CÓDIGO P-07-04SIECP

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DE

FECHA 30/11/2016
PROVEEDORES
VERSIÓN 9

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer una efectiva Gestión de Proveedores (Inscripción, selección, evaluación y reevaluación) que asegure la
prestación de un servicio con calidad y oportunidad satisfaciendo las necesidades de los usuarios y generando valor
agregado a la Institución.

ALCANCE DEL MANUAL:

Este procedimiento aplica a todos los proveedores de bienes y servicios; personas naturales o jurídicas que contraten
con la Universidad La Gran Colombia, a través del Departamento de Compras y Suministros de la sede de Bogotá.<

1. GESTIÓN DE PROVEEDORES

INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES:

Es el trámite inicial que debe realizar cualquier proveedor que desee participar en los procesos de adquisición de la
Universidad la Gran Colombia.

Para realizar la inscripción es obligatorio el diligenciamiento del Registro Inscripción de Proveedores CÓDIGO: R-07-
11RP y él envió de los documentos que se muestran a continuación, de acuerdo a la cuantía:

Para realizar la inscripción es obligatorio el diligenciamiento del Registro Inscripción de Proveedores CÓDIGO: R-07-
11RP .

PERIODICID PERSONA PERSONA

CUANTÍAS RANGO DOCUMENTOS
AD NATURAL JURÍDICA
1. Fotocopia del Rut X X
ESPORÁDIC $1 A 2. Certificación bancaria con
MINIMA número de cuenta (Expedida
A $2.000.000 X
en el año vigente de su
revisión)
1. Renovación del certificado de
existencia y representación X
legal antes del 31 de marzo
2. Certificación bancaria con
número de cuenta (Expedida
X X
en el año vigente de su
revisión)
3. Fotocopia del Rut X X
4. Fotocopia del documento de
RECURREN $ 2.000.001 A identidad del Representante X X
MENOR
TE $10.000.000 Legal
5. Carta de presentación de la
empresa, portafolio de
productos y servicios que X
ofrece o página web en
donde se pueda consultar
6. Oferta económica en donde
se indiquen las condiciones
X X
comerciales y de servicio
posventa.
1. Renovación del certificado de
RECURREN $10.000.001
MAYOR existencia y representación X
TE en adelante
legal antes del 31 de marzo

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2. Certificación bancaria con

número de Expedida en el X X
año vigente de su revisión)
3. Fotocopia del Rut X X
4. Fotocopia del documento de
identidad del Representante X
Legal
5. Carta de presentación de la
empresa, portafolio de
productos y servicios que X
ofrece o página web en
donde se pueda consultar
6. Oferta económica en donde
se indiquen las condiciones
X X
comerciales y de servicio
posventa.
7. Estado de situación
X
financiera
8. Declaración de renta X X
9. Certificaciones Comerciales X X

Esporádica: obedece a compras que se realizan con poca frecuencia de bienes de consumo sujetos a pedidos
puntuales.
Recurrente: obedece a compras que se realizan permanentemente.

NOTA: Para los proveedores de compras online, únicamente será necesario el V°B° del autorizador del gasto y como
registro quedaran los soportes físicos o por sistema del pago realizado.

La Inscripción de Proveedores se podrá dar en cualquier tiempo y estará sujeto a las necesidades que se presenten en
la Universidad.

Los proveedores ya registrados están en la obligación de realizar actualización de documentación en los casos que
presenten cambios en la información suministrada inicialmente.

Se excluyen del proceso de selección y evaluación aquellos proveedores que cuentan con contrato emitido desde el
área jurídica y los proveedores contratados por las áreas usuarias previa autorización de la alta dirección.

2.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

DILIGENCIAMIENTO DE REGISTRO Y ENVÍO DE DOCUMENTOS:
1. Diligencia totalmente el Registro Inscripción de Proveedores
1 PROVEEDOR
2. Envía escaneados por correo electrónico los documentos
requeridos para su revisión.
VERIFICACIÓN DE REGISTRO Y DOCUMENTOS:
1. Verifica que el Registro Inscripción de Proveedores CÓDIGO: R-07-
11RP se encuentre total y correctamente diligenciado.
2. Revisa que los documentos enviados por el proponente estén
PERSONAL DE completos y sean legibles.
2
COMPRAS 2.1 Si el Registro y/o los documentos están correctos crea la carpeta
en archivo digital con el nombre del proveedor y los documentos
enviados.
2.2 Si el Registro y/o los documentos están incorrectos informa al
proveedor para que realice las correcciones pertinentes.

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2.1.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO

Modificar el diagrama de flujo en donde la primera actividad sea la solicitud de documentación y diligenciamiento de
registro
INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES

PROVEEDOR PERSONAL DE COMPRAS

INICIO

DILIGENCIAMIENTO DE
REGISTRO Y ENVÍO DE
DOCUMENTOS

DILIGENCIAMIENTO
TOTAL DEL REGISTRO DE
INSCRIPCIÓN

ENVÍO DE DOCUMENTOS
ESCANEADOS POR
CORREO

VERIFICACIÓN DE REGISTROS
Y DOCUMENTOS

VERIFICAR REGISTRO
INSCRIPCIÓN DE
PROVEEDORES

REVISIÓN DE
DOCUMENTOS
COMPLETOS
ENVIADOS

SI

CREAR CARPETA EN
NO
ARCHIVO DIGITAL

INFORMAR AL
PROVEEDOR PARA
COMPRAS Y SUMINISTROS

LAS CORRECIONES

FIN

2.2. SELECCIÓN DE PROVEEDORES:

El proceso de selección de proveedores se realiza cuando el proveedor ha efectuado el trámite de inscripción: enviado
la totalidad de los documentos exigidos.

La selección se efectúa en el Registro Selección de Proveedores teniendo en cuenta los siguientes criterios:

a) Financieros (40 puntos): Este criterio evalúa el precio y las condiciones de pago que ofrece el proveedor.
b) Comerciales (30 puntos): Este criterio evalúa la oportunidad y calidad con el que el proveedor ofrece atención,
asesoría y presenta la documentación requerida.

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El proveedor debe obtener una puntuación mínima de 60 puntos con el fin de ser incluido en la base de proveedores y
creado en el Sistema de Información Iceberg.

Nota: Para los proveedores cuya adquisición sea por más de $ 10.000.001 se les realizará análisis de indicadores de
apalancamiento y liquidez.

2.2.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
VERIFICACIÓN INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES:
PERSONAL DE
1. Verifica que el trámite de inscripción de proveedores se haya
1 COMPRAS
completado satisfactoriamente.
DILIGENCIAMIENTO REGISTRO SELECCIÓN DE
PROVEEDORES:
PERSONAL DE
2 1. De acuerdo a los documentos solicitados, se diligencia el registro
COMPRAS
en donde se evalúan los siguientes criterios:

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR:

1. De acuerdo a los resultados obtenidos se procede a seleccionar a
PERSONAL DE los proveedores que son aptos para participar en procesos de
3
COMPRAS contratación con la Universidad.
2. Se informa por correo electrónico al oferente sobre los resultados
del proceso de selección.
REGISTRO DE PROVEEDORES:
PERSONAL DE
4 1. Incluye en el registro correspondiente a los proveedores
COMPRAS
seleccionados.
CREACIÓN PROVEEDOR EN EL ICEBERG:
PERSONAL DE 1. De acuerdo a la información y documentos suministrados en la
5
COMPRAS Inscripción de proveedores se crea como proveedor en el Sistema de
Información Iceberg

2.2.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO

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SELECCIÓN DE PROVEEDORES

PERSONAL DE COMPRAS

INICIO

VERIFICACIÓN
INSCRIPCIÓN DE
PROVEEDORES

DILIGENCIAMIENTO
RESGITRO SELECCIÓN
DE PROVEEDOR

SELECCIÓN DE
PROVEEDOR

SEGÚN RESULTADOS SE
SELECCIONA EL
PROVEEDOR

INFORMA AL OFERENTE
LOS RESULTADOS

REGISTRO DEL
PROVEEDOR
COMPRAS Y SUMINISTROS

CREACIÓN DEL
PROVEEDOR EN EL
ICEBERG

FIN

2.3. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES:

Es la herramienta que permite valorar objetivamente el desempeño de los proveedores semestralmente, en términos de
cumplimiento, calidad y servicio al cliente, determinando así su efectividad en el suministro de bienes y servicios,
además de contribuir al desarrollo y mejora continua del proveedor.

Aplica para los proveedores que han suministrado bienes o servicios a través del Departamento de Compras y
Suministros.

1.3.1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

2.3.1.1 EVALUACION PROVEEDORES DE BIENES

La evaluación de proveedores se realiza teniendo en cuenta los siguientes criterios:

a) CUMPLIMIENTO (40): Este criterio evalúa oportunidad en las entregas teniendo en cuenta las fechas y/o el tiempo
pactado, la presentación de ofertas y la entrega de la totalidad de los bienes solicitados.
b) CALIDAD (30): Este criterio evalúa la conformidad de los bienes requeridos, es decir, si los bienes fueron entregados
con la calidad especificada y las condiciones de presentación adecuadas. c) SERVICIO AL CLIENTE (30): Este criterio
evalúa los beneficios ofrecidos por el proveedor antes, durante y después de la compra. Es decir, capacidad de
respuesta, soporte técnico, la solución oportuna de las quejas o inconvenientes relacionados con las garantías y/o
reclamos y la entrega de documentación requerida.

2.3.1.2 EVALUACIÓN PROVEEDORES DE SERVICIOS

a) CUMPLIMIENTO (40): Este criterio evalúa presentación de ofertas y cumplimiento de plazos.

b). CALIDAD (30): Este criterio evalúa trabajo o servicio realizado, iniciativa y cooperación, profesionalismo en la
prestación del servicio.

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c) SERVICIO AL CLIENTE (30): Este criterio evalúa los beneficios ofrecidos por el proveedor antes, durante y después
de la compra. Es decir, capacidad de respuesta, soporte técnico, la solución oportuna de las quejas o inconvenientes
relacionados con las garantías y/o reclamos y la entrega de documentación requerida.

2.3.2. APLICACIÓN DE LA EVALUACIÓN: La evaluación de proveedores se aplica semestralmente a través de los

Registros Evaluación de Proveedores de Bienes Código: R-07-11EP y Evaluación de Proveedores de Servicios Código:
R-07-11 EPS por el Jefe y los colaboradores del Departamento de Compras y Suministros que intervienen en el proceso
de compra y recepción de bienes y servicios.

En caso que el usuario solicitante manifieste inconformidad frente al servicio prestado por el proveedor, este podrá
solicitar la aplicación de la correspondiente evaluación, antes del tiempo establecido. Esto con el fin de tomar las
acciones pertinentes.

2.3.3. CATEGORÍAS DE VALORACIÓN EN LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: A continuación se establecen las

categorías de valoración para la evaluación de proveedores.

CATEGORIA PUNTUACIÓN ACCIONES A SEGUIR REEVALUACIÓN

Se informa los resultados al
EXCELENTE 91-100 proveedor para que mantenga
la puntuación obtenida
Se realiza semestralmente
Se revisan los resultados con el
BUENO 71-90 proveedor y se invita a
continuar mejorando
Se revisan con el proveedor los
REQUIERE MEJORAR 51-70 aspectos que debe mejorar y Se realiza trimestralmente
se solicita plan de acción*

Se revisa con el proveedor los Se realiza cada vez que se

aspectos deficientes de su contrate con él una compra
DEFICIENTE 00-50
gestión y se solicita plan de o servicio
acción*

*Conlleva a Desarrollo de proveedores

Los proveedores que obtuvieron en la evaluación una puntuación entre 00 y 70 puntos, deberán presentar un plan de
acción, que conlleve a mejorar su gestión y a alcanzar los estándares definidos por la institución, al cual se le realizará
seguimiento con el fin de asegurar su implementación.

2.3.4. RETROALIMENTACIÓN RESULTADO EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: El resultado obtenido en la

evaluación de proveedores es enviado a través de correo electrónico al proveedor indicándole que acciones debe seguir.

2.3.5. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

GENERACIÓN REPORTE DE COMPRAS PROVEEDORES:
PERSONAL DE
1. Genera informe a través del Report Service Iceberg de las compras
1 COMPRAS
realizadas durante el periodo a evaluar.
VALIDACIÓN DE PROVEEDORES A EVALUAR:
PERSONAL DE
2 1. Realiza validación de los proveedores a los que se les aplicara la
COMPRAS
evaluación de proveedores.
DILIGENCIAMIENTO FORMATO EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES:
PERSONAL DE 1. De acuerdo a las notificaciones recibidas por parte de las áreas
3
COMPRAS usuarias y el seguimiento interno que se realiza en las entregas, se
procede a evaluar criterios como: Cumplimiento, Calidad y Servicio al
cliente.

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RESULTADOS EVALUACIÓN DE PROVEEDORES:

PERSONAL DE
4 1. De acuerdo a los resultados obtenidos se determina la categoría
COMPRAS
en la cual ha quedado seleccionado el proveedor.
RETROALIMENTACIÓN RESULTADOS:
PERSONAL DE
5 1. Informa por correo electrónico al proveedor los resultados obtenidos
COMPRAS
en la evaluación de proveedores y las acciones que debe seguir.
PRESENTACIÓN PLAN DE ACCIÓN:
qA PROVEEDOR 1. En los casos que aplica, debe presentar plan de acción el cual debe
ser aprobado por el Jefe del Departamento de Compras.
SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN:
PERSONAL DE
7 1. Debe verificar que el plan de acción se ejecute al interior del
COMPRAS
proveedor.

2.3.5.1. DIAGRAMA DE FLUJO

RETROALIMENTACIÓN RESULTADO EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

PERSONAL DE COMPRAS PROVEEDOR

INICIO

GENERACIÓN
REPORTE DE COMPRAS

VALIDACIÓN DE
PROVEEDORES A
EVALUAR

DILIGENCIAMIENTO
REGISTRO
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

INFORMA AL
OFERENTE LOS
RESULTADOS

RESULTADOS
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

PRESENTACIÓN PLAN
DE ACCIÓN

SEGUIMIENTO PLAN
COMPRAS Y SUMINISTROS

DE ACCIÓN

FIN

2.4. SANCIÓN Y EXCLUSIÓN DE PROVEEDORES:

Con el fin de contar con proveedores adecuados que conlleven a la satisfacción de nuestros clientes, se han
determinado las causas para sancionar o excluir proveedores.

2.4.2 EXCLUSIÓN DE PROVEEDORES: Serán causales de exclusión indefinida:

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a) Entregar documentación o soportes falsos para la inscripción o como respaldo de los servicios o productos que
ofrece.
b) Obtener una calificación inferior o igual a 50 puntos en la reevaluación una vez presentado el plan de acción.
c) Generar conductas dirigidas a eludir la transparencia en los procesos de adjudicación de bienes y servicios.
d) Realizar cobros indebidos.

NOTA: Habrá excepciones cuando se cuente con proveedores únicos o especializados en los temas a contratar.

3. DISPOSICIONES GENERALES

3.1. AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL:

Para realizar la entrega de material el proveedor deberá comunicarse con el personal de almacén o el usuario según
corresponda, una vez sea notificado sobre la orden de compra a fin de agendar cita, se le indicará fecha, hora y lugar
de entrega.

3.2. RADICACIÓN DE FACTURAS O CUENTA DE COBRO:

El horario de atención a proveedores es de lunes a viernes de 8:00 AM a 12:00M y 2:00 PM a 4:00 PM.

Se recibirán facturas máximo el día 24 de cada mes o el día hábil inmediatamente anterior. Las facturas o cuentas de
cobro que sean entregadas después de la fecha estipulada deberán traer fecha del mes siguiente.

Las facturas o cuentas de cobro a las que previamente se les haya generado orden de compra o solicitud de pago
(orden de servicio) deberán ser radicadas únicamente en el almacén ubicado en la calle 12N° 3-50.

Los documentos que debe anexar el proveedor para radicar la factura o cuenta de cobro son:
a) Factura o cuenta de cobro en original y copia.
b) Copia de la orden de compra/solicitud de pago.
c) Remisión, acta de entrega o documento soporte.

NOTA: Si la factura o cuenta de cobro presenta tachones, enmendaduras o diferencias respecto a la orden de compra
o solicitud de pago será causal de devolución por parte de la Universidad la Gran Colombia.

3.3. CONDICIONES DE PAGO:

Las siguientes son condiciones de pago para los proveedores:
a) Se realiza transferencia electrónica a los proveedores que tengan inscrita su cuenta bancaria.
b) No se realizan pagos a terceros diferentes del mismo proveedor.
c) El plazo para pago de facturas es de 45 días calendario.
d) Se puede generar cheque al proveedor, en los casos de ser persona natural y que sean compras esporádicas.

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4. DEFINICIONES:

CATEGORÍA BUENO: A esta categoría pertenecen los proveedores cuya calificación oscila entre 71 y 90 puntos.
CATEGORÍA DEFICIENTE: A esta categoría pertenecen los proveedores cuya calificación oscila entre 00 y 50 puntos.
CATEGORÍA EXCELENTE: A esta categoría pertenecen los proveedores cuya calificación oscila entre 91 y 100 puntos.
CATEGORÍA REQUIERE MEJORAR: A esta categoría pertenecen los proveedores cuya calificación oscila entre 51 y
70 puntos.
CATEGORÍAS DE VALORACIÓN: Son aquellas escalas de puntuación en las que se clasifican los proveedores de
acuerdo a las calificación obtenida en la evaluación.
CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES: Son los tipos de proveedores que se encuentran dentro del registro de
proveedores de acuerdo a los bienes y servicios que suministran.
EXCLUSIÓN: Eliminación definitiva en el Registro de Proveedores.
GESTIÓN DE PROVEEDORES: Es un enfoque integral en el que intervienen los procesos de inscripción, selección,
evaluación y reevaluación de proveedores.
PROVEEDOR: Es la persona natural o jurídica, que cumple con los requisitos mínimos establecidos para contratar con
La Universidad La Gran Colombia.
OPERATIVOS: Son aquellos proveedores que soportan la operación, son de bajo impacto, ya que proveen bienes de
consumo permanente.
PROVEEDORES ESPORÁDICOS: Son aquellos proveedores que suministran bienes de consumo ocasional, están
sujetos a pedidos puntuales.
PROVEEDORES ESTRATÉGICOS: Son aquellos proveedores que Suministran bienes o servicios que tiene gran
impacto en la prestación de servicio que ofrece la Universidad.
REGISTRO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: Es el formato a través del cual se evalúan criterios que permiten
valorar objetivamente el desempeño de los proveedores durante un periodo de tiempo.
REGISTRO DE PROVEEDORES: Es la base de datos donde se encuentran los proveedores que han sido
seleccionados para suministrar bienes o servicios a la Universidad.
REGISTRO SELECCIÓN DE PROVEEDORES: Es el formato a través del cual se evalúan criterios que permiten
determinar si el proveedor es apto o no para suministrar bienes y servicios a la Universidad.
SANCIÓN: Bloqueo por un año en el Registro de Proveedores.

6. CONTROL DE CAMBIOS

No
FECHA DESCRIPCIÓN
REV.

01/04/2013 Emisión inicial

Se elimina la periodicidad en la que se aplica la evaluación según el grupo, ya que se realiza
1 28/06/2013
evaluación cada vez que se haga recepción de productos.
PRESELECCIÓN:
La preselección de proveedores tiene por objeto hacer un filtro entre los diferentes proveedores
y determinar quiénes reúnen los requisitos de confiabilidad garantizando estándares de calidad
para trabajar con la universidad.
Preselección a proveedores nuevos
Al finalizar el año, se realizara la convocatoria oficial para todas las personas naturales o jurídicas
2 18/12/2013 que deseen participar como proveedores de la universidad en el año siguiente. Para ello se
publicaran en la página de la universidad www.ugc.edu.co en el link de noticias las fechas de
apertura y cierre de este proceso, las condiciones, políticas, así como el “registro pre inscripción
de proveedores” que deberán diligenciar en línea.

1. La escala de selección para esta primera etapa es del 100%, solamente quedan
seleccionados aquellos proveedores que:

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 Suministren toda la información, la omisión de algún dato los elimina como proveedores. Por
lo tanto el proveedor que desee trabajar con la universidad debe proporcionar toda la
información indicada en el “registro pre inscripción de proveedores” R-0711PEP
 Para los proveedores de publicidad el segundo filtro, es el portafolio de productos; quienes
lo envíen quedaran preseleccionados.
 Serán seleccionados de acuerdo al número de cupos que haya para cada línea, establecido
en las políticas y condiciones, en caso de que se llene el cupo para una determinada línea se
dará prioridad a aquellos proveedores que hayan realizado el registro de primeras, (se
verificara a través de la información que queda registrada en el archivo de drive)

2. Para todos los proveedores exceptuando los de publicidad impresa, como segundo filtro, se
les invitara a la capacitación del portal de proveedores, y solamente quedan seleccionados
aquellos que asistan.

NOTA: Los proveedores que no se registraron en las fechas estipuladas y que de acuerdo a las
necesidades que se tengan de adquirir productos de difícil adquisición o únicos diligenciaran el
registro de inscripción de proveedores R-07-11RP.

SELECCIÓN:
La selección aplica para los proveedores que durante el año inmediatamente anterior hayan
contratado con la universidad, en suministro de bienes, publicidad impresa, y obra civil,
básicamente se resume en la evaluación de gestión anual, que es soportada con las evaluaciones
periódicas que se hayan realizado durante el año, de acuerdo al tipo de contratación que se haya
celebrado.

La escala de calificación final de desempeño para esta selección es:

86-100 MUY CONFIABLE

70-85 CONFIABLE
60-69 POTENCIAL
0-59 NO CONFIABLE

Evaluación proveedores de publicidad impresa:

Para los proveedores de publicidad impresa se hará la evaluación de gestión semestralmente,
la cual será alimentada con las evaluaciones que aplica el personal de publicidad cada vez que
recibe un producto, a través de un sello que coloca en la factura

Posteriormente el personal del almacén procederá a digitar la información en un formato de

seguimiento a proveedores.
Se cambia la herramienta para realizar la actividad de evaluación de proveedores, ya que antes
3 31/03/2014 se realizaba con un sello al respaldo de la factura ahora se efectúa; directamente sobre el registro
de seguimiento de proveedores.
Se adicionan etapas para la selección de proveedores nuevos, se adicionan etapas para la
selección de proveedores de publicidad impresa; igualmente se realiza modificación del proceso
4 01/06/2014 de selección de proveedores y su respectivo seguimiento a proveedores.

Se unifico la documentación de los proveedores y se actualizaron definiciones.

"DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN: se modifica a Este manual contiene la
metodología para seleccionar, evaluar, reevaluar y certificar a los proveedores de productos y/o
servicios; que hayan cumplido con los procedimientos aquí contemplados; estipula el
5 26/10/2014 procedimiento para informar los resultados a las personas naturales y jurídicas que hayan tenido
alguna vinculación comercial con la universidad; además de servir como apoyo en la toma de
decisiones para la mejora continua en el Sistema de Gestión de Calidad de la universidad.

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Se adiciona NOTA: se buscaran proveedores por internet, en el evento en que en determinada

línea no se hayan inscritos y se invitaran a participar como proveedores de la universidad
.
Se adiciona a la NOTA: los proveedores que no realizaron las etapas de selección y de acuerdo
a las necesidades de la universidad, diligenciaran el registro inscripción de proveedores R-07-
11RP, sin importar la fecha. No diligenciaran el campo de código

Se adiciona NOTA: Durante el transcurso del año se realizara un listado maestro de posibles
proveedores para el próximo año invitarlos a inscribirse o en caso de que la Universidad requiere
que se les compre en el momento.

Se añade EVALUACIÓN DE GESTIÓN ANUAL PROVEEDORES: Es la herramienta que permite

seleccionar a los proveedores para el año siguiente.

Se cambia el tiempo de la PERDIDA DE CERTIFICACIÓN a 1 año

En definiciones se adiciona:
- Amonestación al proveedor: corresponde a la prohibición de generar nuevas órdenes de
compra o celebrar contratos con un proveedor calificado como “Deficiente”. O por decisión
administrativa

En certificación de proveedores se adiciono: NOTA: La verificación de los puntos mencionados

anteriormente se hará en las instalaciones del proveedor con el personal que designe la
administración
En responsabilidades se añade: Asistente de compras: Será responsable de socializar los
resultados de la evaluación a proveedores.

Se cambió nombre de comité a comisión de evaluación de proveedor.

Se realizó cambio en los valores de calificación para los proveedores:

91-100 MUY CONFIABLE

6 16/12/2014
81-90 CONFIABLE
71-80 POTENCIAL
0-70 NO CONFIABLE
Se cambia el nombre a Manual de Procesos y Procedimientos Gestión de proveedores
Se elimina el proceso de preselección de proveedores
Se cambia el procedimiento para realizar la selección de proveedores
Se establecen criterios de selección, se modifica la clasificación de proveedores
Se elimina el seguimiento a proveedores, se elimina la certificación a proveedores,
Se establecen nuevos subcriterios de evaluación de proveedores
Se establecen acciones a seguir de acuerdo a las categorías de valoración de la evaluación de
7 15/09/2015
proveedores
Se determina cuando se realiza revaluación de proveedores
Se definen causas para la sanción y exclusión de proveedores
Se adicionan disposiciones generales
Se adicionan y eliminan definiciones
Se adiciona registro selección de proveedores
Se elimina el registro de inscripción de proveedores
8 01/04/2016 Se adiciona EVALUACION PROVEEDORES DE SERVICIOS
a) CALIDAD DEL SERVICIO (40): Este criterio evalúa trabajo o servicio realizado, calidad de
materiales y suministros, iniciativa y cooperación, profesionalismo en la prestación del servicio.
b) PLAZOS (35): Este criterio evalúa presentación de ofertas, programación del trabajo y
cumplimiento de plazos.
c) ASPECTOS ADMINISTRATIVOS (25): Este criterio evalúa seriedad y cumplimiento de
acuerdos comerciales, atención al cliente, rapidez en la respuesta a requerimientos y entrega de
documentación exigida.

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PROVEEDORES
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Se adiciona Nota: Se excluyen del proceso de inscripción, selección y evaluación aquellos

proveedores que cuentan con contrato emitido desde el área jurídica y los proveedores
contratados por las áreas usuarias previa autorización de la alta dirección.
Se incluye nuevo Registro :Evaluación de proveedores de servicios CODIGO R-07-11EPS

9 30/11/2016 Se elimina la introducción y se adiciona cuadro en el que se muestran los documentos exigidos
para contratar con la universidad, en el procedimiento inscripción de proveedores.
10 28/11/2017 NUMERAL 2.1.1.2 Edición Diagrama de Flujo
NUMERAL 2.2.2 Revisión clasificación de proveedores
NUMERAL 2.3.3: Se solicita modificar la reevaluación de proveedores, para que en todo caso
solo se aplique evaluación semestral y se modifique el procedimiento para aquellos que no
cumplen con una calificación superior a 70 puntos.
NUMERAL 2.3.5: Requiere simplificación
NUMERAL 2.4.1: Se requiere eliminación del término, “según tratamiento que se aplicara en
numerales anteriores”.

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