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Que Es El MOF
Que Es El MOF
Manual de
Organización y Funciones
Publicado el 17 agosto 2012
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El manual de organización y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la
organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada organigrama y la descripción de las funciones de todos los
puestos en la empresa. También se suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.
Hoy en día, se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre
otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el
orden, etc.
Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.
1.
2. ¿Qué es el MOF?
3. Importancia
4. Elaboración de un MOF
5. El Organigrama
Introducción
Sea una pequeño emprendimiento, una mediana o gran empresa, de hecho que todas sin excepción
necesitan algún tipo de pauta organizativa. Definir algunas cosas como los valores, la visión y misión, los
cuales son los conceptos esenciales que orientan a la empresa hacia un objetivo; sin embargo, hay algo
también importante, sobre todo si hay empleados, nos referimos a los organigramas y al MOF, en este
capitulo tendremos conocimiento de porque es tan importante tener en cuenta estos dos instrumentos en la
empresa, así también veremos la relación que hay entre ellos.
Es muy frecuente encontrar en las pequeñas empresas trabajadores que no saben que deben hacer, sobre
todo los que recién ingresan, pasan dos o tres días adivinando cuales son sus roles. Lo anterior se debe a la
falta de organización. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compañía tres documentos claves:
las declaraciones estratégicas (visión, misión, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la
empresa y del área donde va a desempeñarse y el Manual de Organización y Funciones
¿Qué es el MOF?
El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se describe las funciones,
objetivos, características, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una
organización, así también un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la
sociedad.
El MOF proporciona información a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicación
dentro de la estructura general de la organización.
Importancia
Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientación de las funciones y
responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación.
Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura
orgánica de cada dependencia
Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su dependencia
jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones.
Elaboración de un MOF
Primero se creara un equipo técnico para la elaboración del MOF
Entre todos revisan y verifican conclusiones del análisis de los puestos con respecto a sus actividades y
deberes. Por tanto la elaboración del MOF suele implicar un esfuerzo común entre el equipo técnico, los
trabajadores y sus jefes inmediatos.
Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son
fundamentales para una adecuada ocupación.
Para la elaboración del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el nivel de formación
adquirida y las condiciones de trabajo.
1º PASO
Análisis de Jerarquización
Luego de reunir la información requerida se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia
jerárquica del puesto y con que unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación.
2º PASO
3º PASO
Con la información y el análisis realizado se elabora una descripción y especificación del puesto:
La descripción del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo así como las características
importantes y las condiciones de trabajo
La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeño del puesto.
· El MOF se elabora a partir del cuadro para asignación de personal (CAP) y del
reglamento de organización y funciones (ROE). No puede haber un manual de
organización y funciones que no tenga relación causal con estos instrumentos.
· El MOF se elabora a partir del cuadro para asignación de personal (CAP) y del
reglamento de organización y funciones (ROE). No puede haber un manual de
organización y funciones que no tenga relación causal con estos instrumentos.
OBJETIVO
Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen.
UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación
dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las interrelaciones formales que
corresponda.
El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el
ROF. Tampoco se utilizará para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.
LIMITACIONES
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN
1. PLANEAMIENTO
2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Se recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la
investigación documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de
las actividades y operaciones en que intervienen; la observación directa, etc.
Es recomendable emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los
casos especiales o dudosos la entrevista.
3. ESTUDIO Y ANÁLISIS
De lo específico a lo general, o sea partiendo del análisis desde el cargo como célula básica del
órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.
De los general a lo específico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir
desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada una de las unidades
estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.
Una vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades orgánicas
que integrar la dependencia, se procederá a la redacción del Manual, de acuerdo al esquema que
luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se
deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar,
formular, etc.
5. REVISIÓN Y APROBACIÓN
6. PRESENTACIÓN E IMPRESIÓN
Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el
documento.
7. DIFUSIÓN
8. ACTUALIZACIÓN
Periódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; qué
puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.
OBJETIVO
Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen.
UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación
dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las interrelaciones formales que
corresponda.
LIMITACIONES
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN
1. PLANEAMIENTO
2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Se recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la
investigación documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de
las actividades y operaciones en que intervienen; la observación directa, etc.
Es recomendable emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los
casos especiales o dudosos la entrevista.
3. ESTUDIO Y ANÁLISIS
De lo específico a lo general, o sea partiendo del análisis desde el cargo como célula básica del
órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.
Una vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades orgánicas
que integrar la dependencia, se procederá a la redacción del Manual, de acuerdo al esquema que
luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se
deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar,
formular, etc.
5. REVISIÓN Y APROBACIÓN
6. PRESENTACIÓN E IMPRESIÓN
7. DIFUSIÓN
8. ACTUALIZACIÓN
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CONCEPTO
Podemos decir que MOF es una ampliación de ITIL y COBIT, el modelo de procesos MOF se divide
en 4 bloques: Cambio, Funcionamiento, Soporte y Optimización donde cada apartado se ocupa de
un aspecto del ciclo de vida del sistema:
Funcionamiento
El bloque funcionamiento asume todas las tareas necesarias para mantener un sistema en un
estado operativo correcto, como, por ejemplo, efectuar copia de seguridad de los datos,
supervisar el estado del servicio y la administración de directorios y seguridad. En este apartado se
realizaran las tareas relacionadas con la solución, las tareas operativas cotidianas y
recomendaciones de control y supervisión.
Soporte
El bloque de soporte se encarga de los problemas del sistema y la recuperación / solución de los
mismos después de que se produzcan. Entre otras tareas, se puede mencionar la recuperación de
servidores y servicios, el servicio de asistencia y el análisis y solución de los problemas. Tambien
podemos encontrar tareas relacionadas con la compatibilidad y administración de problemas de
redes y conexiones inalámbricas.
Optimización
El bloque de optimización se ocupa de cómo mejorar el servicio que ofrece el sistema. En esta
sección encontrará información clave sobre funciones como el planeamiento de capacidades, la
disponibilidad y la administración de continuidad.
Cambio
El bloque de cambio se encarga del planeamiento e implementación de los cambios del entorno.
Engloba la administración de cambios y versiones y la administración de la configuración. Este
apartado contiene el subconjunto más habitual de los cambios que puede efectuar en la
infraestructura IT y una descripción de los procesos de cambios y versiones asociados a ellos.
También se incluye la información que se debe mantener en un sistema de administración de la
configuración.