo 21

por apoyo

1082-014-015 Reporte de Entrada de remisiones de traspasos anexo 22

por apoyo

1082-014-016 Reporte de Concentración de artículos anexo 23

disponibles

1082-014-017 Reporte de Concentraciones de artículos anexo 24

deteriorados

1082-014-018 Reporte de Concentraciones de artículos caducos anexo 25

1082-009-009 Relación de bienes de consumo susceptibles de anexo 26

baja

1082-014-019 Reporte de bajas de artículos suspendidos anexo 27

1082-014-020 Reporte de bajas de artículos deteriorados anexo 28

1082-014-021 Reporte de bajas de artículos caducos anexo 29

Página 82 de 82 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 1

“Formato OCE-99”

Página 1 de 5
Clave: 1082-003-001
 CLASIFICACIÓN PRESPUESTAL.: 2
IMSS_SAI _________________________ PAGINA 7
1 ORDEN DE SUMINISTRO FECHA: 8
4
OCE – 99 HORA: 9 PM

UNIDAD: 3 Fecha de Elab: 10

5 5 6
Año: Mes:

E X I S T E N C I A C O N S U M O
No. GPO GEN ESP DIF VAR DESC. ARTICULO U.P. T.P. CANT. PRES
DISP. NO. DISP. DIRECTO NEGADO SUSTITUTO

11 12 13 14 15 16

1082-009-001

Página 2 de 5
Clave: 1082-003-001
Nombre del Formato: Operación de Consumos y Existencias
“OCE-99”

Clave del Formato: 1082-009-001

Objetivo Preparación de información de consumos y

entregas
Solicitar al Departamento Delegacional de
Abastecimiento los medicamentos y lácteos para
atender la demanda de los derechohabientes,
así como proporcionar información sobre
consumos para las afectaciones contables
correspondientes.

Elaborado por: Farmacia

No. de Tantos: Original y dos copias

Distribución: Original.- Departamento Delegacional de

Abastecimiento
Primera copia.- Farmacia
Segunda copia.- Contador de la Unidad

Página 3 de 5
Clave: 1082-003-001
 INSTRUCCTIVO DE LLENADO

No DATO ANOTAR

1 Clasificación presupuestal Clave que identifica a la farmacia que genera el

reporte con base en el Catálogo de Unidades de
Servicio.

2 IMSS-SAI Nombre de la farmacia que genera el reporte.

3 Unidad Clasificación presupuestal asignada a la

farmacia con base en el Catálogo de Unidades
de Servicio.

4 En blanco Operación de consumos y existencias OCE-99.

5 Año Año del periodo a la que corresponde las

existencias y consumos.

6 Mes Mes del periodo al que corresponde las

existencias y consumo

7 Página Número de página consecutivo y total de

página.

8 Fecha Fecha de proceso.

9 Hora Hora del proceso.

10 Fecha de Elab. Día, mes y año en la que se llena el documento.

11 No. Número de renglón.

12 ESP Número de la clave con la que se identifica el

artículo (grupo, genérico, específico y variante).

13 Desc. Artículo Nombre del medicamento y especificaciones.

14 U.P. Unidad de presentación

T.P. Tipo de presentación
CANT. PRES. Cantidad contenida en la presentación

Página 4 de 5
Clave: 1082-003-001
No DATO ANOTAR

15 Existencia
DISP. Cantidad de artículos que al final del ejercicio se
encuentran en condiciones de ser surtidos.

NO DISP. Cantidad de artículos que al final del ejercicio se

encuentran físicamente en la farmacia y que no
están disponibles para ser surtidos
(suspendidos, deteriorados, rotos, etc.).

16 Consumo
Director Cantidad de medicamentos surtidos.

Negado Cantidad de medicamentos prescrito y no

surtido.

Sustituto Cantidad de medicamentos surtidos similares al

prescrito originalmente.

Página 5 de 5
Clave: 1082-003-001
 ANEXO 2

“Movimientos varios”

Página 1 de 5 Clave: 1082-003-001

 1082-009-002

Página 2 de 5 Clave: 1082-003-001

Nombre del Formato: Formato de Movimientos varios

Clave del Formato: 1082-009-002

Objetivo: Documentar movimientos de entrada y salida de medicamentos en la farmacia.

Elaborado por: Farmacia o servicios que efectúen movimientos.

No. de tantos: Variable según necesidades

Distribución: Variable, según el movimiento.

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Clave Presupuestal Clave presupuestal de la Unidad que da

Unidad remitente salida a los medicamentos.

2 Clave Presupuestal Clave presupuestal de la Unidad que

Unidad receptora recibe los medicamentos.

3 Grupo suministro Número que corresponde de acuerdo al

Catálogo de Suministro.

4 No. Mov. Campo no utilizado por farmacia.

5 Elaboración Día, mes y año en que se elabora el

formato. Utilizar dos dígitos por cada dato.
Ejemplo: 26-02-95 que corresponde al 26
de febrero de 1995.

6 Unidad remitente Nombre y número de la Unidad que envía

los medicamentos.

7 Unidad receptora Nombre y número de la Unidad que recibe

los medicamentos.

8 Dirección Domicilio de la Unidad que recibe los

medicamentos.

Página 3 de 5 Clave: 1082-003-001

No. DATO ANOTAR

9 Población Nombre de la ciudad en donde se ubica la

Unidad.

10 Zona no se utiliza

11 Movimiento Marcar con una “X” el cuadro del

movimiento de que se trate.

12 Motivo Marcar con una “X” o anotar el motivo de

que se trate.

13 Clave Número que identifica al medicamento o

lácteo según el Catálogo de Artículos.

14 Descripción Nombre genérico del medicamento.

15 Cantidad Número de medicamentos por clave.

16 Unidad Presentación del medicamento (caja,

frasco, ampolleta, etc.)

17 Precio Unitario Precio Unitario uniforme por clave.

18 Importe El resultado de multiplicar la cantidad de

medicamentos por el precio unitario.

19 Suma La suma de las claves de los

medicamentos, que correspondan a la
columna de “Codificación Específico” por
cada hoja (cifras de control).

20 Total La suma de las cantidades de la columna

“Importe”, por cada hoja (cifras de control).

21 Resp. Abastecimiento Unidad Nombre y firma del responsable de la

farmacia o servicio de la Unidad que envía
el medicamento.

Página 4 de 5 Clave: 1082-003-001

No. DATO ANOTAR

22 Sello, fecha y número de alta Sello con fecha y número de alta que aplica
el almacén delegacional.

23 Responsable de Unidad Nombre y firma del responsable de la

farmacia que recibe los medicamentos.

24 Jefe Unidad de Servicio Nombre y firma del Director o Encargado

remitente de la Unidad que envía los medicamentos.

25 Sello de registro en archivo Campo no utilizado por farmacia.

26 Responsable de Unidad Nombre y firma del Director o Encargado

de la Unidad que recibe los medicamentos.

Página 5 de 5 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 3

“Reporte solicitud de compra”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-001

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 4

“Reporte de remisiones de almacén”

(con información de diferencias)

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-002

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 5

“Libreta de control de estupefacientes y psicotrópicos”

Página 1 de 3 Clave: 1082-003-001

 LIBRETA DE CONTROL DE ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICOS
ESTA PÁGINA ESTÁ DEDICADA A 1 PASA AL FOLIO 2

Año Fechas Procedencia Doctor Direcciones Reg. S.S. Ced. Número Número Cantidad Cantidad Queda Observaciones
Prof. de la de la adquirida vendida
factura receta

3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14 15
8

1082-009-003

Página 2 de 3 Clave: 1082-003-001

 LIBRETA DE CONTROL DE ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO

No DATO ANOTAR

1 Esta página esta dedicada a Clave y nombre del producto.

2 Pasa al folio Indicar el número de la página en el que va a

continuar.

3 Año Indicar el año en curso en que se efectúa el

registro.

4 Fechas Día y mes de registro.

5 Procedencia Almacén Delegacional que envió el producto.

6 Doctor Nombre y número de matrícula del doctor que

receta.

7 Direcciones Unidad médica a donde corresponde la farmacia

8 Reg. S. S. Registro sanitario del fabricante del producto.

9 Ced. Prof. Número de cédula del médico que receta.

10 Número de la factura Número de documento con que entró el producto

a la Unidad Médica.

11 Número de la receta Número de receta con el que salió el producto.

12 Cantidad adquirida Cantidad de salida anotada en la receta.

13 Cantidad vendida Cantidad total de lo recetado.

14 Queda Cantidad total del resultado de entradas menos

salidas.

15 Observaciones En caso de duda, manifestarlo en ese renglón.

Página 3 de 3 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 6

“Formato de control diario de medicamentos, claves 5000”

Página 1 de 3 Clave: 1082-003-001

 1
FARMACIA__________________________
CONTROL DIARIO DE MEDICAMENTOS, CLAVES “5000”
FECHA 2 ENTREGA 3 RECIBE 4 TURNO 5

CLAVE DESCRIPCIÓN EXIST ANT ALMAC SAL X COL SAL X REC EXIST
ACTUAL

6 7 8 9 10 11 12

1082-009-004

Página 2 de 3 Clave: 1082-003-001

 INSTRUCTIVO DE LLENADO

Número Dato Anotar

1 Farmacia Nombre y número de farmacia a donde

corresponde el documento.

2 Fecha Día, mes y año en que se elabora el documento.

3 Entrega Nombre de quién entrega el documento.

4 Recibe Nombre de quién recibe el documento.

5 Turno Turno en que se elabora el documento.

6 Clave Número de clave que se registra.

7 Descripción Nombre del medicamento.

8 EXIST ANT Cantidad existente anterior.

9 ALMAC Existencia en almacén

10 SAL X COL Cantidad registrada por salida de receta colectiva.

11 SAL X REC Cantidad registrada por salida de receta individual.

12 EXIST ACTUAL Cantidad existente de entradas menos salidas, al

final del turno.

Página 3 de 3 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 7

“Formato de control diario de medicamentos en refrigeración”

Página 1 de 3 Clave: 1082-003-001

 1
FARMACIA__________________________
CONTROL DIARIO DE MEDICAMENTOS EN REFRIGERACIÓN
FECHA 2 ENTREGA 3 RECIBE 4 TURNO 5

CLAVE DESCRIPCIÓN CAMARA REFRIG. TOTAL SISTEMA CONSUMO SALDO

T.V

6 7 8 9 10 11 12 13

1082-009-005

Página 2 de 3 Clave: 1082-003-001

 CONTROL DIARIO DE MEDICAMENTOS EN REFRIGERACIÓN
INSTRUCTIVO DE LLENADO

No DATO ANOTAR

1. Farmacia Nombre y número de farmacia a donde corresponde

el documento.

2. Fecha Día, mes y año en que se elabora el documento.

3. Entrega Nombre de quién entrega el documento.

4. Recibe Nombre de quién recibe el documento.

5. Turno Turno en que se elabora el documento

6. Clave Número de clave que se registra.

7. Descripción Nombre del medicamento

8. Cámara Número de cámara en donde se encuentra el

producto y cantidad existe del producto.

9. Refrig. Número de refrigerador en donde se encuentra el

producto y cantidad existente del producto.

10. Total Cantidad que resulta de la suma del producto

existente en la cámara y refrigerador.

11. Sistema Cantidad registrada en el sistema, al momento de

elaborar el documento.

12. Consumo Cantidad registrada como salida.

13. Saldo T.V. Cantidad existente de entradas menos salidas, al

final del turno vespertino.

Página 3 de 3 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 8

“Formato de relación de medicamentos psicotrópicos”

Página 1 de 3 Clave: 1082-003-001

 1
FARMACIA_________________________________
RELACION DE MEDICAMENTOS PSICOTROPICOS

FECHA
2 ENTREGA
3 RECIBE
4 TURNO 5

CLAVE DESCRIPCION EXIST SIST EXIST ANT CONSUMO EXIST ACTUAL

6 7 8 9 10 11

1082-009-006

Página 2 de 3 Clave: 1082-003-001

 INSTRUCTIVO DE LLENADO

No DATO ANOTAR

1. Farmacia Nombre y número de farmacia a donde corresponde

el documento.

2. Fecha Día, mes y año en que se elabora el documento.

3. Entrega Nombre de la persona que entrega el documento.

4. Recibe Nombre de la persona que recibe el documento.

5. Turno Turno matutino o vespertino en que se elabora el

documento.

6. Clave Número de clave que identifica al medicamento.

7. Descripción Descripción del medicamento.

8. Exist sist Cantidad existente en el sistema.

9. Exist ant. Cantidad existente anterior.

10. Consumo Cantidad registrada como salidas

11. Exist. actual Cantidad registrada como existencia al momento

de entregar el documento.

Página 3 de 3 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 9

“Formato registro de control de caducidades”

Página 1 de 3 Clave: 1082-003-001

 1082-009-007

Página 2 de 3 Clave: 1082-003-001

 REGISTRO DE CONTROL DE CADUCIDADES
INSTRUCTIVO DE LLENADO

No DATO ANOTAR
1 Día, mes y año Fecha en que se elabora cada tarjeta de control.
DD/MM/AAAA.

2 Fecha caducidad o fabricación La fecha de caducidad y/o de fabricación del

artículo. DD/MM/AAAA.

3 Cantidad recibida La cantidad de artículos recibidos de acuerdo a la

documentación de entrada.

4 Clave del articulo El número de clave de los artículos de acuerdo con

el Cuadro Básico Institucional o Catálogo de
Artículos.

5 Lote El número de lote que el fabricante asignó al

artículo.

6 Unidad El tipo de presentación en que fue entregado el

artículo.

7 Existencia física La cantidad en unidades que se tenga del artículo.

8 Consumo La cantidad que se tenga registrada como máximo

de la clave correspondiente.

9 Descripción El nombre genérico del artículo de acuerdo al

catálogo de artículos.

10 Proveedor El número con que se identifica al proveedor y que

Clave fue asignado por el IMSS.

11 Proveedor El nombre o la razón social del proveedor que

Nombre surtió el artículo.

12 No. notificación El número consecutivo que corresponda a la

notificación de caducidades.

Página 3 de 3 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 10

“Reporte de movimientos a no disponibles de artículos suspendidos”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-003

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 11

“Reporte de concentraciones de artículos suspendidos”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001
 ANEXO 12

“Reporte de liberación de artículos suspendidos”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-005
Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001
 ANEXO 13

“Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes

adquiridos en el IMSS”

Página 1 de 5 Clave: 1082-003-001

 REPORTE DE QUEJA POR DEFECTOS DE CALIDAD DE LOS BIENES
ADQUIRIDOS EN EL IMSS

Fecha: ____ 1 ____

Área que reporta: ________________________ 2 ______________________________

Clave Presupuestal:______3______Teléfonos:_________4________________
Fecha de recepción del productos objeto del reporte de queja: ________5__________
Nombre genérico del producto:_______________________6______________________
Clave del producto: ______7_______Lotes motivo del reporte: ______8_______
Fecha de Caducidad es: ______9_____ Número de piezas recibidas:____10____
Existencia del lotes en almacén de la unidad:_____________11__________________
Fecha de fabricación:____12_____ Número de Registro Sanitario:______13_______
Nombre del Fabricante: ______________________14___________________________
Proveedor:_____________________________15______________________________
Descripción detallada del reporte de queja: De un total de __16__ unidades en existencia
___17 __unidades presentan los siguientes defectos:_________________
____________________________ 18 ________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
ACCIONES EFECTUADAS POR EL ÁREA USUARIA
¿Se suspendió el uso del producto? 19 Si No
Otros:_________________________________20______________________________
Nombre, firma y matrícula del responsable del reporte del área usuaria
_______________________________________21_____________________________
Nombre, firma y matrícula del Jefe del Área usuaria que generó el reporte.
_______________________________________22_____________________________

1082-014-006
Página 2 de 5 Clave: 1082-003-001
Para ser llenado por el Área Adquirente:

Número de contrato: __________23___________

Cantidad total de piezas adquiridas en la Delegación o UMAE del lotes motivo del reporte:
________ 24 _______

Existencias físicas en almacén u otras unidades dentro del ámbito del área adquirente del
lotes motivo del reporte: ____________25____________

Fecha de notificación del reporte de queja y solicitud de canje al

Proveedor:_____________________ 26 ______________________

Fecha convenida para el canje con el proveedor: _____________ 27 ___________

Fecha de realización del canje: __________________28 _____________________

Tipo de canje realizado:_______ 29 ___________

Nombre, firma y matrícula del responsable del área adquirente :

_________________________________ 30 _________________________________

1082-014-006

Página 3 de 5 Clave: 1082-003-001

 REPORTE DE QUEJA POR DEFECTOS DE CALIDAD DE LOS BIENES
ADQUIRIDOS EN EL IMSS
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No DATO ANOTAR
1 Fecha Día, mes y año en que se emite el reporte.

2 Área que reporta Nombre completo del área usuaria que emite el
reporte.

3 Clave presupuestal La clave presupuestal del área usuaria que

emite el reporte.

4 Teléfonos Número telefónico completo del área usuaria.

5 Fecha de recepción del Día, mes y año en que se recibió el bien objeto
producto objeto del del reporte de queja por defectos de calidad.
reporte de queja

6 Nombre genérico del Nombre completo de bien acorde con los

producto Cuadros Básicos y el Catálogo de Artículos.

7 Clave del producto Clave del producto de acuerdo con los Cuadros
Básicos y el Catálogo de Artículos.

8 Lote motivo del reporte Número de lotes en el que se reporta la queja.

9 Fecha de caducidad En caso de que el lotes motivo de queja

presenten fecha de caducidad.

10 Número de piezas Número total de piezas recibidas en el área

recibidas usuaria

11 Existencia del lotes en Cantidad total del lotes motivo del reporte en
almacén de la unidad existencia en el almacén del área usuaria

12 Fecha de fabricación En caso de que el lote motivo de la queja

presente fecha de fabricación

13 Número de Registro En caso de que el producto cuente con Registro

Sanitario Sanitario

14 Nombre del Fabricante Razón social completa del fabricante o

laboratorio responsable de su elaboración

15 Proveedor Nombre completo o Razón social completa del

proveedor responsable de la entrega del
producto.
Página 4 de 5 Clave: 1082-003-001
No DATO ANOTAR
16 De un total de Número total de piezas existentes en el área
usuaria que emite el reporte de queja.

17 Unidades en existencias Número de piezas que presentan defectos.

18 Unidades presentan los Describir los defectos encontrados motivo del

siguientes defectos reporte de queja

19 ¿Se suspendió el uso del Marcar en el recuadro correspondiente las

producto? acciones tomadas por el Área usuaria

20 Otros En caso de que se hayan realizado algunas

otras acciones, indicarlas.

Nombre, firma y matrícula Nombre completo, número de matrícula y firma

21 del responsable del del personal del área usuaria que emite el
reporte del área usuaria reporte.

22 Nombre, firma y matrícula Nombre completo, número de matrícula y firma

del Jefe del Área usuaria del titular del área usuaria que emite el reporte
que generó el reporte

23 Número de contrato Número del contrato firmado con el proveedor en

la adquisición del producto motivo del reporte de
queja

24 Cantidad total de piezas Cantidad total del piezas adquiridas por el área
adquirente
25 Existencias físicas en Cantidad total de existencias físicas en almacén
almacén u otras unidades y otras unidades dentro del ámbito del área
adquirente

26 Fecha de notificación del Día, mes y año en que se solicita al proveedor el

reporte de queja y canje
solicitud de canje

27 Fecha convenida para el Día, mes y año en que se presentará el

canje con el proveedor proveedor a realizar el canje

28 Fecha de realización del Día, mes y año en que se realiza el canje

canje

29 Tipo de canje realizado Especificar si el canje se efectuó en especie o

pago en efectivo a través de una nota de crédito
o cheque a nombre del IMSS.

Página 5 de 5 Clave: 1082-003-001

Página 6 de 5 Clave: 1082-003-001
 ANEXO 14

“Reporte de bajas de artículos deteriorados”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-007

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 15

“Formato control de accidentes de refrigeración”

Página 1 de 3 Clave: 1082-003-001

 CONTROL DE ACCIDENTES DE REFRIGERACIÓN
1
DELEGACIÓN:
JEFATURA DELEGACIONAL DE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
COORDINACIÓN DELEGACIONAL DE ABASTECIMIENTO Y EQUIPAMIENTO
CONTROL DE ACCIDENTES DE REFRIGERACIÓN
2
FARMACIA:

CLAVE, DIF. Y VARIANTE 3

DESCRIPCIÓN 4

HORA Y TEMPERATURA ºC 5

PROVEEDOR, RFC 6

7
FABRICANTE, RFC

PROCEDENCIA 8

Renglón LOTE CADUCIDAD CANTIDAD

1
2 9 10 11
3
4
5
6
7
8
9
10
CAMBIOS MACROSCÓPICOS:
12

Reportó: Turno: Matutino 13

14 15
Vespertino
Nombre Matrícula
Responsable de la Unidad Médica
16 17
Nombre Matrícula
Nota: Este formato se debe reproducir tantas veces como claves y proveedores se tengan.
1082-009-008

Página 2 de 3 Clave: 1082-003-001

 CONTROL DE ACCIDENTES DE REFRIGERACION
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No DATO ANOTAR
1 Delegación Delegación a donde corresponde la Farmacia.

2 Farmacia Unidad Médica en donde se encuentra la farmacia.

3 Clave, Dif. y variante Clave completa del insumo accidentado.

4 Descripción Descripción del insumo

5 Hora y Temperatura en ºC Hora y valor de la temperatura en grados

centígrados, observada durante el accidente,
indicado en el termómetro y en el termograficador

6 Proveedor, RFC Nombre y razón social del proveedor que entregó

el producto.

7 Fabricante, RFC Nombre y razón social del proveedor que fabricó el

producto.

8 Procedencia País en donde se fabricó el producto.

9 Lote Número de lote que corresponde al producto.

10 Caducidad Fecha en que caduca el producto.

11 Cantidad Número de piezas afectadas.

12 Cambios Macroscópicos Cambio de color, aspecto si se cristalizó, se

congeló, se formó precipitado, etc.

13 Turno Una marca en el turno en que ocurrió el accidente,

matutino o vespertino

14 Nombre Persona que reporta el accidente de refrigeración.

15 Matrícula Número de matrícula de la persona que reporta.

16 Nombre Nombre del responsable de la Unidad Médica.

17 Matrícula Número de matrícula del responsable de la Unidad.

Página 3 de 3 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 16

“Artículos agotados”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-009

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 17

“Artículos de baja existencia”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-010

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 18

“Artículos con sobre existencia”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-011

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 19

“Reporte de pacientes con transcripción”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-012

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 20

“Solicitud de medicamentos de pacientes con transcripción, medicamentos de alta

especialidad”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-013

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 21

“Reporte de salida de remisiones de traspasos por apoyo”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-014

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 22

“Reporte de entrada de remisiones de traspaso por apoyo”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-015

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 23

“Reporte de concentraciones de artículos disponibles”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-016

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 24

“Reporte de concentraciones de artículos deteriorados”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-017

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 25

“Reporte de concentraciones de artículos caducos”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-018

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 26

“Relación de bienes de consumo susceptibles de baja”

Página 1 de 5 Clave: 1082-003-001

 1082-009-009

Página 2 de 5 Clave: 1082-003-001

Nombre del Formato: Relación de Bienes de Consumo Susceptibles de Baja

Clave del Formato: 1082-009-009

Objetivo: Relacionar la totalidad de medicamentos de los cuales se solicita la baja.

Elaborado por: Responsable o encargado de la farmacia.

No. de tantos: Original y dos copias.

Distribución: Original .- Departamento de Abastecimiento Delegacional, !a. copia para

Control Técnico de Insumos Delegacional y 2 copia .- Área emisora.

INSTRUCCIONES DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Hoja ______ de _________ El número de hoja y el total de hojas de

relación.

2 Relación No. ______ El número progresivo asignado pro el área

que genera la relación, debiendo iniciar
cada año.

3 Fecha Día, mes y año en que se elabora la

relación.

4 Grupo de Suministro Número y nombre que corresponda a los

bienes, con base en el Catálogo General de
Artículos o Cuadro Básico y de acuerdo a lo
siguiente:

010 Medicamentos
030 Lácteos
040 Narcóticos y estupefacientes
020 Medicina Preventiva

5 Área solicitante El nombre del área que elabora la relación

(Ejemplo: Farmacia H.G.Z. No.1 Mexicali,
B.C.)

6 Dirección El domicilio correcto del área que elaboró la

relación.
Página 3 de 5 Clave: 1082-003-001
 No. DATO ANOTAR

7 Proveedor El nombre y clave del proveedor de

acuerdo al Catálogo de Proveedores del
IMSS.

8 Clave La clave (específico) con que se identifica

al artículo, de acuerdo al Catálogo General
de Artículos.

9 Descripción Nombre genérico con que se conoce al

artículo y corresponde a la clave de
acuerdo al Catálogo General de Artículos.

10 No. de lote Los dígitos (clave) que identifican al lote y

que fueron asignados por el fabricante del
artículo.

11 Fecha de caducidad La fecha de caducidad y/o fabricación que

aparece en el ampaque o envoltura
asignado por fabricante.

12 Existencias del lote La cantidad de artículos (unidades)

existentes por cada lote.

13 No. de piezas afectadas El número de piezas afectadas o el lote

completo (indicando en este caso el total
de piezas que lo integran).

14 Anomalía La anomalía o el motivo por el cual se dará

de baja el bien o los bienes que se
reportan.

15 Precio Unitario El precio unitario uniforme del artículo.

16 Importe La cantidad que resulte de multiplicar el

precio unitario uniforme por el total de
piezas afectadas de cada artículo.

17 Dictamen El resultado de la evaluación realizada por

Control Técnico de Insumos.

Página 4 de 5 Clave: 1082-003-001

 No. DATO ANOTAR

18 Firma La firma de la persona que efectuó la

evaluación y emitió el dictamen técnico de
Control Técnico de Insumos.

19 Elaboró El nombre y la firma de la persona que

elaboró la relación por parte del área
solicitante.

20 Autorizo El nombre y la firma de la persona que

autorizó la relación por parte del área
solicitante.

Página 5 de 5 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 27

“Bajas de artículos suspendidos”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-019

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 28

“Bajas de artículos deteriorados”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-020

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001

 ANEXO 29

“Bajas de artículos caducos”

Página 1 de 2 Clave: 1082-003-001

 1082-014-021

Página 2 de 2 Clave: 1082-003-001